Tài liệu bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ hộ tịch và chứng thực cho công chức tư pháphộ tịch xã

BỘ TƯ PHÁP TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG CHUYÊN SÂU NGHIỆP VỤ HỘ TỊCH VÀ CHỨNG THỰC CHO CÔNG CHỨC TƯ PHÁP – HỘ TỊCH XÃ (Ban hành kèm theo Quyết định số 2721/QĐ-BTP ngày 05 tháng 11 năm 2018 Bộ trưởng Bộ Tư pháp việc ban hành Tài liệu bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ hộ tịch chứng thực cho công chức Tư pháp – Hộ tịch xã) HÀ NỘI - 2018 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ĐKKS : Đăng ký khai sinh ĐKKH : Đăng ký kết hôn ĐKLKH : Đăng ký lại kết hôn ĐKKT : Đăng ký khai tử UBND : Ủy ban nhân dân CSDL : Cơ sở liệu Nghị định số 158/2005/NĐ-CP : Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 Chính phủ quy định việc đăng ký quản lý hộ tịch Nghị định số 19/2011/NĐ-CP : Nghị định 19/2011/NĐ-CP ngày 21/3/2011 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Nuôi nuôi Nghị định số 34/2014/NĐ-CP : Nghị định số 34/2014/NĐ-CP ngày 29/4/2014 Chính phủ quy chế khu vực biên giới đất liền nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nghị định số 23/2015/NĐ-CP : Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; Nghị định số 123/2015/NĐ-CP : Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật hộ tịch Nghị định số 137/2015/NĐ-CP : Nghị định số 137/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015 quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Căn cước công dân Nghị định số 11/2016/NĐ-CP : Nghị định số 11/2016/NĐ-CP ngày 03/02/2016 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số Điều Bộ luật Lao động nước Việt Nam Thông tư số 01/2008/TT-BTP : Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 Bộ Tư pháp hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 158/2005/NĐ-Cp Thông tư liên tịch số : Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT BTP-BCA-BYT ngày 15/5/2015 Bộ Tư pháp, Bộ Công an, Bộ Y tế hướng dẫn thực liên thông thủ tục hành đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em tuổi Thông tư số 15/2015/TT-BTP : Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 Bộ Tư pháp hướng dẫn Luật Hộ tịch Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Hộ tịch Thông tư số 20/2015/TT-BTP : Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 264/2016/TT-BTC : Thông tư số 264/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ, thu, nộp, quản lý sử dụng phí, lệ phí lĩnh vực ngoại giao áp dụng quan đại diện Việt Nam nước MỤC LỤC CHUYÊN ĐỀ 1: NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH I NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI SINH 1 Quyền, trách nhiệm đăng ký khai sinh Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh 3 Đăng ký khai sinh cho số trường hợp đặc biệt 14 II NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI TỬ 20 Đăng ký khai tử UBND cấp xã 20 Đăng ký khai tử có yếu tố nước khu vực biên giới 22 Đăng ký khai tử UBND cấp huyện 22 Đăng ký lại khai tử 23 Cách ghi Trích lục khai tử, Sổ đăng ký khai tử 25 Một số lưu ý giải yêu cầu đăng ký khai tử 25 III NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KẾT HÔN 26 Đăng ký kết hôn nước UBND cấp xã 27 Đăng ký kết có yếu tố nước ngồi UBND cấp huyện 30 Đăng ký lại kết hôn 34 Đăng ký kết hôn cho số trường hợp đặc biệt 37 Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân 39 Cách ghi biểu mẫu 43 CHUYÊN ĐỀ 2: NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ NHẬN CHA, MẸ, CON; NHẬN NI CON NI; THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG HỘ TỊCH; GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH; ĐĂNG KÝ GIÁM HỘ VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH 47 I ĐĂNG KÝ NHẬN CHA, MẸ, CON 47 Quy định pháp luật hành việc xác định/nhận cha, mẹ, 47 Đăng ký nhận cha, mẹ, quan đăng ký hộ tịch 49 Đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, 53 Một số vấn đề cần lưu ý 54 II NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ NHẬN NUÔI CON NUÔI 58 Các quy định chung nuôi nuôi 58 Thủ tục giải việc nuôi nuôi 62 Đăng ký việc nuôi nuôi số trường hợp cụ thể 73 Một số kỹ đăng ký việc nuôi nuôi 74 III NGHIỆP VỤ THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG HỘ TỊCH 75 Thay đổi hộ tịch 75 Cải hộ tịch 81 Bổ sung hộ tịch 85 Một số vấn đề cần lưu ý 87 IV GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH 90 Ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch cá nhân theo án, định quan nhà nước có thẩm quyền 90 Ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch công dân Việt Nam giải quan có thẩm quyền nước ngồi 94 V ĐĂNG KÝ GIÁM HỘ 104 Quy định pháp luật dân giám hộ 104 Đăng ký giám hộ, chấm dứt, thay đổi giám hộ Ủy ban nhân dân cấp xã 108 Đăng ký giám hộ, chấm dứt, thay đổi giám hộ Ủy ban nhân dân cấp huyện 112 Một số lưu ý 112 Giám sát việc giám hộ 115 CHUYÊN ĐỀ 3: NGHIỆP VỤ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH 117 I CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH 117 Vai trò chứng thực từ 117 Quy định pháp luật chứng thực từ 118 Một số trường hợp cụ thể chứng thực từ 128 Vướng mắc việc thực chứng thực từ 131 II CHỨNG THỰC CHỮ KÝ 133 Vai trò chứng thực chữ ký 133 Quy định pháp luật chứng thực chữ ký 135 Một số vấn đề lưu ý chứng thực chữ ký chứng thực chữ ký người dịch 156 CHUYÊN ĐỀ 4: NGHIỆP VỤ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH 163 I VAI TRÒ CỦA CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 163 Hoạt động chứng thực phương tiện hỗ trợ thực quyền công dân 163 Hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch công cụ hỗ trợ hoạt động hành có hiệu quả, giảm phiền hà cho tổ chức, cá nhân 164 Hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch góp phần làm hạn chế tranh chấp phát sinh, bảo đảm ổn định trật tự kinh tế - xã hội 165 II CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT CỤ THỂ VỀ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 166 Về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch 166 Quyền nghĩa vụ người yêu cầu chứng thực, quan thực chứng thực hợp đồng, giao dịch 170 Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch 174 Địa điểm chứng thực hợp đồng, giao dịch 178 Thời hạn thực yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch 179 Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch 179 Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch 184 Số chứng thực hợp đồng, giao dịch 185 Giá trị pháp lý hiệu lực hợp đồng, giao dịch chứng thực 186 10 Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch sửa lỗi sai sót hợp đồng, giao dịch chứng thực 186 11 Cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch 187 12 Lưu trữ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch hợp đồng, giao dịch chứng thực 188 13 Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch 189 PHỤ LỤC 191 A CÂU HỎI ÔN TẬP 191 B BIỂU MẪU THAM KHẢO 193 CHUYÊN ĐỀ 1: NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH I NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI SINH Đăng ký khai sinh (ĐKKS) việc Nhà nước ghi nhận đời, tồn trẻ em với thông tin hộ tịch nhất, bao gồm: họ, tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch, họ tên cha, mẹ… Kết thủ tục ĐKKS Giấy khai sinh với thông tin chi tiết người ĐKKS (họ tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch…), thông tin cha, mẹ người ĐKKS, thông tin người ĐKKS… So với thủ tục đăng ký hộ tịch khác, ĐKKS thủ tục chiếm tỉ lệ tương đối cao quan đăng ký hộ tịch Mặc dù việc hộ tịch làm thường xuyên, trình tự thủ tục đơn giản, nhiên, q trình giải thủ tục ĐKKS, cơng chức làm công tác hộ tịch không tránh khỏi thiếu sót Để bảo đảm việc khai sinh tiến hành quy định pháp luật, công chức làm công tác hộ tịch cần nắm bước nghiệp vụ việc xác định thông tin đăng ký, nguyên tắc xác định thông tin đăng ký (họ, tên, dân tộc, quốc tịch, quê quán trẻ em…), thành thạo kỹ nhập liệu, ghi, in thông tin sổ đăng ký, giấy tờ hộ tịch cấp cho người có u cầu Ngồi việc nắm quy định pháp luật hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch cần nắm quy định pháp luật liên quan đến thủ tục ĐKKS, đặc biệt lưu ý quy định pháp luật dân việc xác định họ, tên, dân tộc, quê quán; quy định pháp luật hôn nhân gia đình xác định thời kỳ hôn nhân, xác định cha, mẹ cho con, quyền cha mẹ, người thân thích khác việc ĐKKS; quy định pháp luật quốc tịch Quyền, trách nhiệm đăng ký khai sinh 1.1 Quyền, trách nhiệm người đăng ký khai sinh Luật Hộ tịch năm 2014 quy định cụ thể thời hạn ĐKKS, theo đó, thời hạn 60 ngày (kể từ ngày sinh con), cha mẹ có trách nhiệm ĐKKS cho con; trường hợp cha, mẹ khơng thể ĐKKS cho ông bà người thân thích khác cá nhân, tổ chức ni dưỡng trẻ em có trách nhiệm ĐKKS cho trẻ em Người thân thích theo quy định khoản 19 Điều Luật Hôn nhân gia đình năm 2014 bao gồm: người có quan hệ nhân, ni dưỡng, người có dịng máu trực hệ người có họ phạm vi ba đời Trường hợp người ĐKKS cha, mẹ trẻ người ĐKKS có trách nhiệm cung cấp xác nội dung ĐKKS Người ĐKKS có trách nhiệm trao đổi thống trước nội dung ĐKKS với cha, mẹ trẻ, bảo đảm nguyên tắc: nội dung ĐKKS cha mẹ thỏa thuận lựa chọn chịu trách nhiệm trước quan đăng ký hộ tịch việc (thể nội dung cam đoan Tờ khai ĐKKS) 1.2 Trách nhiệm quan đăng ký hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch 1.2.1 Cơ quan đăng ký hộ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm thường xuyên đạo, đôn đốc việc khai sinh, bảo đảm kiện sinh phát sinh địa bàn đăng ký; chủ động bố trí điều kiện sở vật chất, nhân lực thực việc đăng ký lưu động theo quy định, bảo đảm quyền lợi trẻ em Đồng thời, UBND cấp xã có trách nhiệm phối hợp với quan có liên quan triển khai việc thực liên thông thủ tục hành chính: ĐKKS, đăng ký thường trú, cấp Thẻ Bảo hiểm y tế cho trẻ tuổi địa bàn theo quy định Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT 1.2.2 Công chức tư pháp – hộ tịch Công chức tư pháp – hộ tịch người trực tiếp thực thủ tục ĐKKS, có trách nhiệm tiếp nhận, hướng dẫn người ĐKKS hoàn thiện hồ sơ; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ ĐKKS với quy định pháp luật có liên quan; thấy hồ sơ đầy đủ, bảo đảm quy định ghi vào Sổ ĐKKS, nhập thông tin vào phần mềm ĐKKS, lấy số định danh cá nhân (đối với địa bàn triển khai phần mềm ĐKKS, cấp số định danh cá nhân); ghi, in nội dung Giấy khai sinh, trình lãnh đạo UBND xã ký; bổ sung số định danh cá nhân Sổ ĐKKS, hướng dẫn người ĐKKS ký tên Sổ ĐKKS, nhận Giấy khai sinh Bên cạnh đó, cơng chức tư pháp – hộ tịch cịn chịu trách nhiệm tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo UBND cấp xã thực chức quản lý nhà nước công tác hộ tịch địa bàn; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc ĐKKS cho trẻ em; tham mưu cho UBND cấp xã thực ĐKKS lưu động thấy cần thiết Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh Người ĐKKS nộp hồ sơ trực tiếp, gửi hồ sơ qua hệ thống bưu gửi hồ sơ qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến điều kiện cho phép; điều kiện thực phương thức: nộp hồ sơ trực tiếp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu 2.1 Thẩm quyền đăng ký khai sinh 2.1.1 Căn theo đối tượng đăng ký khai sinh - UBND cấp xã ĐKKS cho trẻ em sinh nước, có cha mẹ công dân Việt Nam cư trú nước; trẻ em có cha mẹ công dân Việt Nam thường trú khu vực biên giới, cịn người cơng dân nước láng giềng thường trú khu vực biên giới với Việt Nam - UBND cấp huyện ĐKKS cho: + Trẻ em sinh Việt Nam thuộc trường hợp: (i) Có cha mẹ cơng dân Việt Nam, cịn người người nước ngồi người khơng quốc tịch; (ii) Có cha mẹ cơng dân Việt Nam cư trú nước cịn người công dân Việt Nam định cư nước ngồi; (iii) Có cha mẹ cơng dân Việt Nam định cư nước ngồi; (iv) Có cha mẹ người nước ngồi người khơng quốc tịch + Trẻ em sinh nước ngoài, chưa ĐKKS, cư trú Việt Nam thuộc trường hợp sau: (i) Có cha mẹ cơng dân Việt Nam; (ii) Có cha mẹ công dân Việt Nam Việc ĐKKS cho trẻ em sinh khu vực biên giới, có cha mẹ cơng dân Việt Nam, cịn người cơng dân nước láng giềng thường trú khu vực biên giới với Việt Nam việc ĐKKS có yếu tố nước ngồi, đó, ngun tắc, thuộc thẩm quyền UBND cấp huyện Tuy nhiên, tính chất đặc biệt đối tượng ĐKKS địa bàn cư trú, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân nên giống số thủ tục đăng ký hộ tịch khác dành cho trường hợp này, thẩm quyền ĐKKS thuộc UBND cấp xã 2.1.2 Căn theo nơi cư trú cha, mẹ trẻ em Đối với UBND cấp xã, trước đây, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP xác định thẩm quyền ĐKKS theo thứ tự ưu tiên: Trước hết, thẩm quyền ĐKKS xác định thuộc Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ thường trú; người mẹ khơng có nơi thường trú thực việc ĐKKS UBND cấp xã nơi người mẹ đăng ký tạm trú có thời hạn Trong trường hợp không xác định nơi thường trú tạm trú người mẹ thực việc ĐKKS cho trẻ UBND cấp xã, nơi người cha thường trú; trường hợp người cha khơng có nơi thường trú thực việc ĐKKS UBND cấp xã nơi người cha đăng ký tạm trú có thời hạn Trường hợp không xác định nơi thường trú tạm trú người cha người mẹ thực việc ĐKKS cho trẻ UBND nơi trẻ sinh sống thực tế Luật hộ tịch năm 2014 tiếp tục mở rộng thẩm quyền ĐKKS theo nơi cư trú để thuận lợi cho người có yêu cầu ĐKKS, theo đó, UBND cấp xã nơi cư trú người cha người mẹ có thẩm quyền “tương đương” việc thực ĐKKS Như vậy, người thực việc ĐKKS có quyền lựa chọn quan số quan sau: UBND cấp xã nơi thường trú người cha, UBND cấp xã nơi tạm trú người cha, UBND cấp xã nơi thường trú người mẹ, UBND cấp xã nơi tạm trú người mẹ mà khơng phải theo trình tự ưu tiên Ví dụ: Anh A thường trú địa bàn phường Láng Hạ, kết hôn với chị B địa bàn phường Thành Công, thuộc địa bàn quận Đống Đa Sau kết hôn, chị B sinh sống chồng gia đình nhà chồng phường Láng Hạ, nhiên, chị không chuyển hộ thường trú phường Láng Hạ mà đăng ký thường trú phường Thành Công Năm 2017, chị B sinh con, chị B thực ĐKKS cho UBND phường Láng Hạ hay UBND phường Thành Công? Nếu theo quy định trước trường hợp này, nơi cư trú người mẹ xác định rõ ràng nên quan có thẩm quyền ĐKKS cho cháu bé UBND phường Thành Công, nơi mẹ cháu bé đăng ký hộ thường trú, không áp dụng việc ĐKKS “nơi cư trú người cha” (UBND phường Láng Hạ) để ĐKKS cho cháu bé Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2016, thời tịch/Phó chủ tịch UBND ký, đóng dấu UBND cấp xã; thực tổ chức hành nghề cơng chứng cơng chứng viên ký, đóng dấu tổ chức hành nghề cơng chứng - (3) Nếu Giấy chứng minh nhân dân gạch ngang Hộ chiếu, Hộ chiếu gạch ngang cụm từ Giấy chứng minh nhân dân - (4) Ghi rõ địa điểm thực chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B); cần ghi giờ, phút trường hợp chứng thực trụ sở - (5) Ghi rõ họ tên người thực chứng thực - (6) Ghi rõ chức danh người thực chứng thực, kèm theo tên quan thực chứng thực (ví dụ: Chủ tịch UBND xã A, huyện B, tỉnh C, Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C; cơng chứng viên Phịng Cơng chứng số thành phố H) - (7) Ghi rõ tên hợp đồng, giao dịch chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho xe tơ - (8) Nếu Phịng Tư pháp gạch ngang UBND xã, phường, thị trấn, UBND xã, phường, thị trấn gạch ngang Phịng Tư pháp - (9) Nếu ký gạch ngang cụm từ “điểm chỉ”, điểm gạch ngang từ “ký” - (10) Trường hợp đăng ký chữ ký mẫu, gạch ngang cụm từ “trước mặt tôi” Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch dùng để theo dõi, quản lý việc chứng thực hợp đồng, giao dịch quan, tổ chức thực chứng thực - Đối với quan chứng thực sử dụng Sổ chứng thực viết tay: Một số yêu cầu việc sử dụng Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch: + Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch viết liên thứ tự trang khơng bỏ trống; + Phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ thực theo năm; 184 + Khi hết năm phải thực khóa sổ thống kê tổng số việc chứng thực hợp đồng, giao dịch thực năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên đóng dấu - Đối với quan chứng thực sử dụng Sổ chứng thực ứng dụng công nghệ thông tin: Trong trường hợp quan thực chứng thực hợp đồng, giao dịch ứng dụng công nghệ thơng tin vào việc chứng thực cần đáp ứng yêu cầu sau đây: + Phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; + Định kỳ hàng tháng, quan thực chứng thực in đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai trang sổ; đến hết ngày 31 tháng 12 năm ghép chung thành Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch; + Việc lập sổ, ghi số chứng thực khóa sổ thực theo quy định Số chứng thực hợp đồng, giao dịch Theo quy định Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP số chứng thực quy định cụ thể sau: - Số chứng thực hợp đồng, giao dịch số thứ tự ghi sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, kèm theo số, năm thực hiện chứng thực ký hiệu việc chứng thực hợp đồng, giao dịch - Số chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 hết năm; trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác phải lấy số thứ tự sổ trước, không ghi lại số 01 Trên thực tế, số quan chứng thực thực việc lấy số từ số 01 đến hết sổ, chuyển sang sổ khác lại lấy số 01 hết sổ không lấy số liên tiếp hết năm Tình trạng gây nhầm lẫn, chồng chéo, khó khăn q trình quản lý hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch, vi phạm nguyên tắc thực lấy số chứng thực Ví dụ: Tại UBND xã A, ngày 02/02/2017, ông B – công chức tư pháp - hộ tịch chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho ông Nguyễn 185 Văn H bà Nguyễn Thị C; lấy số hợp đồng 58/2017/HĐ-GD Tuy nhiên, ngày 15/8/2017, công chức tư pháp – hộ tịch lại tiếp tục lấy số chứng thực hợp đồng cho việc chứng thực văn thỏa thuận phân chia di sản cho bà Nguyễn Thị K ông Trần Văn Q Ngày 09/6/2018, có tranh chấp hai bên ký hợp đồng chuyển nhượng nêu ông Nguyễn Văn H bà Nguyễn Thị C, Sở Tài nguyên môi trường tiến hành xác minh phát hợp đồng giao dịch có số chứng thực với hợp đồng khác Theo đó, quan yêu cầu hủy hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất ông Nguyễn Văn H bà Nguyễn Thị C với lý hợp đồng khơng thực trình tự, thủ tục quy định Vụ việc tiếp tục giải Như vậy, với việc thực không đầy đủ quy trình, thủ tục thực chứng thực, quan thực chứng thực đẩy người dân quan có thẩm quyền liên quan vào vụ việc phức tạp, làm ảnh hưởng đến quyền lợi người dân Giá trị pháp lý hiệu lực hợp đồng, giao dịch chứng thực Hợp đồng, giao dịch chứng thực theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có giá trị chứng chứng minh thời gian, địa điểm bên ký kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực đáp ứng đầy đủ điều kiện hình thức nội dung Cụ thể: - Chủ thể tham gia hợp đồng phải có lực hành vi dân phù hợp với hợp đồng, giao dịch xác lập; - Hoàn tồn tự nguyện; - Mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm quy định luật, không trái đạo đức xã hội Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác luật có quy định khác 10 Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch sửa lỗi sai sót hợp đồng, giao dịch chứng thực 186 - Điều kiện để chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch sửa lỗi sai sót hợp đồng, giao dịch chứng thực: Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch chứng thực thực có thỏa thuận văn bên tham gia hợp đồng, giao dịch Việc sửa lỗi sai sót ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch chứng thực thực theo thỏa thuận văn bên tham gia hợp đồng, giao dịch, không làm ảnh hưởng đến quyền nghĩa vụ bên - Thẩm quyền chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch sửa lỗi sai sót hợp đồng, giao dịch chứng thực + Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch chứng thực thực quan chứng thực hợp đồng, giao dịch Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ phần tồn di chúc chứng thực quan có thẩm quyền nào; quan thực việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ phần toàn di chúc phải thông báo văn cho quan chứng thực trước nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ phần toàn di chúc để ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch + Việc sửa lỗi sai sót ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch chứng thực thực quan chứng thực hợp đồng, giao dịch Người thực chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu quan thực chứng thực ghi vào bên lề hợp đồng, giao dịch nội dung sửa, họ tên, chữ ký người sửa, ngày tháng năm sửa 11 Cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch Cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch chứng thực theo yêu cầu bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch - Người yêu cầu cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch phải xuất trình có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu giá trị sử dụng để người thực chứng 187 thực kiểm tra - Việc chứng thực từ hợp đồng, giao dịch quy định thực theo quy định Khi thực cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch chứng thực, người u cầu chứng thực xuất trình quan, tổ chức tiến hành chụp từ để thực chứng thực, trừ trường hợp quan, tổ chức khơng có phương tiện để chụp - Người thực chứng thực kiểm tra chính, đối chiếu với sao, nội dung với giấy tờ, văn khơng thuộc trường hợp quy định không dùng làm sở để chứng thực thực chứng thực Người thực chứng thực cần phải ghi đầy đủ lời chứng chứng thực từ theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu quan, tổ chức thực chứng thực ghi vào sổ chứng thực Đối với có từ 02 trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối, có từ 02 tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Mỗi chứng thực từ giấy tờ, văn nhiều chứng thực từ giấy tờ, văn thời điểm ghi số chứng thực 12 Lưu trữ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch hợp đồng, giao dịch chứng thực Lưu trữ hoạt động thiếu, nhằm lưu lại cách nội dung, kết công việc quan, tổ chức Nhờ việc lưu trữ tài liệu mà quan chức tiến hành tra cứu cần thiết, phục vụ công tác tra, kiểm tra, nâng cao chất lượng hoạt động quan, tổ chức phục vụ nhu cầu quan, tổ chức, cá nhân cần thiết Xuất phát từ tính quan trọng hợp đồng, giao dịch, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định việc lưu trữ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch lưu trữ hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch - Đối với Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc tài liệu lưu trữ Nhà nước, bảo quản lưu trữ vĩnh viễn trụ sở quan thực chứng thực - Đối với hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch 188 Sau thực chứng thực hợp đồng, giao dịch, quan thực chứng thực phải lưu hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ, thời gian lưu trữ 20 năm Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch sở pháp lý để bảo vệ quyền người yêu cầu chứng thực quan thực chứng thực Việc vi phạm quy định lưu trữ hợp đồng chứng thực dẫn đến nhiều hệ lụy khó lường khiếu kiện liên quan đến hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thừa kế di sản, tặng cho quyền sử dụng đất ở, nhà ở… Ví dụ: UBND xã H thực chứng thực văn khai nhận di sản thừa kế cho ông Phạm Văn P ông Trần Văn K vào ngày 15/02/2017 Tuy nhiên, đến ngày 20/3/2018 xảy tranh chấp có đơn khiếu kiện bà Nguyễn Thị E liên quan đến quyền sở hữu tài sản gửi UBND xã H Tuy nhiên, công chức tư pháp sau thực chứng thực khơng lưu hồ sơ nên khơng có sở pháp lý để chứng minh việc thực chứng thực hợp đồng, giao dịch nêu quy định; gây phức tạp, khiếu kiện kéo dài 13 Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch Phí chứng thực quy định nhiều văn quy phạm pháp luật vào quan thực chứng thực Tuy nhiên, thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch giao cho Phòng Tư pháp UBND cấp xã Do vậy, Phòng Tư pháp UBND cấp xã, việc thu phí chứng thực hợp đồng, giao dịch thực theo quy định Thông tư số 226/2016/TTBTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí chứng thực Cụ thể: - Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch Việc thu phí chứng thực số chứng thực hợp đồng, giao dịch Một hợp đồng giao dịch thu 50.000 đồng không thu theo số hợp đồng - Phí chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch 30.000 đồng/ hợp đồng, giao dịch; - Phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót hợp đồng, giao dịch 189 chứng thực 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch Tương tự phí chứng thực hợp đồng, giao dịch, phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót hợp đồng, giao dịch phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót hợp đồng, giao dịch chứng thực thu vào số chứng thực hợp đồng không thu theo số hợp đồng, giao dịch cấp cho người yêu cầu chứng thực Ví dụ: UBND xã P chứng thực hợp đồng, giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho ông Nguyễn Văn K bà Trần Thị H, hợp đồng chuyển nhượng lập thành 04 UBND thu 50.000 đồng không vào số hợp đồng để thu 50.000 đồng/1 Ngồi ra, bên cạnh phí chứng thực cịn có chi phí khác liên quan đến việc chứng thực hợp đồng giao dịch Đó trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị quan thực chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn phải nộp chi phí để thực việc Mức trần chi phí UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định sở thực tế địa phương./ 190 PHỤ LỤC A CÂU HỎI ÔN TẬP Người thực chứng thực có trách nhiệm thực chứng thực hợp đồng, giao dịch? Hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch gồm giấy tờ gì? Cơ quan có thẩm quyền chứng thực văn thỏa thuận phân chia di sản, văn khai nhận di sản mà di sản liên quan đến quyền người sử dụng đất? Những mẫu lời chứng liên quan đến chứng thực hợp đồng, giao dịch? Cơ quan có thẩm quyền chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch? Cháu Nguyễn Ngọc H, giới tính: nam, sinh ngày 21/3/2014, UBND phường X, quận Y, thành phố Hà Nội cấp Giấy khai sinh với thông tin ngày, tháng, năm sinh người cha (anh Nguyễn Văn B) ngày 23/01/1980 Đến nay, anh B tìm thấy Giấy khai sinh có ghi Nguyễn Văn B, sinh ngày 23/02/1981 Trường hợp này, anh B phải làm để thơng tin ngày/tháng/năm sinh anh B Giấy khai sinh trai (cháu H) phù hợp với thông tin năm sinh Giấy khai sinh thân anh? Cơ quan có thẩm quyền giải yêu cầu anh B? Chị Phạm Thúy P, sinh năm 1989, đăng ký khai sinh UBND xã A, huyện B, tỉnh Thái Nguyên cấp Giấy khai sinh Tuy nhiên, Giấy khai sinh chị, phần thông tin quê quán để trống Trường hợp này, nhu cầu công tác để thực thủ tục xin cấp Giấy chứng minh nhân dân, chị P phải làm để Giấy khai sinh chị có thơng tin quê quán? Anh Mai Thành N đăng ký khai sinh Tòa án hòa giải rộng quyền Châu Đốc (nay thuộc tỉnh An Giang) cấp Giấy khai sinh từ ngày 07/01/1975, xác định thơng tin họ, chữ đệm, tên anh N Mai Văn N, sinh ngày 02/3/1973 Tuy nhiên, anh N xuất trình giấy tờ, hồ sơ cá nhân thiết lập sau thời điểm đăng ký khai sinh cho thấy anh N thiết lập nhiều hồ sơ, giấy tờ cá nhân với họ, chữ đệm, tên ngày/tháng/năm sinh Mai Thành N, sinh ngày 02/3/1971 Trường hợp này, anh N có yêu cầu thực thay đổi, cải hộ tịch quan đăng ký hộ tịch có giải hay khơng? Nếu có, phải thực nào? 191 Năm 1995, anh Trần Văn T chị Trần Thúy V đăng ký kết hôn UBND xã C, huyện D, tỉnh Phú Thọ cấp Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn với thông tin họ, chữ đệm, tên ngày tháng năm sinh người chồng (anh Trần Văn T), sinh ngày 08/8/1971 Tuy nhiên, năm 2016, anh T xin cấp Trích lục khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh trước đây, có ghi Trần Minh T, sinh ngày 08/9/1971 Trường hợp này, anh T cần làm thủ tục để thơng tin khai sinh Giấy chứng nhận kết hôn phù hợp thống với Trích lục khai sinh? Cơ quan có thẩm quyền giải yêu cầu anh T? 10 Năm 2009, anh Phạm Tiến Q chị Bùi Thị H đăng ký kết hôn UBND xã C, huyện D, tỉnh Quảng Bình, có thơng tin CMND (số, ngày cấp) Cơng an tỉnh Quảng Bình cấp Đến nay, chị H đăng ký thường trú tỉnh Quảng Ngãi Công an tỉnh Quảng Ngãi cấp CMND Nếu chị H có u cầu thực cải thơng tin CMND Giấy chứng nhận kết quan đăng ký hộ tịch có thực hay khơng? Tại sao? 11 Chị A chấp quyền sử dụng đất để làm thủ tục vay tiền ngân hàng Khi chứng thực hợp đồng chấp, Giám đốc ngân hàng có phải chị A đến quan thực chứng thực để ký trước mặt người thực chứng thực hay khơng? 12 Ơng H chủ sở hữu nhà 500m2 xã A, huyện B Năm 2017, ông chuyển đến với trai xã N, huyện M Đến nay, sức khỏe ngày yếu nên ông H muốn chứng thực di chúc liên quan đến nhà cho trai Ông H có phải đến trực tiếp UBND xã A để làm thủ tục chứng thực di chúc hay không? 13 Anh K làm hợp đồng mua nhà chị H địa bàn xã B đến UBND xã H yêu cầu chứng thực hợp đồng mua nhà Chị V, công chức tư pháp hộ tịch từ chối chứng thực với lý anh K khơng có đăng ký hộ thường trú xã B Việc từ chối chị V có khơng? 14 Ơng M ông N chứng thực hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất Trong trang cuối hợp đồng ghi rõ hợp đồng lập thành 04 Cơ quan chứng thực tiến hành thu phí chứng thực hợp đồng giao dịch 200.000 (4 x 50.000đ/bản) Việc thu phí hay sai? 15 Bà A bà N ký hợp đồng chuyển quyền sử dụng mảnh đất UBND xã C Mặc dù bà A bị điếc bà đọc được, hiểu nội 192 dung hợp đồng nên công chức tư pháp - hộ tịch tiến hành thủ tục chứng thực hợp đồng bà A bà N mà khơng cần có người làm chứng Trường hợp hay sai? B BIỂU MẪU THAM KHẢO - Mẫu sổ chứng thực từ +Bìa sổ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH ……………………………………(A) Quyển số (B): …………….-SCT/BS Mở ngày … tháng … năm … (C) Khóa ngày … tháng … năm … (D) Chú thích: - (A) Nếu quan thực chứng thực ghi đầy đủ tên quan, kèm theo địa giới hành (Ví dụ: UBND xã A, huyện B, tỉnh C; Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C), tổ chức hành nghề công chứng ghi tên Phịng Cơng chứng, Văn phịng cơng chứng (Ví dụ: Phịng Cơng chứng số thành phố H) - (B) Ghi số quyển, năm thực chứng thực (ví dụ: 01/2015 Nếu 01 (một) năm dùng nhiều sổ ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: 02/2015); trường hợp 01 (một) sổ sử dụng cho nhiều năm ghi số thứ tự theo năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016) - (C) Ghi ngày, tháng năm mở sổ - (D) Ghi ngày, tháng, năm khóa sổ + Nội dung sổ Số thứ tự/ số Ngày, tháng, năm Họ tên người Tên Họ tên, chức danh 193 Số Phí chứng thực Ghi chứng thực (1) chứng thực (2) yêu cầu chứng thực (3) người ký giấy tờ, chứng văn thực (4) (5) chứng thực (6) (7) (8) Chú thích: (4) Đối với giấy tờ, văn tiếng nước mà người thực chứng thực khơng xác định tên giấy tờ, văn cần ghi theo ngơn ngữ loại giấy tờ, văn (ví dụ: Bản tiếng Anh, tiếng Pháp…) - Mẫu sổ chứng thực + Bìa sổ Sổ chứng thực chữ ký: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ/CHỨNG THỰC ĐIỂM CHỈ ……………………………………(A) Quyển số (B): …………….-SCT/CK,ĐC Mở ngày … tháng … năm … (C) Khóa ngày … tháng … năm … (D) 194 Sổ chứng thực chữ ký người dịch: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ NGƯỜI DỊCH ……………………………………(A) Quyển số (B): …………….-SCT/CKND Mở ngày … tháng … năm … (C) Khóa ngày … tháng … năm … (D) Trong đó: (A) Nếu quan thực chứng thực ghi đầy đủ tên quan, kèm theo địa giới hành (Ví dụ: UBND xã A, huyện B, tỉnh C; Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C), tổ chức hành nghề cơng chứng ghi tên Phịng Cơng chứng, Văn phịng cơng chứng (Ví dụ: Phịng Cơng chứng số thành phố H) (B) Ghi số quyển, năm thực chứng thực (ví dụ: 01/2015 Nếu 01 (một) năm dùng nhiều sổ ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: 02/2015); trường hợp 01 (một) sổ sử dụng cho nhiều năm ghi số thứ tự theo năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016) (C) Ghi ngày, tháng năm mở sổ (D) Ghi ngày, tháng, năm khóa sổ +Nội dung sổ 195 Sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm Tên Họ tên, số Số lượng giấy tờ, Họ tên, Giấy giấy tờ, Số Ngày, văn chức CMND/ văn thứ tháng, danh Phí Hộ chiếu tự/ số năm chứng người chứng người chứng chứng chứng thực ký thực yêu cầu thực chữ thực thực chữ chứng chứng ký/điểm ký/điểm thực thực chỉ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ghi (8) Chú thích: - (4) Đối với giấy tờ, văn tiếng nước ngồi mà người thực chứng thực khơng xác định tên giấy tờ, văn cần ghi theo khai báo người yêu cầu chứng thực - (6) Thống kê theo số giấy tờ, văn mà người thực chứng thực ký chứng thực (Ví dụ: Một loại giấy tờ, văn lập thành 10 bản, người thực chứng thực ký chứng thực 10 giấy tờ, văn số lượng giấy tờ, văn chứng thực chữ ký 10; 05 loại giấy tờ, văn khác nhau, loại lập thành 01 bản, người thực chứng thực ký chứng thực 05 loại giấy tờ, văn số lượng giấy tờ, văn chứng thực chữ ký 05; 10 người ký giấy tờ, văn bản, người thực chứng thực ký chứng thực giấy tờ, văn số lượng giấy tờ, văn chứng thực chữ ký 01 196 Sổ chứng thực chữ ký người dịch Họ tên, số Giấy Ngày, CMND/ Số thứ tháng, Hộ chiếu tự/ số năm chứng chứng người thực thực yêu cầu chứng thực Tên giấy tờ, văn dịch Họ Số tên, lượng Dịch chức từ Phí danh dịch tiếng chứng người sang thực ký chứng tiếng chứng thực thực chữ ký (1) (4) (5) (2) (3) (6) (7) (8) Ghi (9) Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn Mẫu sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch sau: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH - (A) Quyển số (B): -SCT/HĐ.GD Mở sổ ngày tháng năm (C) Khoá sổ ngày tháng năm (D) Chú thích: - (A) Nếu quan thực chứng thực ghi đầy đủ tên quan, kèm theo địa giới hành (Ví dụ: UBND xã A, huyện B, tỉnh C; Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C); Nếu tổ chức hành nghề cơng chứng ghi tên 197 Phịng Cơng chứng, Văn phịng cơng chứng (Ví dụ: Phịng Cơng chứng số 1, thành phố H) - (B) Ghi số quyển, năm thực chứng thực (ví dụ: 01/2015) Nếu 01 năm dùng nhiều sổ ghi số thứ tự liên tiếp (Ví dụ: 02/2015) Trường hợp dùng 01 sổ cho nhiều năm ghi số thứ tự theo năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016) - (C) Ghi ngày, tháng, năm mở sổ - (D) ghi ngày, tháng, năm khóa sổ +Nội dung sổ Sổ Chứng thực hợp đồng, giao dịch Họ tên, số Giấy Số Ngày, CMND/ thứ tháng, Hộ chiếu tự/ số năm người chứng chứng yêu cầu thực thực chứng thực Tên hợp đồng, giao dịch chứng thực Họ tên, chức danh Phí người chứng ký thực chứng thực (1) (4) (5) (2) (3) 198 (6) Ghi (7) ... GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH 90 Ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch cá nhân theo án, định quan nhà nước có thẩm quyền 90 Ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch công dân Việt... sổ hộ tịch nơi ĐKKH, thấy hồ sơ đầy đủ, xác, quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã Trường hợp Chủ tịch UBND cấp xã đồng ý giải cơng chức tư pháp - hộ tịch. .. minh - Tổ chức ĐKKH: Sau Chủ tịch UBND cấp xã ký Giấy chứng nhận kết hôn, công chức tư pháp – hộ tịch báo cho hai bên nam nữ có mặt để làm thủ tục nhận giấy, cơng chức tư pháp - hộ tịch hỏi ý