Chương I TỔNG QUAN VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ GVHD TS TRƯƠNG QUANG DŨNG LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Các doanh nghiệp đều cần nhân tài để tạo động lực và cảm hứng cho sự phát triển bền vững Vì vậy, “chiê[.]
1 GVHD: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Các doanh nghiệp cần nhân tài để tạo động lực cảm hứng cho phát triển bền vững Vì vậy, “chiêu hiền đãi sĩ” chưa đề tài xưa cũ, đặc biệt bối cảnh thời khủng hoảng kinh tế Phải dựa vào nguyên tắc để định chiêu hiền nhằm tuyển dụng người tổ chức cần? Điều làm nên sách đãi sĩ để trì phát triển toàn tiềm nguồn nhân lực? Để trả lời cho câu hỏi tổ chức, doanh nghiệp khơng thể khơng nghĩ tới quy trình tuyển dụng ưu việt để thu hút tuyển dụng nhân viên ưu tú cho tổ chức, doanh nghiệp Vấn đề bố trí nhân viên vị trí, có lực phù hợp, hay tuyển chọn người lao động có trình độ chun mơn, có tay nghề, trung thành với doanh nghiệp, gắn bó với cơng ciệc vấn đề quan trọng nhiều doanh nghiệp quan tâm Thậm chí việc bố trí sử dụng nguồn nhân lực cho hợp lý, xây dựng hệ thống hoàn chỉnh hoạt động có hiệu ln ln mục tiêu quan trọng hàng đầu doanh nghiệp Vì doanh nghiệp hoàn thiện dần quy trình tuyển dụng nhằm đạt mục tiêu Thực tế quy trình tuyển dụng nhân có ý nghĩa lớn chất lượng lao động phận sau công ty Thực tốt quy trình tuyển dụng nhân giảm bớt thời gian, chi phí đào tạo sau này, điều kiện để nâng cao chất lượng, khả hoà nhập, đảm bảo cho đội ngũ nhân ổn định Vì vậy, quy trình tuyển dụng nhân quan trọng có ý nghĩa lớn thành bại cơng ty Việc hồn thiện quy trình tuyển dụng doanh nghiệp mang ý nghĩa xã hội định hướng, hướng nghiệp cho người lao động có thuận lợi cho việc chọn cơng việc phù hợp với khả năng, đồng thời họ có nhiều hội để phát triển khả thân SVTH: ĐỖ THỊ THU HÀ GVHD: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG Nhận thức phức tạp tầm quan trọng hoạt động tuyển dụng nhân địi hỏi việc hồn thiện, nâng cao hiệu quy trình tuyển dụng, với kiến thức trang bị nhà trường tìm hiểu thực tế đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp công ty TNHH Đức Việt em nhận thấy cơng ty cịn số mặt hạn chế, em định chọn đề tài nghiên cứu "Hoàn thiện qui trình tuyển dụng nhân cơng ty TNHH Đức Việt" để làm Khóa luận tốt nghiệp Đề tài nhằm mục đích trình bày vấn đề cốt lõi trình tuyển dụng nhân sự, thực trạng hoạt động tuyển dụng Cơng ty, từ đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân Cơng ty TNHH Đức Việt Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp để tổ chức, doanh nghiệp xây dựng quy trình tuyển dụng nhân hồn hảo mà dựa vào họ tùy vào kế hoạch kinh doanh, nhân sự, …để tuyển người, bố trí việc nhằm giảm thiểu chi phí nâng cao hiệu kinh doanh họ Khóa luận phân tích đánh giá thực trạng tuyển dụng nhân lực Công ty TNHH Đức Việt, làm rõ ưu nhược điểm quy trình tuyển dụng để từ đưa kiến nghị, giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Qui trình tuyển dụng nhân cơng ty TNHH Đức Việt Phạm vi nghiên cứu: Phịng Tổ chức nhân từ năm 2008 đến 31/09/2011 Phương pháp nghiên cứu Chuyên đề sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp chuyên gia - Phương pháp điều tra phân tích - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp đối chiếu, tổng hợp SVTH: ĐỖ THỊ THU HÀ GVHD: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG Kết cấu đề tài Kết cấu đề tài gồm có: Lời mở đầu Chương 1: Tổng quan tuyển dụng nhân Chương 2: Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân công ty TNHH Đức Việt Chương 3: Hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân TNHH Đức Việt Kết luận SVTH: ĐỖ THỊ THU HÀ GVHD: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ 1.1 Phân tích công việc sở tuyển dụng nhân 1.1.1 Khái niệm Phân tích cơng việc q trình mô tả ghi lại mục tiêu công việc, nhiệm vụ, hoạt động, điều kiệm thực công việc, kỹ năng, kiến thức thái độ cần thiết để thực cơng việc Phân tích cơng việc cụ thể hóa việc sử dụng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc Việc sử dụng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc trở thành công việc thâm canh, cố đế nước công nghiệp phát triển giới, việc phân tích công việc chưa phổ biến quan doanh nghiệp Việt Nam Một số văn quan trọng Nhà nước ban hành có liên quan đến phân tích cơng việc là: - Bản tiêu chuẩn công chức Nhà nước - Bảng phân loại ngành nghề - Bản tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công việc - Tiêu chuẩn kỹ thuật cơng nhân Phân tích công việc công cụ quản trị nguồn nhân lực giúp nhà quản trị nguồn nhân lực tạo đồng phận cấu doanh nghiệp; đảm bảo thành công cho việc xếp, thuyên chuyển, thăng tiến sử dụng nhân viên; loại bỏ bất bình đẳng mức lương thông qua xác định rõ nhiệm vụ trách nhiệm; kích thích động viên nhiều qua việc xếp khen thưởng; tiết kiệm thời gian sức lực thơng qua tiêu chuẩn hóa công việc; giảm bớt số người phải thay thiếu hiểu biết trình độ; tạo điều kiện cho nhà quản trị nhân viên hiểu 1.1.2 Các bước phân tích cơng việc Phân tích cơng việc gồm có bước: - Nhận dạng cơng việc - Thu thập thông tin - Kiểm tra, xác minh thông tin SVTH: ĐỖ THỊ THU HÀ - GVHD: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG Xây dựng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc 1.1.2.1 Nhận dạng công việc Tất cơng việc cần phân tích tổ chức phải nhận dạng cách: - Thông qua sơ đồ cấu tổ chức - Thông qua danh sách công việc dùng để trả lương cho nhân viên - Thông qua thảo luận với nhân viên nhà quản lý 1.1.2.2 Thu thập thông tin để phân tích cơng việc 1.1.2.2.1 Xây dựng bảng câu hỏi - Xây dựng bảng câu hỏi để thu thập thông tin nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn nhân viên thực cơng việc - Thu thập điều kiện thực hiện, tiêu chuẩn đánh giá hồn thành cơng việc - Thu thập kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mà nhân viên cần phải có để hồn thành cơng việc 1.1.2.2.2 Phỏng vấn Sử dụng bảng câu hỏi phương pháp hữu hiệu để thu thập thộng tin phân tích cơng việc Bản câu hỏi nên xoay quanh trọng tâm vấn đề cần nghiên cứu Các câu hỏi phải đơn giản, ngắn gọn, dễ hiểu, dễ trả lời Nhà quản lý nên thiết kế câu hỏi đóng, mở câu hỏi chọn lựa phương án Bản câu hỏi nên thực làm việc, tạo cảm giác dễ chịu cho nhân viên khơng làm thời gian cá nhân họ 1.1.2.2.3 Quan sát Quan sát trực tiếp nhân viên làm việc để thu thập thông tin nói chuyện trực tiếp để tìm hiểu điều chưa có bỏ xót q trình quan sát 1.1.2.2.4 Ghi sổ nhật ký - Phát cho nhân viên sổ yêu cầu họ ghi lại tất thiết bị, máy móc, … liên quan đến công việc mà họ thực - Kiểm tra, xác minh lại thông tin thu thập - Các thông tin thu thập sử dụng lập mô tả công việc tiêu chuẩn công việc SVTH: ĐỖ THỊ THU HÀ GVHD: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG 1.1.2.3 Kiểm tra, xác minh thông tin - Kiểm tra, xác minh tính trung thực xem thơng tin bước 1.1.2.2.3 có đầy đủ xác chưa - Xác minh qua nhân viên người giám sát - Sử dụng thông tin xác minh lập mô tả công việc tiêu chuẩn công việc 1.1.2.4 Nội dung mô tả công việc tiêu chuẩn công việc 1.1.2.4.1 Bản mô tả cơng việc Do mục đích phân tích cơng việc khác nên thực tế khơng có biểu mẫu thống cho mô tả công việc Nội dung mô tả công việc sau: - Nhận diện công việc: tên công việc, mã số công việc, cấp bậc, hệ số lương, tên nhân viên thực công việc, công việc thuộc phận nào, báo cáo trực tiếp cho thực đâu, tên người thực phê duyệt mô tả công việc - Các nhiệm vụ chủ yếu mà nhân viên phải thực hiện: mơ tả tóm tắt thực chất cơng việc - Quyền hạn trách nhiệm người tực hiện: người, tài (thu, chi), tài sản tổ chức - Ảnh hưởng kết cơng việc cơng việc khác tổ chức - Các mối quan hệ thực cơng việc (bên bên ngồi tổ chức): mức độ thường xuyên, cấp bậc chất cơng việc Ví dụ như: để bán hàng, thuyết phục hay gây ảnh hưởng - Máy móc, thiết bị, dụng cụ có liên quan để thực cơng việc: máy fax, máy photo, điện thoại, … để nhân viên hiểu rõ công việc nhiệm vụ củ họ - Điều kiện, mơi trường làm việc: hành chính, theo ca, mơi trường làm việc có độc hại hay khơng, … - Tiêu chuẩn đánh giá hồn thành cơng việc SVTH: ĐỖ THỊ THU HÀ GVHD: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG 1.1.2.4.2 Bản tiêu chuẩn công việc (bản mô tả chi tiết công việc) Là liệt kê trình độ, điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu chấp nhận mà người cần phải có để hồn thành cơng việc định Nội dung tiêu chuẩn cơng việc sau: - Trình độ văn hóa, chun mơn, ngoại ngữ kỹ khác có liên quan đến cơng việc như: ghi tốc ký, đánh máy, … - Kinh nghiệm công tác - Các đặc điểm cá nhân: giao tiếp, tính cách, tuổi, giới tính, ngoại hình, sức khỏe, khả hịa đồng, tham vọng, sở thích, … 1.2 Quy trình tuyển dụng nhân 1.2.1 Khái niệm tuyển dụng Tuyển dụng trình tìm kiếm, thu hút tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhân viên có đủ khả đảm nhiệm vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển Tìm kiếm, thu hút nhân viên tuyển dụng nhờ vào thương hiệu tuyển dụng doanh nghiệp truyền đạt thơng tin văn hóa, mục tiêu giá trị doanh nghiệp để thu hút nhân tài đầu quân Một thương hiệu mạnh tuyển dụng nhân mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Trước hết, thương hiệu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng Khi quảng bá rộng rãi giá trị, mục tiêu văn hóa tổ chức bạn giảm thiểu lượng ứng viên không phù hợp ứng tuyển vào công ty Quan trọng hơn, xây dựng danh tiếng nhà tuyển dụng hàng đầu, bạn dễ dàng “chiêu mộ” giữ chân nhân tài người tài ln tìm kiếm nơi xứng đáng để “dụng võ” 1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng 1.2.2.1 - Các yếu tố ảnh hưởng bên Tỷ lệ thất nghiệp: tỷ lệ thất nghiệp người làm công việc hay vị trí, ngành nghề mà tổ chức tuyển Nếu tỷ lệ thất nghiệp cao tổ chức có thuận lợi thu hút nhiều ứng viên ngược lại tổ chức bị hạn chế khan lao động số ngành nghề thị trường SVTH: ĐỖ THỊ THU HÀ - GVHD: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG Đối thủ cạnh tranh: nhà quản trị nguồn nhân lực cần phải quan tâm đến hoạt động tuyển chọn đối thủ cạnh tranh để điểm mạnh điểm yếu tổ chức so với họ, từ làm sở để tổ chức xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu - Khả sẵn có nguồn lực theo mùa (sinh viên vừa tốt nghiệp) - Những ảnh hưởng luật lao động 1.2.2.2 - Các yếu tố ảnh hưởng bên Tính chất cơng việc hay vị trí cần tuyển: gồm kinh nghiệm, trình độ tay nghề; vị trí cơng việc có hấp dẫn hay khơng: thu nhập, mơi trường làm việc, hội thăng tiến, … - Hình ảnh tổ chức hai doanh nghiệp: uy tín, danh tiếng, loại hình sở hữu, tên gọi, quy mơ, ngành nghề kinh doanh Ví dụ như: hàng khơng, thuế, hải quan, liên doanh, … - Chính sách nguồn nhân lực tổ chức: lương, thưởng, chế độ BHXH, BHYT, thất nghiệp, … - Tính ổn định cơng việc: rủi ro, địa điểm làm việc thuận lợi - Quan điểm nhà quản trị nhân viên (phải có hộ thành phố, … - Các giai đoạn phát triển tổ chức, doanh nghiệp: giai đoạn tăng trưởng tuyển dụng thu hút nhiều ứng viên hơn, giai đoạn suy thối doanh nghiệp quan tâm đến tuyển dụng nên khả thu hút bị hạn chế - Thông báo tuyển dụng: quảng cáo báo, đài, truyền hình; trung tâm giới thiệu việc làm; niêm yết trước cổng quan, doanh nghiệp, … 1.2.3 Quy trình tuyển dụng nhân Quy trình tuyển dụng nhân gồm bước 1.2.3.1 Lập kế hoạch tuyển dụng Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng nhân viên cần tuyển, vị trí cần tuyển tiêu chuẩn cần đặt cho vị trí cần tuyển Tuyển theo kế hoạch hàng năm: tùy theo kế hoạch, chiến lược, sách mục tiêu kinh doanh năm mà doanh nghiệp lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên cho năm SVTH: ĐỖ THỊ THU HÀ GVHD: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG Tuyển có thay đổi bất thường: tổ chức, doanh nghiệp có biến động nhân bất thường người lao động bất ngờ xin nghỉ việc mà thông báo trước cho tổ chức; tổ chức nhận hợp đồng hay dự án mà nhân lực có khơng thể đáp ứng nhu cầu tính chất công việc nên phải tuyển thêm nhân để bổ sung 1.2.3.2 Tìm kiếm, thu hút ứng viên Theo số liệu thống kê năm 2010, số 20,1 triệu lao động qua đào tạo tổng số 48,8 triệu lao động làm việc, có 8,4 triệu người có cấp, chứng sở đào tạo nước nước cấp Nhân lực đào tạo bậc tăng, đội ngũ nhân lực chất lượng cao thiếu so với nhu cầu xã hội Theo đánh giá Ngân hàng Thế giới, chất lượng nguồn nhân lực Việt Nam thấp so với nước khác Nếu lấy thang điểm 10 chất lượng nhân lực Việt Nam đạt 3,79 điểm, xếp thứ 11/12 nước châu Á tham gia xếp hạng Ngân hàng Thế giới Trong đó, Hàn Quốc đạt 6,91 điểm, Ấn Độ 5,76 điểm, Malaysia 5,59 điểm Thái Lan 4,94 điểm Thừa, thiếu nhân lực xảy nhiều ngành nghề cấu đào tạo bất hợp lý thể qua tỷ lệ: đại học đại học 1, trung học chuyên nghiệp 1,3; công nhân kỹ thuật 0,9 giới tỷ lệ tương ứng 1-4-10 Sinh viên ngành kinh tế, ngoại ngữ, luật, công nghệ thông tin nhiều, ngành cần thiết cho phát triển kinh tế đất nước nông, lâm, ngư nghiệp, khoa học - công nghệ, lại người theo học Kinh phí mà Nhà nước xã hội đầu tư cho lĩnh vực giáo dục, đào tạo ngày tăng, từ 15.609 tỉ đồng năm 2001 tăng lên đến 145.120 tỉ đồng vào năm 2011, chất lượng giáo dục chưa cải thiện Những người tốt nghiệp chương trình giáo dục đào tạo nghề thiếu kiến thức kỹ cần thiết đáp ứng nhu cầu xã hội Theo báo cáo Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, 44% số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước phải tổ chức đào tạo lại cho lao động mình, nhiều doanh nghiệp thích tuyển dụng lao động để đào tạo tuyển dụng học viên tốt nghiệp trường học nghề SVTH: ĐỖ THỊ THU HÀ 10 GVHD: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG Hiểu rõ chất lượng thị trường lao động tổ chức thu hút ứng viên cách hiệu thông qua hai nguồn tuyển dụng bên bên tổ chức Nguồn tuyển chọn bên (nội bộ) Áp dụng hồ sơ thuyên chuyển: áp dụng cho cán quản trị Niêm yết chỗ trống: áp dụng cho nhân viên có chức vụ thấp Khuyến khích người đăng ký tham gia Tuyển người làm công việc hành doanh nghiệp Hình thức tuyển nhân viên nội ưu tiên hàng đầu thực công khai Các tiêu chuẩn tuyển chọn rõ ràng tất ứng viên doanh nghiệp Để xác định có ứng viên nội doanh nghiệp nên có thơng tin số lượng, chất lượng phẩm chất cá nhân nhân viên thông qua thu thập xây dựng hồ sơ nhân viên, biểu đồ thuyên chuyển hay phiếu thăng chức Nguồn tuyển chọn bên ngồi: Thơng qua giới thiệu: thư tay, trao đổi, giới thiệu người thân, bạn bè, nhân viên Các trường đào tạo: nguồn cung cấp lao động lớn cho doanh nghiệp Họ người trẻ tuổi linh hoạt, chịu khó học hỏi, dễ tiếp thu mới, có tinh thần cầu tiến chấp nhận rủi ro cao Tuy nhiên, họ lại thiếu kinh nghiệm nên xử lý cơng việc thiếu chín chắn, phản ứng vội vàng; tính trung thành gắn bó với doanh nghiệp thấp tỷ lệ bỏ việc, nghỉ việc cao (thích tự do, làm việc tùy hứng) Trong trường hợp doanh nghiệp địi hỏi gấp nguồn khơng đáp ứng tốn chi phí, thời gian cơng sức đào tạo Cựu nhân viên: doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ động quay trở lại làm việc nhân viên để tránh tình trạng gây phản ứng tâm lý cho nhân viên khác “muốn đi, thích quay lại” SVTH: ĐỖ THỊ THU HÀ ... Chương 1: Tổng quan tuyển dụng nhân Chương 2: Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân cơng ty TNHH Đức Việt Chương 3: Hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân TNHH Đức Việt Kết luận SVTH: ĐỖ THỊ... giá thực trạng tuyển dụng nhân lực Công ty TNHH Đức Việt, làm rõ ưu nhược điểm quy trình tuyển dụng để từ đưa kiến nghị, giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân công ty Đối tượng phạm... trình tuyển dụng nhân sự, thực trạng hoạt động tuyển dụng Công ty, từ đưa số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân Cơng ty TNHH Đức Việt Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Khóa luận