1 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ NGƯỜI HỌC VÀ ĐỀ XUẤT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CỐ VẤN HỌC TẬP Phạm Văn Lộc1, Trần Thị Lan Anh2, Dương Hoàng Kiệt2 1 Khoa Sinh học và Môi trường, 2Trung tâm Quản lý[.]
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ NGƯỜI HỌC VÀ ĐỀ XUẤT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CỐ VẤN HỌC TẬP Phạm Văn Lộc1, Trần Thị Lan Anh2, Dương Hồng Kiệt2 Khoa Sinh học Mơi trường, 2Trung tâm Quản lý chất lượng ĐẶT VẤN ĐỀ Theo Thông tư số 12/2017/TT-BGDĐT ngày 19/5/2017 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quy định kiểm định chất lượng sở giáo dục đại học quy định Công văn 1668/QLCL-KĐCLGD ngày 31/12/2019 Cục Quản lý chất lượng ban hành Bảng hướng dẫn đánh giá kèm theo Thông tư này, điều 20 tiêu chuẩn 17 đề cập đến hoạt động phục vụ hỗ trợ người học (NH) yêu cầu: Có quy định, kế hoạch thực phân công trách nhiệm cụ thể cho đơn vị/cá nhân việc triển khai hoạt động phục vụ hỗ trợ NH; Có đội ngũ cán bộ, nhân viên hỗ trợ có đủ trình độ tư vấn, hỗ trợ NH; Thực rà soát, đánh giá định kỳ chất lượng hoạt động phục vụ hỗ trợ NH, hiệu hệ thống giám sát NH có kế hoạch cải tiến chất lượng sau rà soát; Các hoạt động phục vụ hỗ trợ NH hệ thống giám sát NH cải tiến để đáp ứng nhu cầu hài lòng bên liên quan (Có số cải thiện phần mềm quản lý NH, sở liệu kết đánh giá NH, hệ thống cố vấn học tập (CVHT)…) Trong hoạt động hỗ trợ SV CVHT tiêu chí quan trọng để xem xét CVHT không người giúp SV nắm rõ chương trình đào tạo, giúp SV định hướng lộ trình học tập trường mà người gần gũi với sinh viên, chia sẻ với SV khó khăn học tập, rèn luyện Trong báo cáo kiến nghị vài điểm để cải tiến hoạt động CVHT đề xuất tiêu chí đánh giá hoạt động hỗ trợ người học CVHT ĐÁNH GIÁ CHUNG CỦA ĐOÀN ĐÁNH GIÁ VỀ TIÊU CHUẨN 17 Điểm mạnh - Có kế hoạch tổ chức chương trình kỹ mềm hoạt động hỗ trợ NH năm, có phân cơng nhiệm vụ cho phận liên quan thực - Các hoạt động phục vụ hỗ trợ người học bậc đại học sau đại học triển khai thực thường xuyên theo kế hoạch, định kỳ tình đặc biệt riêng NH cựu NH hài lòng hệ thống hỗ trợ học tập trường - Có đầu tư, cập nhật nâng cấp phần mềm quản lý đào tạo EDU năm; CVHT bồi dưỡng, tập huấn Điểm tồn - Việc cung cấp ý kiến NH dịch vụ hỗ trợ đến CVHT chưa quan tâm - Nội dung phiếu khảo sát chưa lấy ý kiến bên liên quan hệ thống giám sát - Theo ý kiến đa số NH, việc phản hồi ý kiến NH qua hộp thư chung trường chưa hiệu chưa cải tiến Đề xuất hướng khắc phục - Các ý kiến NH dịch vụ hỗ trợ cần thơng tin thức đến CVHT để việc cải tiến chất lượng đầy đủ kịp thời - Bổ sung nội dung khảo sát ý kiến BLQ hệ thống giám sát - Cải tiến việc phản hồi thông tin qua hộp thư chung trường Như thấy dịch vụ hỗ trợ người học hoạt động CVHT cần cải tiến ý kiến người học công tác CVHT cần đánh giá, phản hồi làm cải tiến MỘT SỐ ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG CVHT 3.1 Nhân tham gia hoạt động CVHT Huy động tất GV tham gia (trừ thầy cô đơn vị phân công nhiệm vụ quan trọng khác như: Tổ trưởng Cơng đồn, Phụ trách PTN…) Phân cơng GV làm nhiệm vụ điều phối công tác CVHT (Trợ lý SV) để kết nối hoạt động CVHT, phụ trách SV bị chậm tiến độ xử lý hoạt động chung liên quan đến CVHT Khoa Có thể vị trí GV phụ trách hỗ trợ hoạt động Đoàn Khoa 3.2 Quy định giấc làm việc CVHT Cần linh hoạt cơng tác thường đa dạng hình thức: gặp để xử lý cơng việc tháng giải vụ cho sinh viên Đồng thời để tận dụng tiết kiệm nguồn lực nên kết hợp hoạt động quy mô khác tăng cường đối thoại cấp độ với SV Cụ thể: Đăng ký lịch làm việc văn phòng tuần (tối thiểu giờ/tuần) Lịch cố định theo học kỳ công bố công khai cho SV biết Lịch chung cho toàn GV khoa (kể GV không làm công tác CVHT) để SV gặp trực tiếp GV Họp lớp lần/học kỳ Lịch trực tuyến Phòng đào tạo lên lịch để giải công việc xét điểm rèn luyện Ngồi GV tổ chức chức họp có cơng việc phát sinh (trực tuyến trực tiếp) Sinh hoạt chung khoa học kỳ: mô hình đối thoại lãnh đạo khoa sinh viên Hình thức trực tuyến tất SV Khoa tham gia Sinh hoạt tồn trường: mơ hình đối thoại lãnh đạo trường SV năm Hình thức phù hợp đơng đảo sinh viên trường tham gia 3.3 Hệ thống hỗ trợ Nhà trường biên soạn/cập nhật sổ tay cố vấn học tập Trong cập nhật đầy đủ quy trình tác nghiệp Một số quy trình đề xuất: quy trình nội dung tư vấn cố vấn học tập; cố vấn học tập làm sau tư vấn cho sinh viên nhập học; làm tiến trình giúp đỡ sinh viên; tư vấn cho sinh viên năm cuối; quy trình xử ký sinh viên có ý định bảo lưu/thơi học; quy trình tiếp nhận xử lý phản ảnh từ sinh viên Nhà trường số hóa hệ thống đánh giá điểm rèn luyện, CTXH SV để thuận tiện cho việc khai báo, cho đơn vị việc phê duyệt hoạt động liên quan đến nội dung này, giảm áp lực cho phận liên quan Nhà trường hỗ trợ kênh thông tin cần chuyển tải cho CVHT hàng năm hàng tháng để đồng nội dung trọng tâm cho toàn sinh viên trường Cần phát triển trang website hỗ trợ CVHT việc theo dõi kết đăng kí học phần, kết học tập học kì, kết tích lũy, kết rèn luyện, khen thưởng, kỉ luật SV cần có thơng tin hệ thống quản lí để cố vấn cập nhật tư vấn kịp thời cho SV Trên hệ thống cần cho phép CVHT xem thời khóa biểu học tập SV, có chức quản lí họp lớp với SV nhằm tránh tình trạng SV khơng tham gia việc họp lớp dẫn đến việc giải số việc chưa kịp thời; 3.4 Chính sách hỗ trợ Giữ/tăng tỷ lệ miễn giảm cho cố vấn học tập lớp Có sách cho GV cố vấn nhiều lớp/cho lớp đơng sinh viên (khoản nhận thêm tính tiền) Hỗ trợ cho vai trò GV trợ lý sinh viên GV hỗ trợ cơng tác Đồn Tăng mức hỗ trợ cho Ban cán lớp, BCS lớp lực lượng quan trọng nắm thông tin SV giúp CVHT nhiều việc liên quan khác Động viên, khen thưởng, nêu gương điển hình GV tận tụy công tác CVHT 3.5 Báo cáo đánh giá hoạt động CVHT Nhà trường ban hành cập nhật quy định công tác cố vấn học tập nêu rõ trách nhiệm quyền lợi GV Trong cần thiết u cầu tăng cường cơng tác tư vấn, hỗ trợ, theo dõi tiến độ học tập NH, khơng q trình đào tạo khóa mà cần lưu ý đặc biệt đến tiến độ đạt yêu cầu tự tích lũy, tiếng Anh, tin học giúp NH điều chỉnh kế hoạch học tập kịp thời, hợp lý, đảm bảo thực hạn yêu cầu tốt nghiệp Trên sở kế hoạch năm học trường đơn vị, chương trình đào tạo nhiệm vụ theo quy định, CVHT lập kế hoạch năm lớp gửi cho Trưởng khoa xem xét phê duyệt Kế hoạch phê duyệt sở chung để tổ chức hoạt động thường xuyên đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ Mẫu kế hoạch Phòng CTSV &TTGD quy định Cần thiết xây dựng tiêu chí để NH đơn vị liên quan đánh giá mức độ hài lịng bên liên quan hoạt động CVHT theo học kỳ ĐỀ XUẤT BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CVHT Các tiêu chí phải đánh giá bao quát nhiệm vụ thể quy định công tác CVHT hệ thống hỗ trợ phải đảm bảo điều kiện tối thiểu để CVHT thực nhiệm vụ Dưới đề xuất q trình tiêu chí đánh giá Q trình đánh giá bao gồm bên: SV đánh giá (trọng số 40%), CVHT tự đánh giá (trọng số 30%), Khoa quản lý đánh giá (trọng số 20%); Trường (thông qua đánh giá Phòng CTSV TTGD, trọng số 10%) Các bên liên quan cho điểm từ đến 5: 1- Khơng thực (0%); 2- Ít thực (020%, 3- Thực mức trung bình (40 - 60%); – Thực mức (60 – 80%); – Thực mức tốt (trên 80%) 4.1 Các tiêu chí dành cho sinh viên đánh giá Bao gồm 10 tiêu chí Chuẩn bị tốt nội dung chủ trì buổi họp lớp theo kế hoạch Khoa Nhà trường Công khai thời gian biểu, cách thức trao đổi, liên lạc với sinh viên tạo điều kiện thuận lợi để SV tư vấn, trao đổi hình thức khác Nắm quy định liên quan đến sinh viên để tư vấn cho SV Quan tâm theo dõi kết học tập để tư vấn cho SV đăng ký học phần, xây dựng kế hoạch học tập, phương pháp học tập để phù hợp với sinh viên Tư vấn cho SV hoạt động hỗ trợ học tập nghiên cứu khoa học, tiếp cận thực tế, khởi nghiệp… Khuyến khích động viên SV tham gia hoạt động rèn luyện, công tác xã hội, hoạt động văn thể mỹ lành mạnh Kịp thời thông báo, đôn đốc, nhắc nhở SV thực kế hoạch Khoa Nhà trường Phổ biến, hướng dẫn chủ trì họp đánh giá điểm rèn luyện quy trình tiến độ Nhà trường Kịp thời hỗ trợ sinh viên: giải vấn đề đáng phát sinh theo yêu cầu SV, thường xuyên cập nhật thông tin sinh viên (địa chỉ, email, điện thoại) 10 Thái độ ứng xử thân thiện, mực chuyên nghiệp với SV 4.2 Các tiêu chí cho CVHT tự đánh giá Ngồi 10 tiêu chí đánh giá tương tự SV trên, CVHT tự đánh giá thêm tiêu chí sau: 11 Tham gia đầy đủ buổi họp, hội nghị liên quan đến CVHT Khoa Nhà trường tổ chức 12 Thực việc nộp kế hoạch hoạt động CVHT cho Khoa 13 Thực quy định báo cáo cho Khoa Nhà trường 14 Tập thể lớp có kết chun mơn tốt: học tập, hoạt động NCKH, khởi nghiệp Khoa Nhà trường ghi nhận 15 Tập thể lớp tích cực tham gia hoạt động Đồn, Hội, cơng tác xã hội, hoạt động phong trào Khoa Nhà trường ghi nhận 4.3 Các tiêu chí Khoa quản lý đánh giá Tham gia đầy đủ buổi họp, hội nghị liên quan đến CVHT Khoa Nhà trường tổ chức Thực việc nộp kế hoạch hoạt động CVHT cho Khoa Thực quy định báo cáo cho Khoa Nhà trường Tập thể lớp có kết chuyên môn tốt: học tập, hoạt động NCKH, khởi nghiệp Khoa Nhà trường ghi nhận Tập thể lớp tích cực tham gia hoạt động Đồn, Hội, cơng tác xã hội, hoạt động phong trào khoa Nhà trường ghi nhận Nắm bắt tình hình SV lớp, thường xun cập nhật thơng tin sinh viên, tư vấn đầy đủ sinh viên đề nghị thay đổi kế hoạch học tập (thôi học, tạm dừng…) Thông báo, tổ chức giám sát lớp thực nhiệm vụ Khoa Nhà trường Tổ chức đánh giá điểm rèn luyện quy trình tiến độ Nhà trường Thơng báo giám sát SV thực việc đánh giá CVHT 10 Thông báo giám sát SV việc đánh giá giảng viên, Nhà trường 4.4 Các tiêu chí Nhà trường đánh giá Tham gia đầy đủ buổi họp, hội nghị liên quan đến CVHT Khoa Nhà trường tổ chức Thực quy định báo cáo cho Khoa Nhà trường Tập thể lớp tích cực tham gia hoạt động Đồn, Hội, cơng tác xã hội, hoạt động phong trào Khoa Nhà trường ghi nhận Nắm bắt tình hình SV lớp, thường xuyên cập nhật thông tin sinh viên, tư vấn đầy đủ sinh viên đề nghị thay đổi kế hoạch học tập (thôi học, tạm dừng…) Tổ chức đánh giá điểm rèn luyện quy trình tiến độ Nhà trường Tổng hợp đánh giá Mỗi bên liên quan đánh giá số điểm, tổng hợp bên số điểm đánh giá công tác CVHT sau: STT Điểm Điểm ≥4,0 2,5≤ Điểm