Thuyết trình là việc trình bày một quan điểm,một ý tưởng,một chiến lược hay một vấn đề chuyên môn ....nhằm đem đến cho người nghe .người xem những tri thức, những nhận định cần thiết khi xem xét về vấn đề đó, đồng thời có thể thuyết phục họ hiểu và đồng tình với quan điểm của bản thân người thuyết trình. Với những mục đích của việc thuyết trình đã nêu trên việc sử dụng Ms Powerpoint để thuyết trình là vô cùng cần thiết vì: Ms powerpoint là phần mềm cung cấp các chức năng để trình chiếu vô cùng hiệu quả. Việc một bài trình chiếu được trình bày rõ ràng mạch lạc với những dẫn chứng cụ thể,những hình ảnh xác thực, âm thanh sinh động sẽ có sức lôi cuốn người nghe, người xem,từ đó có sức thuyết phục lớn hơn. Các chức năng của Ms powerpoint rất phong phú và dễ dàng để sử dụng.
Tạo bài thuyết trình trong MS PowerPoint 2010 1 Tạo thuyết trình 1.1 Tạo bài thuyết trình rỗng ❖ Khi khởi động chương trình thì 1 bài trình diễn rỗng (blank) đã mặc định được tạo ra và ta chỉ cần tiếp tục soạn thảo cho các slide. ❖ Tạo thêm bài thuyết trình rỗng: ❖ Cách 1: ✓ File/New → hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải ✓ Chọn Blank presentation→ create. ❖ Cách 2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl+new 1.2 Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn ❖ PowerPoint Template là các mẫu định dạng được thiết kế sẵn kèm theo trong bộ office hoặc tải về từ internet. ❖ Template có thể chứa các layout, theme color, theme font, theme effect,các kiểu nền của slide và có thể chứa các nội dung mẫu. ❖ PowerPoint cung cấp rất nhiều template được thiết kế với nhiều chủ đề khác nhau phù hợp với nhiều tình huống báo cáo thực tế như: Business, Education, Finance, Holydays, Sport, Science, Technology… ❖ Cách thiết kế Template: ● Dùng mẫu có sẵn trong phần mềm: ✓ Chọn File/New→ xuất hiện hộp Available Templates and theme ✓ Chọn Sample templates→Create để tạo mới bài thuyết trình ● Dùng mẫu từ trang web office.com: ✓ Chọn File/New→ xuất hiện hộp Available Templates and theme ✓ Di chuyển đến Office.com Templates. Tại đây các mẫu được nhóm lại theo nội dung của chúng. ✓ Ví dụ chọn nhóm là Presentation, chọn tiếp phân loại mẫu là Business và đợi để PowerPoint cập nhật danh sách các mẫu từ internet. ✓ Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì chọn Dowload để tải về và tạo bài thuyết trình theo mẫu này. ● Dùng mẫu thiết kế mà bạn tạo hoặc mẫu sưu tầm đang lưu trên đĩa. Khi PowerPoint đã tải 1 mẫu thiết kếmới từ internet thì nó sẽ tự động lưu mẫu đó vào danh mục My Templates để ta có thể sử dụng lại. ✓ Chọn File/New→ xuất hiện hộp Available Templates and theme ✓ Chọn My Templates ✓ Lựa chọn mẫu mong muốn và chọn OK để tạo bài thuyết trình mới. 1.3 Tạo bài thuyết trình từ 1 bài có sẵn ❖ Nếu ta có sẵn 1 bài trình diễn mà nội dung của nó tương tự với bài sắp tạo. Khi đó, ta nên tạo bài trình diễn mới dựa trên tập tin có sẵn để đỡ tốn thời gian làm lại từ đầu. ❖ Cách thực hiện: ✓ Chọn File/New→xuất hiện hộp Available Templates and themes ✓ Chọn New from existing ✓ Hãy tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu và chọn nó,sau đó chọn Create new để tạo mới bài trình diễn dựa trên tập tin sẵn có. 1.4 Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài ❖ Ngoài những cách trên PowerPoint còn cho phép tạo bài trình diễn mới từ các tập tin của các ứng dụng khác như tập tin dàn bài của Word, WordPad, NotePad,…Sau khi nhập nội dung vào PowerPoint ta có thể hiệu chỉnh lại tuỳ ý. ❖ Cách thực hiện: ✓ Chon File/Open. ✓ Tại Files of type chọn 1 kiểu tập tin nào đó ví dụ All Outlines. ✓ Chọn tập tin mong muốn và chọn Open để mở. ➢ Cấu trúc Outline: Outline là tập tin chứa văn bản, các slide cách nhau bằng một kí hiệu xuống dòng (Enter) . Trên mỗi slide, tựa đề slide viết bình thường và các nội dung trên slide thì phải Tab thụt đầu dòng. 2 Lưu bài thuyết trình 2.1 Lưu bài thuyết trình lần đầu tiên ❖ Khi lần đầu tiên lưu tập tin trình diễn thì chương trình sẽ mở hộp thoại Save as. Từ hộp thoại này ta phải đặt tên, định dạng tập tin và vị trí lưu trữ. ✓ Chọn File/Save→ hộp thoại Save as xuất hiện (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+S). ✓ Nhập tên tập tin vào hộp File name. ✓ Chọn kiểu tập tin tại hộp Save as type và nhấp nút Save để lưu. ➢ Quy định đặt tên tập tin: tập tin có thể dài tới 255 kí tự và có thể dùng tất cả các loại ký hiệu để đặt tên ngoại trừ các ký hiệu sau: <,>,?,*,/ và \. 2.2 Lưu các lần sau ❖ Sau khi đã lưu tập tin trình diễn , khi có hiệu chỉnh và muốn lưu tập tin lại ta có thể làm theo các cách sau: ● Cách 1: Chọn File→Save. ● Cách 2: Dùng tổ hợp phím Ctrl+S. ● Cách 3: Nhấn nút Save trên thanh Quick Accsess Toolbar. ➢ Lưu ý: Để thêm nút Save vào thanh Quick Access Toolbar ta nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar và chọn Save. 2.3 Đổi định dạng khi lưu ❖ Khi lưu tập tin trình diễn ta có thể chọn các kiểu định dạng từ hộp Save as type. Sau đây là danh sách các kiểu tập tin thông dụng mà ta có thể lưu: Định dạng Phần mở rộng Ghi chú PowerPoint Presentation .pptx Mặc định, chỉ có thể mở bằng PowerPoint 2007,2010 (hoặc phải cài thêm phần bổ sung cho các phiên bản cũ thì mới mở được) PowerPoint 97-2003 .ppt Định dạng tương thích ngược với các phiên bản PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP) hoặc 2003 PowerPoint Template .potx Tập tin mẫu định dạng (Template) của PowerPoint 2007 PowerPoint 97-2003 Template .pot Tập tim mẫu định dạng (Template) của các phiên bản PowerPoint 97, 2000, 2002(XP), 2003 PowerPoint Show .ppsx Giống như 1 tập tin PowerPoint bình thường nhưng ở chế độ Slide Show (rất hữu ích khi phân phối cho người xem) PowerPoint 97-2003 Show .pps Giống như trên nhưng đây được dùng trong phiên bản cũ PowerPoint XML Presentation .xml Tập tin dưới định dạng XML Single File Web Page .mht .mhtml Lưu toàn bộ các thành phần của tập tin trình diễn trong 1 file duy nhất, có thể mở bằng trình duyệt web (thích hợp khi muốn đưa lên mạng hoặc gửi e-mail) Web Page .htm .html Lưu tập tin dưới định dạng HTML, các hình ảnh sẽ lưu thành các tập tin riêng (thích hợp cho việc đưa lên trang web) PDF .pdf Lưu dưới định dạng PDF, phải cài thêm PDF and XPS từ trang web office online XPS .xps Tương tự PDF nhưng đây là định dạng của Microsoft. Window vista có sẵn trình xem tập tin XPS Office Theme .thmx Giống Template, nhưng nó chỉ chứa các thiết lập định dạng(theme) như font, màu sắc,hiệu ứng GIF Graphics Interchange .gif Hình động giới hạn trong 256 màu Format PNG Portable Network Graphics Format .png Hình tĩnh, độ phân giải cao (có ưu điểm của hình GIF và JPG) JPEG File Interchange Format .jpg Hình tĩnh, chất lượng tốt cho web TIFF Tagged Image File Format .tif Hình tĩnh, chất lượng và độ phân giải cao Device Independent Bitmap .bmp Hình tĩnh, dùng nhiều trong windows Windows Metafile .wmf Hình tĩnh, họ định dạng vector vì thế có thể điều chỉnh kích thước mà không làm vỡ hình Enhanced Windows .emf Phiên bản cải tiến của WMF Outline/RTF .rtf Định dạng toàn văn bản, loại bỏ toàn bộ các định dạng khác. Chỉ chứa các Text trên slide nằm trong (placeholders) mới được chuyển outline, các text trong phần note không được lưu ➢ PowerPoint 2010 không hỗ trợ các định dạng: các định dạng từ PowerPoint 95 trỏ về trước; các tập tin (.ppz) tạo bởi Back and Go Wizard ❖ Các tính năng mới trong PowerPoint 2010 mà các phiên bản PowerPoint 2003 trở về trước không hỗ trợ: Tính năng mới trong PowerPoint 2010 Khi chuyể sang phiên bản cũ Hình ảnh SmartArt Chuyển thành hình không cho phép hiệu chỉnh Đồ thị (trừ Microsoft Graph chart) Chuyển thàng đối tượng OLE có thể hiệu chỉnh, nhưng các đồ thị có thể bị biến dạng đôi chút Các mẫu slide tự tạo (slide layouts) Chuyển thành Multiple masters (nhiều [...]... bình thường 2.4 Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video ❖ Cách làm này giúp ta dễ dàng chia sẻ video với người khác PowerPoint 2010 cho phép chúng ta xuất sang định dạng Video với nhiều mức chất lượng hình ảnh khác nhau, tùy theo nhu cầu mà bạn chọn định dạng phù hợp ❖ Khi chuyển bài thuyết trình sang dạng video thì tất cả các hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài đều được tự động... trong bài đều được tự động chuyển theo kể cả việc ghi âm lồng tiếng và sử dụng con trỏ laser trong bài thuyết trình ❖ Cách thực hiện: ✓ Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng video ✓ Chọn File→Save and send→create a video ✓ Chọn chất lượng video mà bạn muốn Có 3 lựa chọn: - Computer and HD displays: Tạo video với chất lượng hình ảnh và dung lượng cao nhất (có thể phát trên máy tính, máy chiếu... Chuyển PowerPoint sang định dạng PDF và XPS ❖ Khi ta muốn cố định tập tin trong powerpoint để chia sẻ cho người khác hay muốn in ấn tập tin đó thì ta phải lưu file đó sang dạng PDF hoặc XPS Bộ Microsoft office 2010 tích hợp sẵn công cụ chuyển đổi sang định dạng PDF, XPS 1 cách dễ dàng và nhanh chóng ❖ Cách chuyển: ✓ Mở bài thuyết trình muốn chuyể sang đinh dạng PDF, XPS ✓ Chọn File/save and send Tại khung... động của con trỏ laser trong bài thuyết trình Chọn tuỳ chọn này nếu muốn video kết xuất có lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser ✓ Chọn Create video ✓ Hộp thoại Save as xuất hiện→đặt tên tập tin và nơi lưu trữ→Save ➢ Thay đổi thời gian chuyển slide: thời gian mặc định là 5s Thay đổi giá trị này ta chọn Create a video→Seconds to spend on each slide 2.5 Chuyển PowerPoint sang định dạng PDF và... chuyển: ✓ Mở bài thuyết trình muốn chuyể sang đinh dạng PDF, XPS ✓ Chọn File/save and send Tại khung File types, chọn Create PDF/XPS Document ✓ hộp thoại Puslish as PDF or XPS hiện ra, nhập tên bài thuyết trình vào File Name và có thể chọn file muốn chuyển ở định dạng PDF hoặc XPS ở Save as type ✓ Ở Optimize for ta có 2 lựa chọn: - Standard: Phát trực tuyến với chất lượng cao về hình ảnh, dùng cho... lớn) - Mininum size: Phát trực tuyến là chủ yếu (tập tin có kích thước nhỏ) ✓ Nhấn nút Option để thiết lập thêm các tuỳ chọn: - Range: Chọn các slide cần chuyển đổi hoặc có thể chọn từ custom show đã tạo trước đó - Publish Options: Chọn hình thức mà slide sẽ in ra giấy (handout, slide, notes pages, outline) Ngoài ra còn có các tuỳ chọn khác như vẽ khung cho slide, in các slide bị ẩn, in các thông tin . Tạo bài thuyết trình trong MS PowerPoint 2010 1 Tạo thuyết trình 1.1 Tạo bài thuyết trình rỗng ❖ Khi khởi động chương trình thì 1 bài trình diễn rỗng (blank) đã mặc định được tạo ra. chọn OK để tạo bài thuyết trình mới. 1.3 Tạo bài thuyết trình từ 1 bài có sẵn ❖ Nếu ta có sẵn 1 bài trình diễn mà nội dung của nó tương tự với bài sắp tạo. Khi đó, ta nên tạo bài trình diễn. tin trình diễn mẫu và chọn nó,sau đó chọn Create new để tạo mới bài trình diễn dựa trên tập tin sẵn có. 1.4 Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài ❖ Ngoài những cách trên PowerPoint