1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC (ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC THAM GIA XÉT[.]
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC (ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC THAM GIA XÉT CHỌN GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN NĂM HỌC 20202021) Tên chuyên đề (đề tài): VẬN DỤNG CÔNG NGHỆ TĂNG CƯỜNG THỰC TẾ ẢO AR TRONG VIỆC ĐA DẠNG HỐ CÁC HÌNH THỨC TRUYỀN THƠNG MARKETING LƯU TRỮ (QUA KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ NGHIÊN CỨU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III) Giảng viên: Sinh viên: Đinh Trung Hiếu Lớp: K62 Lưu trữ học Khoa: Lưu trữ học Quản trị văn phòng Mã sinh viên: 17032261 LỜI CẢM ƠN Trong trình thực chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, nhận giúp đỡ nhiệt tình từ cán làm việc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thầy cô Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng Tơi xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến đến giảng viên hướng dẫn TS Trần Phương Hoa thầy Nguyễn Trung Đức, hai người dẫn dắt suốt đợt thực tập tốt nghiệm Có thể kinh nghiệm sinh viên năm ba việc thực chuyên đề nghiên cứu khoa học chưa có nhiều công việc khảo sát, tiếp cận kiến thức chuyên ngành tìm kiếm tài liệu cịn q nhiều hạn chế, nên chắn có khơng sai sót tơi mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy cơ, anh chị, bạn Tôi xin cảm ơn! Hà Nội ngày 23 tháng 11 năm 2020 Sinh viên khóa K62 chuyên ngành Lưu trữ học Đinh Trung Hiếu MỤC LỤC MỞ ĐẦU Tính cần thiết chuyên đề Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thuật ngữ sử dụng phổ biến thời gian gần để hoạt động nghiên cứu, khai thác thơng tin có giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lợi ích xã hội “Tài liệu lưu trữ nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt dân tộc Tài liệu lưu trữ thật phát huy giá trị khai thác sử dụng để phục vụ mặt hoạt động khác đời sống xã hội” Nói cách khác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua hình thức tổ chức sử dụng tài liệu để đưa giá trị thông tin từ tài liệu lưu trữ vào thực tiễn sống, nhằm thúc đẩy phát triển xã hội, góp phần xây dựng bảo vệ đất nước “Vậy, hiểu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hoạt động nghiên cứu, khai thác thơng tin có giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lợi ích xã hội, nói cách khác, sử dụng tài liệu để đưa giá trị thông tin từ tài liệu vào thực tiễn sống, đến gần với công chúng, đáp ứng nhu cầu người khai thác, sử dụng, đồng thời thúc đẩy phát triển chủ nghĩa xã hội, góp phần bảo vệ đất nước” Bảo quản an toàn phát huy hiệu giá trị tài liệu lưu trữ hai mục tiêu lớn ngành Lưu trữ nói chung Trong năm trước đây, điều kiện kinh tế, sở vật chất cịn gặp nhiều khó khăn, hoạt động lưu trữ chủ yếu tập trung cho việc bảo quản an toàn, xử lý xếp khoa học tài liệu lưu trữ Vì vậy, cơng tác phát huy giá trị tài liệu chưa quan tâm thỏa đáng Những năm gần đây, xu phát triển chung đất nước nhu cầu tiếp cận thông tin ngày cao xã hội, địi hỏi cơng tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần phải đẩy mạnh tảng ứng dụng công nghệ thông tin đại, đặc biệt bối cảnh khoa học công nghệ phát triển ngày mạng mẽ Việt Nam, là mục tiêu chung đặt số buổi tọa đàm có nội dung liên quan đến chủ đề “Cách mạng công nghiệp 4.0 tác động đến công tác văn thư - lưu trữ” Bộ Nội vụ chủ trì năm 2018 để phát huy tinh thần Củng cố “Văn thư – Lưu trữ truyền thống”, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi phương thức phát huy giá trị tài liệu, sẵn sàng cho lưu trữ điện tử Ở Việt Nam, ngày 01/7/2014, Bộ Chính trị ban hành Nghị số: 36NQ/TW đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế Các Lưu trữ lịch sử Việt Nam tích cực việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ mục đích sau Lưu trữ lịch sử làm cách để lan tỏa giá trị đặc biệt tài liệu lưu trữ đến với đối tượng độc giả xã hội “Tài liệu lưu trữ nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt dân tộc Tài liệu lưu trữ thật phát huy giá trị khai thác sử dụng để phục vụ mặt hoạt động khác đời sống xã hội” Mặt khác, phát triển công nghệ thông tin đặt cho Lưu trữ lịch sử hội thách thức việc thu hút cơng chúng tích cực tham gia tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm thực hóa sứ mệnh phát huy giá trị tài liệu lưu trữ “Vì phát huy giá trị tài liệu lưu trữ yêu cầu trọng tâm, đặt cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia nhiệm vụ tìm kiếm lựa chọn biện pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hiệu quả”.1 Do đó, chuyên đề thực tập tốt nghiệp năm tư thực lí sau Thứ nhất, việc ứng dụng công nghệ thông tin để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia nói riêng trở nên cần thiết hết Những năm gần đây, xu phát triển chung đất nước nhu cầu tiếp cận thông tin ngày cao xã hội, địi hỏi cơng tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần phải đẩy mạnh tảng ứng dụng công nghệ thông tin đại, đặc biệt bối cảnh khoa học công nghệ phát triển ngày mạng mẽ Việt Nam, là mục tiêu chung đặt số buổi tọa đàm có nội dung liên quan đến chủ đề “Cách mạng công nghiệp 4.0 tác động đến công tác văn thư - lưu trữ” Bộ Nội vụ chủ trì năm 2018 để phát huy tinh thần Củng cố “Văn thư – Lưu trữ truyền thống”, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi phương thức phát huy giá trị tài liệu, sẵn sàng cho lưu trữ điện tử Ở Việt Nam, ngày 01/7/2014, Bộ Chính trị ban hành Nghị số: 36NQ/TW đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế Các Lưu trữ lịch sử Việt Nam tích cực việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ mục đích sau Lưu trữ lịch sử làm cách để lan tỏa giá trị đặc biệt tài liệu lưu trữ đến với đối tượng độc giả xã hội “Tài liệu lưu trữ nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt dân tộc Tài liệu lưu trữ thật phát huy giá trị khai thác sử dụng để phục vụ mặt hoạt động khác đời sống xã hội” Mặt khác, phát triển công nghệ thông tin đặt cho Lưu trữ lịch sử hội thách thức việc thu hút công chúng tích cực tham gia tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm thực hóa sứ mệnh phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Thứ hai, Trung tâm Lưu trữ quốc gia có nhu cầu cần tiếp cận với lý thuyết biện pháp nhằm thực chủ trương Đảng Nhà nước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc, Trung tâm Lưu trữ quốc gia đời nhằm thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia hình thành thời kỳ lịch sử khác đất nước Với nguồn thông tin khứ phong phú đa dạng, Trung tâm Lưu trữ quốc gia có nhiều đóng góp cho phát triển đất nước việc cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động kinh tế, trị, kinh tế, văn hố, xã hội Nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quan trọng giúp quan, tổ chức, cá nhân giải cơng việc nhanh chóng, xác Thực đạo Đảng Nhà nước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia, Trung tâm Lưu trữ quốc gia có nhiều đổi tích cực cơng tác tun truyền quảng bá nâng cao chất lượng Tuy nhiên, số lượng công chúng biết đến Trung tâm Lưu trữ quốc gia sử dụng tài liệu lưu trữ chưa nhiều nên nguồn lực thông tin quý giá chưa khai thác tương xứng với giá trị chúng Bên cạnh đó, với bối cảnh hội nhập phát triển kinh tế, Trung tâm Lưu trữ quốc gia đứng trước nhu cầu đa dạng cơng chúng ngồi nước tài liệu lưu trữ, đòi hỏi Trung tâm Lưu trữ quốc gia phải tìm biện pháp để làm cải thiện chất lượng dịch vụ Thứ ba, Marketing biện pháp quản trị đem lại thành cho nhiều Lưu trữ lịch sử giới việc thực mục tiêu Do đó, Lưu trữ lịch sử Việt Nam áp dụng, Marketing đem lại lợi ích nhiều mặt việc thực nhu cầu sử dụng công chúng sản phẩm lưu trữ Marketing lấy triết lý “khách hàng làm trung tâm” “đem lại hài long cho người sử dụng” để tạo nhiều sản phẩm thỏa mãn nhu cầu khác xã hội Vì thế, Marketing trước hết đem lại lợi ích cho người sử dụng Trung tâm Lưu trữ quốc gia Bên cạnh đó, Marketing cịn giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia đạt mục tiêu hoạt động, nhờ khẳng định vai trị tầm quan trọng Trung tâm Lưu trữ quốc gia huy động nguồn lực khác thông qua hoạt động phục vụ cộng đồng Các nghiên cứu cơng bố ngồi nwosc cho thấy, nhiều Trung tâm Lưu trữ quốc gia giới vận dụng Marketing nhằm tạo sản phẩm dịch vụ phù hợp với nhu cầu người sử dụng Ngoài Trung tâm Lưu trữ quốc gia cịn địa điểm văn hố, thu hút quan tâm cơng chúng hình thức đa dạng phù hợp với đối tượng khác Tuy nhiên Trung tâm Lưu trữ quốc gia lại có điều kiện nguồn lực khác nên chiến lược Marketing cụ thể có khác biệt Do đó, nghiên cứu đặc điểm nguồn lực bên bên Trung tâm Lưu trữ quốc gia để xác định chiến lược Marketing phù hợp với tình hình thực tiễn điều cần thiết Ngồi Marketing truyền thống, Marketing số (Digital Marketing) coi phương thức Marketing đại ảnh hưởng đến sống doanh nghiệp, Marketing số gì? Digital Marketing coi giải pháp phổ biến thị trường doanh nghiệp phương thức sử dụng quảng cáo triệt để tối ưu hóa mạng Internet phương tiện điện tử khác như: Email marketing, Social Media marketing (Facebook, Instagram, Twitter), Search engine marketing (SEO – Marketing công cụ tìm kiếm) Thứ tư, hệ thống lý thuyết lưu trữ học Việt Nam cần cập nhật hoàn thiện việc nghiên cứu lý thuyết để hội nhập với hệ thống lý thuyết lưu trữ học giới Kể từ bắt đầu đào tạo ngành lưu trữ học đến nay, hệ thống lý thuyết lưu trữ học Việt Nam nghiên cứu toàn diện sâu sắc vấn đề tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ quản lý lưu trữ Cùng với đó, vấn đề lưu trữ học có tính liên ngành nghiên cứu bước đầu dự đoán đem lại diện mạo mới cho lưu trữ học Việt Nam mà Marketing số Việc nghiên cứu Marketing lưu trữ địi hỏi xác định vị trí vấn đề hệ thống lý thuyết, xây dựng cách thức triển khai, đặt điều kiện để thực mơ tả quy trình thực cụ thể Những vấn đề giúp hệ thống lý thuyết lưu trữ Việt Nam hoàn thiện cập nhật với phát triển lý thuyết lưu trữ học giới Thứ năm, hoạt động nghiên cứu khoa học trình người thâm nhập vào giới vật, tượng, mà họ chưa khám phá Quá trình thực đề tài nghiên cứu khoa học trình hướng tới phát sáng tạo mới, tìm yêu cầu trình nghiên cứu khoa học tiền đề, sở cho phát hiện, sáng tạo cơng trình nghiên cứu Từ lý xuất phát từ lý thuyết thực tiễn với quan tâm Marketing người thực hiện, lựa chọn vấn đề “Xây dựng chiến lược Marketing số Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” để trở thành hướng nghiên cứu cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp năm tư Mục tiêu nghiên cứu chuyên đề Với hướng nghiên cứu xây dựng chiến lược Marketing số Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, chuyên đề hướng đến việc giải quy mục tiêu nghiên cứu sau: - Một là, kết nghiên cứu chuyên đề nhằm bổ sung hoàn thiện khung lý thuyết Marketing số, cung cấp sở khoa học cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trở nên linh hoạt việc đa dạng hố hình thức tổ chức hoạt động Marketing lưu trữ - Hai là, sở lý luận Marketing số sở thực tiễn Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, chuyên đề xuất biện pháp cụ thể nhằm giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia III vận dụng Marketing số để đem lại hiệu thiết thực Lịch sử nghiên cứu chun đề Trên thực tế, khơng có cơng trình nghiên cứu khoa học chỗ hồn tồn trống khơng kiến thức, cơng trình nghiên cứu khoa học phải kế thừa kết nghiên cứu trước đó, theo nhìn nhận chung vấn đề“Xây dựng chiến lược Marketing số Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” vấn đề mới, tập trung vào nghiên cứu nhiều tác giả khác đem lại thông tin bổ trợ cần thiết trình thực nghiên cứu tác giả mong vấn đề nghiên cứu “Xây dựng chiến lược Marketing số Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” trở thành loại hình tài liệu lưu trữ khoa học chất loại hình tài liệu lưu trữ khoa học vốn chứa đựng thông tin phát sáng tạo người nghiên cứu 10 Trước bắt tay vào xây dựng chiến lược truyền thơng Marketing hồn chỉnh, Trung tâm Lưu trữ quốc gia phải xác định đối tượng khách hàng tiếp nhận thông điệp truyền thơng để phân định rõ ràng hai phân khúc khách hàng hữu khách hàng tiềm năng, phân khúc đối tượng, Trung tâm Lưu trữ quốc gia phải sử dụng thông điệp phương tiện truyền thông khác Tiếp đến, Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần xem xét đến yếu tố tạo nên khác nhóm khách hàng tại, khác nhóm khách hàng phân định yếu tố nhân học, tâm lý, sở thích lối sống, đặc biệt hơn, việc xác định đối tượng mục tiêu cụ thể thơng điệp truyền thơng cụ thể mang tính thuyết phục cao 3.7.2 Xác định mục tiêu thực truyền thông Marketing Sau xác định đối tượng mục tiêu cho chiến lược truyền thơng Marketing mình, Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần xác định mục tiêu truyền thơng mà muốn đạt qua chương trình truyền thơng Mục tiêu truyền thơng mà Trung tâm Lưu trữ quốc gia hướng tới xây dựng hình ảnh, giá trị cho thương hiệu; gia tăng nhận biết khách hàng sản phẩm Việc xác định mục tiêu truyền thông cách cụ thể giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia có sở để xây dựng đo lường hiệu chương trình truyền thơng 3.7.3 Xây dựng thông điệp truyền thông Marketing Thông điệp truyền thông Marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia hiểu cách đơn giản doanh nghiệp nói nghĩ đến người tiêu dùng Tuy nhiên việc xem có đáng tin chấp nhận hay khơng lại quyền nằm phía người tiêu dùng 57 Bằng cách định vị thơng điệp này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia chọn cho vị trí trí óc khách hàng, nay, khách hàng dường bị tải họ đích nhắm q nhiều thơng điệp truyền thông, lúc nơi Giữa rừng thông điệp truyền thông vậy, định vị tốt giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia có hội tìm đường vào nhận thức, suy nghĩ khách hàng lưu lại lâu dài 3.8 Xác định nhu cầu thông tin lưu trữ Cũng với Marketing bản, Marketing lưu trữ xuất số yếu tố nhu cầu, khách hàng, thị trường, sản phẩm, vấn đề cốt lõi Marketing tiến hành hoạt động xoay quay vấn đề Nhu cầu thứ cảm giác xuất hàng ngày, hàng giờ, lĩnh vực công việc sống tồn tất người, nhiên nhu cầu tần suất xuất nhu cầu người khơng hồn tồn giống Vận dụng tháp nhu cầu Marketing Lưu trữ việc phải tìm hiểu nhu cầu người sử dụng Trung tâm Lưu trữ quốc gia, người đến với quan lưu trữ việc phải tìm hiểu nhu cầu người sử dụng Trung tâm Lưu trữ quốc gia, nhu cầu tìm kiếm tài liệu lưu trữ mà họ cần, tùy vào nhu cầu mà việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ mà họ cần xếp mức độ khác Mặt khác, trình tiếp cận sử dụng tài liệu lưu trữ quan lưu trữ, người sử dụng khơng có nhu cầu tài liệu lưu trữ mà bên cạnh họ tồn nhu cầu cấp bậc khác nhau: ➔ Cấp độ 1, Ăn uống, nghỉ ngơi; ➔ Cấp độ 2, Cần an toàn tài sản mang theo, môi trường làm việc, sức khỏe; ➔ Cấp độ 3, Lên diễn đàn để trao đổi, bày tỏ ý kiến, trao đổi, thảo luận vấn đề quan tâm; ➔ Cấp độ 4, Cần quan tâm, chăm sóc nhận hỗ trợ kịp thời; ➔ Cấp độ 5, Cần thể lực, trình độ, chứng tỏ thân 58 Từ việc nghiên cứu nhu cầu người sử dụng, Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần điều chỉnh, thay đổi cách thức phục vụ, đa dạng hóa sản phẩm để thỏa mãn nhu cầu người sử dụng đồng nghĩ với việc hướng tới hài lòng khách 3.9 Phân tích thị trường xác định thị trường mục tiêu Theo quan điểm Marketing, thị trường tập hợp người mua hàng có có, cần có khách hàng có thị trường, theo cách hiểu này, quan lưu trữ có thị trường rộng lớn người sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm người sử dụng đại người sử dụng tiềm Muốn đạt mục tiêu thu hút công chúng đến với lưu trữ với số lượng nhiều thường xuyên hơn, Trung tâm Lưu trữ quốc gia càn mở rộng thị trường hoạt động Thị trường lưu trữ không đơn người đến sử dụng tài liệu mà người chưa sử dụng tài liệu lứa tuổi ngành nghề khác nước giới Như vậy, lý thuyết Marketing, thấy quan lưu trữ nói chung Trung tâm Lưu trữ quốc gia nói riêng tồn yếu tố bản, cần thiết đê thực hoạt động Marketing, nhu cầu, mong muốn, yêu cầu, trao đổi, khách hàng, thị trường, sản phẩm, dịch vụ Phân tích thị trường giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia nhận diện đối tượng phục vụ đặc điểm nhóm đối tượng nhằm có sản phẩm dịch vụ lưu trữ thích hợp Khách hàng người dùng Trung tâm Lưu trữ quốc gia đa dạng độ tuổi, nghề nghiệp quan công tác, nơi cư trú mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó, việc hiểu rõ nhu cầu mong muốn nhóm đối tượng việc làm cần thiết để Trung tâm Lưu trữ quốc gia phát triển hệ thống sản phẩm Bên cạnh đó, từ việc xác định đặc điểm thị trường, Trung tâm Lưu trữ quốc gia khoanh vùng, xác định đặc điểm thị trường, Trung tâm Lưu trữ quốc gia khoanh vùng, xác định rõ nhóm đối tượng 59 khách hàng trọng tâm khách hàng mục tiêu để có sách cụ thể Nhóm người sử dụng thường xuyên Trung tâm Lưu trữ quốc gia sinh viên, học viên sau đại học, giảng viên người có cơng tác nghiên cứu Đây nhóm đối tượng có khả giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia thực khảo sát nhu cầu, phối kết hợp để tạo sản phẩm thông tin từ tài liệu lưu trữ, tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm giúp quan lưu trữ tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ nhằm thu hút người sử dụng tiềm quan nghiên cứu đào tạo Để phân tích thị trường xác định thị trường mục tiêu, Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần sử dụng hiệu hệ thống thông tin nội bao gồm sổ sách thống kê phòng đọc, hồ sơ độc giả tài liệu lưu trữ nội quan Hệ thống sổ sách thống kê phòng đọc gồm: ➔ Sổ đăng ký độc giả; ➔ Sổ đăng ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu; ➔ Sổ giao nhận tài liệu; ➔ Sổ đăng ký chứng thực tài liệu; ➔ Sổ đăng ký phiếu sao, chụp; ➔ Sổ đóng góp ý kiến (Sổ cảm tưởng); ➔ Các loại sổ thống kê khác Thông tin loại tài liệu giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia thống kê số lượng độc giả đến phòng đọc, số lượng khách đến tham quan, phân loại đối tượng khách, số lượng tài liệu phông tài liệu cung cấp ý kiến đóng góp độc giả Tài liệu lưu trữ khác quan hồ sơ tổ chức hội nghị, hội thảo, tổ chức trưng bày, triển lãm, hồ sơ thống kê quan, tổ chức nhận sách biếu, đối tác sử dụng dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu, gia đình, dịng họ cá nhân tặng tài liệu cần thống kê chi tiết đầy đủ nhằm làm sở cho việc xây dựng chiến lược Marketing 60 Nhằm có sách phù hợp với người sử dụng thị trường mục tiêu, Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần tiến hành phân tích hành vi tiêu dùng đối tượng phân khúc nhằm có sản phẩm phù hợp Có nhiều đối tượng đến từ trường đại học viện nghiên cứu có đặc điểm sử dụng Email thường xuyên, hạn chế thời gian tìm đọc tài liệu, mong muốn tham gia diễn đàn khoa học để công bố kết nghiên cứu, có khả giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia tuyên truyền nguồn tài liệu với đối tượng Vì Trung tâm Lưu trữ quốc gia nên sử dụng Email cá nhân để thông báo, giới thiệu tài liệu đến trực tiếp đối tượng này, từ họ chuyển tiếp thơng tin sang đối tượng khác Ngồi ra, Trung tâm Lưu trữ quốc gia nên cho phép họ làm thủ tục đăng ký đọc tài liệu qua Email qua điện thoại, tổ chức hội thảo, hội nghị theo chủ đề có tham gia độc giả tạo diễn đàn để độc giả trình bày kết nghiên cứu 3.10 Xác định sản phẩm lưu trữ 3.10.1 Nguyên tắc chung phát triển sản phẩm dịch vụ lưu trữ: Để đảm bảo đầy đủ lớp cấu trúc sản phẩm nhằm thỏa mãn cấp độ nhu cầu người sử dụng, sản phẩm cấu trúc ba lớp, sản phẩm cốt lõi, sản phẩm thực sản phẩm bổ sung Với sản phẩm cốt lõi (Thông tin), Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần đảm bảo cung cấp thơng tin xác đầy đủ hồ sơ nhằm giúp người sử dụng đạt dược mục đích lần sử dụng tài liệu lưu trữ Điều địi hỏi chất lượng cơng tác chỉnh lý tổ chức công cụ tra cứu sản phẩm hồ sơ, tài liệu gốc Nếu sản phẩm dịch vụ thông tin triển lãm cung cấp dịch vụ thông tin tài liệu theo yêu cầu lại yêu cầu trách nhiệm cao từ công tác công bố, giới thiệu tài liệu Với sản phẩm thực hồ sơ, ấn phẩm xuất bản, triển lãm, dịch vụ tham quan…), Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần đảm bảo thuận tiện cho việc tiếp cận đọc/xem trực tuyến, linh hoạt thời gian phục vụ, tiến độ phục vụ nhanh chóng, xác Với sản phẩm bổ sung cảnh quan, sở, vật chất, thái độ phục vụ, khả tư vấn, thông báo tài liệu), Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần phải hiểu nhu cầu 61 thực tế người sử dụng để cung cấp sản phẩm kèm theo phù hợp với đặc điểm người sử dụng Theo lý thuyết nhu cầu Maslow, sản phẩm dịch vụ cung cấp Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần thỏa mãn cấp độ nhu cầu người sử dụng, đặc biệt, cần trọng cấp độ nhu cầu tình cảm, nhu cầu tôn trọng, nhu cầu thể thân, để đáp ứng nhu cầu tình cảm, cần có khơng gian để người sử dụng thoải mái trao đổi cảm xúc, cảm nhận thái độ việc sử dụng sản phẩm dịch vụ lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia Đó khơng gian thực thể bố trí khn viên quan gần phịng đọc để độc giả trao đổi ý kiến mà khơng làm phiền người xung quanh Đó không gian ảo để tiếp nhận ý kiến đóng góp độc giả cập nhật thường xuyên thay cho sổ cảm tưởng Nhu cầu tôn trọng cần đáp ứng thông qua việc giao tiếp lịch sử, khơng gây ồn phịng đọc, phát tiếng động từ guốc dép, xê dịch bàn ghế, trò chuyện nhân viên Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần hiểu nhu cầu thể thân người sử dụng việc nắm rõ thông tin họ, mời họ tham gia hoạt động quan, mời họ báo cáo kết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm việc sử dụng tài liệu lưu trữ nước, tư vấn cho người nghiên cứu tài liệu lưu trữ Sản phẩm tất cái, yếu tố thỏa mãn nhu cầu hay ước muốn khách hàng đưa chào bán thị trường với mục đích thu hút ý mua sắm, sử dụng hay tiêu dùng Tác giả Trần Phương Hoa cho sản phẩm cấu thành yếu tố sau ba lớp sản phẩm: ➔ Sản phẩm cốt lõi lợi ích cốt lõi mà sản phẩm đem lại cho người sử dụng, ví dụ lợi ích cốt lỗi sử dụng dịch vụ đọc hồ sơ gốc cung cấp thơng tin xác, tin cậy, có tính độc đáo riêng có 62 ➔ Sản phẩm thực yếu tố phản ánh có mặt thực tế sản phẩm chất lượng, đặc đính, nhãn hiệu, bao gói hình dáng, mùi vị, ví dụ sản phẩm thực hồ sơ lưu trữ có chất lượng tốt, đầy đủ thơng tin, xác trật tự, sẽ, ngắn, khơng có mùi đặc trưng ➔ Sản phẩm hoàn thiện, yếu tố tạo nên hoàn chỉnh sản phẩm, ví dụ hồ sơ lưu trữ có chất lượng tốt, phục vụ nhanh chóng, thuận tiện, cán phục vụ nhiệt tình, chu đáo, cung cấp điều kiện hỗ trợ tốt không gian sẽ, có nước uống, có wif, có dịch vụ kèm theo thuận tiện Sản phẩm gầm sản phẩm vật chất sản phẩm dịch vụ, sản phẩm vật chất tương đương với sản phẩm hữu hình lưu trữ sở liệu, ảnh, phim, băng đĩa… Sản phẩm dịch vụ tương đương với sản phẩm vơ bình, mà q trình sản xuất tiêu dùng không tách rời nhau, việc cung cấp sản phẩm dịch vụ không đồng nghĩa với việc chuyển giao sở hữu sản phẩm vật chất, ví dụ dịch vụ đọc hồ sơ/tài liệu gốc, dịch vụ thông báo tài liệu mới, dịch vụ tập mục lục hồ sơ, dịch vụ chụp tài liệu, dịch vụ tư vấn dịch thuật tài liệu 3.10.2 Đa dạng hóa sản phẩm lưu trữ dịch vụ theo nhu cầu xã hội Các Trung tâm lưu trữ quốc gia cần phát triển sản phẩm dịch vụ bề rộng chiều sâu nhằm thu hút quan tâm công chúng nhiều tài liệu lưu trữ Thiết kế nhiều sản phẩm khác sở đa dạng đặc điểm đối tượng sử dụng độ tuổi, ngành nghề mục đích sử dụng Với loại sản phẩm, cần nghiên cứu để đa dạng chủng loại với hình thức cung cấp khác cách tiếp cận người sử dụng đại tiềm quan lưu trữ Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia dựa sở nguồn lực có tổ chức sản phẩm dịch vụ xem triển lãm miễn phí, xem phim tài liệu miễn phí từ việc liên kết với viện lưu trữ phim Trải nghiệm lưu trữ, dịch thuật tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu, bảo quản tài liệu, tu bổ tài liệu, trưng bày lưu động triển lãm online, tổ chức lớp học kỹ tra tìm tài liệu cho người nghiên cứu, chuyển 63 tài liệu theo yêu cầu, tra tìm lên danh mục tài liệu theo yêu cầu, ấn phẩm đĩa CD DVD, số hóa ảnh để tra cứu máy tính Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia nên ý nhiều đến việc tổ chức kiện có tham gia đa dạng thành phần cơng chúng, kiện trưng bày, triển lãm tài liệu, thi tìm hiểu tài liệu lưu trữ chủ đề đó, giới thiệu cơng nghệ lưu trữ mới, có vậy, sứ mệnh nâng cao nhận thức cộng đồng tài liệu lưu trữ thực hiệu Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia nên cung cấp sản phẩm mang tính giáo dục hướng tới độ tuổi từ tiểu học đến trung học phổ thông nhiều hơn, sản phẩm gắn với kỹ năng, kiến thức sống nội dung giảng dạy cấp học Lưu trữ nên hợp tác thí điểm với số sở giáo dục việc sử dụng tài liệu lưu trữ cho giáo viên học sinh, từ nhân rộng mơ hình tới sở giáo dục khác, mặt khác Trung tâm Lưu trữ quốc gia quản lý tài liệu lưu trữ Hán Nôm nên mở câu lạc dạy chữ Hán hỗ trợ đọc chữ Hán nhằm tuyên truyền cho cộng đồng nội dung, giá trị di sản tư liệu quản lý Một số sản phẩm cần cung cấp rộng rãi cho quan, tổ chức cá nhân có nhu cầu số hóa tài liệu, tu bổ, phục chế tài liệu cũ gia đình, dịng họ, cá nhân, bên cạnh cán phòng thu thập, sưu tầm cho tài liệu q nhiều gia đình, dịng họ, có điều kiện bảo quản không tốt bị xuống cấp nghiêm trọng Từ trạng này, với kinh nghiệm nguồn lực có, Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam hồn tồn cung cấp dịch vụ tu bổ, phục chế tài liệu với mức giá hoàn toàn chấp nhận 64 3.10.3 Nâng cao chất lượng sản phẩm Chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào yếu tố vật liệu, yếu tố công nghệ, yếu tố phương pháp yếu tố người, sản phẩm Trung tâm Lưu trữ quốc gia tạo cần đảm bảo độ tin cậy, nội dung hình thức Bên cạnh đó, sản phẩm cung cấp đánh giá cao sử dụng yếu tố khoa học công nghệ để hỗ trợ Thêm vào đó, thủ tục hành giản tiện hóa giúp người có nhu cầu sử dụng thuận tiện việc tiếp cận sản phẩm, ý thức, thái độ, trách nhiệm, tác phong, chuyên môn người phục vụ yếu tố giúp sản phẩm đón nhận tốt Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia ý đến sản phẩm dịch vụ cung cấp cho người sử dụng mà chưa đẩy mạnh sản phẩm dịch vụ sau sử dụng, sản phẩm sau sử dụng bao gồm thơng báo, giới thiệu tài liệu, thông báo mời tham dự trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ, mời tham dự hội nghị để người sử dụng có hội quay trở lại tiếp tục sử dụng dịch vụ lưu trữ nhiều 65 3.10.4 Thiết lập chiến lược phân phối sản phẩm Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần đa dạng hóa cách thức phân phối sản phẩm đến với người sử dụng để thúc đẩy số lượng sản phẩm sử dụng nhiều hơn, cách thức phân phối thực thơng qua hình thức trực tiếp gián tiếp mở rộng thời gian địa điểm phục vụ 3.10.5 Thiết lập kênh phân phối sản phẩm 3.10.5.1 Kênh phân phối trực tiếp Kênh phân phối trực tiếp loại kênh phân phối mà thành phần tham gia có nhà sản xuất người tiêu dùng Các hàng hóa sản xuất phân phối trực tiếp cho người tiêu dùng mà thơng qua khâu trung gian cả, hiểu kênh phân phối trực tiếp là: P (producer) > C (Consumer) 3.10.5.2 Kênh phân phối gián tiếp Với kênh phân phối gián tiếp loại bao gồm kênh phân phối truyền thống kênh phân phối đại: ➔ Kênh phân phối truyền thống, hiểu hàng hóa sản xuất phân phối theo trình tự từ nhà sản xuất qua trung gian phân phối cuối đến tay người tiêu dùng Kênh phân phối trực tiếp có cấp bao gồm: P(Producer) -> R-> C Nhà sản xuất > Nhà bán lẻ > Người tiêu dùng, P -> W -> R -> C Nhà sản xuất -> Nhà bán sỉ/nhà bán buôn > Nhà bán lẻ > Người tiêu dùng, P -> A&B (Agents and Brokers) -> W -> R -> C Nhà sản xuất > Cò mối > Nhà bán sỉ/nhà bán buôn > Nhà bán lẻ > Người tiêu dùng 66 ➔ Kênh phân phối đại, nhà sản xuất trung gian sẽ hợp lại thành thể thống hàng hóa phân phối trực tiếp đến người tiêu dùng từ thể thống 3.10.5.3 Kênh phân phối đa cấp Là thành phần tham gia kênh phân phối ngoại trừ nhà sản xuất đóng vai trò trung gian phân phối người tiêu dùng Với kênh phân phối đa cấp có ưu điểm giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi phí dành cho quảng cáo, nhiên họ lại phải tiền hoa hồng cho thành phần trung gian 3.10.5.4 Cân giá Việc sử dụng tài liệu lưu trữ nhà nước quy định mức phí với hoạt động làm thẻ, đọc tài liệu, chụp chứng thực Giá dịch vụ sản phẩm tính tốn cơng thức khoa học, quan nhà nước ban hành Do đó, để đảm bảo mức phí đưa người sử dụng chấp nhận, Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần thực vấn đề sau: ➔ Thực sách với đối tượng; ➔ Miễn phí sản phẩm; ➔ Công khai giá dịch vụ; ➔ Tạo giá trị tăng thêm cho sản phẩm; ➔ Thời gian xử lý nhanh nhằm giảm chi phí phát sinh cho người sử dụng 67 3.11 Chiến lược quảng bá tiếp cận Xét mặt lý thuyết, có nhiều công cụ xúc tiến khác để Trung tâm Lưu trữ lựa chọn sử dụng, công cụ có ưu điểm hạn chế riêng biệt nên cần sử dụng kết hợp với số cơng cụ phù hợp với đối tượng hướng đến Chỉ thấu hiểu thị trường đối tượng mục tiêu, Trung tâm Lưu trữ quốc gia xây dựng chiến lược tiếp cận đối tượng khách hàng mục tiêu cách hiệu Ngồi ra, Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần xác định thơng điệp muốn truyền tải đến khách hàng gì, thơng điệp truyền thơng phải phản ánh nỗ lực Trung tâm Lưu trữ quốc gia việc chiếm lấy vị trí tâm trí đối tượng khách hàng mục tiêu Thơng điệp truyền đến khách hàng phương tiện truyền thơng việc tích hợp phương tiện truyền thông khác tuỳ vào đặc điểm khách hàng thị trường, tuỳ vào khả Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3.12 Đo lường hiệu hiệu chỉnh Mỗi hoạt động truyền thông phải đạt kết mang lại hiệu định hoạt động kinh doanh nên cần phải đo lường Để đo lường hiệu hoạt động truyền thông, Trung tâm Lưu trữ quốc gia so sánh hiệu mà hoạt động truyền thông đạt với mục tiêu truyền thơng đề ban đầu Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ quốc gia cịn so sánh chi phí phải bỏ phương tiện truyền thông khác để đạt đơn vị đo lường cụ thể Với số liệu từ hoạt động truyền thông, Trung tâm Lưu trữ quốc gia có 68 thể điều chỉnh lại chiến lược truyền thơng cách phù hợp với mục tiêu truyền thông theo giai đoạn cụ thể 3.10 Đánh giá kế hoạch kết thực chiến lược Marketing Marketing đòi hỏi linh hoạt sáng tạo nhà quản trị, đó, đánh giá kế hoạch Marketing yêu cầu bắt buộc sau giai đoạn thực kế hoạch Marketing nhằm kiểm định hiệu điều chỉnh kế hoạch cho thích hợp với tình hình thực tiễn Nội dung đánh giá bao gồm phân tích số lượng sản phẩm dịch vụ lưu trữ cung cấp Trung tâm Lưu trữ quốc gia, so sánh với tổng số lượng sản phẩm dịch vụ Trung tâm Lưu trữ quốc gia, đánh giá mức độ hài lòng khách hàng qua hệ thống thơng tin phản hồi, phân tích số lượng người sử dụng nhóm quan khách hàng mục tiêu Sau phân tích yếu tố, cần xác định nguyên nhân yếu tố tìm biện pháp tương ứng 69 KẾT LUẬN Sau hai tháng thực tập tốt nghiệp Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, tơi có điều kiện khảo sát tìm hiểu phần cơng tác lưu trữ Trung tâm, từ có nhìn khái qt cơng tác lưu trữ quan, tổ chức Qua đợt thực tập này, học hỏi tích lũy cho nhiều học kinh nghiệm quý báu, giúp tự tin chuẩn bị trường Bên cạnh đó, mơi trường làm việc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III chuyên nghiệp đại, cho học tác phong làm việc; cách làm việc cẩn thận khoa học; thêm học cách giao tiếp, ứng xử với cấp với đồng nghiệp Chuyên đề thực tập tốt nghiệp kết tổng hợp trình thực tập, tìm hiểu sâu công tác lưu trữ , trực tiếp thực hành công việc nhân viên lưu trữ Qua chuyên đề này, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng, đồng kính gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tạo điều kiện, giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình suốt thời gian thực tập quan Xin chân thành cảm ơn / 70 71 ... riêng để tiến hành việc ứng dụng thêm công cụ SEO SEM việc đa dạng hố hình thức Marketing lưu trữ Việc sử dụng mạng xã hội để thực hình thức Marketing số có liên quan đến quản trị truyền thơng mạng... định đặc điểm Marketing lưu trữ: ➔ Thứ nhất, Marketing lưu trữ đảm bảo lợi ích cộng đồng; ➔ Thứ hai, Marketing lưu trữ mang đặc điểm Marketing phi lợi nhuận; ➔ Thứ ba, Marketing lưu trữ gắn với... vấn đề tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ quản lý lưu trữ Cùng với đó, vấn đề lưu trữ học có tính liên ngành nghiên cứu bước đầu dự đoán đem lại diện mạo mới cho lưu trữ học