CÁC TÍNH NĂNG xử lý văn bản NÂNG CAO TRONG MS WORD 2010

1,Sử dụng style trong soạn thảo văn bản.a,Giới thiệu chungStyle là tập hợp các định dạng có sẵn trong word, được người dùng tạo ra và gán cho một tên riêng dùng để định dạng nhanh cho các tài liệu. Trong một style có thể chứa các định dạng ký tự, định dạng màu sắc, định dạng văn bản...Trong word có rất nhiều style , một số style phổ biến và đã được định dạng sẵn như heading1,heading2, subtitle....Người dùng có thể tạo ra các kiểu styles và ghi lại thành các mẫu( template) để sử dụng nhiều lần.b, Vai trò của việc sử dụng style trong soạn thảo Tăng tốc độ định dạng : Do việc định dạng đã được thực hiện một lần duy nhất khi tạo style nên trong quá trình soạn thảo văn bản ,đặc biệt là với mộtvăn bản dài thì việc tạo style sẽ giúp người soạn thảo có thể tiết kiệm rất nhiều thòi gian. Tăng tính thống nhất và chuyên nghiệp cho văn bản: Mỗi một văn bản đều phải thỏa mãn một yêu cầu cụ thể. Đối với văn bản hành chính ,công vụ thì đó là tính quy phạm và minh bạch để thể hiện những chỉ thị bắt buộc, những hướng dẫn….Đối với văn bản thuyết trình hay quảng cáo thì đó là tính sáng tạo và khoa học để thu hút mọi người và giúp mọi người dễ dàng nắm bắt nội dung.Và để thực hiện tất cả những yêu cầu đó đòi hỏi văn bản phải có tính thống nhất về định dạng và bố cục cao.khi sử dụng style, các định dạng đã tạo sẵn trong style sẽ định dạng cho toàn bộ văn bản,tạo ra sự đồng bộ cho từng kí tự,từng đoạn văn. Sự thống nhất về kiểu chữ, kích cỡ chữ, màu sắc…cách đánh số trang và đánh dấu đoạn văn…sẽ giúp cho văn bản trở nên hài hòa, chuyên nghiệp. Một văn bản có sự thống nhất và chuyên nghiệp sẽ mang lại hiệu quả công việc cao. Nhanh chóng thay đổi lại định dạng văn bản: Khi có một yêu cầu về thay đổi định dạng cho văn bản,sẽ nhanh nhất nếu sử dụng style.Với văn bản chưa sử dụng style thì thay đổi định dạng tức là phải thay đổi lại định dạng cho từng đoạn văn.Tuy nhiên nếu đã sử dụng style thì việc thay đổi này chỉ là thay đổi lại các định dạng đã tạo trong style theo ý muốn. Trong tường hợp văn bản cần thay đổi lại định dạng là một văn bản dài hay đã hoàn thành và cần sửa gấp thì sử dụng style là cách tiết kiệm thời gian nhất. Dễ dàng chia sẻ và sử dụng lại: Style có thể chia sẻ rất dễ dàng, thuận tiện cho quá trình làm việc theo nhóm,theo tổ chức khi cùng chung một bài tập, một dự án . Nếu một style phù hợp,bạn có thể cất giữ chúng như một tài liệu để sử dụng nhiều lần trong quá trình làm việc của mình.

CÁC TÍNH NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO TRONG MS WORD 2010 I,Giới thiệu chung. Các tính năng xử lý văn bản nâng cao trong Ms Word là các tính năng giúp người sử dụng có thể soạn thảo văn bản một cách nhanh chóng, dễ dàng và đảm bảo tính thống nhất, tính chuyên nghiệp cao. Trong các phiên bản của Ms Word, các tính năng này không ngừng được tích hợp , cải tiến và nâng cao để ngày một hữu dụng và thân thiện hơn đối với người soạn thảo văn bản. Một số tính năng xử lý văn bản nâng cao có thể kể đến như : sử dụng style trong soạn thảo, xử lý section với các tài liệu dài và có định dạng phức tạp, tạo mục lục tự động,footnote & endnote, citations & bibliography, mail merge, tạo nội dung tiêu đề hay thuyết minh, macro, II,Các tính năng xử lý nâng cao thường dùng. 1,Sử dụng style trong soạn thảo văn bản. a,Giới thiệu chung Style là tập hợp các định dạng có sẵn trong word, được người dùng tạo ra và gán cho một tên riêng dùng để định dạng nhanh cho các tài liệu. Trong một style có thể chứa các định dạng ký tự, định dạng màu sắc, định dạng văn bản Trong word có rất nhiều style , một số style phổ biến và đã được định dạng sẵn như heading1,heading2, subtitle Người dùng có thể tạo ra các kiểu styles và ghi lại thành các mẫu( template) để sử dụng nhiều lần. Style trong Ms Word 2010 b, Vai trò của việc sử dụng style trong soạn thảo • Tăng tốc độ định dạng : Do việc định dạng đã được thực hiện một lần duy nhất khi tạo style nên trong quá trình soạn thảo văn bản ,đặc biệt là với một văn bản dài thì việc tạo style sẽ giúp người soạn thảo có thể tiết kiệm rất nhiều thòi gian. • Tăng tính thống nhất và chuyên nghiệp cho văn bản: Mỗi một văn bản đều phải thỏa mãn một yêu cầu cụ thể. Đối với văn bản hành chính ,công vụ thì đó là tính quy phạm và minh bạch để thể hiện những chỉ thị bắt buộc, những hướng dẫn….Đối với văn bản thuyết trình hay quảng cáo thì đó là tính sáng tạo và khoa học để thu hút mọi người và giúp mọi người dễ dàng nắm bắt nội dung.Và để thực hiện tất cả những yêu cầu đó đòi hỏi văn bản phải có tính thống nhất về định dạng và bố cục cao.khi sử dụng style, các định dạng đã tạo sẵn trong style sẽ định dạng cho toàn bộ văn bản,tạo ra sự đồng bộ cho từng kí tự,từng đoạn văn. Sự thống nhất về kiểu chữ, kích cỡ chữ, màu sắc…cách đánh số trang và đánh dấu đoạn văn…sẽ giúp cho văn bản trở nên hài hòa, chuyên nghiệp. Một văn bản có sự thống nhất và chuyên nghiệp sẽ mang lại hiệu quả công việc cao. • Nhanh chóng thay đổi lại định dạng văn bản : Khi có một yêu cầu về thay đổi định dạng cho văn bản,sẽ nhanh nhất nếu sử dụng style.Với văn bản chưa sử dụng style thì thay đổi định dạng tức là phải thay đổi lại định dạng cho từng đoạn văn.Tuy nhiên nếu đã sử dụng style thì việc thay đổi này chỉ là thay đổi lại các định dạng đã tạo trong style theo ý muốn. Trong tường hợp văn bản cần thay đổi lại định dạng là một văn bản dài hay đã hoàn thành và cần sửa gấp thì sử dụng style là cách tiết kiệm thời gian nhất. • Dễ dàng chia sẻ và sử dụng lại: Style có thể chia sẻ rất dễ dàng, thuận tiện cho quá trình làm việc theo nhóm,theo tổ chức khi cùng chung một bài tập, một dự án . Nếu một style phù hợp,bạn có thể cất giữ chúng như một tài liệu để sử dụng nhiều lần trong quá trình làm việc của mình. c,Các thao tác với style trong soạn thảo văn bản.  Chọn một style có sẵn trong Ms Word • Thiết lập nhanh bằng cách sử dụng quick style có trên thanh ribbon của thẻ home : Đặt con trỏ chuột vào phần văn bản hoặc bôi đen phần văn bản cần thiết lập style. Trên thanh ribbon của thẻ home xuất hiện hộp thoại: Kích chuột vào mũi tên dưới trong phần này Sẽ xuất hiện 16 quick style thông dụng Kích đúp vào style muốn chọn để tạo style cho văn bản. Nếu thường xuyên sử dụng 1 style nào đó trong soạn thảo bạn có thể hiệu chỉnh hoặc tạo một style riêng và thêm nó vào quick style để sử dụng cho thuận tiện. • Chọn một mẫu styles trong danh sách styles : Vào hộp thoại styles trên thanh công cụ và chọn apply styles hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+ Shift+S : Chọn style phù hợp bằng cách gõ tên style vào ô style name rồi kích chuột vào apply hoặc chọn tên style trong list styles. Nhấn close để hoàn thành.  Hiệu chỉnh một style có sẵn: kích chuột vào mũi tên và chọn 1 style muốn chỉnh sửa. Tiếp tục kích vào Apply styles. Hoặc nhấn tổ hợp phím ctrl+shift+S để hiện ra hộp thoại sau : Kích chuột vào modify và định dạng : Trong formatting tiến hành định dạng:  Định dạng font chữ  Định dạng cỡ chữ  Định dạng in đậm,in nghiêng,gạch chân  Định dạng màu sắc chữ  Định dạng đoạn văn  Định dạng lề  Định dạng khoảng cách đoạn …. Có thể kích chuột vào format ( góc dưới bên trái hộp thoại ) và tiến hành các định dạng khác như định dạng đường viền (border), định dạng ngôn ngữ ( language), định dạng khung(frame) Nhấn ok để hoàn thành chỉnh sửa và trở về hộp thoại trước đó.  Tự tạo một style mới • Cách 1: Tiến hành lựa chọn các định dạng font chữ và đoạn văn(paragraph) trong thanh ribbon của thẻ home sau đó sẽ thấy xuất hiện hộp thoại , trong hộp thoại chọn save selection as a new quick style: Chọn xong thì tiến hành đổi tên nếu muốn và nhấn ok để hoàn thành hoặc chọn modify và chỉnh sửa, hoàn thiện các định dạng giống như cách hiệu chỉnh 1 styles. • Cách 2 : Nhấn tổ hợp phím Alt+ctrl+shift+S hoặc kích chuột vào mũi tên( như hình dưới): Hiện ra hộp thoại styles: Kích chuột vào biểu tượng new style và thiết lập một new style Tiến hành các định dạng font,định dạng đoạn văn paragraph tùy ý( như hiệu chỉnh một style) và chọn OK để hoàn thành.  Xóa một style:Chỉ xóa được các style do người dùng tự tạo chứ không xóa được các styles của ms word. Nhấn tổ hợp phím alt+ctrl+shift+S hoặc mũi tên dưới của hộp thoại style để hiện ra danh sách styles: Trong list style chọn manager styles để có hộp thoại: Trong thẻ edit, chọn tên style muốn xóa rồi chọn edit, sau đó ms word sẽ hỏi bạn “ Do you want to delete style ?” nếu bạn chắc chắn muốn xóa chọn yes ngược lại chọn no. Chọn OK để hoàn thành .  Sao chép một style: Nhấn tổ hợp phím Alt+ctrl+shift+S hoặc mũi tên để mở list styles: Tại cửa sổ styles kích chọn manager style ,Trong thẻ edit chọn Import/export để hiện ra hộp thoại organizer: Trong hộp thoại này, danh sách bên trái chứa thuộc tính của file hiện tại, danh sách bên phải chứa thuộc tính của một file khác(có thể chọn close file để đóng file này rồi chọn open file và mở một file khác). Kích chuột vào tên style cần sao chép rồi chọn copy để sao chép style sang file kia. Nhấn close để hoàn thành. d,Ứng dụng của styles: • Thay đổi thuộc tính của một siêu liên kết(hyperlink): Nhấn tổ hợp phím ctl+shift+S hoặc apply style trong phần styles trên thanh công cụ của thẻ home. Trong list style chọn hyperlink sau đó chọn modify và tiến hành thay đổi thuộc tính của siêu liên kết.Chọn OK để hoàn thành. • Tạo mục lục tự động: Đây là một trong những ứng dụng quan trọng của việc sử dụng style trong soạn thảo văn bản: • Để tạo mục lục tự động ta cần định dạng văn bản theo style. Sau đó vào thẻ references chọn table of contents. Trong hộp thoại table of content chọn cách tạo mục lục tự động. [...]... section break và chia văn bản thành nhiều phần khác nhau với nhiều cách khác nhau để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau Thiết lập một hệ thống lề và hướng giấy khác nhau cho cùng một văn bản: Khi văn bản được chia thành nhiều section khác nhau ,ta có thể dễ dàng thiết lập được hệ thống lề và hướng giấy in khác nhau cho từng đoạn văn bản một cách dễ dàng.Điều này giúp cho các văn bản dài trở nên thẩm... Setion breaks a,Giới thiệu về section break Section breaks là một tính năng trong word giúp cho người sử dụng có thể chia một tập tin văn bản, trang văn bản thành nhiều phần nhỏ khác nhau để thực hiện chức năng riêng trên từng đoạn theo yêu cầu b,vai trò của việc sử dụng section breaks • • • • • Chia văn bản thành nhiều phần: Với một văn bản dài có nhiều đoạn,nhiều phần,nhiều chương mục thì việc phân ngắt... trang trên cùng một văn bản: Hệ thống trang riêng này được đánh số theo section Thiết lập tiêu đề trên và tiêu đề dưới riêng: với văn bản dài, có nhiều chương, section break giúp cho việc đặt tiêu đề trên và dưới(header and footer) thực hiện một cách dễ dàng c ,Các thao tác với section breaks trong một văn bản → Tạo một phân ngắt section break:Đặt con trỏ chuột vào đầu phần văn bản cần phân ngắt ,mở... thêm các style khác vào mục lục ta chọn insert table of contents rồi tiến hành chỉnh sửa trong hộp thoại bằng cách chọn Options: Thêm vào các style khác Nhấn OK để trở về hộp thoại trước đó • xem sơ đồ tài liệu: Văn bản được sử dụng style có thể xem sơ đồ tài liệu bằng cách : Vào thẻ view ,trong phần show chọn navigation pane show 2, Setion breaks a,Giới thiệu về section break Section breaks là một tính. .. phần văn bản cần phân ngắt ,mở thẻ page layout, chọn break sau đó chọn Trong section breaks có 4 lựa chọn: Next page: Ngắt section sang trang mới tiếp theo • • • Continous: Thêm section mới từ vị trí con trỏ mà không ngắt trang.Đây là cách tạo được nhiều section khác nhau cho việc định dạng các section riêng trên cùng 1 trang văn bản Even page: Tự động section breaks sau đó bắt đầu section mới trên... chuột vào đầu phần văn bản cần phân ngắt Kích chuột phải chọn paste hoặc nhấn tổ hợp phím ctrl+v để dán phân ngắt Một số tiện ích sau khi sử dụng section break:  Hệ thống lề và hướng giấy in riêng: Trong thẻ page layout chọn margins →custom margins: Căn chỉnh lề và hướng giấy in theo ý muốn sau đó tại mục apply to chọn this secton  Nhấn OK để hoàn thành định dạng trang văn bản Đặt tiêu đề trên... theo Odd page: Tự động section breaks sau đó bắt đầu section mới trên trang được đánh số lẻ tiếp theo → Xóa một phân ngắt section break: Vào thẻ view, trong document views chọn draft ,các đường phân ngắt sẽ hiện ra bằng các nét đứt và được chú thích thêm cách phân ngắt: → Kích chuột vào đường phân ngắt và chọn nút delete trên bàn phím để xóa phân ngắt đó Sao chép ngắt vùng: Tương tự như xóa một ngắt vùng,ta... Nhấn OK để hoàn thành định dạng trang văn bản Đặt tiêu đề trên và tiêu đề dưới riêng cho từng đoạn văn bản: Đặt con trỏ chuột vào đầu phần section cần thêm tiêu đề, sau đó vào thẻ insert chọn header cho tiêu đề trên hoặc footer cho tiêu đề dưới,chọn cách thức chèn tiêu đề và thêm tên tiêu đề Để tên tiêu đề các section là khác nhau ta kích vào same as previous để nút này ẩn đi Kích vào close header and . CÁC TÍNH NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO TRONG MS WORD 2010 I,Giới thiệu chung. Các tính năng xử lý văn bản nâng cao trong Ms Word là các tính năng giúp người sử dụng có thể soạn thảo văn bản. bản một cách nhanh chóng, dễ dàng và đảm bảo tính thống nhất, tính chuyên nghiệp cao. Trong các phiên bản của Ms Word, các tính năng này không ngừng được tích hợp , cải tiến và nâng cao để ngày. thân thiện hơn đối với người soạn thảo văn bản. Một số tính năng xử lý văn bản nâng cao có thể kể đến như : sử dụng style trong soạn thảo, xử lý section với các tài liệu dài và có định dạng phức