BỘ NỘI VỤ –––––– TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG NGẠCH CHUYÊN VIÊN (Ban hành kèm theo Quyết định số 900/QĐ BNV ngày 06 tháng 8 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) ––––––––––––––––––– HÀ NỘI, NĂM 2018 MỤC LỤC Chuy[.]
BỘ NỘI VỤ –––––– TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG NGẠCH CHUYÊN VIÊN (Ban hành kèm theo Quyết định số 900/QĐ-BNV ngày 06 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) ––––––––––––––––––– HÀ NỘI, NĂM 2018 MỤC LỤC Chuyên đề 7: HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN (HTTT) 1.1 Khái niệm 1.2 Nguyên lý hoạt động 1.3 HTTT với cấu trúc, hoạt động tổ chức .2 1.3.1 Nhu cầu tổchức 1.3.2 Nhu cầu người sử dụng 1.3.3 Vai trò nhà quản lý việc đào tạo nhà quản lý 1.4 Thành phần hệ thống thôngtin 1.5 Hệ thống thơng tin tự động hóa 1.5.1 Khái niệm 1.5.2 Các mức nhận thức HTTT tự độn ghóa 1.5.3 Các quy trình phát triển HTTT tự độnghóa 1.5.4 Các bước phát triển HTTT thành HTTT tự động hóa 1.6 Hệ thống thông tin quảnlý .10 1.6.1 Kháiniệm 10 1.6.2 Các điều kiện để xây dựng khai thác HTTT quảnlý .11 1.6.3 Các nguyên tắc xây dựng khai thác HTTT quản lý 14 1.7 Mối quan hệ hệ thống thông tin quản lý 16 1.7.1 Tổ chức HTTT phục vụ quản lý hành Nhà nước 16 1.7.2 Một số HTTT phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước theo hướng tin học hóa hành mối quan hệ hệ thống 18 CÁC MƠ HÌNH VÀ PHƯƠNG TIỆN DIỄN TẢ DỮLIỆU .22 2.1 Mã hoá tên gọi 22 2.2 Từ điển liệu 22 2.2.1 Khái niệm 22 2.2.2 Kết cấu 22 2.2.3 Cách trì từ điển dữliệu 22 2.2.4 Nội dung mục từ 23 2.3 Mơ hình thực thể liên kết 23 2.4 Mơ hình quan hệ 23 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP YÊU CẦU CỦA HTTT 24 3.1 Mục đích yêu cầu khảo sát trạng xác lập dựán 24 3.2 Tìm hiểu đánh giá trạng 24 3.2.1 Tìm hiểu hệ thống 24 3.2.2 Phân loại, tập hợp thôngtin .27 3.2.3 Phát yếu trạng đề phương hướng phát triển hệ thống cho tươnglai 27 3.3 Xác định phạm vi, mục tiêu ưu tiên hạnchế .28 3.3.1 Thống mục tiêu trước mắt lâu dài việc phát triển hệ thống 28 3.3.2 Xác định phạm vi khả mục tiêu dự án bao gồmviệc 28 3.4 Phác họa giải pháp cân nhắc tính khả thi 28 3.4.1 Phác họa giải pháp 28 3.4.2 Phân tích tính hiệu đánh giá tính khả thi .29 3.4.3 Lựa chọn, cân nhắc tính khả thi: .29 3.5 Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án 29 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 30 4.1 Đại cương phân tích hệ thống .30 4.2 Phân tích hệ thống chức .31 4.3 Phân tích hệ thống liệu 31 CÂU HỎI THẢO LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 Chuyên đề HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN (HTTT) 1.1 Khái niệm Trước tiên, cần tìm hiểu khái niệm hệ thống nói chung Có nhiều cách định nghĩa khác hệ thống, song định nghĩa thường đề cập đến mơ hình định hệ thống thường phụ thuộc vào mục tiêu nghiên cứu cụ thể Một cách tổng quát, hệ thống định nghĩa tập hợp phần tử có liên hệ với để tạo thành tổng thể chung Tuy nhiên dùng định nghĩa hẹp sau đây, phù hợp với nhu cầu cầu mô tả hệ thống thông tin: Hệ thống tập hợp phần tử với mối quan hệ xác định chúng tuân theo quy luật số quy luật nhằm thực chức Khái niệm phần tử hệ thống mang tính tương đối, phân biệt phần tử với phẩn tử dựa vào thuộc tính cuả chúng, việc gán cho chúng thuộc tính lại phụ thuộc vào mục tiêu nghiên cứu Tương tự, mối quan hệ phần tử cách muốn dùng hệ thống đặt nhằm để giaỉ thích tượng mà muốn tìm hiểu chất Một hệ thống chia thành nhiều hệ thống con; nói cách khác, thân phần tử hệ thống lại hệ thống Cấu trúc hệ thống cách xếp phần tử mối liên kết chúng Trạng thái hệ thống đặc điểm giúp ta hiểu hệ thống thời điểm Hành vi hệ thống thay đổi trạng thái hệ thống thời điểm xác định trạng thái cấu trúc hệ thống Từ khái niệm hệ thống nói chung, đưa định nghĩa hệ thống thông tin sau: Hệ thống thông tin hệ thống tiếp nhận nguồn liệu yếu tố vào xử lý chúng thành sản phẩm thông tin yếu tố 1.2 Nguyên lý hoạt động Ta hình dung hoạt động hệ thống thông tin sau: - Nhập liệu vào Các liệu vào thu thập phải biên tập nhập vào theo biểu mẫu định Khi liệu ghi vật mang tin đọc máy đĩa từ, băngtừ… - Xử lý liệu thành thông tin Dữ liệu xử lý thao tác tính tốn, so sánh, thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân tích để biến thành thơng tin dành cho người sử dụng - Đưa thông tin Mục đích hệ thống thơng tin cung cấp sản phẩm thông tin phù hợp cho người sử dụng Các sản phẩm thông báo, biểu mẫu, báo cáo, danh sách, đồ thị, hình ảnh hiển thị hình in giấy - Lưu trữ nguồn liệu Lưu trữ hoạt động hệ thống thơng tin, liệu thơng tin giữ lại theo cách tổ chức để sử dụng sau Các liệu thường tổ chức lưu trữ dạng trường, biểu ghi, tệp sở dữliệu - Kiểm tra hoạt động hệ thống Hệ thống thông tin phải tạo thông tin phản hồi trình vào, ra, xử lý lưu trữ liệu để đánh giá điều chỉnh hiệu hoạt động hệthống Ngày nay, máy tính đóng vai trò quan trọng việc xây dựng hệ thống thơng tin, nói đến hệ thống thơng tin ln hiểu nói đến hệ thống thơng tin có sử dụng máy tính Từ đưa mơ hình hệ thống thơng tin (có sử dụng máy tính) nhưsau: Hình Mơ hình hệ thống thơng tin có ứng dụng CNTT Mơ hình nêu làm rõ mối quan hệ thành phần hoạt động hệ thống thông tin Nó cho khung mơ tả nhấn mạnh đến ba vấn đề áp dụng cho loại hệ thống thơng tin, là: tài ngun, cấu trúc hoạtđộng 1.3 HTTT với cấu trúc, hoạt động tổ chức Nói chung, hệ thống thơng tin phải gắn kết với hệ thống nghiệp vụ hoạt động khuôn khổ chiến lược tổ chức Bởi phát triển hệ thống thông tin phải tuân thủ yêu cầu nảy sinh từ nghiệp vụ Nếu hệ thống thông tin nhằm thu thập thông tin, quản lý thông tin tạo sản phẩm thông tin phục vụ người sử dụng, hệ thống nghiệp vụ liên quan đến người cách giải người nghiệp vụ thông qua sản phẩm thơng tin Quản lý chiến lược quan tâm đến việc tổ chức sử dụng nguồn tài nguyên nhằm đạt tới mục đích tổ chức, đồng thời phải quan tâm đến yếu tố ảnh hưởng tới tiến trình phát triển hệ thống có liên quan đến mục tiêu tổ chức 1.3.1 Nhu cầu tổchức Các nhu cầu chủ yếu thông thường tổ chức là: - Hoạt động phù hợp với chiến lược nghiệp vụ; - Có khả hỗ trợ việc định; - Chú trọng đến ưu cạnh tranh; - Mau chóng hồn vốn đầu tư; - Cố gắng giảm thiểu chi phí văn phịng; - Hỗ trợ cho quản lý tác nghiệp; - Cải tiến việc trao đổi thông tin; - Nâng cao chất lượng sản phẩm thông tin tăng cường sản phẩm mới; - Thường xuyên tìm kiếm khả thực hoạt động nghiệp vụ nhanh hơn, tốt 1.3.2 Nhu cầu người sử dụng Đối với người sử dụng, không nên xem họ đơn người thao tác với máy tính trang thiết bị nhằm thực công việc xử lý thông tin, mà cần tôn trọng ý kiến họ hệ thống thiết đặt Sự tơn trọng cần thể qua việc hiểu nắm bắt đầy đủ nhu cầu người sử dụng, cụ thể hệ thống thông tin quản lý phải: - Phải có nhiều khả năng, bao gồm cơng việc thâm nhập liệu kịp thời, phân tích, tiếp cận thiết bị nhập liệu, lưu trữ, xử lý trực tiếp gián tiếp, trợ giúp thao tác sửa đổi liệu khuôn dạng; - Phải hữu ích, muốn hệ thống phải xác, dễ bảo trì định hình lại, dễ phát sửa lỗi; - Phải dễ sử dụng, muốn địi hỏi phải có thống phương pháp làm việc, ổn định, dễ bao quát, tiết kiệm nhân lực, dễ kiểm tra cơng việc, bảo đảm tính độc lập, tính mềm dẻo quyền sở hữu; - Phải dễ chấp nhận, muốn hệ thống phải hồn chỉnh chắn, cơng việc khơng phép dừng nguyên nhân thiếu hụt, kết đưa cần xác có độ tin cậy cao 1.3.3 Vai trò nhà quản lý việc đào tạo nhà quản lý Rõ ràng đưa hệ thống thông tin vào hoạt động, chướng ngại cần vượt qua chủ yếu khó khăn thu thập thơng tin, thủ tục hành việc vận hành máy móc, trang thiết bị Đề cập đến lĩnh vực quản lý, thiết phải có ý kiến nhà quản lý, tối thiểu tranh thủ ý kiến họ thơng qua tìm hiểu, thăm dị, vấn, nhiều cịn phải thức yêu cầu họ hợp tác Việc chuyển từ nhiều hệ thống thông tin sang hệ thống thông tin quản lý bước nhảy lượng, mà cịn bước chuyển hố chất kèm với thay đổi phương pháp thiết kế; vai trò phải thuộc nhà quản lý, lý sau: - Các vấn đề cần giải để thiết kế hệ thống thông tin quản lý chủ yếu vấn đề quản lý: xác định mục tiêu, xác định thông tin cần thiết, cấu trúc hệ, vạch kế hoạch phát triển hệ thống, hiệu chỉnh mơ hình định, động viên nhân viên, Vấn đề máy móc, trang thiết bị giải sau xác định xong vấn đề - Cần phải có cán quản lý tham gia vào việc thiết kế Thông thường người am hiểu tường tận tổ chức chỗ dựa tốt cho việc thu thập thông tin cần thiết, cho việc thừa nhận thay đổi mong muốn, cho việc định đạo nghiên cứu - Nhà quản lý người sử dụng hệ thống tương lai Bởi họ phải hiểu biết tường tận hệ thống để chấp nhận sử dụng cách thuận tiện Cách tốt tạo điều kiện cho họ làm việc với vấn đề đặt phát triển hệ thống 1.4 Thành phần hệ thống thơngtin Hệ thống thơng tin có năm tài ngun là: - Con người: bao gồm người sử dụng chuyên gia hệ thống thông tin Người sử dụng hay khách hàng người trực tiếp sử dụng hệ thống thông tin sản phẩm thông tin mà hệ thống tạo Các chuyên gia hệ thống thông tin người xây dựng vận hành hệ thống thơng tin Đó nhà phân tích hệ thống, nhà lập trình, kỹ sư tin học - Phần cứng, bao gồm tất thiết bị phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý thơng tin Trong chủ yếu máy tính, thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ vào liệu, mạng lưới viễn thông dùng để truyền liệu - Phần mềm bao gồm chương trình máy tính; phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng thủ tục dành cho người sử dụng - Nguồn liệu: Dữ liệu vật liệu thô hệ thống thông tin Dữ liệu có nhiều dạng khác nhau, có liệu văn bản, có liệu hình ảnh, âm thanh… Thủ tục: Các quy trình hoạt động, thủ tục giao tiếp người - máy; Các nguồn liệu hệ thống thông tin tổ chức thành: + Các sở liệu, tổ chức lưu giữ liệu xử lý + Các sở mơ hình, lưu giữ mơ hình khái niệm, mơ hình logíc, mơ hình tốn học diễn đạt mối quan hệ, quy trình tính tốn, kỹ thuật phân tích + Các sở tri thức, lưu giữ tri thức dạng khác kiện, quy tắc suy diễn đối tượng khác 1.5 Hệ thống thông tin tự động hóa 1.5.1 Khái niệm HTTT tự động hóa hệ thống thơng tin tích hợp “người & máy” dùng thu thập xử lý thông tin, tạo thơng tin có ích giúp người sản xuất, quản lý định 1.5.2 Các mức nhận thức HTTT tự độn ghóa Q trình nhận thức HTTT cần thể rõ ràng mức sau: a Mức quan niệm Xác định yêu cầu thu thập, xử lý kết xuất liệu, không quan tâm đến phần cứng, phần mềm sử dụng Chỉ quan tâm đến: - Nội dung HTTT; - Các yêu cầu, qui tắc xử lý dữliệu b Mức tổchức Xác định phân bố liệu cách thức tổ chức xử lý liệu phần theo không gian thời gian Về khơng gian: Ai làm đâu? Về thời gian: Khi thực hiện? c Mức vật lý Xác định thiết bị tin học: phần cứng, phần mềm cần sử dụng Từ đó, mơ tả HTTT cụ thể môi trường cài đặt chọn lựa Mức phụ thuộc hoàn toàn vào phần cứng, phần mềm cài đặt 1.5.3 Các quy trình phát triển HTTT tự độnghóa Việc xây dựng HTTT tự động hóa phục vụ cho hoạt động xử lý thông tin tổ chức thường phải trải nhiều giai đoạn, gọi qui trình phát triển HTTT tự động hóa Nhiều qui trình đề xuất có số qui trình tiêu biểu sau: a Quy trình thác nước Được Royce đề xuất từ năm 1970, bao gồm giai đoạn: phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm tra thử nghiệm nghiệm thu Giai đoạn sau thực giai đoạn trước hồn tất Phân tích Thiết kế Lập trình Thử nghiệm Nghiệm thu Hình 2: Qui trình thác nước b Quy trình tăng trưởng Được đề xuất Grahma đề xuất năm 1989 Quy trình dựa quan niệm, phân chia hệ thống cần xây dựng thành nhiều phần, sau tiến hành xây dựng phần dựa theo quy trình thác nước hồn thành hệ thống Quy trình phù hợp cho hệ thống có phân chia rõ ràng, cho phép xây dựng chuyển giao phần hệ thống ... MỤC LỤC Chuyên đề 7: HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN (HTTT) 1.1 Khái niệm... tồn vấn đề cần giải quyết, nhằm bảo đảm cho toàn hệ thống sau thiết kế xây dựng hoạt động có hiệu cao Cũng cần thấy rõ tổ hợp vấn đề trên, ngồi vấn đề t kỹ thuật cịn bao gồm nhiều vấn đề kinh... 24 3.2.2 Phân loại, tập hợp thôngtin . 27 3.2.3 Phát yếu trạng đề phương hướng phát triển hệ thống cho tươnglai 27 3.3 Xác định phạm vi, mục tiêu ưu tiên hạnchế .28