Thủ thuật nâng cao trong MS Word pot

Thủ thuật nâng cao trong MS Word Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất nhiều những thao tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày. Rất nhàm chán mà lại mất thời gian. Tại sao không sử dụng những tính năng tự động hấp dẫn và mạnh mẽ của Word làm giúp bạn? Những thủ thuật dưới đâysẽ giảmbớt thao tác cũngnhư thời gianthao tác trong Word: Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày Word không khởi động và nạp nhữngthiếtlập mà bạn thích, hãy ép chúng làm việc vớimacro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới. Để sử dụng macro, hãynhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và sau đó đặttên macronày là AutoOpen,hãy chú ý trườngStore In field luônnằm trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắtvà menu,bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tập tin mới. Lúc này chế độ ghi macrođangkích hoạt , hãy làmnhững với những thaotác lặp lại khi mở một tài liệu mới.Saukhi đã hoàn thành xong,hãy nhấn nút dừng(Stop). Bây giờ,sử dụngTools->Macro-> Visual Basic Editor, saochép toàn bộ AutoOpen và dán nó vào dòng caonhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổitên bản sao chép này thành AutoNew,lúc đó các thiết lập sẽ tự độngchạy khi tạo tài liệu mới. Sửa đổi định dạng tài liệu Những người sử dụng mới làm quen với Wordthườngsử dụng template (mẫu)Normal.dotđể chỉnh sửa nhữngđịnhdạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều thayđổi đượcthay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Defaultvà Addto Template trong hầu hết các khung định dạng,nhưng trongmột lúc nàođó người sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tinnày,hãy tìm kiếm trong mục Templates chẳnghạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này cóthể khác phụ thuộc vào đườngdẫn và ổ đĩa cài đặtWindows. Tránh cảnh báo phiền phức Sau khi đã tạođược cácmacro màbạn lưu trong các tài liệu hoặccác template, Wordsẽ luôn đưa ra lời cảnhbáo mỗi lầnmở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiềnphức, hãy tạo một chữ kí số (digital signature)sẽ giúp Word"tin tưởng" macro này hơn. Sử dụng Start ->Run và nhập vào đườngdẫn nơi cài đặt bộ Office.Ví dụ: C:\Program Files\Microsoft Office\Office11(Office10 nếusử dụngOffice XP). Tiếp đó, hãytìm tớitập tinSelfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vàocách hiển thị tập tin mở rộng)và nhấnđúp vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập tin Selftcert, hãy thêm tính năng nàytrongbộ cài đặt Office. Khisử dụng, làmtheo những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khiđược hỏi. Sauđó, trong Word, mở tài liệu sử dụng macronày. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. TrongkhungProjectở phía bêntrái, điểm sáng tài liệu, chọnTools -> Digital Signature, nhấn Choose ,và lựa chọn certificate vừa tạo. Bâygiờ,hãy đóng vàmở lại tài liệu. Nếu hộp cảnhbáo về Macrolà một biểu tượng, tên, hoặc cáckí tự nào đó được biểu diễn cho một danhsáchcác lệnh, hoặc cáchoạt động và phím tắt.Rất nhiều chương trình sử dụng macrovà tạo racácmacro nhằmloại bỏ những hoạt động, thaotáclặp lại trong quátrình sử dụng. Macro được hỗ trợ rất tốt từ trong bộ Office của Microsoft, đặc biệt là Word. bảo mật xuất hiện, chọnAlways Trust Macros From This Source, vàlựa chọnEnalbe Macros. Lặplại những bước này cho bất cứ tài liệuhoặc templatemuốnnhúng macronày. Một điểm cần lưu ýlà nhữngcertificatetự tạo nàychỉ được "tin tưởng"trên máy của bạn, hãy lựachọn Always TrustMacrosFromThis Source sẽ tạo được "niềmtin" khisử dụng trên máy khác. Dán văn bản không chứa định dạng Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trangWeb vàotrong tài liệu Word, có lẽ người sử dụng sẽ khôngmuốn giữ lại định dạngvà phôngchữ. Đặc biệt là những hình ảnh quảng cáo và những thành phầnkhác.Bạn có thể sử dụng Edit - > Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lầncắt dántừ trang Web.Nhưng cũng có mộtcách khác kháhấp dẫnvà thú vị hơnrất nhiều là sử dụng macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõvào đoạnmã sau: Sub PasteUnformatted() Selection.PasteSpecial_ dataType:=wdPasteText End Sub Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard ,rồi kéo xuốngdanh sách Categories trongMacros, lựa chọn PasteUnformated từ danhsách Command, đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấnShift-Alt-V (bạn có thể lựaphím tắt khác theo ý mình), vànhấn vào Assignvà Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn Shift- Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vàoWord nhanh chóng vàđơn giản. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản Đoạnvăn bảnđược dán vàotrong Wordtừ email hoặc trangWeb có dấu ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ), dĩ nhiên làbạn muốnloại bỏ nhữngkí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử dụngEdit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trongtrườngFind What,và gõ dấu cách (spacebar)vào trường Replace.Tiếpđó, chọn Replace All. Cuốicùng, khiWordhỏi cómuốn tiếp tục thaythế toàn bộ văn bảnkhôngthì chọn No. Bạn cũngcó thể ghi lại những bước trên thành mộtmacro. Saukhiđã ghi lại, hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Wordsẽ không hỏi lại nếu bạn có muốnthay thế toànbộ tài liệu hay không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thayđổi thành .Warp=wdFindStop. Sử dụng menu Work Sử dụng danh sách các tài liệu thườngdùng(recentdocuments) trongmenu File của Wordsẽ nhanhhơnrất nhiều. Tuynhiên, những danhsách này chỉ liệt kê 9 tậptin thường sử dụng mớigần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnhsửa con số này hãy lựaTools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này cũngkhông đảm bảo là tập tin thườngmở có thuộc danhsách này haykhông.Hãysử dụngthêm menuWork từ Tools-> Customize,lựachọn thẻCommand, vàtới mục Categories và tới danhsách Buitl-In Menus.Trongdanh sáchCommand, hãy kéo thanh Work lên hàng có các menuvànhấn OK. Lúc này nhữngtài liệu cần thiết muốn mở lại nhanhchóngchỉ cần nhấn vào menuWork vàchọn Addto WorkMenu.Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sáchtrong tài liệu,hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" vàchọn tài liệumuốn loại bỏ. Khi muốn mở tài liệu chỉ cần tới Workvà chọn tài liệu. Tiết kiệm thời gian khi lướt web Tìm kiếm(search) và tải (download) thông tintrên mạnglà nhucầu hết sức thiết thựcvới người dùng Internet, tuynhiên, đa số người dùng Internetchưa biết cách tìm kiếm hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ việc tìm kiếmtrênmạng. Với bài viết này chúng tôi mong muốncung cấpvài thủ thuật giúp bạn có thể "lùng xục" đến mọi ngõ ngách trên mạng đồng thời tiếtkiệmthời gian và chi phí khilướt web. Thử nhiều bộ máy tìm kiếm Google hiện đang đượcđánhgiá là bộ máy tìm kiếm (BMTK)số một với tốc độ tìm kiếmcực nhanh,hỗ trợ 97 ngôn ngữ và gần chụctỷ trang weblưu trữ. Mớiđây Google đưara dịch vụ tìm kiếmthông tin bằng hìnhthức hỏi đáp, giúp cho việc tìm kiếmtrở lên dễ dànghơn. Tuy nhiên, các BMTKkhácnhư Ask Jeeves, Yahoocũng đưa ra tínhnăng này. Vì thế, bạn hãy thử nhiều BMTK.Lý do là mặc dù các BMTK có sự liên kết với nhaunhưng điều đó không cónghĩa là tất cả các BMTK đều cho ra kết quả giống nhau,hai BMTK sẽ đưa ra các kết quả khácnhauvới cùngmộttừ khóa tìm kiếm, vì chúngsử dụng các phương pháp xử lýdữ liệu khác nhau.Do đó, khi bạnchưa tìm đượcthôngtin cần thiết, hãy thử với các BMTK khác. Sử dụng một số cú pháp đặc biệt Sử dụng một số cú pháp đặcbiệt (haycòn gọi là toán tử) sẽ giúpbạn thu hẹp phạm vi tìmkiếm. Một số trangweb cho phép bạn sử dụng các toán tử logic trên các thanh bar tìmkiếm, songmộtsố trang web khác yêu cầu bạn sử dụng các lựa chọn cao cấpcủa trang web.Ví dụ, nếu bạn gõ thêm từ AND ở giữa các từ khoá tìmkiếm (nghĩa làcả hai từ khoá tìmkiếm phải xuấthiện), OR(mộthoặc cả hai từ khóa phải hiện diện) hoặc NOT (từ khóaphía sau không đượchiện diện). Bên cạnh việc sử dụngcác giới hạn trên, bạn có thể sử dụng thêm dấungoặc đơn và dấu ngoặc kép để nhóm các giới hạntìm kiếm. Bạn có thể tham khảo mộtsố cú pháp đặc biệt trong box dưới đây. Gõ chính xác từ khoá. Nói chung cácBMTK đều hoạt độngtheo nguyên tắc hết sứcmáy móc là tìmkiếm chínhxác cáctừ khoá yêu cầucủa người sử dụng, dođó bạn nên kiểm tra cẩn thận lại các từ khoá khi nhận đượcnhững kếtquả lạ, hoặc kết quả không mongmuốn. Tìm kiếm trên các trang web chuyên biệt. Nhiều người chorằngBMTK phổ thông có thể tìm đượcbất kỳ thông tin nàocó trên mạng, điều đó không đúng vì trên thựctế có rất nhiều trangweb thiếu đường liên kết làm chocácBMTK không tìm thấy hoặc là có một số trang web màcác robot củaBMTKkhôngthể lôi ra các dạngdữ liệunhư ảnh, nhạc và các file PDF. Ngoài ra, nhiều cơ sở dữ liệu yêu cầu người truycập phải cóchỉ danh IDvà mật khẩu, cản trở các robotcủa BMTK.Tuy nhiên, bạn có thể tìm và truy nhập vào các dữ liệu này thôngquamột số cổng hoặc cáctrang webtìm kiếm chuyên biệt cung cấp khả năngtruy nhậpđến những trangweb"khótìm" này,ví dụ như trang www.completeplanet.com, http://infomine.ucr.edu,http://search.asiaco.com (chuyêntìm các chủ đề liên quanđến châu á), www.findarticles.com(chuyên tìm kiếmcác bài báo đăngtải trên 300 nguồn khác nhau) Kiểm tra nguồn gốc của thông tin. Quacác trangweb tìmkiếm bạn thu được rất nhiềuthông tin, nhưngkhông phải thông tin nào cũng đáng tincậy, do vậy bạn cần xác định lại giá trị thông tin,nhất là với các thôngtin về tài chính và sức khoẻ. Một số công cụ tiết lộ chobạn biết người sở hữu thông tinmàbạn nhận được, qua đó thẩm địnhlại giá trị qua thương hiệu vàuy tín củatổ chức cóthông tin đó. Duyệt web offline Trongkhi download tài liệu trên mạng, bạncó thể lướt web.Các trình duyệt web thường cho phép bạn thực hiện việc downloadđồngthời, dođó, bạn dễ dàng tải được nhiều phần mềmtrong cùng mộtlúc nếu ghé vào những trang cho phéptải miễnphí. Cách tốt nhất để bạn có thể giảmthời gian kết nối mạnglà tải cáctrang web về máy tínhđể đọc offline, trong trườnghợp không kếtnối,vẫn có thể đọc lại thông tin mìnhưa thích. Thao tác tải trangwebnhư sau: Truy cập vào trang web > Chọn Favourites trên thanh menu > Add to Favourites > Make available offline > Customize > Next > Finish. Bảo mật luôn là vấn đề đáng quan tâm nhất đối với nhữngngười lướt web.Nếu bạn thường xuyên lang thangtrênmạng thì cầnthật cảnh giác, viuscó thể lây nhiễmvào máytính khibạn đang lướtweb, nhậne-mail, chathoặctải chương trình,chúng sẽ xoá các file quan trọngtrong máy tính củabạn, làm rối loạn Windows hoặc làm treo máy và làmcho tốcđộ lướt web chậm rõrệt. Để đảm bảo an toàn, bạn nên càiđặt một phần mềm thường trực trên máytính để phát hiện virus,ví dụ Noton AntiVirushoặc BKAV và dùng tườnglửa để hạn chế bị tấn công. Đối với ngườitruy cậpInternetqua cổngwi-fi hoặc từ máy tính thành viên trong mạng LANcũngcần cảnhgiác,nêntắt chức năng chiasẻ thư mụctrước khi kết nối. Một số cú pháp đặc biệt cho phép giới hạn kết quả tìm kiếm Intitle: giới hạn kết quả tìm kiếm ở các trang có tiêu đề phù hợp với từ khoá.Ví dụ gõ HarryPotter intitle:Half-blood Prince, sẽ tìm kiếm tất cả trang nào có chứa thông tin về Harry Potter, đồngthời trang đó phảicó tiêuđề là Half-bloodPrince. Cú pháp Intitlechỉ tác động lên từ đứng ngaykế saudấu :, còn cú pháp allintitle tác độnglên tất cả các từ đứng sau nó. Intext: tìm kiếm từ khoá trong phần văn bản nội dung củatrang đó mà bỏ qua tiêu đề trang. Tươngtự với allintext. Site: giới hạn kết quả tìm kiếmtrongcác vùngtên miền xácđịnh. Ví dụ, nhập Newzeland Scholarship site:edusẽ tìm được thông tin về học bổng Newzeland trong các trang có đuôilà edu. Link: tìm kiếmcác trangcóliên kết với trang chỉ định. Ví dụ, link:www.vnpt.com.vnsẽ đưara kết quả là danhsách cáctrang webcủa VNPT. Đôi khi,bạn cóthể sử dụng kết hợp vài cú pháp để có kết quả tìm kiếm có phạmvi hẹp hơn. . Thủ thuật nâng cao trong MS Word Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất nhiều những thao tác phải. hấp dẫn và mạnh mẽ của Word làm giúp bạn? Những thủ thuật dưới đâysẽ giảmbớt thao tác cũngnhư thời gianthao tác trong Word: Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày Word không khởi động và. dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vàoWord nhanh chóng vàđơn giản. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản Đoạnvăn bảnđược dán vàotrong Wordtừ email hoặc trangWeb có dấu ngắt dòng