Quản lý hoạt động bán hàng của công ty Tomato docx

Các thông tin về khách hàng bao gồm: số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các đặc điểm khác.. Khi nhận được phiếu đặt hàng của khách thì công ty thực hiện

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ

THỐNG TOMATO

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

LỜI CẢM ƠN 3

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 4

CÔNG TY TOMATO 4

1 Nhiệm vụ và mục tiêu 4

2 Khảo sát hiện trạng 4

II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 6

1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 6

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 9

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 10

4 Mô hình thực thể liên kết của hệ thống 11

5 Chuyển mô hình liên kết thực thể sang các bản ghi logic 14

KẾT LUẬN 15

LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước chúng ta từng ngày thay đổi diện mạo theo nhịp độ của cuộc sống đổi mới với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá toàn diện Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin trong nền kinh tế tri thức Bước sang một thiên niên kỷ mới với sự phát triển không ngừng về mọi mặt, công nghệ thông tin đã trở thành một phần quan trọng của cuộc sống Và bất cứ hình thức kinh tế, chính trị hay nghệ thuật nào cũng cần sự góp mặt của công nghệ thông tin Sự có mặt và phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin đã chứng tỏ sức sống mạnh mẽ của tiến trình đổi mới

Việc quản lý hoạt động bán hàng ở các cửa hàng hay các công ty ngày nay đang là một vấn đề cần được quan tâm Quản lý hoạt động bán hàng bằng sổ sách

là một vấn đề truyền thống mà chúng ta thường hay sử dụng Nhưng nó cũng đem lại cho ta không ít phức tạp trong việc nhập hàng, xuất hàng,… Ngoài ra còn có sai sót mà chúng ta không thể tránh khỏi được Chính vì vậy chúng tôi giới thiệu

một mô hình “quản lý hoạt động bán hàng của công ty Tomato” áp dụng công

nghệ thông tin để đem lại những hiệu quả và thuận tiện cho khách hàng và người quản lý

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian học tập và tiếp thu kiến thức tại trường, hơn một tháng nghiên cứu và thực hiện báo cáo Với sự cố gắng, nỗ lực của mình và sự giúp đỡ của các thầy cô và các bạn chúng em đã hoàn thành bài báo cáo của mình Do kiến thức và thời gian còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, chúng em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Chúng em xin cảm ơn cô Nguyễn Minh Hiền đã tạo điểu kiện cho chúng

em được học tập, trau dồi kiến thức và thực hiện ý tưởng để chúng em hoàn thành bài báo cáo một cách đúng thời hạn

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

CÔNG TY TOMATO

1 Nhiệm vụ và mục tiêu

a Nhiệm vụ:

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức công ty Tomato

- Khảo sát tình hình thực tế của công ty Tomato

- Áp dụng các kiến thức về cơ sở dữ liệu, phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

b Mục tiêu:

- Tìm hiểu nghiên cứu bài toán phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động bán hàng Từ đó phân tích hệ thống quản lý hoạt động bán hàng cho công ty Tomato nhằm đảm bảo cho quá trình quản lý bán hàng thuận tiện nhất

2 Khảo sát hiện trạng

Hoạt động bán hàng của công ty Tomato như sau:

- Quản lý thông tin khách hàng: thêm mới, sửa chữa, xoá bỏ thông tin về khách hàng Các thông tin về khách hàng bao gồm: số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các đặc điểm khác Tất cả các thông tin về khách hàng đều được lưu trữ lại

- Quản lý thông tin hàng: thêm mới hàng khi hàng được đưa về, sửa các thông tin về hàng khi cần thiết và xoá thông tin về hàng khi không còn kinh doanh nữa Các thông tin về hàng bao gồm: mã hàng, tên hàng, mô tả hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng hiện có Những thông tin về hàng được nhân viên quản lý kho hàng cung cấp khi hàng được chuyển đến kho

- Việc bán hàng của công ty được thực hiện như sau: Khi khách hàng muốn mua hàng, họ gửi cho công ty một phiếu đặt hàng Trên phiếu đặt hàng có các thông tin về các mặt hàng mà họ muốn mua cũng như các thông tin về chính họ Khi nhận được phiếu đặt hàng của khách thì công ty thực hiện kiểm tra các mặt hàng mà khách yêu cầu Nếu mặt hàng mà khách yêu cầu không có bán tại công

ty hoặc đã hết hàng thì đưa ra một thông báo từ chối bán hàng Nếu các yêu cầu

của khách được đáp ứng thì viết hoá đơn gửi cho khách hàng để họ thanh toán

và lưu lại bản sao của hoá đơn Khi khách hàng đã thanh toán xong thì xác nhận

đã thanh toán vào hoá đơn và chuyển hoá đơn này cho bộ phận xuất và chuyển hàng Bộ phận này xuất hàng theo hoá đơn đã nhận được Nếu khách nhận hàng trực tiếp tại công ty thì hàng được giao ngay cho khách Nếu cần phải chuyển hàng tới địa chỉ của khách, bộ phận này lập một phiếu chuyển hàng gửi cho nhân viên chuyển hàng Nhân viên chuyển hàng thực hiện chuyển hàng cho khách theo phiếu chuyển nhận được Khi chuyển hàng xong thì báo cáo lại cho công ty biết đã chuyển thành công Phiếu chuyển hàng được lưu trữ lại Các thông tin trên hoá đơn gồm: số hoá đơn, số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ khách, điện thoại liên hệ, ngày lập hoá đơn, người lập hoá đơn, tổng số tiền cần thanh toán, đã thanh toán hay chưa, ghi chú và các thông tin chi tiết về hàng bán bao gồm {mã hàng, tên hàng, mô tả mặt hàng, số lượng, đơn giá} Các thông tin trên phiếu chuyển hàng bao gồm: số phiếu chuyển, số hoá đơn, số hiệu người chuyển hàng, ngày chuyển, tình trạng chuyển Mỗi hoá đơn có một và chỉ một phiếu chuyển hàng Mỗi phiếu chuyển hàng do một nhân viên chuyển hàng phụ trách Một nhân viên có thể phụ trách nhiều phiếu chuyển hàng

- Để theo dõi và quản lý nhân viên chuyển hàng công ty có một danh sách các nhân viên chuyển hàng Việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm mới vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải Các thông tin về nhân viên chuyển hàng gồm: số hiệu người chuyển hàng, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các mô tả khác Ngoài ra, để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tháng, mặt hàng đã bán ra, hàng tồn kho để ban giám đốc có các biện pháp điều chỉnh

II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

Quản lý

khách hàng

Quản lý nhân viên

Bán hàng

Quản lý mặt hàng

Thêm mới

thông tin

Sửa chữa

thông tin

Xóa bỏ

thông tin

Lưu lại

thông tin

Tiếp nhận phiếu đặt hàng

Kiểm tra mặt hàng Thông báo Viết hóa đơn

Báo cáo

Báo cáo doanh thu

Báo cáo tình trạng hàng

Thêm mới thông tin

Sửa thông tin

Xóa thông tin

Thêm mới nhân viên

Sửa thông tin

Xóa bỏ nhân viên

Xác nhận thanh toán

Xuất và chuyển hàng

Quản lý bán hàng

Sao lưu

Hoạt động bán hàng của công ty Tomato gồm các chức năng chính sau đây:

Quản lý khách hàng

Quản lý mặt hàng

Bán hàng

Quản lý nhân viên

Báo cáo

Chức năng quản lý khách hàng

- Thêm mới thông tin: Thêm mới thông tin khách hàng khi khách hàng lần đầu tiên đến đặt hàng hoặc mua hàng

- Sửa chữa thông tin: Sửa thông tin khách hàng khi khách khi khách hàng có thay đổi thông tin: địa chỉ nhận hàng, số điện thoại,…

- Xóa bỏ thông tin: Xóa bỏ thông tin khách hàng

- Lưu trữ thông tin: Lưu trữ thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu

Chức năng quản lý mặt hàng

- Thêm mới thông tin: Thêm mới mặt hàng khi hàng được đưa về

- Sửa thông tin: Sửa các thông tin về hàng khi cần thiết

- Xóa thông tin: Xóa thông tin về hàng khi không còn kinh doanh mặt hàng đó nữa

Chức năng bán hàng

- Tiếp nhận phiếu đặt hàng: Tiếp nhận phiếu đặt hàng từ khách hàng khi khách hàng đến mua hàng hoặc đặt hàng tại công ty

- Kiểm tra mặt hàng: Khi nhận được phiếu đặt hàng của khách thì bộ phận kiểm tra mặt hàng phải kiểm tra mặt hàng mà khách yêu cầu còn hay hết

- Thông báo: Thông báo còn hàng hay hết hàng Nếu hết hàng thì thông báo từ chối bán hàng

- Viết hóa đơn: Khi khách hàng mua hàng thì viết hóa đơn cho khách hàng để khách hàng thanh toán

- Xác nhận thanh toán: Khi khách hàng đã thanh toán xong thì xác nhận thanh toán và chuyển hóa đơn cho bộ phận xuất hàng và chuyển hàng

- Xuất và chuyển hàng: Xuất hàng theo hóa đơn nhận được, có thể giao ngay cho khách hàng hoặc chuyển hàng tới địa chỉ của khách

- Sao lưu: Lưu lại bản sao của hóa đơn, lưu trữ phiếu chuyển hàng

Chức năng quản lý nhân viên

- Thêm mới nhân viên: thêm nhân viên vào danh sách khi được tuyển

- Sửa đổi thông tin: Sửa đổi thông tin nhân viên khi có thay đổi: Thông tin cá nhân, điện thoại…

- Xóa bỏ nhân viên: Xóa bỏ nhân viên khi kết thúc hợp đồng hoặc bị xa thải

Chức năng báo cáo

- Báo cáo doanh thu: lập báo cáo doanh thu hàng tháng rồi gửi cho ban giám đốc xem xét

- Báo cáo tình trạng hàng: Báo cao cho ban giám đốc tình trạng các mặt hàng

đã xuất bao nhiêu? Còn tồn lại bao nhiêu? Để ban giám đốc lên kế hoạch và

có biện pháp điều chỉnh

Phiếu đặt hàng Doanh thu

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Chức năng chính: Quản lý bán hàng

Các đối tác: Khách hàng, nhà cung cấp, ban lãnh đạo

Kế hoạch

Quản lý bán hàng

Khách hàng

Ban giám đốc

Hóa đơn + phiếu đặt hàng

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hàng đã xuất, hàng tồn kho Thanh toán

Kế hoạch

Doanh thu

Hàng đã được chuyển Địa chỉ chuyển hàng

Hàng

Mặt

hàng

đã đặt

Phiếu chuyển hàng

Hồ sơ khách hàng

Thông tin khách hàng

Thông tin về hàng

Danh sách hàng

Hóa đơn thanh toán

Phiếu đặt hàng Khách hàng

Quản lý khách hàng

Bán hàng

Quản lý mặt hàng

Báo cáo

Quản lý

nhân

viên

Phiếu chuyển hàng

Ban giám đốc Hóa đơn

4 Mô hình thực thể liên kết của hệ thống

Các thực thể và định danh

Khách hàng (Số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, email) Mặt hàng (Mã hàng, tên hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng hiện có,

ngày sản xuất)

Phiếu đặt hàng (Mã phiếu, tên hàng, nhà sản xuất, số lượng, tên khách hàng, địa

chỉ, điện thoại)

Hóa đơn (Số hóa đơn, số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại,

ngày lập hóa đơn, tống số tiền thanh toán, biên nhận thanh toán, ghi chú, thông tin chi tiết về hàng)

Phiếu chuyển hàng (Số phiếu chuyển, số hóa đơn, số hiệu nhân viên, ngày

chuyển, tình trạng chuyển)

Nhân viên chuyển hàng (Số hiệu nhân viên, họ tên, địa chỉ, điện thoại, email,

ngày sinh, chiều cao, cân nặng)

Liên kết giữa các thực thể

Khách hàng

Số hiệu khách hàng

Họ tên khách hàng

Địa chỉ

Điện thoại

Email

Mặt hàng

Mã hàng Tên hàng Thời gian bảo hành Nhà sản xuất

Số lượng hiện có Ngày sản xuất

Phiếu đặt hàng

Mã phiếu

Tên hàng

Nhà sản xuất

Số lượng

Tên khách hàng

Địa chỉ

Điện thoại Phiếu chuyển

hàng

Số phiếu chuyển

Số hóa đơn

Số hiệu nhân viên Ngày chuyển Tình trạng chuyển

Nhân viên chuyển hàng

Số hiệu nhân viên

Họ tên Địa chỉ Điện thoại Email Ngày sinh Chiều cao Cân nặng

Hóa đơn

Số hóa đơn

Số hiệu khách hàng

Họ tên khách hàng Địa chỉ

Điện thoại Ngày lập hóa đơn Tống số tiền thanh toán Biên nhận thanh toán Ghi chú

Thông tin chi tiết về hàng

5 Chuyển mô hình liên kết thực thể sang các bản ghi logic

Khách hàng (Số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, email) Mặt hàng (Mã hàng, tên hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng hiện có,

ngày sản xuất, Số hóa đơn, Mã phiếu ).

Phiếu đặt hàng (Mã phiếu, tên hàng, nhà sản xuất, số lượng, tên khách hàng, địa

chỉ, điện thoại, Số hiệu khách hàng).

Hóa đơn (Số hóa đơn, Số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại,

ngày lập hóa đơn, tống số tiền thanh toán, biên nhận thanh toán, ghi chú, thông tin chi tiết về hàng)

Phiếu chuyển hàng (Số phiếu chuyển, số hóa đơn, số hiệu nhân viên, ngày

chuyển, tình trạng chuyển)

Nhân viên chuyển hàng (Số hiệu nhân viên, họ tên, địa chỉ, điện thoại, email,

ngày sinh, chiều cao, cân nặng)

KẾT LUẬN

Trong bài báo cáo này chúng em đã khảo sát hiện trạng hệ thống quản lý bán hàng Công ty Tomato và đã vẽ:

 Biểu đồ phân cấp chức năng

 Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh và mức đỉnh

 Mô hình thực thể liên kết E/A của hệ thống

 Chuyển đổi mô hình thực thể liên kết E/A thành các bản ghi logic