bài giảng tin học ứng dụng trong kinh doanh - ths hoàng nguyên khai

Các hàm thống kê statistical Hàm COUNTA  Cú pháp: = COUNTAvalue1, value2… = COUNTArange  Công dụng :đếm số lượng ô có chứa dữ liệu không phân biệt kiểu số hay kiểu chuỗi trong vùng ho

Bài giảng TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG

2 Hàm và biểu thức trong Excel

3 Cơ sở dữ liệu trong Excel

1- Tổng quan Microsoft excel

GIỚI THIỆU

MicroSoft Excel là phần mềm xử lý bảng tính điện tử

(Work Sheet), chạy trong môi trường Windows

Bảng tính điện tử là 1 bảng có kích thước rất lớn,

gồm nhiều cột (Column) và nhiều hàng (Row) Nơi

giao nhau giữa cột và hàng được gọi là ô (Cell) Các ô

này dùng để chứa và xử lý dữ liệu Ta có thể nhập

nhiều loại dữ liệu khác nhau vào 1 ô để xử lý và tính

toán tùy theo nhu cầu công việc của mình

Ngoài ra bạn có thể tạo các đối tượng khác (Object)

trên bảng tính

KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL

Bạn có thể khởi động từ nhiều cách khác nhau

Cách 1: Dùng biểu tượng của Excel trên nền Desktop nếu có (tiện lợi nhất)

Cách 2: Nhấn Start-Programs-Microsoft Excel

Cách 3: Nhấn Start\Run\<Path>\Excel.exe

1 Giới thiệu Excel

 Biểu tượng của chương trình Excel

 Biểu tượng của tập tin chương trình Excel thông thường

1 Giới thiệu Excel

1 Khởi động

 Menu Start\All Programs\ Microsoft Office Excel

 Hoặc kích vào biểu tượng chương trình Excel ngoài màn hình.

Thanh công thức Formula

-1 Giới thiệu Excel

1 Giới thiệu Excel

4 Thoát khỏi Excel

 Lên menu File\Exit

 Hoặc kích vào nút

• Chú ý: cần lưu tài liệu rồi mới thoát.

2 Các khái niệm cơ bản trong Excel

Bảng tính (sheet) là một bảng tính rất lớn bao

gồm 256 cột được đánh thứ tự theo bảng chữ

cái A, B, C đến IV và 65536 hàng được đánh

theo thứ tự số: 1, 2, 3,… đến65536.

Tập tin bảng tính (worksheet) là một file

chứa bảng tính, trong một tập tin bảng tính có

thể chứa rất nhiều bảng tính Tập tin này có

phần mở rộng là xls.

2 Các khái niệm cơ bản trong Excel

Cell: Phần tử giao nhau giữa hàng và cột là một Cell hay còn gọi là một ô

Mỗi Cell đều có toạ độ (địa chỉ) để phân biệt, tương ứng là tên tọa độ cột, hàng

Chọn 1 ô: di chuyển con trỏ ô đến ô chọn.

Hoặc kích chuột trái vào ô chọn.

3 Các thao tác trên bảng tính

f Vùng

Vùng (danh sách) bao gồm nhiều ô liên tục.

Vùng được xác định bởi toạ độ vùng gồm toạ

độ ô góc trái trên và toạ độ ô góc phải dưới Ví

dụ A1:C5.

3 Các thao tác trên bảng tính

f Vùng

Chọn một cột: Click chuột tại ký hiệu cột

Chọn một hàng: Click chuột tại ký hiệu hàng

Chọn một vùng:

 Đặt con trỏ vào ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái

chuột, kéo đến ô cuối vùng

 Đặt con trỏ vào ô đầu vùng, ấn giữ phím Shift,

dùng các phím di chuyển để di chuyển con trỏ đến

ô cuối vùng

3 Các thao tác trên bảng tính

g Các kiểu dữ liệu

Kiểu dữ liệu phụ thuộc ký tự đầu tiên gõ vào

Có các kiểu dữ liệu cơ bản sau:

 Kiểu chuỗi (text): bắt đầu bởi chữ cái, các ký tựnhư: ‘, “, ^, \

 Kiểu số (number): bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9,các dấu +, -, (, $

 Kiểu ngày (date): các số ngăn cách bởi dấu “/”, ví

dụ 9/17/2007

3 Các thao tác trên bảng tính

Có các kiểu dữ liệu cơ bản sau:

 Giờ (time): các số ngăn cách bởi dấu “:”, ví dụ

19:30:45

 Công thức (formula): bắt đầu bởi dấu bằng, ví dụ

=A1+15, kết quả trong ô cho giá trị công thức

 Hàm (function): bắt đầu bởi dấu “=“ sau đó thêm

tên hàm, ví dụ =Sum(14,24) kết quả trong ô cho

giá trị hàm trả về

3 Các thao tác trên bảng tính

h Cách nhập dữ liệu

Đưa con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu

Nhập dữ liệu, kết thúc nhập khi ấn phím Enter (xuống

ô dưới), hoặc phím Tab (sang ô bên), hoặc phím mũitên (đến ô kế tiếp theo hướng mũi tên)

Cách 2: lên menu Edit\Undo.

Cách 3: Click chuột vào nút trên thanh Standard

 Click đúp chuột tại ô dữ liệu

 Click chuột tại dòng chứa dữ liệu trên thanh

B3: Đưa con trỏ tới ô cần copy đến

B4: Click chuột vào biểu tượng(hoặc tổ hợp phím Ctrl+V, hoặc lên menu Edit\Paste)

3 Các thao tác trên bảng tính

l Di chuyển dữ liệu

B1: Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển

B2: Click chuột vào biểu tượng

(hoặc tổ hợp phím Ctrl+X, hoặc lên menu Edit\Cut)

B3: Đưa con trỏ tới ô cần di chuyển đến

B4: Click chuột vào biểu tượng

(hoặc tổ hợp phím Ctrl+V, hoặc lên menu Edit\Paste)

3 Các thao tác trên bảng tính

n Điền số tự động

B1: Gõ vào ô đầu tiên số đầu của dãy số

B2: Gõ vào ô kế tiếp số thứ hai của dãy số

B1: Gõ vào ô đầu tiên số đầu của dãy số

B2: Vào menu Edit/Fill/Series để mở cửa sổ

Phép toán ưu tiên: ngoặc đơn, *, /, +, -.

Các toán tử tính toán: * (nhân), / (chia), + (cộng), - (trừ), ^ (luỹ thừa), & (cộng dồn chuỗi).

3 Các thao tác trên bảng tính

p Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ tương đối.

 Là địa chỉ một ô hay khối vùng, được thay thế

tương ứng bởi phương, chiều và khoảng cách

Ví dụ: A8

3 Các thao tác trên bảng tính

p Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ tương đối

 Khi sao chép công thức, bảng tính sẽ tự động thay đổi địa chỉ

Ví dụ:

ô C2: “=A2+B2”

ô C3: “=A3+B3”

3 Các thao tác trên bảng tính

p Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ tuyệt đối.

 Là địa chỉ ô hoặc khối không bị thay đổi trong

khi sao chép công thức

 Địa chỉ tuyệt đối có dạng

$<cột>$<dòng>

Công thức

=$c$1*a4

q Chuyển đổi giữa các trang tính (sheet)

3 Thao tác với tập tin tính và bảng tính

Click chuột vào tên sheet cần chuyển đến

s Đổi tên sheet

 Cách 1: Lên menu Format\Sheet\Rename

3 Thao tác với tập tin tính và bảng tính

- Nhập tên mới cho

3 Thao tác với tập tin tính và bảng tính

- Click chuột phải vào sheet.

- Menu xuất hiện, chọn Rename.

- Nhập tên mới cho sheet.

- Gõ Enter để kết thúc.

t Chèn thêm sheet mới

Lên menu Insert\Worksheet

3 Thao tác với tập tin tính và bảng tính

x Xoá sheet

B1: Chọn sheet cần xoá

B2: lên menu Edit\Delete Sheet

Chú ý: nếu sheet có dữ liệu, sẽ xuất hiện câu hỏi

3 Thao tác với tập tin tính và bảng tính

Chọn kiểu chữ: bình

thường, nghiêng, đậm, đậm nghiêng

Chọn kiểu gạch

chân cho chữ.

Chọn màu cho chữ.

Chọn cỡ chữ.

Chọn màu nền Chọn kiểu nền Đồng ý

4 Định dạng dữ liệu bảng tính

3 Tạo khung cho bảng

 B1: Chọn khối vùng cần tạo khung.

 B2: Lên menu Format/Cells , xuất hiện hộp thoại.

B3: Chọn thẻ lệnh Border

Chọn kiểu đường kẻ

Chọn màu đường kẻ

Chọn Number

Số chữ số sau dấu phẩy

Đồng ý Cách hiển thị số âm

thập phân

Giảm phần lẻ thập phân

4 Định dạng dữ liệu bảng tính

5 Thay đổi cách hiển thị một số dữ liệu khác.

 Vẫn thẻ lệnh Number, chúng ta có thể thay đổi các kiểu

dữ liệu khác:

 General: mặc định dữ liệu hiển thị như đã nhập.

 Date: định dạng dữ liệu kiểu ngày.

 Time: định dạng dữ liệu kiểu thời gian.

 Text: định dạng dữ liệu kiểu chuỗi.

 Custom: định dạng dữ liệu kiểu tuỳ ý.

Chữ nghiêng

Chữ gạch chân Điều chỉnh lề

Chộn dữ liệu

4 Định dạng dữ liệu bảng tính

7 Thay đổi độ rộng hẹp của cột.

 B1: Đưa con trỏ chuột đến đường ngăn cách giữa 2 tiêu đề cột.

 B2: Kích và rê chuột sang trái (làm hẹp) hoặc sang phải (làm rộng) cho đến khi vừa ý.

 Nếu muốn thay đổi độ rộng của nhiều cột, ta phải chọn những cột cần thay đổi, sau đó làm như bước 1 và 2.

4 Định dạng dữ liệu bảng tính

8 Thay đổi độ cao của hàng.

 B1: Đưa con trỏ chuột đến đường ngăn cách giữa 2 tiêu đề dòng.

 B2: Kích và rê chuột

lên trên (làm hẹp)

hoặc xuống dưới (làm

cao) cho đến khi vừa ý.

 Nếu muốn thay đổi độ cao của nhiều hàng, ta phải chọn những hàng

cần thay đổi, sau đó làm như bước 1 và 2.

4 Định dạng dữ liệu bảng tính

9 Chèn thêm cột.

- Thêm một trắng vào sau cột B.

-Kích chuột phải vào cột liền sau với cột B, xuất hiện menu.

-Trên menu đó, kích chuột tại dòng Insert.

4 Định dạng dữ liệu bảng tính

9 Chèn thêm cột.

 Chú ý: để thêm bao nhiêu cột trắng thì ta

bôi đen bấy nhiêu cột về phía sau cột ta

muốn thêm.

4 Định dạng dữ liệu bảng tính

10 Chèn thêm dòng

 Thêm dòng trắng vào dưới 1 dòng

-Kích chuột phải vào dòng liền sau với dòng cần thêm, xuất hiện menu.

-Trên menu đó, kích chuột tại dòng Insert.

4 Định dạng dữ liệu bảng tính

11 Chèn thêm dòng

 Chú ý: để thêm bao nhiêu hàng trắng thì ta

bôi đen bấy nhiêu hàng về phía dưới hàng

 Chọn dòng Unhide

2- Hàm và Biểu thức trong

Microsoft excel

1 Giới thiệu

Cú pháp

= Tên hàm(Danh sách đối số)

 Tên hàm: Sử dụng theo quy ước của Excel

 Danh sách đối số: là những giá trị truyền vào cho hàm để thực hiện một công việc nào đó Đối số của hàm có thể là hằng số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, những hàm khác

 Ví dụ: Hàm Now(), Int(B3)….

1 Giới thiệu

 Lưu ý:

 Tên hàm không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường,

phải viết đúng theo cú pháp

 Nếu hàm có nhiều đối số thì các đối số phải đặt cách

nhau bởi phân cách(dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy)

 Hàm không có đối số cũng phải có dấu “( )” Ví dụ:

2 Hàm toán học và lượng giác

 Hàm MOD

 Cú pháp : =MOD(Number,divisor)

 Công dụng: trả về giá trị phần dư của Number chia

cho số bị chia divisor.

 Cú pháp : =PRODUCT(Number1, Number2, Number3…)

 Công dụng : trả về giá trị của phép nhân các số Number1, Number2,…

 Công dụng: Hàm tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện

• range: Vùng điều kiện

• criteria: Điều kiện tính tổng, có thể là số, chữ

hoặc biểu thức

• sum_range: Vùng tính tổng

 Hàm SUMIF chỉ tính tổng theo 1 điều kiện

2 Hàm toán học và lượng giác

2 Hàm toán học và lượng giác

• Nếu num_digits > 0 hàm làm tròn phần thập phân,

• Nếu num_digits = 0 hàm lấy phần nguyên,

• Nếu num_digits < 0 hàm làm tròn phần nguyên.

 Ví dụ: =ROUND(123.456789,3)  123.457

2 Hàm toán học và lượng giác

 Công dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra

đồng bộ, trong đó: logical1, logical1, là những

biểu thức logic

Kết quả của hàm là True (đúng) nếu tất cả các đối

số là True, các trường hợp còn lại cho giá trị False

(sai)

 Ví dụ: =AND(3<6, 4>5) cho giá trị False

=AND(3>2,5<8) cho giá trị True

Kết quả của hàm là False (sai) nếu tất cả các đối số

là False, các trường hợp còn lại cho giá trị True (đúng)

 Ví dụ: =OR(3>6, 4>5) cho giá trị False

=OR(3>2,5<8) cho giá trị True

3 Các hàm logic (logical)

 Hàm NOT()

 Cú pháp: =NOT(logical)

 Công dụng :trả về trị phủ định của biểu thức logic

 Ví dụ: =NOT(3<6) cho giá trị False

3 Các hàm logic (logical)

Bảng tổng hợp hàm AND, OR, NOT

A B AND(A,B) OR(A,B) NOT(A) TRUE TRUE TRUE TRUE FALSE TRUE FALSE FALSE TRUE FALSE FALSE TRUE FALSE TRUE TRUE FALSE FALSE FALSE FALSE TRUE

3 Các hàm logic (logical)

 Hàm IF

 Cú pháp: = IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

 Công dụng: Trả lại giá trị ghi trong value_if_true(giá trị khi

đúng) nếu logical_test (biểu thức logic) là TRUE

Ngược trả về giá trị ghi trong value_if_false(giá trị khi sai) nếu

logical_test (biểu thức logic) là FALSE

Hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp

 Ví dụ: Nếu ô B5 có giá trị >=5 thì ô tại vị trí chèn hàm IF nhận

giá trị Đạt, nếu < 5 thì Hỏng Gõ công thức cho ô cần tính như

4 Các hàm thống kê (statistical)

 Hàm AVERAGE

 Cú pháp: = AVERAGE(number1, number2, ) hoặc

= AVERAGE(range)

 Công dụng : trả về giá trị trung bình cộng của danh

sách đối số hoặc của vùng

 Công dụng : trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách

đối số hoặc trong vùng

 Công dụng :đếm số lượng ô có chứa dữ liệu kiểu số

trong vùng hoặc được liệt kê trong ngoặc(không đếm ô chuỗi và ô rỗng)

 Ví dụ : = COUNT(2,ab,5,4) trả về giá trị là 3

4 Các hàm thống kê (statistical)

 Hàm COUNTA

 Cú pháp: = COUNTA(value1, value2…)

= COUNTA(range)

 Công dụng :đếm số lượng ô có chứa dữ liệu (không

phân biệt kiểu số hay kiểu chuỗi) trong vùng hoặc

được liệt kê trong ngoặc (không đếm ô rỗng)

5 Các hàm xử lý ký tự (text)

 Hàm LEFT

 Cú pháp: =LEFT(Text,[num_chars])

 Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký

tự bên trái của text

 Ví dụ : =LEFT(“VIETHAN”,4) trả về chuỗi “VIET”

5 Các hàm xử lý ký tự (text)

 Hàm RIGHT

 Cú pháp: =RIGHT(Text,[num_chars])

 Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký

tự bên phải của text

 Ví dụ : =Right(“VIETHAN”,3) trả về chuỗi “HAN”

5 Các hàm xử lý ký tự (text)

 Hàm PROPER

 Cú pháp : =PROPER(Text)

 Công dụng : trả về chuỗi Text, trong đó kí tự đầu tiên

mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in

 Ví dụ : =Proper(“NGUYỄN văn AN”) trả về chuỗi

“Nguyễn Văn An”

 Ví dụ : =Trim(“ HỒ CHÍ MINH ”) trả về chuỗi

6 Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

• lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value có thể là

một giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản.

• table_array là bảng chứa thông tin dữ liệu muốn tìm.

6 Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

(lookup &reference)

 Hàm VLOOKUP

• col_index_num là thứ tự của cột(từ trái sang) trong table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận về một trong những giá trị của cột này nếu tìm thấy.

• range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để xác định kiểu tìm.

Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dò tìm chính xác Nếu là 1 dò theo khoảng và danh sách giá trị tìm kiếm phải được sắp xếp theo chiều tăng dần.

6 Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

(lookup &reference)

 Hàm VLOOKUP

 Công dụng:

Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào

“trị dò” và “bảng dò” Excel đem “trị dò” dò vào cột

đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở

cột tham chiếu trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò

Nếu cách dò =1(true), dò theo khoảng; nếu cách dò =0

• Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối

• Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup

• Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị

• Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò

6 Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

• lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value có thể là một

giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản.

• table_array là bảng chứa thông tin dữ liệu muốn tìm.

6 Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

6 Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

(lookup &reference)

 Hàm VLOOKUP

 Công dụng:

Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa

vào “trị dò” và “bảng dò” Excel đem “trị dò” dò

vào hàng đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả

về dữ liệu ở hàng tham chiếu trên bảng dò phụ thuộc

• Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị

• Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò

7 Các hàm ngày và giờ (date & time)

 Hàm HOUR, MINUTE, SECOND:

 Cú pháp chung: Tênhàm(serial_number):

 Công dụng: Hàm tách giờ, phút hoặc giây từ chuỗi

dữ liệu thời gian của serial_number.

 Hàm TIME

 Cú pháp: TIME(hour,minute,second)

 Công dụng: Hiển thị các đối số dưới dạng giờ

 Ví dụ : =Time(17,30,01)  17:30:01 hoặc 5:30 PM

5 Đồ thị

 Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề

hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column,

Line và Pie.

 Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu

Insert/Chart…  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp

tạo đồ thị qua 4 bước:

Chọn một dạng của kiểu đã chọn

Tiêu đề cột làm chú giải

Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục

Nhập tiêu

đề đồ thị Nhập tiêu

đề trục X Nhập tiêu

đề trục Y

Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend

Nhãn dữ liệu Hiện g/t

Hiện phần trăm Hiện nhãn

Bước 4: Định nơi đặt đồ thị

Đồ thị hiện trên 1 sheet mới

Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại

Khi đồ thị đã được tạo, có thể:

1 Chuyển đồ thị tới vị trí mới

2 Thay đổi kích thước đồ thị

3 Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chúgiải, …)

4 Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị(font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng

cách Click chuột phải vào thành phần đó và chọn

Format …

Thay đổi thuộc đồ thị

Thay đổi thuộc tính trục đồ thị

* Thay đổi tỷ lệ trên trục

Thay đổi thuộc tính trục đồ thị

* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu

Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel.

Thay đổi thuộc tính trục đồ thị

* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu

Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình

trên là được Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100%

SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa.

3- Cơ sở dữ liệu của Microsoft excel

1 Khái niệm

CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record)

Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một

thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất

định

Bản ghi là một hàng dữ liệu

Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các

dòng tiếp sau là các bản ghi

2 Xắp sếp dữ liệu Các bước để xắp sếp dữ liệu:

Dòng đầu là tên

Không có dòng tiêu đề

7 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

Tuỳ chọn xắp sếp

Xắp sếp theo cột

Xắp sếp theo hàng

2 Xắp sếp dữ liệu

3 Lọc thông tin trong cơ sở dữ liệu

B1: Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường.

B2: lên menu Data\Filter\AutoFilter.

 ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp

danh sách

7 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:

 All: để hiện lại mọi bản ghi

 Top 10…: các giá trị lớn nhất

 Custom…: tự định điều kiện lọc

 Các giá trị của cột

7 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

Nếu chọn Customs sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:

Điều kiện đầu tiên

Giá trị đầu

Điều kiện tiếp theo

Giá trị tiếp theo

6 Bài toán Goal seek

7 Bài toán tìm lời giải tối ưu

1- Liên kết bảng tính

GIỚI THIỆU

Dữ liệu được chứa trên nhiều bảng tính khác nhau nhưng có mối quan hệ với nhau, nên chúng ta cần liên kết dữ liệu với nhau để tính toán.

Ưu điểm:

 Có dữ liệu tập trung

 Tiết kiệm chỗ lưu trữ

 Sửa chữa dữ liệu nhanh

 Các bảng tính nhỏ gọn

 Tổng hợp số liệu từ nhiều bảng tính

Chuyển qua bảng tính gốc, đánh dấu vùng dữ liệu cần

tham gia liên kết và chọn [Menu]Edit – Copy

Chuyển về bảng tính liên kết, chuyển con trỏ tới ô cần

chứa giá trị liên kết và chọn [Menu]

Edit – Paste Special – Paste Link

Edit – Paste Special – Paste Link

LIÊN KẾT VỀ DỮ LIỆU

Hoặc có thể : chuyển vào bảng tính liên kết,

chuyển con trỏ tới ô cần chứa giá trị liên kết

Làm tương tự cho các ô khác trong công thức, để kếtthúc ta bấm Enter

Hoặc thiết lập công thức trong bảng tính liên kết, khinào cần lấy tọa độ ô trong bảng tính gốc ta nhập vàotọa độ ô trong bảng tính gốc theo dạng:

[Tên tập tin]Tên bảng tính!Địa chỉ ô

 - Nếu CSDL chi tiết có cùng cấu trúc (có cùng số

lượng trường, tên trường và kiểu dữ liệu từng trường

hoàn toàn như nhau) thì CSDL tổng hợp sẽ có cấu

trúc tương tự như các CSDL chi tiết và mỗi bản ghi

Lúc đó CSDL tổng hợp sẽ có dạng gộp các CSDL chi tiết theo qui tắc:

 Các trường trùng tên sẽ được tổng hợp

nối

TỔNG HỢP DỮ LIỆU

Đặt con trỏ tại bảng tính sẽ chứa kết qủa tổng hợp

Chọn lệnh Data - Consolidate, xuất hiện hộp thoại:

Function: Chọn hàm cần dùng để tổng hợp

Reference: Nhập hoặc dùng chuột để quét

chọn và ấn nút Add lần lượt toạ độ các bảng

mục đích nếu có sự thay đổi trong các bảng dữ

liệu chi tiết thì các dữ liệu liên quan trong bảng

tổng hợp cũng tự thay đổi theo.

Vd: Tạo báo cáo tổng hợp từ các số liệu bán hàng sau

Chọn hàm để tính

liệt kê các file

Tham chiếu dữ liệu ngay trong WorkBook

Đưa dữ liệu đã chọn vào tổng hợp

Hũy dữ liệu đã chọn

Dùng dòng dữ liệu đầu tiên bên trên là tiêu đề cột

Dùng cột dữ liệu đầu tiên bên

tạo liên kết với dữ liệu nguồn

TẠO NHÓM DỮ LIỆU

Mục đích việc tạo nhóm là để ta thể hiện dữ liệu theo

dạng chi tiết hoặc dạng tổng hợp (nhóm)

a) Thiết lập một dãy nhóm

Bước 1: Chọn một dãy các hàng hay cột (không được

chọn ô)

Bước 2: Vào Data/Group and Outline/Group

Khi đó ta sẽ thấy bên trái màn hình xuất hiện nút có

dấu (-), nếu bấm chuột vào nút này thì các hàng hoặc

cột được chọn ở bước 1 sẽ được ẩn đi Nếu muốn các

hàng, cột xuất hiện trả lại thì bấm vào nút (+)

- Chọn hàng hay cột muốn loại bỏ nhóm

- Vào Data/Group and Outline/Ungroup

* Để xoá tất cả các nhóm:

- Không chọn hàng hay cột nào cả

- Data/Group and Outline/Clear Outline

Vd: Thực hiện tạo nhóm tự động cho bảng sau

Muốn tạo theo nhóm

chức năng sắp xếp theo nhóm đó.

(menu DATA/SORT)

Sau khi sắp xếp ta được

TỰ TẠO NHÓM DỮ LIỆU

- Đánh dấu phần dữ liệu cần tạo chung một nhóm

- Chọn [Menu]Data – Group and Outline – Group

- Chọn tạo nhóm theo dòng (Rows) hay cột

(Columns)

Vd: Thực hiện tạo nhóm Dầu DL cho bảng sau:

Cách này mỗi lần chỉtạo được một nhóm

Nếu không muốn tạonhóm nữa ta chọn[Menu]Data – Groupand Outline –Ungroup

- Khai báo các chọn lựa khác:

 Replace current subtotals: Tính tổng hợp mới và

đè lên các tổng hợp cũ

 Page break between groups: Ngắt trang mỗi khi

tổng hợp xong một nhóm

 Summary below data: Đặt kết quả tổng hợp ở

phía dưới phần dữ liệu

Vd: Tính tổng hợp dữ liệu cho bảng sau Ta khai báo như sau

Quét chọn vùng dữ liệu cần tổng hợp

Vào menu DATA/SUBTOTALS

TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ

PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE

Ý nghĩa:

Pivot Table là một công cụ để tổng hợp và phân tích

số liệu từ một cơ sở dữ liệu

Ngoài khả năng nhóm dữ liệu theo dạng hàng cột (2D)

Pivot Table còn tạo báo cáo dạng 3 chiều.(3D)

TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ

PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE

 Quét khối chọn vùng số liệu

 Data\ Pivot Table and PivotChart Report ->xuất hiện hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard:

TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE