Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền kinh tế hiện nay, doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, đặc biệt ở Việt Nam khi mở cửa kinh tế tạo cơ hội cho sản phẩm tiếp cận thị trường quốc tế và công nghệ tiên tiến Tuy nhiên, doanh nghiệp trong nước đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là sự cạnh tranh từ các tập đoàn nước ngoài Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng bằng sản phẩm chất lượng cao với giá cả hợp lý Việc xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lý và giám sát chặt chẽ các khâu trong sản xuất là cần thiết, từ việc tìm kiếm nhà cung cấp uy tín đến đảm bảo thị trường tiêu thụ ổn định Quản trị hàng tồn kho cũng đóng vai trò quan trọng, giúp duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý, phục vụ sản xuất liên tục và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT chuyên phân phối máy móc thiết bị y tế từ các nhà sản xuất trong và ngoài nước, và việc quản trị hàng tồn kho là một trong những ưu tiên hàng đầu nhằm nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường Hoàn thiện công tác này không chỉ giúp bảo quản hàng hóa mà còn đảm bảo dự trữ hiệu quả các mặt hàng thiết yếu Nhận thức được tầm quan trọng của quản trị hàng tồn kho, tôi đã chọn đề tài “Quản trị hàng tồn kho tại
- Hệ thống hóa, tổng hợp và phân tích cơ sở lý thuyết về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
- Đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016-2018.
- Đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT.
3.Đối tượng nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị hàng tổn kho tại công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT.
- Phạm vi nghiên cứu: tình hình thực tế tại công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016-2018.
Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ việc sưu tầm số liệu và tài liệu lưu trữ tại các phòng ban của công ty Bên cạnh đó, chúng tôi cũng nghiên cứu các báo cáo tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm 2016, 2017 và 2018 của công ty.
Phương pháp so sánh đối chiếu số liệu:
Thứ nhất so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giữa các năm với nhau.
Vào thứ hai, chúng tôi sẽ tiến hành so sánh và đối chiếu các chỉ tiêu để đánh giá những điểm mạnh và yếu, cũng như kết quả của hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT.
Phương pháp phân tích tổng hợp được áp dụng để tổng hợp thông tin và kết quả đã xử lý, nhằm đưa ra cái nhìn tổng quát nhất về vấn đề nghiên cứu Bài viết này sẽ khái quát hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT.
Xử lý: Số liệu được tổng hợp, tiến hành phân tích thông qua phần mềm
Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word để đánh giá so sánh.
Ngoài lời nói đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của khóa luận gồm ba phần:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
- Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
- Chương 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
Khái quát chung về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho
Định nghĩa hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02:
Hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
-Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ;
Thành phần của hàng tồn kho bao gồm:
-Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
-Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
-Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
-Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
-Chi phí dịch vụ dở dang.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong tỷ lệ tài sản của doanh nghiệp, vì doanh thu từ hàng tồn kho là nguồn thu chính và tạo ra thu nhập bổ sung sau này Đây là những tài sản sẵn sàng để bán hoặc sẽ được đưa ra thị trường trong tương lai.
Hàng tồn kho nếu để quá lâu sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh, dẫn đến chi phí dự trữ, thanh lý hàng lỗi thời và hàng hư hỏng Ngược lại, việc không dự trữ đủ hàng tồn kho có thể khiến doanh nghiệp mất đi doanh thu tiềm năng và thị phần, đặc biệt khi giá cả tăng cao mà không còn hàng để bán.
1.1.2 Khái niệm quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho là quá trình quản lý hiệu quả các hoạt động như lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư Mục tiêu của quản trị hàng tồn kho là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực để phục vụ khách hàng và đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho là quá trình kiểm soát và quản lý sự luân chuyển của hàng hóa trong chuỗi giá trị, bắt đầu từ giai đoạn sản xuất cho đến phân phối.
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp đa dạng về loại hình và chức năng, đóng vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất kinh doanh Để quản lý hiệu quả hàng tồn kho, cần phân loại chúng thành các nhóm dựa trên tiêu chí cụ thể.
Tiêu thức thông dụng là phân theo công dụng của hàng tồn kho.
Theo kế toán Pháp, hàng tồn kho được phân loại dựa trên công dụng, bao gồm các loại như nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm và tồn kho hàng hóa.
- Theo kế toán Mỹ: hàng tồn kho được chia ra 3 nhóm chính bao gồm:
Hàng tồn kho thương mại bao gồm những sản phẩm được mua vào với mục đích bán ra, trong khi hàng tồn kho sản xuất bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm và các vật dụng khác.
Hàng tồn kho không trọng yếu thường được ghi nhận trực tiếp vào chi phí khi mua về và sử dụng.
Hàn tồn kho theo kế toán Việt Nam được phân chia theo công dụng thành các loại chính, bao gồm nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm và tồn kho hàng hóa.
-Phân loại theo giá trị của sản phẩm hàng hóa hay theo phương pháp ABC
Phương pháp này chia toàn bộ lượng sản phẩm hàng hóa tồn kho dự trữ thành 3 loại:
+Loại A: hàng có giá trị cao +Loại B: Hàng có giá trị không cao +Loại C: hàng có giá trị thấp
Hàng tồn kho có thể được phân loại theo các giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm hàng tồn kho ở giai đoạn dự trữ như nguyên vật liệu, hàng đi đường và công cụ dụng cụ; hàng tồn kho trong giai đoạn sản xuất, thể hiện qua giá trị sản phẩm dở dang; và hàng tồn kho ở giai đoạn lưu động, bao gồm thành phẩm, hàng hóa và hàng gửi bán.
1.1.4 Vai trò, ý nghĩa của công tác quản trị hàng tồn kho
Đảm bảo cung ứng và dự trữ hợp lý, cùng với việc sử dụng tiết kiệm các loại vật tư, là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch
Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí
Kiểm tra tình hình thực hiện và cung cấp vật tư, đồng thời đối chiếu với sản xuất, kinh doanh và kho tàng, nhằm kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua để có biện pháp khắc phục hiệu quả.
Đảm bảo có đủ hàng hóa thành phẩm để cung ứng ra thị trường -Ý nghĩa:
Quản trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để duy trì sự liên tục và ổn định trong sản xuất, cần đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư và năng lượng về số lượng, thời gian và chất lượng Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố thiết yếu, nếu thiếu sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình sản xuất sản phẩm.
Doanh nghiệp sản xuất cần đảm bảo nguồn vật tư và năng lượng để duy trì hoạt động Việc cung cấp đầy đủ vật tư và năng lượng là điều kiện thiết yếu cho mọi nền sản xuất trong xã hội.
Doanh nghiệp thương mại cần duy trì nguồn hàng hóa phong phú để tồn tại và phát triển Việc đảm bảo cung ứng đủ hàng hóa cho thị trường và xã hội là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.
Các mô hình quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1 Mô hình tồn kho theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity Model):
- Nhu cầu trong một năm ổn định, có thể dự đoán trước;
-Thời gian chờ hàng không thay đổi, phải được xác định trước;
-Sự thiếu hụt dữ trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện;
-Toàn bộ số hàng đặt mua được doanh nghiệp tiếp nhận cùng một lúc;
-Doanh nghiệp không thực hiện chiết khấu thương mại.
Mô hình EOQ nhằm mục tiêu giảm thiểu chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản, từ đó tối ưu hóa tổng chi phí phải trả Mối quan hệ giữa các yếu tố này được thể hiện rõ qua hình ảnh minh họa.
Chi phí tồn kho tỷ lệ thuận với mức đặt hàng, trong khi chi phí đặt hàng tỷ lệ nghịch với mức đặt hàng Tổng chi phí có thể được tính toán theo công thức cụ thể.
Tổng chi phí (TC) = Chi phí đặt hàng + Chi phí tồn kho
(CP đặt 1 đơn hang (CP tồn kho đơn vị × Mức tồn
TC = + × Số đặt hàng) kho bình quân)
D: nhu cầu về hàng dự trữ trong một giai đoạn nhất định (thường là một năm);
Q: lượng hàng trong một đơn đặt hàng;
P: chi phí đặt một đơn hàng;
H: chi phí lưu kho một đơn vị dự trữ trong giai đoạn tương ứng với giai đoạn xác định D, H được thể hiện bằng công thức: H = C × V, với C là chi phí quản lý 1 đơn vị hàng lưu kho (tỷ trọng so với giá trị hàng dự trữ) và V là giá trị trung bình của 1 đơn vị hàng hóa dự trữ.
Theo công thức trên, tổng chi phí phải trả TC là hàm phụ thuộc vào biến lượng đặt hàng Q Từ đó, suy ra:
Ta có lượng đặt hàng tối ưu (Q*) khi tổng chi phí nhỏ nhất Điều này xảy ra khi và chỉ khi d(TC)/d(Q)=0, tương đương với :
Theo giả định của mô hình EOQ, khi số lượng hàng trong kho giảm xuống
0 thì doanh nghiệp mới tiến hành đặt hàng và nhận được hàng ngay lập tức.
Tuy nhiên, trong thực tế, nhà quản trị cần xác định một thời điểm đặt hàng phù hợp sao hàng mới mua về thì hàng tồn kho vừa hết.
ROP = d × L = (D / Số ngày sản xuất trong năm) × L Trong đó:
ROP: điểm đặt hàng được xác định lại; tROP: thời điểm đặt hàng; d: nhu cầu tiêu dùng hàng ngày về hàng dự trữ;
D: nhu cầu tiêu dùng trong năm về hàng dự trữ;
L: thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng.
1.2.2 Mô hình dự trữ thiếu (BOQ – Back Order Quantity Model)
Trong mô hình EOQ, giả định không có tình trạng thiếu hụt trong quá trình dự trữ Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp phải tính đến khả năng thiếu hụt, vì việc duy trì thêm một đơn vị hàng hóa có thể dẫn đến chi phí thiệt hại lớn hơn giá trị thu được Do đó, từ góc độ hiệu quả, doanh nghiệp nên cân nhắc không tăng cường dự trữ hàng hóa.
Mô hình này được phát triển dựa trên giả định rằng tình trạng thiếu hụt dự trữ là có chủ đích Do đó, chúng ta có thể xác định chi phí phát sinh từ việc giữ lại một đơn vị dự trữ tại nơi cung ứng hàng năm.
B: chi phí cho một đơn vị hàng để lại nơi cung ứng hàng năm; b: lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng hàng thiếu hụt có chủ định;
Q*: lượng đặt hàng tối ưu; b*: lượng hàng còn lại tối ưu sau khi đã trừ đi lượng hàng thiếu hụt có chủ định;
Ta có mô hình dự trữ thiếu sau:
Tổng chi phí tồn kho được xác định theo công thức:
TC = CP đặt hàng + CP tồn kho công ty + CP để hàng lại kho nơi cung ứng
1.2.3 Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model) Để tăng doanh số bán hàng, nhiều công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi số lượng mua tăng lên cao Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua.
Khách hàng mua số lượng lớn sẽ nhận được giá ưu đãi, dẫn đến tăng lượng dự trữ và chi phí lưu kho Tuy nhiên, việc tăng đơn hàng cũng giúp giảm chi phí đặt hàng Mục tiêu là xác định mức đặt hàng tối ưu để giảm thiểu tổng chi phí quản lý hàng tồn kho hàng năm.
Trường hợp này ta áp dụng mô hình khấu trừ theo số lượng QDM.
Tổng chi phí cho hàng tồn kho được tính như sau:
- Vr×D là chi phí mua hàng Để xác định lượng hàng tối ưu trong một đơn hàng, ta tiến hành bốn bước:
Bước 1: Xác định lượng đặt hàng tối ưu Q* ở từng mức giá i theo công thức:
- C: tỉ trọng chi phí lưu kho tính theo giá mua;
- Vri: giá mua một đơn vị hàng mức I; - i: các mức giá
Bước 2: Xác định lượng đặt hàng điều chỉnh Q* theo từng mức khấu trừ Nếu lượng đặt hàng ở bước 1 không đủ để nhận mức giá khấu trừ, cần điều chỉnh lên mức tối thiểu; nếu lượng đặt hàng vượt mức này, điều chỉnh xuống mức tối đa.
Bước 3: Sử dụng công thức tính tổng chi phí về hàng dữ trữ nêu trên để tính tổng chi phí cho các lượng đặt hàng đã xác định ở bước 2
Bước 4: Chọn Q** có tổng chi phí về hàng dự trữ thấp nhất đã xác định ở bước 3 Đó chính là lượng đặt hàng tối ưu của đơn hàng.
Các chỉ tiêu đánh giá quản trị hàng tồn kho
1.3.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng
Tỷ lệ đơn hàng khả thi cao cho thấy doanh nghiệp có khả năng đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, đảm bảo lượng hàng tồn kho đủ để cung cấp kịp thời, tránh tình trạng thiếu hàng gây cản trở hoạt động cung ứng Điều này giúp doanh nghiệp duy trì khả năng kinh doanh, tận dụng cơ hội và nâng cao uy tín cũng như sức cạnh tranh trên thị trường.
1.3.2 Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho
Chỉ tiêu này giúp nhà quản trị xác định tỉ trọng giá trị hàng tồn kho trong tổng tài sản doanh nghiệp, từ đó đánh giá mức độ đầu tư vào hàng tồn kho Việc so sánh chỉ tiêu này giữa các kỳ kinh doanh cho phép doanh nghiệp theo dõi và đánh giá sự biến động trong đầu tư hàng tồn kho Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lập và so sánh tỷ trọng từng khoản mục hàng tồn kho như hàng lưu kho, hàng gửi đi bán và hàng hóa đã mua nhưng chưa nhập kho, nhằm phân tích sự biến động của từng khoản mục sau khi đã loại trừ ảnh hưởng từ giá cả.
Hàng tồn kho là chỉ tiêu TSLĐ có khả năng thanh khoản thấp nhất, ảnh hưởng đến khả năng thu hồi vốn của doanh nghiệp Nếu hàng tồn kho quá lớn, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thu hồi vốn nhanh chóng Ngược lại, nếu hàng tồn kho quá nhỏ, doanh nghiệp có thể không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng.
1.3.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho
Chỉ tiêu này giúp đánh giá khả năng của người lập báo cáo tồn kho trong doanh nghiệp, đồng thời phản ánh mức độ cung cấp thông tin Nếu thông tin không đầy đủ hoặc chính xác, chất lượng báo cáo sẽ giảm sút, dẫn đến khó khăn cho nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định phù hợp cho hoạt động doanh nghiệp.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Môi trường kinh tế đóng vai trò quan trọng trong quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp, với các yếu tố như tốc độ tăng trưởng kinh tế, chính sách của Chính phủ, tỷ lệ lạm phát, và lãi suất ảnh hưởng trực tiếp đến cung cầu Khi nền kinh tế phát triển, nhu cầu tiêu dùng tăng cao dẫn đến tỷ lệ hàng tồn kho thường thấp, trong khi suy thoái kinh tế khiến lượng hàng tồn kho gia tăng do chi tiêu giảm Tuy nhiên, tác động này còn phụ thuộc vào loại hàng tồn kho và lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp.
Môi trường cạnh tranh trong kinh doanh là một cuộc chiến khốc liệt giữa các doanh nghiệp, trong đó đối thủ cạnh tranh bao gồm những công ty hoạt động trong cùng ngành và những doanh nghiệp cung cấp sản phẩm thay thế Sự cạnh tranh này ảnh hưởng mạnh mẽ đến tốc độ tiêu thụ sản phẩm, từ đó tác động đến công tác quản trị hàng tồn kho của công ty Các yếu tố như quy mô thị trường, số lượng doanh nghiệp trong ngành và mức tăng trưởng của ngành đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức độ cạnh tranh Tốc độ tiêu thụ hàng hóa cũng chịu ảnh hưởng bởi quy mô và số lượng đối thủ cạnh tranh.
Khách hàng là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp, vì họ tạo nên thị trường và quy mô của thị trường phụ thuộc vào số lượng khách hàng Sự biến động trong tâm lý khách hàng, như thay đổi sở thích và thói quen tiêu dùng, ảnh hưởng trực tiếp đến lượng sản phẩm tiêu thụ Mức thu nhập của khách hàng cũng đóng vai trò quan trọng, khi thu nhập tăng, nhu cầu tăng và ngược lại Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách giá và sản phẩm hợp lý để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra các quyết định quản trị hàng tồn kho hiệu quả.
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong quản trị hàng tồn kho, với sự đa dạng về số lượng và thành phần kinh tế Sự phát triển của thị trường các yếu tố đầu vào không chỉ chứng tỏ sự năng động của nền kinh tế mà còn tạo ra nhiều lựa chọn hơn cho hàng hóa và nguyên vật liệu.
Sức ép từ nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho, tạo ra cả thuận lợi lẫn khó khăn Tình trạng này thường gia tăng khi có sự độc quyền trong cung cấp từ một số công ty.
Trong bối cảnh hiện tại, việc không có sản phẩm thay thế đã khiến nguồn cung ứng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết Các nhà cung cấp đang nỗ lực đảm bảo nguồn hàng hóa và nguyên vật liệu quan trọng nhất cho doanh nghiệp, nhằm duy trì hoạt động sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Trong cơ chế thị trường, giá cả hàng hóa thường xuyên biến động, khiến cho việc cập nhật thông tin trở nên khó khăn và ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp Sự thay đổi giá cả liên tục là một thách thức lớn mà các doanh nghiệp phải đối mặt.
+Tỷ giá hối đoái thay đổi làm cho các nguyên vật liệu nhập khẩu với giá cũng khác nhau
+Do các chính sách của chính phủ+Do độc quyền cung cấp của một số hàng mạnh.
Bộ máy quản trị doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường Nó thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, và chất lượng của bộ máy này ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Ngoài ra, bộ máy quản trị cũng có tác động đến việc quản trị hàng tồn kho của công ty.
Tình hình tài chính của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và ổn định Doanh nghiệp có khả năng tài chính mạnh không chỉ giúp dự trữ hàng hóa và nguyên vật liệu đầu vào, mà còn giảm chi phí, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm Ngược lại, doanh nghiệp có khả năng tài chính yếu kém sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động sản xuất và không thể dự trữ hàng hóa, nguyên vật liệu Khả năng tài chính cũng ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, khả năng chủ động trong sản xuất, tốc độ tiêu thụ và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Do đó, tình hình tài chính có tác động mạnh mẽ đến các chính sách quản trị hàng tồn kho.
Công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì nó là khâu cuối cùng quyết định sự thành công của toàn bộ quá trình Việc sản phẩm có được tiêu thụ hay không là yếu tố then chốt, ảnh hưởng đến tốc độ sản xuất và nhịp độ cung ứng nguyên vật liệu Do đó, tốc độ tiêu thụ sản phẩm là cơ sở để nhà quản trị đưa ra các quyết định hợp lý về quản lý hàng tồn kho.
-Các chi phí liên quan đến hàng tồn kho Chi phí tồn kho bao gồm: chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho và chi phí khác.
Chi phí tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán, vì vậy, việc đưa ra quyết định hợp lý về khối lượng hàng hóa mua vào và quản lý hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và gia tăng thu nhập.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN
Giới thiệu về Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triền của công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
Tên công ty: CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ Y TẾ MPT Tên giao dịch quốc tế: MPT MEDICAL AND SCIENTIFIC EQUIPMENT CO., LTD.
Tên viết tắt : MPT SE CO., LTD Ngày thành lập: ngày 19 tháng 10 năm 2007 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102032514 – cấp ngày 24 tháng
10 năm 2007 Đơn vị cấp: Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội
Số điện thoại: 02422188222 Fax: 02435563520 Trụ sở: Số nhà 39, đường Giáp Nhất, tổ 5, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
Loại hình đơn vị: Công ty TNHH Hai Thành Viên trở lên Người đại diện: Mai Phương.
Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MTP, được thành lập vào ngày 19/10/2007, đã trải qua 11 năm phát triển mạnh mẽ với ba văn phòng tại Hà Nội, Đà Nẵng và Tp Hồ Chí Minh MPTSECO, Ltd hiện là nhà nhập khẩu và phân phối độc quyền thiết bị y tế của các thương hiệu lớn trên toàn lãnh thổ Việt Nam, cung cấp dịch vụ bán hàng và hỗ trợ sau bán hàng hiệu quả Công ty đã khẳng định được uy tín của mình trong việc cung cấp thiết bị y tế cho các nhà thầu chính trong nhiều dự án y tế lớn trên cả nước.
*Chức năng – nhiệm vụ của công ty:
Là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực thiết bị khoa học và y tế, chúng tôi chuyên cung cấp các thiết bị phòng thí nghiệm hiện đại, đặc biệt chú trọng vào thiết bị siêu âm y tế.
Y tế ) uy tín tại Việt Nam.
- Cung cấp dòng sản phẩm thương hiệu, chất lượng, uy tín trên thế giới và dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo.
Xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp nhằm cung cấp thiết bị y tế với giá cả hợp lý nhất, chất lượng tốt nhất và dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo.
- Giữ vững và ngày một tăng tốc độ phát triển trên mọi chỉ tiêu, thị phần, nhân lực và cả về thương hiệu, uy tín của công ty.
- Không ngừng nâng cao tay nghề đội ngũ kỹ sư thông qua các khóa đào tạo của các nhà sản xuất.
Nâng cao và phát huy thế mạnh của công ty trong quản lý, nhân lực và chuyên môn, nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó mang lại giá trị lớn cho sức khỏe cộng đồng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy cuả công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT Đội ngũ cán bộ Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT đều là các bác sĩ, kỹ sư thiết bị y tế có chuyên môn, kinh nghiệm và nhiệt tình, được đào tạo đúng chuyên ngành thiết bị y tế ở trong và ngoài nước đáp ứng mọi nhu cầu của đơn vị dự án y tế.
Sơ đồ 2.1 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) 2.1.3 Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban
Hội đồng thành viên là cơ quan có quyền quyết định cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.
Giám đốc là người đứng đầu công ty, đại diện cho tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả hoạt động của doanh nghiệp Họ quản lý công ty và có quyền đưa ra các quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển, cũng như kế hoạch kinh doanh và đầu tư của công ty.
PGĐ kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho giám đốc về việc xây dựng và triển khai các kế hoạch phát triển của đơn vị Họ cũng chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mạng lưới kinh doanh sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả cho tổ chức.
GĐ KINH DOANH GĐ ĐIỀU HÀNH
Phòng Tài chính- kế toán
Phòng chăm sóc khách hàng
PGĐ điều hành đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định, kiểm tra và giám sát các hoạt động xuất nhập khẩu cũng như các hoạt động hàng ngày của công ty Họ hỗ trợ giám đốc trong công tác tham mưu, quản lý và điều hành toàn bộ hệ thống công ty.
Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, tiếp nhận và xử lý hóa đơn chứng từ Phòng này chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nguồn vốn của công ty, đồng thời tham mưu cho giám đốc Họ cần thông báo kịp thời về tình hình luân chuyển và sử dụng vốn, tăng cường quản lý để đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn cao Ngoài ra, phòng cũng báo cáo tình hình tài chính với các cơ quan chức năng và xây dựng kế hoạch tài chính cho công ty.
Phòng chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ, tham mưu, đề xuất các kế hoạch chăm sóc khách hàng nhằm làm hài lòng khách hàng.
Phòng nhân sự có nhiệm vụ lập báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự, theo dõi và quản lý nguồn nhân lực Ngoài ra, phòng còn tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động nhằm đảm bảo đủ nhân lực cho sản xuất, thực hiện sa thải nhân viên khi cần thiết và đào tạo nhân viên mới.
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh cho công ty qua từng giai đoạn Họ thực hiện nghiên cứu thị trường, phát triển các chiến lược PR hiệu quả và theo dõi, hỗ trợ, tổng hợp báo cáo về tình hình hoạt động toàn công ty.
Bộ phận kho có vai trò quan trọng trong việc tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa, vật tư, nhằm đảm bảo quá trình cung cấp và phân phối diễn ra liên tục và kịp thời Điều này không chỉ giúp giảm chi phí lưu thông mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất của kho.
Bộ phận kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm Họ cũng thực hiện giám sát kỹ thuật các sản phẩm, tạo cơ sở cho việc hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế.
Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Ytế MPT giai đoạn 2016-2018
2.2.1 Khái quát về ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT là:
Kinh doanh và phân phối thuốc, thực phẩm chức năng.
Nhà phân phối độc quyền các sản phẩm thiết bị xét nhiệm của hãng Awareness - Mỹ, xuất xứ: Mỹ tại Việt Nam.
Nhà phân phối máy xét nhiệm hãng Convergent - Đức Hospitex - Ý, thiết bị y sản-khoa hãng Kernel, thiết bị nội soi tai mũi họng hãng Chammed - Hàn Quốc.
Nhà phân phối độc quyền máy siêu âm Siui trên toàn lãnh thỗ Việt Nam;
Nhà nhập khẩu trực tiếp và phân phối các thiết bị y tế tại Việt Nam Công ty được cấp phép hoạt động trong một số lĩnh vực:
Mua bán, bảo trì, bảo hành thiết bị y tế, thiết bị khoa học kĩ thuật.
Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.
Kinh doanh thương mại điện tử.
Quảng cáo và các dịch vụ liên quan đến quảng cáo.
Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực khoa học kĩ thuật.
Kinh doanh các thiết bị điện, điện lạnh, điện dân dụng và công nghiệp, tin học.
Sản xuất, mua bán hóa chất ( Trừ các loại hóa chất nhà nước cấm).
2.2.2 Tình hình tài sản-nguồn vốn của công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016-1018 Bảng 2.1 Cơ cấu tài sản của Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016 – 2018 Đơn vị tính: triệu đồng
Tiền % Tiền % Tiền % Tiền % Tiền %
1 Tiền và các khoản tương đương tiền
II Tài sản dài hạn 5.601 25,74 6.268 27,47 6.791 27,63 667 10,64 523 8,34
3 Đầu tư tài chính dài hạn
4 Tài sản dài hạn khác
(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán)
Tổng tài sản của công ty TNHH Thiết bị Khoa học vàY tế MPT tăng đều trong giai đoạn 2016-2018
Tổng tài sản của công ty đã có sự tăng trưởng ổn định trong những năm qua, cụ thể năm 2016 đạt 21.763 triệu đồng, năm 2017 tăng lên 22.817 triệu đồng (tăng 4,61% so với năm 2016) và đến năm 2018 đạt 24.582 triệu đồng (tăng 7,74% so với 2017) Sự gia tăng này phản ánh hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua Các khoản mục ảnh hưởng đến tổng tài sản cũng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển này.
Tài sản ngắn hạn (TSNH) tăng mạnh từ 16.162 triệu đồng năm 2016,
16.549 triệu đồng năm 2017 (tăng 2,34% so với 2016), 17.791 triệu đồng năm
Các khoản phải thu ngắn hạn và tiền cùng các khoản tương đương tiền đã có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tài sản ngắn hạn, với giá trị khoản phải thu ngắn hạn tăng từ 7.311 triệu đồng năm 2016 lên 9.075 triệu đồng năm 2018 Đồng thời, tiền và các khoản tương đương tiền cũng tăng từ 154 triệu đồng năm 2016 lên 525 triệu đồng năm 2018, cho thấy sự gia tăng cả về giá trị lẫn tỷ trọng trong tổng tài sản.
Tổng tài sản tăng lên chủ yếu do sự gia tăng mạnh mẽ của tài sản ngắn hạn, đặc biệt là các khoản phải thu ngắn hạn, với mức tăng vượt quá 2.000 triệu đồng.
Tài sản dài hạn (TSDH) đã có sự tăng trưởng ổn định qua các năm, với giá trị năm 2016 đạt 5.610 triệu, năm 2017 tăng lên 6.268 triệu, tương ứng với mức tăng 667 triệu, đạt 10,64% so với năm 2016 Đến năm 2018, TSDH tiếp tục tăng lên 6.791 triệu, với mức tăng 523 triệu, tương đương 8,34% so với năm 2017.
Trong đó chủ yếu là tăng ở các khoản phải thu dài hạn Cụ thể là khoản phải thu dài hạn năm 2017 tăng 430 triệu (56,14%) so với 2016, năm 2018 tăng
Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn vốn của Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế
MPT giai đoạn 2016 – 2018 Đơn vị tính: triệu đồng
Số tiền % Số tiền % Số tiền % Số tiền % Số tiền % Nguồn vốn
- Vay và nợ ngắn hạn 8.124 37,33 9.165 40,17 10.458 42,54 1.041 12,81 1.293 14,11
- Vay và nợ dài hạn 2.134 9,81 2011 8,81 2.544 10,35 (123) (5,76) 533 26,50
II Vốn chủ sở hữu 10.734 49,32 10.877 47,67 10.810 43,98 143 1,33 (67) (0,62)
1 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 10.000 45,95 10.000 43,83 10.000 40,68 0 0,00 0 0,00
(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán ) Nhận xét:
Tỷ trọng của nợ phải trả và vốn chủ sở hữu trong tổng nguồn vốn khá đồng đều trong các năm qua.
Trong tổng nguồn vốn, vốn đầu tư của chủ sở hữu chiếm tỷ trọng lớn nhất, dao động từ 40-45% Tiếp theo là vay và nợ ngắn hạn, chiếm khoảng 37-42% Do đó, sự biến động của vay và nợ ngắn hạn sẽ có ảnh hưởng đáng kể đến sự thay đổi của tổng nguồn vốn.
Trong giai đoạn 2016 - 2018, công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT đã chứng kiến sự gia tăng đáng kể và liên tục về tổng nguồn vốn, điều này phản ánh sự ổn định và phát triển bền vững trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Vốn chủ sở hữu của công ty thay đổi rất ít trong giai đoạn 2016-2018 thì gần như không gây ảnh hưởng tới sự thay đổi của tổng nguồn vốn.
Nợ phải trả là nguyên nhân chính gây ra sự thay đổi đáng kể trong tổng nguồn vốn trong giai đoạn này, với sự biến động mạnh mẽ của các khoản nợ phải trả.
Từ năm 2016 đến 2017, tổng nợ phải trả đã tăng từ 11.029 triệu đồng lên 11.940 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 8,26% Tiếp theo, từ năm 2017 đến 2018, tổng nợ phải trả tiếp tục tăng mạnh lên 13.772 triệu đồng, với tỷ lệ tăng 15,34% Sự biến động này đã ảnh hưởng đáng kể đến tổng nguồn vốn trong giai đoạn 2016-2018.
Trong nợ ngắn hạn, các khoản vay và nợ ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 37%-40% trong tổng nguồn vốn Sự thay đổi mạnh mẽ qua các năm đã làm tăng đáng kể các khoản nợ phải trả của công ty Cụ thể, vay và nợ ngắn hạn năm 2017 đạt 9.165, tăng 12,81% so với năm 2016, trong khi năm 2018 là 10.458, tăng 11% so với năm 2017.
2.2.3 Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016-2018
Bảng 2.3: Báo cáo kết quả kinh doanh Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016 – 2018 Đơn vị: Triệu đồng
So sánh 2018 với 2017 Số tiền % Số tiền %
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Giá vốn hàng bán 67.752 71.254 73.255 3.502 5,17 2.001 2,81 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu hoạt động tài chính 1.306 1.483 1.815 177 13,55 332 22,39
Chi phí quản lý doanh nghiệp 829 732 815 (97) (11,70) 83 11,34
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 2.507 2.780 4.180 273 10,89 1.400 50,36
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 2.818 3.135 4.434 317 11,25 1.299 41,44 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) Nhận xét:
Trong giai đoạn 2016 – 2018, Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng hàng năm Và tăng mạnh trong năm 2018.
Lợi nhuận sau thuế của công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng trong các năm gần đây, cụ thể năm 2016 đạt 2.254,4 triệu đồng, năm 2017 tăng lên 2.508 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 11,25% so với năm trước Đến năm 2018, lợi nhuận tiếp tục tăng mạnh lên 3.547,2 triệu đồng, tương đương với mức tăng 41,44% so với năm 2017 Sự phát triển này chủ yếu nhờ vào việc công ty gia tăng doanh thu và tối ưu hóa chi phí.
Trong giai đoạn 2016 – 2018, doanh thu của công ty đã tăng trưởng mạnh mẽ, chủ yếu nhờ vào sự gia tăng doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ Cụ thể, doanh thu đã tăng từ 71.226 triệu đồng năm 2016 lên 74.768 triệu đồng năm 2017 và đạt 77.742 triệu đồng vào năm 2018 Để đạt được mức tăng trưởng ấn tượng này, công ty đã mở rộng sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường và đẩy mạnh hoạt động bán hàng Kết quả là doanh thu đã tăng lên đáng kể.
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng được tối thiểu hóa Tuy nhiên, chi phí này chỉ chiếm tỷ trọng khá nhỏ so với doanh thu
Năm 2018, doanh nghiệp ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ trong khoản Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, đạt 6.587 triệu đồng, tăng từ 4.145 triệu đồng Sự gia tăng này đã dẫn đến tổng lợi nhuận trước thuế tăng 41,44% so với năm 2017, từ 3.135 triệu đồng lên 4.434 triệu đồng.
Công ty đã ghi nhận mức tăng trưởng cao và ổn định trong thời gian qua, điều này phản ánh nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên cũng như chiến lược phát triển đúng đắn từ ban lãnh đạo.
2.2.4 Phân tích một số chỉ tiêu tài chính căn bản của công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
Bảng 2.4: Chỉ tiêu đánh giá tình hình tài chính Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016-2018 Đơn vị: Triệu đồng
Các chỉ tiêu Công thức tính
2018- 2017 1.Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn (lần)
2.Hệ số khả năng thanh toán nhanh (lần)
(TSNH-HTK)/Nợ ngắn hạn 0.9 0.88 0.93 (0.02) 0.05
3.Hệ số khả năng thanh toán chung (lần)
4.Vòng quay tổng vốn DTT/VLĐBQ 3.35 3.37 3.24 0.02 (0.13)
5.Vòng quay TSNH Tổng DTT/ TSNH
6 Vòng quay HTK Gía vốn hàng bán/HTKBQ 7.89 8.74 9.47 0.85 0.73
7.Tỷ suất doanh lợi doanh thu (ROS) LNST*100%/DTT 3.53 3.92 4.55 0.39 0.63 8.Tỷ suất doanh lợi vốn kinh doanh (ROA)
9.Tỷ suất doanh lợi VCSH (ROE) LNST*100%/VCSH 21.0
(Nguồn số liệu: Tự Tổng Hợp)
Trong giai đoạn 2016-2018 các hệ số tài chính cơ bản của công ty có thay đổi khá nhiều.
Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn và hệ số khả năng thanh toán chung của công ty trong giai đoạn 2016-2018 đã giảm dần do việc tăng vay nợ ngắn hạn để mở rộng sản xuất kinh doanh Mặc dù các chỉ số này có xu hướng giảm, nhưng vẫn duy trì ở mức trên 1, cho thấy công ty vẫn đảm bảo khả năng thanh toán hiện tại.
- Về hệ số khả năng thanh toán nhanh thì có giảm nhẹ ở năm 2017 và tăng nhẹ vào 2018
- Vòng quay tổng vốn cho thấy mỗi đồng đầu tư vào tài sản ngắn hạn đã tạo ra 3.35 đồng doanh thu thuần năm 2016 và 3.37 đồng doanh thu thuần năm
2017, giảm xuống còn 3.24 đồng doanh thu thuần năm 2018.
Thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
2.3.1 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần lựa chọn giữa hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phải dựa trên đặc thù hoạt động của doanh nghiệp và cần được thực hiện một cách nhất quán trong suốt năm tài chính.
Hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp:
Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là một phương pháp hạch toán hàng tồn kho, trong đó sử dụng các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa để ghi nhận sự biến động của hàng tồn kho một cách liên tục.
+ Theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống;
+ Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn đầu kỳ và cuối kỳ của hàng hóa;
+ Công thức tính tổng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Tổng trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng xuất kho trong kỳ.
Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) là quy trình kế toán sử dụng các chứng từ tương tự như trong phương pháp kiểm kê thường xuyên (KKTX) Vào cuối kỳ, kế toán tiếp nhận chứng từ nhập xuất hàng hóa từ thủ kho, sau đó tiến hành kiểm tra và phân loại các chứng từ này theo từng chủng loại và nhóm hàng hóa Cuối cùng, kế toán ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ một cách chính xác.
Nội dung của phương pháp như sau:
+ Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;
+ Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập - xuất trong kỳ;
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Cuối kỳ kiểm kê, doanh nghiệp xác định lượng hàng tồn kho, từ đó xác định giá trị hàng xuất trong kỳ.
Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
2.3.2 Phân loại hàng tồn kho của công ty
Hàng tồn kho của Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT được phân loại dựa trên mục đích sử dụng và công dụng của sản phẩm Công ty chia hàng tồn kho thành ba nhóm chính, như thể hiện trong hình dưới đây.
Sơ đồ 2.2 Phân loại hàng tồn kho
2.3.3 Đặc điểm hàng tồn kho của Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
Hàng tồn kho của Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT là thuốc và thực phẩm chức năng Đặc điểm chung của loại hàng này là:
+Bảo quản trong môi trường thoáng mát, khô ráo, tránh ánh sáng trực tiếp;
+Thời gian sử dụng từ 6 tháng đến 2 năm tùy loại sản phẩm;
+Sản phẩm có thể giảm chất lượng, bị biến đối tính chất nếu bao bì bị rách, hở trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ,…
Công ty có thể phải đối mặt với trách nhiệm pháp lý nếu người tiêu dùng gặp phải vấn đề sức khỏe liên quan đến tác dụng phụ của sản phẩm thuốc mà công ty cung cấp.
+Nếu sản phẩm bị phát hiện có một bộ phận bị hỏng, giảm chất lượng thì toàn bộ đơn vị sản phẩm đó (hộp, vỉ, ) sẽ bị loại bỏ.
2.3.4 Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT bắt đầu từ khi nhà cung cấp giao hàng đến kho cho đến khi sản phẩm được xuất bán Quy trình này bao gồm ba quy trình phụ chính, đảm bảo việc theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả.
Quy trình nhập kho của công ty khi nhận hàng từ các nhà sản xuất thuốc hợp tác bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo hàng hóa được kiểm tra và lưu trữ đúng cách trước khi đưa ra thị trường.
Sơ đồ 2.3 Quy trình nhập kho
Quy cách, mẫu mã và chất lượng hàng hóa trên chứng từ cần phải khớp với thực tế; nếu có sai lệch, Thủ kho phải lập biên bản ghi nhận và có quyền từ chối nhập hàng nếu sai lệch lớn Quy trình xuất kho diễn ra khi công ty xuất hàng từ kho để bán cho khách hàng.
Sơ đồ 2.4 Quy trình xuất kho
Thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý của chứng từ xuất hàng, đảm bảo có chữ ký của Giám đốc, kế toán và người nhận hàng Việc kiểm tra quy cách, mẫu mã hàng hóa phải khớp với phiếu xuất trước khi ký và xuất hàng Ngoài ra, Thủ kho cũng phải ghi chép ngay vào thẻ kho dựa trên phiếu Nhập-Xuất hàng để theo dõi và báo cáo cho kế toán.
- Quy trình kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho: hàng tháng, công ty tiến hành kiểm kê và điều chỉnh hàng hóa trong kho
Quy trình đó diễn ra như sau:
+ Liệt kê các hàng hóa đang tồn trong kho tại thời điểm kiểm kê;
+ Nhập dữ liệu thực tế sau khi kiểm kê xong;
Lập biên bản và chứng từ điều chỉnh số liệu kế toán để đảm bảo tính chính xác với số liệu thực tế là rất quan trọng Trong trường hợp phát hiện tình trạng thừa hoặc thiếu do lỗi của con người, người kiểm kê cần lập biên bản và xin ý kiến xử lý từ Giám đốc hoặc người quản lý trực tiếp.
2.3.5 Phân tích tình hình luân chuyển hàng hóa của Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
2.3.5.1 Phân tích tình hình hàng tồn kho của công ty.
Bảng 2.5: Tình hình hàng tồn kho của Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016 - 2018 Đơn vị: Triệu VNĐ
Trong giai đoạn 2016 - 2018, Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT đã ghi nhận sự biến động đáng kể trong tình hình hàng tồn kho Biểu đồ 2.1 thể hiện rõ sự thay đổi này, cho thấy những yếu tố ảnh hưởng đến quản lý và tối ưu hóa hàng tồn kho của công ty trong thời gian qua.
Hàng mua đi đường Hàng tồn kho Tổng hàng tồn kho
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016 - 2018)
Dựa vào bảng phân tích và sơ đồ tình hình tổng hàng tồn kho của Công ty
Trong giai đoạn 2016 – 2018, TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT ghi nhận sự giảm sút trong dự trữ hàng hóa, với mức 8582 triệu đồng năm 2016, 8154 triệu đồng năm 2017 (giảm 4,99%) và 7732 triệu đồng năm 2018 (giảm 5,18%) Điều này cho thấy hoạt động của công ty chưa được mở rộng và đã điều chỉnh dự trữ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu thị trường một cách vừa đủ Sự giảm dần này phản ánh kết quả của việc nghiên cứu và dự đoán tình hình thị trường trong bối cảnh có nhiều biến động trong ngành Tuy nhiên, việc xác định mức dự trữ hàng hóa phù hợp là một thách thức lớn, tạo ra nhiều cơ hội mới nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro do khả năng tồn kho quá cao có thể dẫn đến tình trạng ứ đọng.
Hàng mua đi đường có sự biến động qua các năm Năm 2016 là 457 triệu đồng, chỉ chiếm 5,33% so với tổng HTK Năm 2017, con số này giảm xuống là
199 triệu đồng, giảm 258 triệu đồng (giảm 56,46%) so với năm 2016 Sang năm
2018 con số này tăng lên đến 293 triệu đồng, tăng 94 triệu (47,24%) so với năm
Năm 2017, bên cạnh việc hoạt động kinh doanh dần ổn định, công ty còn phải nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài Theo số liệu từ phòng Tài chính – Kế toán, tỷ trọng hàng tồn kho hiện chiếm hơn 40% trong tổng hàng nhập của công ty.
Hàng tồn kho của công ty đã trải qua sự biến động nhẹ trong những năm qua, cụ thể là 7955 triệu đồng vào năm 2017, giảm 170 triệu (2,09%) so với năm trước Năm 2018, hàng tồn kho giảm xuống còn 7439 triệu đồng, tương ứng với mức giảm 516 triệu (6,49%) so với năm 2017 Nguyên nhân chính là sự khởi sắc của nền kinh tế trong nước và đặc thù của ngành công nghệ, nơi mà sự đổi mới liên tục là cần thiết Việc dự trữ hàng hóa quá nhiều có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa lỗi thời và khó tiêu thụ Do đó, việc giảm hàng tồn kho không chỉ đáp ứng nhu cầu thị trường mà còn giúp công ty thuận lợi hơn trong việc nhập khẩu và tiêu thụ sản phẩm mới.
2.3.5.2 Phân tích tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016 - 2018
Bảng 2.6 Phân tích tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của Công ty TNHH
Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016 – 2018 Đơn vị: Triệu VNĐ
1 Giá vốn hàng hóa 20.752 22.254 24.255 1.502 7.24 2.001,00 8,99 2.Tồn kho hàng hóa bình quân 8.296 8.368 7.943 72 0.87 (425,00) (5,08)
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016 - 2018) Biểu đồ 2.2: Hệ số vòng quay HTK giai đoạn 2016 – 2018
Hệ số vòng quay HTK
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT giai đoạn 2016 - 2018)
Vòng quay hàng tồn kho đã có xu hướng tăng dần qua các năm, điều này được thể hiện rõ qua bảng phân tích và sơ đồ Nguyên nhân chính dẫn đến sự gia tăng này là do giá vốn hàng bán đã có sự biến động từ năm 2017.
Đánh giá chung về hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT
2.4.1 Các kết quả đạt được
- Công ty đã chú trọng tới công tác quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp được phân chia cho từng cá nhân, mỗi người đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể, liên quan chặt chẽ với nhau Cách tổ chức này không chỉ giúp phân công nhiệm vụ hiệu quả mà còn thuận lợi cho việc truy cứu trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
- Các cá nhân phụ trách quản lý kho có tinh thần trách nhiệm, làm việc năng suất;
- Tổ trưởng tổ quản lý kho luôn tiếp nhận ý kiến đóng góp của nhân viên để công tác quản lý đạt hiệu quả hơn.
Quá trình quản trị mua hàng và hàng hóa tại kho của công ty được thực hiện hiệu quả, tuân thủ các chính sách quản trị hàng tồn kho Đội ngũ nhân viên chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác, giảm thiểu tình trạng thiếu sót trong kiểm kê mua hàng và xuất hàng.
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Cơ sở hạ tầng và kỹ thuật tại kho của doanh nghiệp còn nhiều hạn chế, dẫn đến tình trạng một số hàng hóa bị rách bao bì và biến tính trong quá trình bốc dở và bảo quản.
Trình độ nghiệp vụ và khả năng đánh giá chất lượng hàng lưu kho của nhân viên hiện tại chỉ đạt mức trung bình, điều này dẫn đến một số sai sót trong báo cáo tồn kho.
Việc chưa xác định được lượng đặt hàng tối ưu có thể dẫn đến chi phí không cần thiết Nếu đặt hàng quá lớn so với mức hàng tồn kho, thời gian giao hàng sẽ bị trì hoãn hoặc đơn hàng có thể bị hủy do công ty không đủ khả năng cung ứng Ngược lại, nếu lượng đặt hàng quá thấp, sẽ phát sinh rủi ro biến tính, giảm chất lượng, cũng như thiếu hụt và mất mát trong quá trình bốc dỡ và bảo quản hàng hóa.
Doanh nghiệp thường rơi vào tình trạng bị động vì không thể dự đoán chính xác lượng đơn hàng từ khách hàng, dẫn đến khả năng phản ứng chậm trước những thay đổi trong nhu cầu thị trường.
Hàng hóa trong kho thường phát sinh hao mòn vô hình, đặc biệt là những sản phẩm lỗi thời không còn có thể bán với giá gốc do không tiêu thụ hết và sự xuất hiện của sản phẩm mới có tính năng vượt trội Do đó, doanh nghiệp phải đối mặt với hai lựa chọn: bán với giá thấp để thu hồi vốn hoặc loại bỏ sản phẩm Trong danh mục hàng tồn kho, sản phẩm chịu hao mòn vô hình lớn nhất là dầu gấc MPT.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
Định hướng phát triển của công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế
Công ty tập trung vào việc vượt qua khó khăn và nắm bắt cơ hội bằng cách đổi mới tư duy và tổ chức Chúng tôi khai thác tối đa các nguồn vốn và mạnh dạn đầu tư vào thiết bị, con người, cũng như ứng dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất kinh doanh Mục tiêu của chúng tôi là xây dựng Công ty trở thành một doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và toàn diện trong lĩnh vực thực phẩm chức năng và thiết bị y tế.
Chúng tôi chú trọng vào việc phát triển và đa dạng hóa sản phẩm, ưu tiên cho các sản phẩm truyền thống đã có thị phần vững chắc cũng như các sản phẩm công nghệ và kỹ thuật cao Đồng thời, chúng tôi cũng tập trung nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới, đặc biệt là những sản phẩm mà Công ty có tiềm năng và lợi thế cạnh tranh.
Để nâng cao sự hiện diện trên thị trường, Công ty tập trung vào việc đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị nhằm quảng bá thương hiệu và sản phẩm Đồng thời, thực hiện chính sách chất lượng tốt đối với khách hàng để duy trì và phát triển thương hiệu cũng như thị phần Công ty cũng sẽ phát huy mọi nguồn lực và tăng cường hợp tác quốc tế thông qua liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài nhằm tiếp cận thị trường quốc tế rộng lớn hơn.
Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, cần đẩy mạnh phong tr
Đầu tư vào thiết bị chuyên ngành hiện đại và công nghệ đổi mới là ưu tiên hàng đầu Việc này không chỉ giúp tiếp cận các phương tiện tiên tiến theo xu hướng khoa học kỹ thuật toàn cầu mà còn góp phần đào tạo đội ngũ kỹ thuật viên và công nhân lành nghề, đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty.
Quản lý chi phí một cách chặt chẽ là rất quan trọng để đảm bảo sử dụng nguồn vốn hiệu quả Việc nâng cao năng lực tài chính sẽ giúp doanh nghiệp phát triển liên tục, ổn định và bền vững.
Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị hàng tồn
Ban lãnh đạo doanh nghiệp nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho đối với sự phát triển bền vững của công ty, do đó đã triển khai nhiều biện pháp để khắc phục những hạn chế hiện tại Quản trị hàng tồn kho của công ty chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố, chủ yếu là các yếu tố bên ngoài như môi trường cạnh tranh, môi trường tự nhiên, quy định pháp luật và công nghệ.
Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT hiện đang gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho do thiếu hệ thống và chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân Để cải thiện tình hình này và giảm thiểu những tác động tiêu cực từ các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho, công ty cần áp dụng một số giải pháp hiệu quả.
3.2.1 Về vấn đề môi trường cạnh tranh Để khắc phục tình môi trường cạnh tranh làm ảnh hưởng xấu tới quản trị hàng tồn kho của Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT, công ty có thể sử dụng mô hình quản lý hàng tồn kho để xác định được: mức tồn kho tối ưu, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng sao cho tổng chi phí tồn kho là thấp nhất và điểm đặt hàng lại, thời gian dự trữ tối ưu Tuy nhiên, với đặc thù là doanh nghiệp thương mại, với nhiều mặt hàng có mức tồn kho, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng là không giống nhau Đồng thời, quy mô công ty còn nhỏ, chi phí cho hoạt động quản lý cần tối ưu, nên công ty không nhất thiết phải áp dụng các mô hình Song, việc ứng dụng một số lý thuyết của mô hình cùng những kinh nghiệm thực tế trong công tác quản trị hàng tồn kho những năm vừa qua cũng có thể đem lại hiệu quả cho công tác quản lý hàng tồn kho, giúp công ty giải quyết được những yếu tố trên, từ đó đưa ra kế hoạch dự trữ hiệu quả nhất. Đồng thời, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn công ty có thể tiến hành theo một số giải pháp: xây dựng kế hoạch kinh doanh cụ thể theo từng tháng, quý.
Thống kê chi tiết về lượng hàng tồn kho, hàng xuất và các mặt hàng kinh doanh hiệu quả là rất quan trọng Việc này giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, từ đó tránh tình trạng hàng hóa tồn đọng và ứ đọng vốn.
Giảm chi phí dự trữ là cách hiệu quả để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Cần loại bỏ những khoản chi phí không cần thiết, như chi phí hàng tồn kho, chi phí cho các bộ phận kinh doanh kém hiệu quả và chi phí giao dịch Thực hiện tiết kiệm và chống lãng phí hành chính giúp doanh nghiệp tập trung vốn vào những hàng hóa trọng điểm, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.
Công ty nên mở rộng đối tượng cung cấp đầu vào và tìm kiếm nhà cung cấp mới để đa dạng hóa danh mục hàng hóa Đồng thời, việc duy trì mối quan hệ lâu dài với các nhà cung ứng truyền thống sẽ nâng cao uy tín của công ty Để xây dựng mối quan hệ đôi bên cùng có lợi, công ty cần cung cấp nhiều ưu đãi hấp dẫn và thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu.
3.2.2 Môi trường tự nhiên Để tránh được sự ảnh hưởng của môi trường tự nhiên tới việc cung ứng và sản xuất hàng hóa làm ảnh hưởng trực tiếp tới quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT cần luôn luôn nghiên cứu thị trường, đây là điều hết sức cần thiết để công ty có thể dự báo, xác định dung lượng thị trường, cơ cấu thị trường, điều tra tiếp cận khách hàng để tạo lập được các mối quan hệ khách hàng trong ký kết hợp đồng Nghiên cứu đặc trưng và đo lường khái quát thị trường Đây là hình thức thăm dò và xâm nhập thị trường để đánh giá khái quát khả năng nhập và khả năng tiềm ẩn của thị trường.
Nghiên cứu thị trường giúp công ty xác định các thị trường tiềm năng và phát triển chiến lược kinh doanh hiệu quả Bằng cách phân tích khách hàng qua các thông số khái quát và phân loại, công ty có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu của thị trường Đồng thời, việc nghiên cứu tình hình thị trường tại Hà Nội cho phép công ty đánh giá từng giai đoạn phát triển, vị thế của mình, thị phần cụ thể và số lượng đối thủ cạnh tranh trong khu vực.
Doanh nghiệp cần xử lý thông tin về lựa chọn thị trường mục tiêu bằng cách phân tích và đánh giá khả năng của từng giai đoạn thị trường Kết hợp với tình hình thực tế và năng lực của doanh nghiệp, việc này giúp họ chủ động trong sản xuất và lưu trữ hàng hóa Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng thiếu hụt hàng hóa do ảnh hưởng của môi trường tự nhiên, đảm bảo cung ứng ổn định ra thị trường.
Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT cần nhanh chóng cải thiện việc tuân thủ và thích nghi với pháp luật để nắm bắt kịp thời các quy định của nhà nước, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường Để đạt được điều này, công ty không chỉ cần tuân thủ đúng các bộ luật mà còn phải xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ quan có thẩm quyền nhằm thu thập thông tin nhanh chóng và nắm bắt xu hướng Việc này sẽ hỗ trợ công ty trong việc đưa ra quyết định hợp pháp về quản trị tồn kho, xác định mức dự trữ hàng hóa phù hợp để đáp ứng nhu cầu thị trường trong tương lai, qua đó cải thiện hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
3.2.4 Công nghệ Để ứng dụng công nghệ mới, tự động hóa vào hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả, Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT cần tìm kiếm nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn và kỹ năng làm việc, đặc biệt là các vị trí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm dịch vụ như nghiên cứu phát triển, thiết kế sản xuất sản phẩm Điều đó tạo nên sức ép đồng thời cũng là cơ hội đối với Công ty TNHH Thiết bị Khoa học và Y tế MPT.
Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, việc bắt đầu với những bước nhỏ nhưng thiết thực là rất quan trọng Đầu tư vào nguồn nhân lực là yếu tố then chốt để phát triển bền vững Công ty TNHH Thiết bị Khoa học cần chú trọng vào việc nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên để thích ứng với xu hướng mới.
Y tế MPT cần tích cực đổi mới công nghệ và thiết lập sự hợp tác chặt chẽ giữa các doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, đồng thời tránh tình trạng đầu tư chồng chéo.
3.2.5 Một số các biện pháp khác
Mở khóa đào tạo cho cán bộ công nhân viên về quản lý kho là cần thiết để nâng cao trình độ nghiệp vụ và khả năng phản ứng nhanh với các tình huống liên quan đến tồn kho Đào tạo sẽ giúp nhân viên xử lý hiệu quả các sự cố như thiết bị phục vụ tồn kho gặp trục trặc, thiên tai ảnh hưởng đến khu vực kho, hoặc phát hiện những hành vi không đứng đắn như phá hoại hàng hóa, trộm cắp, và trà trộn hàng kém chất lượng, từ đó bảo vệ uy tín công ty.
- Thường xuyên cử giám sát xuống kho để kiểm tra tình hình kho;
Để nâng cao sự trung thành và tinh thần tự giác làm việc của nhân viên, công ty cần chú trọng đến đời sống vật chất và tinh thần của họ, đặc biệt là đối với nhân viên tại kho.
