Tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả h[.]
1 Tầm quan trọng cơng tác tài chính, kế tốn doanh nghiệp 1.1 Tầm quan trọng cơng tác tài doanh nghiệp Tình hình tài ngày sử dụng phổ biến rộng rãi đơn vị kinh tế thuộc tất loại hình kinh tế khác với quy trình thực có tính khoa học linh hoạt Sự phát triển kinh tế nói chung đơn vị, thành phần kinh tế nói riêng bộc lộ rõ nét tính đa dạng phức tạp hoạt động tài Do đó, mặt tạo hội cho phân tích tài phát triển ngày hồn thiện với tư cách cơng cụ phân tích có ý nghĩa quan trọng phát triển lành mạnh bền vững tài doanh nghiệp, mặt khác đặt yêu cầu ngày cao cơng tác phân tích tài doanh nghiệp Phân tích tình hình tài nội dung phân tích kinh doanh, qua việc phân tích chun gia phân tích khơng đơn đánh giá tình hình tài mà cịn xác định chất, nguyên nhân biến động tình hình tài ảnh hưởng tới kết hiệu kinh doanh tổ chức Theo đó, tranh tồn cảnh sau phân tích tình hình tài doanh nghiệp cung cấp kịp thời, trọng tâm tồn diện thơng tin tài cho đối tượng quan tâm đến tình hình kinh doanh doanh nghiệp Thứ nhất, phân tích tình hình tài nhà quản trị doanh nghiệp Nhà quản trị doanh nghiệp người trực tiếp quản lý doanh nghiệp, người quản lý cần thơng tin tài để phục vụ cho việc định quản lý Phân tích tình hình tài nhằm mục tiêu tạo chu kỳ đặn để đánh giá hoạt động quản lý giai đoạn qua, việc thực cân tài chính, khả sinh lời, khả tốn, rủi ro tài doanh nghiệp…đồng thời định hướng định Ban giám đốc phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp định đầu tư, tài trợ, phân phối lợi nhuận…và làm sở cho dự đốn tài chính, kế hoạch cung ứng vật tư, huy động đầu tư vốn Phân tích tình hình tài cịn sở để kiểm tra, kiểm sốt hoạt động tài hoạt động quản lý doanh nghiệp Thứ hai, phân tích tình hình tài nhà đầu tư Các nhà đầu tư người giao vốn cho doanh nghiệp quản lý thu lời dựa kết hoạt động doanh nghiệp (lợi tức thặng dư giá trị vốn) Do đó, nhà đầu tư quan tâm tới hoạt động tài doanh nghiệp giác độ hiệu sử dụng vốn, khả sinh lời doanh nghiệp chủ yếu liên quan trực tiếp đến lợi ích trước mắt lâu dài mức độ rủi ro gặp phải đầu tư nhà đầu tư, đồng thời sở để nhà đầu tư đưa định có tiếp tục đầu tư hay không phương thức đầu tư Các nhà đầu tư dựa vào nhà chun mơn trung gian (chun gia phân tích tài chính) nghiên cứu thơng tin kinh tế tài chính, làm rõ triển vọng phát triển doanh nghiệp đánh giá cổ phiếu thị trường tài Thứ ba, phân tích tình hình tài người cho vay (cá nhân, tổ chức tín dụng, ngân hàng…) Họ người cho doanh nghiệp vay vốn để đảm bảo nhu cầu sản xuất kinh doanh Thu nhập họ lãi suất tiền vay - khoản thu nhập hình thành tương lai, phân tích tài người cho vay khơng đơn giản xác định khả hoàn trả nợ khách hàng mà đánh giá hiệu hoạt động hiệu sinh lời doanh nghiệp để làm sở đánh giá rủi ro cho vay Đối với khoản cho vay ngắn hạn: nguồn trả doanh thu mà doanh nghiệp thu thời hạn tồn khoản vay nên người cho vay ln quan tâm trước hết đến tình hình kinh doanh (hoạt động) doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến khả toán doanh nghiệp Đối với khoản cho vay dài hạn: nguồn trả lấy từ lợi nhuận khấu hao hàng năm nên người cho vay quan tâm nhiều đến khả hoàn trả tương lai khả phát triển thể qua hiệu hoạt động doanh nghiệp Thứ tư, phân tích tình hình tài cơng ty kiểm tốn Trong kinh tế thị trường loại hình kiểm tốn xuất nhiều kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập, kiểm toán nội Các loại kiểm toán dựa thơng tin phân tích tình hình tài để xác minh tính minh bạch, khách quan tình hình tài tổ chức hoạt động Ngồi ra, phân tích tình hình tài cịn giúp chuyên gia kiểm toán dự đoán xu hướng tài để nâng cao độ tin cậy định Thứ năm, phân tích tình hình tài cán công nhân viên doanh nghiệp Đây người có nguồn thu nhập tiền lương trả Tuy nhiên, số doanh nghiệp cổ phần, người hưởng lương có phần cổ phiếu định doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp này, người hưởng lương có thu nhập từ tiền lương trả tiền lời chia Cả hai khoản thu nhập phụ thuộc vào kết hoạt động sản xuất kinh doanh Do vậy, phân tích tài giúp họ định hướng việc làm ổn định yên tâm dốc sức vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tùy theo công việc phân công đảm nhiệm Như vậy, phân tích tình hình tài cơng cụ hữu ích dùng để xác định giá trị kinh tế, để đánh giá mặt mạnh, mặt yếu doanh nghiệp, tìm nguyên nhân khách quan chủ quan, giúp cho đối tượng lựa chọn đưa định phù hợp với mục đích mà họ quan tâm 1.2 Tầm quan trọng công tác kế tốn doanh nghiệp Tổ Tổ chức cơng tác kếế toán khoa học hợp lý doanh nghiệp giúp cho việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động tài sản, doanh thu, chi phí, kết hoạt động kinh doanh, qua làm giảm bớt khối lượng cơng tác kế tốn trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm sốt tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường đánh giá hiệu kinh tế doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa hành vi làm tổn hại đến tài sản doanh nghiệp, xác định lợi ích Nhà nước cảuvà chủ thể kinh tế thị trường… Việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học hợp lý doanh nghiệp đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hố thơng tin kế tốn đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho việc cơng tác quản lý kinh tế, tài mà cịn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa hành vi làm tổn hại đến tài sản doanh nghiệp Xuất phát từ vai trị quan trọng cơng tác kế tốn tổ chức tốt cơng tác kế tốn vấn đề ln đơn vị quan tâm Nếu doanh nghiệp tổ chức tốt cơng tác kế tốn mang lại nguồn lợi lớn cho doanh nghiệp, ngược lại gây lãng phí, thất thốt, giảm lực sn xut kinh doanh Trong tiến trình mở cửa héi nhËp nỊn kinh tÕ ViƯt Nam víi khu vùc toàn giới, đáp ứng nhu cầu Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nớc, doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam ( PVN) hoạt động lĩnh vực thăm dò khai thác dầu khí diện rộng, không nớc mà khu vực toàn giới đẩy mạnh v phát triển công tác tìm kiếm thăm dò dầu khí nc v nớc ngoài, dự án liên tục đợc xây dựng đòi hỏi phát triển nhanh chóng mi mt đáp ứng cho nhiệm vụ mới, ú t chc công tác kế toán đóng vai trò quan träng sù nghiÖp chung rÊt vinh quang nhng nhiều thách thức Nn kinh t Vit Nam giai đoạn chuyển mạnh mẽ, với chủ trương Đảng Nhà nước đa dạng hóa thành phần kinh tế thành phần kinh tế Nhà nước đóng vai trị chủ đạo, lấy Tổng cơng ty Nhà nước hay tập đồn kinh tế Nhà nước làm tảng thúc đẩy tăng trưởng kinh tế công cụ điều tiết kinh tế vĩ mô Nhà nước để định hướng phát triển kinh - Nội dung tổ chức công tác kế tốn Tổ chức cơng tác kế tốn bao gồm nội dung chủ yếu sau đây: Tổ chức thực chế độ chứng từ kế toán Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Tổ chức thực chế độ sổ kế toán doanh nghiệp Tổ chức thực chế độ báo cáo tài báo cáo kế toán quản trị Tổ chức thực chế độ kiểm tra kế toán Tổ chức thực chế độ kiểm kê tài sản Tổ chức thực chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán - Ý nghĩa việc tổ chức công tác kế toán Kế toán việc thu nhập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin, tài hình thức giá trị, vật thời gian lao động Kế toán công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh va giám đốc toàn diện mặt hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp Trong kế tốn nghiệp vụ kinh té ghi chép đầy đủ, liên tục, có hệ thống sở chứng từ hợp lệ, điều dã làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát kế toán Nhiệm vụ kế toán thu nhập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tượng nội dung cơng việc kế tốn theo quy định chuẩn mực chế độ kế toán; kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản nguồn hình thành tài sản; Phát hiẹn ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật kế tốn; Phân tích thơng tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; Cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định pháp luật Do vậy, việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học hợp lý doanh nghiệp giúp cho việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động tài sản, doanh thu, chi phí, kết hoạt động kinh doanh, qua làm giảm bớt khối lượng cơng tác kế tốn trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường đánh giá hiệu kinh tế, xác định lợi ích Nhà nước cảu chủ thể kinh tế thị trường… Tóm lại, việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học hợp lý doanh nghiệp đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hố thơng tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho việc công tác quản lý kinh tế, tài mà cịn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa hành vi làm tổn hại đến tài sản doanh nghiệp 1.2.1 Vai trị tổ chức cơng tác kế tốn cơng tác quản lý doanh nghiệp Trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán nội dung quan trọng Với chức cung cấp thông tin kiểm tra hoạt động kinh tế - tài nên cơng tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu chất lượng công tác quản lý doanh nghiệp Thêm vào đó, cịn ảnh hưởng đến việc đáp ứng yêu cầu quản lý khác đối tượng có quyền lợi trực tiếp gián tiếp liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, có quan chức nhà nước Trong giai đoạn nay, kinh tế Việt Nam hội nhập vào kinh tế khu vực giới vấn đề cạnh tranh diễn ngày thường xuyên khốc liệt Lúc này, chất lượng thơng tin kế tốn coi tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo an toàn khả thắng lợi định kinh doanh Thơng tin kế tốn tài kế tốn quản trị hợp thành hệ thống thơng tin hữu ích cần thiết cho nhà quản trị Để tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp cần vào qui mô hoạt động, đặc điểm ngành lĩnh vực hoạt động; đặc điểm tổ chức sản xuất quản lý tính chất quy trình sản xuất doanh nghiệp đồng thời phải vào sách, chế độ nhà nước ban hành Tổ chức công tác kế tốn phù hợp với tình hình hoạt động doanh nghiệp khơng tiết kiệm chi phí mà cịn đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với yêu cầu quản lý khác 1.2.2 Các nNguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Việc tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo tn thủ Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, qui định, thông tư hướng dẫn thực chế độ kế toán doanh nghiệp văn pháp qui khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán luật thuế, Luật doanh nghiệp… Do đó, doanh nghiệp cần nắm vững hệ thống văn pháp quy việc vận hành thực tế hệ thống - Tổ chức cơng tác kế tốn cần đảm bảo thu nhận hệ thống hố thơng tin tồn hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp nhằm cung cấp thơng tin kế tốn đáng tin cậy phục vụ cho cơng tác quản lý kinh tế tài nhà nước quản trị kinh doanh doanh nghiệp - Phù hợp với quy mô đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh đặc điểm tổ chức quản lý doanh nghiệp - Phù hợp với trình độ khả đội ngũ cán kế toán doanh nghiệp khả trang bị phương tiện kỹ thuật tính tốn ghi chép doanh nghiệp - Nguyên tắc lợi ích: Lợi ích chi phí tổ chức kế tốn hiệu mang lại 1.2.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp 1.2.3.1 Tổ chức máy kế toán Tổ chức máy kế toán xếp, phân công công việc (phần hành) cho kế tốn viên phịng kế tốn (hoặc phận kế toán) doanh nghiệp, bao gồm: tổ chức nhân sự, tổ chức phần hành kế toán, tổ chức mối quan hệ phần hành tổ chức mối quan hệ phịng kế tốn phịng ban khác có liên quan Việc tổ chức máy kế toán doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu: - Việc tổ chức nhân phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều tránh tình trạng người xử lý q nhiều cơng việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệp kiểm sốt Bên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm nhân viên doanh nghiệp tránh tình trạng đùn đẩy cơng việc đổ trách nhiệm cho - Tính đồng cơng việc: Tính đồng cơng việc thể chỗ tồn cơng việc phân bổ cho tất phịng ban nhân viên, khơng để xảy tình trạng giao nhiều việc cho phận, nhân viên việc cho phận, nhân viên khác, nhiều việc vào thời điểm việc vào thời điểm khác Tính đồng cơng việc giúp cho cơng tác kế tốn doanh nghiệp vận hành trơi chảy, đảm bảo cung cấp số liệu xác kịp thời cho đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn - Đảm bảo lực nhân viên: Việc đảm bảo lực nhân viên vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm chất lượng cơng tác kế tốn phụ thuộc chủ yếu vào trình độ khả thành thạo cơng việc người Ngồi việc tuyển dụng nhân viên có lịng u nghề trình độ chuyên môn cao, doanh nghiệp cần trọng đến công tác đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên để họ đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc, đồng thời thường xuyên phổ biến yêu cầu qui định đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên Định kỳ, doanh nghiệp nên tổ chức “luân chuyển cán bộ” để tránh tình trạng nhân viên giải cơng việc theo “lối mòn”, điều giúp doanh nghiệp phát nhân viên làm tốt cơng việc mà trước họ chưa phân công, đồng thời tránh gian lận nhân viên có thâm niên lĩnh vực họ đảm nhiệm Ngồi ra, ln chuyển cán cịn giải pháp giúp doanh nghiệp đào tạo nhân viên có hiểu biết tồn quy trình kế toán doanh nghiệp, đặc biệt đối tượng phát triển thành cán quản lý Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn 2.1 Xây dựng sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp 2.1.1 Xác định yêu cầu thơng tin Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý đáng tin cậy cho đối tượng sử dụng thơng tin Do đó, tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn, việc phân tích xác định nhu cầu thông tin nội dung có ý nghĩa quan trọng Khi phân tích xác định nhu cầu thông tin, cần xác định phạm vi, mục tiêu đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý doanh nghiệp mối quan hệ doanh nghiệp với đối tượng khác Nhu cầu thông tin doanh nghiệp bao gồm nhóm thơng tin kế tốn sau: - Thơng tin kế tốn tài chính; - Thơng tin kế tốn quản trị Để xác định yêu cầu thông tin, tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn ngồi doanh nghiệp Đối với đối tượng sử dụng thông tin kế tốn bên ngồi doanh nghiệp, thơng tin cần cung cấp thơng tin tài theo luật định Những thơng tin thể thông qua hệ thống tiêu hệ thống báo cáo tài theo quy định chế độ kế toán Đối với đối tượng sử dụng thông tin doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý Mỗi cấp độ quản lý cần xác định hoạt động, định mà cấp quản lý cần đưa ra, cần thực hiện; từ xác định thơng tin kế tốn cần cung cấp để phục vụ cho việc định Ví dụ GĐ Tài cần thơng tin nợ phải thu khách hàng để tham mưu cho Tổng Giám đốc công ty việc đưa sách tín dụng, lúc Giám đốc Tài cần thơng tin nợ phải thu theo tuổi nợ khách hàng, tình hình tốn, tình hình chiết khấu cho khách hàng kỳ kế tốn kế hoạch kinh doanh cơng ty kỳ sau Một phần thơng tin kế tốn phải thu cung cấp phần lại phận kinh doanh cung cấp Hay để xét duyệt đơn đặt hàng mua, người chịu trách nhiệm xét duyệt cần thông tin lượng hàng tồn kho tối đa, lượng hàng tồn kho tối thiểu, nhu cầu hay kế hoạch bán mặt hàng đó, dự tốn tiêu thụ, … Sau xác định yêu cầu thông tin doanh nghiệp, trình bày dạng bảng mơ tả sau: BẢNG MÔ TẢ NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN STT Người sử dụng Mục tiêu Nội dung thông tin Bộ phận cung cấp Phạm vi sử dụng Trong DN Ngồi DN Khi trình bày cần lưu ý xếp theo thứ tự cấp độ quản lý từ cao xuống thấp, xếp theo phận Phịng, Ban Xác định xác nhu cầu thơng tin doanh nghiệp làm sở cho việc xác định đối tượng kế toán doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán vận dụng phương pháp kế toán phù hợp tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn 2.1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán Đối tượng kế toán hiểu cách chung tất kế tốn phải theo dõi, phải ghi chép có biến động phải cung cấp thơng tin Đối tượng kế toán tài sản, nguồn vốn trình kinh doanh doanh nghiệp Đối tượng kế tốn xác định dựa sở yêu cầu thơng tin mà kế tốn phải cung cấp Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần lưu ý vấn đề sau: * Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết Ví dụ: Nợ phải thu -> Phải thu Khách hàng -> Phải thu khách hàng ABC phân nhóm theo quy mơ, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù kinh doanh * Xác định đối tượng quản lý có liên quan Ví dụ: đối tượng kế tốn nợ phải thu khách hàng đối tượng quản lý hệ thống khách hàng Khách hàng phân nhóm theo quy mơ, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù kinh doanh * Xây dựng hệ thống mã số cho đối tượng quản lý chi tiết Nếu tiếp cận góc độ cơng việc cần thực hiện, tiến hành xây dựng danh mục đối tượng kế toán, cần tiến hành tổ chức thu thập liệu đầu vào cho tất hoạt động doanh nghiệp Dữ liệu đầu vào thành phần quan trọng, định nhiều đến khả cung cấp thông tin hệ thống kế tốn Nếu q trình tổ chức hệ thống kế tốn mà khơng quan tâm đến việc thu thập đầy đủ xác liệu cần thiết tạo thơng tin khơng hữu ích không phù hợp Hơn nữa, phát sinh nhu cầu quản lý, nhu cầu thông tin q trình sử dụng hệ thống kế tốn hành khó phải thay đổi thu thập thêm liệu đầu vào dựa cách tổ chức thu thập liệu cũ mà nhiều cần phải thay đổi tổ chức lại hệ thống kế tốn Do đó, q trình tổ chức liệu đầu vào cho hệ thống kế toán phải phụ thuộc nhiều vào trình đánh giá, nhận dạng yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý đặt hệ thống kế toán hoạt động phát triển tương lai doanh nghiệp * Một chức kế toán phản ánh ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin Do đó, q trình tổ chức liệu đầu vào cho hệ thống kế tốn việc xác định nội dung liệu, tổ chức thu thập tổ chức ghi nhận nội dung liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp vào hệ thống kế toán a Các loại nội dung liệu cần thu thập: Để mô tả nội dung nghiệp vụ phát sinh, phải trả lời câu hỏi sau: (1) Tại cần phải thu thập nội dung nghiệp vụ phát sinh? Dựa vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý mà xác định xem hoạt động cần phải phản ánh lại nội dung xảy ra.Ví dụ có doanh nghiệp cần phải biết thơng tin hoạt động giao hàng, có doanh nghiệp cần phản ánh hoạt động xuất kho tiến hành xuất kho giao hàng kho hàng (2) Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì? Đó tên gọi mơ tả khái qt cho nội dung, tính chất nghiệp vụ phản ánh Ví dụ hoạt động xuất hàng khỏi 10 kho đặt tên nghiệp vụ “Xuất Kho hàng hóa”, hoạt động thu tiền khách hàng đặt tên nghiệp vụ “Thu Tiền bán hàng” để khái quát cho tính chất nghiệp vụ phát sinh (3) Nghiệp vụ xảy nào? Nội dung thể thơng qua số trình tự thực hiên nghiệp vụ thời gian (thông thường ngày) phát sinh nghiệp vụ Ví dụ mơ tả hoạt động xuất kho hang hóa, cần phải biết ngày xuất số thứ tự hoạt động xuất kho (4) Những liên quan đến nghiệp vụ? Đó cá nhân liên quan đến xét duyệt để nghiệp vụ xảy (ví dụ trưởng phận) người trực tiếp thực hoạt động (các nhân viên bán hàng, khách hàng, nhà cung cấp…) Những cá nhân đối tượng liên quan đến hoạt động bên doanh nghiệp bên ngồi doanh nghiệp (như khách hàng, nhà cung cấp…) Ví dụ hoạt động xuất kho liên quan đến người duyệt xuất kho, thủ kho (đồi tượng bên trong) khách hàng (đối tượng bên ngoài) (5) Nghiệp vụ thực đâu? Xác định nơi chốn,địa điểm phát sinh nghiệp vụ.Ví dụ xuất kho kho hàng nào, bán hàng đâu… (6) Những nguồn lực liên quan, nguồn lực sử dụng sử dụng bao nhiêu? Nguồn lực thể mặt, hình thái tồn nguồn lực (gọi tài sản) nguồn gốc hình thành (gọi nguồn vốn) Dưới góc độ nghiệp vụ kế tốn nguồn lực đối tượng kế tốn (các loại tài sản, nguồn hình thành (nợ phải trả, vốn chủ sở hữu), lợi nhuận (doanh thu, thu nhập, chi phí) mà thể thơng qua tài khoản kế tốn Ví dụ nghiệp vụ bán hàng liên quan đến nguồn lực tiền (hoặc nợ phải thu) hình thành từ doanh thu bán hàng tương ứng với tài khoản tiền (hoặc nợ phải thu) tài khoản doanh thu Như nghiệp vụ cần phải phản ánh nội dung (câu hỏi trả lời) có nội dung từ câu hỏi (2) đến (5)) cần phải thu thập Tuy nhiên, lúc nội dung phản ánh đầy đủ mô tả nội dung hoạt động Phụ thuộc vào yêu cầu thong tin, yêu cầu quản lý hoạt động, chu trình kinh doanh tổ chức thu thập liệu cho nội dung liên quan đến yêu cầu Các bước sau cần phải thực để tổ chức thu thập liệu cho đối tượng chi tiết: Chu trình kinh doanh tập hợp hoạt động diễn theo trình tự liên 11 quan đến nội dung trình sản xuất kinh doanh (chu trình doanh thu, chi phí, sản xuất, tài chính) Các hoạt động chu trình liên quan thu thập số loại nội dung cần phản ánh.Ví dụ hoạt động bán hàng thu tiền liên quan đến loại nội dung “khách hàng” hay xuất kho bán hàng cần phản ánh nội dung liên quan đến “hàng hóa” Do đó, nội dung cần thu thập cho hoạt động chu trình phân thành nhóm: + Các nội dung liên quan trực tiếp gắn liền hoạt động: Bao gồm nội dung tên hoạt động, trình tự thời gian hoạt động (câu hỏi 3) + Các nội dung phản ánh cho nhiều hoạt động Trong chia thành nhóm: nhóm nội dung phản ánh đối tượng kế toán (các tài sản, nợ phải trả, vốn, doanh thu, chi phí Trả lời cho câu hỏi 6) liên quan đến hoạt động nhóm nội dung phản ánh cá nhân, nơi chốn, nguồn lực sử dụng (câu hỏi 4,5) cần theo dõi chi tiết phản ánh cho nhiều loại hoạt động chu trình Như vậy, có nhóm nội dung cần phải tổ chức thu thập liệu cho hoạt động phàt sinh trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, bao gồm: - Nhóm nội dung gắn liền với loại hoạt động: tên hoạt động, thời gian phát sinh nội dung theo yêu cầu hoạt động - Nhóm nội dung liên quan đến đối tượng cần quản lý chi tiết để phản ánh cho nhiều hoạt động: Các cá nhân, phận, nguồn lực (Khách hàng, nhà cung cấp, đối tượng tập hợp chi phí…) - Nhóm nội dung phản ánh đối tượng kế toán: khoản mục tương ứng tài khoản cần theo dõi kế toán b Tổ chức thu thập liệu đầu vào Tổ chức thu thập liệu việc tổ chức thu thập nhóm nội dung liệu phản ánh hoạt động trình sản xuất kinh doanh ghi nhận vào hệ thống kế tốn Đó lả xác định tổ chức thu thập liệu cho đối tượng quản lý chi tiết, xác định tổ chức thu thập liệu cho đối tượng kế tốn, từ tổ chức thu thập liệu cho hoạt động cần thiết trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tổ chức liệu cho đối tượng quản lý chi tiết: Đối tượng quản lý chi tiết loại nội dung liên quan đến nhiều loại hoạt động, thơng thường hoạt động chu trình Các đối tượng chi tiết cần mô tả 12 nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý u cầu thơng tin Do cần phải theo dõi riêng đối tượng này, tách biệt với hoạt động để phản ánh cho nhiều loại hoạt động đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt Các bước sau cần phải thực để tổ chức thu thập liệu cho đối tượng chi tiết: Phân loại hoạt động theo chu trình kinh doanh: Phân loại hoạt động xảy trình sản xuất kinh doanh nghiệp theo chu trình doanh thu, chi phí, tài chính, sản xuất Đối với hoạt động vào thông tin, yêu cầu quản lý để xác định đối tượng cần theo dõi chi tiết Các đối tượng chi tiết thông thường cần theo dõi theo chu trình: - Chu trình doanh thu: Khách hàng, nhân viên bán hàng, hàng hóa, hợp đồng, Ngân hàng … - Chu trình chi phí: Nhà cung cấp, Hàng hóa, vật tư, Tài sản cố định, Bộ phận sử dụng… - Chu trình sản xuất: nguyên vật liệu, phân xưởng, thành phẩm, đối tượng tập hợp chi phí… - Chu trình tài chính: hợp đồng vay, ngân hàng… Tổng hợp hoạt động chu trình để xác định đối tượng theo dõi chi tiết cho chu trình Thiết lập danh mục đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp Sau xác định đối tượng cần theo dõi, xác định nội dung chi tiết cần thu thập cho đối tượng Các nội dung cần thu thập bao gồm: - Mã đối tượng; - Tên đối tượng; - Các nội dung mô tả khác cho đối tượng: Địa chỉ, mã số thuế… - Các nội dung cần thu thập yêu cầu quản lý yêu cầu thông tin đặt ra: quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng… Mã hóa đối tượng chi tiết: Một mã hóa xem biểu diễn ngắn gọn theo quy ước thuộc tính thức quản lý đối tượng mã hóa Đối với đối tượng chi tiết, mã có tác dụng sau: - Giúp nhận diện không nhầm lẫn, xác, dễ dàng nhanh chóng đối tượng quản lý: - Giúp quản lý tập hợp đối tượng chi tiết theo thuộc tính, tiêu thức cần quản lý 13 - Thông qua mã mang nội dung tiêu thức quản lý, trích lọc, phân tích thơng tin theo nội dung yêu cầu người sử dụng thông tin * Cách thức mã hóa - Xác định đối tượng quản lý cần mã hóa: Mỗi đối tượng cần quản lý chi tiết đối tượng cần mã hóa - Xác định nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hóa: Căn vào yêu cầu thông tin yêu cầu quản lý đối tượng chi tiết nhận dạng gian đoạn phân tích hệ thống kế tốn - Xác định nội dung thể mã: Bao gồm nội dung mô tả cho đối tượng nội dung quản lý đối tượng - Lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp: Bộ mã đối tượng quản lý thể nhiều nội dung mô tả quản lý, mã có nhiều nhóm mã liên quan đến nhiều nội dung mã hóa Phương pháp mã hóa thơng thường sử dụng trường hợp phương pháp mã hóa tổng hợp bao gồm nhiều phương pháp mã hóa bên mã: - Sử dụng mã gợi nhớ (gán kí tự) tạo thành nhóm mã vị trí đầu tiên, bên trái mã để mô tả cho loại đối tượng mã hóa Ví dụ: bắt đầu mã khách hàng KH, nhân viên BH NVBH… - Sử dụng mã gợi nhớ với kí tự gợi nhớ có độ dài thống để mơ tả cho nội dung quản lý có thành phần bên nội dung - Sử dụng mã số liên tiếp với chữ số có độ dài thống để mô tả cho nội dung quản lý có nhiều thành phần bên nội dung - Sử dụng mã phân cấp để xếp trình tự nhóm mã liên quan đến nội dung có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp thấp theo hướng trái sang phải mã - Xem xét tính lâu dài, ổn định mã trước thiết lập thức Tổng hợp nội dung tổ chức thu thập liệu đối tượng quản lý chi tiết thông qua bảng sau: Đối tượng chi tiết Các nội dung mô tả Các nội dung quản lý Mã hóa 2.1.3 Xây dựng hệ thống chứng từ Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hồn thành làm ghi sổ kế toán (Khoản 7, điều – 14 Luật kế toán) Việc vận dụng chế độ chứng từ kế toán phải dựa nguyên tắc lập phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm quy định chế độ chứng từ kế toán chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc hệ thống chứng từ hướng dẫn Đối với hệ thống chứng từ bắt buộc, vào danh mục chứng từ kế toán mẫu biểu hệ thống chứng từ quy định Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 Bộ Tài chính, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động đơn vị Căn vào thực tế hoạt động, doanh nghiệp sửa đổi giảm bớt tiêu chứng từ đăng ký với Bộ Tài trước sử dụng Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp xây dựng hệ thống chứng từ nội phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh Căn vào hệ thống chứng từ xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp, yếu tố chứng từ phải thể đầy đủ, sau chứng từ phân loại, việc phân loại tốt chứng từ tạo điều kiện tốt cho việc ghi sổ kế toán Nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian địa điểm khác Cho nên cần phải có quy trình ln chuyển chứng từ qua phận có liên quan để tổ chức ghi nhận xử lý thông tin Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức máy kế toán, yêu cầu quản lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứng từ, đảm bảo cho chứng từ vận động qua phận cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lắp, bỏ sót ln chuyển vịng vèo… Sau sử dụng chứng từ để ghi sổ, chứng từ lưu trữ theo quy định Luật Kế toán Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ kế toán chế độ chứng từ kế toán, đặc điểm vận động đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh yêu cầu quản lý doanh nghiệp Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, cách tiếp cận phổ biến tiếp cận theo chu trình kinh doanh Trong chu trình kinh doanh, phân tích hoạt động thực hiện, phận có liên quan đối tượng có tham gia vào q trình hoạt động đó, từ xác định chứng từ cần lập hình thành nên danh mục chứng từ kế toán 15 2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống Tài khoản kế toán Căn vào danh mục đối tượng kế toán đối tượng quản lý chi tiết, vào danh mục chứng từ kế toán xây dựng, vấn đề khác cần đặt có biến động đối tượng kế toán, sau hạch toán ban đầu chứng từ kế tốn, chứng từ kế tốn ghi nhận vào tài khoản kế toán nào? Các tài khoản kế tốn mở để đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp? Tài khoản kế toán, biết, phương pháp kế toán dùng để phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống vận động đối tượng kế tốn, đó, việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải phù hợp với đặc thù đối tượng kế toán mà doanh nghiệp quản lý Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần vào hệ thống tài khoản thống nhất, mở thêm tài khoản cấp 2, cấp có liên quan, quy định mối liên hệ tài khoản đối tượng quản lý chi tiết hay mở tài khoản chi tiết Đồng thời hướng dẫn phương pháp ghi chép, phương pháp tổng hợp số liệu, phương pháp kiểm tra đối chiếu, … từ bắt đầu ghi nhận nghiệp vụ tổng hợp - lập báo cáo tài Phân tích hệ thống kế tốn Cơng ty PMU 18: - Cơng ty áp dụng hình thức “Nhật kí chung” thực phần mềm kế toán máy - Niên độ kế toán ngày 01/ 01 đến hết ngày 31/ 12 - Hiện cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn nên hàng ngày kế toán tổng hợp thu thập chứng từ nghiệp vụ phát sinh sau vào bảng phần mềm kế tốn hàng ngày, hầu hết phần hành kế tốn lưu trữ tồn máy như: chứng từ xuất kho, hóa đơn, giá bán… Đồng thời sử dụng loại sổ chi tiết bao gồm: sổ chi tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng… - Thủ quỹ sử dụng phiếu thu, chi, giấy báo ngân hàng để đối chiếu với kế toán tổng hợp vào sổ quỹ phần mềm kế toán - Sau năm hạch toán phần mềm kế toán cho kết là: báo cáo tài chính, bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn máy Fast Tồn sổ kế tốn, chứng từ thu chi, tính cơng nợ… cập nhật lưu trữ phân hệ phần mềm kế toán Ngun tắc ghi sổ kế tốn Cơng ty PMU 18: 16 - Hàng tồn kho: hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên - Tài sản cố định: khấu hao theo đường thẳng - Thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Thuế VAT = Doanh thu bán hàng x Thuế suất VAT quy định + Thuế VAT phải nộp = VAT đầu – VAT đầu vào Chứng từ kế tốn sử dụng: Để thu thập thơng tin đầy đủ xác trạng thái biến động tài sản cụ thể, kịp thời nhằm mục đích phục vụ cho ban lãnh đạo điều hành cơng ty làm vào sổ kế tốn, nên chứng từ kế toán cần thiết để sử dụng Chứng từ kế toán sử dụng Công ty áp dụng theo quy định chung Bộ Tài Trình tự ln chuyển chứng từ Công ty báo gồm khâu: - Lập chứng từ: hoạt động kinh tế doanh nghiệp vốn đa dạng, nên chừn từ sử dụng phản ánh nhiều nội dung khác Tùy theo nôi dung kinh tế nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp - Kiểm tra chứng từ: Khi nhận chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp hợp lý chứng từ: yếu tố phát sinh, chữ ký người có liên quan, tính xác mặt số liệu chừn từ Sau chứng từ kiểm tra sử dụng làm để ghi sổ kế toán - Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ ghi sổ kế toán Các chứng từ kế toán sau kiểm tra ghi vào sổ kế toán, phân loại chứng từ theo tính chất phát sinh phù hợp với u cầu sổ kế tốn, sau vào phần mềm kế toán - Lưu trữ chứng từ hủy chứng từ: Chứng từ pháp lý để ghi sổ, cuối kỳ hạch tốn chứng từ lưu trữ, bảo đảm an toàn, hết hạn lưu trữ chứng từ đem hủy Công ty PMU 18 cơng ty hạch tốn độc lập với quy mô kinh doanh vừa, Công ty xây dựng tổ chức máy quản lý phương thức kinh doanh gọn nhẹ hiệu Các phịng ban khác phịng kế tốn tổ chức người, việc, trách nhiệm rõ ràng tạo hiệu cao công việc 17 - Đánh giá cấu tổ chức máy kế toán: Bộ máy kế toán tổ chức hợp lý tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh nhanh chóng thuận tiện giúp phần mang lại hiệu doanh thu cao cho Công ty - Đánh giá hình thức ghi sổ: Cơng ty sử dụng hình thức Sổ nhật ký chung, tất thao tác kế toán thực phần mềm kế toán cách khoa học, nhanh chóng xác Hạn chế việc ghi chép tay, trùng lặp phù hợp với quy mô Công ty - Đánh giá phân cơng lao động kế tốn: Nhân viên kế tốn Công ty không nhiều phân công hợp lý bàn giao công việc cụ thể, rõ ràng nên cơng việc ln hồn thành tốt mà khơng gặp nhiều trở ngại Đơi ngũ kế tốn người trẻ tuổi, có trình độ chun mơn nhiệt tình với cơng việc ln có ý thức giúp đỡ công việc tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp có hiệu cao - Đành giá trang thiết bị: Công ty đầu tư trang thiết bị đại cho phận kế toán, giúp nâng cao suất lao động nhân viên phận - Phần mềm kế toán mà Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Việt Nam, phần mềm lập trình dựa chế độ kế toán Việt Nam => Hệ thống kế toán Công ty PMU 18 phù hợp với quy định chung mơ hình kinh doanh Cơng ty 18 3.2 Phân tích tình hình tài Cơng ty PMU 18 Phân tích bảng cân đối kế tốn: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN CỦA CƠNG TY PMU 18 Đơn vị tính: VNĐ Nguồn: Phịng kế toán TÀI SẢN A TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VÀ ĐẦU TƯ NGẮN HẠN I Tiền II Các khoản đầu tư tài ngắn hạn III Các khoản phải thu IV Hàng tồn kho V Tài sản lưu động khác VI Chi phí nghiệp B TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, ĐẦU TƯ DÀI HẠN I Tài sản cố định II Các khoản đầu tư tài dài hạn III Chi phí xây dựng dở dang IV Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn V Chi phí trả trước dài hạn TỔNG CỘNG TÀI SẢN NGUỒN VỐN MÃ SỐ SỐ CUỐI NĂM (1) SỐ ĐẦU NĂM (2) CHÊNH TỶ LỆ % LỆCH (4)=(3)/(2) (3)= (1) – (2) 100 110 120 130 140 150 160 200 210 220 933 682 994 381 267 454 335 093 480 037 280 668 598 589 514 343 986 786 11.21% 33.16% 048 612 248 091 814 292 411 989 000 985 974 626 889 617 186 422 221 000 62 637 622 202 197 106 -10 232 000 6.35% 6.99% -2.42% 333 951 825 248 578 557 308 205 986 291 809 613 25 745 839 -43 231 056 8.35% -14.81% 230 240 241 250 MÃ SỐ 300 310 320 330 400 A NỢ PHẢI TRẢ I Nợ ngắn hạn II Nợ dài hạn III Nợ khác B NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU I Nguồn vốn, quỹ 410 II Nguồn kinh phí, quỹ 420 khác TỔNG CỘNG NGUỒN 430 VỐN CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI 85 373 268 16 396 373 267 634 819 643 299 466 SỐ CUỐI SỐ ĐẦU NĂM NĂM 260 407 293 425 433 394 252 407 293 421 433 394 68 976 895 420.68% 624 335 353 11.06% CHÊNH TỶ LỆ % LỆCH -165 026 101 -4.81% -169 026 101 -4.94% 000 000 000 000 000 000 100% 007 227 527 864 066 402 217 866 073 079 104 948 789 361 454 784 961 454 35.59% 37.75% 3.17% 143 161 125 267 634 819 138 761 125 643 299 466 400 000 624 335 353 Bảng 1: Phân tích biến động tài sản nguồn vốn Công ty 19 11.06% Nhận xét: Tổng tài sản công ty cuối năm tăng 11,06 % so với đầu năm, nguyên nhân khoản mục “Tiền” có tỷ lệ tăng 33,16 % khoản mục “Tài sản cố định đầu tư dài hạn” tăng với tỷ lệ 8,35 % - Tại khoản mục “ Khoản phải thu” thời điểm cuối năm tăng 6,35% so với đầu năm, điều cho thấy Cơng ty có sách bán hàng trả sau linh hoạt để mở rộng trường - Tại khoản mục “ Hàng tồn kho” thời điểm cuối năm tăng 6,99% so với đầu năm, điều khơng có nghĩa khả tiêu thụ hàng Cơng ty đi, mà lý chốt sổ sách hàng tồn kho vào thời điểm ngày 31/12/2011 cuối năm Âm lịch đến Tết Nguyên Đán, thời điểm giáp Tết, Công ty thường có chương trình khuyến mại lớn, khiến cho doanh thu lượng hàng hóa tiêu thụ tăng mạnh so với thời điểm trước Nên việc hàng tồn kho cuối năm Cơng ty cịn nhiều vấn đề bình thường, khơng đáng lo ngại - Tại khoản mục “ Tài sản lưu động khác” thời điểm cuối năm giảm nhẹ so với đầu năm với tỷ lệ 2,42 % Nguyên nhân số tiền tạm ứng cho cơng tác phí thời điểm cuối năm giảm - Tại khoản mục “ Tài sản cố định đầu tư dài hạn” thời điểm cuối năm tăng 8,35 % so với đầu năm Công ty PMU 18 cơng ty thương mại nên khơng có nhiều tài sản cố định đầu tư dài hạn Khoản mục “Tài sản cố định” cuối năm giảm 14,81 % so với đầu năm khấu hao giá trị tài sản cố định Công ty Nhưng “Chi phí trả trước dài hạn” cuối năm cơng ty tăng mạnh khiến cho tỷ lệ tăng tới 420,68 %, số tiền đặt cọc để mua thêm Tài sản cố định khiến cho khoản mục “Tài sản cố định đầu tư dài hạn” tăng lên, khoản đặt cọc Công ty với nhà cung cấp tăng lên Điều cho thấy Công ty trọng tới việc đâu tư, xây dựng để tăng lực Công ty mở rộng cạnh tranh Tổng nguồn vốn Công ty cuối năm tăng so với thời điểm đầu năm có biến động khoản mục “Nguồn vốn chủ sở hữu” tăng 35,59 % 20 ... tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa hành vi làm tổn hại đến tài sản doanh nghiệp 1.2.1 Vai trị tổ chức cơng tác kế tốn công tác quản lý doanh nghiệp Trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức cơng tác. .. tượng kế toán, sau hạch toán ban đầu chứng từ kế toán, chứng từ kế tốn ghi nhận vào tài khoản kế toán nào? Các tài khoản kế tốn mở để đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp? Tài khoản kế toán, ... chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Việc tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế tốn,