Để tìm hiểu bản chất của hạch toán kế toán, trước hết cần nắm được các vấn đề cơ bản của hạch toán kế toán nói chung. một môn khoa học phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế -
Trang 1CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
I/ SỔ KẾ TOÁN:
1.Khái niệm, ý nghĩa, nội dung và yêu cầu đối với sổ kế toán:
là những tờ sổ được thiết kế theo những mẫu nhất định theo yêu cầu của phương pháp tài khoản
và ghi kép, yêu cầu về thông tin trong từng nghiệp vụ cụ thể để ghi chép tổng hợp và hệ thống
hoá số liệu từ chứng từ nhằm cung cấp những thông tin tổng hợp theo những mặt nhất định và
làm cơ sở để lập báo cáo kế toán
1.2.Ý nghĩa:
Là phương tiện vật chất để thực hiện phương pháp tài khoản và ghi kép Sổ kế toán cung cấp
thông tin cho quản lý theo những yêu cầu nhất định
1.3.Nội dung: Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Ngày, tháng ghi sổ
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, số dư đầu kỳ, cuối kỳ.
- Sổ kế toán : gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
1.4.Yêu cầu đối với sổ kế toán:
phải khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi chép, hệ thống hoá, tổng hợp thông tinphục vụ cho công tác quản lý kinh tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát củ
Nhà nước
- Mỗi đợn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm
- Số kế toán cần được thiết kế xây dựng phù hợp với việc ứng dụng các phương tiện kỹ thuật
- Đơn vị kế toán căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống
sổ kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị mình
2.Các loại sổ kế toán:
Là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán cơ sở chứng từ gốc, sổ kế toán áp dụng
ở các đơn vị cần có nhiều loại để phản ánh tính đa dạng và phong phú của các đối tượng kế toán
2.1.Theo cách ghi chép:
là sổ kế toán dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như: Sổ nhật ký
chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.(trang 63, 65)
2.1.2.Sổ ghi theo hệ thống:
là sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các TK (tổng hợp hoặc chi tiết) như Sổ
Cái, Sổ chi tiết vật tư - tổng hợp vật tư (trang 66, 67)
2.1.3.Sổ liên hợp:
là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết hợp giữa 2 loại sổ trên như Sổ nhật ký
-Sổ cái (trang 57)
2.2.Theo nội dung ghi chép:
2.2.1.Sổ kế toán tổng hợp:Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế toán tổng hợp) như Sổ
tổng hợp vật tư, Sổ cái… (trang 66,67) cung cấp thông tin tổng quát về đối tượng kế toán
2.2.2.Sổ kế toán chi tiết:
Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các đối tượng kế toán dạng
chi tiết, cụ thể (theo tài khoản kế toán chi tiết cấp 2 3) như Sổ chi tiết vật tư, …(trang 66, 67)
Trang 2cung cấp thông tin về đối tượng kế toán ở dạng chi tiết
2.2.3.Sổ kế toán kết hợp:Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sin
vừa theo đối tượng kế toán ở dạng tổng quát vừa theo các đối tượng kế toán chi tiết, cụ thể (gh
theo TK tổng hợp cấp 1 kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo TK cáp 3, 4) hoặc các điều khoảnchi tiết như các nhật ký - chứng từ …(trang 69)
2.3.Theo kiểu bố trí mẫu sổ:
2.3.1.Sổ kiểu hai bên: là sổ kế toán mà ở đó số phát sinh bên Nợ nằm ở bên trái và số
phát sinh bên Có nằm ở bên phải
Chứng từ
Diễn giải
Số tiền
2.3.2 Sổ kiểu một bên: là sổ kế toán mà ở đó số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên
Có được bố trí 2 cột cùng một bên của trang sổ như Sổ cái kiểu 1 bên.
SỔ CÁI
Tháng…… Quý…….Năm 200…
Tên tài khoản ………… Số hiệu ……… (ĐVT: …… )
Ngày G.sổ
2.3.3.Sổ kiểu nhiều cột: là sổ kế toán dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết = cách mở
nhiều cột bên Nợ hoặc bên Có của TK trong cùng một trang sổ như Sổ cái kiểu nhiều cột.
SỔ NHẬT KÝ - SỐ CÁI
Năm N Ngày
Số dư đầu năm
Số phát sinh trong tháng
……
……
Cộng số phát sinh tháng
Trang 3Số dư cuối tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý
……
là sổ kế toán được lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ như Sổ
cái kiểu bàn cờ trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
(trang 69)
Trang 4
SỔ CÂN ĐỐI PHÁT SINH KIỂU BÀN CỜ (Đvt:… ) Các TK ghi
Có Các TK ghi Nợ
SD Nợ đầu kỳ
là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành từng tập như Sổ công nợ, Sổ cái (trang 66, 67)
2.4.2.Sổ tờ rời: là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được để riêng rẽ như Sổ chi tiết vật tư
(trang 64)
3.Quy tắc ghi sổ kế toán
Nguyên tắc chung để ghi sổ kế toán là kế toán dựa vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ để địn
khoản rồi từ đó ghi vào các sổ kế toán có liên quan theo đúng mẫu, đúng phương pháp và đúng
quy tắc, công việc ghi sổ phải qua 3 giai đoạn
Giai đoạn 1: mở sổ:
Đầu năm, kế toán căn cứ vào danh mục sổ ké toán để mở đầy đủ các loại sổ kê toán sử dụng chnăm mới Căn cứ số dư trên sổ kế toán cuối năm trước đã được kiểm tra để ghi số dư đầu kỳ vàocác sổ kế toán năm nay
Giai đoạn 2: ghi sổ:
Ghi sổ là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ gốc vào các TK trong sổ kế Toán Nếu
chứng từ có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự luân chuyển theo 1 trình tự hợp lý
Khi ghi sổ kế toán phải sử dụng mực tốt, không ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, các dòng không
có số liệu phải gạch chéo, khi ghi sai phải sửa sai theo các phương pháp sửa sai kế toán, khôn
được tẩy xoá, không được lấy giấy dán đè, không được dùng hoá chất để sửa các chứng từ
sai.Nếu đã ghi vào sổ kế toán rồi thì không được tự ý xé bỏ, thay thế
Giai đoạn 3: khoá sổ:
Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán, có nghĩa là cộng số phát sinh và tính số dư cuối kỳ của c
TK
3.2.Phương pháp chữa sai sót trong sổ kế toán:
Khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán, kế toán phải chữa sổ kế toán theo các ph.pháp sau:
* Phương pháp cải chính: là phương pháp trực tiếp thay thế phần ghi sai bằng phầ
ghi đúng và thường áp dụng khi phần sai được phát hiện sớm,ấI trong diễn giải, trước khi cộng
dồn số liệu hoặc chuyển sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng TK
Kỹ thuật sửa sai:
dùng mực đỏ gạch giữa ngang chính giữa chỗ sai một đường sao cho vẫn còn thấy được tài liệu
ghi chép sai, sau đó dùng mực thường ghi ngay phía trên chỗ bị gạch bỏ số liệu đúng vào kho
trống phía trên và kèm theo chữ ký của người sửa
* Phương pháp ghi bổ sung:
Trang 5được vận dụng khi định khoản ghi sổ đã đúng nhưng số liệu ghi sổ nhỏ hơn số liệu thực tế phá
sinh hay bỏ sót các định khoản
Kỹ thuật sửa sai: dùng mực thường ghi thêm định khoản bỏ sót ở dòng tiếp theo của
trang sổ với số hiệu và ngày tháng của chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế bị bỏ sót, hay
dùng
mực thường ghi định khoản giống định khoản đã ghi sổ với số tiền đúng = số chênh lệch phiếu và
số hiệu, ngày tháng chứng từ như đã ghi ở bút toán bị ghi thiếu
Ví dụ 1:Chi tiền mặt trả tiền vận chuyển vật liệu là 261.000 đ nhưng ghi sổ là 216.000 đ
TK 111 - Tiền mặt TK 152 – Nguyên vật liệu
+ Ghi trùng một bút toán nhiều lần
+ Ghi một định khoản đúng nhưng với số tiền lớn hơn số tiền thực tế phát sinh
Kỹ thuật sửa sai:
đối với hai trường hợp đầu kế toán dùng mực đỏ (ghi âm) ghi một định khoản giống định khoản
đã ghi với số tiền đúng bằng số chênh lệch thừa
Sửa dùng mực đỏ ghi lại định khoản giống định khoản đã ghi sai, sau đó dùng mực thường ghi lại
Trang 6Ví dụ 3: Trường hợp ghi sai số lớn hơn số đúng
Dùng tiền mặt mua hàng hoá là 12.000.000 đ
(còn gọi là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán): Là tập hợp các loại sổ được sử dụng trong một
đơn vị bao gồm những quy định về số lượng sổ, kết cấu sổ, trình tự ghi sổ
2.Các hình thức kế toán:
2.1.Hình thức Nhật ký - Sổ cái:
a) Đặc điểm:
Kết hợp ghi sổ theothứ tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phá
sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái.
Tách rời việc ghi sổ ké toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết
b) Sổ kế toán sử dụng:
chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái Sổ này dùng để ghi các nghiệp vụkinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống cho từng TK riêng biệt Sổ này được
mở cho từng niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng
Sổ kế toán chi tiết: được mở chi tiết cho các TK cấp 1 cần theo dõi chi tiết Số lượng sổ
kế toán chi tiết nhiều hay ít tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản
Sổ TSCĐ, Sổ chi tiết vật tư, Thẻ kho, Sổ chi tiết công nợ, Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay, Sổ chi ph
Trang 7SX - KD,Sổ tính Zsp, Sổ chi tiết NV KD
c) Trình tự và phương pháp ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các Ctừ gốc (hoặc bảng Ctừ gốc) kế toán định khoản rồi vào Nhật ký - S
cái 1 dòng, đồng thời cả 2 phần :
Phần Nhật ký (ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày, tháng Ctừ, diễn giải và số phát sinh) và Phần
Sổ cái (ghi Nợ, ghi Có của các TK liên quan) Cuối kỳ (tháng, quý, năm) tiến hành khoá sổ kế
Số dư đầu năm
Số phát sinh trong tháng
……
……
Cộng số phát sinh tháng
Số dư cuối tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý
……
d) Ưu - Nhược:
Ưu:
mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, kiểm tra
Nhược: khó phân công lao
động, sử dụng nhiều TK có nhiều hoạt động kinh tế tài chính, mẫu sổ kế toán tổng hợp cồng
kềnh, khó thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán Hình thức này áp dụng cho đơn vị có quy mô nhỏ,
sử dụng ít TK kế toán tổng hợp như: các đơn vị hành chính - sự nghiệp, các hợp tác xã…
Sơ đồ trình tự kế toán của Nhật ký - Sổ cái
Trang 82.2.Hình thức Nhật ký chung a) Đặc điểm:
- Tách rời việc ghi sổ theothứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đghi vào 2 loại sổ kế toán riêng biệt: Sổ Nhật ký và Sổ cái các TK
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ
kế toán riêng biệt
b) Sổ kế toán sử dụng:
Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo
thứ tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế vào một quyển sổ gọi là Sổ Nhật ký chung.
Căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào Sổ cái Mỗi bút toán phản ánh trong Sổ Nhật ký
chung được ghi vào Sổ cái ít nhất cho 2 TK có liên quan (quan hệ đối ứng tài khoản)
Kế toán còn mở các Sổ Nhật ký chuyên dùng (Sổ nhật ký đặc biệt) để ghi các nghiệp vụ liên quan
Định kỳ tổng hợp các Sổ Nhật ký chuyên dùng lấy số liệu để ghi vào Số cái các TK liên quan
Như “Nhật ký thu tiền”, “Nhật ký mua hàng”, “Nhật ký bán hàng”…Sổ cái là sổ tổng hợp dùng
để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán Mỗi TK được mở trên 1 trang
sổ riêng Sổ cái mở cho 2 bên Nợ, Có
của TK Cuối kỳ (tháng, quý, năm) khoá sổ cái, lấy số liệu lập BCĐTK Đối chiếu số liệu giữa
các sổ - Lập báo cáo tài chính
Trang 9
Về nguyên tắc các quan hệ cân đối sau:
Tổng số phát sinh Nợ (Có) Tổng số phát sinh Nợ(Có) Tổng số phát sinh Nợ (Có)
của tất cả các TK phản = của tất cả các TK phản = của tất cả các TK phản
ánh trên Sổ Nhật ký chung ánh trên Sổ Cái ánh trên Bảng CĐTK
Tổng số dư Nợ (Có) cuối kỳ Tổng số dư Nợ (Có) cuối kỳ của các TK
của các TK phán ánh trên Sổ Cái = của các TK phán ánh trên Bảng CĐTK
d) Trình tự và phương pháp ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ số liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chứng từ kế toán để ghi vào Sổ
Nhật ký chung, sau đó lấy số liệu để ghi vào Sổ Cái theo các TK kế toán phù hợp Đồng thời các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó được ghi vào các Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan (nếu có mở
Sổ chi tiết) Đơn vị có mở Sổ Nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn cứ số liệu các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong chứng từ kế toán để ghi vào Sổ Nhật ký chuyên dùng liên quan
Định kỳ (5, 10 ngày) cuối tháng tuỳ theo số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp số
liệu để ghi vào các TK phù hợp trên Sổ cái.
Cuối kỳ (tháng, quý, năm) cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối TK
Cuối kỳ (tháng, quý, năm) cộng số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các Bảng tổng hợp chi tiết
Đối chiếu, kiểm tra khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết để lập
Báo cáo kế toán
d) Ưu - Nhược:
Ưu: hình thức này rõ ràng, dễ hiểu, mẫu số đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao
động kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán
Nhược: việc ghi chép trùng lắp
Hình thức này được áp dụng cho các đơn vị có quy mô vừa, số lượng các nghiệp vụ kinh tế ph
sinh không nhiều và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán
Số hiệu
TK đối ứng
Trang 10(Có) TK
Diễn giải S Số hiệu N Số hiệu
Ghi Có TK doanh thu (Ghi Nợ các TK)
Tên tài khoản ………… Số hiệu …… (ĐVT: …… )
nhật ký
Tài khoản đối ứng
Số phát sinh
Số dư đầu kỳ Chuyển từ Nhật ký thu
Trang 11
2.3.Hình thức Chứng từ - Ghi sổ
a) Đặc điểm:
Các hoạt động kinh tế, tài chính được phản ánh trên chứng từ gốc đều được phân loại,
tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đố sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ kế toán tổng
hợp liên quan
thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ cái các TK và
Đăng ký chứng từ ghi sổ
Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết vào 2 loại Sổ kế toán riêng biệt
b) Sổ kế toán sử dụng:
Sổ kế toán tổng hợp: gồm Sổ cái các TK và Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Sổ cái: là sổ phân loại theo hệ thống TK dùng để hạch toán tổng hợp Mỗi TK được
phản ánh trên 1 trang Sổ cái
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ đã lập
Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chúng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trong các S
cái
Sổ kế toán chi tiết: được mở để theo dõi chi tiết cho các đối tượng kế toán đã được
phản ánh trên Sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ thông tin chi tiết cho công tác quản lý tài sảnquản lý các quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị
Chứng từ ghi sổ: là Sổ định khoản theo kiểu tờ rời để tập hợp các Chứng từ gốc cùng
loại Chứng từ ghi Sổ sau khi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được dùng làm căn cứ để gh
Trang 12Tổng số tiền trên Tổng số phát sinh Nợ (Có)
Sổ đăng ký chứng = của các TK trong Sổ
cái
từ ghi sổ (trong Bảng CĐTK)
c) Trình tự và phương pháp ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng chứng từ gốc kế toán lập Chứng từ ghi
sổ Căn cứ chứng từ ghi sổ vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó vào Sổ cái Đồng thời căn cứ
chứng từ gốc vào Sổ, Thẻ chi tíêt Cuối tháng (quý) tổng hợp số liệu, khoá Sổ và Thẻ chi tiết lập
Đối chiếu, kiểm tra khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết để lập
Báo cáo kế toán.
d) Ưu - Nhược:
Ưu: kếtcấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, để làm, thuận tiện cho công tác phân công
lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện, kỹ thuật tính toán hiện đại
Nhược:Việc ghi chép trùng lắp, công việc ghi chép nhiều, công việc đối chiếu, kiểm tra
thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời hạn lập - gửi báo cáo k.toán
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị có quy mô khác nhau, đặc biệt là những đơn vị
có nhiều cán bộ làm kế toán
