24 XÂY DỰNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ TRIỂN KHAI CÔNG TÁC CỐ VẤN HỌC TẬP VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY Nguyễn Duy Mộng Hà1 Tóm tắt Từ lúc các trường đại học cao đẳng trong cả nước chuyển dần sang học chế tín[.]
XÂY DỰNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ TRIỂN KHAI CÔNG TÁC CỐ VẤN HỌC TẬP VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY Nguyễn Duy Mộng Hà1 Tóm tắt Từ lúc trường đại học-cao đẳng nước chuyển dần sang học chế tín chỉ, nhiều trường thường ý đến việc xây dựng thời lượng cấu trúc nội dung chương trình học với chế đăng ký tín chỉ, tổ chức lớp học lại phớt lờ công tác cố vấn học tập vốn lại yêu cầu bắt buộc học chế tín Nhiều trường chưa có kinh nghiệm triển khai vận hành hiệu hệ thống cố vấn học tập ngày có nhiều tranh luận vai trị lực cố vấn học tập Một giải pháp đặt phân công hợp lý bồi dưỡng, phát triển lực cố vấn học tập Tuy nhiên, chưa có nhiều chuyên gia lãnh vực Do đó, viết gợi mở phương thức phát triển công tác cách hệ thống: từ việc xây dựng chế, sách phù hợp, phân công bồi dưỡng lực cố vấn học tập đến việc theo dõi, giám sát đánh giá công tác cách định kỳ, thường xuyên để cải tiến liên tục học hỏi chia sẻ kinh nghiệm lẫn Như vậy, cần xây dựng công cụ để thực đánh giá hiệu công tác Dẫn nhập Các trường đại học nước ta áp dụng học chế tin (HCTC) thời gian gần theo xu hướng hội nhập loại hình quản lý đào tạo có nhiều ưu điểm, đem lại hiệu cao Cơng tác cố vấn học tập (CVHT) theo HCTC cịn mẻ nước ta dù tiêu chí đánh giá chất lượng chương trình đào tạo quan trọng nhiều nước, nhiều khu vực giới Cả giảng viên (GV), sinh viên (SV), đội ngũ trợ lý giáo vụ, CVHT, giảng viên chủ nhiệm (GVCN)… đơn vị đào tạo theo HCTC nước ta cịn nhiều bỡ ngỡ cơng tác Ngồi việc xây dựng sách chế phân cơng hợp lý đội ngũ CVHT, việc xây dựng hoàn thiện công cụ giúp cho việc bồi dưỡng lực CVHT, vận hành đánh giá hiệu hệ thống CVHT Những khó khăn thƣờng gặp công tác cố vấn học tập nguyên nhân Tại hội nghị “Nâng cao vai trò cố vấn học tập” Trường Đại học Cần Thơ vào tháng năm 2011, viết có nêu khó khăn cơng tác Những khó khăn, trở ngại tóm tắt sau: ThS – Phịng Khảo thí & Đảm bảo chất lượng, trường ĐHKHXH&NV – ĐHQG – HCM 24 - Nhận thức tầm quan trọng cơng tác CVHT nhìn chung chưa cao chưa đồng kể GV SV; - Nhiều GV than phiền thiếu thời gian cho công tác CVHT, phải đầu tư nhiều thời gian cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học nâng cao trình độ chun mơn, ngoại ngữ, tin học,… vốn có lợi ích thiết thực cho GV hơn, dẫn đến thiếu ổn định thời gian đội ngũ CVHT; - Thiếu phòng địa điểm tiếp sinh viên, thiếu sinh hoạt lớp cố định, số lượng SV đông, không theo lớp cố định; - Thiếu rà sốt chế, sách, quy định thành phần, quyền lợi nghĩa vụ rõ ràng đội ngũ CVHT, BGH thiếu lắng nghe phản hồi từ CVHT để hồn thiện chế sách cho phù hợp, kể chế thi đua khen thưởng; - Thiếu phối hợp hiệu khoa/bộ môn phối hợp phận, phịng ban, đồn hội, ký túc xá,… đội ngũ hỗ trợ khác việc cung cấp danh sách, hệ thống theo dõi kết học tập, thống kê bảo lưu, thông tin loại… - Thiếu hệ thống cung cấp thông tin hiệu quả, đơi hành hóa hình thức hóa cơng tác CVHT; - Hạn chế lực tư vấn giao tiếp đội ngũ CVHT thiếu kinh nghiệm thiếu tập huấn, hỗ trợ, thiếu thông tin, hiểu biết cần thiết mặt… Tổng hợp khó khăn trên, chúng tơi nhận thấy khó khăn phổ biến hạn chế lực đội ngũ CVHT, đội ngũ CVHT trẻ GV kiêm nhiệm Đội ngũ GV trẻ trợ lý giáo vụ lại thường có hạn chế kiến thức hiểu biết sau: 1) Thiếu kiến thức, hiểu biết tổng thể chương trình đào tạo - Chưa hiểu rõ cấu trúc chương trình, danh mục nội dung mơn học thuộc nhóm mơn tiên quyết, sở, chuyên ngành, bắt buộc, tự chọn, môn chung, môn đại cương,….GV trẻ thường biết vài mơn học phụ trách mà thiếu liên hệ với tổng thể CTĐT - Chưa hiểu rõ ngành nghề/định hướng đầu khác nhau, chưa cập nhật yêu cầu kỹ cần thiết nhà tuyển dụng, thành tựu lãnh vực ngành nghề…thiếu hiểu biết để tư vấn thực tập thực tế, liên hệ, tìm hiểu nơi thức tập, quy trình thực tập,… - Chưa nắm rõ tổng thể hình thức yêu cầu kiểm tra, đánh giá, làm tiểu luận/ luận văn, quy định, quy trình thi cử, làm luận văn, quy định trích dẫn, thủ 25 tục quy trình đăng ký mơn học, phương pháp nghiên cứu học tập hiệu quả, hình thức tổ chức dạy học đa dạng, phương pháp tự học, tự nghiên cứu, … - Chưa nắm hết tài liệu, tài nguyên học tập, loại thư viện,….các tạp chí chun ngành, cửa hàng sách chun mơn, chương trình hỗ trợ sách cho SV,…các khóa học ngoại khóa, ngoại ngữ, tin học, kỹ mềm, … để tư vấn cho SV 2) Thiếu hiểu biết chung khác Thiếu hiểu biết lãnh vực liên quan đến đời sống SV như: - Thông tin phòng ban, trung tâm, đơn vị khác trường để giới thiệu cho SV đến liên hệ cần thiết (văn, thể, mỹ, đời sống, …, thông tin ký túc xá,…) - Các tổ chức trường mà SV liên hệ liên quan đến học tập thủ tục hành chánh khác - Các sách học bổng, hỗ trợ khác, nơi giới thiệu việc làm, làm bán thời gian/làm thêm, trung tâm tuyển dụng, hội đoàn,…các vấn đề liên quan đến quy định, quy chế, chế độ sách, giúp phần giải khó khăn đời sống sinh hoạt hàng ngày, thắc mắc, khiếu nại phổ biến SV,… 3) Thiếu kỹ tư vấn giao tiếp CVHT thiếu kỹ giao tiếp thường gặp khó khăn thường xuyên tiếp xúc, gặp gỡ SV đa dạng với động cơ, lực nguyện vọng, sở thích, hồn cảnh… khác nhau, chưa có khả phán đốn, phân tích nắm bắt vấn đề nhanh, khả giải vấn đề, hiểu biết tâm lý giao tiếp ứng xử… Ít truyền đạt kinh nghiệm từ đội ngũ GV/CVHT lớn tuổi, GV ban lãnh đạo khoa, hội đồng khoa học khoa/bộ mơn mà có kinh nghiệm công tác CVHT CTĐT, nguyên nhân việc hạn chế lực tư vấn hiểu biết đội ngũ CVHT trẻ thiếu công cụ để sử dụng, bồi dưỡng phát triển lực tư vấn Do đó, cần lưu ý tìm giải pháp giúp khắc phục hạn chế Quy định cụ thể chức danh, thành phần, nhiệm vụ cố vấn học tập Đội ngũ tư vấn người học theo học chế tín trường đại học số nước tiên tiến giới thường phong phú, đa dạng với nhiều chức danh nhiệm vụ khác Ở nước thành phần, chức danh đội ngũ CVHT bao gồm (Davis, 1993): - Cố vấn học tập (academic adviser): thường tư vấn cho SV chọn khóa học, ngành học phù hợp với lực sở thích, tư vấn xét duyệt kế hoạch học tập 26 SV, tư vấn cho SV bắt đầu nhập học, chuẩn bị vào giai đoạn chuyên ngành hay kết thúc chương trình học, học sau đại học… - Người tư vấn hướng nghiệp (career adviser): giúp SV tìm hiểu hội nghề nghiệp việc học tập tiếp theo, hướng chuyên ngành hẹp sau đại học, yêu cầu thị trường lao động ngành nghề, … - Cố vấn hoạt động ngoại khóa (extracurricular adviser): thường tư vấn cho nhóm SV,… đặc biệt cho tân sinh viên thông qua buổi giới thiệu hướng dẫn cho tân SV vào tuần SV nhập học (Orientation week), dẫn họ tham quan trường học, sở vật chất trường hướng dẫn cách sử dụng trang thiết bị học tập, nơi tổ chức hoạt động ngoại khóa cho SV,… - Cố vấn có kinh nghiệm (Mentor): có quan hệ đối liên tục, thường người có nhiều kinh nghiệm tư vấn, giúp đỡ cho người kinh nghiệm nhằm nâng đỡ mặt tâm lý, giúp đỡ trực tiếp để phát triển chuyên môn, nghề nghiệp đóng vai làm mẫu, gặp SV định kỳ trường - Trợ giảng (Tutor/ Teaching assistant): Học viên cao học hay nghiên cứu sinh, người làm phụ tá hay hỗ trợ giáo sư NCKH nhiều trường Đại học nước tiên tiến thường tập huấn để kiêm nhiệm công tác làm trợ giảng (giảng dạy phần, tổ chức thảo luận, thực hành, làm tập, thí nghiệm,…), giúp họ đóng vai trợ giảng hay cố vấn hiệu quả, đồng thời hoàn tất tốt luận văn luận án - Người đơn đốc học tập (Promotor): có nhiệm vụ theo dõi q trình học tập SV, đôn đốc SV, học viên cao học đẩy nhanh tiến độ học tập theo kế hoạch định tư vấn giúp họ tháo gỡ số vướng măc gặp q trình học tập - Trợ lý giáo vụ, trợ lý khoa/bộ môn (Academic assistant, faculty assistant): có nhiều kinh nghiệm cách thức tổ chức lớp học, hình thức học tập kiểm tra đánh giá đại học, danh mục môn học, thông tin chung cho SV, biết cách phối hợp tốt với phịng ban trường, …thường tiếp SV vào lúc hành chánh - GV chủ nhiệm lớp/nhóm (Dozent-in-charge hay teacher-in-charge): phân cơng theo dõi hoạt động học tập nhóm SV gặp gỡ định kỳ nhóm SV này, tư vấn cho họ việc học chuyên môn học ngoại ngữ, vấn đề có liên quan đến học tập Tùy theo hoàn cảnh, điều kiện, đặc thù trường mà trường đại họccao đẳng nước ta vận dụng để phân cơng CVHT phụ trách chung 27 mảng có nhóm/đội ngũ CVHT chia sẻ mảng công việc cho khoa, CVHT phối hợp phận phịng ban chun trách cơng tác SV, phịng ban dịch vụ/hỗ trợ khác mà tham gia tư vấn cho SV CVHT giới thiệu đến Tuy nhiên, cần có quy định cụ thể chức danh, nhiệm vụ quyền lợi CVHT, quyền lợi phụ cấp quy thành tiết giảng, xét thi đua khen thưởng hay tín học sau đại học,… thường xuyên rà soát, đánh giá, điều chỉnh quy định, sách Xây dựng công cụ hỗ trợ triển khai phát triển công tác cố vấn học tập CVHT lần đảm nhận cơng tác chắn khơng tránh khỏi khó khăn bỡ ngỡ nên cần công cụ, tài liệu hướng dẫn đầy đủ, cụ thể để tự học hỏi, bồi dưỡng thêm thực theo yêu cầu, nhiệm vụ giao nhà trường chưa tổ chức khóa tập huấn cho đội ngũ tư vấn, giao tiếp, quản lý học vụ,……Bộ công cụ cần phải bao gồm tài liệu phương tiện sau: 4.1 Sổ tay/cẩm nang cố vấn học tập Ban CVHT Hội đồng CVHT trường cần xây dựng Cẩm nang/Sổ tay dành cho CVHT tập hợp nội dung chung tùy đặc thù trường/ngành sau: - Các định, văn quy định thành phần, nghĩa vụ quyền lợi CVHT nhà trường ban hành, văn hướng dẫn trường công tác này, yêu cầu kiến thức, kỹ năng, thái độ/phẩm chất đạo đức CVHT; - Các quy chế, quy định đào tạo theo học chế tin cấp, quy chế rèn luyện học tập khác biểu mẫu cần thiết; - Thông tin chương trình đào tạo, ngành nghề đầu ra, yêu cầu kiểm tra, đánh giá, quy trình thi cử, luận văn, đăng ký mơn học, quy trình thực tập, xét tốt nghiệp, mẫu kế hoạch học tập SV …; - Thông tin tài nguyên học tập, thư viện, tạp chí chuyên ngành, nhà sách chuyên môn,…; - Thông tin dành cho SV từ phòng ban, trung tâm, đơn vị, tổ chức ngồi trường mà SV liên hệ liên quan đến học tập trung tâm ngoại ngữ, tin học, viện nghiên cứu, hội SV, thư viện thành phố, trung tâm tổ chức khóa học ngoại khóa, kỹ mềm, trung tâm tuyển dụng, nơi giới thiệu việc làm …; 28 - Văn bản, biểu mẫu sách học bổng, hỗ trợ khác,…, quy định, quy chế, chế độ sách, …; - Các tiêu chuẩn đánh giá công tác CVHT tư vấn SV mà trường áp dụng có (trong nước khu vực, quốc tế) - Phần phụ lục gồm học kinh nghiệm công tác CVHT sưu tầm; - Nên có lưu ý Sổ tay hay Cẩm nang CVHT phải sử dụng chung với Sổ tay Sinh viên Sổ tay Giảng viên Sổ tay chia thành phần/chương/mục dành cho nội dung tư vấn khác (1) phần tư vấn học tập, (2) phần tư vấn nghiên cứu khoa học, (3) phần tư vấn hướng nghiệp (4) phần tư vấn hoạt động ngoại khóa,… Mỗi phần phân thành nhóm đối tượng khác đối tượng SV theo năm học, nội dung liên quan đến đầu vào, đến trình học đầu ra,… 4.2 Website, forum, platform dành cho CVHT Công cụ website hữu hiệu cho công tác CVHT, đặc biệt hệ thống tư vấn online Giao diện website phải thân thiện, rõ ràng giúp SV dễ tìm trao đổi thơng tin Website dành cho CVHT nên có mục sau: - Thông tin Ban CVHT trường khoa/bộ môn lịch tiếp SV - Các câu hỏi thường gặp SV (frequently aksed questions hay FAQs) - Mục forum để SV nêu thắc mắc chia sẻ thông tin cho - Các biểu mẫu cần thiết cho loại thông tin khác - Sổ tay SV pdf tài liệu điện từ cần thiết khác - Các đường link quan trọng cần thiết cho SV ngồi trường - Các khóa học ngoại ngữ, tin học, kỹ mềm, - Thông báo buổi nói chuyện chuyên đề - Link đến trang thơng báo đồn hội, phịng cơng tác SV,… 4.3 Sổ họp CVHT sổ biên CVHT thường xuyên tiếp SV nhiều hình thức vào nhiều thời điểm khác nên ln cần có sổ tay ghi chép, sổ họp tiếp SV, theo mẫu chung tùy cá nhân, đơn vị Tuy nhiên, vấn đề ghi chép cụ thể phản hồi người học kế hoạch, chương trình, nội dung tiếp SV thơng tin trả lời cho 29 SV, kèm theo biên họp với nhóm lớp Cơng cụ vừa giúp cho CVHT theo dõi công việc hiệu quả, vừa giúp tự đánh giá công việc tư vấn thường xun để cải tiến, đồng thời sử dụng làm minh chứng đánh giá công tác CVHT hay CTĐT theo học chế tín CVHT dựa vào ghi chép từ sổ sinh hoạt CVHT để viết báo cáo tổng kết cần thiết gởi cho đơn vị chủ quản xét thi đua khen thưởng, chia sẻ hội thảo, hội nghị, tọa đàm CVHT,… Lịch tiếp, địa điểm tiếp SV phải niêm yết thông báo cho SV cách công khai rộng rãi, rõ rang qua nhiều kênh CVHT cần mang theo sổ họp tiếp SV 4.4 Hồ sơ SV nhóm/lớp CVHT phụ trách CVHT phải làm việc với nhóm/lớp cá nhân SV nên cần có hồ sơ (bản cứng và/hoặc mềm) nhóm SV mà phụ trách: từ danh sách lớp, hồ sơ lý lịch SV (nếu cần), kế hoạch học tập SV đến thống kê thông tin kết học tập, rèn luyện SV, kết khảo sát ý kiến SV mặt, danh sách thông tin liên lạc với ban cán lớp,… Hồ sơ quan trọng việc trì giao tiếp với SV qua năm, chí lúc SV trường cần hỗ trợ cho Ban liên lạc cựu sinh viên, đồng thời giúp nắm bắt tâm tư nguyện vọng SV, đặc điểm, hoàn cảnh SV nhằm hỗ trợ hiệu Các phản hồi SV công tác tư vấn học tập gởi vào hộp thư góp ý qua phiếu khảo sát cần lưu phân tích 4.5 Các tài liệu tập huấn công tác CVHT Cần bước xây dựng tài liệu tập huấn chuyên sâu công tác CVHT, tham khảo tài liệu công tác CVHT nước, mời chuyên gia CVHT nước tiên tiến đến tập huấn, khuyến khích CVHT tham gia tập huấn ngồi trường Các tài liệu để phục vụ tập huấn bồi dưỡng CVHT theo chủ đề như: - Chủ đề học chế tín CTĐT - Chủ đề kỹ tư vấn - Chủ để kỹ giao tiếp, ứng xử - Chủ đề tâm lý người học,… 30 ... thưởng hay tín học sau đại học, … thường xuyên rà sốt, đánh giá, điều chỉnh quy định, sách Xây dựng công cụ hỗ trợ triển khai phát triển công tác cố vấn học tập CVHT lần đảm nhận công tác chắn khơng... - Cố vấn học tập (academic adviser): thường tư vấn cho SV chọn khóa học, ngành học phù hợp với lực sở thích, tư vấn xét duyệt kế hoạch học tập 26 SV, tư vấn cho SV bắt đầu nhập học, chuẩn bị vào... lớp Công cụ vừa giúp cho CVHT theo dõi công việc hiệu quả, vừa giúp tự đánh giá cơng việc tư vấn thường xun để cải tiến, đồng thời sử dụng làm minh chứng đánh giá công tác CVHT hay CTĐT theo học