Blue c ebook truyen thong noi bo 2020

TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TỪ CHIẾN LƯỢC ĐẾN THỰC THI Lời mở đầu Ý tưởng sách đời buổi chiều bên hồ Hoàng Cầu, Hà Nội Cửa sổ văn phịng Blue C nhìn Từ chúng tơi thấy nắng mưa chuyển đổi qua sắc thái Có lúc hồng n ả nhuộm vàng mặt nước Có gió lốc muốn giật tung gốc già Một thoáng gợn thiên nhiên đủ để nhắc người thật nhỏ bé Thứ giúp người trở nên mạnh mẽ, ý nghĩa lớn lao điều làm Chúng gọi sứ mệnh Ở Blue C, chúng tơi đặt sứ mệnh vào việc giúp doanh nghiệp phát triển nội lực thông qua giải pháp truyền thông nội Chúng tin công nghệ phát triển, người cần gắn bó Với vị công ty tiên phong TTNB, mong muốn giúp doanh nghiệp gắn kết người, nâng cao hiệu suất, lan tỏa thương hiệu, tạo dựng sắc văn hóa riêng, chiến dịch sản phẩm truyền thông nội sáng tạo, thấu hiểu nội bộ, câu chuyện có thật, truyền cảm hứng từ người doanh nghiệp Chúng tin doanh nghiệp hiểu vai trò TTNB triển khai cách, họ không tiết kiệm nhiều chi phí cịn tăng doanh thu thật phát triển bền vững Hy vọng nội dung sách góp phần làm nên bền vững Cuốn sách bước nhỏ hành trình xây dựng ngành TTNB chuyên nghiệp Việt Nam mà Blue C theo đuổi Nó “đứa tinh thần” chuyên gia TTNB Blue C Chúng yêu TTNB, chúng tơi sống ngày nó, chúng tơi tìm thấy giá trị nhân văn, điều tốt đẹp tử tế người Và mong muốn chia sẻ điều với bạn CEO Blue C Lê Quang Vũ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ |5 MỤC LỤC THE “WHY” Từ hộp đen sang hộp kính 10 Những khối Silo sừng sững 14 Gắn kết hết 16 BELIEVE – Công thức cho niềm tin 20 THE “HOW” Bắt đầu với câu hỏi Tại 24 Xây dựng chiến lược truyền thông nội cần gì? 28 Ai nên gánh truyền thơng nội bộ? 30 Truyền thông nội - Tưởng mà 32 10 điều làm phụ trách TTNB 34 Vượt khó chinh chiến 36 KOL nội bộ: Nhân tố bỏ qua 38 “Anh yêu em” - Nhìn từ quy trình truyền thơng 40 Siemens - Làm để nội thơng suốt 42 Hershey “biến hóa” với tin nội 46 Có thể bạn chưa nghĩ tới? 48 THE “WHAT” bí làm nên câu chuyện hay 52 Những người kể chuyện ServiceNow 54 Bí viết chân dung 56 Infographic – Vũ khí “tối tân” truyền thơng điệp 60 Làm có infographic hấp dẫn 62 25 gia vị cho tin nội 64 Ý tưởng chất không lo thiếu đất 66 Nội quy Blue C 68 Trong bối cảnh mới, thứ kết nối trở nên minh bạch hơn, nỗ lực gắn kết nhân viên với doanh nghiệp nhóm với trở thành ưu tiên hàng đầu nhà lãnh đạo, truyền thơng nội phát huy hết vai trị T he w hy TỪ HỘP ĐEN SANG HỘP KÍNH Lãnh đạo cấp cao Uber từ chức bê bối tình dục phân biệt đối xử bị phanh phui CEO HSBC Đài Loan nhận lời dắt tay cô dâu đồng tính vào lễ đường bố dâu từ chối Video nhân viên United Airlines lôi thô bạo hành khách khỏi máy bay lan truyền mạng xã hội khiến cộng đồng phẫn nộ… Những câu chuyện khơng liên quan đến thực lại ví dụ cho thấy xu hướng thay đổi tiếp thị, truyền thông thương hiệu Nó cho thấy thách thức khơng nhỏ mở hội lớn cho doanh nghiệp, từ góc nhìn quản trị doanh nghiệp 10 “HỘP KÍNH” VÀ “HỘP ĐEN” Nếu trước doanh nghiệp ví “chiếc hộp đen” đây, doanh nghiệp trở thành “chiếc hộp kính” Thương hiệu thứ bên ngồi bạn tơ vẽ bề mặt hộp Mọi người “ngắm” doanh nghiệp từ ngồi, thích khơng thích Nhưng đây, doanh nghiệp giống hộp kính suốt Người bên ngồi dễ dàng nhìn thấy bên trong, người, quy trình giá trị cốt lõi Họ biết người bên cảm thấy Tại việc chuyển dịch từ hộp đen sang hộp kính lại trở nên mạnh mẽ đến thương hiệu? Thương hiệu điểm chạm cảm xúc liên tưởng mà người tiêu dùng có với doanh nghiệp Nó thứ nhìn thấy cảm nhận doanh nghiệp từ phía người tiêu dùng Khi doanh nghiệp “chiếc hộp đen”, thương hiệu giới hạn thứ tơ vẽ bên ngồi Các nhà lãnh đạo kiểm sốt Nhưng doanh nghiệp “chiếc hộp kính”, thương hiệu tất thứ nhìn thấy Từng người Từng quy trình Từng giá trị Tất thứ diễn T he w t Biết khơi gợi, biết tâm làm trò chuyện dễ chịu nhiều Khi có tay tất câu trả lời chủ đề chính, nhân vật cịn thời gian cho bạn hỏi tất thứ xoay quanh công việc nhân vật, đừng ngại để họ đưa nhận định doanh nghiệp, vấn đề cộm công ty Thông tin để dành để bạn triển khai đề tài khác làm dẫn chứng cho nhiều viết sau “Nhớ tên chó” cách người viết tự nhắc tìm hiểu thật kĩ, thật tỉ mỉ với thái độ quan tâm, tôn trọng nhân vật Đừng hời hợt với nhân vật bạn 58 ĐI TÌM VIÊN ĐÁ KÊ CHÂN Người leo lên đỉnh núi dẫm chân vào nhiều viên đá đường Nếu coi nhân vật bạn nhà leo núi lên đến đỉnh, viên đá mà họ dẫm lên gì? Trước tiên, bàn đỉnh núi Đừng nhẩm tưởng phải làm đao to búa lớn nhà leo núi giỏi Với nhà leo núi truyền thông nội bộ, đỉnh núi họ chinh phục đơn giản tìm cách để giảm lỗ từ 10 phần xuống phần chưa thể lãi hay làm để yêu công việc mà nghe chán thủ thư, gác kho… Khi có đỉnh núi, ta tìm viên đá kê chân Giữa người bình thường, nhân vật bạn sáng tạo viên đá Giữa người giỏi, họ giỏi bật viên đá Chấp nhận xa gia đình làm nơi đất khách q người cơng việc chung viên đá Trong q trình thu thập thơng tin phải tìm cho viên đá Bởi khơng có viên đá kê chân, ta chẳng thể hiểu nhân vật nhà leo núi giỏi CHI TIẾT NHỎ NÓI LÊN CON NGƯỜI LỚN Nhà văn Maxim Gorki cho rằng: “Chi tiết nhỏ làm nên nhà văn lớn” Câu nói hồn tồn hợp cho viết nhân vật Hãy tìm chi tiết, câu chuyện để kể nhân vật bạn Thay nói: “Anh Linh – Nhân viên Truyền thơng cơng ty yêu công việc, thường sớm muộn” kể chuyện: “Hôm nay, chị bán hàng nhà ăn giữ lại suất cơm cho Linh Chị biết cơng ty có kiện Linh thường ăn muộn Anh nhớ đến bữa trưa việc hồn tất” Ln nhớ người viết phải giữ nhìn khách quan, thái độ cởi mở, tôn trọng Hãy đến gặp nhân vật trái tim không định kiến ghi lại thông tin trung thực đến câu chữ Để có chi tiết, câu chuyện cho viết nhân vật khơng khó ý quan sát cách họ làm việc, giao tiếp với người, bàn làm việc xếp nào… Và nhắc hỏi người xung quanh họ Câu chuyện người thứ ba giúp viết sinh động hơn, cân đối thoại độc thoại Đặc biệt, viết cho Truyền thông nội bộ, có nhiều nhân viên xuất viết, bạn có nhiều độc giả Thu thập thơng tin vấn nhân vật thách thức, kỹ giỏi chưa đủ mà cần có lịng rộng mở Có thể chứ, bạn hay tơi gặp đồng nghiệp không hợp gu không muốn trị chuyện với họ Ln nhớ người viết phải giữ nhìn khách quan, thái độ cởi mở, tơn trọng Hãy đến gặp nhân vật trái tim không định kiến ghi lại thông tin trung thực đến câu chữ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ | 59 T he w t INFOGRAPHIC VŨ KHÍ “TỐI TÂN” TRUYỀN THÔNG ĐIỆP Ngày nay, người có xu hướng “xem nhiều đọc”, infographic, với khả đáp ứng ba tiêu chí “đẹp-gọn-đủ”, trở thành cách thức hữu hiệu để làm truyền thông nội I nfographic công cụ tuyệt vời để biến liệu thông tin khô khan, phức tạp dày đặc thành hình ảnh trực quan hấp dẫn, dễ hiểu INFOGRAPHIC VÀ NHỮNG LỢI ÍCH TRUYỀN TẢI THÔNG ĐIỆP Một thách thức người làm truyền thơng làm để tin thu hút người đọc Theo khảo sát từ Telegraph.co.uk, trung bình ngày người bình thường tiếp xúc tới 174 loại tin tức khác nhau, làm cách để để lại ấn tượng cho người đọc tốn nan giải Với infographic, thơng điệp phức tạp, khó nhớ đơn giản hóa đọng lại số, hình ảnh, màu sắc hấp dẫn đầy đủ nội dung mong muốn truyền tải Chúng giúp nội dung dễ dàng “hấp thụ”, bắt mắt 60 bật Thông thường, hình ảnh với nhiều màu sắc ấn tượng tăng mong muốn sẵn sàng đọc lên tới 80%, đặc biệt ý với tiêu đề đầu viết Ngoài việc dễ thu hút độc giả, mức độ lan tỏa thông điệp qua infographic cao hơn, đặc biệt bối cảnh doanh nghiệp có nguồn nhân lực trẻ trung, động, tích cực với xu hướng mang tính “viral” (lan tỏa) Dữ liệu BuzzSumo rằng, nội dung dạng infographic đạt mức độ chia sẻ mạng xã hội nhiều gấp 2,3 lần so với đăng blog thông thường Các mạng xã hội thường xuyên chia sẻ infographic Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Pinterest Google+ ỨNG DỤNG CỦA INFOGRAPHIC TRONG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ Sẽ thiếu sót bạn cho rằng, infographic chủ yếu sử dụng marketing, đặc biệt việc giới thiệu tính sản phẩm Truyền thơng nội hồn tồn khai thác infographic để truyền tải thơng tin như: • Các định, báo cáo Với thông tin nhiều số liệu, infographic giúp người xem nắm ý bật mục đích, ưu, nhược điểm, mối quan hệ định, thông báo đưa Từ đó, họ dễ dàng đưa nhận định, so sánh, đối chiếu mức độ phù hợp liệu • Tài liệu đào tạo Các tài liệu đào tạo thường bao gồm nhiều nội dung khái niệm, đặc điểm quy định, chuyển hóa dạng infographic, nội dung xuất nhiều định dạng khác sổ tay doanh nghiệp, poster khổ lớn dán bảng tin sách hướng dẫn dùng buổi workshop, seminar… Một ví dụ việc ứng dụng infographic đào tạo doanh nghiệp kể đến buổi sinh hoạt “Bữa trưa ngày thứ tư” Piktochart Trong buổi sinh hoạt này, nhân viên tổ chức thay phiên thuyết trình chủ đề tùy chọn với yêu cầu phải sử dụng infographic để thể thông tin Việc làm khơi dậy hào hứng cho nội dung đào tạo tưởng chừng khơ khan, dài dịng, khó nhớ • Tài liệu hướng dẫn, nội quy Các tài liệu liên quan đến quy trình làm việc, nội quy cơng ty dần hình ảnh hóa thành infographic đặt nhiều nơi cơng sở Đó hướng dẫn sử dụng máy photocopy, bước phân loại rác, quy trình tốn nhiều thơng tin khác trình bày dạng hình ảnh hóa • Tin tuyển dụng Trong lĩnh vực nhân sự, sử dụng infographic cách tuyệt vời để xếp truyền tải lượng lớn liệu chương trình tuyển dụng, mơ tả cơng việc (JD) đặc biệt quyền lợi ứng viên gia nhập doanh nghiệp So với đăng tuyển thông thường định dạng truyền thống, đăng infographic giúp ứng viên có tiếp cận dễ dàng với sách, quy định tổ chức CacoCola sử dụng infographic để giới thiệu 50 đặc điểm doanh nghiệp này, thử tưởng tượng bạn nhìn thấy nội dung thể thành dạng văn thông thường, liệu bạn có muốn đọc hết thấy nét thú vị cơng ty hay khơng? TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ | 61 T he w t 62 TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ | 63 T he w t 64 TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ | 65 T he w t Ý TƯỞNG CHẤT KHÔNG LO THIẾU ĐẤT Không bị giới hạn kênh hay cách thức, thấu hiểu rõ đối tượng mục tiêu, ủng hộ văn hóa truyền thơng nội thực chất có nhiều “đất” cho sáng tạo, phá cách, mẻ Đ ã qua thời kỳ sáng tạo dành cho truyền thơng bên ngồi Hãy nghĩ đến đến lý sau: • Truyền thơng nội giao tiếp người với người (Human to Human) Cho dù khách hàng hay nhân viên, người phải đọc thứ thực buồn tẻ, họ chuyển qua làm việc khác, quan trọng Những thông báo khô khan, cứng nhắc kẻ thù giao tiếp hiệu • Truyền thông nội cần nỗ lực để thu hút người bận rộn chăm Nếu 66 doanh nghiệp thành công, nhân viên bận rộn với nhiệm vụ ưu tiên riêng Việc họ dành thời gian cho truyền thơng nội thách thức, đặc biệt thông điệp tầm nhìn, sứ mệnh hay chiến lược khơng ảnh hưởng đến danh sách đầu việc họ cần làm tuần Vậy bắt đầu với hình ảnh ấn tượng đáng nhớ Thay dịng Times New Roman email, để hình ảnh, text thiết kế phối hợp với để mang đến thơng điệp đẹp • Sáng tạo để gắn kết – Nếu nhân viên không dành thời gian để đọc tin tức nội không trả lời phản hồi, họ cảm thấy gắn kết dẫn đến vấn đề động lực làm việc Sáng tạo cách tốt để tăng cường tham gia nhân viên Sự sáng tạo giống bắp, bạn dùng nhiều hơn, trở nên săn Tuy nhiên, nhớ rằng, sáng tạo có giá trị giúp bạn giải vấn đề tổ chức Khi đó, thứ bạn có khơng ảnh, tin, video mà giải pháp - SÁNG TẠO HIỆU QUẢ - điều mà nhà quản lý khao khát từ đội ngũ làm truyền thơng nội HÃY THỬ NHỮNG GỢI Ý SAU CỦA BLUE C ĐỂ NUÔI DƯỠNG SỰ SÁNG TẠO VỚI TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ Brainstorm nhiều Sử dụng hình ảnh thiết kế bắt mắt Lựa chọn Concept – Key visual Khai thác ý tưởng từ nhân viên Thử mang truyền thơng nội bên ngồi Gieo vần cho thơng điệp 10 Kể chuyện thay số Game hóa – Tương tác nhiều Ưu tiên Video Thử kiện nội theo hình thức show truyền hình TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ | 67 T he w t 68 TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ | 69 TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ Từ chiến lược đến thực thi Nhóm tác giả Nguyễn Thị Mai Phương Đào Mai Trinh Hoàng Phương Thảo Đinh Nha Trang Nguyễn Anh Tùng Lâm Kim Oanh TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ | 71 Tê n c hu yên m ụ c 72