lOMoARcPSD|17160101 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng 6, 2022 MỤC LỤC Chủ đề 6: QUẢN TRỊ TIN ĐỒN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC Phần 1: Dẫn nhập tình có liên quan đến chủ đề .3 Bối cảnh thực tế: Vấn đề hội: Phần 2: Giải tình Cơ sở lý thuyết hành vi: 1.1 Khái niệm đặc điểm tin đồn: 1.2 Các loại tin đồn: 1.3 Nguyên nhân xuất tin đồn: .7 1.4 Các yếu tố tác động đến trình lan truyền tin đồn: Đề xuất giải pháp: TÀI LIỆU THAM KHẢO 11 lOMoARcPSD|17160101 Chủ đề 6: QUẢN TRỊ TIN ĐỒN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC Phần 1: Dẫn nhập tình có liên quan đến chủ đề Bối cảnh thực tế: Trong bối cảnh xã hội, thơng tin truyền tải nhiều cách mang vô số ý nghĩa khác “Này, anh có nghe nói chưa? Có vụ à? Tơi vừa nghe sếp muốn đưa em gái vào công ty làm, chuẩn bị đuổi việc quản lý rồi? Thật á! Quản lý gắn bó với cơng ty năm có, mà lại cịn làm quần quật, tăng ca cơng ty suốt, lấy cớ mà đuổi? Anh không thấy dạo sếp hay bắt lỗi à, sớm muộn kiếm cớ ép người ta thơi Có lại chuẩn bị đưa vài họ hàng vô thay chỗ chứ! …… Này, tơi nghe nói sếp định cấu cho họ vào cơng ty làm, tính đuổi bớt nhân viên đấy…” Tình tin đồn lan truyền ngày tổ chức Tin đồn kênh thơng tin khơng thức hoạt động tổ chức dù muốn hay khơng nhà quản lý ln phải đối mặt với vấn đề Nghiên cứu 14% trò chuyện nghỉ nhân viên tin đồn khoảng 60% trò chuyện chung nhân viên liên quan đến chủ đề xã hội sống người khác Mặc dù nhân viên nhận thức thông tin cung cấp kênh khơng thực xác đầy đủ, hội thoại lan truyền tin đồn diễn hàng ngày Nghiên cứu cho thấy rằng, tổ chức có thay đổi tái cấu trúc, sáp nhập hay thu hẹp quy mơ lượng tin đồn xuất gia tăng mạnh mẽ Các tin đồn thể bất an lo lắng nhân viên, ngày phóng đại theo phạm vi lan truyền lOMoARcPSD|17160101 nguy cho khủng hoảng nội Sự khủng hoảng tinh thần nhân viên xảy thời kì khơng ổn định gây thiệt hại cho nhiều doanh nghiệp Đặc biệt bối cảnh công nghệ nay, trang mạng xã hội, internet lại trở thành công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho việc lan truyền tin đồn Tốc độ lan truyền trở nên nhanh nhiều so với hình thức lan truyền truyền thống trước Các nhân viên cịn đăng tải đọc tin đồn diễn đàn, trang web, blog nhóm liên lạc nội Thậm chí làm việc, tin đồn lan truyền nhanh chóng vài dịng tin nhắn mà nhà quản lý khó phát giác Vấn đề hội: Khi đề cập đến tin đồn, người thường có xu hướng liên tưởng đến điều tiêu cực Một nghiên cứu thực nghiệm tác động tiêu cực tin đồn phổ biến nhiều so với tác động khác Các tác động tin đồn đánh giá có hại thường thấy bao gồm ảnh hưởng đến đạo đức tinh thần nhân viên, niềm tin nhà quản lý nhân viên, gia tăng căng thẳng môi trường làm việc Các ảnh hưởng mặt tinh thần dẫn đến giảm sút doanh thu, lợi nhuận hiệu suất cơng việc Mặt khác, nói người nói chung nhân viên tổ chức nói riêng, gần khơng thể sống mà thiếu tin đồn Nếu công ty yêu cầu nhân viên làm không bàn tán hay chia sẻ tin đồn mà biết, họ làm việc ngày sau nhà, có khả hiệu suất làm việc nhân viên giảm xuống Điều họ khơng tìm hứng thú giải tỏa nơi làm việc, phải tự giữ nhiều bí mật cho riêng họ chắn người khác hứng thú muốn nghe tin đồn mà biết Thêm vào đó, nhờ vào số đặc tính tin đồn trình bày phần tính nhanh chóng, linh hoạt,… tin đồn trở thành kênh truyền thơng có lợi cho tổ chức quản lý hiệu Vậy thấy vấn đề tin đồn nội tổ chức vừa thách thức vừa hội cho nhà quản lý Làm để kiểm soát tin đồn tiêu cực? Làm để hạn lOMoARcPSD|17160101 chế sai lệch thơng tin q trình lan truyền tin đồn? Và làm để tận dụng kênh truyền thơng khơng thức đem lại lợi ích cho tổ chức? Phần 2: Giải tình Cơ sở lý thuyết hành vi: 1.1 Khái niệm đặc điểm tin đồn: Tin đồn định nghĩa thông tin, quan điểm người nhóm người vấn đề mà chưa kiểm chứng có thật phần thật Nói cách khác, tin đồn thông tin chưa xác minh, chưa xác nhận nguồn gốc có độ tin cậy thấp đưa vào lưu thông, lan truyền tổ chức, cộng đồng xã hội Một cách hiểu phổ biến tin đồn lời nói vơ cứ, khơng có chứng xác thực độ đáng tin Do đó, thấy, tin đồn giả thiết (chưa xác nhận) truyền tải khiến người nhận khơng thể xác định có nên nhận thông điệp hay không Phần lớn tin đồn lan truyền hình thức truyền miệng, nhờ phát triển cơng nghệ có thêm hình thức truyền miệng điện tử khiến tin đồn dễ dàng lan truyền nhanh chóng với phạm vi ngày rộng Các tin đồn thường cung cấp thông tin người, kiện diễn tổ chức Nó thể thỏa mãn nhu cầu cảm xúc người lan truyền Bởi người ln có nhu cầu chia sẻ thể thân, việc nói bí mật hay câu chuyện mà biết tìm đồng tình người khác mang lại cảm xúc tích cực cho người lan truyền Họ cảm thấy thân ý nhiều bật người nắm giữ thông tin Thông thường, người lan truyền người nhận tin đồn người thứ ba trở lên Minh chứng dễ thấy có thắc mắc người khời xướng câu chuyện tin đồn, câu trả lời thường nghe “Tơi nghe nói thơi” hay “Đừng hỏi tơi kể lại, anh nghe nói chưa?” Tin đồn thường bắt đầu người cố gắng điền vào chỗ trống với cách diễn giải riêng họ hồn cảnh, thơng tin định nguồn gốc nội dung nguyên tin đồn thường lOMoARcPSD|17160101 khó xác định nên tin đồn thường có nhiều phiên khác Trong trình truyền đạt tin đồn từ người sang người khác, chi tiết thêm vào kiện Do đó, tin đồn thường có đến 75 – 90% xác kết cuối khiến cho câu chuyện lệch khỏi thật Điều người khó nhớ rành mạch chi tiết câu chuyện, kể lại với người khác, họ có xu hướng tự bổ sung thơng tin khuyết thiếu theo cách hiểu có lợi cho họ, chi tiết phóng đại thêm vào để thu hút người nghe Vậy nên tin đồn mang tính cảm xúc nhiều lí trí Tuy nhiên, số nghiên cứu chứng minh cốt lõi câu chuyện chi tiết giữ lại xuyên suốt trình lan truyền thơng tin 1.2 Các loại tin đồn: Có thể chia tin đồn thành loại sau: Loại tin đồn tin đồn ước muốn (wish fulfillment rumor) xác định thể nguyện vọng, mong muốn nhân viên Ví dụ, vào dịp cuối năm, cơng ty thường có thưởng cho nhân viên, lương tháng 13, tiền thưởng, phần thưởng khác Lúc cơng ty có tin đồn mức thưởng loại phần thưởng Tin đồn bắt đầu câu “Chắc năm thưởng lương tháng 13 nhỉ, để cịn có tiền mà sắm Tết chứ!” sau trở thành “Năm công ty định phát lương tháng 13 thưởng Tết đấy!” Các nhà lãnh đạo dựa sở để xác định mong muốn nhân viên Tuy nhiên, nguyện vọng tin đồn khơng thỏa mãn tác động tiêu cực có khả xuất Loại tin đồn thứ hai tin đồn sợ hãi (fear/bogey rumor) làm phóng đại nỗi sợ lo lắng nhân viên Ví dụ, khu vực xung quanh công ty xuất trường hợp cơng phụ nữ vào buổi tối Sau cơng ty bắt đầu dấy lên tin đồn tình trạng cịn tiếp tục có người cơng nhân viên nữ cơng ty lại làm muộn Điều làm phóng đại lo lắng nhân viên nữ họ không muốn lại làm việc tăng ca cho công ty Loại tin đồn thứ ba tin đồn chia rẽ/tin đồn công (wedge-driving or aggressive rumor) chia rẽ gây tổn hại đến lịng trung thành nhóm tổ chức Ví dụ, sau lOMoARcPSD|17160101 có kết đợt tuyển chọn người thăng chức lên vị trí quản lý công ty, tin đồn người quản lý hối lộ sếp số đồng nghiệp khác để chọn bắt đầu dấy lên Các ứng viên cịn lại cảm thấy bất mãn khơng cịn muốn cống hiến cơng việc, chí cịn có người muốn rời khỏi công ty Người quản lý chọn không nhân viên khác công nhận tôn trọng dẫn đến hiệu công việc giảm đáng kể Loại tin đồn cuối loại tin đồn dự đoán định cuối Những người lan truyền tin đồn có xu hướng tự điền vào chỗ trống nội dung chưa rõ ràng thời gian chờ định thức Ví dụ, công ty chuẩn bị cho việc sáp nhập, ban lãnh đạo thơng báo chung có điều chỉnh nhân sự, khơng có thêm giải thích cụ thể Các nhân viên bắt đầu tự dự báo, hình thành tin đồn công ty sa thải nhân viên chưa có kinh nghiệm số nhân viên lớn tuổi Tin đồn khiến nhân viên cho có nguy bị sa thải trở nên lo lắng, căng thẳng ảnh hưởng đến kết công việc 1.3 Nguyên nhân xuất tin đồn: Người gửi Thông điệp Người nhận Mã hóa Kênh Thơng điệp Giải mã Nhiêễu Phản hơồi Đầu tiên, cần phải kể đến nguyên nhân xuất lỗi q trình truyền thơng Có nhiều ngun nhân dẫn đến việc truyền thông không hiệu quả: - Do mã hóa người gửi: người gửi khơng thực hiểu rõ thơng điệp muốn truyền đạt cách diễn đạt mã hóa thơng tin chưa rõ ràng khiến người nhận thông điệp hiểu sai Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com) lOMoARcPSD|17160101 - Lựa chọn kênh truyền thơng khơng phù hợp: Ví dụ người gửi nhà quảng cáo mỹ phẩm họ muốn truyền thơng cho sản phẩm nhiên thay chọn kênh truyền thơng blogger chun đánh giá mỹ phẩm họ lại chọn chạy quảng cáo kênh game, điều khiến cho thông tin sản phẩm khơng cịn uy tín khơng đối tượng người nhận, số lượng phản hồi việc người nhận mua sản phẩm - Do giải mã người nhận: Người nhận hiểu sai thơng điệp giải mã sai Điều xuất phát từ vấn đề như: hiểu sai ngôn ngữ, sai ngữ cảnh, tình cảm, giọng điệu, … - Thiếu phản hồi: Người nhận đơi khơng có hành vi phản hồi lại dù nhận giải mã thông điệp, điều tâm lý chủ quan người nhận - Do yếu tố gây nhiễu khác như: khác biệt văn hóa, giới tính, tính cách, hiểu biết, ngôn ngữ, … Việc truyền thông không hiệu dẫn đến thông điệp truyền tải không xác, mập mờ khơng rõ ràng, bắt nguồn nhiều luồng tin đồn khác Một nguyên nhân khác dẫn đến hình thành tin đồn tâm lý chống đối nhân viên Trong môi trường làm việc, áp lực suy nghĩ tiêu cực việc nhà quản lý lợi dụng quyền lực áp nhân viên dẫn đến ác ý muốn lan truyền tin đồn Các nhân viên muốn lan truyền tin đồn tiêu cực nhà quản lý mà họ không thích, nói dễ hiểu việc “nói xấu”, dẫn đến giảm uy tín ban lãnh đạo cơng ty 1.4 Các yếu tố tác động đến trình lan truyền tin đồn: 1.4.1 Các yếu tố tâm lý bản: Các nhà nghiên cứu bất định lo lắng hai yếu tố mang tính chất tâm lý tình tác động đáng kể đến trình lan truyền tin đồn Theo đó, bất định mơ tả trạng thái khơng xác định, nghi ngờ khơng nắm bắt điều xảy tương lai người Lo lắng cảm giác người lý giải kiện, tình xung quanh thiếu thông tin, thông tin mơ hồ chưa rõ ràng Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com) lOMoARcPSD|17160101 Hai yếu tố tâm lý thúc đẩy người tìm kiếm thơng tin để bù đắp vào lỗ hổng, từ khiến cho tin đồn lan truyền nhanh chóng mạnh mẽ Bên cạnh đó, nhu cầu tâm lý mong muốn bật thể tổ chức thúc đẩy cá nhân lan truyền tin đồn Tâm lý đám đơng góp phần thúc đẩy cá nhân hưởng ứng việc lan truyền tin đồn dập tắt ý định phản đối thiện chí 1.4.2 Tầm quan trọng mức độ mơ hồ thông tin: Theo nhà tâm lý học Allport, hai điều kiện tác động đến tin đồn tầm quan trọng thông tin công chúng mơ hồ chứng, nguồn gốc thông tin Thể qua cơng thức: T=QxM Trong T cường độ số lượng tin đồn, Q tầm quan trọng thông tin tin đồn M mức độ mập mờ kiện Từ kết luận rằng, thơng tin cơng chúng quan tâm có kiện, chứng liên quan đến tin đồn (tức mức độ mơ hồ, khơng rõ ràng cao) số lượng tin đồn nhiều cường độ tin đồn cao (phạm vi lan truyền rộng tốc độ nhanh) Đề xuất giải pháp: Dựa sở đặc điểm nguyên nhân phân tích trên, số giải pháp tiềm để giải vấn đề tin đồn tổ chức sau: Đầu tiên, hạn chế việc xuất tin đồn: Thứ nhất, ban lãnh đạo cần rõ ràng định thông báo công ty, tránh việc mập mờ không rõ ràng khiến nhân viên hoang mang phải tự tìm giải pháp Thứ hai, cơng ty nên có chế truyền đạt phản hồi thơng tin hiệu để bổ sung xác nhận thông điệp mơ hồ từ đầu, tránh việc hình thành tin đồn Thứ ba, quy trình đưa định công ty nên rõ ràng minh bạch Ví dụ việc thăng tiến, tuyển dụng nhân viên hay trách phạt, để tránh gây hiểu lầm xung đột không cần thiết công ty Thứ tư, cần thông báo sớm rõ ràng thay đổi Theo biểu đồ tiếp nhận thay đổi đây, cần có thời gian để nhân viên chuẩn bị tâm lý tìm Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com) lOMoARcPSD|17160101 hiểu thay đổi sau tiếp nhận đổi Thơng báo sớm giúp tránh khó chịu nhân viên dẫn đến tin đồn tiêu cực Thứ năm, cần có thống nhất, trung thực giải thích rõ ràng đưa thơng báo để tránh nghi ngờ nhân viên Thứ sáu, nhà quản lý cần tạo môi trường làm việc thoải mái tinh thần cho nhân viên, tạo mối quan hệ gắn kết với nhân viên để có phản hồi tốt thống cơng việc, tránh việc hình thành tin đồn để phản hồi cách làm việc nhà quản lý Bên cạnh việc hạn chế xuất tin đồn, cần có biện pháp giải tin đồn xuất Đầu tiên, việc đính tin đồn, cung cấp thơng tin xác rõ ràng cho nhân viên việc thiếu Mặc dù hồn tồn xóa bỏ tin đồn giảm thiểu tác động tốc độ lan truyền đáng kể Tiếp đến việc thực thi biện pháp động viên tinh thần nhân viên sau khủng hoảng, cam kết bảo đảm điều kiện làm việc cho nhân viên để gia tăng lại hiệu suất chung Việc xác định nguồn gốc tin đồn thiếu để hạn chế xuất tin đồn tương lai Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com) lOMoARcPSD|17160101 Các nhà quản lý tận dụng tin đồn để nắm bắt tâm lý, ước muốn nhân viên Thêm vào đó, nhà quản lý sử dụng tin đồn cơng cụ kiểm sốt nhân viên tổ chức Ví dụ, việc lan truyền hậu nghiêm trọng hành vi làm việc riêng làm, nhân viên khác nhanh chóng biết thơng tin tránh việc vi phạm, từ nâng cao hiệu làm việc nhân viên Có thể thấy tin đồn vừa vấn nạn, vừa hội cho tổ chức Kênh thông tin công cụ tốt để quản lý nhân viên tận dụng cách đồng thời dao hai lưỡi nhà quản lý lựa chọn làm ngơ trước tin đồn có cách xử lý gây bất mãn TÀI LIỆU THAM KHẢO DiFonzo, N., & Bordia, P (2006) Rumor in Organizational Contexts Lawrence Erlbaum Associates Publishers Michelson, G., & Mouly, S (2000) Rumour and gossip in organisations: a conceptual study Management Decision Roux-Dufort, C.; Pauchant, T C (1993) Rumors and Crises: a case study in the banking industry Organization & Environment, 7(3), 231–251 doi:10.1177/108602669300700305 Liff, R., & Wikström, E (2021) Rumours and gossip demand continuous action by managers in daily working life Culture and Organization, 27(6), 456-475 Lovell, J (2006, December 10) Workplace rumors are true The New York Times Retrieved June 5, 2022, from https://www.nytimes.com/2006/12/10/magazine/10section4.t-9.html Rivero, Orlando “Rumors in the Workplace Affecting Organizational Change Readiness.” Global Journal of Management and Business Research Administration and Management; Volume 13, Issue 12, Version 1.0, 2013 Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com) ...lOMoARcPSD|17 160 101 Chủ đề 6: QUẢN TRỊ TIN ĐỒN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC Phần 1: Dẫn nhập tình có liên quan đến chủ đề Bối cảnh thực tế: Trong bối cảnh xã hội, thông tin truyền tải nhiều... Tình tin đồn lan truyền ngày tổ chức Tin đồn kênh thơng tin khơng thức hoạt động tổ chức dù muốn hay khơng nhà quản lý phải đối mặt với vấn đề Nghiên cứu 14% trò chuyện nghỉ nhân viên tin đồn. .. tin đồn mà biết Thêm vào đó, nhờ vào số đặc tính tin đồn trình bày phần tính nhanh chóng, linh hoạt, … tin đồn trở thành kênh truyền thơng có lợi cho tổ chức quản lý hiệu Vậy thấy vấn đề tin đồn