Giải pháp triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức trong doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh thái nguyên trong xu hướng chuyển đổi sổ

NGHIÊN CỨU Giải pháp triển khai hệ thống Hoạch định nguồn ỉực tổ chức doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh Thái Nguyên xu hướng chuyển đổi sổ Đỗ Văn Đại Đàm Thị Phương Thảo Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông, Đại học Thái Nguyên Các doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh Thái Nguyên chủ động, tích cực tìm hướng cách áp dụng chuyển đổi số quản trị điều hành doanh nghiệp để trì tối đa hoạt động sản xuất kinh doanh cách xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) nhằm hướng đến mục tiêu giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh thời kỳ hội nhập Trong báo này, tác giả đề cập đến thực trạng giải pháp triển khai hệ thống hoạch định nguồn nhân lực tổ chức doanh nghiệp vừa nhỏ đại bàn tỉnh Thái Nguyên xu hướng chuyển đổi số Đặt vấn đê Theo cách truyền thống, hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh Thái Nguyên có cách tổ chức nhân theo phòng ban, phòng ban có riêng hệ thống máy tính để xử lý cơng việc gần độc lập phòng ban khác Việc chuyển thông tin nội doanh nghiệp thực cách thủ cơng, suất thấp khơng có tính kiểm sốt Thơng thường, doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh Thái Nguyên sử dụng phần mềm phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng nhân ) khơng có kết nối với phần mềm phịng ban khác Việc chuyển thơng tin từ phịng, ban sang phòng, ban khác thực cách thủ cơng với suất thấp khơng có tính kiểm soát Hệ thống ERP hệ thống quản lý tích hợp nguồn lực doanh nghiệp Hệ thống ERP có chức bao trùm lên tồn hoạt động doanh nghiệp Kế toán tài chính, Lương, Tài sản cố định, Hậu cần, Sản xuất, Dự báo lập kế hoạch, Công cụ lập báo cáo Hệ thống ERP tiếp cận tổng thể đến vấn đề quản lý doanh nghiệp, tin học hóa phẫn hệ thống tác nghiệp riêng rẽ, theo quan tổ chức thi cấp chứng C1ERP (CIBRES), hệ thống ERP tiêu chuẩn gồm chứng năng, với phần hệ kèm theo sau đây: (1) Kế tốn tài chính: sổ cái; sổ phụ tiền mặt,sổ phụ ngân hàng; Bán hàng khoản phải tu; Mua hàng khoản phải trả 92 Kinh tế Châu Ả - Thái Bình Dương (Tháng 6/ 2022) (2) (3) Lương Tài sản cố định (4) Hậu cần: Quản lý kho tồn kho; Quản lý giao nhận; Quản lý nhà cung cấp (5) Sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất (MPS Master Production Schedule); Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP - Material Requirements Planning); Lập kế hoạch phân phối (DRP - Distribution Requirements Planning); Lập kế hoạch điều phối lực (CRP - Capability Requirements Planning); Công thức sản phẩm (BoM - Bill of Material); quản lý luồng sản xuất (Product Routings); Quản lý mã vạch (Bar coding); Quản lý lệnh sản xuất (Work Order) (6) Dự báo lập kế hoạch (7) Cơng cụ lập báo cáo Vì vậy, cần có hệ thống quản lý đê’ thực xử lý tất quy trình để giúp doanh nghiệp vừa nhỏ có khả tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực Như vậy, Hệ thống ERP tổ hợp thành phần dành cho phòng ban chức doanh nghiệp kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất Vì vậy, tính "tích hợp" đặc điểm yếu hệ thống ERP, dựa sở liệu thống quản lý quán luồng công việc, nghĩa phân hệ hệ thống ERP truy nhập đến liệu sở liệu chung nhất, xử lý liệu theo luồng công việc xác định (trong bước xử lý phận liên quan, báo cáo tài quản trị) Hay nói cách khác khơng có liệu cần phải nhập vào hai lần toàn hệ thống ERP Vì vậy, Hệ thống ERP có số lợi ích như: A sia - P a c ific E c o n o m ic R e v ie w RESEARCH Loại bỏ sai sót khơng qn liệucác quy trình sử dụng thừa hưởng lẫn xẩy nhiều người nhập liệu đảm bảo nguyên tắc liệu cung cấp lần Tăng tốc độ dịng cơng việc: Từ thực tế cho thấyvà sử dụng toàn hệ thống mà phận khác nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng khơng cần phải khai báo lại qua nâng cao sang phịng khác khơng thể so sánh với tốc độ hiệu quản lý giảm chi phí sản xuất Bên cạnh đó, Thái Nguyên địa phương chứng từ điện tử truyền mạng máy tính Hệ thống ERP cịn tăng tốc độ dịng cơng việc nước có Nghị Quyết chun đề chuyển đổi cách giải khu vực "trì trệ” Theo cách thức số, có ngày chuyển đổi số địa phương đầu tư cho chức năng, giả sử doanh nghiệp đồng hành Bộ Thông tin Truyền thông trang bị cục hệ thống phần mềm cho thực thí điểm chuyển đổi số quốc giá, theo kết phận kế toán bán hàng, phận kho đánh giá chuyển đổi số bộ, ngành, địa chưa trang bị, phận kho lúc có nguy phương, tỉnh Thái Nguyên đứng thứ 12/63 tỉnh, thành khu vực "trì trệ" làm chậm luồng cơng thành phố Trụ cột Chính quyền số đứng thứ 3/63 việc giảm săng suất làm việc chung, bắt tỉnh, thành nước, số thông tin phận khác phải chờ Hệ thống ERP với cách tiếp cận liệu đứng thứ 2; mức độ sẵn sàng bảo đảm an toàn đồng công cụ để giải khu vực thơng tin mạng thuộc nhóm 07 địa phương xếp loại Tập trung liệu: Lợi ích việc rõA, nhóm dẫn đầu nước Với điều kiện thuận ràng, thay trì nhiều sở liệu cục với lợi sách môi trường, doanh nghiệp liệu nhiều không quán, doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh Thái Nguyên có sở liệu thống tập trung Cơ sở bắt đầu triển khai giải pháp ứng dụng hệ thống liệu tập trung cho phép thường xuyên đưa ERP vào quản lý sản xuất phù hợp với quy mơ Tuy nhiên, nhìn chung doanh nghiệp vừa báo cáo xác kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung doanh nghiệp, nhỏ địa bàn tỉnh Thái Nguyên giai doanh nghiệp lớn phức tạp tổng cơng đồn bắt đầu triển khai ứng dụng loại này, hâu ty Dữ liệu tập trung cịn tiền đề cho việc phân tích hết dự án tập trung vào chức tài liệu theo nhiều góc nhìn khác nhằm kế tốn vài phân hệ hầu cần - kho vận đưa dự báo, trợ giúp việc định vật tư, mua hàng triển khai phân hệ sản xuất Bên cạnh đó, cịn nhiều doanh nghiệp kinh doanh Dễ dàng kiểm soát: Một sở liệu quyđang giai đoạn tác nghiệp riêng lẻ tức trình nghiệp vụ tập trung giúp lãnh đạo dễ dàng phịng băn có riêng hệ thống máy áp dụng chế kiểm sốt nội Chức "tìm tình để xử lý cơng việc gần độc lập vet" hệ thống ERP cho phép nhanh chóng tìm phòng ban khác Mỗi phòng ban nguồn gốc bút toán cần kiểm tra doanh nghiệp sử dụng phần mềm khác cac nhân viên liên quan đến đường bút toán nhau, phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, việc chuyển thông tin nội doanh nghiệp thực cách thủ cơng, suất Vì vậy, để áp dụng thành cơng hệ thống ERP thấp khơng có tính kiểm soát Điểm yếu hệ doanh nghiệp cần hợp lý hóa chuẩn hóa quy thống sở liệu phân tán, khơng đồng dẫn trình nghiệp vụ Hệ thống ERP giúp nhà quản lý tạo đến loạt vấii đe bảo mật, lưu phục chế kiểm soát nội bọ đáng tin cậy tạo rá mọt hồi Nhưng rõ sở liệu không kết nhịp làm việc đồng với phân chia trách nhiệm nối với xảy tình trạng liệu bị rõ ràng, đồng thời cho phép phối hợp chặt chẽ trùng lặp khơng xác Mặt khác, liệu phận doanh nghiệp khơng mang tính trực tuyến nên nhà quản lý cần Thực trạng triển khai hệ thống ERP báo cáo phải đợi nhân viên hồn tất việc nhập doanh nghiệp vừa và'nhỏ địa bàn liệu Nếu báo cáo liên quan đến nhiều phòng ban vãn đề trở nên phức tạp nhiều tính Thái Ngun Bên cạnh đó, q trình ứng dụng hệ thống ERP Việc triển khai hệ thống ERP doanh doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh Thái Nguyên bộc lộc số hạn chế: Hạ tầng kỹ thuật chưa bắt đầu ý nhiều từ năm 2010 Công ty đầu tư đồng (năm 2019 xếp thứ 36/63 triển khai sớm dự án ERP tỉnh Thái Nguyên tỉnh, thành phố); nhiều doanh nghiệp cịn chưa chủ Cơng ty cổ phần Đầu tư Thương mại TNG, Công ty động tiếp cận ứng dụng, phát triển công nghệ triển khai xây dựng hệ thống ERP vào quản lý đại; Quy mơ kinh tế cịn nhỏ; Cơ cấu chất lượng trình sản xuất, kinh doanh quản trị Hệ thống nguồn nhân lực công nghệ thông tin thấp (xếp thứ ERP tự động hóa 192 quy trình nghiệp vụ 30/63 tỉnh, thành phố); số doanh nghiệp công nghệ liệu kết nối liên thông phận, thơng tin phục vụ q trình triển khai hệ thống ERP Kinh tế Châu  - Thái Bình Dương (Tháng 6/ 2022) 93 NGHIÊN CỨU chưa nhiều (tồn tỉnh có 1149/7431 doanh nghiệp phát sinh thuế); Mức độ sẵn sàng cho ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông năm 2019 xếp thứ 41/63 tỉnh thành trực thuọc Trung ương hàng, Các phân hệ tích hợp vào phân hệ kế toán Sau giai đoạn này, hệ thống ERP quản lý gần phòng ban doanh nghiệp Giai đoạn 3: Đối với doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn triển khai phân hệ liên quan Giải pháp triển khai hệ thống ERP đến lý sản xuất giá thành sản phẩm doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh Thái Ngùyêii Kết luận Hiện nay, ảnh hưởng cách mạng công nghiệp 4.0 xu hướng chuyển đổi số diễn mức độ cao đa dạng lĩnh vực, ngành nghề địa bàn tỉnh đặt biệt trào lưu triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp bắt đàu phát triển Việc ứng dụng hệ thống ERP mang lại nhiều hiệu tích cực cho doanh nghiệp Nổi bật cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợp phận phịng ban, liệu chung truy xuất tức thời; kiểm sốt tồn kho xác thời điểm Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành chuẩn hóa áp dụng hệ thống SAP Thơng tin cập nhật kịp thời xác giúp cấp lãnh đạo kiểm soát chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách tức thời Hệ thống ERP xương sống để doanh nghiệp kiểm soát phối hợp hoạt động từ quản lý đặt hàng, hậu cần, lập kế hoạch sản xuất, quản lý tài chính, nhân khâu phân phối tiếp thị Vì triển khai hệ thống ERP đem lại hiệu cao triển khai hệ thống ERP không thành cộng nghệ mà khoa học quản lý Do vậy, việc sử dụng hệ thống ERP doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh không nhu cầu khách quan việc quản lý doanh nghiệp mà giải pháp để nâng cao lực quản lý sản xuất cho doanh nghiệp, tạo nên môi trường công nghệ thuận tiện cho việc hình thành kinh doanh điện tử ứng dụng công nghệ thông tin chiến lược Để việc triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh thành công, doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP theo hệ thống chức năng, tiếp cận từ bước, từ thấp đến cao theo kế hoạch cân nhắc thấu đáo vấn đề chủ yếu thành viên, từ nhân viên đến lãnh đạo doanh nghiệp càn thời gian để làm quen với hệ thống ERP thay đổi cách làm việc kèm với việc áp dụng hệ thống ERP Vì vậy, Doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh triển khai hệ thống ERP với giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Triển khai phân hệ liên quan đến kể tốn tài Các phân hệ cung cấp chức phần mềm kế toán Giai đoạn 2: Triển khai phân hệ liên quan đến hậu cần quản lý kho, quản lý việc giao nhận 94 Kinh tê' Châu Ả - Thái Bình Dương (Tháng 6/ 2022) Triển khai hệ thống ERP xu tất yếu, công cụ quan trọng để nâng cao lực cạnh tranh, đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế chất, triển khai hệ thống ERP hệ thống hóa tự động hóa quy trình làm việc Do đó, việc doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh cần làm trước triển khai hệ thống ERP là: (1) Phải xem xét tái cấu tổ chức, hướng tới mơ hình quản lý doanh nghiệp theo quy trình Q trình khơng thể xây dựng xong một, hai ngày mà nhiều năm, thế, địi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải có tầm nhìn chiến lược, tâm đổi doanh nghiệp, xác định đắn mục tiêu, phạm vi bước triển khai đầu tư dài hạn vào sở hạ tầng, đào tạo nâng cao trình độ tin học đội ngũ cán công nghệ thông tin Nghiên cứu lựa chọn giải pháp phù hợp với điều kiện sản xuẩt kinh doanh doanh nghiệp Tổ chức thực hoạt động doanh nghiệp theo tiêu chuẩn hành (2) Dù có quy mơ nhỏ sử dụng số thành phần chức năng, hệ thống cần phải tuân thủ nguyên tắc tích hợp: Quản lý thống liệu luồng cơng việc Vì vậy, việc mở rộng giải pháp ERP theo hướng thêm chức mở rộng quy mô quản lý nguyên tắc không gặp trở ngại (3) Muốn triển khai hệ thống ERP trước hết phải chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ./ Tài liệu tham khảo UBND tỉnh Thái Nguyên (2020), Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội năm 2020, Thái Nguyên UUBNDtỉnh Thái Nguyên (2021), Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội năm 2021, Thái Nguyên Hiệp hội thương mại điện tử Việt Nam (2021), Báo cáo số Thương mại điện tử Việt Nam 2021 Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 479/QĐ-TTg, ngày 03/6/2020 phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 Nguyễn Mạnh Hùng (2020), Chuyển đổi số quốc gia, Phát triển Chính phủ số, kinh tế số xã hội số, Tham luận Đại hội Đại biếu toàn quốc lần thứ XII Đảng A s ia - P a c ific E c o n o m ic R e v ie w RESEARCH ... phức tạp nhiều tính Thái Nguyên Bên cạnh đó, q trình ứng dụng hệ thống ERP Việc triển khai hệ thống ERP doanh doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh Thái Nguyên bộc lộc số... Để việc triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh thành công, doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP theo hệ thống chức năng, tiếp cận từ bước, từ thấp đến cao theo kế hoạch cân... triển khai hệ thống ERP hệ thống hóa tự động hóa quy trình làm việc Do đó, việc doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh cần làm trước triển khai hệ thống ERP là: (1) Phải xem xét tái cấu tổ chức, hướng