Luận văn thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho

Thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho Thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho Chương 1: MỞ ĐẦU K hi nghiên cứu xong chương này, biết nội dung giới thiệu đề tài, có tầm quan trọng nào? Bên cạnh giúp người đọc có nhìn khái quát mục tiêu mà người nghiên cứu hướng đến, giới hạn phạm vi phương pháp nghiên cứu thực Đây việc quan trọng mà người đọc cần nắm để làm sở tìm hiểu đề tài 1.1 Lý chọn đề tài Bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, để đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh diễn bình thường liên tục điều địi hỏi lượng hàng tồn kho định Bởi tồn kho xem “miếng đệm an toàn” cung ứng sản xuất Thường giá trị hàng tồn kho chiếm khoảng 40% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp Do nhà quản trị phải kiểm sốt lượng tồn kho thật cẩn thận thông qua việc xem xét lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu, liệu doanh số bán hàng có sụt giảm khơng có đủ lượng tồn kho hợp lý, biện pháp cần thiết để nâng giảm lượng hàng tồn kho Vì tồn kho với số lượng nhỏ hay lớn không đạt hiệu tối ưu Tồn kho cao làm tăng chi phí đầu tư, lại biểu sẵn sàng cho sản xuất đáp ứng nhu cầu khách hàng Tồn kho thấp làm giảm chi phí đầu tư tốn việc đặt hàng, thiết đặt sản xuất, bỏ lỡ hội thu lợi nhuận Vậy tồn kho hợp lý? Đây vấn đề doanh nghiệp Làm để xác định mức tồn kho tối ưu với chi phí tồn kho thấp nhất? Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên tơi chọn đề tài “THIẾT LẬP MƠ HÌNH QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC TRỰC THUỘC CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG (ANGIMEX)” Qua đề tài này, có hội áp dụng lý thuyết học vào điều kiện kinh doanh thực tế, để rút kiến thức cần thiết quản trị tồn kho đem vận dụng vào thực tiễn cách tốt 1.2 Mục tiêu nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài này, tơi muốn tìm hiểu rõ cơng tác quản lý hàng tồn kho Xí nghiệp Vận dụng kiến thức học lý thuyết vào thực tế, để xem lý thuyết thực tiễn có khác Từ tìm mơ hình quản trị hàng tồn kho tối ưu góp phần làm giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu việc quản lý hàng tồn kho 1.3 Phương pháp nghiên cứu 1.3.1 Phương pháp thu thập số liệu - Số liệu sơ cấp: thu thập cách vấn trực tiếp nhân viên Xí nghiệp Trực tiếp đến vài kho Xí nghiệp quan sát, tìm hiểu tình hình thực tế - Số liệu thứ cấp: + Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu Trang Thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho + Thu thập số liệu thực tế tổ kế tốn Xí nghiệp, phịng kế tốn Cơng ty 1.3.2 Phương pháp xử lý số liệu Tổng hợp, so sánh phân tích số liệu thu thập 1.4 Phạm vi nghiên cứu Xí nghiệp chuyên chế biến gạo xuất khẩu, có hai loại tồn kho là: tồn kho gạo hàng hóa (gạo mua vào) gạo thành phẩm Hai loại khơng có khác biệt lớn chất có phần quan trọng Vì để nắm bao qt tình hình tồn kho Xí nghiệp đề tài nghiên cứu quản trị tồn kho cho hai loại 1.5 Nội dung nghiên cứu - Sơ lược kết hoạt động kinh doanh Xí nghiệp qua năm - Phân tích biến động giá mua gạo nguyên liệu qua năm - Phân tích vài tiêu tồn kho có liên quan - Tìm hiểu cơng tác quản lý hàng tồn kho Xí nghiệp - Xây dựng mơ hình quản trị hàng tồn kho Tóm lại: Qua chương người đọc hiểu vấn đề mà tơi nghiên cứu đề tài tìm hiểu quy trình quản lý hàng tồn kho từ thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho Xí nghiệp Có thể nói mục tiêu tơi tiếp cận công tác quản lý thực tế, vận dụng lý thuyết học vào điều kện thực tiễn Điều giúp nâng cao kỹ cần thiết, tiếp cận với phương pháp nghiên cứu khoa học làm tiền đề cho công việc sau Mặc dù phạm vi nghiên cứu gói gọn mặt hàng gạo Xí nghiệp, có nhiều vấn đề mà ta cần có phương pháp để thu thập xử lý số liệu thích hợp  Trang Thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN Đ ể hiểu quản trị hàng tồn kho, khái niệm, luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho Chúng ta cần tìm hiểu sở lý thuyết tồn kho, quản trị tồn kho Để từ có hiểu biết chung bao quát đề cập đến đề tài, làm sở đánh giá thực trạng rút kết luận sau 2.1 Các khái niệm 2.1.1 Hàng tồn kho Hàng tồn kho nguồn vật lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất tiêu thụ sản phẩm tương lai 2.1.2 Tồn kho trung bình Trong trình sử dụng hàng tồn kho, hàng kho có lúc cao, lúc thấp, để đơn giản việc tính chi phí tồn kho, người ta sử dụng tồn kho trung bình (TKTB) TKTB = ( Tồn kho cao + Tồn kho thấp ) 2.1.3 Điểm đặt hàng lại (R) Điểm đặt hàng lại xem mức độ tồn kho mà thực đơn đặt hàng R = d.L d: Nhu cầu sử dụng hàng tồn kho ngày L: Thời gian chuẩn bị giao nhận hàng 2.2 Các loại hàng tồn kho Các doanh nghiệp sản xuất thường có ba loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác trình sản xuất: - Tồn kho nguyên vật liệu - Tồn kho sản phẩm dở dang - Tồn kho thành phẩm 2.2.1 Tồn kho nguyên vật liệu Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm chủng loại hàng mà doanh nghiệp mua để sử dụng q trình sản xuất Nó bao gồm nguyên vật liệu (ví dụ sắt quặng dùng làm nguyên vật liệu thơ để sản xuất thép), bán thành phẩm (ví dụ chíp nhớ dùng để lắp ráp máy vi tính), hai Việc trì lượng hàng tồn kho thích hợp mang lại cho doanh nghiệp thuận lợi hoạt động mua vật tư hoạt động sản xuất Đặc biệt phận cung ứng vật tư có lợi mua số lượng lớn hưởng giá chiết khấu từ Trang Thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho nhà cung cấp Ngoài ra, doanh nghiệp dự đoán tương lai giá nguyên vật liệu tăng hay loại nguyên vật liệu khan hiếm, hai, việc lưu giữ số lượng hàng tồn kho lớn đảm bảo cho doanh nghiệp cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn định Bộ phận sản xuất việc thực kế hoạch sản xuất sử dụng hiệu phương tiện sản xuất nhân lực cần số lượng hàng tồn kho ln có sẵn thích hợp Do hiểu phận sản xuất cung ứng vật tư doanh nghiệp ln muốn trì số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu 2.2.2 Tồn kho sản phẩm dở dang Tồn kho sản phẩm dở dang bao gồm tất mặt hàng mà cịn nằm cơng đoạn (như lắp ráp sơn); sản phẩm dở dang nằm trung chuyển cơng đoạn, cất giữ nơi đó, chờ bước trình sản xuất Tồn trữ sản phẩm dở dang phần tất yếu hệ thống sản xuất cơng nghệ đại Bởi mang lại cho cơng đoạn q trình sản xuất mức độ độc lập Thêm vào sản phẩm dở dang giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu cho công đoạn tối thiểu hóa chi phí phát sinh ngưng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi 2.2.3 Tồn kho thành phẩm Tồn kho thành phẩm bao gồm sản phẩm hoàn thành chu kỳ sản xuất nằm chờ tiêu thụ Ngoại trừ thiết bị có qui mơ lớn, cịn lại sản phẩm tiêu dùng sản phẩm công nghiệp sản xuất hàng loạt tồn trữ kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến tương lai Việc tồn trữ đủ lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho hai phận sản xuất phận marketing doanh nghiệp Dưới góc độ phận marketing, với mức tiêu thụ tương lai dự kiến không chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tiêu thụ tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại doanh số bán khơng có hàng giao hay thiệt hại uy tín chậm trễ giao hàng hàng kho hết Dưới góc độ nhà sản xuất việc trì lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép loại sản phẩm sản xuất với số lượng lớn, điều giúp giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm chi phí cố định phân bổ số lượng lớn đơn vị sản phẩm sản xuất 2.3 Mục tiêu quản trị tồn kho Mục tiêu quản trị tồn kho giữ mức tồn kho đủ đáp ứng yêu cầu khách hàng với chi phí hiệu 2.4 Mục đích quản trị tồn kho Mục đích quản trị tồn kho xác định lượng tồn kho cần lưu giữ, đặt hàng bổ sung 2.5 Chức quản trị tồn kho 2.5.1 Chức liên kết Trang Thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho Chức liên kết chủ yếu quản trị tồn kho liên kết trình sản xuất cung ứng Khi cung cầu loại hàng tồn kho khơng đặn thời kỳ việc trì thường xuyên lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm vấn đề cần thiết Thực tốt chức liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh thiếu hụt gây lãng phí sản xuất 2.5.2 Chức ngăn ngừa tác động lạm phát Một doanh nghiệp biết trước tình hình tăng giá ngun vật liệu hay hàng hóa, họ dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí Như tồn kho hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên thực hoạt động tồn kho phải xem xét đến chi phí rủi ro xảy trình tiến hành tồn kho 2.5.3 Chức khấu trừ theo số lượng Một chức quan trọng quản trị tồn kho khấu trừ theo số lượng Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho đơn hàng có số lượng lớn Việc mua hàng với số lượng lớn đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất, nhiên mua hàng với số lượng lớn chịu chi phí tồn trữ cao quản trị tồn kho người ta cần phải xác định lượng hàng tối ưu để hưởng giá khấu trừ, mà dự bị tồn trữ tăng khơng đáng kể 2.6 Các chi phí liên quan đến tồn kho Bốn loại chi phí liên quan đến tồn kho chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, chi phí thiếu hụt chi phí mua hàng 2.6.1 Chi phí tồn trữ (Ctt) Bao gồm chi phí liên quan đến tồn trữ hàng tồn kho, phụ thuộc vào mức lưu giữ thời gian lưu giữ Chi phí thống kê theo bảng đây: Trang Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho Tỷ lệ với giá trị tồn kho Nhóm chi phí Chi phí nhà cửa kho hàng: Chiếm - 10% - Tiền thuê khấu hao nhà cửa - Chi phí hoạt động vận hàng không - Thuế nhà đất - Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng Chi phí sử dụng, thiết bị, phương tiện: Chiếm từ - 3,5% - Tiền thuê khấu hao thiết bị dụng cụ - Năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý Chiếm từ - 5% Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho : Chiếm từ - 24% - Phí tổn hàng việc vay mượn - Thuế đánh vào hàng tồn kho - Bảo hiểm cho hàng tồn kho Thiệt hại hàng tồn kho mát hư hỏng không sử dụng Chiếm từ - 5% Tỷ lệ loại chi phí tiền có ý nghĩa tương đối, chúng lệ thuộc vào loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi Thông thường tỷ lệ phí tồn trữ hàng năm xắp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho Chi phí tồn trữ biểu diễn chi phí tiền để lưu giữ đơn vị sản phẩm thời kỳ (tháng, năm) tỷ lệ phần trăm so với giá trị tồn kho Ctt = Tồn kho trung bình × Chi phí cho đơn vị hàng tồn kho QTB H=I*P H (P: đơn giá hàng tồn kho) Tỷ lệ chi phí hàng tồn kho năm so với giá trị hàng tồn kho I= Chi phí tồn kho năm Giá trị hàng tồn kho năm 2.6.2 Chi phí đặt hàng (Cđh) Liên quan đến tác vụ bổ sung lượng hàng tồn kho, thường không phụ thuộc cỡ đơn hàng biểu thị số tiền cho đơn hàng Một số thành phần chi phí kể đến sau: - Chi phí cho việc tìm kiếm nguồn hàng (chi phí giao dịch) - Chi phí hoạt động cho trạm thu mua hay văn phòng đại diện Trang Thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho - Chi phí cho người mơi giới - Chi phí cho việc giao tiếp ký kết hợp đồng kinh tế - Chi phí vận chuyển giao nhận - Kiểm tra - Bốc xếp, lưu kho - Kế toán, kiểm toán Chi phí đặt hàng biến đổi theo số lượng đơn hàng, chi phí trái chiều với chi phí tồn trữ: đơn hàng, tức chi phí đặt hàng thấp số lượng hàng cho đơn hàng cao tức chi phí lưu trữ đơn vị thời đoạn cao Cđh = Số lần đặt hàng năm x Chi phí lần đặt hàng 2.6.3 Chi phí thiếu hụt Xuất nhu cầu không đáp ứng khơng đủ tồn kho Ví dụ ngun vật liệu kho hết chi phí thiệt hại kho khơng có ngun vật liệu bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp chi phí ngừng trệ sản xuất Khi hàng tồn kho sản phẩm dở dang hết doanh nghiệp bị thiệt hại kế hoạch sản xuất bị thay đổi nguyên nhân gây thiệt hại sản xuất bị ngừng trệ phát sinh chi phí Cuối hàng tồn kho hết thành phẩm gây nên hậu lợi nhuận bị ngắn hạn khách hàng định mua sản phẩm từ doanh nghiệp đối thủ gây nên mát tiềm dài hạn khách hàng đặt hàng từ doanh nghiệp khác tương lai Như chi phí đặt hàng, chi phí thiếu hụt quan hệ trái chiều với chi phí lưu giữ Tồn kho lớn làm giảm nguy thiếu hụt làm tăng chi phí cho hàng tồn kho 2.6.4 Chi phí mua hàng (Cmh) Là chi phí tính từ khối lượng hàng đơn hàng giá mua đơn vị Thơng thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn đến mơ hình tồn kho, trừ mơ hình khấu trừ theo sản lượng Cmh = Tổng nhu cầu hàng tồn kho năm x đơn giá hàng tồn kho Có hai loại đơn giá: - Đối với hàng tồn kho mua ngoài: Đơn giá giá mua - Đối với hàng tồn kho tự sản xuất : Đơn giá chi phí sản xuất Gọi Chtk - Tổng chi phí hàng tồn kho năm Chtk = Ctt + Cđh + Cmh kho Chúng ta cần phân biệt hai thuật ngữ: chi phí tồn kho chi phí hàng tồn - Tổng chi phí tồn kho bao gồm: chi phí tồn trữ + chi phí đặt hàng + chi phí thiếu hụt - Tổng chi phí hàng tồn kho bao gồm: chi phí tồn trữ + chi phí đặt hàng + chi phí mua hàng 2.7 Các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho Trang 10 Thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho 2.7.1 Hệ thống tồn kho liên tục Trong hệ thống này, mức tồn kho loại hàng theo dõi liên tục Bất kỳ hoạt động xuất nhập ghi chép cập nhật Khi lượng tồn kho giảm xuống đến mức ấn định trước, đơn đặt hàng bổ sung với số lượng định phát hành để bảo đảm chi phí tồn kho thấp Ưu điểm hệ thống nhà quản lý nắm trạng thái tồn kho thời điểm nào, nên áp dụng tốt cho loại hàng quan trọng nguyên liệu thô, chi tiết phụ tùng thay Tuy nhiên cần lưu ý chi phí cho việc giám sát không nhỏ 2.7.2 Hệ thống tồn kho định kỳ Lượng tồn kho có xác định cách kiểm kê thời điểm xác định trước Sau khoảng thời gian định, tuần, tháng quý Kết kiểm kê để đưa đơn nhập hàng cho hoạt động kỳ tới Ưu điểm hệ thống tốn cơng sức cho việc ghi chép, kiểm sốt Nhưng nhược điểm đây: việc khơng kiểm soát liên tục làm cho lượng hàng đặt cho hệ thống thường phải lớn phải chống thiếu hụt xuất nhu cầu bất thường 2.7.3 Hệ thống tồn kho phân loại ABC Hệ thống phân loại hàng tồn kho theo giá trị cơng ty, có đến hàng ngàn vật phẩm có nhu cầu độc lập cần lưu giữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Việc theo dõi tồn kho tất với mức độ quan tâm không hợp lý có loại hàng chiếm tỉ lệ nhỏ số lượng lớn giá trị Phân loại xếp hạng hàng tồn kho theo loại ABC để có mức kiểm sốt tương ứng hợp lý thường tiến hành theo bước sau: - Xác định giá trị nhu cầu hàng năm loại hàng cách nhân lượng nhu cầu với đơn giá Sau xếp thứ tự loại hàng giảm dần theo giá trị này: 10% đầu danh sách loại hàng tồn kho loại A, 30% loại B 60% lại loại C - Bước kế, xác định mức kiểm soát tồn kho cho loại A, B, C Loại A theo dõi đặc biệt chiếm giá trị lớn, lượng tồn kho phải thấp Cần phải tính tốn xác dự báo ghi chép chi tiết trạng thái tồn kho Các sách tồn kho phải xác định tương ứng Các hàng loại B C không thiết phải giám sát chặt chẽ, lượng tồn kho cho phép “rộng rãi” hơn, chí áp dụng giám sát theo chu kỳ, loại C Ví dụ: Bộ phận bảo trì nhà máy chịu trách nhiệm trì lượng phụ tùng thay cho thiết bị Lượng, giá trị chủng loại phụ tùng sử dụng hàng năm bảng Bạn giúp phận phân loại tồn kho theo ABC Phụ tùng Trang 11 Giá Số lượng dùng hàng năm Thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho 60 90 350 40 30 130 80 60 30 100 20 180 10 170 320 50 510 60 10 20 120 Giải: Xác định giá trị loại phụ tùng sử dụng hàng năm tính tỉ lệ, ta có bảng sau: Phụ tùng SL dùng hàng năm Giá Giá trị Tỉ lệ giá trị Tỉ lệ SL Tích lũy SL 510 60 30.600 35,8% 6,0% 6,0% 320 50 16.000 18,7% 5,0% 11,0% 350 40 14.000 16,% 4,0% 15,0% 60 90 5.400 6,3% 9,0% 24,0% 80 60 4.800 5,6% 6,0% 30,0% 30 130 3.900 4,6% 13,0% 43,0% 20 180 3.600 4,2% 18,0% 61,0% 30 100 3.000 3,5% 10,0% 71,0% 10 20 120 2.400 2,8% 12,0% 83,0% 10 170 1.700 2,0% 17,0% 100,0% Như phân nhóm ABC sau: Trang 12 ... mơ hình quản trị hàng tồn kho Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN Đ ể hiểu quản trị hàng tồn kho, khái niệm, luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho Chúng ta cần tìm hiểu sở lý thuyết tồn kho, quản trị tồn. .. tiêu quản trị tồn kho Mục tiêu quản trị tồn kho giữ mức tồn kho đủ đáp ứng yêu cầu khách hàng với chi phí hiệu 2.4 Mục đích quản trị tồn kho Mục đích quản trị tồn kho xác định lượng tồn kho cần... đơn vị hàng tồn kho QTB H=I*P H (P: đơn giá hàng tồn kho) Tỷ lệ chi phí hàng tồn kho năm so với giá trị hàng tồn kho I= Chi phí tồn kho năm Giá trị hàng tồn kho năm 2.6.2 Chi phí đặt hàng (Cđh)