XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO CÁC DOANH NGHIỆP DƯỢC PHẨM VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4 0 Ths Hàn Thị Lan Thư Đại học Kinh tế Quốc dân Tóm tắt Trong bối cảnh của cu[.]
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ CHO CÁC DOANH NGHIỆP DƯỢC PHẨM VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 Ths Hàn Thị Lan Thư Đại học Kinh tế Quốc dân Tóm tắt Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 nay, kế tốn cơng cụ quan trọng góp phần vào phát triển bền vững hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Sự phát triển nhanh chóng đa dạng hoạt động sản xuất, kinh doanh địi hỏi cơng tác kế tốn phải cung cấp thơng tin cách nhanh chóng, xác, kịp thời phục vụ cho việc định ban lãnh đạo doanh nghiệp Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dược phẩm loại hình doanh nghiệp có vai trị quan trọng kinh tế quốc dân có nét đặc thù riêng cơng tác kế tốn Hệ thống thơng tin kế toán quản trị – lĩnh vực kết hợp kế toán quản trị tin học công cụ hiệu phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất- kinh doanh dược phẩm đáp ứng đòi hỏi cách mạng công nghiệp 4.0 Bài viết trình bày cần thiết hệ thống thơng tin kế toán quản trị, đánh giá thực trạng nay, sau đề xuất qui trình xây dựng hệ thống thông qua trường hợp cụ thể Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương Mediplatex Từ khóa: Kế tốn, Kế tốn quản trị, Hệ thống thơng tin kế tốn, Doanh nghiệp dược phẩm, Sản xuất kinh doanh bền vững Abstract In the context of the current industrial revolution 4.0, accounting is a very important tool for the sustainable development of business operations of enterprises The rapid development and diversification of production and business activities require accounting to provide information quickly, accurately, and in time for decision-making by the board Enterprise Pharmaceutical manufacturing and trading enterprises are a type of enterprise that plays an important role in the national economy and has particular characteristics in the accounting work Accounting system of cost management - a combination of accounting and information 502 technology is an effective tool for management in pharmaceutical production and business enterprises and meet the demanded by the current industrial revolution 4.0 This article discusses the need for a management accounting information system, assesses the current situation, and then proposes a systematic process for developing the system through the specific case of the Central Pharmaceutical Joint Stock Company Mediplatex Key words: Accounting, Management Accounting, Accounting Information System, Pharmaceutical Companies, Sustainable Business Sự cần thiết xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn quản trị doanh nghiệp Kế toán quản trị (KTQT) đời từ năm 1850 Mỹ trở thành công cụ nhà quản trị doanh nghiệp Hoạt động KTQT ln thay đổi hồn thiện khơng ngừng Sự thay đổi hoàn thiện KTQT bị tác động thay đổi môi trường kinh doanh, phương pháp quản trị, phát triển công nghệ trình độ nhà quản trị Tại Việt Nam, kế tốn quản trị thức cơng nhận Luật Kế toán (Quốc hội, 2015) năm 2015 Trong kinh tế thị trường, yêu cầu phải nhạy bén nắm bắt nhanh hội kinh doanh nên KTQT cung cấp thông tin cho nhà quản trị cần linh hoạt, tốc độ thích hợp với định, cung cấp nhà quản lý cần: hàng tháng, tuần, ngày, chí báo cáo lập tức, có tính linh hoạt cao nên khơng địi hỏi phải tn thủ theo pháp luật kế tốn khơng địi hỏi tính xác tuyệt đối số liệu Xác định mục tiêu Chính thức hóa mục tiêu thành tiêu kinh tế cụ thể Lập kế hoạch Lập dự toán chung chi tiết Tổ chức điều hành Thu nhận kết thực Kiểm tra, Kiểm soát Soạn thảo báo cáo thực Hình Mối quan hệ chức quản lý kế toỏn qun tr 503 7URQJELFQKKLQKSNLQKWKLQQD\NWRÊQTXQWUFàYDLYDLWUUW TXDQWUQJJàSSKQYÂRVSKÊWWULQEQYQJFDFÊFGRDQKQJKLSYđFÊF OGRVDXểÔ\ Mt l, k tốn quản trị tham gia vào q trình lập kế hoạch, hoạch định chiến lược phát triển doanh nghiệp bao gồm dự tốn nguồn kinh phí để thực kế họach; giúp cho doanh nghiệp chủ động tìm kiếm nguồn lực, huy động tối đa lực có doanh nghiệp Hai là, kế tốn quản trị cung cấp thơng tin cho q trình kiểm sốt chi phí đơn vị Thơng qua báo cáo kế tốn quản trị chi phí phận, khâu cơng việc có so sánh kế hoạch định mức để xác định mức chênh lệch Từ tiến hành phân tích, tìm nguyên nhân dẫn đến chênh lệch để có biện pháp khắc phục kịp thời Ba là, kế tốn quản trị cung cấp thơng tin cần thiết cho trình định ban lãnh đạo doanh nghiệp chủ doanh nghiệp Thông qua thơng tin chi phí mà kế tốn quản trị cung cấp họ đưa định liên quan lựa chọn cấu sản xuất sản phẩm; định lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh, định giá bán sản phẩm Hai nhà nghiên cứu Gelinas Ulric (Gelinas Ulric J and All, 2014) James Hall (James Hall, 2015) trình bày sở lý luận tảng hệ thống thông tin kế toán, thành phần hệ thống khẳng định hệ thống thơng tin kế tốn nói chung hệ thống thơng tin kế tốn quản trị nói riêng lĩnh vực khoa học giao thoa Kế toán Tin học Cơ sở lý luận ban đầu cho nghiên cứu kết hợp kế toán tin học mơ hình chấp nhận cơng nghệ TAM-Technology Acceptance Model (Chuttur M, 1989) Mơ hình giải thích chấp nhận công nghệ định hai yếu tố lợi ích mang lại dễ dàng sử dụng Lợi ích mang lại mức độ mà người tin việc sử dụng công nghệ giúp làm gia tăng tiến độ thực cơng việc Sự dễ sử dụng mức độ mà người tin việc sử dụng hệ thống đặc thù đỡ tốn cơng sức Mục tiêu mơ hình chấp nhận cơng nghệ TAM giải thích rõ ràng hành vi chấp nhận công nghệ người sử dụng cách nhất, hợp lí Từ năm 1989 đến này, nhiều nghiên cứu ứng dụng tin học lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh áp dụng mơ hình 504 Vấn đề ứng dụng tin học kế toán nhiều nhà khoa học quan tâm nghiên cứu Knudtzon K công trình “Hệ thống kế tốn máy vi tính phương pháp” (Knudtzon) tham khảo tới 66 cơng trình nghiên cứu liên quan đưa vấn đề phương pháp luận cho việc ứng dụng tin học cơng tác kế tốn Cịn Sheila Shanker báo “ Hiệu CNTT ứng dụng kế toán” (Sheila Shanker) tin học làm thay đổi cơng tác kế tốn, làm cho hồn thiện Tác giả ra ưu điểm bật việc ứng dụng tin học cơng tác kế tốn đảm bảo xác, tính kịp thời tính mềm dẻo Nhà nghiên cứu Carmelo Romano báo “ Chín lợi việc ứng dụng tin học kế toán” (Carmelo Romano) lợi lĩnh vực tự động hóa, tính xác, khả truy cập liệu nhanh, độ tin cậy cao, khả phát triển mở rộng, đảm bảo tốc độ xử lý cao, có tính bảo mật, tiết kiệm chi phí, cuối có giao diện trực quan thân thiện Tóm lại, Cách mạng Cơng nghiệp 4.0 việc ứng dụng tin học lĩnh vực sản xuất kinh doanh doanh nghiệp điều cần thiết Các thành tựu tin học khai phá liệu, mạng Internet kết nối vạn vật IoT, trí tuện nhân tạo, điện tốn đám mây xu hướng tự động hóa trao đổi liệu công nghệ sản xuất nhằm tạo “doanh nghiệp thông minh” hay “doanh nghiệp số” có tính vượt trội khác biệt Trong bối cảnh ấy, việc xây dựng hệ thống thông tin kế tốn quản trị tin họa hóa đói hỏi khách quan bốicảnh cách mạng công nghiệp 4.0 Thực trạng việc ứng dụng tin học kế tốn hệ thống thơng tin kế toán quản trị doanh nghiệp dược phẩm Việt Nam Theo kết khảo sát Viện tin học doanh nghiệp VCCI 526 doanh nghiệp Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh (VCCI, 2014) 98% doanh nghiệp có máy tính hầu hết dùng cấp độ văn phòng soạn thảo văn bản, gửi thư điện tử, chương trình Excel, 65% doanh nghiệp có website khơng cập nhật thơng tin cho trang web Cũng theo khảo sát có khoảng 23% doanh nghiệp thừa nhận có 40% nhân viên có kỹ sử dụng chương trình ứng dụng gần 63% số doanh nghiệp có 20% số nhân viên sử dụng chương trình ứng dụng chuyên dùng hỗ trợ sản xuất kinh doanh Các phần mềm ứng dụng thông thường mà doanh nghiệp thường hay sử dụng phần mềm văn phòng (Office), thư điện tử (Email), trao đổi nội (Chat), phần mềm kế toán (KT-TC), 505 phần mềm quản trị nhân (QLNS), phần mềm quản lý văn (QLVB), phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM (Customer Relation Management) phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) Trong đó, phần mềm văn phòng, thư điện tử nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất, phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp phần mềm quản lý quan hệ khách hàng doanh nghiệp sử dụng Trang bị phần mềm kế toán thường ý nghĩ doanh nghiệp có ý định tin học hóa cơng tác quản lý Theo số liệu điều tra Viện tin học doanh nghiệp thuộc VCCI tỷ lệ doanh nghiệp trang bị phần mềm kế toán máy chiếm đến 47.98% Biểu đồ khái quát lĩnh vực ứng dụng tin học doanh nghiệp Việt Nam: Hình Biểu đồ lĩnh vực ứng dụng tin học doanh nghiệp Thực tế doanh nghiệp quan tâm đến việc ứng dụng tin học cơng tác kế tốn nhận thức cần thiết việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn Khi ứng dụng phần mềm kế tốn, đơn vị có tổ chức xếp lại cơng tác kế tốn phù hợp với điều kiện Tuy nhiên đơn vị tổ chức có khác nhau, hiệu cao, thấp khác Nhưng điều quan trọng đơn vị nhận thấy cần phải có cải tiến đổi tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện sử dụng ứng dụng tin học nghệ đơn vị cho phù hợp với điều kiện Phần lớn doanh nghiệp sử dụng ứng dụng tin học tổ chức cơng tác kế tốn tiến hành máy tính đơn lẻ, nhiều đơn vị cần thiết tổ chức mạng nội để phân chia rõ phần hành chưa tổ chức đa dạng kết hợp chi nhánh, đơn vị không tập trung 506 Trong doanh nghiệp sản xuất dược phẩm, công cụ tin học ứng dụng cách phổ biến cơng tác kế tốn Trước hết Bảng tính điện tử EXCEL sử dụng việc thiết lập bảng biểu kế toán kế toán lương, kế toán bảo hiểm, kế toán giá thành sản phẩm, kế toán nguyên vật liệu Gần phần mềm kế toán chuyên dụng cho doanh nghiệp dược phẩm đưa vào sử dụng EFFECT-SQL 3.0 Công ty phần mềm EFFECT, phần mềm FA.PHARMACY Công ty phần mềm Fast Accouting, phần mềm AMIS.VN Công ty phần mềm MISA vv Các phần mềm kế toán chuyên dụng giúp giải toán kế toán riêng lẻ chưa giải toán tổng thể cơng tác kế tốn doanh nghiệp Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị giải pháp tối ưu cho vấn đề Qua nghiên cứu thực trạng cơng tác kế tốn quản trị chi phí hệ thống thơng tin kế tốn quản trị doanh nghiệp dược phẩm nay, rút số nhận xét sau đây: Một là, nhìn nhận vai trị quan trọng cần thiết kế toán quản trị phần lớn doanh nghiệp chưa có quan tâm đầu tư mức cho công việc Mọi đầu tư tập trung chủ yếu giành cho Kế tốn tài Đây khoảng trống lớn mà doanh nghiệp cần phải giải bối cảnh hội nhập kinh tế Hai là, doanh nghiệp tổ chức hệ thống thông tin kế tốn phục vụ cơng tác quản lý việc thực chưa có tính hệ thống, nội dung kế tốn quản trị cung cấp cịn tương đối đơn giản, chưa có phân tích thơng tin dự báo đầy đủ kỹ thuật phân tích liệu đại Ba là, hệ thống thông tin kế tốn quản trị sử dụng cơng cụ lưu trữ, xử lý thông tin thủ công Chưa khai thác phương tiện, kỹ thuật xử lý thông tin đại tin học hóa, chưa tạo kết nối, tính ổn định, định hướng thơng tin phục vụ quản lý với nhu cầu thông tin thực chức quản trị nhà quản lý nội công ty Bốn là, chưa sử dụng phù hợp không sử dụng tiêu để đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp Tình hình phổ biến công ty sử dụng kết phản ánh tiêu báo cáo tài tiêu báo cáo chi tiết, để đánh giá kết hoạt động tồn cơng ty, phận, phịng ban chức mà chưa sử dụng tiêu đặc trưng để đánh giá trách nhiệm theo trung tâm trách nhiệm (ThS.Nguyễn Thị Phương Thảo, 2014) 507 Xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Mediplatex 3.1 Thực trạng mơ hình kế tốn quản trị u cầu hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Mediplatex Cơng ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương Mediplantex có lịch sử hình thành phát triển 60 năm, có trụ sở 358, Đường Giải Phóng - Quận Thanh Xn – Hà Nội Bộ máy quản lý công ty tổ chức theo mơ hình trực tuyến, chức phù hợp với quy mô công ty chế thị trường Theo đó, máy tổ chức có cấu gọn nhẹ, phịng có chức năng, nhiệm vụ, chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối khâu, có quyền tự chủ kinh doanh theo pháp luật, theo định hướng phát triển công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc (Mediplatex, 2017) Phòng kế tốn tài cơng ty gồm người, có Trưởng phịng kiêm kế tốn trưởng, phó phịng nhân viên kế tốn phụ trách phần hành kế tốn riêng Cơng ty tiến hành tổ chức máy kế tốn theo mơ hình máy kế tốn tập trung Qua khảo sát Phịng Kê tốn cơng ty Mediplatex, chúng tơi rút số nhận xét sau mơ hình KTQT: + Hiện công ty tiến hành tổ chức máy kế tốn theo mơ hình tập trung Theo mơ hình này, tồn cơng việc kế tốn từ khâu thu, nhận, xử lí, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế tốn, lập báo cáo kế tốn, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh đếu tiến hành phịng kế tốn + Đối với phần hành kế tốn chi phí, kế tốn cơng ty phân loại, tập hợp phân bổ chi phí, đồng thời tính giá thành góc độ kế tốn tài + Hiện hệ thống kế tốn chi phí Mediplatex chủ yếu phục vụ mục đích kế tốn tài Vì vậy, việc hồn thiện mơ hình kế tốn quản trị chi phí cải thiện đáng kể cơng tác tổ chức kế tốn doanh nghiệp Tuy nhiên để hồn thiện mơ hình kế tốn quản trị chi phí, doanh nghiệp phải đầu tư nhân lực, vật lực, phải có thay đổi cách thức quản lý tổ chức cơng tác kế tốn Do mơ hình kế tốn quản trị chi phí cần có kết hợp hài hịa với hệ thống kế tốn tài chính, khơng gây biến động lớn việc tổ chức cơng tác kế tốn Công ty mà đảm bảo cung cấp thông tin quản trị cách hiệu 508 ... quan bối cảnh cách mạng công nghiệp 4. 0 Thực trạng việc ứng dụng tin học kế tốn hệ thống thơng tin kế toán quản trị doanh nghiệp dược phẩm Việt Nam Theo kết khảo sát Viện tin học doanh nghiệp. .. 20 14) 507 Xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Mediplatex 3.1 Thực trạng mơ hình kế tốn quản trị u cầu hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Mediplatex Cơng ty Cổ phần Dược phẩm. .. biểu kế toán kế toán lương, kế toán bảo hiểm, kế toán giá thành sản phẩm, kế toán nguyên vật liệu Gần phần mềm kế toán chuyên dụng cho doanh nghiệp dược phẩm đưa vào sử dụng EFFECT-SQL 3 .0 Công