III. Phương hướng và giải pháp để thực hiện tốt ISO 9000 trong dịch vụ hành chính Nhà nước.
2.5.Cần chú ý tác động của văn hóa đến việc áp dụng ISO 9000.
2. Những đề xuất các giải pháp nhằm thực hiện tốt ISO 9000 trong DVHC công.
2.5.Cần chú ý tác động của văn hóa đến việc áp dụng ISO 9000.
Văn hóa là một khái niệm liên quan chặt chẽ đến con người, là sự phát huy năng lực bản chất con người, văn hóa có mặt ở bất cứ hoạt động nào của con người, dù đó là những hoạt động trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội hay cách cư xử giao tiếp… thậm chí cả trong công tác xây dựng và áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9000 và các tiêu chuẩn khác vào các cơ quan hành chính Nhà nước. Do đó cần phải loại bỏ những yếu tố tâm lý văn hóa xã hội ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hành chính.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được xây dựng dựa trên nền tảng của 8 nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản. 8 nguyên tắc quản lý này là những hoạt động quản lý giữa người quản lý với người được quản lý, liên quan chặt chẽ đến mối quan hệ giữa con người với con người. Do đó, văn hóa cộng đồng nói chung và văn hóa của từng đơn vị nói riêng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý, hay nói cách khác trong việc xây dựng và áp dụng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Đồng thời qua phân tích tình hình xây dựng và áp dụng ISO 900 ở trên cũng cho chúng ta thấy việc áp dụng hình thức quản lý mới, tiên tiến đã đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức và cũng làm thay đổi nhận
thức, văn hóa của cán bộ, nhân viên và cả bản thân các tổ chức đó. Văn hóa vừa là mục tiêu, vừa là động lực để phát triển. Sự ảnh hưởng của văn hóa có tác động cự kỳ rõ nét khi ta xem xét tình hình thực tế so với các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9000 và 8 nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản.
Định hướng bởi khách hàng.
Để làm ra một sản phẩm, dịch vụ, có thể một số hoặc hầu hết mọi người trong cơ quan, tổ chức đều có liên quan trực tiếp hay gián tiếp. Nếu như tổ chức đó có văn hóa coi thường khách hàng, lừa dối khách hàng, vô trách nhiệm với khách hàng thì không bao giờ có thể cung ứng những sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu thực sự của khách hàng.
Đất nước ta mới chuyển dịch nền kinh tế quan niêu bao cấp sang kinh tế thị trường. Các vấn đề liên quan đến định hướng bởi khách hàng còn tồn dư từ cơ chế cũ đối với một số người, đặc biệt cán bộ lãnh đạo cũ của Nhà nước đã đi sâu và trở thành tiềm thức của một số cá nhân, là yếu tố cản trở cực kỳ lớn để có thể hội nhập và phát triển. Có thể nói, đó như là một văn hóa, một quan điểm của chế độ kinh tế cũ để lại. Do vậy cần vận dụng chức năng nhận thức của văn hóa để giáo dục và đào tạo làm cho mọi cá nhân trong cơ quan, tổ chức. Đặc biệt, người lãnh đạo cao nhất phải coi định hướng bởi khách hàng là một điều kiện kiên quyết trong cơ chế thị trường và hội nhập kinh tế ngày nay.
Vai trò quyết định của lãnh đạo.
Vài trò lãnh đạo là hết sức quan trọng, quyết định định hướng và chiến lược phát triển của một tổ chức. Tính cách, phong cách lãnh đạo, lối sống, tâm hồn, … của người lãnh đạo sẽ quyết định cơ bản một môi trường làm việc lành mạnh, tinh thần làm việc hăng say, … chính là yếu tố tạo ra một môi trường văn hóa của tổ chức. Trách nhiệm của người lãnh đạo phải thực sự là người chỉ đường dẫn hướng cho mọi cán bộ học theo, phải tạo được một môi trường làm việc tốt và ở đó mọi người đều hiểu được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình, mục tiêu và chiến
lược của cả tổ chức để mọi người cùng phấn đấu. Nếu ngược lại với những điều trên thì không thể làm ra sản phẩm, dịch vụ có chất lượng và tập thể đó không thể tồn tại như một tập thể mạnh hay trên đà phát triển. Không khí làm việc ở đó cũng bị ảnh hưởng và đời sống tinh thần của cán bộ không thể tốt và lành mạnh.
Tham gia của mọi thành viên.
Một tổ chức mạnh khi phát huy và lôi kéo được tất cả các cán bộ nhân viên cùng tham gia, cùng phấn đấu vì mục đích chung đã định của tổ chức. Việc này được vận hành tốt khi chúng ta biết sử dụng tốt các chức năng của văn hóa như chức năng nhận thức để đào tạo, giáo dục mọi người cùng có ý thức và trách nhiệm vì mục đích chung, như chức năng thẩm mỹ để mọi người có cùng quan điểm phấn đấu, nâng cao chất lượng, vì màu cờ, sắc áo…hay có thể sử dụng chức năng giải trí để tập hợp lực lượng, đoàn kết, khai thác tối đa những năng lực tiềm ẩn của đội ngũ cán bộ…
Kinh nghiệm ở một số cơ quan nhà nước thành công trong quản lý chất lượng cho thấy, các tổ chức như Đảng, Đoàn thanh niên và Công đoàn đã được động viên cùng tham gia để mọi cấp, mọi cán bộ đều thấy quyền lợi và trách nhiệm của mình trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL.
Qua phân tích ba nguyên tắc cơ bản cho thấy vai trò quan trọng của văn hóa đến sự thành công và hiệu quả của HTQLCL. Có thể sử dụng những truyền thống văn hóa đẹp, tích cực của dân tộc nói chung, cũng như các chức năng của văn hóa để đẩy mạnh việc áp dụng các công cụ quản lý. Khi công cụ quản lý đó được áp dụng có hiệu quả thì nó đồng thời nâng cao văn hóa của chính tổ chức và hoàn toàn phù hợp với nhận định chung là văn hóa vừa là mục tiêu, vừa là động lực phát triển của tổ chức.
Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9000 trong cơ quan quản lý hành chính là lĩnh vực còn mới ngay cả với nhiều nước trên thế giới. Về nguyên lý thì như nhau nhưng cách làm thì khác nhau. Những mô hình, cách thức trong chỉ
đạo, quản lý và tổ chức thực hiện ở Việt Nam chưa thể khẳng định ngay một cách thật rõ ràng, đầy đủ mà phải vừa làm vừa rút kinh nghiệm.