Giao tiếp và kỹ năng giao tiếp trong văn phòng

MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4 Câu hỏi nghiên cứu 5 Tổng quan tài liệu NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP TRONG VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm giao tiếp 1.2 Khái niệm văn phòng 1.3 Đối tượng giao tiếp chủ yếu vai trò giáo tiếp văn phòng CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ GIAO TIẾP CỦA NHÂN VIÊN VÀ NHÀ QUẢN TRỊ TRONG VĂN PHÒNG 11 2.1 Những khó khăn giao tiếp nhân viên nhà quản trị văn phòng 11 2.2 Nguyên nhân kỹ giao tiếp nhân viên nhà quản trị thấp .14 2.3 Nhận thức việc nâng cao kỹ giao tiếp nhân viên nhà quản trị văn phòng .15 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN VÀ NHÀ QUẢN TRỊ TRONG VĂN PHÒNG 16 3.1 Kỹ sử dụng điện thoại 16 3.2 Kỹ thuyết trình 17 3.3 Các công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ 19 3.4 Lời nói nơi cơng sở 20 KẾT LUẬN .22 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Từ sinh ra, trao đổi với qua hoạt động giao tiếp, giao tiếp để truyền tải thông tin, cảm xúc, suy nghĩ, tiến hành hoạt động,… Nhờ giao tiếp, cá nhân tham gia vào quan hệ xã hội, lĩnh hội kinh nghiệm xã hội lịch sử, chuyển hóa thành kinh nghiệm riêng cá nhân, thành phẩm chất lực để tham gia vào đời sống xã hội Karx Marx khẳng định: “ Bản chất người trừu tượng, tồn riêng biệt; tính thực nó, chất người tổng hịa mối quan hệ xã hội”(Luận cương Feuerbach, 1888) Giao tiếp không để truyền tải thông tin mà cách thức làm việc, nghệ thuật đem đến hiệu lớn công việc người Đặc biệt, môi trường làm việc văn phịng giao tiếp quan trọng, yếu tố cần thiết chủ thể làm việc văn phịng Nếu nói văn phịng có chức tham mưu, tổng hợp, định đến hiệu làm việc tồn quan giao tiếp yếu tố thúc đẩy, hỗ trợ cho nhân viên văn phịng nhà quản trị thực tốt chức Trong văn phịng có đối tượng tham gia giao tiếp khác nhau, song đối tượng tác động qua lại, hỗ trợ bổ sung cho để hướng tới mục tiêu chung hồn thành tốt cơng việc Như vậy, nhân viên người lãnh đạo văn phịng để kết nối với nhau, hồn thành tốt cơng việc giao cần hội tụ nhiều yếu tố khác phẩm chất lực giao tiếp yêu cầu quan trọng lực Tuy nhiên, văn phòng kỹ giao tiếp nhân viên nhà quản trị tốt, có nhiều khó khăn giao tiếp nhân viên nhà quản trị khiến hiệu công việc khơng cao, chí cịn làm cho hiệu xuống mơi trường làm việc văn phịng ngột ngạt, căng thẳng Mối quan hệ nhân viên văn phịng khơng vui vẻ thoải mái, xa cách nhà quản trị nhân viên ngày nhiều mà suất cơng việc giảm sút, chí nhân viên nhà quản trị gặp phải stress, trầm cảm hay mắc bệnh tâm lý Chính tầm quan trọng giao tiếp hoạt động văn phịng nên tơi chọn đề tài nhằm trình bày đưa kỹ giao tiếp văn phòng giúp nhà quản trị nhân viên có kĩ giao tiếp tốt Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1: Mục đích nghiên cứu Đề tài nhằm trình bày đối tượng giao tiếp văn phòng đưa kỹ giao tiếp cho nhân viên nhà quản trị văn phòng 2.2: Nhiệm vụ nghiên cứu  Phân tích sở lý luận mối quan hệ giao tiếp với hiệu làm việc nhân viên nhà quản trị văn phòng  Khảo sát trạng giao tiếp nhân viên nhà quản trị văn phòng  Chỉ đối tượng giao tiếp nhân viên nhà quản trị văn phòng  Chỉ kỹ giao tiếp mà nhân viên nhà quản trị cần có văn phòng để nâng cao hiệu làm việc Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1: Đối tượng nghiên cứu Đối tượng giao tiếp văn phòng nâng cao kỹ giao tiếp nhân viên nhà quản trị văn phòng 3.2: Phạm vi nghiên cứu  Phạm vi nghiên cứu thời gian: 10/8/2021-10/11/2021  Phạm vi nghiên cứu không gian: Các văn phòng doanh nghiệp tư nhân địa bàn quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội Tôi chọn địa bàn quận Thanh Xuân mảnh đất vàng thu hút nhiều nhà đầu tư lớn Địa bàn với mật độ dân số đông, giao thông thuận lợi, nằm trung tâm thành phố, thành phố đặc biệt trọng đầu tư phát triển có nhiều doanh nghiệp đầu tư khối lượng sở văn phòng đặt vơ lớn Từ mà tơi dễ dàng tiến hành khảo sát, tiếp cận thực tế văn phòng quận Thanh Xuân để thu thập liệu, tình trạng cách nhanh xác Câu hỏi nghiên cứu 1.1 Câu hỏi nghiên cứu chủ đạo: Nhân viên nhà quản trị cần có kỹ giao tiếp để nâng cao hiệu làm việc văn phòng? 1.2 Câu hỏi nghiên cứu bổ trợ: Đối tượng tham gia giao tiếp văn phịng gì? Đối tượng giao tiếp nhân viên nhà quản trị văn phòng gì? Tổng quan tài liệu Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu sách bàn vấn đề giao tiếp văn phòng đặc biệt phải kể đến nghiên cứu PGS.TS Đào Đức Thuận năm 2005 “ Về hoạt động giao tiếp nhà quản trị văn phòng” nghiên cứu đối tượng chủ yếu nhà quản trị văn phòng yêu cầu đặt hoạt động giao tiếp nhà quản trị văn phòng (Về Hoạt Động Giao Tiếp Của Nhà Quản Trị Văn Phòng, 2005) “ Văn hóa cơng sở giao tiếp hành chính: Tài liệu học tập dành cho CBCC hệ thống Kho bạc Nhà nước” Nxb Tài chính,(2007) nói vai trị văn hóa đời sống trị, kinh tế, xã hội, tiêu thức văn minh, văn hóa nghề khoa bạc vai trị văn hóa hoạt động cơng sở, kinh nghiệm văn hóa ứng xử cơng sở giao tiếp với đồng nghiệp, với cấp trên, cấp Luận án tiến sĩ “ Kỹ giao tiếp cán giao dịch ngân hàng” (2009) - Phạm Thị Tuyết tìm hiểu thực trạng kỹ giao tiếp với khách hàng cán giao dịch ngân hàng số biện pháp nhằm nâng cao kỹ giao tiếp cán giao dịch Hay sách " Bậc Thầy Giao Tiếp Nhiếp Phục Công Sở, 2018 ", sách nhóm tác giả nghiên cứu, quan sát dựa chất liệu đời sống công sở Việt Nam, thực tế phù hợp để ứng dụng ngược trở lại với môi trường thực tế Cuốn sách giúp nhìn nhận đắn khái niệm “giao tiếp tích cực” mơi trường cơng sở Ngồi cịn nhiều sách nói kỹ giao tiếp văn phòng cuốn" Nghệ thuật giao tiếp để thành công, Lowndes, 2020 " sách ghi lại 72 thủ thuật áp dụng có hiệu rõ rệt để giải vấn đề công sở bị sếp xét nét, đồng nghiệp xấu tính, mưu kế trị nơi công sở,… Và "Kỹ giao tiếp tác phong nơi công sở - Lê Huy Khoa, 1/2021”, sách nói tác phong hay kỹ giao tiếp, chúng phép lịch tối thiểu, đến từ tập tục thói quen, đến từ phép lịch giao tiếp truyền thống, quy định nội tổ chức, quy định xã giao toàn cầu Và vấn đề quan trọng người cần phải cố gắng nhanh chóng tìm hiểu lãnh đạo, văn hóa, cách cư xử, phương thức giao tiếp tổ chức để ứng xử phù hợp Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nhóm nghiên cứu áp dụng nghiên cứu là: phương pháp nghiên cứu tài liệu, quan sát tham gia vấn, điều tra bảng hỏi NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP TRONG VĂN PHÒNG 1.1Khái niệm giao tiếp Giao tiếp vấn đề có ý nghĩa thực tiễn to lớn giao tiếp đóng vai trị góp phần định phát triển toàn diện cá nhân Giao tiếp vừa phương tiện kết nối xã hội, người với người; vừa phương nhân cách người xã hội Hiện nay, có nhiều cách tiếp cận khai niệm giao tiếp, xuấ phát từ chuyên ngành khoa học khác nhau, mục đích nghiên cứu khác nhau, cụ thể: Nhà tâm lý học người Mỹ Osgood cho “ giao tiếp bao gồm hoạt động riêng rẽ mà thực chất chuyển giao thông tin tiếp nhận thơng tin Giao tiếp q trình hai mặt: Liên lạc ảnh hưởng lẫn nhau” (Osgood, 1976) Giáo sư tâm lý học B.F.Lomov coi giao tiếp phạm trù tâm lý học đại định nghĩa: “ Giao tiếp mối quan hệ, tác động qua lại người, với tư cách chủ thể” (Methodologische Und Reasontische Probleme Der Psychologie, 1988, p p.23) Như vậy, hiểu, Giao tiếp trình tiếp xúc tâm lý người định xã hội có tính mục đích mang tính hệ thống chuẩn mực hành vi, ngơn ngữ nhằm trao đổi thơng tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống,… tạo nên ảnh hưởng, tác động qua lại để người đánh giá, điều chỉnh phối hợp với 1.2 Khái niệm văn phòng Ở quan cần có phận làm công tác công văn giấy tờ, công tác hành giúp lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động quan, đồng thời thực số việc khác liên quan đến việc đảm bảo sở vật chất quan nhà cửa, thiết bị,…đó phận văn phịng Hiện nay, cịn có nhiều khái niệm văn phòng Trong từ điển Tiếng Việt Văn Tân chủ biên giải thích: “ Văn phịng phận phụ trách công việc văn thư hành quan”(Văn Tân Từ Điển Tiếng Việt, 1994) Còn Đại từ điển Tiếng Việt Nguyễn Như Ý chủ biên giải thích tương tư: “ Văn phịng: phận phụ trách giấy tờ hành quan” “Đại Từ Điển Tiếng Việt - Sách Nguyễn Như Ý , 01/1999.” Theo định nghĩa văn phịng phận phụ trách công việc liên quan đến giấy tờ, văn hành Trên thực tế, khái niệm chưa nói lên đầy đủ nội dung công việc văn phịng Trong “ Cẩm nang tổ chức hành văn phòng” Hồ Ngọc Cẩn chủ biên tổng kết: Hiện có số khái niệm văn phịng sau: - “ Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo Người ta gọi “ Văn phòng giám đốc”, “Văn phòng nghĩ sĩ” - Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm mà cán bộ, cơng chức ngày đến để thực cơng vị Thí dụ “Văn phịng Bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân dân” - Văn phòng hiểu loại hoạt động quan nhà nước, xí nghiệp Như vây: Văn phịng thiên việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại cơng văn giất tờ quan Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến phận làm công việc liên quan đến công tác văn thư - Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị.”(Cẩm Nang Tổ Chức Quản Trị Hành Chính Văn Phịng - Sách Của Hồ Ngọc Cẩn, 2003) Qua việc tổng kết vậy, Hồ Ngọc Cẩn vạch rằng: “ Cả bốn cách hiểu có khía cạnh đúng, có thường phản ánh khía cạnh thuật ngữ văn phịng” Từ tác giả nêu khái niệm “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị, nới chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức” (Cẩm Nang Tổ Chức Quản Trị Hành Chính Văn Phịng - Sách Của Hồ Ngọc Cẩn, 2003) Hiện quan niệm văn phòng cách giản đơn nơi làm việc giấy tờ hành số khái nhiệm giải thích từ điển nêu Văn phòng nước giưới vài ba thập kỷ qua có nhiều thay đổi lớn, chuyển từ văn phịng kiểu cũ sang văn phòng đại, gắn liền với tượng bùng nổ thông tin để xử lý thông tin nhanh chóng xác Văn phịng phải trang bị máy móc thiết bị đại Nếu với thiết bị máy móc cũ, khó thực cơng việc Về cấu trúc văn phòng, dù kiểu cũ hay kiểu đại bao gồm yếu tố là: người làm văn phịng, nghiệp vụ hành văn phòng thiết bị văn phòng Tuy nhiên văn phịng đại ba yếu tố nâng cao lên chất đầu tư thích đáng, đảm bảo văn phịng đại đủ sức thể tính chủ động, chấp nhận thách thức 1.3 Đối tượng giao tiếp chủ yếu vai trò giáo tiếp văn phòng Con người nói chung q trình sống, lao động học tập có hoạt động giao tiếp với nhiều mối quan hệ Mức độ quan hệ phụ thuộc vào yêu cầu mục đích hoạt động giao tiếp mơi trường hồn cảnh Hoạt động giao tiếp tồn với nhiều cách thức khác Sự phong phú thể qua việc người ta phân chia giao tiếp thành nhiều hình thức khác Theo hình thức chủ yếu sau đây: Nếu xét góc độ tính chất tiếp xúc hoạt động giao tiếp chia thành hai loại: - Giao tiếp trực tiếp: giao tiếp không thông qua khâu trung gian - Giao tiếp gián tiếp: thông qua phương tiện trung gian thư từ, sách báo, văn bản,… Nếu xét theo tính chất giao tiếp chia hoạt động giao tiếp thành hai loại: - Giao tiếp thức: hoạt động giao tiếp tổ chức tiến hành theo quy định pháp luật, theo quy trình thể chế hóa như: mitinh, hội họp, tiếp dân, học tập,… - Giao tiếp khơng thức: giao tiếp có tính chất cá nhân, khơng bị ràng buộc quy định có tính chất pháp lý, lại tuân theo quy tắc tập quán xã giao (giao tiếp bạn bè trao đổi có tính chất riếng tư quan) Nếu dựa vào tâm hoạt động giao tiếp chia thành ba loại: - Giao tiếp vững mạnh - Giao tiếp cân - Giao tiếp yếu Trong vị trí nhà lãnh đạo nhân viên văn phòng hướng đến hoạt động giao phạm vi giao tiếp Theo phạm vi hoạt động giao tiếp nhà quản trị nhân viên văn phòng quan hệ qua lại nội quan đối tác quan CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ GIAO TIẾP CỦA NHÂN VIÊN VÀ NHÀ QUẢN TRỊ TRONG VĂN PHỊNG 2.1 Những khó khăn giao tiếp nhân viên nhà quản trị văn phòng Khi thực nhiệm vụ quản lý thuộc phạm vi văn phòng, nhà quản trị phải thiết lập trì nhiều mói quan hệ, việc thiết lập trì, phát triển mối quan hệ công việc với cá nhân quan nói cần thiết, góp phần quan trọng tạo nên mức độ thành công công việc nhà quản trị Tuy nhiên việc giao tiếp với nhóm cịn gặp nhiều khó khăn - Giao tiếp với lãnh đạo quan: Văn phịng phân tích, đầu mối tiếp nhận xử lý, cung cấp thông tin cho người lãnh đạo quan Chính vai trị nhà quản trị văn phòng quan trọng, thể việc điều hành hoạt động văn phịng cho thơng tin đầu vào, đầu quan đến với thủ trưởng quan cách nhanh chóng xác đáng tin cậy Ngược lại, thủ trưởng quan thông qua người quản trị văn phòng để truyền đạt lại yêu cầu quan hoạt động thuộc phạm vi văn phòng Nhà quản trị văn phòng chỗ dựa tin cậy đối tác cộng tác thường xuyên thủ trưởng quan Do đó, giao tiếp cách thức chủ yếu mà nhà quản trị văn phòng dùng để thực quan hệ với lãnh đạo quan Chẳng hạn lãnh đạo văn phòng Bộ người đảm bảo thơng tin cho hoạt động tồn quan bộ, người xử lý thông tin đầu vào, đầu quan, tham mưu cho lãnh đạo Bộ giải số công việc Tuy nhiên việ truyền đạt thơng tin nhà quản trị Thủ trưởng hạn chế lực truyền đạt nhà quản trị cịn thấp mà thủ trưởng quan không nắm bắt thơng tin nhanh chóng kịp thời Sự nhanh nhạy xử lý công việc, khôn khéo thông minh giao tiếp miền giọng nói nên họ khơng dám thể thân từ mà nhiều hội  Thói quen đổ lỗi, phán xét Thói quen đổ lỗi thói quen xấu giao tiếp Đổi lỗi giết chết giao tiếp Khi đổ lỗi cho người đối diện, có loại đổ lỗi, âm thầm đỗ lỗi trực tiếp đổ lỗi Trong văn phòng thường gặp nhân viên vậy, họ thường khơng nhận lỗi thân mà ln coi lỗi người khác gây yếu tố khác quan Vì mà người xa lánh giao tiếp bị phớt lờ nhân viên khác  Không lắng nghe Hãy nghĩ đến việc có người nói mà khơng có người nghe sao? Một số nhân viên văn phịng có tơi lớn, ln coi mà khơng chịu tiếp thu lắng nghe góp ý đồng nghiệp hay sếp gặp phải nhiều trích, xa lánh của người xung quanh, từ mà khơng cịn muốn giao tiếp với họ nhân viên làm đối phương cảm thấy thiếu tôn trọng Điều đáng tiếc đa số dạy cách để nói chuyện, học cách để lắng nghe 2.3 Nhận thức việc nâng cao kỹ giao tiếp nhân viên nhà quản trị văn phịng Chính khó khăn hậu việc giao tiếp mang lại nên việc nâng cao kỹ giao tiếp cho nhân viên nhà quản trị quan trọng cần thiết Học giao tiếp để giải vấn đề phức tạp Nhân viên nhà quản trị học kỹ giao tiếp để biết cách giải vấn đề phức tạp nảy sinh, đồng thời nâng cao hiệu trình giao tiếp Nói cách khác, cơng việc ln địi hỏi nhân viên nhà quản trị phải có kỹ giao tiếp đắn, thể qua trình giao tiếp với quan hệ xã hội khác nhau, tình huống, hồn cảnh cụ thể khác Đồng thời, thân nhân viên nhà quản trị chủ động tạo mối quan hệ xã hội tốt đẹp sống, góp phần tạo hội thăng tiến cơng việc Rèn luyện khả giao tiếp để có ứng xử cho phù hợp Mỗi nhân viễn nhà quản trị học cách rèn luyện cho thân kỹ giao tiếp có hiệu với người khác khơng phải tìm định nghĩa Vì thế, tạm hiểu kỹ giao tiếp khả nhận biết biểu bên diễn biến tâm lý bên người khác trình giao tiếp; đồng thời, biết sử dụng kỹ nghe, nói, đặt câu hỏi, kỹ sử dụng phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ, biết cách ứng xử, định hướng, điều chỉnh trình giao tiếp, nhằm đạt tới mục đích giao tiếp định, tùy thuộc vào đối tượng giao tiếp tùy thuộc vào tính chất mối quan hệ giao tiếp cụ thể định CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN VÀ NHÀ QUẢN TRỊ TRONG VĂN PHÒNG 3.1 Kỹ sử dụng điện thoại Trong công việc thời đại, thường phải dùng đến điện thoại công cụ làm việc hữu hiệu Nếu không học cách sử dụng điện thoại, công cụ “giết chết” thời gian nhân viên nhà quản trị Khi gọi điện thoại, ln biết rõ muốn nói Có thể gạch đầu dịng trước điều định nói cần nói Như tiết kiệm thời gian cho cho người nghe Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với đối tượng Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn hạn chế nói chuyện phiếm Những người dễ hồ đồng thích nói chuyện thân mật Hạn chế nói chuyện riêng Nói chuyện phiếm vui làm thời gian gây khó chịu cho người bên đầu dây họ bận rộn Bạn nói chuyện qua loa thời tiết, thời đừng lơi chuyện gia đình làm đề tài Hãy trả lời thẳng câu hỏi đối tác Tránh ậm dễ tạo không chuyên nghiệp Nếu bạn câu trả lời, nói bạn gọi cho họ sau có đáp án xác Nếu bạn đưa phán đoán sai lầm cho người tin tưởng bạn, họ khơng tin bạn Cuối buổi nói chuyện, xác nhận lại điều trao đổi Như hai xem thống với điều để đưa cách giải thích hợp 3.2 Kỹ thuyết trình Nhiều người cảm thấy lo lắng, chí hoảng sợ phải thuyết trình trước đơng người Nhưng cơng việc, thuyết trình tốt, bạn có hội để khẳng định với sếp đồng nghiệp, tạo bàn đạp tới thành công Sau nguyên tắc giúp bạn có buổi diễn thuyết thành công nơi công sở:  Giới thiệu nhắc lại ý Hầu hết, thuyết trình có mục đích rõ ràng ý nghĩa quan trọng Vì vậy, bạn nên làm việc nghiêm túc, tập trung để có phát biểu lơi Khi bắt đầu thuyết trình nên thực số điệu nhằm thu hút ý khán thính giả như: đưa thơng báo, số liệu thống kê câu đùa đó, lời trích dẫn tiếng chẳng hạn… Trong q trình nói chuyện, thi thoảng, bạn nên nhắc lại ý để khắc sâu tâm trí người nghe Với người quen hùng biện, họ gọi quy tắc “nêu nói nhắc lại điều nói”  Nói chuyện mắt Nói khơng có nghĩa bạn nhìn chằm chằm vào người ta, bạn nhìn vào người nghe, họ cảm thấy bạn thực nói chuyện với họ khơng phải với phòng mà họ đứng, họ ý vào phát biểu bạn Đừng hướng ánh mắt bạn lên trần nhà hay nơi khác điều gây cho người ta cảm giác bạn không tự tin Khi bắt gặp ánh mắt nhìn bạn, dừng lại vài giây Tuy nhiên bạn khơng nên nhìn q lâu hay tỏ thiếu tự nhiên điểu tối kị diễn thuyết Cố gắng trì ánh mắt tự nhiên lúc nói chuyện với người quen  Tự nhiên, tự tin Để cho cách nói tự nhiên, khơng q gị bị sách vở, bạn linh động, thường xuyên thay đổi âm lượng, âm điệu lên bổng, xuống trầm cảm xúc thể bạn nói chuyện ngày với bạn bè, đồng nghiệp Một người bình thường đọc 200 đến 300 từ phút nói 100 đến 150 từ khoảng thời gian Nếu nói cách đều, không âm điệu, không cảm xúc, khán giả cảm thấy bạn khơng phải nói mà đọc, đọc với tốc độ chậm rãi, từ từ khiến người nghe sốt ruột Đây nguyên nhân gây nên tập trung Vì thế, giữ cho lời nói, hành động thật tự nhiên yếu tố quan trọng giúp bạn thành cơng  Tìm hiểu khơng gian, địa điểm thuyết trình Nói chuyện trước cơng chúng việc dễ gây cho bạn lo lắng, căng thẳng, vậy, bạn nên ý đến chi tiết nhỏ để phịng ngừa tình bất ngờ xảy Đó ngun nhân chúng tơi khun bạn dành chút thời gian ngó qua phịng thuyết trình, để xem cách bố trí đồ đạc, điểm đặt máy chiếu, vị trí bạn đứng người ngồi đâu, bạn tập thuyết trình trước địa điểm mà bạn chuẩn bị thuyết trình tới  Nhanh chóng bỏ qua lỗi thuyết trình Đa số người nghe không để ý đến lỗi nhỏ mà tập trung vào nội dung thuyết trình lần bạn mắc lỗi, khán giả bỏ qua đến lần thứ 10 họ chẳng để tâm làm Khán giả quan tâm bạn trình bày nội dung gì, điều có ý nghĩa với họ mà thơi Vì bạn để ý đến lỗi mình, vơ tình bạn kéo khán giả tập trung vào Tốt hết, bạn bỏ qua lỗi thật nhanh, giữ thái độ bình tĩnh lấy nội dung nói để ghi điểm 3.3 Các cơng cụ giao tiếp phi ngôn ngữ 3.3.1 Trang phục  Ăn mặc lịch  Khơng có ngày ngoại lệ  Chọn giày phù hợp  Tôn trọng nhà lãnh đạo 3.3.2 Bắt tay Bắt tay nghi thức lễ tân, xã giao, nét văn hố giao tiếp nói chung giao tiếp chốn cơng sở nói riêng Bắt tay động tác xã giao thông thường người ta gặp giã từ Nó nghi thức quan trọng cán bộ, cơng chức, nhà kinh doanh…  Có bước bắt tay bản: Bước 1: Tiến gần tới đó, cách khoảng 30cm chìa tay chéo so với ngực, ngón tay chĩa thẳng Bước 2: Nắm tay lại, ngón tay khít với ngón tay đối phương, nắm chặt tay họ mà không siết chặt Bước 3: Lắc tay đối phương 2, lần bỏ 3.3.3 Trao nhận danh thiếp  Khi trao danh thiếp: - Đưa mặt có chữ phía người nhận - Khơng cầm hộp đựng danh thiếp để trao - Đưa hai tay - Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên  Khi nhận danh thiếp: - Nhận hai tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập - Cố gắng nhớ tên chức vụ người trao cất - Trao danh thiếp Nếu khơng có xin lỗi hẹn lần sau 3.3.4 Cử chỉ, điệu bộ, nét mặt - Điệu chững chạc, khoan thai - Không ngồi rung đùi, nhổ râu tiếp khách - Tư ngồi người giao tiếp, nói lên nhiều thân người, nghĩ gì, muốn vào thời điểm Những người cảm thấy bị kích thích, bị đe doạ cơng, có tính rụt rè… ngồi hai chân bắt chéo vào theo lối cổ điển kèm theo hai tay khoanh trước ngực đặc biệt người phóng vấn xin việc 3.4 Lời nói nơi cơng sở - Lời nói nơi cơng sở phải đảm bảo có tính xác, tránh đưa tin đồn nhảm, thất thiệt, mơ hồ, khơng có thực - Lời nói nơi cơng sở cần đảm bảo tính trang trọng đại diện cho biểu tượng văn hố doanh nghiệp Trong giao tiếp lãnh đạo với nhân viên, đồng nghiệp với với khách hàng phải có thưa gửi đàng hồng, có chủ ngữ rõ ràng, câu nói xã giao như: cám ơn, cảm tạ, xin lỗi, làm ơn… - Tránh nói lời tục tĩu nơi làm việc, khơng làm người khác khó chịu lối nói chuyện “ăn to nói lớn”, nói nhanh, bộp chộp, hay xen vào chuyện người khác - Không nên gió chiều che chiều mà cần phải học cách nói lời Về cách thức xưng hơ lời nói nơi cơng sở tùy u cầu đảm bảo tính khách quan, trang trọng, song tuỳ hoàn cảnh để chọn lựa cho phù hợp: Đối với người quan: Bạn không cần thiết phải phân vân việc chào hỏi số người mà bạn khơng biết cá nhân họ Đó người thuộc phịng, ban khác chung thang máy với bạn, bảo vệ quan, người điều khiển thang máy giám đốc công ty - Trong quan hệ đồng nghiệp: Không nên dùng cách xưng hô kiểu “chú cháu” thi hành cơng việc Tuỳ theo hồn cảnh, tình sử dụng từ khác thay như: ông, bà, ngài… - Xưng hô lãnh đạo: Không nên gọi giám đốc, người giám sát tên riêng họ cho phép bạn gọi (Tiểu luận: Giao tiếp nơi công sở ,2014) (Đề tài “Kỹ giao tiếp nơi công sở", 2012) (Giao tiếp nơi cơng sở chìa khóa để thành cơng , 2011) ("Kỹ Năng Giao Tiếp Hành Chính Của Cán Bộ, Cơng Chức Trong Quá Trình Th…", 2009) (Vì phải rèn luyện khả giao tiếp?, 2017) KẾT LUẬN Ngày loại hình cơng việc địi hỏi nhân viên phải có kỹ giao tiếp tốt Đây kỹ quan trọng bên cạnh yếu tố chun mơn giúp bạn trở thành nhân viên nhà quản trị hoàn hảo hoàn hảo để có nhiều hội thăng tiến Do đó, khơng ngừng cải thiện vun đắp kỹ giao tiếp nơi công sở để gặt hái thành công công việc mình.Trong sống, giao tiếp hàng ngày người ln phải ứng phó với tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử Xã hội văn minh nhu cầu giao tiếp người cao Ứng xử cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày cịn coi bí thành công sống, công việc TÀI LIỆU THAM KHẢO Bậc Thầy Giao Tiếp Nhiếp Phục Công Sở (2018, January) Cẩm nang tổ chức quản trị hành văn phịng—Sách Hồ Ngọc Cẩn (2003) Đại Từ Điển Tiếng Việt—Sách Nguyễn Như Ý (1999, January) Vinabook.com - Nhà sách mạng Kỹ giao tiếp hành cán bộ, cơng chức trình th… (2009, June) https://www.slideshare.net/nataliej4/k-nng-giaotip-hnh-chnh-ca-cn-b-cng-chc-trong-qu-trnh-thc-thi-cngv?qid=3f4e2f5f-2066-4f01-a0b40d8fe881e2da&v=&b=&from_search=8&fbclid=IwAR0jUpL67MbAjZhKc9gccbnxZURjxlsvQHABOuhL5JDKuDmKOy680W 9YtI Kỹ giao tiếp tác phong nơi công sở—Lê Huy Khoa (2021) Lowndes L (2020) Nghệ thuật giao tiếp để thành công Methodologische und reasontische Probleme der Psychologie (1988) Osgood, C E (Ed.) (1976) Psycholinguistics: A Survey of Theory and Research Problems Greenwood Pub Group tailieuxanh.com (2011, August 22) Giao tiếp nơi cơng sở—Chìa khóa để thành công tailieuxanh.com https://tailieuxanh.com/vn/tlID789902_giao-tiep-noi-cong-so-chiakhoa-de-thanhcong.html?fbclid=IwAR2QsNYxpgCnZX7PBBwnQI5DU3pw7HT smVKZjXat9e3OfeZTsJ9RGWSVBtc 10 tailieuxanh.com (2012, September 20) Đề tài ” Kỹ giao tiếp nơi công sở” tailieuxanh.com https://tailieuxanh.com/vn/tlID1246269_de-tai-ky-nang-giao-tiepnoi-cong- so.html?fbclid=IwAR3iHPUdXsnbLNV7bhc4sRwl2dIHuMCUFjT mvbhzyYzsUP-vjp8gg6zkq2c 11 tailieuxanh.com (2014, March 29) Tiểu luận: Giao tiếp công sở https://tailieuxanh.com/vn/tlID1642746_tieu-luan-giao-tiep-congso.html?fbclid=IwAR1w86yAz6Q6KRnwOidYCG0QgFTeT5wlXEVL5IaY540s9EoppeAappSyCw 12 Transcom.vn (1888) Luận cương Feuerbach—Triết học http://triethoc.edu.vn/vi/truong-phai-triet-hoc/chu-nghiamarx/luan-cuong-ve-feuerbach_78.html 13 Văn Tân từ điển Tiếng Việt (1994) 14 Về hoạt động giao tiếp nhà quản trị văn phòng (2005) https://repository.vnu.edu.vn/flowpaper/simple_document.php?sub folder=16%2F82%2F36%2F&doc=1682367772786811632011911 97946210411854&bitsid=6ea9087a-1bc7-4e08-a2c4c1e8045e4d7d&uid=&fbclid=IwAR38ENgAd1EKJMIwz1qcPCs6 cXpOAhWP1227J0wqbtAXZ2RGztT2L_lTgtk 15 Vì phải rèn luyện khả giao tiếp? (2017, July 31) PhuNuToDay https://phunutoday.vn/vi-sao-chung-ta-phai-renluyen-kha-nang-giao-tiep-d148123.html PHỤ LỤC Tranh minh họa Kỹ giao tiếp qua điện thoại Kỹ thuyết trình Cơng cụ giao tiếp phi ngơn ngữ: bắt tay Công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ: trang phục Công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ: trao danh thiếp Công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ: điệu cử Biểu Đồ Biểu đồ: Điều gây ấn tượng với người khác Biểu đồ: Thời gian sử dụng giao tiếp Biểu đồ: Thời gian giao tiếp hàng ngày Biểu đồ: Vai trò thành phần trình giao Mahabravia ... dựa vào tâm hoạt động giao tiếp chia thành ba loại: - Giao tiếp vững mạnh - Giao tiếp cân - Giao tiếp yếu Trong vị trí nhà lãnh đạo nhân viên văn phòng hướng đến hoạt động giao phạm vi giao tiếp. .. giao tiếp định, tùy thuộc vào đối tượng giao tiếp tùy thuộc vào tính chất mối quan hệ giao tiếp cụ thể định CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN VÀ NHÀ QUẢN TRỊ TRONG VĂN PHÒNG... TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP TRONG VĂN PHÒNG 1.1Khái niệm giao tiếp Giao tiếp vấn đề có ý nghĩa thực tiễn to lớn giao tiếp đóng vai trị góp phần định phát triển toàn diện cá nhân Giao tiếp vừa phương