Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển của công ty tnhh panalpina world transport việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING Đề tài: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY TNHH PANALPINA WORLD TRANSPORT VIỆT NAM Sinh viên: Phan Ngọc Châu Ngân Lớp: IBC03 Khóa: K42 Giảng viên hướng dẫn: ThS Trương Thị Minh Lý NĂM 2019 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING Đề tài: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH PANALPINA WORLD TRANSPORT VIỆT NAM Sinh viên: Phan Ngọc Châu Ngân Lớp: IBC03 Khóa: K42 Giảng viên hướng dẫn: ThS Trương Thị Minh Lý NĂM 2019 LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn đầu tiên, Người viết xin chân thành cảm ơn ban Giám đốc cùng toàn thể Nhân viên Công ty TNHH Panalpina World Transport Việt Nam, đặc biệt là các anh chị phòng Ocean Freight Operation và các anh chị làm việc Kho đã tạo mọi điều kiện tốt nhất cho Người viết tiếp cận với công việc thực tế, từ đó Người viết có thể học hỏi và tích lũy được rất nhiều kinh nghiệm hữu ích cho công việc của mình sau này Người viết cũng xin dành lời cảm ơn sâu sắc nhất gửi đến quý Thầy Cô Khoa Kinh doanh Quốc tế - Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh Nhờ sự tận tâm dạy bảo, trau dồi kiến thức của Thầy Cô mà Người viết đã thật sự trưởng thành theo thời gian với nghiệp vụ chuyên môn và kiến thức xã hội Dù đã rất cớ gắng vì thời gian và kiến thức cịn hạn hẹp nên bài viết này nhiều thiếu sót Người viết rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý Thầy Cô để bài viết hoàn chỉnh Chân thành cảm ơn Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2019 Người thực Phan Ngọc Châu Ngân i LỜI CAM KẾT Tôi xin cam kết báo cáo tốt nghiệp này là viết Các số liệu và kết quả báo cáo là trung thực và không chép từ những công trình nghiên cứu trước Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình Người cam kết Phan Ngọc Châu Ngân ii TÓM LƯỢC BÁO CÁO Lý chọn đề tài Hiện nay, nền kinh tế phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ phạm vi toàn thế giới.Việt Nam đã và từng bước hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu một cách toàn diện, đặc biệt tập trung xây dựng một nền kinh tế mở và đẩy mạnh hoạt động xuất Chính vì vậy ngoại thương đã trở nên vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp ở thời điểm này Sự phát triển của nền kinh tế hội nhập ngày càng diễn mạnh mẽ, cùng với đó thì yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng tăng lên đáng kể Với những ngành dịch vụ có tính chất đặc thù về thời gian ngành giao nhận hàng hóa thì việc làm hài lòng khách hàng với những dịch vụ mà công ty cung cấp là rất cần thiết Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không thể đảm nhiệm tốt việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập cũng hiểu rõ các quy định về thủ tục Hải quan và luật thương mại quốc tế Từ đó, các công ty giao nhận đời với các dịch vụ đa dạng, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng với tốc độ nhanh chóng và đảm bảo chất lượng Từ năm 2001 đến nay, đặc biệt sau Việt Nam gia nhập WTO (Tổ chức Thương mại Thế giới), thị trường dịch vụ Logistics Việt Nam có những chuyển biến tích cực với số lượng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực vận tải quốc tế tăng mạnh và có tốc độ tăng trưởng cao Bên cạnh đó, Việt Nam ký kết thành công EVFTA (Hiệp định Thương mại Tự giữa Việt Nam và Liên minh Châu Âu) vào tháng năm 2019 mang lại rất nhiều lợi ích cho sự phát triển của ngành logistics nước Việt Nam có khoảng 1.300 tới 1.500 doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ logistics – chuỗi cung ứng, theo xếp hạng của VCCI (Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam) thì Việt Nam đứng thứ 64 160 nước về mức độ phát triển logistics và đứng vị trí thứ ASEAN (Hiệp hội các nước Đông Nam Á) sau Singapore, Malaysia và Thái Lan.Với tốc độ phát triển khoảng 16% đến 20% hàng năm, được xem là một những ngành dịch vụ tăng trưởng ổn định nhất của Việt Nam thời gian qua Công ty TNHH World Transport Panalpina Việt Nam là một những tập đoàn đầu về lĩnh vực kinh doanh cước vận tải biển, tiếng với các dịch vụ và giải pháp chuỗi cung ứng tốt nhất thế giới Với sự phát triển khá vững mạnh, Panalpina Việt Nam không ngừng nâng cao chất lượng các loại hình dịch vụ của mình, củng cớ sự hài lịng của khách hàng đồng hành cùng công ty những chuyến hàng hóa xuất nước ngoài Có được hội thực tập Công ty Panalpina Việt Nam và đặc biệt là Bộ phận Quản lý chứng từ - Document Processing (DP) là một trải nghiệm quý giá để người viết có thể tìm hiểu sâu về cách thức vận hành của công ty cũng các đặc điểm của một quy trình xuất hàng hóa, các phần mềm hệ thống để xử lý lượng nhu cầu vận chuyển cực kỳ lớn của thị trường Từ đó người viết quyết định lựa chọn đề tài: “Quy trình giao nhận hàng hóa xuất theo đường biển của Công ty TNHH Panalpina World Transport Việt Nam” để nghiên cứu và làm bài báo cáo Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH World Transport Panalpina Việt Nam iii Phạm vi nghiên cứu: quy trình giao nhận hàng hóa xuất theo đường biển của Công ty TNHH Panalpina World Transport Việt Nam và đề xuất các giải pháp hoàn thiện Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập: thu thập thông tin thứ cấp công ty cung cấp về quy trình giao nhận hàng hóa xuất theo đường biển từ các phòng ban và trang web chính thức của công ty: các loại hàng hóa công ty thường vận chuyển theo đường biển, cách thức và quá trình vận chuyển, cước phí vận chuyển, tình hình nhân sự, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần (từ năm 2016 đến năm 2019) - Phương pháp thống kê và so sánh dữ liệu: đánh giá tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh - Phương pháp quan sát, phân tích: thông qua quan sát, phân tích và tổng hợp các số liệu của công ty cung cấp để đánh giá hiệu suất hoạt động ở thời điểm của dịch vụ vận tải đường biển và đề xuất giải pháp hoàn thiện Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nghiên cứu này được thực với mục đích sau: - Tìm hiểu đánh giá chuỗi hoạt động vận chuyển, phân phối hàng hóa cũng dịch vụ vận tải biển xuất được cung cấp Công ty Panalpina Việt Nam, từ đó có cái nhìn tổng quát về cách thức vận hành quy trình ở các công ty giao nhận - Xác định tình hình vận chuyển hàng hóa theo đường biển của Công ty Panalpina Việt Nam - Nhận thấy ưu nhược điểm quy trình giao nhận của Công ty Panalpina Việt Nam để tìm cách phát huy thế mạnh và khắc phục những hạn chế - Đề xuất các giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụ vận chuyển công ty Panalpina, góp phần gia tăng sức cạnh tranh và khẳng định thương hiệu của công ty toàn thế giới Nội dung báo cáo Gồm chương: Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Panalpina World Transport Việt Nam Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất theo đường biển của Công ty TNHH Panalpina World Transport Việt Nam Chương này sâu vào phân tích các bước thực quy trình giao nhận hàng hóa xuất container theo đường biển, nêu rõ các vị trí công việc đảm nhiệm từng khâu, các dữ liệu liên quan cũng các giấy tờ pháp lý cần thiết cho một quy trình của dịch vụ vận tải biển Quy trình xuất theo đường biển của Công ty Panalpina Việt Nam gồm 12 bước sau: Nhận yêu cầu từ khách hàng Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ Gửi Booking Confirmation (xác nhận đơn hàng) cho khách hàng Đóng hàng và vận chuyển hàng cảng Làm thủ tục Hải quan hàng xuất Phát hành House Bill of Lading (HBL) nháp và gửi cho khách hàng kiểm tra Gửi chi tiết Master Bill of Lading (MBL) cho hãng tàu iv Gửi VGM cho hãng tàu Phát hành Local Debit và thu thập chứng từ gửi đại lý 10 Giao HBL cho khách hàng và kết bộ chứng từ 11 Nhận hàng và giao cho khách hàng 12 Lập chứng từ kế toán Qua những phân tích, người viết tìm những yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến quy trình và đồng thời nêu lên những nhận xét về điểm mạnh cũng hạn chế tồn ở quy trình để làm sở cho những đề xuất giải pháp ở chương Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất theo đường biển của Công ty TNHH Panalpina World Transport Việt Nam Ở chương cuối, người viết tập trung đưa những ý kiến về giải pháp hoàn thiện quy trình với nội dung dựa những điểm mạnh và điểm hạn chế đã phân tích ở chương Người viết vận dụng những kiến thức đã học và nghiên cứu ở trường lớp cũng quá trình thực tập công ty, từ đó đưa các giải pháp và đề xuất với mục tiêu và nội dung rõ ràng, nhằm cung cấp các sáng kiến cá nhân, góp phần mang lại những lợi ích thiết thực cho việc nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải biển của Công ty Panalpina Việt Nam ở và tương lai Các giải pháp đề xuất xoay quanh những khía cạnh sau: Đàm phán và thỏa thuận với nhà xuất Đàm phán và thỏa thuận với các hãng tàu Tiến hành nâng cấp hệ thống chung của công ty Nâng cao sở vật chất và cải tiến hệ thống kỹ thuật Kế hoạch bố trí công việc Tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực v MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .i LỜI CAM KẾT ii TÓM LƯỢC BÁO CÁO iii Lý chọn đề tài iii Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu iii Phương pháp nghiên cứu iv Mục tiêu nghiên cứu iv Nội dung báo cáo iv MỤC LỤC vi DANH SÁCH BẢNG BIỂU ix DANH SÁCH SƠ ĐỒ x DANH SÁCH HÌNH x DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ xi CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY PANALPINA WORLD TRANSPORT VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2 Tầm nhìn sứ mệnh công ty 1.2.1 Tầm nhìn .2 1.2.2 Sứ mệnh 1.3 Cơ cấu tổ chức phận thực tập 1.3.1 Chức của từng bộ phận .3 1.3.2 Bộ phận thực tập và vị trí thực tập 1.4 Tình hình nhân 1.5 Các dịch vụ cung cấp 1.5.1 Vận tải đường hàng không 1.5.2 Vận tải đường biển 1.5.3 Logistics 1.5.4 Giải pháp lượng 1.6 Sơ lược nguồn lực công ty .7 vi 1.7 Tổng quát tình hình hoạt động kinh doanh công ty từ năm 2016 đến năm sáu tháng đầu năm 2019 1.7.1 Tình hình chung cả công ty 1.7.2 Dịch vụ vận tải biển CHƯƠNG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HĨA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH PANALPINA WORLD TRANSPORT VIỆT NAM .12 2.1 Tổng quát quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển 12 2.1.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng .12 2.1.2 Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ 13 2.1.3 Gửi Booking Confirmation cho khách hàng .13 2.1.4 Đóng hàng và vận chuyển hàng cảng 13 2.1.5 Làm thủ tục Hải quan hàng xuất 14 2.1.6 Phát hành HBL nháp và gửi cho khách hàng kiểm tra 16 2.1.7 Gửi chi tiết Master Bill (MBL) cho hãng tàu 18 2.1.8 Gửi VGM cho hãng tàu .19 2.1.9 Phát hành Local Debit (Billing) và thu thập chứng từ gửi đại lý 20 2.1.10 Giao HBL cho khách hàng và kết bộ chứng từ .20 2.1.11 Nhận hàng và giao cho khách hàng 21 2.1.12 Lập chứng từ kế toán 21 2.2 Các yếu tố tác động đến quy trình xuất hàng hóa Cơng ty Panalpina Việt Nam 21 2.3 Nhận xét quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển 23 2.3.1 Điểm mạnh 23 2.3.2 Điểm yếu 24 CHƯƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT 26 3.1 Triển vọng phát triển Công ty TNHH Panalpina Việt Nam 26 3.1.1 Cơ hội 26 3.1.2 Thách thức 27 3.2 Định hướng hoạt động Công ty TNHH Panalpina World Transport Việt Nam 28 3.2.1 Về hoạt động kinh doanh 28 3.2.2 Về nhân sự 29 3.2.3 Về sở vật chất – hạ tầng kỹ thuật 29 vii 3.3 Các đề xuất hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển Cơng ty TNHH Panalpina World Transport Việt Nam 29 3.3.1 Đàm phán và thỏa thuận với doanh nghiệp xuất 29 3.3.2 Đàm phán và thỏa thuận với các hãng tàu 31 3.3.3 Tiến hành nâng cấp hệ thống chung của công ty 31 3.3.4 Nâng cao sở vật chất và cải tiến hệ thống kỹ thuật 31 3.3.5 Nghiên cứu và xây dựng các phần mềm quản lý hệ thống đại 32 3.3.6 Thực các báo cáo để đánh giá KPI của khách hàng 32 3.3.7 Kế hoạch bố trí công việc 32 3.3.8 Tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực 33 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC 37 Bộ chứng từ 37 KẾ HOẠCH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN 45 BẢNG ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN 46 viii