Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự

Với đặc thù là nhà trường quân đội thế nên trong cơ cấu tổ chức của nhà trườngcũng là cơ cấu tổ chức chung của các đơn vị quân đội khác,trong đó chia làm 2 mặt rõrệt là quân sự và chính

Lời nói đầu

Hệ thống công nghệ thông tin là một thành phẩm của ngành tin học, với chứcnăng chủ yếu là giúp việc người lãnh đạo trong công tác quản lý, phân phối.Vì thế hệthống thông tin ngày càng được các tổ chức, cơ quan, công ty,doanh nghiệp quan tâm

và đưa vào để hỗ trợ trong công việc của mình

Tuy nhiên, điều quan trọng là hệ thống thông tin đó được xây dựng như thế nào?Nếu hệ thống đó được xây dựng một cách khoa học thì thực sự nó sẽ trở thành cánhtay phải của nhà lãnh đạo tuy nhiên, ngược lại, nó sẽ gây ra những sự phiền toái vàhao tốn nhất định, nặng hơn là gây rắc rối và xáo trộn lớn trong tổ chức,công tyđó,dẫn đến việc đổ vỡ cả hệ thống

Nói như thế để thấy rằng, việc xây dựng một hệ thống thông tin có tầm quan trọnglớn so với việc sử dụng hay việc giám sát hoạt động của hệ thống bởi vì, một hệthống thông tin tốt có thể gần như hoạt động một cách tự động và hoàn toàn chính xác

mà không cần tới sự tác động của con người

Trong quá trình học bộ môn:”Phân tích và quản lý hệ thống thông tin” tôi đãquyết định chọn đề tài: “xây dựng hệ thống thông tin quản lý học viên cho học viênhọc viện kỹ thuật quân sự”,và đặc biệt đi sâu vào việc quản lý về lĩnh vực quân sựtrong nhà trường

Hệ thống trên giấy do tôi xây dựng không thể tránh khỏi có nhiều sai sót,vìthế,mong người đọc và đặc biệt là cô giáo bộ môn hướng dẫn tận tình,chỉ ra sai sót để

đề tài được hoàn thiện hơn

Ngày 20 tháng 02 năm 2008

NguyễnHoàngMinh-LớpĐịatin40

HỆ THỐNG

QUẢN LÝ HỌC VIÊN QUÂN SỰ HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

Hệ thống thông tin quản lý về mặt quân sự của học viện kỹ thuật quân sự, như têngọi của nó,có chức năng quản lý về mặt quân sự và rèn luyện của học viên trong toànnhà trường Nhiệm vụ chung đó có thể chia làm các công việc nhỏ hơn như sau:

+Thu thập,tổng hợp các thông tin về tình hình rèn luyện của học viên theo định kỳ hàng tuần và khi có nhiệm vụ đột xuất.

+ Nhận và xử lý các thông báo, chỉ thị và nhiệm vụ từ các cơ quan,phòng, ban khác của Học viện

Yêu cầu của hệ thống là phải thông tin kịp thời,chính xác, đầy đủ giữa các đơn vịgiúp cho các đơn vị cấp trên có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động của cácđơn vị cấp dưới, và các đơn vị cấp dưới có thể báo cáo những biến cố đột xuất xảy ratrong đơn vị một cách nhanh nhất

Với đặc thù là nhà trường quân đội thế nên trong cơ cấu tổ chức của nhà trườngcũng là cơ cấu tổ chức chung của các đơn vị quân đội khác,trong đó chia làm 2 mặt rõrệt là quân sự và chính trị.Hơn nữa cơ cấu này được phân chia thành các cấp, cấp trênquản lý và giao nhiệm vụ trực tiếp cho cấp dưới và cấp dưới nhận lệnh cũng như báocáo trực tiếp lên cấp trên.Việc xây dựng một hệ thống thông tin giúp việc cho công tácquản lý về mặt quân sự của nhà trường cũng không nằm ngoài cơ cấu đó.Quản lýchung về tình hình rèn luyện của học viên là văn phòng nhà trường, cơ cấu phía dướigồm có:

Các tiểu đoàn và các hệ quản lý học viên đặc biệt: Tiểu đoàn và hệ,tuy có tên gọi

khác nhau,nhưng có cơ cấu tổ chức giống nhau.Các tiểu đoàn quản lý học viên quânsự,còn các hệ quản lý học viên quốc tế , học viên văn bằng 2.Và như đã nói ở trên,việcquản lý ở các tiểu đoàn và các hệ được chia làm hai mặt rõ rệt là mặt quân sự và mặtchính trị mà mặt chính trị trong tiểu đoàn lại chịu sự quản lý trực tiếp của phòng chính

trị nhà trường và không thuộc hệ thống thông tin mà chúng ta đang xây dựng thế nênchúng ta chỉ quan tâm đến mặt quân sự trong các hệ và các tiểu đoàn.

Các tiểu đoàn và hệ có nhiệm vụ sau:

+Thu thập và tổng hợp tình hình rèn luyện và học tập của học viên do các đại đội đưa lên theo định kỳ hàng ngày và khi có nhiệm vụ đột xuất.

+Báo cáo tình hình học rèn luyện và học tập của học viên trong các hệ , tiểu đoàn theo định kỳ hàng tuần và theo yêu cầu đột xuất của cấp trên.

+Nhận, xử lý thông báo,nhiệm vụ của cấp trên đưa xuống, sau đó chuyển xuống các đại đội.Theo dõi quá trình thực hiện và nhận báo cáo từ các đại đội sau đó tổng hợp chung và lại chuyển về văn phòng.

Trực thuộc tiểu đoàn là các đại đội nhiệm vụ của đại đội cũng như nhiệm vụ của tiểuđoàn tuy nhiên đại đội là đơn vị quản lý trực tiếp học viên và là đơn vị thấp nhất trong

hệ thống thông tin đang xây dựng

Ngoài ra các bên trong các tiểu đoàn cũng có các trợ lý, nắm bắt tình hình của các đạiđội dưới góc nhìn khác.thông tin các trợ lý thu thập được cũng được gộp chung vớicác thông tin mà tiểu đoàn nhận được từ các đại đội và chuyển về văn phòng theo định

kỳ hoặc có các nhiệm đột xuất như đã đề cập ở trên

Mỗi tiểu đoàn được trang bị 2 máy tính,một máy tính làm việc trực tiếp với máy tínhchủ đặt ở văn phòng nhà trường, và máy tính này lại là máy tính chủ cho các đơn vịđại đội trực thuộc máy tính thứ hai là máy tính của ban trợ lý tiểu đoàn cũng có vaitrò tương đương máy của các đại đội

Mỗi đại đội được trang bị một máy tính, nối mạng cục bộ với các đơn vị đại đội cùngtiểu đoàn khác,và nối với máy tính tiểu đoàn

Ban điều lệnh tác chiến:: Ban điều lệnh tác chiến là một ban riêng có nhiệm vụ

theo dõi sát sao các hoạt động của các tiểu đoàn và các đơn vị dưới theo một kênhriêng Thông tin thu nhận được cũng sẽ được chuyển về văn phòng nhà trường cùngcác thông tin đưa lên báo cáo của các hệ,tiểu đoàn.Ban điều lệnh tác chiến cũng đượctrang bị một máy tính nối mạng với máy tính văn phòng

Như đã đề cập ở trên,việc thông tin hai chiều giữa các đơn vị cấp trên và cấp dưới làvấn đề hết sức quan trọng trong công tác quản lý điều hành của người chỉ huy.Ở

phần 3 này,người viết tiếp tục tập trung làm rõ công tác chuyên môn nghiệp vụ củamột đơn vị quân đội, mà cụ thể là trường học viện kỹ thuật quân sự.

Theo cấu trúc hình cây, trong hệ thống của chúng ta, giả sử văn phòng nhà trường

là nút cao nhất,đây là nơi đặt máy chủ và thông tin ở đây thường ở mức tổng hợpnhất Văn phòng nhà trường quản lý trực tiếp các tiểu đoàn,các hệ và ban điều lệnhtác chiến Ở các hệ và tiểu đoàn có các trợ lý tiểu đoàn tham gia vào một lĩnh vựctrong công tác quản lý Dưới thấp nhất của hệ thống là các đại đội,quản lý trực tiếpcác học viên quân sự

Việc thông tin trong hệ thống được thực hiện như sau:

+Hàng ngày,đại đội phải báo cáo lên tiểu đoàn tình hình thực hiện nhiệm vụ trongngày.Cụ thể đó là tình hình quân số(đủ hay vắng,quân nhân vắng,có lí do không),tìnhhình bảo đảm an toàn,tình hình bảo đảm canh gác,tình hình chấp hành kỷ luật(có lớphay học viên nào không chấp hành kỷ luật tốt không,nếu mức độ vi phạm không nặngđến mức kỷ luật cấp tiểu đoàn thì tại đại đội trường hợp vi phạm đó được xử lý trựctiếp và đưa thông báo về hình thức xử lý lên tiểu đoàn)

+Kênh thông tin thứ hai của tiểu đoàn từ ban trợ lý tiểu đoàn Ban trợ lý tiểu đoàn cóchức năng giám sát, theo dõi ,kiểm tra tình hình hoạt động của các đại đội Các thôngtin này cũng được tổng hợp hàng ngày rồi gửi về ban chỉ huy tiểu đoàn Thông tin bantrợ lý tiểu đoàn thu thập được bao gồm đánh giá hoạt động của đơn vị.Các đơn vị cómắc phải sai phạm trong thực hiện nhiệm vụ không, nếu có học viên trong đại đội viphạm thì ghi rõ họ tên và lỗi vi phạm

+Hàng tuần,tình hình hoạt động của tiểu đoàn lại được báo cáo lên văn phòng nhàtrường Tình hình hoạt động của tiểu đoàn bao gồm quân số thực hiện nhiệm vụ trongtuần(vắng bao nhiêu công,có lí do không),báo cáo về các mặt khác như bảo đảm antoàn,bảo đảm canh gác,tình hình kỷ luật(những học viên đã bị kỷ luật ở cấp tiểu đoànđược báo cáo lên trên kèm theo lỗi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật.)

+Kênh thứ hai của văn phòng nhà trường là ban điều lệnh tác chiến.ban này hoạt độngtương tự như ban trợ lý tiểu đoàn,song báo cáo về văn phòng không được gửi hàngngày mà được gửi theo định kỳ hàng tuần

+ Theo chiều ngược lại,biên bản đánh giá tình hình chung trong tuần qua của toàntrường, kế hoạch hoạt động trong tuần tới và thông tin tổng hợp được của ban điều

lệnh tác chiến được ban thư ký tại văn phòng nhà trường soạn thảo, và gửi xuống cácmáy tính các hệ,tiểu đoàn, ban điều lệnh tác chiến.

+sau khi đã bổ sung thêm các nhiệm vụ riêng cấp hệ, tiểu đoàn,kế hoạch và đánh giá

và biên bản theo dõi lại được đưa xuống cấp thấp hơn là các đại đội trực thuộc Cácchỉ huy cấp đại đội nhận được kế hoạch và triển khai quân nhân trong toàn đại độithực hiện theo kế hoạch đó

+Bên cạnh đó,những khi có yêu cầu kiểm tra đột xuất của cấp trên thì các tiểu đoànrồi xuống đến các đại đội phải nhanh chóng nắm bắt tình hình hiện tại tại đơn vị mìnhmột cách ngắn gọn(gồm quân số,vắng những ai,có lí do không) rồi chuyển nhanhchóng lên trên

+Tương tự như thế,khi văn phòng nhận được công văn, thông báo từ chỉ huy nhàtrường, hay các phòng ban khác,ví dụ như thông báo về việc xuất hiện bệnh dịch mớitrong trường từ ban y tế, hay kết quả tổng kết học kỳ một của từng học viên,thì cácthông báo,công văn này sẽ được đưa trực tiếp xuống tiểu đoàn,từ đó, đưa xuống cácđại đội(tất nhiên,với kết quả học tập thì hệ,tiểu đoàn nào sẽ nhận kết quả học tập củahệ,tiểu đoàn đó, các đại đội cũng vậy.)

lý tiểu đoàn cũng vậy,không được phép báo cáo trực tiếp lên văn phòng nhà trường.+ Các thông tin đưa từ trên xuống dưới cũng được thực hiện theo cấu trúc hình cây,tức là cấp trên chỉ đưa ra các chỉ thị,mệnh lệnh thông báo đối với cấp dưới trực tiếptrong phạm vi quản lý của mình.sau đó,thông tin sẽ dần dần được đưa xuống các cấpthấp hơn

+Với vai trò là một hệ thống thông tin quân sự,hệ thống cần đảm bảo công tác bảomật,an toàn thông tin cao

5.Mẫu biểu:

- Mẫu biểu báo cáo tình hình quân số trong ngày của đại đội lên tiểu đoàn hàng ngày.

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Gác: (bảo đảm hay không)

Bảo đảm an toàn: (Bảo đảm hay không)

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập tự do hạnh phúc

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập tự do hạnh phúc

BÁO CÁO KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ

BAN ĐIỀU LỆNH TÁC CHIẾN

Tuần thứ: _

Tiểu đoàn 1: (tốt, khá, trung bình, yếu ,kém)

Bảo đảm canh gác: (tốt, còn sai phạm)

Bảo đảm an toàn: (tốt ,còn sai phạm)

Cá nhân sai phạm: _

Lỗi sai phạm:

Tiểu đoàn 2: (tốt, khá, trung bình, yếu ,kém)

Bảo đảm canh gác: (tốt, còn sai phạm)

Bảo đảm an toàn: (tốt ,còn sai phạm)

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Gác: (bảo đảm hay không)

Bảo đảm an toàn: (Bảo đảm hay không)

Đánh giá chung các đại đội:

Đại đội1: (Tốt, khá,trung bình, yếu , kém)

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

-Mẫu biểu kế hoạch hoạt động trong tuần tới từ văn phòng nhà trường xuống các hệ vàtiểu đoàn trong toàn trường.

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập-tự do-hạnh phúc

KẾ HOẠCH NHIỆM VỤ TRONG TUẦN

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Ban văn phòng

nhà trường

Ban điều lệnh tác chiến

Tiểu đoàn 2 Tiểu đoàn 1

Hệ quốc tế

Đại đội 1

Đại đội 2

Trợ lý tiểu đoàn(hệ)

Kế hoạch hàng tuần, công văn, nhiệm vụ chỉ thị

Tình hình đơn vị hàng

tuần,tình hình đơn vị khi

có đột xuất

Tình hình đơn vị hàng ngày,tình hình đơn vị khi

có đột xuất

Kế hoạch tiểu đoàn hàng tuần,công văn,nhiệm vụ chỉ thị

Phần 2:Xử lý sơ bộ,tổng hợp kết quả khảo sát

1.Mô tả chi tiết công việc:

Chúng ta đã tìm hiểu cơ cấu, nhiệm vụ, quy tắc nghiệp vụ của hệ thống, bây giờchúng ta sẽ đi sâu vào vấn đề làm thế nào để xây dựng hệ thống trên một cách hiệuquả và tối ưu nhất

Đầu tiên chúng ta xây dựng hệ thống phần cứng để có thể truyền tải thông tin:

+Mỗi đại đội đều được trang bị một máy tính, các máy tính này được nối mạng cục bộvới máy tính của tiểu đoàn quản lý các đại đội đó Tại ban trợ lý của mỗi tiểu đoàncũng có một máy tính nối chung vào mạng của tiểu đoàn

+ Mỗi máy tính ở các tiểu đoàn lại tham gia mạng con mà máy chủ đặt tại văn phòng.Ban điều lệnh tác chiến cũng được trang bị một máy tính tham gia vào mạng này.Đối với công tác báo cáo định kỳ,chúng ta sẽ xây dựng hệ thống truyền tải thông tinmột cách tự động, cụ thể như sau:

+Thông tin về tình hình hoạt động của đại đội trong ngày được cập nhật lên máy tínhtiểu đoàn một cách tự động vào lúc 21h30’ hàng ngày.Thông tin này đóng vai trò làthông tin đầu vào, được cập nhật một cách thủ công tại đại đội Thông tin về kết quảtheo dõi hoạt động của các đơn vị đại đội từ ban trợ lý tiểu đoàn cũng được cập nhậtlên tiểu đoàn vào thời điểm này trong ngày

+ Hàng tuần, vào lúc 13h30, thứ 6, thông tin về tình hình hoạt động trong tuần của cáctiểu đoàn cũng được chuyển về văn phòng nhà trường thông tin này kết hợp với thôngtin từ ban điều lệnh tác chiến,sẽ được chỉ huy văn phòng nhà trường đánh giá và hệthống sẽ gửi lại cho các hệ,tiểu đoàn,ban điều lệnh tác chiến một cách tự động cùngvới kế hoạch thực hiện nhiệm vụ trong tuần tới lúc 16h ngày hôm đó

+Thông tin về nhận xét đánh gía của văn phòng được giữ lại ở tiểu đoàn, để chỉ huytiểu đoàn duyệt qua và lên danh sách các kế hoạch thực hiện riêng của tiểu đoàn xen

kẽ với kế hoạch hoạt động chung do văn phòng nhà trường đưa ra, sau đó hệ thống sẽ

tự động gửi bản kế hoạch,đánh giá này về cho mỗi đại đội vào lúc 17h thứ 6

Ngoài những thông tin được cập nhật một cách tự động ở trên,hệ thống còn phải yêu cầu chuyển tải được những thông tin và mệnh lệnh đột xuất.Nếu có yêu cầu đột xuất cần phải nắm bắt tình hình đơn vị của cấp trên, máy tính tại văn phòng sẽ gửi lệnh trực tiếp xuống các hệ ,tiểu đoàn ban điều lệnh tác chiến,lệnh

sẽ được gửi tiếp xuống các đại đội trực thuộc để các cán bộ đại đội kiểm tra tình hình trực tiếp,nhập vào máy và gửi lên tuyến trên Tương tự như thế,khi có công văn, thông báo của các phòng ban khác,chỉ thị mệnh lệnh của chỉ huy nhà trường gửi xuống văn phòng nhà trường, máy tính sẽ thực hiện một cách tự động chuyển các thông báo, công văn chỉ thị mệnh lệnh

Dự án Tiểu dự án: Quản lý học

Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT:

Ngày:

Công việc:Quản lý tình hình hoạt động của học viên định kỳ

Điều kiện bắt đầu:

Hàng ngày và cuối tuần

Thông tin đầu vào: Tình hình hoạt động của học viên các ngày trong tuần

Thông tin đầu ra: Tình hình hoạt động của học viên được tổng hợp mỗi tuần

Nơi làm việc: Đại đội,tiểu đoàn, văn phòng nhà trường

Tần suất: Định kỳ hàng tuần.

Công việc: Quản lý tình hình hoạt động của học viên đột xuất

Điều kiện bắt đầu: Khi cấp trên có chỉ thị kiểm tra tình hình học viên đột xuất

Thông tin đầu vào:Tình hình hoạt động của học viên ngày hôm đó

Thông tin đầu ra:Tình hình hoạt động của học viên khi kiểm tra đột xuất

Nơi làm việc:Đại đội,văn phòng,nhà trường

Công việc: Lập kế hoạch hoạt động trong tuần tới

Điều kiện bắt đầu: Khi nhận được kế hoạch chung của cấp trên và tình hình trong

tuần được báo cáo từ cấp dưới

Thông tin đầu vào: Kế hoạch chung của cấp trên và tình hình trong tuần từ cấp dưới Thông tin đầu ra: Kế hoạch hoạt động chi tiết trong tuần

Công việc: Chuyển công văn,thông báo

Điều kiện bắt đầu: Khi nhận được thông báo,công văn từ cấp trên và từ các phong

ban khác

Thông tin đầu vào: Công văn,thông báo nhận được.

Thông tin đầu ra: Công văn,thông báo được chuyển xuống đại đội.

xuống các máy tính con ở các hệ, tiểu đoàn,sau đó đưa xuống đại đội

2.Mô tả chi tiết dữ liệu:

Dự án: Tiểu dự án: Quản lý học viên HVKTQS Trang

Loại: Phân tích hiện trạng

Ngày:Bảng:Học viên

* Mô tả về HỒ SƠ HỌC VIÊN

Dự án: Quản lý học viên

Loại : Phân tích hiện trạng Tiểu dự án: Lý lịch trích ngang Mô tả dữ liệu

STTNgày

Tên dữ liệu: Mã học viên

Kiểu ký tự, chiều dài 6, kí tự đầu viết hoa

Sơ cấp

2000 mãHV1200Not null

+Kiểu kí tự, chiều dài 30, chữ cái đầu viết hoa

+ Sơ cấp+ 2000 học viên+ Bùi Văn Minh

+ Not nullTên dữ liệu: Ngày sinhĐịnh nghĩa: ghi ngày sinh của học viên

+ Sơ cấp+ Cổ Đô, Ba Vì, Hà Tây.

+ Sơ cấp+ Thượng sỹ

3.Tổng hợp các xử lý:

STT Mô tả công việc Vị trí làm

T1 Quản lý tình hình

hoạt động của học

viên trong ngày

T2 Quản lý tình hình

hoạt động của học

viên trong tuần

T3 Quản lý thông

báo,công văn Văn phòng Khi có công văn

thông báo gửi tới

D2 Lưu tình hình hoạt động trong ngày T1

D3 Lưu tình hình hoạt động trong tuần T2,T3,T4

D6 Lưu báo cáo kiểm tra đột xuất T1,T2,T3,T4

Chương 2: Phân tích hệ thống chức năng

A.SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG:

1.Xác định các chức năng chi tiết:

a Bước 1: Gạch chân những động từ, bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống

Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong ngày

 Giám sát,theo dõi, kiểm tra tình hình hoạt động của các đại đội

 Tổng hợp tình hình hàng ngày

 Gửi về ban chỉ huy tiểu đoàn

 Đánh giá hoạt động của đơn vị

 Báo cáo lên văn phòng nhà trường

 Báo cáo về văn phòng

 Gửi theo định kỳ hàng tuần

 Đánh giá tình hình chung trong tuần qua của toàn trường

 Lập kế hoạch hoạt động trong tuần tới

 Soạn thảo và gửi xuống các máy tính,các hệ,tiểu đoàn,ban điều lệnh tácchiến

 Bổ sung thêm các nhiệm vụ riêng cấp hệ,tiểu đoàn

 Đưa xuống các đại đội trực thuộc

 Kiểm tra đột xuất của cấp trên

 Nắm bắt tình hình hiện tại tại đơn vị

 Chuyển nhanh chóng lên trên

 Nhận được công văn thông báo

 Đưa trực tiếp xuống tiểu đoàn

 Đưa xuống các đại đội

b Bước 2: Loại bỏ các chức năng trùng lặp:Sau khi loại bỏ các chức năng trùng lặp

ta thu được những chức năng còn lại như sau:

 Giám sát,theo dõi, kiểm tra tình hình hoạt động

 Tổng hợp tình hình

 Gửi về ban chỉ huy tiểu đoàn hàng ngày

 Đánh giá hoạt động của các đơn vị đại đội

 Báo cáo lên văn phòng nhà trường

 Gửi theo định kỳ hàng tuần

 Đánh giá tình hình chung trong tuần qua của toàn trường

 Lập kế hoạch hoạt động trong tuần tới

 Soạn thảo và gửi xuống các máy tính,các hệ,tiểu đoàn,ban điều lệnh tácchiến

 Bổ sung thêm các nhiệm vụ riêng cấp hệ,tiểu đoàn

 Đưa xuống các đại đội trực thuộc

 Kiểm tra đột xuất của cấp trên

 Nắm bắt tình hình hiện tại tại đơn vị

 Chuyển nhanh chóng lên trên

 Nhận được công văn thông báo

 Đưa trực tiếp xuống tiểu đoàn

 Đưa xuống các đại đội

c Bước 3:Gom nhóm chức năng đơn giản do một người thực hiện

Các chức năng vẫn giữ nguyên như ở bước 2

d Bước 4: Loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống:

 Tổng hợp tình hình

 Báo cáo lên văn phòng nhà trường

 Đánh giá tình hình chung trong tuần qua của toàn trường

 Lập kế hoạch hoạt động trong tuần tới

 Nhận được công văn thông báo

 Đưa công văn,thông báo, trực tiếp xuống tiểu đoàn

 Đưa kế hoạch xuống cấp dưới

 Giám sát,theo dõi kiểm tra tình hình hoạt động

e Bước 5: Chỉnh sửa lại tên chức năng

 Tổng hợp tình hình chung

 Báo cáo tình hình hoạt động lên cấp trên

 Đânh giá tình hình hoạt động

 Lập kế hoạch hoạt động trong tuần

 Nhận công văn,thông báo

 Chuyển công văn,thông báo xuống cấp dưới

 Kiểm tra tình hình hoạt động

 Chuyển kế hoạch hoạt động trong tuần

2.Gom nhóm chức năng:

Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của hệ thống, ta gom nhóm các chức năng như sau:

Nhận công văn,thông báo

Chuyển công văn,thông báo xuống cấp

dưới

Quản lý văn kiện

Quản lý học viênquân sự

Kiểm tra tình hình hoạt động

Tổng hợp tình hình hoạt động

Đánh giá tình hình hoạt động

Báo cáo tình hình hoạt động lên cấp trên

Quản lý tình hìnhhoạt động học viên

Lập kế hoạch hoạt động trong tuần

Đưa kế hoạch xuống cấp dưới

Lập kế hoạch hoạt

động

4. Sơ đồ phân rã chức năng:

Quản lý học viên quân sự

Nhận công văn,thông báo Kiểm tra tình hình hoạt động

Tổng hợp tình hình hoạt động Chuyển công văn,thông báo xuống cấp dưới

Đánh giá tình hình hoạt động

Quản lý tình hình hoạt động

Lập kế hoạch hoạt động trong tuần

Báo cáo tình hình hoạt động

lên cấp trên

Lập kế hoạch hoạt động

Chuyển kế hoạch hoạt động xuống cấp dưới

B.SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU:

2.1 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ

Tên luồng dữ liệu

sự

Ban giám đốc

Các phòng ban khác Học viên

Kế hoạch họat động

Tình hình hoạt động Công văn,thông báo

Kế hoạch hoạt động

Tình hình hoạt động

Công văn,thông báo

2.1.SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1:

Tên tác nhân ngoài

Tên tác nhân trong

Quản lý tình hình hoạt động học viên

Lập kế hoạch hoạt động

Quản lý văn kiện

Học viên

Các phòng ban khác

Tình hình hoạt động Công văn,thông báo

2.4.SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 2:

-Chức năng quản lý tình hình hoạt động học viên: