Tài liệu tham khảo sử dụng microsoft office 2007 giao diện tiếng việt

Giáo trình Tin học văn phịng PHẦN I TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT OFFICE 2007 GIAO DIỆN TIẾNG VIỆT WINWORD, EXCEL, POWER POINT Đặc điểm Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2007 so với phiên trước phiên 2007 khắc phục hầu hết hạn chế, mở rộng thêm chức nhóm lệnh linh hoạt Đặc biệt hãng phần mềm Microsoft hỗ trợ gói sản phẩm ngơn ngữ giao diện Tiếng Việt đem lại thuận lợi cho người sử dụng máy tính chưa thành thạo Tiếng Anh, gói sản phẩm ngôn ngữ Tiếng Việt hỗ trợ cho Microsoft Office 2007 có quyền Microsoft Office 2007 có hình giao diện làm việc khác biệt so với phiên trước cấu trúc đến Modul lệnh, đặc biệt bổ sung thêm nhiều chức xử lý văn bản, xử lý liệu nhanh chóng mà phiên Office trước khơng có Màn hình làm việc cấu trúc nhóm lệnh Lấy hình giao diện Microsoft Winword để mơ (Hình 1) Thanh chức Tab chức Các nhóm lệnh Tab chức Thước lề khổ giấy Thanh trang văn Thanh trạng thái Hình Đỗ Hồng Hải Email: computerdhh@Gmail.com Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phịng Các thao tác sử dụng Microsoft Office 2007 - Thanh chức năng: Chứa nút lệnh hay dùng (dùng thường xuyên) Lưu văn bản, In ấn, mở văn bản, chép, cắt dán … Các nút lệnh hoàn toàn người sử dụng thiết lập để phù hợp với công việc người Cách thiết lập chức sau Bấm chuật vào nút Office góc bên trái hình làm việc chương trình, sau chon Tuỳ chỉnh Word (hoặc Tuỳ chỉnh Excel, Tuỳ chỉnh Power Point) xuất cửa sổ, sau chọn tiếp vào mục “Tuỳ chỉnh” phép thiết lập nút lệnh cho Thanh chức (hình 2) Các nút lệnh hay dùng thao tác Lựa chọn nhóm lệnh thị Chú ý Mỗi nút lệnh gán số theo thứ tự để sử dụng làm phím nóng Mục “Tuỳ chỉnh” VD: Để mở văn ta nhấn Alt + 4, Liệt kê nút lệnh nhóm lệnh Để Ghi văn ta nhấn Alt + 1, Thêm nút lệnh vào chức Thay đổi thứ tự nút lệnh Hình Kết thúc thiết lập chọn nút OK để ghi lại thiết lập - Tab chức năng: Chứa nhóm lệnh theo chủ đề cơng việc: Tuỳ theo gói sản phẩm mà Tab chức chứa nhóm lệnh phù hợp với gói sản phẩm (Word, Excel, Power Point) Đỗ Hồng Hải Email: computerdhh@Gmail.com Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phịng + Tab Trang đầu: Chứa nhóm lệnh Bảng tạm, Phơng, Đoạn văn, Kiểu, Soạn thảo Trong nhóm lệnh chứa tất lệnh thực cơng việc cụ thể nhóm lệnh lựa chọn: Các lệnh phục vụ việc chép, di chuyển, lệnh thay đổi kiểu chữ, loại chữ, cỡ chữ, hiệu ứng đặc biệt phơng chữ + Tab Chèn: Chứa nhóm lệnh phục vụ chèn đối tượng vào văn như: Bảng biểu, hình ảnh, Hình dạng, ký hiệu đặc biệt, cơng thức toán học, chèn tiêu đề đầu, cuối trang văn bản, đánh số trang văn … + Tab Bố trí trang: Chứa nhóm lệnh chủ đề văn bản, Thiết lập trang in (chọn khổ giấy, hướng in, đặt lề cho trang in …), Nền trang, Đoạn văn (thay đổi khoảng cách dãn dòng, dãn đoạn, lề đoạn văn bản), Sắp đặt … + Tab Xem lại: Chứa nhóm lệnh sốt lỗi văn bản, thích cho văn bản, theo dõi q trình sửa chữa văn bản, nhóm lệnh bảo mật cho tài liệu … + Tab Xem: Chứa nhóm lệnh chọn Dạng xem tài liệu, Hiện/ Ẩn thước hay đường lưới, Thu/phóng để xem tài liệu, lệnh với Cửa sổ, Macro … Chú ý 1: Để sử dụng Phím tắt Microsoft Office 2007 ta nhấn phím Alt kết hợp với chữ cái, chữ số thị nhấn phím Alt Đỗ Hồng Hải Email: computerdhh@Gmail.com Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Các chữ chữ số để sử dụng làm phím nóng Ví dụ: Để chọn Tab chức “Trang đầu” ta nhấn Alt + U Để chọn Tab chức “Bố trí trang” ta nhấn Alt + A Để chọn Tab chức “Tham chiếu” ta nhấn Alt + M Để chọn Tab chức “Gửi thư” ta nhấn Alt + I Để chọn Tab chức “Xem lại” ta nhấn Alt + X Để chọn Tab chức “Xem” ta nhấn Alt + Z Để chọn nút lệnh “Ghi” chức ta nhấn Alt + Để chọn nút lệnh “Undo” chức ta nhấn Alt + Để chọn nút lệnh “OPen” chức ta nhấn Alt + Chú ý 2: Ngồi việc sử dụng phím nóng để chọn chức nào? nhóm lệnh nào?Người sử dụng nhấn chuột trái đối tượng đó: Ví dụ: Để chọn nhóm lệnh “Đoạn văn” ta làm sau: Nhấn nút trái chuột biểu tượng nhóm lệnh cần chọn (mũi tên) góc dưới, bên trái Bấm chuột trái để mở cửa sổ chứa lệnh chức dùng để trình bày đoạn văn Bấm chuột trái để chọn lệnh đoạn văn vào Bấm chuột trái để chọn lệnh đoạn văn theo hai lề Trái Phải Chú ý 3: Tuỳ thuộc vào gói sản phẩm Winword, Excel, PowerPoint mà Tab chức khác nhau, nhóm lệnh Tab chức khác để phù hợp với cơng việc cụ thể gói sản phẩm Chú ý 4: Trong phần mềm Microsoft Office 2007 có tính thuận tiện cho người sử dụng bấm phải chuột vào đối tượng cần thao tác xuất thực đơn nhanh cung cấp lệnh, nhóm lệnh phụ thuộc vào đối tượng mà lệnh tác động Ví dụ 1: Đang làm việc bảng biểu mà bấm phải chuột hệ thống Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phịng cung cấp cho lệnh nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng Bảng biểu Ví dụ 2: Chọn khối văn sau bấm phải chuột hệ thống cung cấp cho lệnh nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng Đoạn văn Ví dụ 3: Chọn vùng bảng tính gói sản phẩm Excel sau bấm phải chuột hệ thống cung cấp cho lệnh nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng Ơ bảng tính (Căn chỉnh, định dạng liệu cho ô chọn …) Chú ý 5: Trong phần mềm Microsoft Office 2007 có nhiều cách để thực Lệnh, công việc phạm vi tài liệu cung cấp cho người sử dụng cách làm đơn giản nhất, dễ dùng đem lại hiệu cao Soạn thảo văn Tiếng Việt Microsoft Office 2007 4.1 Nhập văn Nhập văn khâu qui trình soạn thảo tài liệu Thông thường lượng văn (Text) tài liệu nhiều, bạn tiếp cận nhiều tính nhập văn tốt, lẽ làm tăng tốc độ chế tài liệu a Sử dụng gõ tiếng Việt Ban đầu, máy tính chưa có bảng mã tiếng Việt mà có bảng mã chuẩn ASCCI Bảng mã bao gồm 128 ký tự La tinh (các phím chữ, phím số số ký hiệu đặc biệt) Để đưa tiếng Việt sử dụng máy tính, nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt phơng chữ tiếng Việt kèm Hiện có nhiều gõ tiếng Việt sử dụng như: VNI- sử dụng rộng rãi phía Nam, VietWare- sử dụng nhiều miền Trung ABC, Vietkey, UniKey sử dụng rộng rãi ngồi Bắc Do nơi sử dụng gõ riêng (bảng mã tiếng Việt khác nhau) nên việc trao đổi thơng tin gặp nhiều khó khăn Mới Chính phủ khuyến cáo sử dụng gõ phông chữ Unicode Với hệ thống Font chữ chuẩn nên việc trao đổi thông tin trở thành đơn giản nhiều Tuy nhiên gặp phải số khó khăn tính tương thích với hệ thống phần mềm cũ sử dụng Hiện tất văn sử dụng phông chữ tiếng Việt Unicode Phần mềm Tiếng Việt giới thiệu tài liệu Vietkey UniKey với kiểu gõ Telex Máy tính bạn phải cài đặt phần mềm để có gõ phông chữ kèm Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phịng Để soạn thảo văn tiếng Việt cần đồng thời thoả mãn yêu cầu sau (Phần mềm Tiếng Việt VietKey hay Unikey phải kích hoạt, Kiểu gõ Bảng mã phần mềm gõ tiếng Việt, Phơng chữ chương trình soạn thảo) * Phần mềm gõ Tiếng Việt Khi xuất biểu tượng góc phải hình Windows biểu tượng hình Windows “Phần mềm gõ Tiếng Việt” kích hoạt - Nếu biểu tượng xuất chữ V gõ văn tiếng Việt, chữ E gõ văn Tiếng Anh Để chuyển đổi gõ văn Tiếng Việt văn Tiếng Anh, người sử dụng nhấn chuột lên biểu tượng V E nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển đổi chế độ gõ văn * Kiểu gõ Bảng mã “Phần mềm gõ Tiếng Việt” Nhấn phải chuột vào biểu tượng chữ V E để mở bảng điều khiển phần mềm Tiếng Việt UniKey 4.0 chọn vào Tab bảng mã kiểu gõ sau: Hình + Bảng mã: Chọn bảng mã Unicode dùng Phông chữ Times New Roman, Tahoma, Arial … Chọn bảng mã TCVN3 dùng Phông chữ VnTime, VnTimeH … (các phơng chữ có trước tên) … + Kiểu gõ: Chọn kiểu gõ Telex (Đây kiểu gõ thường dùng nhất) * Phông chữ phần mềm Soạn thảo (Word, Excel, PowerPoint) Trên chương trình soạn thảo văn người dùng phải chọn phông chữ theo bảng mã kiểu gõ thiết lập (thiết lập bước Bảng mã Kiểu gõ) Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phịng Chọn phơng chữ Times New Roman cho bảng mã Unicode kiểu gõ Telex Hình Qui tắc gõ văn tiếng Việt sau: Gõ Được chữ Gõ Được dấu aa â f huyền aw ă s sắc oo ô j nặng ow r hỏi w (uw) x ngã dd đ z Xoá dấu ee ê Ví dụ: Muốn gõ từ: “ Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng Việt gõ lên tài liệu sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” b Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) sử dụng thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu là: 1- Các phím chữ a, b, c, z; 2- Các phím số từ đến 9; 3- Các phím dấu: ‘ , > < ?[ ] { }… 4- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa số dấu đặc biệt; 5- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa chữ thường; Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phịng 6- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn (chấp nhận lệnh); 7- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab, di chuyển trỏ; 8- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách; 9- Sử dụng phím mũi tên: ← ↑ ↓ → để dịch chuyển trỏ tài liệu (kết hợp với phím Shift để chọn hay bơi đen khối văn bản); 10- Sử dụng phím Page Up Page Down để dịch chuyển trỏ đầu cuối trang hình; 11- Phím Home, End đưa trỏ đầu cuối dịng văn bản; 12- Phím Delete để xoá ký tự văn đứng kề sau điểm trỏ đối tượng chọn tệp, thư mục, biểu tượng Shortcut, khối văn 13- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ 4.2 Thao tác khối văn Mục cung cấp kỹ thao tác khối văn (đối tượng chọn để chép như: Khối văn bản, bảng tính) bao gồm: Sao chép, Cắt Dán, Di chuyển khối văn Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn a Sao chép Sao chép khối văn trình tạo khối văn từ khối văn có sẵn Phương pháp áp dụng bạn cần phải gõ lại đoạn văn giống hệt gần giống với đoạn văn có sẵn tài liệu mặt nội dung định dạng (chúng ta tìm hiểu khái niệm định dạng phần tiếp theo) Cách làm sau: Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn cần chép Để lựa chọn khối văn bạn làm sau: - Bấm giữ chuột di chuyền qua vùng văn cần chọn - Dùng phím mũi tên ←↑↓→ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn Chọn đến đâu bạn thấy văn bôi đen đến Bước 2: Ra lệnh chép liệu cách: Bấm phải chuột vùng “Bôi đen” chọn bấm chuột vào biểu tượng “Sao” nhóm lệnh “Bảng tạm” tab chức “Trang đầu” nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C Bước 3: Dán khối văn chọn lên vị trí cần thiết Làm sau: Đặt trỏ vào vị trí cần dán văn bản, lệnh “Dán” thực theo cách sau: Bấm phải chuột vị trí cần dán khối văn chọn bấm Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phịng chuột vào biểu tượng nhóm lệnh “Bảng tạm” Tab chức “Trang đầu” nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V Sau thực thấy đoạn văn dán vào vị trí cần thiết người sử dụng thực nhiều lệnh dán liên tiếp, liệu dán liệu lần lệnh Copy gần b Di chuyển khối văn Với phương pháp chép văn bản, sau chép đoạn văn đoạn văn cũ tồn vị trí Nếu muốn chép đoạn văn nơi khác đoạn văn cũ xoá (tức di chuyển khối văn đến vị trí khác), phương pháp giúp làm điều Có thể thực theo hai cách sau: Bước 1: Lựa chọn khối văn cần di chuyển; Bước 2: Ra lệnh di chuyển khối văn cách: Bấm phải chuột vùng bị “Bôi đen” chọn bấm chuột vào biểu tượng “Cắt” nhóm lệnh “Bảng tạm” tab chức “Trang đầu” nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X Bước 3: Dán khối văn chọn lên vị trí cần thiết Làm sau: Đặt trỏ vào vị trí cần dán văn bản, lệnh “Dán” cách sau: Bấm phải chuột vị trí cần dán khối văn chọn bấm chuột vào biểu tượng nhóm lệnh “Bảng tạm” Tab chức “Trang đầu” nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V Chú ý: Thao tác Sao chép Di chuyển thực tương tự thao tác gói sản phẩm Winword, Excel, PowerPoint (đối tượng bơi đen khác nhau) Thiết lập đồng ngày cho máy tính (Cài đặt ngày, giờ, đơn vị sử dụng thống theo tiêu chuẩn Việt Nam) 5.1 Cài đặt ngày hệ thống cho hệ điều hành (Để thống việc gửi báo cáo hay văn có liệu kiểu ngày tháng, đơn vị đo hay số liệu kiểu số) - Mở START \Setting\Control Panel xuất hộp thoại: Hình 5a Đỗ Hồng Hải Email: computerdhh@Gmail.com Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phịng Thay đổi ngày hệ thống Hình 5a - Mở biểu tượng Regional and Language Options xuất hộp thoại Hình 5b Chọn mục Customiz e để khai báo Hình 5b Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com Điện thoại: 0913 308 777 ... tiếng Việt sử dụng máy tính, nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt phông chữ tiếng Việt kèm Hiện có nhiều gõ tiếng Việt sử dụng như: VNI- sử dụng rộng rãi phía Nam, VietWare- sử dụng. .. tiếng Việt gõ lên tài liệu sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” b Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) sử dụng thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài. .. động chương chình Word 2007 ln mở sẵn tài liệu (Documents) với tên tài liệu ngầm định Document xx Khi làm việc với tài liệu Word 2007 muốn mở tài liệu để làm việc người sử dụng nhấn tổ hợp phím