Thiết kế tổ chức là quá trình tạo ra một cấu trúc tổ chức hiệu quả và linh hoạt để đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Nó bao gồm các quyết định về việc phân chia và sắp xếp các hoạt động, chức năng, trách nhiệm, quyền lực và tài nguyên của tổ chức để đạt được mục tiêu.Thiết kế tổ chức có thể tăng cường hiệu suất của tổ chức bằng cách tối ưu hóa các hoạt động và sắp xếp tài nguyên một cách hợp lý. Điều này giúp giảm thiểu các tác động tiêu cực đến hoạt động và tăng cường sức mạnh của tổ chức.
Cấu trúc thiết kế tổ chức Cấu trúc W.L Gore & Associates’ • W L Gore & Associates Inc có cấu trúc dựa nhóm cơng tác, nhờ tập trung hóa quyền lực loại bỏ hệ thống cấp bậc truyền thống Là nhà sản xuất sản phẩm vải, điện tử, tân dược, sản phẩm công nghiệp khác mang nhãn GoreTex, cơng ty cấu trúc theo nhóm tự chịu trách nhiệm dự án quy trình cơng việc ©W.L Gore & Associates Phân công lao động ▪ Phân chia thành công việc riêng biệt, giao cho người khác ▪ Có khả tăng cường hiệu suất công việc ▪ Cần thiết công ty phát triển công việc trở nên ngày phức tạp ©W.L Gore & Associates Các hình thức điều phối cơng việc • Giao tiếp/truyền thơng khơng thức • Chia sẻ thơng tin • Tận dụng nhiều phương tiện truyền thơng • Quan trọng mơi trường làm việc nhóm • Cấu trúc theo cấp bậc thức • Kiểm sốt trực tiếp • Phổ biến hãng lớn • Vấn đề chi phí cao, chậm, phổ biến nhân viên trẻ tuổi • Tiêu chuẩn hóa • Các dẫn thức • Mục tiêu/kết rõ ràng • Đào tạo/kỹ Phối hợp công việc ORBIS ©AP Photo/Ken Bilbert • Trong giải phẫu y học bệnh viện ORBIS Flying Eye Hospital, chuyên gia y tế phối hợp qua kênh giao tiếp khơng thức Tuy nhiên, phần lớn thời gian giải phẫu diễn mà không cần trao đổi nhiều thành viên nhóm giải phẫu tương tác với qua thủ tục chuẩn hóa Các yếu tố cấu thành Cấu trúc tổ chức Cơ cấu hóa phịng ban Phạm vi Kiểm sốt Các yếu tố Cấu trúc Tổ chức Hình thức hóa (chính thức hóa) Tập trung hóa Phạm vi kiểm sốt • Số lượng người trực tiếp báo cáo cho cấp trực tiếp • Điều phối cơng việc qua việc kiểm sốt trực tiếp • Phạm vi kiểm sốt mở rộng khi: • • • • Sử dụng thêm biện pháp điều phối khác Nhân viên làm công việc đơn giản Kỹ nhân viên tiêu chuẩn hóa Cơng việc mang tính thường nhật đặn • Chuyển sang cấu trúc “phẳng” Tập trung Phi tập trung hóa Tập trung hóa Quyền định thức thường số người (thường vị trí cao nhất) nắm giữ Quyền định trải toàn tổ chức Phi tập trung hóa Hình thức hóa • Ngun nhân • Khi cơng ty phát triển hơn, điều chỉnh luật lệ nhiều • Khó khăn • • • • Giảm tính linh động tổ chức Các luật lệ làm giảm suất lao động Nhân viên xa lánh, thiếu quyền hành Luật lệ trở thành trọng tâm ý Đặc điểm Cấu trúc đơn giản ▪ Giảm thiểu cấp bậc– nhân viên báo cáo trực tiếp cho chủ doanh nghiệp ▪ Các vai trò định nghĩa linh động ▪ Phối hợp cơng việc qua giao tiếp bán thức ▪ Cấu trúc tập trung hóa – chủ DN định ©T.Bradner/Alaska Journal of Commerce Cấu trúc theo chức Tổ chức nhân viên theo khối chức nguồn lực (VD marketing, sản xuất-vận hành) TGĐ Tài Sản xuất Marketing Đánh giá Cấu trúc chức • Lợi ích • • • • Hỗ trợ nhận diện công việc chuyên nghiệp định hướng nghiệp Cho phép chuyên mơn hóa sâu Dễ quản lý – có vấn đề tương tự Tạo lợi quy mơ – nguồn lực có chung kỹ • Hạn chế • Nhấn mạnh mục tiêu đơn vị mục tiêu tổ chức • Có nhiều xung đột tiêu cực • Khó điều phối – địi hỏi phải kiểm sốt nhiều Cấu trúc theo khu vực Tổ chức nhân viên dựa theo sản phẩm đầu ra, theo khách hàng theo khu vực địa lý TGĐ Sản phẩm tiêu dùng Sản phẩm Chiếu sáng Hệ thống Y tế Đánh giá cấu trúc theo khu vực • Lợi ích • Cấu trúc theo khối– hỗ trợ tăng trưởng mở rộng • Phối hợp công việc tốt thị trường bị chia sẻ, hay thay đổi • Hạn chế • Trùng lắp, sử dụng nguồn lực khơng hiệu • Chun mơn hóa bị rải khắp, tạo cấu trúc kiến thức khổng lồ Cấu trúc ma trận (theo dự án) Nhân viên ( ) phân bổ tạm thời vào nhóm dự án Dưới nhóm chun mơn cố định TGĐ Kỹ thuật Chủ nhiệm Dự án A Chủ nhiệm Dự án B Chủ nhiệm Dự án C Marketing Thiết kế Đánh giá Cấu trúc Ma trận • Lợi ích • • • • Sử dụng nguồn lực chuyên gia cách có hiệu Hồn thiện q trình giao tiếp, tính linh động sáng tạo Tập trung chuyên gia theo khách hàng sản phẩm Cho phép trao đổi chuyên môn nhóm • Hạn chế • Địi hỏi phối hợp sâu nội nhóm • “Một cổ hai trịng” • Xung đột nhiều hơn, sức ép hoạt động trị tổ chức nhiều Cơ cấu theo nhóm Flight Center • Flight Center có cấu trúc “bộ lạc” đặc biệt, tổ chức nhân lực theo gia đình, làng xã, theo lạc Cấu trúc theo lạc dường áp dụng tốt ngành đòi hỏi ý cao độ vào thị trường nội địa thay đổi nhanh chóng ngành động (du lịch) AAP Image/Dave Hunt Đặc tính cấu trúc theo nhóm • Các nhóm tự quản • Các nhóm tổ chức theo quy trình cơng việc • Phạm vi kiểm sốt rộng, tầng quản lý • Ít hình thức hóa • Thường thấy cấu trúc khu vực hóa AAP Image/Dave Hunt Cấu trúc tổ chức mạng lưới Công ty thiết kế sản phẩm (Pháp) Công ty kinh doanh call-center (Ấn Độ) Hãng trung tâm (Mỹ) Công ty Quảng cáo (Anh) Công ty Sản xuát (Malaysia) Công ty kế tốn (Mỹ) Các loại hình Cơng nghệ tổ chức Khả Phân tích Cao Khả Phân tích Thấp Dây chuyền Lắp ráp Các dự án Kỹ thuật Thương mại Nghiên cứu Khoa học Tính đa dạng Thấp Tính đa dạng Cao Mơi trường bên ngồi cấu trúc Biến động Ổn định • thay đổi với tốc độ nhanh • sử dụng cấu trúc theo nhóm,cấu trúc hệ thống hay hình thức linh động khác • Điều kiệnổn định, dự báo trước thay đổi • sử dụng cấu trúc giới hóa Phức tạp Đơn giản • Nhiều cấu thành (ví dụ nhóm người có lợi ích liên quan) • tập trung hóa • Ít yếu tố mơi trường bên ngồi • nhu cầu tập trung hóa Mơi trường bên ngồi cấu trúc (tiếp) Đa dạng • đa dạng sản phẩm, khách hàng, khu vực • Hình thức khu vực hóa kết hợp với đa dạng Khơng thân thiện • cạnh tranh, thiếu nguồn lực • sử dụng cấu trúc linh động để dễ phản ứng Tích hợp • Sản phẩm, khách hàng phạm vi địa lý đồng • Sử dụng cấu trúc chức năng, theo nhóm sản phẩm-địa lý (nếu phạm vi tồn cầu) Dễ dàng • nguồn lực dồi dào, nhu cầu sản phẩm cao • cần cấu trúc linh động Chiến lược mang tính tổ chức • Cấu trúc theo sau Chiến lược • Chiến lược đa dạng hóa • Cung cấp sản phẩm riêng có thu hút khách hàng có nhu cầu cá biệt hóa • Chiến lược chi phí thấp • Tối đa hóa suất lao động nhằm đưa mức giá cạnh tranh ... nhóm tổ chức theo quy trình cơng việc • Phạm vi kiểm sốt rộng, tầng quản lý • Ít hình thức hóa • Thường thấy cấu trúc khu vực hóa AAP Image/Dave Hunt Cấu trúc tổ chức mạng lưới Công ty thiết kế. .. Quyền định trải toàn tổ chức Phi tập trung hóa Hình thức hóa • Nguyên nhân • Khi công ty phát triển hơn, điều chỉnh luật lệ nhiều • Khó khăn • • • • Giảm tính linh động tổ chức Các luật lệ làm... phương pháp đo lường kết quả, v.v chung Phối hợp công việc qua giao tiếp khơng thức Cấu trúc đơn giản Alaska Chip Co • Cơng ty Alaska Chip cơng ty nhỏ điển hình với với cấu trúc tổ chức đơn giản