công cụ phân tích dữ liệu trong excel

các công cụ và kỹ thuật nâng cao của Excel để tổng hợp, phân tích và trình bày dữ liệu, thông qua các công cụ như thống kê, tối ưu hóa, mô phỏng, dự báo, Pivot Table, tổng hợp, biểu đồ, hoặc thực hiện các tác vụ nhanh hơn.các cồng cụ của Whatif analysis: goal seek(tìm kiếm mục tiêu);scenarios(xét các tình huống);phân tích dữ liệu với Data Table;

Trang 1

Phân tích dữ liệu trong MS Excel 2010

I.What-if Analysis

What-If Analysis trong Excel cho phép thử các giá trị khác nhau (kịch bản) cho các công thức

1) Tìm kiếm mục tiêu ( Goal Seek )

*Tình huống áp dụng: thường áp dụng trong các bài toán như tính doanh thu hòa vốn, thay đổi một chỉ tiêu chi phí nào đó để có được lợi nhuận như mong muốn, tính tổng chi phí cho tổng chi phí ròng phải trả,giải các phương trình một ẩn…

Ngoài hàm Goal Seek còn có 1 công cụ khác là Solver – Solver để giải hệ phương trình và các bài toán tối ưu (Sẽ giải thích ở phần III)

*Sử dụng Goal seek:

-Khi bạn thiết lập một bảng tính để sử dụng Goal Seek, bạn thường có một công thức trong một ô, và các biến cho công thức này (với một giá trị ban đầu) trong những ô khác Công thức có thể có nhiều biến, nhưng Goal Seek chỉ cho phép bạn xử lý mỗi lần một biến mà thôi

-Goal Seek hoạt động bằng cách sử dụng phương pháp lặp đi lặp lại (iterative method) để tìm ra lời giải Nghĩa là, Goal Seek sẽ thử giá trị ban đầu của biến để xem nó có tạo ra kết quả mà bạn muốn hay không Nếu không, Goal Seek sẽ thử tiếp với những giá trị khác nhau, cho đến khi nó tìm ra lời giải, hay nói cách khác, cho đến khi nào kết quả mà nó tìm được gần giống với kết quả của bạn muốn nhất

*Chạy Goal Seek: Trước khi chạy Goal Seek, bạn cần thiết lập bảng tính theo một mẫu nào đó, mà cụ thể là nên thực hiện 3 điều sau đây:

+Thiết lập một ô làm ô thay đổi (changing cell) Đây là giá trị mà Goal Seek sẽ

xử lý lặp đi lặp lại để cố gắng đạt được kết quả gần đúng nhất Rồi nhập một giá trị ban đầu trong ô này, cho nó bằng 0 chẳng hạn

+ Thiết lập các giá trị nhập liệu khác cho công thức và đặt cho chúng những giá trị thích hợp

+ Tạo một công thức để Goal Seek sử dụng trong quá trình cố gắng đạt được mục tiêu

Trang 2

*VD: Thay đổi chi phí chi tiêu nào đó để đạt được lợi nhuận như mong muốn Bảng chi phí đầu tư và lợi nhuận của công ty Đại Phát 2013

TH1)Trong bảng trên ta thấy cơ sở bình đại lỗ nặng.Giải pháp để không bị thua lỗ là thay đổi giá bán hoặc sản lượng.Giả sử có thể thay đổi giá bán

B1 Chọn Data, What-If Analysis, Goal Seek Excel hiển thị hộp thoại Goal Seek.

B2 Nhập tham chiếu đến ô chứa công thức trong hộp Set Cell Trong trường

hợp này, là $j$8

B3 Nhập giá trị mà bạn muốn sẽ là kết quả của công thức trong hộp To Value

Trong trường hợp này, bạn nhập vào 0

B4 Nhập theo chiếu đến ô thay đổi, hay nói cách khác, để đạt được giá trị ở To

Value cho công thức ở Set Cell, thì thay đổi giá trị ở đây: By changing

cell.Trường hợp này là ô $E$8.

Trang 3

B5 Nhấn OK , hộp thoại Goal Seek sẽ cho bạn biết nó có tìm được lời giải hay không và hiển thị kết quả mà nó tìm được vào ô thay đổi ( ô E8), cũng cho bạn

so sánh kết quả áp dụng lời giải này (Current value) với kết quả mà bạn muốn

có (Target value):

Ở đây Goal Seek tính ra rằng để lợi nhuận của cơ sở Bình Đại là 0 thì giá bán của sản phẩm C phải tăng lên là 4705(thay cho giá cũ là 4500)

B6 Nếu bạn ưng ý với kết quả của Goal Seek tìm được, thì nhấn OK để chấp

nhận kết quả ở ô thay đổi,còn nếu muốn bỏ qua kết quả này thì nhấn cancel

Trang 4

TH2)Ở đây ta thay đổi sản lượng sản phẩm C để đạt được mức lợi nhuận là 900000

B1 Chọn Data, What-If Analysis, Goal Seek Excel hiển thị hộp thoại Goal Seek.

B2 Nhập tham chiếu đến ô chứa công thức trong hộp Set Cell Trong trường

hợp này là $J$10

Trong trường hợp này, bạn nhập vào 900000

cell.Trường hợp này là ô $D$8.

B5 Nhấn OK , hộp thoại Goal Seek sẽ cho bạn biết nó có tìm được lời giải hay không và hiển thị kết quả mà nó tìm được vào ô thay đổi ( ô D8), cũng cho bạn

có (Target value):

Trang 5

Ở đây Goal Seek tính ra rằng để tổng lợi nhuận th được của công ty Đại Phát là

900000 thì sản lượng của sản phẩm C tại cơ sở Bình Đại phải tăng lên là

2480(thay cho sản lượng cũ là 2000)

*VD2: Giả sử bạn cần 1 khoản vay để kinh doanh là $20000 trong vòng 5 năm(60 tháng) và trả tiền lãi vay hàng tháng là không quá $400/tháng

Ở đây số tiền thanh toán hàng tháng(ô B7) được tính bằng hàm PMT

Trang 6

Các bước sử dụng Goal Seek để tìm lãi suất:

B1 Chọn Data, What-If Analysis, Goal Seek

B2 Xuất hiện hộp thoại Goal Seek Nhập tham chiếu đến ô chứa công thức

trong hộp Set Cell Trong trường hợp này là $B$7.

Trong trường hợp này, bạn nhập vào -400 vì ta đang thực hiện thanh toán nên số tiền này sẽ được trừ từ số tiền cho vay

cell.Trường hợp này là ô $B$6.

B5 Nhấn OK , hộp thoại Goal Seek sẽ cho bạn biết nó có tìm được lời giải hay không và hiển thị kết quả mà nó tìm được vào ô thay đổi ( ô B6), cũng cho bạn

có (Target value):

Trang 7

Ở đây Goal Seek tính ra rằng để hoàn vốn trong 5 năm thì lãi suất phải là 7%

2) Xét các tình huống( Scenarios)

*Scenarios là một phần của các công cụ phân tích what-if của Excel Scenarios gồm một tập hợp các giá trị lưu trữ mà Excel sẽ dùng để thay thế tự động vào bảng tính nhằm cho phép bạn tiên đoán các kết quả xảy ra cho từng tình huống Bạn phải tạo ra các nhóm dữ liệu khác nhau trên worksheet và sau đó chuyển đổi qua lại các tình huống này để dự đoán các kết quả

*Scenarios đặc biệt hữu ích khi bạn cần thuyết minh các phương án khác nhau cho một bài toán

*VD: trường học cần trang bị đồ dùng cho1 phòng học mới Bảng tính sau đây

là phương án của bạn và còn 2 phương án khác của A,B Bạn cần thuyết minh

về 3 phương án đó

Trang 8

B1 Chọn Data, What-If Analysis, Scenarios

Trang 9

B2 Cửa sổ quản lí tình huống (Scenarios Manager)

mở ra Hiện nay bạn chọn định nghĩa một tình huống nào cả Click tiếp vào nút Add dể xây dựng tình huống mới

B3 - Bạn dặt tên cho tình huống này (Scenarios name): Phương án 2 Với bảng tính gốc của bạn sẽ được Excel xem như phương án 1

- Click vào khung các ô sẽ có thay đổi giá trị (Changing cells) Nhấn phím Control đồng thời dùng con trỏ chuột dể lựa chọn các vùng có thể có sự thay dổi trên bảng tính của bạn Trong hình bên bạn dã chọn các vùng $B$4,$C$4,$C$6

- Ðiền các chú thích hoặc lời bình cần thiết vào khung Comment

- Click OK

Trang 10

Buớc 4:

- Ðiền các giá trị mới tương ứng với các ô sẽ thay đổi trong Phương

án 2

- Click OK

B5- Thực hiện tương tự như vậy cho các Phương án khác

- Nếu cần diều chỉnh phương

án nào thì click chọn tên phương án đó rồi nhấn nút Edit

- Nếu cần bỏ phương án nào hãy click chọn tên phương án

đó rồi nhấn nút Delete

- Muốm xem thử kết quả của phương án nào hãy click chọn tên phương án đó rồi nhấn nút Show.

Buớc 6:- Nếu bạn nhấn nút

Summary: Cửa sổ Scenario Summary mở ra cho bạn chọn:

+ Scenario summary (Bảng tổng kết các tình huống)

+ Scenario PivotTable report (Báo cáo tình huống dạng PivotTable)

Trang 11

- Xác định các ô sẽ được đưa kết quả vào bảng tổng kết (Giữ phím Ctrl nếu bạn chọn các vùng rời nhau)

- Click OK

Buớc 7: - Excel tạo bảng so sánh các phương án trong một sheet mới tên là

Scenarios Summary Ở dây bạn có thể thấy phương án 2 có chi phí là nhỏ nhất (xem kết quả của ô D8)

- Vì Excel không thể hiểu ngữ nghĩa của các ô nên nó chỉ có thể biết nội dung của các ô đó qua địa chỉ của ô mà thôi

- Muốn xóa bảng tổng kết scenario này bạn cần Delete sheet: Scenario

Summary.

3) Phân tích dữ liệu( Data Table)

* Data table là một công cụ hứu ích để phân tích độ nhạy ,đo lường ảnh hưởng của biến phụ thuộc khi một hay nhiều biến độc lập thay đổi

* Trong Data table cần phân biệt ba khái niệm:

+ ô truy xuất biến số theo hàng

+ ô truy xuất biến số theo cột

Trang 12

+ ô tham chiếu kết quả.

* Phân loại:

- Data table 1 chiều: theo hàng dọc, theo hàng ngang

- Data table 2 chiều

*VD1: Data table 1 chiều :biến độc lập xếp theo hàng:

Giả sử sản lượng sản phẩm A biến đổi từ 4000-7000 sp, tính lợi nhuận thu được

B1 Tạo bảng Data table với biến số sản lượng sắp xếp theo hàng(A8:G10) B2 Kết quả cần quan sát là lợi nhuận nên trỏ ‘ô tham chiếu kết quả vào ‘ô lợi nhuận’ ( C10=I6 )

B3 Quét chọn bảng data table từ

B4 Vào thẻ Data chọn What-if analysis -> Data Table

B5 Data table xếp theo hàng nên chỉ tham chiếu đến ô sản lượng (C6) ở mục

‘Row input cell’, mục ‘column input cell’ bỏ trống

B6 Chọn Ok,data table sẽ đưa ra kết quả sau:

Trang 13

➔ Ý nghĩa của bảng data table: Đầu tiên data table sẽ lấy giá trị sản lượng bằng 4000 (ô D9) thay vào ô sản lượng C6,sau đó lấy kết quả lợi nhuận tương (ô I6) ứng chép vào ô tham chiếu kết quả (ô D10) ,cuối cùng kết quả ô tham chiếu này sẽ được ghi vào bảng data table tại ô tương ứng với giá trị sản lượng bằng 4000 (ô D10) Tiếp tục lặp lại quá trình đó với sản lượng 5000,6000,7000

*VD2: Data table 1chiều : biến độc lập xếp theo cột

Giả sử giá xuất biến đổi từ 3000-> 6000, tính lợi nhuận tương ứng?

B1 Tạo bảng data table với biến số giá xuất sắp xếp theo cột(A8:D13)

B2 Kết quả cần quan sát là lợi nhuận nên trỏ ‘ô tham chiếu kết quả’ vào ‘ô lợi nhuận’ (D9=I6)

B3 Quét chọn bảng data table ( C9:D13 )

B4 Vào thẻ Data chọn What-if analysis -> Data Table

Trang 14

B5 Data table xếp theo cột nên chỉ tham chiếu đến ô giá xuất (D6) ở mục

‘Column input cell’, còn mục ‘Row input cell’ bỏ trống

B6 Nhấn Ok,data table sẽ đưa ra kết quả như sau:

➔ Ý nghĩa của bảng data table: : Đầu tiên data table sẽ lấy giá trị giá xuất bằng 4000 (ô C10) thay vào ô giá xuất D6,sau đó lấy kết quả lợi nhuận tương (ô I6) ứng chép vào ô tham chiếu kết quả (ô D10) ,cuối cùng kết quả ô tham chiếu này sẽ được ghi vào bảng data table tại ô tương ứng với giá trị sản lượng bằng 4000 (ô D10)

Tiếp tục lặp lại quá trình đó với sản lượng 5000,6000,7000

*VD3: Data table 2 chiều: Giả sử sản lượng biến đổi từ 3000-6000,giá xuất biến đổi từ 4000-7000

B1 Tạo bảng data table với biến số sản lượng sắp xếp theo hàng, giá xuất sắp xếp theo cột ( A8:H14 )

Trang 15

B2 Kết quả cần quan sát là lợi nhuận nên trỏ ‘ô tham chiếu kết quả’ vào ‘ô lợi nhuận’ (D9=I6)

B3 Quét chọn bảng data table ( C9:H13 )

B4 Vào thẻ Data, chọn what-if analysis,data table

B5 Trên mục ‘Row input cell’ truy xuất đến ô sản lượng ( ô C6 )

Trên mục ‘Column input cell’ truy xuất đến ô giá xuất (ô D6)

B6 Nhấn Ok,data table sẽ đưa ra kết quả như sau:

Trang 16

➔ Ý nghĩa : Đầu tiên data table sẽ lấy giá trị giá xuất bằng 4000 (ô C10) thay vào ô giá xuất (ô D6),giá trị sản lượng bằng 3000(ô D9),sau đó lấy kết quả lợi nhuận tương (ô I6) ứng chép vào ô tham chiếu kết quả (ô D10) ,cuối cùng kết quả ô tham chiếu này sẽ được ghi vào bảng data table tại ô tương ứng với ‘cặp giá trị sản lượng bằng 3000 và giá suất bằng 4000’ (ô D10)

Tiếp tục lặp lại quá trình đó với cặp giá trị sản lượng=3000,4000,5000 và giá xuất 5000,6000,7000

LƯU Ý KHI SỬ DỤNG DATA TABLE:

1,Cần xác định chính xác ô tham chiếu kết quả và kết quả cần tham chiếu.

2,Cần xác định chính xác các biến số,sắp xếp theo hàng hay theo cột để truy xuất cho phù hợp

3,Không thể xoá bất kì một ô nào trong bảng kết quả của data table,nếu muốn xoá thì phải xoá toàn bộ bảng kết quả đó

Định dạng
Số trang	17
Dung lượng	664,51 KB