1298 CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY TNHH XU HƯỚNG XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN Ngô Thúy Liễu, Đỗ Thị Trường Thọ, Nguyễn Thị Kim Ngọc, Lê Trịnh Bích Nghi,[.]
CƠNG TÁC LẬP DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CƠNG TY TNHH XU HƯỚNG XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN Ngơ Thúy Liễu, Đỗ Thị Trường Thọ, Nguyễn Thị Kim Ngọc, Lê Trịnh Bích Nghi, Nguyễn Phúc Lợi Khoa Tài – Thương mại, Trường Đại học Cơng nghệ TP.Hồ Chí Minh GVHD: PGS.TS Tr n Văn Tùng TÓM TẮT Trong thời buổi xuất nhập phát triển nay, việc lập dự tốn (DT) trở thành phần cơng tác chuẩn bị với vai trị dự báo tình hình hoạt động, tình hình sử dụng nguồn lực doanh nghiệp (DN) Tuy nhiên theo khảo sát, DN sử dụng công cụ cách có hiệu Do vậy, việc lập dự tốn ngân sách (DTNS) việc làm quan trọng cần thiết Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Công nghiệp DTNS giúp nhà quản trị thực tốt chức lập kế hoạch kiểm soát, giúp DN hướng phát triển tránh trường hợp chi tiêu mức Nội dung đề tài khảo sát, phân tích đánh giá thực trạng cơng tác DTNS Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Công nghiệp, từ đề xuất số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác DTNS cho cơng ty Từ khóa: Dooanh nghiệp, dự tốn, dự tốn ngân sách, trách nhiệm hữu hạn ĐẶT VẤN ĐỀ Việc mở rộng giao lưu kinh tế ngày phát triển, thị trường xuất nhập ngày mở rộng Tuy nhiên, việc thiếu định hướng sản phẩm, thị trường lực sản xuất với lực, nhu cầu khách hàng gây khó khăn cho cơng ty Việc lập DT Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Công nghiệp không ngoại lệ, cịn nhiều khiếm khuyết Nhà quản trị ln phải trăn trở chí phí hoạt động hàng kỳ cơng ty bao nhiêu, định hướng sản phẩm nào, loại hình dịch vụ mang lại nhiều lợi nhuận cho DN, cơng ty có cần phải th thêm nhân viên hay không, Từ việc nhận thức cần thiết cơng tác lập DTNS, nhóm chúng em chọn nghiên cứu đề tài “Công tác lập DTNS Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Cơng nghiệp – Thực trạng giải pháp hồn thiện” với mong muốn gợi ý số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác DTNS cơng ty nhằm giúp Ban lãnh đạo có định hướng nâng cao hiệu hoạt động lực cạnh tranh công ty TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU Nguyễn Thúy Hằng (2012), nghiên cứu đề tài “Xác lập mơ hình DT báo cáo DTNS cho loại hình DN Khu cơng nghiệp Biên Hịa 2” Kết khảo sát cho thấy mơ hình nhân tổ ảnh hưởng đến DTNS gồm nhân tố tác động gồm nguồn nhân lực, sở vật chất, chế độ sách 1298 Nhà nước, tổ chức cơng tác kế tốn, quy trình DT Từ tác giả phân tích điểm hạn chế tồn công tác lập DTNS DN Khu Cơng nghiệp Biên Hịa để đưa khuyến nghị Nguyễn Trí Minh (2013) “Hồn thiện DTNS Công ty Cổ phần sữa Việt Nam” Công tác lập DT công ty bao gồm vấn đề xung quanh việc lập DTNS, báo cáo DTNS việc kiểm sốt ngân sách Cơng ty Cổ phần sữa Việt Nam để cung cấp thông tin hữu ích cho NQT định phù hợp đắn Lê Thị Mỹ Nương (2014) “Hoàn thiện DTNS Công ty TNHH Hưng Thông” tác giả tiến hành tìm hiểu thực trạng cơng tác lập DT, qua đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác DTNS, góp phần nâng cao hiệu hoạt động phát triển bền vững công ty tương lai Điểm chung tác giả đề tài nghiên cứu việc xác định đối tượng nghiên cứu cho đề tài, phương pháp nghiên cứu vận dụng cách phù hợp, cho người đọc thấy rõ thực trạng công tác lập DT đơn vị từ đề giải pháp hoàn thiện nội dung lập DT Tuy nhiên nghiên cứu công bố chưa nghiên cứu công tác lập DT tổng thể áp dụng cho DN sản xuất kinh doanh ngành sản xuất xuất sản phẩm từ “Gỗ” Hơn nữa, chưa có đề tài nghiên cứu đề cập đến công tác lập DT tổng thể Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Cơng nghiệp Vì đề tài mà tác giả lựa chọn để nghiên cứu không trùng với đề tài nghiên cứu trước PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Tác giả sử dụng phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp để hệ thống hóa lý luận DTNS tìm hiểu thực trạng DTNS Cơng ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Công nghiệp Tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, đối chiếu, so sánh suy luận để đề xuất giải pháp hồn thiện NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 4.1 Dự tốn ngân sách DTNS tính tốn, dự kiến cách tồn diện mục tiêu kinh tế, tài mà doanh nghiệp cần đạt kỳ hoạt động, đồng thời rõ cách thức, biện pháp huy động nguồn lực để thực mục tiêu nhiệm vụ DN DTNS hệ thống gồm nhiều báo cáo DT DTNS phải lượng hóa, chuẩn bị trước, áp dụng cho khoảng thời gian cụ thể phải bảng kế hoạch hành động 4.2 Các mơ hình dự tốn ngân sách Mơ hình ấn định từ xuống: Các tiêu định từ cấp cao sau truyền xuống cho nhà quản lý cấp Theo mơ hình dễ tạo bất bình cho phận riêng lẻ DN, địi hỏi nhà quản trị cấp cao phải có tầm nhìn tổng qt mặt, nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động phận DN 1299 Mơ hình thơng tin phản hồi: Các tiêu ước tính từ NQT cấp cao phân bổ xuống cấp thấp sở tổng hợp, kinh nghiệm tầm nhìn tổng quát hoạt động phận cấp sở, để xác định tiêu DTNS thực phận sau tiến hành trình bày bảo vệ trước phận quản trị cấp cao Mơ hình thu hút trí tuệ kinh nghiệm cấp quản lý khác thể chung sức việc xây dựng DTNS DN Tuy nhiên, lập DT theo mơ hình phải tốn nhiều thời gian chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt chấp nhận Hơn nữa, mơ hình địi hỏi có liên kết chặt chẽ phận thành viên phận Mơ hình từ lên: Là việc lập DTNS lập từ cấp quản lý cấp thấp đến cấp quản lý cấp cao DN Theo mơ hình thơng thống, việc phận tự định Việc phận tự lập DTNS phận phát huy tích cực vai trị kiểm tra DTNS Tuy nhiên, khuyết điểm lớn việc lập DT theo mô hình thơng tin từ lên việc sở tự hoạch định DT cho nên xảy tình trạng lập DTNS thấp lực thật mà họ thực 4.3 Thực trạng công tác lập DT Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Công nghiệp Hiện nay, công ty lập DTNS theo mô hình phản hồi Trong họp, vấn đề cịn vướng mắc đưa phân tích bàn luận để có thống DTNS hồn chỉnh sau trình lại cho tổng giám đốc phê duyệt trở thành DT thức cơng ty năm tới Trong q trình thực hiện, phát có khơng hợp lý việc phân bổ nguồn lực xí nghiệp giám đốc điều động lại cho phù hợp Quy trình DTNS Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Công nghiệp gồm giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn soạn thảo giai đoạn dõi theo Các loại DTNS Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Công nghiệp: DT tiêu thụ, DT sản xuất, DT chi phí vận chuyển, DT chi phí bán hàng, DT chi phí quản lý DN, DT lưu chuyển tiền tệ, DT báo cáo kết kinh doanh Những kết mà công ty đạt xây dựng mục tiêu định hướng rõ ràng, cụ thể, cắt giảm khoản chi phí khơng cần thiết, thực tốt chủ trương tiết kiệm đề sách hợp lý nhằm đạt kế hoạch, mục tiêu Xây dựng định mức nguyên vật liệu cho mặt hàng định mức khối lượng công việc cách đầy đủ, rõ ràng Bên cạnh có hạn chế cịn mang tính chất thủ cơng, thiếu hỗ trợ phương tiện kỹ thuật đại, nhân mà lại đảm nhận nhiều cơng việc hai phịng, cơng ty khơng bố trí nhân chuyên trách lập DT, đội ngũ nhân viên chưa có đào tạo chun sâu Phịng kế hoạch lập DTNS chưa bám sát vào mục tiêu tăng 5% lợi nhuận doanh thu năm kế hoạch Việc áp đặt tiêu gây tâm lý bất bình cho cán công nhân viên, khiến cho phận cấp chịu áp lực Cơng tác DTNS chưa có phối hợp toàn diện đầy đủ cho hoạt động, phòng ban, phận khác công ty Công ty chưa xây dựng biểu mẫu thích hợp bỏ qua rủi ro tiềm ẩn hội ảnh hưởng trực tiếp đến kết kinh doanh tới công ty chưa xét tới 1300 nhân tố bên bên ngồi Trong q trình DT, khơng có đánh giá cẩn thận khoa học phân bổ nguồn lực tối ưu hợp lý Nguyên nhân tại, thị trường tiêu thụ sản phẩm công ty nước châu Âu, châu Á, châu Úc, châu Mỹ, chiếm > 90% sản lượng tiêu thụ, số sản phẩm lại tiêu thụ thị trường nước Như vậy, thị trường sản phẩm cơng ty ngồi nước Nhưng thực công tác DTNS, công ty bỏ qua thị trường nước, không DT sản lượng tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ,… cho số sản phẩm Khi DT sản lượng tiêu thụ, công ty không DT cách khách quan mà phụ thuộc nhiều vào sản lượng tiêu thụ kỳ trước nên số liệu DT không phù hợp với thực tế Khi DT doanh thu, cơng ty chưa tính đến trượt giá năm kế hoạch, giai đoạn lạm phát gia tăng Trong DT chi phí, chưa có phân loại chi phí thành biến phí định phí để phục vụ cho việc định theo ứng xử chi phí phân tích hịa vốn chẳng hạn Các báo cáo DT công ty thiết lập, lên kế hoạch cho năm, tức công ty dừng lại loại hình DT ngắn hạn mà chưa xây dựng DT dài hạn 4.4 Hoàn thiện công tác DTNS Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Cơng nghiệp Hồn thiện DTNS phải phù hợp với mơ hình tổ chức quản lý cơng ty, báo cáo DTNS dựa quan điểm cân đối chi phí lợi ích có cho việc lập quản lý ngân sách, công tác lập kiểm sốt DTNS phải phát huy hết vai trị đạt tính hữu hiệu tính hiệu định tương ứng với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo DTNS phải phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty dựa phân tích yếu tố bên bên ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp để dự tốn tiêu sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí giá vốn hàng bán, Để đảm bảo báo cáo DTNS phản ánh tiềm lực công ty khơng q nhiều thời gian chi phí cơng ty nên áp dụng mơ hình thơng tin từ cấp lên Xí nghiệp phải tự đánh giá lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất tối ưu lập DT chi phí phát sinh xí nghiệp mình, sau chuyển lên cho ban quản lý hệ thống xí nghiệp Phịng kinh doanh – Xuất Nhập lập DT tiêu thụ, DT tiêu thụ sau hồn chỉnh chuyển phịng kế toán để xem xét Tất báo cáo DTNS phịng kế tốn tiến hành kiểm tra, xem xét yêu cầu điều chỉnh (nếu cần thiết) cho phù hợp với mục tiêu yêu cầu đặt cơng ty Sau báo cáo họp DTNS với thành phần tham gia gồm ban giám đốc, trưởng phịng ban có liên quan đến việc lập DTNS Để công tác DTNS cơng ty hồn chỉnh phù hợp với thực tế, cơng ty cần hồn thiện lại quy trình DTNS theo bước: Giai đoạn 1: Chuẩn bị: Cho thấy mục tiêu kỳ DT dựa đánh giá tình hình thực ngân sách năm dự báo môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, cần bổ sung thêm việc phản ánh yếu tố ảnh hưởng đến công tác DTNS, thể việc hợp DTNS công ty, mở rộng thêm phạm vi công tác DTNS cách hợp 1301 mục tiêu kinh doanh, báo cáo DTNS công ty sử dụng ngân sách có thơng tin tổng qt cho toàn tập đoàn Giai đoạn 2: Soạn thảo: Ban giám đốc cần tham gia nhiều vào toàn quy trình lập DTNS giai đoạn soạn thảo để công tác DTNS hiệu tiết kiệm thời gian nữa, Ban giám đốc nắm rõ tình hình thực DTNS Giai đoạn 3: Dõi theo: Cần bổ sung thêm công tác đánh giá kỹ quản lý ngân sách phòng ban, phận việc lập sử dụng ngân sách phận Để hồn thiện phương pháp lập DT cơng ty nên thay đổi phương pháp lập DT phương pháp lập DT từ đầu - ZBB (phương pháp lập ngân sách sở 0) để kiểm soát chi phí hoạt động mơi trường kinh tế khó khăn ZBB giúp làm sáng tỏ chi phí ẩn, chi phí lạm phát khơng cần thiết giúp khoản chi phí chồng chéo nơi hoang phí nguồn lực Tuy nhiên, việc triển khai thực tế phức tạp cần thời gian nỗ lực thực địi hỏi khối lượng cơng việc lớn phương pháp DT tăng dần - cách thức mà nhà quản lý dựa vào số liệu khứ để đưa chi phí tương lai DTNS hệ thống bao gồm nhiều báo cáo DT khác xây dựng hợp lý khoa học DTNS công cụ đa chức nhà quản lý, góp phần mang đến nhiều lợi ích cho DN Vì thế, hồn thiện báo cáo DT hồn thiện nội dung hình thức thơng tin trình bày báo cáo DT Về mặt thực tế, số lượng báo cáo DT nhiều hay hình thức hồn tồn phụ thuộc vào tình hình cơng ty cụ thể 4.5 Kiến nghị Do để hồn thiện công tác tuyển dụng công ty cần trọng hồn thiện cơng tác tuyển dụng yếu tố tạo nên thành cơng cho tổ chức nói chung tạo hiệu cho công tác lập DT nói riêng Bao gồm ba nội dung quan trọng sau: Một là, hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân Hai là, hồn thiện việc bố trí sử dụng nhân Ba là, chuẩn bị đội ngũ kế cận cho cấp quản trị Tiếp theo xây dựng máy kế toán quản trị: Việc áp dụng tổ chức cơng tác kế tốn tập trung với mơ hình hỗn hợp kế tốn tài kế tốn quản trị DN nói chung cần thiết hợp lý, mơ hình tổ chức hỗn hợp kế tốn tài kế tốn quản trị tận dụng mối quan hệ thu thập, cung cấp thông tin KẾT LUẬN Ngày nay, để tồn phát triển địi hỏi DN khơng ngừng đổi nâng cao trình độ quản lý, đổi hồn thiện cơng tác DTNS giữ vị trí vơ quan trọng, có ý nghĩa lý luận thực tiễn Hồn thiện cơng tác DTNS giúp DN xây dựng hệ thống báo cáo DTNS xác, phản ánh tiềm năng, đảm bảo cho việc chuẩn bị nguồn lực để kịp thời đối phó với tình xảy đột xuất tương lai Tuy nhiên, thực tế khơng có phương pháp hay cách lập DTNS chung cho tất DN, mà tùy theo đặc điểm DN có cách vận dụng khác 1302 Thơng qua việc nghiên cứu sở lý thuyết đối chiếu với thực trạng DT Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Công nghiệp, tác giả nhận thấy cơng tác DTNS cơng ty có ưu điểm cần kế thừa phát huy, bên cạnh cịn số khuyết điểm cần khắc phục để DTNS trở thành công cụ quản lý hữu ích, thước đo chuẩn để đánh giá hiệu hoạt động phận tổ chức TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ mơn Kế tốn quản trị - Phân tích hoạt động kinh doanh, Chủ biên PGS.TS Phạm Văn Dược; TS Huỳnh Đức Lộng; ThS Lê Thị Minh Tuyết, 2011 Phân tích hoạt động kinh doanh Nhà xuất Lao động [2] Charles T Horngren et al., 2012 Cost accounting: a managerial emphasis 4th ed, Pearson Education [3] Đại học Kinh tế TP.HCM (1993), “Giáo trình kế tốn quản trị”, NXB Tổng hợp [4] Đồn Ngọc Quế, Phạm Văn Dược, Huỳnh Lợi (2015), Kế toán chi phí Đại học Kinh tế Tp Hồ Chí Minh, 2015 1303 ... DT công ty thiết lập, lên kế hoạch cho năm, tức công ty dừng lại loại hình DT ngắn hạn mà chưa xây dựng DT dài hạn 4.4 Hoàn thiện công tác DTNS Công ty TNHH Xu hướng Xu? ??t Nhập Cơng nghiệp Hồn thiện. .. việc lập DT theo mô hình thơng tin từ lên việc sở tự hoạch định DT cho nên xảy tình trạng lập DTNS thấp lực thật mà họ thực 4.3 Thực trạng công tác lập DT Công ty TNHH Xu hướng Xu? ??t Nhập Công nghiệp. .. đắn Lê Thị Mỹ Nương (2014) ? ?Hoàn thiện DTNS Công ty TNHH Hưng Thông” tác giả tiến hành tìm hiểu thực trạng cơng tác lập DT, qua đề xu? ??t số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác DTNS, góp phần nâng cao