QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG DO HẾT HẠNCÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH Mục đích: Quy trình này quy định quyền hạn, trình tự, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động của Công ty … trong trường hợp hết hạn hợp đồng lao động, đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động, phù hợp với quy định của Công ty và quy định pháp luật. CÁC BƯỚC Bước 1: Theo dõi việc thực hiện HĐLĐ Bước 2: Quyết định Bước 3: Thực hiện CÁC BIỂU MẪU 1. Danh sách hợp đồng lao động sắp hết hạn hoặc có công việc sắp hoàn thành trong tháng 2. Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động 3. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động 4. Biên bản thanh lý hợp đồng lao động 5. Biên bản bàn giao (dùng cho việc bàn giao lại cho người lao động các hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản của người lao động mà công ty đang giữ) 6. Biên bản bàn giao công việc
QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG DO HẾT HẠN/CƠNG VIỆC ĐÃ HỒN THÀNH DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu Cơng ty Giải thích Cơng ty […] Ký hiệu NĐDTPL HC TC-KT HĐLĐ NQĐ Hành nhân sự2 BP Tài – Kế tốn NLĐ Hợp đồng lao động NĐUQ Người có thẩm quyền định3 Giải thích Người đại diện theo pháp luật1 Bộ phận/Phịng Người lao động Người công ty ủy quyền I MỤC ĐÍCH Quy trình quy định quyền hạn, trình tự, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động Công ty […] trường hợp hết hạn hợp đồng lao động, hồn thành cơng việc theo hợp đồng lao động, phù hợp với quy định Công ty quy định pháp luật II PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng cho hoạt động chấm dứt hợp đồng lao động người lao động làm việc tất phận, đơn vị phụ thuộc Công ty […] III CĂN CỨ PHÁP LUẬT XÂY DỰNG QUY TRÌNH Khoản 1, khoản Điều 34; khoản Điều 45; Điều 46; khoản 1, khoản Điều 48 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019 Người đại diện theo pháp luật công ty xác định theo Điều lệ công ty Tên phận làm công tác nhân mang tính tham khảo Tên gọi khác tùy thuộc vào cấu điều hành cơng ty Người có thẩm quyền định người có thẩm quyền định vấn đề lao động công ty theo quy định phân quyền nội cơng ty 2 IV QUY TRÌNH THỰC HIỆN – GIẢI THÍCH Trách nhiệm Bước cơng việc Kết công việc BP HC Theo dõi việc thực HĐLĐ Danh sách HĐLĐ hết hạn có cơng việc hồn thành tháng Ký HĐLĐ NQĐ NQĐ, NĐDTPL/ NĐUQ, BP HC, BP khác, NLĐ Quyết định Chấm dứt HĐLĐ Thực Kết thúc - Thông báo việc chấm dứt HĐLĐ - Biên lý HĐLĐ - Các biên bàn giao Bước 1: Theo dõi việc thực HĐLĐ Trong vòng […] ngày làm việc cuối tháng, BP HC có nghĩa vụ kiểm tra rà sốt HĐLĐ có thời hạn chấm dứt công việc dự kiến kết thúc vào tháng tiếp theo, có, BP HC có nghĩa vụ lập gửi Danh sách HĐLĐ hết hạn có cơng việc hồn thành tháng (theo Mẫu CD01_01) đến NQĐ để xem xét việc chấm dứt ký HĐLĐ Bước 2: Quyết định 2.1 Trong thời hạn […] ngày, kể từ ngày nhận Danh sách HĐLĐ hết hạn có cơng việc hồn thành tháng (gọi tắt “Danh sách”), NQĐ xem xét, định NLĐ đề cập Danh sách sau: - Nếu định ký HĐLĐ mới: Trường hợp lựa chọn phương án này, NQĐ đánh dấu “X” vào mục “Ký tiếp” Danh sách - Nếu định chấm dứt HĐLĐ: Trường hợp lựa chọn phương án này, NQĐ đánh dấu “X” vào mục “Chấm dứt” Danh sách Sau đưa ý kiến định tất NLĐ liệt kê Danh sách HĐLĐ hết hạn có cơng việc hồn thành tháng, NQĐ gửi lại Danh sách cho BP HC 2.2 Khi BP HC nhận Danh sách HĐLĐ hết hạn có cơng việc hồn thành tháng từ NQĐ: - Đối với NLĐ định ký HĐLĐ mới: Thực thủ tục ký HĐLĐ theo quy định cơng ty – Kết thúc Quy trình - Đối với NLĐ bị định chấm dứt HĐLĐ: BP HC thực tiếp công việc Bước Quy trình Bước 3: Thực ngày: Trước thời điểm thời hạn HĐLĐ công việc theo HĐLĐ chấm dứt […] + BP HC soạn thảo […] Thông báo việc chấm dứt HĐLĐ (theo Mẫu CD01_02) để trình NĐDTPL/NĐUQ ký BP HC bàn giao cho NLĐ để thông báo trước cho NLĐ thời điểm chấm dứt, công việc pháp luật bắt buộc thực BP HC cần thực việc bàn giao theo phương thức phù hợp, đảm bảo NLĐ nhận thông báo trên4 BP HC đề nghị NLĐ bàn giao lại công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản công ty + BP HC soạn thảo […] Quyết định chấm dứt HĐLĐ (theo Mẫu CD0103), trình NQĐ ký Nội dung định cần nêu rõ lý chấm dứt hết hạn HĐLĐ cơng việc theo HĐLĐ hồn thành Cơng việc cần thiết, pháp luật không bắt buộc thực Các phương thức bàn giao mà công ty lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp, đề nghị NLĐ ký xác nhận trực tiếp vào thông báo lập Biên bàn giao (theo Mẫu CD01_05) để NLĐ ký xác nhận nhận thông báo; (ii) Gửi thông báo thư điện tử phần mềm quản lý nội công ty; (iii) Gửi thơng báo qua đường bưu điện có báo phát - Trước vào ngày HĐLĐ chấm dứt theo Thông báo việc chấm dứt HĐLĐ gửi: + BP HC soạn thảo […] Biên lý HĐLĐ (theo Mẫu CD01-04), cho NLĐ ký vào tất bản, trình ký lên NĐDTPL/NĐUQ ký BP HC giao cho NLĐ Biên lý HĐLĐ; bàn giao Quyết định chấm dứt HĐLĐ cho NLĐ5 Các công việc cần thiết, pháp luật không bắt buộc thực + BP HC bàn giao cho NLĐ: Các hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản NLĐ (nếu có), lập Biên bàn giao (theo Mẫu CD01_05) để NLĐ ký xác nhận việc công ty bàn giao yếu tố vừa nêu NLĐ, công việc pháp luật bắt buộc thực + BP HC yêu cầu NLĐ bàn giao lại đầy đủ công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử công ty, ký Biên bàn giao công việc (theo Mẫu CD01_06) BP HC phải phối hợp với người nhận bàn giao công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử công ty từ NLĐ, để thực (người nhận bàn giao NQĐ định) Các công việc cần thiết, pháp luật không bắt buộc thực + BP HC hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho NLĐ; cơng ty tốn đầy đủ khoản tiền mà NLĐ hưởng theo HĐLĐ, Thỏa ước lao động tập thể, quy định công ty quy định pháp luật thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày HĐLĐ chấm dứt, công việc pháp luật bắt buộc thực V CÁC BIỂU MẪU Phụ lục I – Biểu mẫu quy trình chấm dứt HĐLĐ hết hạn/cơng việc hồn thành ban hành kèm theo quy trình Các phương thức bàn giao mà cơng ty lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp lập Biên bàn giao (theo Mẫu CD01_05) để NLĐ ký xác nhận nhận định; (ii) Gửi định thư điện tử phần mềm quản lý nội công ty; (iii) Gửi định qua đường bưu điện có báo phát PHỤ LỤC I BIỂU MẪU SỬ DỤNG CHO QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG DO HẾT HẠN/CƠNG VIỆC ĐÃ HỒN THÀNH Mẫu CD01_01: Danh sách hợp đồng lao động hết hạn có cơng việc hồn thành tháng .2 Mẫu CD01_02: Thông báo việc chấm dứt hợp đồng lao động 3 Mẫu CD01_03: Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động .4 Mẫu CD01_04: Biên lý hợp đồng lao động 5 Mẫu CD01_05: Biên bàn giao (dùng cho việc bàn giao lại cho người lao động hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản người lao động mà công ty giữ) Mẫu CD01_06: Biên bàn giao công việc Mẫu CD01_01: Danh sách hợp đồng lao động hết hạn có cơng việc hồn thành tháng CƠNG TY […] CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc […], ngày […] tháng […] năm […] DANH SÁCH Hợp đồng lao động hết hạn có cơng việc hoàn thành tháng […]/[…] T T Tên6 […] […] […] Tuổi7 […] […] […] Thời gian Hợp đồng làm việc (đơn vị: Thời Ngày hết tháng) hạn hạn […] […] […] […] […] […] […] […] […] Vị trí cơng việc […] […] […] […]11 Số lần ký HĐLĐ9 Đề xuất Phịng Hành – Nhân (đánh dấu X vào ô trống) Ký tiếp Chấm dứt […] […] […] PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ […]12 Tên người lao động Tính đến thời điểm lập danh sách Thời gian làm việc tổng thời gian người lao động làm việc cho cơng ty, tính đến thời điểm lập danh sách Số lần ký tất số lần người lao động ký hợp đồng lao động, bao gồm hợp đồng thực 10 Chức danh người có thẩm quyền định 11 Chức danh người có thẩm quyền định 12 Chức danh người thay mặt Phịng Hành – Nhân lập danh sách 7 Quyết định […]10 (đánh dấu X vào ô trống) Ký Chấm dứt tiếp Mẫu CD01_02: Thông báo việc chấm dứt hợp đồng lao động CÔNG TY […] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: […]/[…]13-[…]14 […], ngày […] tháng […] năm […] V/v thông báo chấm dứt hợp đồng lao động Kính gửi: Ơng/Bà […] Trước tất cả, xin chân thành cảm ơn Ơng/Bà đồng hành gắn bó với suốt khoảng thời gian vừa qua Trên sở thỏa thuận Hợp đồng lao động […] 15 ngày […]/[…]/[…] ký Ơng/Bà cơng ty (sau gọi “Hợp đồng lao động”), Hợp đồng lao động chấm dứt vào ngày […]/[…]/[…], không tái ký hợp đồng lao động với Ông/Bà […]16 Chúng xin thông báo đến Ông/Bà nội dung nêu Trân trọng./ […]18 Nơi nhận: - Như trên; - […]17; - Lưu: […] 13 Tên viết tắt chức danh người đại diện theo pháp luật/người công ty ủy quyền Tên viết tắt công ty 15 Số tên hợp đồng 16 Trong trường hợp cần thiết, Phịng Hành – Nhân đưa vào nội dung liên quan đến nghĩa vụ người lao động việc bàn giao lại công việc, hồ sơ, tài liệu, tài sản công ty nội dung khác (nếu có) 17 Tên phận cá nhân cần nắm nội dung: Như phận quản lý trực tiếp người lao động, phận kế toán, … 18 Chức danh người đại diện theo pháp luật/người công ty ủy quyền 14 Mẫu CD01_03: Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động CƠNG TY […] CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: […]/QĐ-[…] […], ngày […] tháng […] năm […] QUYẾT ĐỊNH Về việc chấm dứt hợp đồng lao động […]19 Căn Bộ luật Lao động văn hướng dẫn hành; Căn Hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […] Cơng ty […] Ơng/Bà […]; Căn vào Thông báo việc chấm dứt hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […]; Căn vào Biên lý Hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […] Công ty […] Ông/Bà […]20 QUYẾT ĐỊNH: Điều Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […] […] Ông/Bà […] Lý chấm dứt Hợp đồng: […]21 Thời điểm chấm dứt hợp đồng: […]22 Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày […] Điều Ông/Bà […], Phịng/Ban […] cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành Quyết định này./ […]23 Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT 19 Chức danh người có thẩm quyền định Nếu có 21 Do hết hạn hợp đồng lao động hồn thành cơng việc theo hợp đồng lao động 22 Ngày ngày cuối thời hạn hợp đồng lao động 23 Chức danh người có thẩm quyền định 20 Mẫu CD01_04: Biên lý hợp đồng lao động CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Số: […]/BB-[…] Căn Bộ luật lao động hành; Căn Hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […] Cơng ty […] Ơng/Bà […]; Căn vào Thông báo việc chấm dứt hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […];Căn vào Đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn Ơng/Bà […] ký ngày […] Hơm nay, ngày […] tháng […] năm […], […], gồm: NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (sau gọi tắt “Công ty”): […]; MSDN/MST : […]; Địa : […]; Điện thoại : […]; Fax: […]; Tài khoản ngân hàng : […] – Chi nhánh […]; Email : […]; Đại diện : Ông/Bà […]; Chức vụ : […]; CMND/CCCD số : […] – Ngày cấp: […] – Nơi cấp: […]; Và NGƯỜI LAO ĐỘNG: Họ tên : […]; Sinh ngày : […]; CMND/CCCD số : […] – Ngày cấp: […] – Nơi cấp: […]; Địa : […]; Điện thoại : […]; Tài khoản ngân hàng : […] – Chi nhánh […]; Email : […] Sau bàn bạc, hai bên thống ký kết Biên lý Hợp đồng lao động (“Biên bản”) với nội dung sau: Điều 1.1 1.2 1.3 1.4 Nội dung thỏa thuận Hai bên đồng ý xác nhận Hợp đồng lao động số […] ký ngày […] chấm dứt hiệu lực kể từ ngày […] Hai bên đồng ý lý toàn quyền, nghĩa vụ theo Hợp đồng lao động số […] ngày […] kể từ ngày […] Người lao động cam kết hỗ trợ Công ty vấn đề liên quan đến công việc mà Người lao động thực sở quan hệ lao động với Cơng ty, Cơng ty có đề nghị Cơng ty tốn tiền lương chế độ đầy đủ theo quy định pháp luật cho Người lao động theo ngày công thực tế đến hết ngày […] Cơng ty hồn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế đến hết ngày […] bàn giao sổ bảo hiểm 10 xã hội cho Người lao động Người lao động xác nhận khoản toán quy định khoản 1.3, 1.4 Điều khoản toán cuối đầy đủ cho quyền lợi mà Người lao động có phát sinh từ quan hệ lao động với Công ty Công ty thực nghĩa vụ tài Người lao động ngồi khoản tiền nêu khoản 1.3, khoản 1.4 Điều Điều Hiệu lực thực 2.1 Biên có hiệu lực kể từ ngày ký ghi phần đầu Biên 2.2 Biên lập thành […] bản, có giá trị pháp lý nhau, Công ty giữ […] bản, Người lao động giữ […] để thực 2.3 Hai bên cam đoan việc ký Biên tự nguyện, bên cam kết thực đúng, đầy đủ nội dung Biên này, bên cam kết khơng cịn thắc mắc, khiếu nại, u cầu bên cịn lại./ Để làm chứng, bên ký kết Biên vào ngày đề cập phần đầu Biên bản./ ĐẠI DIỆN VÀ NHÂN DANH NGƯỜI LAO ĐỘNG NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) 1.5 11 Mẫu CD01_05: Biên bàn giao (dùng cho việc bàn giao lại cho người lao động hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản người lao động mà cơng ty giữ) CƠNG TY […] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN BÀN GIAO Biên bàn giao hồ sơ (sau gọi tắt “Biên bản”) ký kết vào ngày […] tháng […] năm […], giữa: BÊN BÀN GIAO (sau gọi tắt “Bên A”): CÔNG TY […] Họ tên: […]24; Chức vụ: […] Và BÊN NHẬN BÀN GIAO (sau gọi tắt “Bên B”):25 Họ tên: […]; CMND/CCCD số: […] – Ngày cấp: […] – Nơi cấp: […] NỘI DUNG BÀN GIAO: Bên A thực bàn giao hồ sơ cho Bên B theo bảng thống kê sau: T T Hồ sơ/tài liệu/tài sản Đơn vị tính Số lượng Ghi chú26 […] […] […] […] […] […] […] […] Hai bên bàn giao đầy đủ hồ sơ theo số lượng Biên lập thành 02 có giá trị Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản./ BÊN A (Ký, ghi rõ họ tên) BÊN B (Ký, ghi rõ họ tên) 24 Thông tin người thay mặt Phịng Hành – Nhân Thơng tin người lao động 26 Đối với hồ sơ, tài liệu ghi tình trạng chính, y hay photo nội dung ghi khác (nếu có) Đối với tài sản ghi tình trạng ngoại quan, chất liệu, thơng tin nội dung ghi khác (nếu có) 25 12 Mẫu CD01_06: Biên bàn giao công việc CƠNG TY […] CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC Biên bàn giao công việc (sau gọi tắt “Biên bản”) ký kết vào ngày […] tháng […] năm […], […], giữa: BÊN BÀN GIAO (sau gọi tắt “Bên A”):27 Họ tên: […]; CMND/CCCD số: […] – Ngày cấp: […] – Nơi cấp: […] Và BÊN NHẬN BÀN GIAO (sau gọi tắt “Bên B”): CÔNG TY […] Họ tên: […]28; Bộ phận: […]; Chức vụ: […] Họ tên: […]29; Bộ phận: […]; Chức vụ: […] NỘI DUNG BÀN GIAO: Bên A thực bàn giao công việc, tài sản cho Bên B theo bảng thống kê sau: A Bàn giao công việc T T Nội dung công việc B Bàn giao tài sản/tài liệu/giấy tờ T T Tài liệu/Hồ sơ/Tài sản Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (nếu có) Thành tiền (nếu có) Ghi Hai bên bàn giao đầy đủ công việc loại tài sản theo số lượng Kể từ lúc […] ngày […]30, số tài sản Bên B chịu trách nhiệm quản lý Biên lập thành […] có giá trị Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ […] bản./ BÊN A BÊN B 31 […] […]32 27 Thông tin người lao động Thơng tin người thay mặt Phịng Hành – Nhân 29 Thông tin người thay mặt Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động 30 Ghi cụ thể thời điểm ngày mà kể từ Bên B chịu trách nhiệm quản lý tài sản bàn giao 31 Người thay mặt Phịng Hành – Nhân ký 32 Người thay mặt Bộ phận quản lý trực tiếp người lao động ký 28 13 14 ... tục chấm dứt hợp đồng lao động Công ty […] trường hợp hết hạn hợp đồng lao động, hồn thành cơng việc theo hợp đồng lao động, phù hợp với quy định Công ty quy định pháp luật II PHẠM VI ÁP DỤNG Quy. .. CHO QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG DO HẾT HẠN/CƠNG VIỆC ĐÃ HỒN THÀNH Mẫu CD01_01: Danh sách hợp đồng lao động hết hạn có cơng việc hồn thành tháng .2 Mẫu CD01_02: Thông báo việc chấm. .. báo việc chấm dứt hợp đồng lao động 3 Mẫu CD01_03: Quy? ??t định chấm dứt hợp đồng lao động .4 Mẫu CD01_04: Biên lý hợp đồng lao động 5 Mẫu CD01_05: Biên bàn giao (dùng cho việc bàn giao