Trộn văn bản trong ms word

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN -*** - BÀI TẬP LỚN MÔN TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG ĐỀ TÀI: TRỘN VĂN BẢN TRONG MS WORD NHÓM : Phan Ngọc Minh Hằng Trương Ngọc Hiệp Nguyễn Nguyệt Hoa Nguyễn Thị Hoài Nguyễn Thu Hoài Nguyễn Ngọc Hoàng Nguyễn Thị Huyền Lớp tín chỉ: Tin học đại cương – TC HÀ NỘI, NĂM 2017 Mục lục và nhiệm vụ của từng thành viên Phần Nội dung Phụ Trách Hướng dẫn trình trộn thư Nguyệt Hoa Hướng dẫn thực hiện trộn thư (letters) Thị Hoài Hướng dẫn thực hiện trộn bì thư (envelopes) Thị Huyền Công việc Thực hành Tìm hiểu nội dung, viết word và thuyết trình từng phần mình phụ trách Ngọc Hoàng Ngọc Hiệp Hướng dẫn thực hiện trộn nhãn (labels) Thu Hoài Hướng dẫn thực hiện trộn mail không có file đính kèm ( mail merge) Minh Hằng PHẦN 1: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH TRỘN THƯ Để hồn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 file tài liệu sau: - Văn gốc (Main document): Nội dung văn soạn thảo sẵn bỏ trống thông tin cần điền khác biệt cá nhân, đơn vị gửi Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh… - Dữ liệu gốc (Data source): Bộ sở thông tin liệu cho cá nhân, đơn vị để điền vào ô trống văn soạn sẵn Lưu ý: cần lưu liệu vào My Documents/My data sources không để merge cell file liệu Trong Word 2007, công cụ Mailing dùng cho tất loại trộn thư bao gồm email, thư, nhãn, phịng bì Bạn nhìn hình minh họa bên Quy trình trộn thư (mail merge) bao gồm bước sau: - Thiết kế file văn gốc word - Kết nối văn với file liệu gốc excel - Chèn liệu vào văn - Sửa đổi format, chỉnh font chữ - Kiểm tra hoàn thiện việc trộn thư Bước 1: Lựa chọn văn Mở file word Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn loại hình bạn muốn trộn thư Bước 2: Lựa chọn liệu kết nối Lựa chọn nút Select Recipients Sau chọn lựa chọn sau: a Type a new list: Lựa chọn cho phép người sử dụng nhập thông tin tay b Use Existing List (Gợi ý nên dùng nút này): Lựa chọn cho phép người sử dụng lựa chọn tệp file liệu sẵn có thơng tin cần sử dụng c Select from Outlook Contacts: Lựa chọn sử dụng hiệu bạn bắt đầu trình trộn thư Mail Merge Outlook Lựa chọn nút Edit Recipients Cửa sổ Mail Merge Recipients xuất Tùy chỉnh danh sách người nhận cần thiết a Checkboxs: Những cá nhân tích hộp checkboxs người gửi trộn thư (mail merge) b Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột vào tùy chọn xếp để xếp người nhận theo thứ tự mong muốn ví dụ theo thứ tự A,B,C tên ngày tháng năm sinh… c Filter (Lọc): Nhấp chuột vào Filter để truy cập vào hộp thoại lọc lựa chọn cột lọc theo mong muốn d Find Duplicates (Tìm trùng lắp): Nhấp chuột vào Find Duplicates, hộp thoại mở với danh sách cá nhân xuất nhiều lần e Find Recipient: Tùy chọn cho phép bạn tìm thơng tin cá nhân cụ thể cách dễ dàng f Validate Addressees (Xác nhận địa chỉ): Tùy chọn áp dụng cho máy tính có cài đặt phần mềm xác nhận địa tồn Bước 3: Chèn liệu vào văn Lựa chọn thông tin, liệu excel cần chèn vào văn Khi nhấp chuột vào hộp thoại cho phép người sử dụng xác định xác vị trí thơng tin chèn a Address Block (Định dạng địa chỉ): Định dạng áp dụng trộn bì thư b Greeting Line (Dòng chào hỏi): Nhập lời chào hỏi c Insert Merge Field (Chèn liệu cần vào văn bản): Nhấp chuột vào Insert Merge Field chọn liệu cần chèn vào văn d Match Fields (Đồng liệu): Tính sử dụng văn khơng kết nối xác với liệu Bước 4: Xem lại văn trước hoàn thiện trình trộn thư Quá trình trộn thư gần hoàn tất Bây thời gian để sửa đổi, rà soát cần thiết Click vào nút Preview Results để xem kết trộn thư Sử dụng mũi tên nhóm kết từ Preview để kiểm tra tính xác trường liệu chèn vào văn phát lỗi font chữ, cỡ chữ… Bước 5: Hoàn thiện trình trộn thư (mail merge) Sau xem lại văn hợp nhất, liệu chèn vào văn xác q trình trộn thư xem hoàn tất Click vào nút Finish and Merge a Edit Individual Documents: Lựa chọn tạo văn với đầy đủ thông tin văn vửa hợp hay nói đơn giản tạo copy văn vừa tạo b Print Documents: Hộp thoại in mở cho phép bạn lựa chọn in tất cả, từ trang đến trang trang c Send E-mail Messages: Hộp thoại trộn email mở cho phép bạn gửi email merge tới địa email bạn muốn Lưu ý: Chỉ áp dụng chức cho việc gửi email PHẦN 2: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN THƯ (MERGING LETTERs) Bước 1: Chọn văn (ví dụ thư cảm ơn đối tác tài trợ) Mở file thư cảm ơn đối tác Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn Letters Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách đối tác tham dự Lễ kỷ niệm) Lựa chọn nút Select Recipients Click vào nút Use Existing List Chọn file excel liệu “vd: Danh sách nhà tài trợ” Chọn sheet excel có thông tin liệu cần chèn Click OK Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn họ tên; Chức danh) Click vào Insert Merge Field chọn liệu cần chèn Chèn liệu vào văn (ví dụ gồm Họ tên dịng 1; Chức danh dịng 2) Bơi đen liệu chèn format lại muốn Bước 4: Xem lại văn trước in Click vào nút Preview Results để xem kết trộn thư cảm ơn Click vào mũi tên để rà soát Bước 5: In văn Click vào nút Finish and Merge Click vào Print Document lựa chọn Click All - Hồn thiện q trình Mail merge PHẦN 3: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN BÌ THƯ (MERGING ENVELOPES) Bước 1: Chọn văn Mở file word Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn Envelopes Bước 2 : Bạn  chọn Envelopes rồi click Next: Starting document để sang Step 2: Bước 3 : Bạn click vào Envelope Options rồi bảng bạn thay đổi thơng số cho bìa thư để mặc định click OK luôn: Bước 4 : Bạn vào Page Layout > Page Borders để tạo đường viền cho bìa thư: Tiếp theo bạn chọn kiểu dáng bạn muốn cho bìa thư click OK Sau bạn click Next: Select recipients để sang Step 3: Bước 5 : Bạn mở file excel chứa thông tin người nhận thư bạn cách click vào Browse và bạn tìm đến file excel này, chọn file click Open: Bước 6 : Bạn chọn Sheet có chứa thông tin người bạn muốn gửi thư cho họ Nếu có sheet hình sau bạn việc click OK luôn: Ở bảng bạn thực lọc nhóm người nhận thư định danh sách cách click vào Filter Hoặc bạn xếp danh sách theo thuộc tính cách click vào Sort để chọn người bạn muốn gửi thư đến họ Hoặc bạn để mặc định chọn tất click OK Sau bạn click Next: Arrange your envelope để sang Step 4: Bước 7 :  Bạn tiến hành điền thông tin từ người gửi thông tin người nhận vào bìa thư Để thêm trường thơng tin người nhận thư Họ Tên, Địa Chỉ, bạn click vào More items rồi bảng bạn chọn trường thuộc tính mà bạn muốn chèn vào bìa thư click Insert: Tương tự, bạn tiến hành chèn thêm trường khác Đến chèn xong trường thông tin bạn click vào Next: Preview your envelopes để sang Step 5: Tại Step bạn click vào biểu tượng mũi tên hình để xem bìa thư ý bạn chưa, chưa bạn quay lại bước trước để sửa, cịn bạn click vào Next : Complete the merge để sang Step 6: Bước 8 : Bạn click vào Edit individual envelopes rồi chọn All ở bảng click OK để hồn tất q trình tạo bìa thư: Và kết bìa thư tạo Bạn kéo cuộn xuống để xem bìa thư người nhận khác: http://thuthuat.taimienphi.vn/tao-bia-thu-trong-word-2007-2314n.aspx  Tạo khung bìa thư: Bước 1 : Bạn vào tab Insert > Shapes rồi chọn biểu tượng hình chữ nhật hình: Bước 2 : Bạn thực vẽ khung hình cho file văn theo ý muốn mình: Bước 3 : Bạn click chuột phải vào nội dung văn chọn Forrmat AutoShapes: Bạn chọn kích cỡ đường viền cho khung trang thông số khác bạn muốn: Bước 4 : Bạn click chuột phải vào nội dung văn chọn Add Text: Bây bạn tiến hành thêm nội dung vào trang bìa : PHẦN 4: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN NHÃN (MAILING LABELS) Bước 1: Chọn văn Mở file word Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn Labels Cửa sổ lựa chọn label xuất Lựa chọn mục sau để label cần chọn: a Printer Information: Lựa chọn loại khay in sử dụng b Label Information: Lựa chọn nhà cung cấp giấy c Product Number: 7.Lựa chọn OK Lựa chọn mã sản phẩm nhà cung cấp giấy Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách đối tác tham dự Lễ kỷ niệm) Lựa chọn nút Select Recipients Click vào nút Use Existing List Chọn file excel liệu “ví dụ: Danh sách nhà tài trợ” My Documents/My Data Sources 10 Lựa chọn OK 11 Chọn sheet excel có thơng tin liệu cần chèn Click OK Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn họ tên; địa người nhận, gửi) 12 Click vào Insert Merge Field chọn liệu cần chèn 13 Đánh chữ “FROM TO hay NGƯỜI GỬI/ NGƯỜI NHẬN” Bước 4: Xem lại văn trước in Click vào nút Preview Results để xem kết trộn bì thư Click vào mũi tên để rà soát Bước 5: In văn 19 Click vào nút Finish and Merge 20 Click vào Print Document lựa chọn 21 Click All - Hoàn thiện trình trộn PHẦN 5: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN EMAIL (EMAIL MERGE) Note: Để gửi email, cần cài đặt chương trình email tương thích MAPI Outlook Gmail Nếu bạn sử dụng MAPI Outlook, đảm bảo phiên Word Outlook bạn giống ♦ Ta bắt đầu thực phần gửi thư sau thao tác trộn thư - Trên công cụ Mailings , click vào Start Mail Merge, chọn Start Mail Merge > E-mail Messages ♦ Chỉnh sửa danh sách gửi thư bạn - Nếu bạn muốn gửi email đến người cụ thể danh sách mình, bạn thu hẹp danh sách bước sau • ChọnEdit Recipient List • Kiểm tra tên người mà bạn muốn gửi email (Bạn có thể  sort or filter the list để giúp tìm tên địa dễ dàng hơn.) ♦ Thêm nội dung cá nhân vào thư • chọn Address Block cơng cụ • Trong hộp thoại  Insert Address Block, chọn định dạng cho tên người nhận hiển thị email, sau chọn OK •chọn Greeting line •Trong hộpthoại  Insert Greeting Line , chọn định dạng bạn muốn sử dụng ♦ Xemtrướcvàgửi mail • phần xem trước thực thao tác giống phần letter • gửi mail ChọnFinish & Merger > Send email messages Sau hộp thoại + To: chọn tên hộp địa email danh sáchcủabạn + Subject line:nhập chủ đề cho email + Mail Format: chọn HTML (thiết đặt mặc định) hoặc plain text để gửi tài liệu dạng nội dung thư email (Nếu bạn gửi thư email dạng plain text, main document phải không bao gồm định dạng văn hay đồ họa nào) + All: chấp nhận thiết đặt mặc định vàgửi tất nội dung + Current record: nội dung hình gửi + From…To: nhập sốbảnghi để bắt đầu phối nhập số ghi để kết thúc phối ... Thiết kế file văn gốc word - Kết nối văn với file liệu gốc excel - Chèn liệu vào văn - Sửa đổi format, chỉnh font chữ - Kiểm tra hoàn thiện việc trộn thư Bước 1: Lựa chọn văn Mở file word Click... trình trộn thư Nguyệt Hoa Hướng dẫn thực hiện trộn thư (letters) Thị Hoài Hướng dẫn thực hiện trộn bì thư (envelopes) Thị Huyền Công việc Thực hành Tìm hiểu nội dung, viết word. .. (Chèn liệu cần vào văn bản): Nhấp chuột vào Insert Merge Field chọn liệu cần chèn vào văn d Match Fields (Đồng liệu): Tính sử dụng văn khơng kết nối xác với liệu Bước 4: Xem lại văn trước hoàn thiện