Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cán bộ ngành lao động – thương binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh

Luận văn : Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cán bộ ngành lao động – thương binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh

Lời nói đầu

Trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc hiện nay Có rất nhiều hoạt động xã hội đợc nhà nớc và chính phủ quan tâm nh : y tế, giáo dục trong đó một hoạt động đợc nhà nớc hết sức quan tâm, nó vừa mang tính xã hội vừa thể hiện truyền thống “uống nớc nhớ nguồn của dân tộc ta đó là sự quan tâm của Đảng và nhà n” của dân tộc ta đó là sự quan tâm của Đảng và nhà n ớc tới lĩnh vực lạo động - thơng binh và xã hội.

Trong đó ngành lao động thơng binh - xã hội tỉnh Bắc Ninh cũng đã có những

đóng góp to lớn trong sự nghiệp phát triển của đất nớc nói chung và trong lĩnh vực lao

động – th th ơng binh xã hội nói riêng.

Và trong 58 năm xây dựng và trởng thành, ngành lao động – th th ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh đã không ngừng đổi mới đội ngũ cán bộ cho phù hợp với tình hình phát triển của đất nớc và những nhiệm vụ mới.

Nhng qua 13 năm chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, theo định hớng xã hội chủ nghĩa đã thu đợc nhiều thành tựu hết sức to lớn trên lĩnh vực kinh tế – th xã hội Do vậy đời sống nhân dân có nhiều thay đổi Nên phát sinh nhiều nhiệm vụ mới đòi hỏi phải giải quyết

Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật nói chung và trong lĩnh vực lao động xã hội nói riêng làm cho cơ cấu cán bộ ngành không còn thích hợp nữa.

Trớc tình hình đó, yêu cầu sắp xếp lại cơ cấu cán bộ công chức, viên chức của ngành Lao động – th th ơng binh xã hội hiện nay là hết sức cần thiết, nhằm nâng cao chất l- ợng của ngành Sau một thời gian học tập nghiên cứu tại trờng Đại học Kinh tế quốc dân

và qua khảo sát thực tế cơ cấu cán bộ tại sở Lao động – th th ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh

em đã chọn đề tài Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cán bộ ngành Lao động “ – th th ơng binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh làm chuyên đề thực tập.” của dân tộc ta đó là sự quan tâm của Đảng và nhà n

Vì còn hạn chế về mặt thời gian và trình

độ nhận thức nên bài viết này không tránh khỏi hạn chế và thiếu sót Rất mong sự góp ý của thầy cô và cán bộ ngành Lao động – th th ơng binh xã hội.

Em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Xuân Cần, các thầy cô của khoa Kinh tế lao

động và dân số trờng Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, và các cán bộ, công chức, viên chức ngành Lao động – th th ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh.

Phần I : Những vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức cán bộ

-đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, -đợc bố trítheo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năngquản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của đơn vị.

Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn nhânlực – th phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng bộ phận và côngviệc cụ thể Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tơng quan giữa các hoạt

động cụ thể và trách nhiệm quyền hạn gắn liền với mỗi cá nhân, phân hệ của cơ cấu– th xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗ thành viên theoquy chế của bản mô tả công việc, xơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạntrong tổ chức Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng thông tin rõ ràng

Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức

1.2.2 Tiêu chuẩn hoá

Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó cácnhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp Quy trình này là tác động vào mỗi nhân viên nh một cơ chế mà cáccông việc không đợc tiêu chuẩn hoá thì tổ chức không thể đạt đợc các mục tiêu củanó

Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản trị đo lờng các thành tích của nhânviên Đồng thời cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở đểtuyển chọn nhân viên cho tổ chức

1.2.3 Sự phối hợp.

Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt

động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhiệm Trong các tổ chức quan liêu,các quy định, quy chế của nó đã đủ để liên kết những hoạt động này Còn trong các

tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong việcgiải quyết những vấn đề của toàn đơn vị, đòi hỏi sự sẵn lòng chia sẻ trách nhiệm và

sự truyền thống một cách có hiệu quả giữa các thành viên của tổ chức

1.2.4 Quyền lực.

Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của ngời khác.Mỗi tổ chức thờng có những cách thức phân bố quyền lực khác nhau Trongnhững tổ chức phi tập chung, một số quyền ra quyết định đợc uỷ quyền cho cấp dới

2

-và ngợc lại, trong các tổ chức tập quyền thì quyền ra quyết định đợc tập trung -vàocác nhà quản trị cao cấp.

Ngày nay các tổ chức thờng kết hợp hai khuynh hớng này bằng cách tậptrung một số chức năng nào đó, đồng thời cũng tiến hành phân tán một số chứcnăng khác

2 Phân loại cơ cấu tổ chức.

Có bốn hình thức cơ bản của cơ cấu tổ chức

- Cơ cấu theo chức năng

- Cơ cấu theo sản phẩm, dịch vụ

- Cơ cấu theo phạm vị, địa lý

- Cơ cấu ma trận

2.1 Cơ cấu theo chức năng.

Các chức năng là các phần việc đợc tiến hành trong một tổ chức nh chứcnăng tài chính, chức năng tổ chức, chức năng kế hoạch, chức năng sản xuất Cơ cấuchức năng phân công các thành viên theo những lĩnh vực chuyên môn mà họ

tinh thông, cùng những nguồn lực giúp họ hoàn thành các công việc của tổ chức

Các bộ phận chức năng đợc phân chia tuỳ theo tính chất của từng tổ chức.Chẳng hạn các bộ phận chức năng trong cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nớc thì

đợc phân chia khác hẳn so với một doanh nghiệp sản xuất vật chất

* Những u, nhợc điểm của cơ cấu theo chức năng.

- Tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào các quản trị gia cao cấp.Việc ra quyết định thuộc về các nhà quản trị đứng đầu các bộ phận và cấp trên của

họ Do đó họ có thể ra quyết định một cách nhanh chóng và kịp thời

- Cơ cấu chức năng cho phép tổ chức tiết kiệm chi phí bởi nó là một cấu trúc

đơn giản, mặt khác các thành viên của tổ chức có cơ hội nâng cao kỹ năng tay nghềtrong lĩnh vực chuyên môn của họ và gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sựphối hợp với các đồng nghiệp trong cùng một bộ phận

- Cơ cấu cung cấp một nền đào tạo tốt cho các nhà phụ trách mới chuyểndịch từ cái họ học vào hành động của tổ chức

- Các nhà quản trị gia có thể mất khá nhiều thời gian, sức lực để phối hợphoạt động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau Đồng thời các nhàquản trị và nhân viên của mỗi bộ phận thờng trú trọng vào những mục tiêu của bộphận mà họ đang làm hơn là mục tiêu chung của tổ chức Do đó lãnh đạo chỉ lolắng cho bộ phận mà họ phụ trách nên rất kho đồng tình với quan điểm của các nhàquản trị khác Trong khi đó, do trung thành với bộ phận của họ nên các nhân viêncũng rất khó hợp tác với nhân viên ở bộ phận khác

2.2 Cơ cấu theo khu vực địa lý

Cơ cấu chức năng theo khu vực địa lý thờng đợc các đơn vị lớn áp dụng, hoạt

động kinh doanh dịch vụ theo nhiều vùng địa lý khác nhau Tại mỗi khu vục địa lý

có một đơn vị nhỏ, Ngời lãnh đạo đơn vị nhỏ đợc giao quyền đảm nhiệm thực hiệntất cả các chức năng nh đơn vị lớn nhng với quy mô nhỏ hơn

Mỗi đơn vị của tổ chức hoạt động tại một khu vực địa lý có thể trực tiếp theosát mọi biến động và đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng Về mặt sảnxuất, nhà máy đặt tại các khu vực gần nơi cung cấp nguyên liệu do đó có thể tiếtkiệm đợc chi phí do giá cả nguyên liệu, chi phí vận chuyển và sử dụng đợc lao

động tại chỗ Đồng thời các dịch vụ khách hàng, dịch vụ hậu mãi đợc tiến hành phùhợp với khách hàng sở tại

Cơ cấu theo khu vực địa lý thờng đợc áp dụng trong việc tổ chức bộ máychính quyền ở các nớc, áp dụng đối với các công ty lớn, các tập đoàn, các ngànhkinh tế – th xã hội

4

-Văn phòng trung tâm

* Ưu nhợc điểm của cơ cấu theo vùng địa lý :

- Các nhà quản trị có thể phát triển đợc các kỹ năng, chuyên môn, kỹ thuật

để giải quyết các vấn đề chuyên môn phù hợp với thực tế

2.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ phân chia tổ chức thành những đơn

vị chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hay dịch vụ nào đó Cơcấu theo mô hình này tỏ ra rất phù hợp với các đơn vị, tổ chức có quy mô lớn

Trong mỗi đơn vị tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ đều phải hiện diện đầy

đủ các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động của đơn vị đó

* Ưu nhợc điểm của cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ

- Gia tăng sự chuyên môn hoá bởi cơ cấu này cho phép các nhà quản trị vànhân viên trong từng bộ phận tập trung vào tuyến sản phẩn hay dịch vụ mà họ đảmnhận.

- Cho phép xác định một cách khá chính xác các yếu tố : chi phí, lợi nhuận,những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công trong mỗi tuyến sản phẩn haydịch vụ

- Chó phép mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợithế chiến lợc của mỗi sản phẩn hay dịch vụ

- Do chú trọng vào một vài sản phẩn hay dịch vụ nên các nhà quản trị có thểduy trì tính linh hoạt, phản ứng kịp thời với những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng và

sự thay đổi của môi trờng

Nh

ợc điểm :

- Sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, bởi phải thờng tổ chức

ra tất cả các bộ phận chức năng cho mỗi tuyến sản phẩn hay dịch vụ Nếu sản phẩnhay dịch vụ có tính mùa vụ cao thì có thể gây lãng phí về nhân công

- Rất khó phối hợp giữa cá bộ phận sản phẩn bởi nhân viên thờng chú trọngvào sản phẩn hay dịch vụ của họ hơn là các mục tiêu của toàn tổ chức Tình trạngnày làm giảm khả năng cạnh tranh chung của tổ chức bởi rất khó khăn Khi điều

động các nguồn lực từ sản phẩn hay dịch vụ mạch chi viện tăng cờng cho sản phẩnhay dịch vụ yếu

- Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ là giảm sự điều động nhân sựtrong nội bộ Bởi nhân viên tập trung vào một sản phẩn hay dịch vụ nên họ chútrọng phát triển những kỹ năng cần thiết cho loại sản phẩn hay dịch vụ đó Sựchuyên môn hoá đó không cho phép họ có thể thuyên chuyển sang các chức vụthuộc các sản phẩn khác

- Có thể lãnh đạo cấp cao đặt ra tiêu chuẩn chung cho tất cả các tuyến sảnphẩn hay dịch vụ của cả tổ chức mà không quan tâm đến đặc điểm của các đơn vịkhác nhau

Trong ngành Y tế nớc ta thờng áp dụng cơ cấu này đối với việc quản lý cácbệnh viện chuyên khoa

2.4 Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu tổ chức dựa trên những hệ thống quyềnlực và hỗ trợ nhiều chiều Cơ cấu này tạo ra một bộ phận chịu trách nhiệm phối hợpcác hoạt động của các bộ phận khác và phân chia quyền lực với tất cả các lãnh đạocác bộ phận theo chức năng và lãnh đạo các bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ

Trong một cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực, tuyến chức năng hoạt

động theo chiều dọc và tuyến sản phẩn hay dịch vụ hoạt động theo chiều ngang.Bởi vậy một cơ cấu ma trận tồn tại ba tập hợp các mối quan hệ đơn tuyến

6

Các mối quan hệ giữa lãnh đạo bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp là ngời

đứng đầu và cân bằng hai tuyến quyền lực với lãnh đạo bộ phận theo chức năng vàlãnh đạo bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ

- Các mối quan hệ giữa lãnh đạo bộ phận chức năng và lãnh đạo bộ phậntheo sản phẩn hay dịch vụ

- Các mối quan hệ giữa các cấp dới ở cá bộ phận

Cơ cấu ma trận đợc sáng tạo ra nhằm tận dụng những lợi điểm của cả môhình cơ cấu tổ chức theo chức năng và mồ hình tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ,

đồng thời tối thiểu hoá những bất lợi của chúng Cơ cấu này phá vỡ những rào cảnbằng cách cho phép các nhân viên từ các bộ phận chức năng khác nhau đóng gópnhững kỹ năng của họ trong việc giải quyết những vấn đề chung của tổ chức Do

đó, làm tăng khả năng sử dụng các nguồn lực nhằm thích nghi với sự tác động củamôi trờng

Đây là một cơ cấu tổ chức khá phức tạp đòi hỏi sự phối hợp giữa các thànhviên ở các bộ phận là rất cao

* Những u nhợc điểm của cơ cấu tổ chức ma trận.

năng chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác nhau và do đó, họ có thể giải quyết nhữngvấn đề phức tạp với hiệu quả tối đa.

- Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức Do đó có thể điều

3.1 Mục đích của cơ cấu tổ chức.

Mỗi một tổ chức đều có một mục đích riêng Và để đạt đợc mục đích đó thìphải có những phơng tiện nhất định nh : con ngời, cơ sở vật chất, phơng pháp trong đó một trong những phơng tiện quan trọng đó là hình thức tổ chức cơ cấu bộmáy cán bộ

Và khi một cơ cấu tổ chức đợc hình thành, thiết lập nó sẽ phục vụ cho nhucầu, nhiệm vụ của các nhà quản lý Mục đích của tổ chức sẽ quyết định cơ cấu của

tổ chức đó Sự thiết lập cơ cấu đã phân chia công việc của tổ chức, cho phép chuyênmôn hoá và tiêu chuẩn hoá các hoạt động

Mỗi một tổ chức có hình thức hoạt động khác nhau sẽ dẫn đến một cơ cấu tổchức cán bộ khác nhau Và một cơ cấu tổ chức đợc thiết lập nó sẽ phải phục vụ chomột mục đích nhất định Mà mục đích của tổ chức quyết định hình thức tổ chức bộmáy

3.2 Quan điểm hình thành tổ chức.

Thứ nhất , là việc hình thành cơ cấu tổ chức cho một cơ cấu tổ chức bao giờ

cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phơng hớng phát triển Trên cơ sở nàytiến hành tập hợp cụ thể các yếu tố của tổ chức tổ chức và xác lập mối quan hệ qualại giữa các yếu tố đó Đây là quan điểm theo phơng pháp diễn giải đi từ tổng hợp

đến chi tiết, đợc áp dụng cho những tổ chức đang hoạt động

Thứ hai, là việc hình thành cơ cấu tổ chức của một tổ chức trớc hết phải đợc

bắt đầu từ việc mô tả chi tiết các hoạt động của đối tợng quản trị và xác lập tất cảcác mối liên hệ thông tin Rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức, quản trị Quan

điểm này dùng phơng pháp quy lạp đi từ chi tiết đến tổng hợp áp dụng cho trờnghợp hình thành cơ cấu tổ chức mới

Thứ ba, là việc hình thành cơ cấu tổ chức theo phơng pháp hỗn hợp, nghĩa là

có sự kết hợp hợp lý hai quan điểm trên Trớc hết phải đa ra những kết luận có tínhnguyên tắc nhằm hình thành hay hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị, sau đó mới

8

tổ chức công việc nghiên cứu chi tiết cho các bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo các điều lệ, quy chế, nội quý cho các bộ phận của cơ cấu đồng thời xác lập các kênh thông tin cần thiết Nh vậy, toàn bộ các công việc nghiên cứu chi tiết là tiếp tụclàm sáng tổ, cụ thể hoá những kết luận đã đợc khẳng định Quan điểm này chỉ đạthiệu quả khi việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã có sự quan tâm thờng xuyên, có sựtổng kết đánh giá nghiêm túc và đúng đắn của tổ chức.

3.3 Phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức.

3.3.1 Phơng pháp tơng tự.

Đây là một phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kếnhững kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổchức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trớc này có những yếu tố tợng tự với cơ cấu

tổ chức sắp hình thành Cơ sở phơng pháp lý luận để xác định sự tơng tự là sự phânloại các đối tợng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định Nh là tính đồngnhất về kết quả cuối cùng của hoạt động, tính đồng nhất về các chức năng quản trị

đợc thực hiện, chịu ảnh hởng của các nhân tố giống nhau Điểm nổi bật của

ph-ơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí thiết kế cơ cấu yếu tố,thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ Đây là một phơngpháp đợc áp dụng khá phổ biến Tuy vậy, phải ngăn ngừa sự sao chép kinh nghiệmmột cách máy móc, và phải phân tích các điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức mới

3.3.2 Phơng pháp phân tích theo yếu tố.

Đây là một phơng pháp khoa học đợc ứng dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi

đối tợng quản trị Phơng pháp này thờng đợc chia thành ba giai đoạn đợc biểu diễn

ở sơ đồ 5

Sẽ xảy ra hai trờng hợp :

3.3.2.1 Trờng hợp thứ nhất : Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đang

hoạt động

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị hiện hành đợc bắt đầu bằng cáchnghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theonhững căn cứ nhất định Để làm đợc điều đó ngời ta biểu thị cơ cấu tổ chức hiệnhành và các bộ phận của nó dới dạng sơ đồ Từ sơ đồ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộccủa từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành Nội dung phân tích đối với Cơ cấu tổ chức đang hoạt động bao gồm :

- Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộphận, từng nhân viên của bộ máy quản trị

- Phân tích khối lợng công tác của mỗi bộ phận, mỗi ngời, phát hiện khâu yếu trong việc phân bố khối lợng công việc quản lý

- Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ tráchnhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang, dọc trong cơ cấu

9

Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quảntrị.

- Phân tích việc thực hiện các văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc củacác cơ quan quản lý vĩ mô và trong nội bộ cơ cấu tổ chức của đơn vị

- Phân tích tình hình tăng giảm số lợng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp sovới trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lơng cán bộ gián tiếp trong giá thành sảnphẩn

- Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên hiên có (cơ cấu trình độnghề nghiệp) với yêu cầu công việc

- Phân tích những nhân tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đếnviệc duy trì sự ổn định của tổ chức

Kết quả phân tích là những nhận xét đánh giá mặt hợp lý và cha hợp lý củacơ cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới

3.3.2.2 Trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức mới.

Bớc 1 : Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hớng dẫn của các cơ

quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơcấu tổ chức tổng quát và xác định các đặc trng cơ bản của cơ cấu tổ chức này : kếtquả của việc thực hiện giai đoạn I là xây dựng mục tiêu của tổ chức; xây dựng cácphân hệ chức năng nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu; phân cấp nhiệm vụ, quyềnhạn cho từng cấp quản trị; xác lập các mối quan hệ giữa các bộ phận và các cơ quancấp trên, các đơn vị hiệp tác bệ ngoài; xác định các nhu cầu bảo đảm cán bộ vàthông tin Nh vậy, đây là bớc giải quyết những vấn đề có tính chất định tính đối vớicác cơ cấu tổ chức

Bớc 2 : Xác định các bộ phận, các thành phần của cơ cấu tổ chức và xác lập

mối quan hệ giữa các bộ phận ấy Nội dụng cơ bản của bớc này đợc thể hiện ở việcxây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức năng và chơng trình mục tiêu Cơ sở đểxác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt

động quản trị, sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ quyền hạncho các bộ phận ấy Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnhhởng tới cơ cấu tổ chức

Bớc 3 : Những công việc cụ thể ở bớc này là phân phối và cụ thể hoá các

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyết định số lợng cán bộ, nhân viên trong từng

bộ phận trong cơ cấu tổ chức Từ đó xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làmviệc nhằm bảo đảm cơ cấu tổ chức đạt hiệu quả cao

có tính chất nguyên tắc của

tổ chức

Xác

định các thành phần cho các

bộ phận của cơ

cấu

Xác

định mối liên

hệ giữa các

bộ phận

Xác định những đặc

tr ng của các yếu tố cơ cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn)

Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý (diều lệ, nội quy, quy chế)

Sơ đồ 5 Lôgic của việc hình thành cơ cấu theo

ph ơng pháp phân tích theo yếu tố

4 ảnh hởng của cơ cấu tổ chức tới các kết quả hoạt động của tổ chức.

4.1 Mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ.

Cơ cấu tổ chức của một tổ chức sẽ ảnh hởng trực tiếp đến việc thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của tổ chức đó Giữa cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ có mốiquan hệ mật thiết với nhau Một cơ cấu hợp lý sẽ giúp tổ chức thực hiện tốt chứcnăng nhiệm vụ của mình Còn một cơ cấu tổ chức không hợp lý, thiếu khoa học, có

sự chồng chéo giữa các bộ phận, chức năng sẽ gây ra sự trì trệ trong hoạt động, ảnhhởng tới việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức

4.2 Cơ cấu tổ chức và kết quả hoạt động của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức ảnh hởng trực tiếp tới kết quả hoạt động của tổ chức Một cơcấu tổ chức tốt phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của tổ chức sẽ đem lại hiệu quảlàm việc cao Một tổ chức có sự phân công rõ ràng và chặt chẽ giữa các bộ phậnchức năng sẽ đem lại hiệu quả cao Ngợc lại một cơ cấu không hợp lý trong sự phâncông giữa các bộ phận chức năng, không có một kỷ luật chặt chẽ sẽ dẫn đếm kếtquả kém

Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng phải quyết định toàn bộ hoạt động của

tổ chức Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúpcho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh tróng, đạt hiệu quả cao Ngợc lại,một tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận chồng chéo nhau sẽdẫn đến sự trì trệ mâu thuẫn, kém hiệu quả Vì thế , cần phải đánh giá hợp lý mộtcơ cấu tổ chức Một cơ cấu tổ chức đợc coi là hợp lý không chỉ có vừa đủ các bộphận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà cần phải có một tập thể

11

-mạnh với những con ngời có đủ những phẩm chất cần thiết để thực hiện các chứcnăng công việc đợc giao.Để đánh giá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức có thểdùng nhiều phơng pháp khác nhau nh phơng pháp tơng tự, phơng pháp phân tích,phơng pháp khảo sát thực tế, thăm dò phản ứng Phơng pháp tơng tự cho phép khi

so sánh các tổ chức tơng đối đồng nhất về chức năng, nhiện vụ thì có tơng đối đồngnhất về cơ cấu tổ chức không, hoặc cơ cấu tổ chức tơng đối đồng nhất thì kết quảcuối cùng của các tổ chức đó có phân biệt nhau nhiều hơn không? vv Phơng phápphân tích cho phép đi sâu và hiểu kỹ hơn những lý do, những yếu tố ảnh hởng gâynên sự khác biệt trong các cơ cấu tổ chức, chỉ ra những bộ phận, những yếu tốkhông hợp lý trên cơ sở phân tích các chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các

bộ hận trong tổ chức

12

-Phần II.

Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức ngành Lao động – th th ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh.

I Những đặc điểm của tỉnh Bắc Ninh ảnh hởng tới cơ cấu

ngành Lao động – th th ơng binh xã hội tỉnh.

Tỉnh Bắc Ninh có vị trí quan trong trong phát triển kinh tế và bảo vệ an ninhquốc phòng, là một tỉnh có nhiều thế mạnh về phát triển các làng nghề và khai tháckhoáng sản Và các ngành nông nghiệp và công nghiệp rất phát triển Với tốc đọphát triển chóng mặt của các khu công nghiệp và chế xuất Đây là vùng có bìnhquân thu nhập đầu ngời tơng đối cao khoảng 1.200.000đ/ngời/tháng Tuy nhiên cònnhiều địa phơng càn nghèo đói nên việc chăm sóc, quan tâm của Đảng, Chính phủ

là hết sức quan trọng

Cơ cấu hành chính của tỉnh bao gồm : trung tâm kinh tế chính trị của tỉnh, thịxã Bắc Ninh và 8 huyện : Yên Phong, Tiên Du, Từ Sơn, Quế Võ, Thuận Thành, GiaBình, Lơng Tài Nói chung, đặc điểm tự nhiên và cơ sở hạ tầng còn nhiều khó khăncho công tác lao động – th thơng binh xã hội tỉnh

2 Đặc điểm kinh tế xã hội.

Nhìn chung tỉnh Bắc Ninh là một tỉnh có nền kinh tế phát triển Đời sốngnhân dân đợc nâng cao, trình độ dân trí phát triển Kinh tế xã hội phát triển, đờisống vật chất cũng nh tinh thần của nhân dân ngày càng cao, kéo theo đó là phátsinh nhiều vấn đề cần giải quyết trong lĩnh vực lao động xã hội Để đáp ứng đợc tốc

độ phát triển chung của xã hội và ngành lao động xã hội nói riêng thì đội ngũ làmcông tác lao động thơng binh xã hội cũng phát triển theo để đủ khả năng đáp ứngnhững đòi hỏi của cuộc sống

3 Dân số.

Dân số của tỉnh Bắc Ninh đông và gồm nhiều thành phần khác nhau bao gồmcả dân ngu c và di c từ nơi khác đến Nên nảy sinh nhiều vấn đề trong việc giảiquyết các chính sách công ăn việc làm cũng nh trong lĩnh vực thơng binh xã hội

Nhiều đối tợng chính sách còn qua nghèo nên vấn đề tạo công ăn việc làm đểxoá đói giảm nghèo còn nhiều khó khăn vì vậy đòi hỏi ngành phải có đội ngũ cán

bộ đủ về số lợng và chất lợng, đợc tổ chức hợp lý để có thể làm tốt chức năngnhiệm vụ của mình

13

-II Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức ngành lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh.

1.Cơ cấu cán bộ công chức, viên chức ngành lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh.

Hệ thống ngành Lao động – th thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh (sơ đồ 5) đợc

tổ chức theo quyết định 108 LĐTBXH – th TC gồm :

- Sở lao động

- Trung tâm dịch vụ việc làm

- Trung tầm giáo dục dạy nghề hớng thiện

- Trung tâm nuôi dỡng trẻ mồ côi tàn tật

- Xí nghiệp sản xuất của thơng binh

- Trung tâm cai nghiện

- Phòng lao động xã hội huyện Yên Phong

- Phòng lao động xã hội huyện Tiên Du

- Phòng lao động xã hội huyện Từ Sơn

- Phòng lao động xã hội huyện Quế Võ

- Phòng lao động xã hội huyện Thuận Thành

- Phòng lao động xã hội huyện Gia Bình

- Phòng lao động xã hội huyện Lơng Tài

Phòng phòng chống tệ nạn xã hội

Hồ sơ l u trữ

Thanh tra sở

Phòng lao đông tiền l ơng tiền công

Trung tâm cai nghiện

Phòng th

ơng binh xã hội

Xí nghiệp sản xuất của th

ơng binh

Trung tâm nuôi dạy trẻ

mồ côi tàn tật

vụ việc làm

Các phòng tổ chức chuyên môn nghiệp vụ

Các đơn vị trực thuộc

Quyết định của giám đốc sở LĐ -TBXH

số108-lao động thơng binh và xã hội/tổ chức

Phòng phòng chống tệ nạn xã hội Phòng thơng binh – th xã hội

số04/UB-cơ cấu tổ chức Bộ máy của nhgành lao động thơng binh xã hội.

2 Đặc điểm cơ cấu cán bộ theo chức danh công việc của sở Lao động – th th ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh.

16

-Sở LĐ - TB -XH

UBND huyện, thị xã

Phòng LĐ - TB - XH Cán bộ TBXH

UBND xã

Tổng số lao động thuộc biên chế là 155 ngời Trong đó cán bộ quản lý thuộc

sở gồm 29 ngời, các đơn vị trực thuộc 126 ngời Cơ cấu nh sau :

Biểu đồ 1:

17

-Biểu đồ 1 Cơ cấu cán bộ lao động - thơng binh xã hội theo chức danh công

1 Trung tâm dịch vụ việc làm 10

2 TT giáo dục – th dạy nghề – th hớng nghiệp 25

3 TT nuôi dỡng trẻ mồ côi - tật nguyền 31

4 Xí nghiệp sản xuất của thơng binh 8

5 Cán bộ tại các trung tâm cai nghiện 15

` III Lao động hợp đồng

Tổng số lao động thuộc biên chế là 155 Ngời Trong đó cán bộ quản lý thuộc

sở là 29 Ngời, các đơn vị trực thuộc là 126 Ngời: Cơ cấu nh trên

Qua số liệu trên ta thấy số lợng cán bộ làm công tác lao động xã hội còn quá thấp chỉ có hai ngời làm công tác tiền lơng, hai ngời quản lý và dạy nghề, nhìn chung số lợng cán bộ còn thiếu cả về số lợng và chuyên môn So với chức năng nhiệm vụ của ngành thì số lợng cán bộ còn quá móng

Số cán bộ của ngành phải thờng xuyền học tập nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Trách nhiệm của họ rất nặng nề, do đó phải có số lợng cán bộ hợp lý để có thể hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của trên giao phó

3 Cơ cấu cán bộ lao động thơng binh xã hội tại các huyện, xã của tỉnh Bắc Ninh.

Cơ cấu tổ chức cán bộ theo biểu đồ sau :

Biểu đồ 2

18

Biểu đồ 3 Cơ cấu cán bộ ngành LĐTBXH tại các xã phờng tỉnh Bắc Ninh Số

TT

Tên huyện, thị xã Tổng số xã

phờng trong huyện

Số cán bộ làm công tác lđtbxh hởng sinh hoạt phí theo NĐ 09/1998 Chuyên trách Kiêm nhiệm

Nhìn vào biểu đồ trên ta thất tổng số cán bộ làm công tác LĐXH là 124 ng

-ời , trong đó có 121 là cán bộ chuyên trách càn 3 ng-ời là kiêm nhiệm, tỷ lệ là mộtxã có một ngời còn quá thấp

4 Đặc điểm cơ cấu cán cộ của ngành Lao động – th th ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh theo trình độ đào tạo.

Cơ cấu cán bộ ngành Lao động – th thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh theo trình

độ đào tạo đợc thể hiện qua biểu đồ sau :

19

-Biểu đồ 4 Cơ cấu cán bộ ngành lao động thơng binh – th xã hội tỉnh Bắc

Ninh theo trình độ đào tạo năm 2002.

Trình độ

Tên đơn vị

Đại Cao Đẳng

học-Trung học

Lý luận chính trị

Lao

động khác

có trình độ đại học còn 2 ngời có trình độ trung cấp là cao đẳng, điều này cho thấy

số cán bộ có trình độ đại học còn quá thấp.Đây cũng là nguyên nhân gây chở ngạitrong công việc

20

-5 Mối quan hệ công tác.

Quan hệ của Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội với bộ Lao động – th

Th-ơng binh và Xã hội, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh : Sở Lao động - ThTh-ơng binh và Xã Hội làcơ quan chuyên môn của UBND tỉnh, chịu sự lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp của Tỉnh

uỷ, đồng thời chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Lạo động – th Thơngbinh và Xã hội

Điều 5 :Quan hệ với các Ban, ngành, đoàn thể trong tỉnh:

Mối quan hệ của Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội với các Ban, ngành,

đoàn thể trong tỉnh là mối quan hệ phối hợp trong chỉ đạo hoạt động công tác Lao

động TBXH

Căn cứ vào nhiệm vụ và quyền hạn của ngành, Sở Lao động - Thơng binh vàXã Hội chủ động phối hợp với các Ban, ngành, đoàn thể liên quan để triển khai,thực hiện những nội dung công việc thuộc lĩnh vực công tác Lao động TBXH

Quan hệ với UBND các huyện, thị xã :

Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội phối hợp với UBND các huyện, thị xãtrong công tác tổ chức và hoạt động của Phòng Lao động TBXH Phòng Lao độngTBXH là cơ quan chuyên môn của UBND huyện, thị xã có chức năng giúp UBNDhuyện, thị xã thực hiện quản lý Nhà nớc và tổ chức thực hiện một số công tác sựnghiệp và chịu sự hớng dẫn chỉ đạo quản lý về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Lao

động - Thơng binh và Xã Hội

Quan hệ với các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế xã hội của địa phơng vàTrung ơng đóng trên địa bàn tỉnh : Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội là cơ quanthực hiện chức năng quản lý Nhà nớc trên lĩnh vực công tác Lao động TBXH gồm :Hớng dẫn triển khai và thanh kiểm tra việc thực hiện theo luật pháp, chính sách củanhà nớc các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực Lao động TBXH

III Đặc điểm cơ sở hạ tầng.

Cơ sở hạ tầng của ngành còn nhiều thiếu thốn không đáp ứng nhu cầu côngviệc nhất là cơ sở hạ tầng tại các huyện, xã Tại các huyện, văn phòng làm việc còntạm bợ, nh huyện Từ Sơn do mới tách tỉnh nên văn phòng còn phải nhờ Còn tại cácxã thì gần nh không có cơ sở vật chất phục vụ cho ngành Cơ sở vật chất còn nhiềuthiếu thốn

IV Thực trạng cơ cấu các bộ ngành lao động-thơng binh

và xã hội tỉnh Bắc Ninh.

1.Đặc điểm chức năng chung của ngành.

21

Ngành lao động – th thơng binh và xã hội có trách nhiệm quản lý nhà nớc và các hoạt động thơng binh liệt sỹ ngời có công và đối tơng chính sách.Giải quyết công ăn việc làm cho đối tợng chính sách,trẻ em lang thang cơ nhỡ không nơi lơng tựa,ngời già không có ngời chăm sóc.

Phối hợp với cơ quan chức năng giải quyết,quản lý,kiểm tra,giám sát,theo dõi việc thực hiện các chính sách về lĩnh vực lao động và xã hội của các cơ quan chức năng dới quyền quản lý của sở lao động.Phối hợp với các cơ quan chức năng triển khai các chính sách của nhà nớc về lĩnh vực lao động-thơng binh và xã hội

2 Tỉ lệ cơ cấu các bộ của ngành.

Tỷ lệ đại học trên cao đẳng và chung cấp;1/2

Tỷ lệ đại học trên lao động phục vụ và lao động khác; 10/1

Tỷ lệ trình độ chính trị trên không có trình độ chính trị;5/1

Qua đó ta thấy đội ngũ các bộ của ngành có trình độ đại học trên cao đẳng vàchung cấp là 1/2 tỷ lệ này còn quá thấp để có thể đáp ứng đợc công việc của ngành giao phó.Để có thể làm tốt nhiệm vụ đợc giao thì trình độ của đội ngũ cán bộ của ngành cần cần đợc năng cao hơn,phải năng cao đội ngũ cán bộ có trình độ đại học

Tỷ lệ đại học trên lao động khác là 10/1và tỷ lệ ngời có trình độ lý luận chính trị trên những ngời không có trình độ chính trị là 5/1.Qua đó ta thấy tỷ lệ nàycòn quá thấp,đối với công viên có tính chất xã hội nh của ngành thì thình độ lý luậnchính trị của đội ngũ cán bộ là hết sức quan trọng.Vì thờng xuyên phải tiếp xúc với quần chúng nên để có thể làm tốt công việc,làm cho dân có thể tim tởng thì ngời cán bộ cần phải có khả năng thuyết phục

3- Chức năng của các phòng ban chức năng cụ thể của ngành lao động-thơng binh và xã hội của tỉnh Bắc Ninh.

3.1- Chức năng của ban giám đốc.

Giám đốc sở chịu trách nhiệm trớc ubnd tỉnh và bộ lao động-thơng binh và xã hội về việc lãnh đạo,quản lý các mặt công tác của ngành trên phạm vi toàn tỉnh

đồng thời trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực và đơn vị công tác trực thuộc sở

Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trởng.Trong phạm vi và quyền hạn của mình Giám đốc sở quyết định:

a)Các chủ trơng,phơng hớng,nhiệm vụ công tác của ngành và các giải pháp biện pháp công tác nhằm thực hiện các chủ trơng,phơng hớng nhiệm vụ đã đề ra

b)Những vấn đề có liên quan đền nhiều lĩnh vực công tác đòi hỏi có sựphối hợp giữa Phó giám đốc và các ngành liên quan

c)Những vấn đề vợt quá thẩm quyền giải quyết trong lĩnh vực công tác

đợc phân công cho Phó giám đốc phụ trách

22