Chứng từ trong thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Chứng từ thực hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế I Khái quát chứng từ kinh doanh thương mại quốc tế Một số khái niệm  Bộ chứng từ ? )Theo Quy tắc thống Nhờ thu URC 522 có định nghĩa chứng từ sau “ Các chứng từ” chứng từ tài và/ chứng từ thương mại ( Điều –URC 522 - Chứng từ tài bao gồm hối phiếu, kỳ phiếu , séc, loại chứng từ tương tự khác dùng để thu tiền - Chứng từ thương mại bao gồm hóa đơn, chứng từ vận tải , chứng từ quyền sở hữu chứng từ tương tự chứng từ khác miễn khơng phải chứng từ tài Phân loại chứng từ cụ thể sơ đồ sau : Trong hoạt động xuất nhập , chứng từ toán thường sử dụng bao gồm : Hối phiếu , hóa đơn thương mại , phiếu đóng gói hàng hóa , vận đơn , giấy chứng nhận bảo hiểm , giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch,  Bộ chứng từ hoàn hảo ? Bộ chứng từ hồn hảo chứng từ phù hợp với tất điều kiện điều khoản quy định thư tín dụng ( L/C ) gốc đính kèm chứng từ xuất gốc , xuất trình tổ chức tín dụng nhận chiết khấu Bộ chứng từ hồn hảo sở để nhà xuất địi tiền Ngân hàng phát hành thư tín dụng , nhà Nhập hoàn trả ngân hàng số tiền toán cho người thụ hưởng Trong mua bán thương mại quốc tế, kết cuối mà hai bên mua va bán mong muốn người bán thu tiền người mua nhận hàng, thông thường người bán giao hàng người mua trả tiền cam kết trả tiền Vậy để đảm bảo cho việc người bán giao đúng, đủ hàng người mua trả tiền nhờ ngân hàng, ngân hàng thơng qua chứng từ để kiểm tra tính xác thực thương vụ Do , Bộ chứng từ hoàn hảo sở để bên thực nghĩa vụ Vai trị chứng từ 2.1 Bộ chứng từ sở toán bên hoạt động xuất nhập Trong giao thương quốc tế , việc thực hợp đồng việc toán tiến hành độc lập : nhân , thủ tục, thời gian nơi chốn Do đó, sở tiến hành toán chứng từ xác thực việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa việc hồn tất nghĩa vụ giao hàng bên xuất Chứng từ xác nhận người bán giao đúng, đủ hàng hay chưa có giao thời hạn hay khơng Cịn người mua vào chứng từ để nhận hàng tiến hành toán Trong trường hợp có xuất ngân hàng – với tư cách người trung gian người xuất nhập – quan hệ bên vào chứng tư Thơng qua chứng từ , ngân hàng kiểm tra mức độ hoàn thành nghĩa vụ giao hàng người xuất để tiến hành việc trả tiền cho họ , sở xem xét người mua hoàn thành nghĩa vụ tốn tiền chưa 2.2 Chứng từ mua bán lại ,cầm cố , chấp chiết khấu ngân hàng Thơng thường người mua , người bán ln cần tài để thực thương vụ Bộ chứng từ mua bán lại nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa Trong trường hợp hàng hóa đường vận chuyển , người mua lại tìm đối tác để bán lại họ chuyển giao chứng từ cho bên thứ ba ( hay cịn gọi mua bán ba bên ) Bộ chứng từ hay hối phiếu dùng để cầm cố : người chủ chứng từ hay hối phiếu mang chứng từ đến ngân hàng hay tổ chức tín dụng để cầm cố cho khoản vay ngân hàng 2.3 Tạo điều kiện áp dụng thành tựu khoa học công nghệ đại vào việc sử dụng chứng từ Ngày , Thương mại điện tử không quốc gia coi giải pháp hữu hiệu cho việc tồn cầu hóa mà cịn hội lớn để phát triển kinh tế quốc gia toàn cầu lên bước Để đạt đực , phương thức toán quốc tế phải dựa sở chứng từ tốn khơng phải hàng hóa Bộ chứng từ dần chuyển từ hình thức giấy truyền hống sang hình thức mã hóa điện tử , việc xuất trình chứng từ trở nên đơn giản II Một số chứng từ phổ biến thực hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế Hóa đơn thương mại gì? Nội dung hóa đơn thương mại 1.1 Định nghĩa hóa đơn thương mại - - - Hóa đơn thương mại(Commercial Invoice) loại chứng từ công tác toán người bán hàng phát hành để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng ghi hóa đơn Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện sở giao hàng ( theo quy định Incoterm), phương thức tốn hay chun chở hàng nào? Hóa đơn gọi hóa đơn thương mại Hóa đơn thương mại thường lập làm nhiều dùng nhiều việc khác doanh nghiệp Hóa đơn thương mại xuất trình cho ngân hàng để địi tiền hàng, xuất trình cho cơng ty bảo hiểm trường hợp để tính phí bảo hiêm mua hàng hóa, xuất trình cho hải quan để tính tiền thuế thơng quan hàng hóa Hóa đơn người bán lập ghi nhận thông tin bán hàng, cung ứng dịch vụ theo quy đinh pháp luật 1.2, Cơng dụng hóa đơn thương mại - Đóng vai trị trung tâm chứng từ tốn Trong chứng từ có hối phiếu kèm theo, qua hóa đơn người mua kiểm tra để địi tiền hối phiếu, khơng có hối phiếu hóa đơn có tác dụng thay cho hối phiếu, làm sở cho việc đòi tiền - - Trong việc khai báo hải quan,hóa đơn nói lên giá trị hàng hóa chứng mua bán , sở đó, người ta tiến hành giám sát,quản lí tính tiền thuế Hóa đơn cung cấp chi tiết cần thiết hàng hóa cho việc thống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng theo dõi thực hợp đồng Trong số trường hợp định hóa đơn thương mại dung làm thông báo kết giao hàng để người mua nhận hàng trẻ tiền Trong nghiệp vụ tín dụng: hóa đơn thương mại với chữ ký chấp nhận trả tiền đóng vai trị chứng từ đảm bảo cho việc vay mượn Hóa đơn thương mại cịn dùng để xin giấy chứng nhận xuất xứ, xt trình cho cơng ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, xuất trình cho quan quản lí ngoại hối nước nhập xin cấp ngoại tệ 1.3 Nội dung hóa đơn thương mại Hóa đơn thương mại chứng từ thể hoạt động mua bán doanh nghiệp Kế toán thương mại cần ý hóa đơn thương mại bao gồm phải có nội dung sau: - Mục Shipper/ Exporter: tên địa người xuất Mục phải đầy đủ yêu cầu L/C quy định phải phù hợp với vận đơn - Mục Consignee: tên địa người nhận hàng Mục phải phù hợp với yêu cầu L/C mà thông thường người mà hối phiếu thương mại ký phát - Mục Invoice No Date: số ngày lập hóa đơn Ngày phải trùng trước với ngày ký B/L - Mục L/C No Date : Số ngày phát hành L/C -Mục Notify party: Tên địa người thông báo -Mục L/C issuing bank: Tên ngân hàng phát hành tín dụng thư - Mục Port of loading, Port of discharge: Tên cảng bóc hàng,cảng dỡ hàng - Mục Carrier: Tên phương tiện vận chuyển - Mục Sailing on or about:Ngày tàu ( phương tiện vận chuyển)đi - Phần mục No.of carton, Description of goods, quantity: phải ghirox số lượng thùng carton, quy cách phẩm chất hàng hóa ( tên hàng hóa ,ký mã hiệu hàng hóa), số lượng hàng hóa - Mục Unit Price: Ghi đơn giá hàng hóa, loại tiền - Mục Amount: Ghi tổng trị giá đơn hàng , loại tiền -Mục In say : ghi tổng giá trị đơn hàng chữ Số phải trùng khớp với phần ghi tiền - Ngồi ra, hóa đơn phải thể điều kiện sở giao hàng - Nếu L/C yêu cầu phải ghi ghi bổ sung vào hóa đơn vào phần cuối bên trái hóa đơn - Ngoài ra, cần lưu ý điểm sau lập hóa đơn thương mại theo L/C - Hóa đơn người bán cấp phải hóa đơn thương mại kí”signed commercial invoice” Có L/C cịn u cầu phải ghi số giấp phép nhập “indication import licence No.” vào hóa đơn cách tính hóa đơn chiết giá(discount) hay trừ hoa hồng (commission) Nếu giao hàng theo điều kiện FOB cần hóa đơn thương mại chung(commercial invoice) 1.4, Những sai sót thường gặp lập hóa đơn thương mại Những sai biệt thường gặp lập hóa đơn thương mại là: - - - Tên địa chỉ bên có liên quan ghi hóa đơn thương mại khác với L/C ( tốn thưu tín dụng) chứng từ khác Số loại hóa đơn phát hành khơng đủ theo u cầu L/C Sai sót số Invoice cần xuất trình Só lượng, đơn giá, mơ tả hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, đơn vị tiền tệ, điều kiện đóng gói ký mã hiệu hàng hóa khơng xác với nội dung L/C không khớp với chứng từ khác,những phụ phí khác khơng quy định L/C lại tính hóa đơn thương mại Đây phần mà công ty xuất nhập Việt Nam hay bị sai sót Khơng có chữ kí theo quy định L/C Cụ thể Người thụ hưởng khơng ký tên hóa đơn L/C có quy định Sai sót ngày ký hóa đơn: Ngày ký lập hóa đơn phải trước ngày ký lập vận tải đơn(B/L) Nếu ngày ký hóa đơn sau ngày B/L sai sót nawngjneef, chắn ngân hàng mở L/C khơng tốn Sai sót nười lập hóa đơn : Nếu L/C khơng quy định người lập hóa đơn người thụ hưởng L/C Trong trường hợp ngược lại người lập hóa đơn người L/C cho phép Trong trường hợp xuất ủy thác, có đồng ý hai bên mua bán L/C có điều khoản cho phép người lập L/C khác với người thụ hưởng L/C Các kiện vận tải hàng hóa( tên cảng xếp hàng, dỡ hàng) khơng phù hớp với quy định L/C - Sai sót sai ký hiệu bắt buộc; mục tên tàu, thiếu ghi bắt buộc theo quy định L/C, mục số vận tải đơn khơng ghi rõ Tẩy xóa, sửa chữa không ký tắt 1.5, Cách khắc phục sai sót - Kiểm tra số xuất trình có quy định L/C khơng? Kiểm tra liệu người bán,người mua(tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, ) so với nội dung L/C quy định có phù hợp khơng? Kiểm tra xem hóa đơn có chữ ký xác nhận người thụ hưởng hay khơng? Nếu hóa đơn khơng phải người thụ hưởng lập hóa đơn coi hợp lệ L/C có quy định chấp nhận chứng từ bên thứ ba lập Kiểm tra mổ tả hóa đơn có quy định L/C hay khơng? Kiểm tra số lượng trọng lượng , đơn giá, tổng giá trị,điều kiện sở giao hàng, điều kiện đóng gói ký mã hiệu hàng hóa cso mẫu thuẫn với chứng từ khác phiếu đóng gói, vận đơn đường biển vận đơn hàng khơng… Kiểm tra hóa đơn kiện mà ngân hàng đề cập L/C, hợp đồng, quota, giấy phép xuất nhập khẩu,… thơng tin khác hóa đơn: số L/C, loại ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ hàng, số ngày lập hóa đơn có phù hợp với L/C chứng từ khác hay khơng? Phiếu đóng gói (packing list) 2.1, Khái niệm Là bảng kê khai tất hàng hóa đựng kiện hàng ( thùng hàng, hịm, kiện, container, , vật liệu đóng gói sử dụng ký hiệu hàng hóa ghi phía ngồi Một số cịn bao gồm kích thước trongj lượng hàng hóa Phiếu đóng gói lập đóng gói hầng hóa Phiếu đóng gói đặt bao bì cho người mua dễ dàng tìm tháy, có để túi gắn ngồi bao bì 2.2,Cơng dụng packing list Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hóa kiện Phiếu đóng gói thường lập thành sau: - Một để kiện hàng người nhận hàng kiểm tra hàng kiện cần Nó chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa mà người bán gửi - Một tập hợp phiếu đóng gói khác tạo thành xếp vào kiện hàng thứ lô hàng nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa người nhận hàng - Một lại lập thành bộ, kèm theo hóa đơn thương mại chứng từ khác lập thành chứng từ xuát trình cho ngân hàng làm sở toán tiền hàng 2.3, Phân loại packing list Ngồi phiếu đóng gói thơng thường , cịn có loại sau: - Phiếu đóng gói chi tiết (detailed packing list): phiếu có nội dung liệt kê tỉ mỉ hàng hóa kiện hàng Đơi nội dung khơng khác so với phiếu đóng gói thơng thường, có tiêu đề phiếu đóng gói chi tiết trở thành phiếu đóng gói chi tiết - Phiếu đóng gói trung lập( Neutral packing list): phiếu đóng gói khơng ghi tên người bán người mua nhằm để người mua sử dụng phiếu bán lại hàng hóa cho người thứ ba Ngồi phiếu đóng gói cịn có loại chứng từ tương tự kê chi tiết hàng hóa(specification): thống kê tồn hàng hóa lơ hàng phân bổ kiện.Đơn giản tổng hợp phiếu đóng gói.Nó dung trường hợp hàng hóa phức tạp( phụ tùng, dụng cụ , hóa chất thí nghiêm,) 2.4, Các thơng tin Packing List: Phiếu đóng gói trog chứng từ khơng thể thiếu chứng từ xuất trình tốn Nó chứng từ thể chi tiết lơ hàng , để người mua xác nhận việc giao hàng người bán có hợp đồng hay không sở để người bán làm chứng giao hàng quy định Mẫu phiếu đóng gói có nhiều mẫu khác nhau, tùy thuộc doanh nghiệp đa số phiếu thiếu nội dung sau: - Tiêu đề + Số P/L + Date Thông tin người xuất (Shipper) Thông tin người nhập (Consignee) Thông tin người đại diện nhập (Notify party) Tên tàu & số chuyến Booking (Vessel / Voy) Số Booking (Có số hãng tàu có số Booking số B/L khác nhau) Số container + số seal Cảng xuất hàng (Port of Loading) Cảng nhập hàng (Port of Discharging) Mô tả hàng hóa (Description of goods) Số lượng kiện hàng (Number of backage) Trọng lượng tịnh (Net weight) Trọng lượng bao bì (Gross weight) 10