tiểu luận Những hiểu biết cơ bản nhất về việc PR cùng mối quan hệ quan trọng giữa PR – tổ chức – báo chí, thêm vào đó là những hiểu biết về qui tắc phát ngôn, vai trò của người phát ngôn cùng công việc thực hiện Thông

Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiếp của đề tài. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của truyền thông, PR đã trở thành một trong những nghề “nóng” trên nhất trên thị trường. PR vào Việt Nam như một nhu cầu tất yếu trong điều kiện nền kinh tế thị trường đang hội nhập. Trước tiên, PR có vai trò to lớn trong xã hội nói chung và đặc biệt, nó đóng góp vào thành công của một tổ chức, một tổ chức và thậm chí là đối với bản thân của mỗi con người. Đối với tổ chức, thì PR có vai trò quảng bá sự hiểu biết, phủ nhận những định kiến, những hiểu nhầm không đúng của công chúng về tổ chức đó. PR cũng có vai trò to lớn trong việc thu hút và giữ chân những người có năng lực thật sự vào làm cho tổ chức. Hiện nay các hoạt động PR còn tạo ra được cảm nhận về trách nhiệm xã hội của tổ chức đối với công chúng. Tức là ở đây, tổ chức không chỉ vì lợi ích của mình mà còn phải quan tâm đến lợi ích của cộng đồng. Cuối cùng, vai trò của PR là để tạo dựng nên uy tín, danh tiếng cho tổ chức. Ngoài ra, ngày nay PR còn có những vai trò mới. Đó là PR có thế thay thế những nỗ lực marketing, quảng cáo truyền thống. Vì sao PR lại quan trọng như vậy? Đó là vì đầu tiên, PR sẽ làm tăng cường danh tiếng của tổ chức. Thứ hai, PR đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo cái uy tín, danh tiếng đó được công chúng nhận biết một cách rộng rãi và tích cực. Mặc dù PR cũng có những hạn chế của nó nhưng tất cả các tổ chức, không phân biệt lớn nhỏ, đều có được lợi ích từ PR. Tiềm năng phát triển của ngành PR là rất lớn. Việt Nam chúng ta vừa tham gia hội nhập với nền kinh tế thế giới, nó mở rộng các mối quan hệ ở tầm quốc gia, nói cách khác là đa phương hóa, đa dạng hóa các mối quan hệ, làm bạn với các quốc gia, các châu lục khác trên thế giới. Do vậy việc tạo dựng uy tín, danh tiếng, xây dựng hình ảnh của Việt Nam trong tâm trí của công chúng đã vượt ra khỏi phạm vi biên giới nước ta. Cần phải có những hoạt động PR trong chính phủ, ngoại giao để xây dựng hình ảnh một Việt Nam tốt đẹp đối với thế giới. Còn đối với các tổ chức hiện tại, họ đã bắt đầu quan tâm đến hoạt động PR vì người ta đã nhận thức được vai trò to lớn của nó. 1 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng Hơn nữa, tất cả các tổ chức đều được lợi từ PR. Nếu tổ chức có làm ra sản phẩm tốt đến mấy mà công chúng họ không biết đến thì rõ ràng họ sẽ chẳng có được lợi ích gì cả. Do vậy rất cần những hoạt động PR chuyên nghiệp. Vì thế những người làm PR đang có nhiều cơ hội để đc thử sức, được khẳng định mình. Trong tương lai, chắc chắn PR ở Việt Nam sẽ phát triển rất mạnh. Có nhiều ý kiến cho rằng nghề PR thì ko cần phải học qua trường lớp bài bản, nó thuộc về kỹ năng, sự khôn khéo, của từng người. Nhưng thực tế cho thấy rằng bất kỳ một ngành nghề nào cũng cần phải học, đều cần có những kiến thức căn bản. Ở các nước phát triển, PR là một nghề nghiệp rất nghiêm túc và được đào tạo chuyên nghiệp từ lâu. Ở nước ta hiện nay, công tác đào tạo PR được đào tạo đầu tiên ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền, sau đó một số trường đại khác cũng mở các chuyên ngành PR. Như vậy nguồn nhân lực được đào tạo chính quy bậc đại học ngành này vẫn còn khan hiếm, trong khi đó số lượng các tổ chức PR bùng nổ như nấm sau mưa trong vài năm trở lại đây. PR là một ngành khoa học xã hội. Nó vừa mang tính khoa học, đồng thời cũng đòi hỏi tính nghệ thuật trong lĩnh vực này. Nếu đơn giản nó chỉ thuộc về kỹ năng thì thực hành trong thực tế được cũng là rất tốt. Nhưng nếu nắm vững những nguyên tắc cơ bản, bản chất của vấn đề thì rõ ràng bạn sẽ vận dụng được trong thực tế cuộc sống, trong công việc tốt hơn rất nhiều. Vì vậy mà những kiến thức về PR là rất cần thiết. Qua quá trình học tập thực tiễn ở trường lớp, em đã có được cái nhìn tổng quan nhất về công việc PR và chân dung của người làm công tác PR, đặc biệt thấy được tầm quan trọng trong mối quan hệ giữa PR và báo chí. Trong cuốn tiểu luận này em xin trình bầy những nguyên tắc, những việc cơ bản mà người làm công tác PR cần biết. 2. Mục đích – nhiệm vụ  Mục đích: Tác giả muốn đưa ra những hiểu biết cơ bản nhất về việc PR cùng mối quan hệ quan trọng giữa PR – tổ chức – báo chí, thêm vào đó là những hiểu biết về qui tắc phát ngôn, vai trò của người phát ngôn cùng công việc thực hiện Thông cáo báo chí  Nhiệm vụ: - Tìm hiểu về mối quan hệ giữa PR – Tổ chức – Báo chí. - Tìm hiểu về qui tắc ứng xử với báo chí. 2 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng - Tìm hiểu về chức năng và cách viết Thông cáo báo chí. 3. Phạm vi nghiên cứu - Do giới hạn về mặt cấp độ tiểu luận, tác giả chỉ đề cập được hạn chế về mặt nội dung các vấn đề liên quan đến công việc PR - Tiểu luận là sự tổng hợp và nghiên cứu từ nhiều nguồn thông tin, tài liệu khác nhau. - Trong phạm vi cho phép của tiểu luận, và do sự giới hạn về tầm hiểu biết, tri thức sâu rộng về các mặt, các phương diện, nên tác giả chỉ đưa ra được những cái nhìn hết sức tổng quan, những đặc điểm đặc trưng nhất về tầm quan trọng của PR và các mối quan hệ của nó, qui tắc ứng xử với báo chí và cách thực hiện Thông cáo báo chí. 3 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng PHẦN 1 MỐI QUAN HỆ TAM GIÁC QUAN TRỌNG GIỮA PR – TỔ CHỨC – BÁO CHÍ Nhiệm vụ của Quan hệ công chúng (Public relations - PR) là giúp một tổ chức và công chúng của nó ngày càng hiểu biết nhau hơn và chấp nhận lẫn nhau. Ta sử dụng từ “tổ chức” (organization) sẽ rộng nghĩa hơn là “tổ chức” hay “doanh nghiệp” và PR phục vụ các tổ chức cùng định chế khác nhau trong xã hội như các doanh nghiệp, tập đoàn, cơ quan chính phủ, các quỹ,… Và tất cả tổ chức đêù có những công chúng của riêng mình mà từ đó họ phải kiếm lấy sự đồng tình và ủng hộ. Để đạt mục tiêu này, những tổ chức phải phát triển những mối quan hệ hiệu quả với nhiều đối tượng khác nhau như nhân viên, công nhân, thành viên, hội viên, khách hàng, các cộng đồng, cổ đông và xã hội nói chung. PR "in-house" là khái niệm phổ biến dùng nói tới các hoạt động PR được sử dụng trong tổ chức, khác với khái niệm tổ chức PR được thuê. Hiện nay, PR được ví như cánh tay trợ thủ đắc lực của các tổ chức, làm công việc xây dựng, quảng bá thương hiệu, là cầu nối giúp hình ảnh tổ chức đến với công chúng rộng rãi thông qua các phương tiện trung gian là báo chí. Về cơ bản, có thể hiểu rằng tổ chức chính là chủ thể của PR và mối quan hệ giữa tổ chức và báo chí là mối quan hệ hai chiều, đôi bên cùng có lợi. Tổ chức sẽ là nguồn tin, cung cấp tài liệu, thông tin cho báo chí. Còn báo chí là người khai thác các thông tin được cung cấp để chuyển tải cho bạn đọc, cho người xem truyền hình, đối tượng truyền thông của mình. Trên thực tế thì mối quan hệ giữa tổ chức và báo chí luôn là vấn đề nóng nhưng lại khá nhạy cảm. Báo chí phát triển được là nhờ có tổ chức. Tổ chức không chỉ đơn giản là nguồn cung cấp thông tin, giúp báo chí có chuyện để nói với công chúng mà nó còn là nguồn cung cấp tài chính cho báo chí nhờ vào quảng cáo và tài trợ của tổ chức. Trong giai đoạn mới, những tờ báo khởi sắc ở Việt Nam là những tờ báo có quan hệ mật thiết với tổ chức ở trên hai phương diện: Thứ nhất, thông tin về kinh tế, tổ chức, doanh nhân là đề tài gần như tờ báo nào cũng có, những tờ báo về chính trị, xã hội, các tờ báo chuyên về kinh tế thì lại càng xuyên suốt các số báo, trang báo. Đây 4 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng là mảng nhiều người quan tâm, là mảnh đất màu mỡ để báo chí khai thác, phản ánh. Thứ hai, về quảng cáo, sản phẩm hàng hóa, thương hiệu của tổ chức sẽ được đưa vào trang trong, trang cuối, hoặc thậm chí thành một tập riêng giữa một số báo, hay trong các chương trình phát thanh truyền hình về kinh tế, nhà đất, thị trường giá cả, kinh tế đối ngoại, hội nhập,… Về phía tổ chức, họ sử dụng báo chí không chỉ đơn thuần đưa ra các thông tin về bản thân tổ chức, về dịch vụ và hoạt động của tổ chức tới công chúng mà thông qua đó lắng nghe ý kiến phản hồi từ công chúng và nắm bắt thêm nhiều thông tin để hoạch định chiến lược, mô hình kinh doanh, và lựa chọn lĩnh vực đầu tư. Ngoài một số phương tiện truyền thông chiếm tỷ trọng ít như panel hay các phương tiện truyền thông khác, báo chí được xem là kênh chính quảng bá thương hiệu, sản phẩm của tổ chức bởi báo chí là phương tiện chính thống, phổ biến được cộng đồng dân cư chú ý nhất. Bởi thế, mối quan hệ tổ chức và báo chí, đơn giản là mối quan hệ qua lại hữu cơ, nhưng nói đúng bản chất thì đây là mối quan hệ sống còn, dựa vào nhau để tồn tại và phát triển, nếu quan hệ tốt thì sẽ hỗ trợ cho nhau phát triển và ngược lại có thể ảnh hưởng đến sự phát triển của cả hai bên hoặc một bên. 5 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng PHẦN 2 CÁC NGUYÊN TẮC TRONG VIỆC ỨNG XỬ VỚI BÁO CHÍ PR (Public relations) là công cụ rất hiệu quả cho các tổ chức Việt Nam trong quá trình phát triển thương hiệu. Khi tổ chức muốn chọn PR là chiến lược truyền thông chủ yếu để giảm ngân sách đầu tư cho thương hiệu thì việc phát hành thông cáo báo chí, trả lời phỏng vấn báo chí, tổ chức họp báo, briefing báo chí,… trở thành những công việc thường xuyên, tổ chức hàng tháng, thậm chí hàng tuần. Thông điệp của tổ chức có đến được với công chúng chính xác theo đúng chiến lược truyền thông hay không phụ thuộc nhiều vào việc hoạch định chiến lược đối thoại và thực hiện công tác đối thoại như thế nào đối với các cơ quan báo chí. Trong quá trình này không thể không có sự tham gia của người phát ngôn tổ chức. 2.1 Những điều cần biết về người phát ngôn 2.2.1 Vai trò và nhiệm vụ của người phát ngôn Người phát ngôn là đại diện cho tiếng nói và hình ảnh của tổ chức, được nhân danh, đại diện lãnh đạo, phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí. Chỉ những thông tin do người phát ngôn cung cấp mới được coi là thông tin chính thống. Người phát ngôn của tổ chức, tập đoàn có thể là chuyên viên PR của tổ chức – người đã được qua đào tạo nghiệp vụ, có khả năng nói chuyện thuyết phục để tạo ảnh hưởng đến công chúng, người phát ngôn cũng có thể là đại diện lãnh đạo của tổ chức – người am hiểu hiểu rõ nhất mong muốn và định hướng của tổ chức, tập đoàn trong quá trình phát triển thương hiệu Người phát ngôn có quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân có liên quan trong cơ quan mình cung cấp thông tin, tập hợp thông tin để phát ngôn, cung cấp thông tin định kỳ, đột xuất cho báo chí; để trả lời các phản ánh, kiến nghị, phê bình, khiếu nại, đính chính các thông tin sai lệch do cơ quan báo chí chuyển đến hoặc đăng, phát trên báo chí theo quy định của pháp luật; theo dõi thông tin báo chí về tổ chức của mình, sau đó tóm lược thông tin để báo cáo và lưu trữ; chuẩn bị bài phát biểu, bài phỏng vấn cho lãnh đạo trả lời báo chí; tiếp phóng viên, tiếp khách đến thăm tổ chức, chuẩn bị thông cáo báo chí gửi phóng viên. Đặc biệt vai trò của người phát ngôn được đánh giá cao trong khi xảy ra khủng hoảng. Sai lầm lớn nhất của một số thương hiệu khi bị khủng hoảng là thường giữ thái 6 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng độ im lặng, né tránh báo chí hoặc chỉ cung cấp thông tin chung chung, vòng vo, hoặc tệ hại hơn là không có một người phát ngôn chính thức cho những sự cố đặc biệt này. Khi đó câu chuyện khủng hoảng không được quan tâm giải quyết thỏa đáng làm tổn thương không nhỏ đến thương hiệu. Gần đây chúng ta thường thấy các câu chuyện thương hiệu bị tổn thương rơi vào khủng hoảng khi thiếu người phát ngôn chuyên nghiệp. Khi thương hiệu càng nổi tiếng, đồng nghĩa với việc thương hiệu được nhiều người quan tâm, do đó khi có khủng hoảng xảy ra, báo chí sẽ đặc biệt quan tâm để cung cấp thông tin cho xã hội. Do vậy sẽ có nhiều câu hỏi dồn dập, trực tiếp được đặt ra cho lãnh đạo tổ chức, nếu vội vàn, trả lời phỏng vấn bất ổn sẽ là con đường nhanh nhất là mất uy tín thương hiệu qua bao năm tháng gầy dựng. Với sự hỗ trợ của người phát ngôn, mọi thông tin đối thoại với công chúng được lập trình theo một chiến lược nhất định. Khi đó, người phát ngôn sẽ gác cổng thông tin để quá trình đối thoại của tổ chức đạt hiệu quả cao. 2.1.2 Những kỹ năng cần thiết đối với người phát ngôn Người phát ngôn là người đại diện cho tiếng nói của tổ chức. Người phát ngôn là chiếc cầu nối giữa tổ chức với các cơ quan thông tấn báo chí. Một phát ngôn viên giỏi, có chuẩn bị tốt trước khi tiếp xúc với phương tiện truyền thông sẽ nhận được sự tôn trọng của phóng viên, tạo cho bản thân một chỗ đứng như nhà lãnh đạo biết suy nghĩ và nâng cao vị trí tổ chức trên thương trường. Để làm tốt vai trò này, người phát ngôn cần biết và được huấn luyện thực hành những kỹ năng quan trọng sau đây:  Có hiểu biết sâu rộng Người phát ngôn nhất thiết phải là người am hiểu sâu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và lĩnh vực quản lý của cơ quan mà mình đang công tác; có hiểu biết nhất định về lĩnh vực báo chí, nắm vững các quy định pháp luật về báo chí; có năng lực phân tích, tổng hợp, xử lý thông tin báo chí và có khả năng giao tiếp với báo chí.  Biết thiết lập mối quan hệ. Tổ chức hoạt động luôn luôn có mối quan hệ mật thiết với cộng đồng xung quanh. Từ mối quan hệ bên trong đồng nghiệp, nhân viên đến mối quan hệ bên ngoài với báo chí, quan chức, chính quyền địa phương,… Do vậy người phát ngôn cần có kỹ năng thiết lập mối quan hệ để giúp công việc kinh doanh của tổ chức đạt hiệu quả. 7 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng  Biết viết thông cáo báo chí bằng tiếng Việt Nhiều bảng thông cáo báo chí gửi đến phóng viên giống như một bảng quảng cáo thậm chí còn sai lỗi chính tả tiếng Việt, điều này rất bất lợi, vì các nhà báo cần có một bài báo có nội dung, có chiều sâu chứ không phải một bài quảng cáo bán hàng. Do vậy việc thực hiện nội dung của một thông cáo có ý nghĩa quan trọng, như những lời đối thoại có ý nghĩa thông tin với khách hàng.  Biết quan tâm đến phong thái của mình Nhiều người phát ngôn đại diện cho một thương hiệu xuất hiện trong một số chương trình truyền hình trực tiếp hết sức lộm thuộm, không được chuẩn bị. Trong khi người phát ngôn là người đại diện cho hình ảnh thương hiệu tổ chức. Từng lời nói, chử chỉ, hành động điều được khách hàng và công chúng quan tâm. Hãy luôn ý thức được rằng từng hành động của bạn là hành động của thương hiệu. Do vậy hãy đầu tư cho hình thức bên ngoài và tính cách của bạn.  Có kỹ năng nói tiếng Việt Có thể bạn biết nhiều ngoại ngữ, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn có khả năng nói rõ ràng bằng tiếng Việt và có khả năng tóm tắt tất cả những điều mình muốn nói trong vòng vài phút. Biết trả lời phỏng vấn, biết phát biển trước đám đông, tự tin rất nhiều khi đứng trước ống kính truyền hình…  Biết nói thật nhưng không đủ Người phát ngôn là người biết nói thật, và bạn cũng vậy. Đừng để thương hiệu bị tổn thương vì những lời nói quá của bạn, vì bạn không phải là người quảng cáo cho tổ chức. Tuy nhiên, không phải chuyện gì có thật của tổ chức cũng có thể phát ngôn. Hãy nói thật nhưng đừng bao giờ nói hết mọi thứ nếu không cần thiết. 2.2 Nguyên tắc cơ bản trong việc trả lời phỏng vấn báo chí 2.2.1 Công tác chuẩn bị trước cuộc trả lời phỏng vấn báo chí  Đối với nhân viên PR - Chọn địa điểm cho cuộc phỏng vấn, tốt nhất là trên địa bàn quen thuộc của người được phỏng vấn. - Dọn dẹp văn phòng gọn gàng và ngăn nắp từ sảnh tổ chức, bộ phận lễ tân đến các bộ phận, phòng ban khác, đặc biệt là phòng sử dụng phỏng vấn và những 8 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng phòng mà phóng viên có thể tham quan và nhắc nhở nhân viên tạo không khí làm việc nhiệt tình, có thái độ thân thiện nhằm tạo thiện cảm. - Sắp xếp đủ thời gian cho phóng viên hoàn thành nhiệm vụ của họ. - Nắm trước chủ đề của cuộc phòng vấn mang theo tài liệu bổ trợ. - Tập dượt trước cho người cho sắp được phỏng vấn làm quen với các câu hỏi có thể gặp trong cuộc phỏng vấn, tính đến cả những câu hỏi dễ gây tức giận. - Hiểu khán giả và luôn truyền đạt thông điệp của mình. Khán giả thật sự không phải là phóng viên, họ là người đọc, người nghe, hay người xem của các phương tiện truyền thông. Vì vậy hãy nhớ rằng sự chú ý của khán giả đủ để bạn truyền đạt tối đa 3 “ý tưởng”. Vì vậy hãy chuẩn bị trước hai đến ba điểm chính mà bạn muốn truyền đạt trong bất kỳ cuộc phỏng vấn và khi trả lời câu hỏi, hãy phát biểu ý chính và nhấn mạnh bằng giọng nói và điệu bộ. - Tìm hiểu thói quen của phóng viên, và tập cho người sắp được phỏng vấn tập nói theo một dàn ý có sẵn. Đồng thời tạo điều kiện cho các phóng viên biết trước một số điều về người sắp được phỏng vấn, bao gồm lai lịch thói quen sở thích… bởi vì những điều đó sẽ giúp tạo một không khí thân thiện trong buổi nói chuyện. - Thông báo các quy định chung đối với cuộc phỏng vấn và đảm bảo cả hai bên đã hiểu kỹ.  Đối với người phát ngôn trả lời phỏng vấn - Phải nắm nội dung của buổi phòng vấn. - Hãy hình dung tình huống phải trả lời các câu hỏi mang tính khiêu khích. 2.2.2 Trong cuộc phỏng vấn Trong cuộc phỏng vấn, người phát ngôn phải lưu ý những điều sau: - Người phát ngôn chủ động gửi danh thiếp và giới thiệu về vị trí, chức vụ bản thân mình ngay từ đầu cuộc phỏng vấn cho phóng viên biết, nhưng lưu ý không được tự nói, quảng cáo về mình. - Đừng quên ghi âm. Nếu có thể, hãy luôn luôn “ghi âm” khi nói chuyện với các nhà báo. Không ghi âm sẽ chỉ tạo ra tình cảnh tiến thoái lưỡng nan cho các nhà báo và đem đến những rắc rối không lường trước được cho bạn. - Tạo thế chủ động, cởi mở, thân thiện và sẵn sàng hợp tác với phóng viên. 9 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng - Tỏ ra tích cực và nhiệt tình. Hãy có một vẻ mặt cởi mở nếu bạn muốn mọi người nhìn bạn như một thân thiệt, dễ gần. Đừng xuất hiện với một vẻ mặt giận dữ hay đừng tỏ ra nóng ruột, lo lắng, cáu bẳn khi trò chuyện với phóng viên. - Hãy trung thực và trả lời thẳng vào câu hỏi của họ - Các câu trả lời phải rành mạch, rõ ràng và có thể trích dẫn được, tránh vòng vo, dài dòng, không có ý. - Tránh nói những câu chuyện không nằm trong chủ đề phỏng vấn. Nếu lỡ có làm như vậy hãy bình tĩnh quay lại chủ đề ban đầu. - Thông tin đưa ra phải có cơ sở, cụ thể, chính xác và đặc biệt là phải qua được “Kiểm tra ngược”. - Dùng những từ đơn thuần, dễ hiểu và tránh sử dụng những từ cấu tạo bằng chữ cái đầu hay những thuật ngữ kỹ thuật riêng trong ngành kinh doanh của bạn. - Tránh nói những chuyện lạc chủ đề trừ khi bạn quen thân với phóng viên đó, nhưng hãy kèm theo giải thích với phóng viên rằng những thông tin ngoài lề đó không thích hợp đưa ra công chúng. - Giúp các phóng viên hoàn thành cuộc phỏng vấn nhanh nhất có thể. - Lắng nghe và trả lời câu hỏi của nhà báo, phóng viên, thể hiện sự am hiểu về vấn đề và biết mình đang nói gì. - Chủ động dẫn dắt nhà báo đến vấn đề mà anh ta quan tâm và có thể phát triển bài viết. - Hãy chuẩn bị sẵn một số thông tin làm quà biếu cho các phóng viên bởi khi thỏa thuận về cuộc phỏng vấn, bạn có nói rằng bạn sẽ cung cấp cho họ một số thông tin quan trọng. - Nếu gặp một câu hỏi yêu cầu trả lời đi ngược chính sách của tổ chức và chính sách khách hàng, hoặc một câu hỏi về vấn đề nội bộ không được phép tiết lộ thì hãy tìm cách khéo léo từ chối trả lời và không được nổi cáu, luôn giữ bình tĩnh, phong cách chuyên nghiệp, và điều khiển cuộc phỏng vấn, thậm chí là trước những câu hỏi hóc búa. - Với những câu hỏi mà hiện tại bạn không có được câu trả lời, bạn có thể từ chối trả lời hoặc cho phóng viên biết và hứa rằng bạn sẽ trả lời sau, và nhớ thực hiện lời hứa. 10 [...]... triển mạnh mẽ của truyền thông hiện nay, các tổ chức truyền thông, bộ phận PR của các tổ chức, doanh nghiệp xuất hiện đóng vai trò quan trọng như môt nhu cầu thiết yếu không thể thiếu Chính vì vai trò quan trọng của PR nên những kiến thức hiểu biết về nó là rất cần thiết Nhiều người nghĩ đơn giản về PR chỉ là theo dõi thông tin về tổ chức trên báo chí, rồi cung cấp tin tức về tổ chức cho báo chí, mà không... lưu ý nhất là người làm công tác PR phải nắm được những nguyên tắc cơ bản nhất về công việc của mình Trong cuốn tiểu luận này tác giả chỉ đề cập đến vấn đề PR in Houses” – bộ phận PR trong các tổ chức, tổ chức với nhiệm vụ giao tiếp, quan hệ với cơ quan báo chí và cách viết và sử dụng Thông cáo báo chí Hy vọng nó đáp ứng được cơ bản sự hiểu biết và kỹ năng cần có của người làm công tác PR 22 ... ra về 14 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng PHẦN 3 HƯỚNG DẪN VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ 3.1 Chức năng của Thông cáo báo chí Thông cáo báo chí là công cụ tối quan trọng được các chuyên viên PR sử dụng để truyền tải thông tin tới công chúng với sự tham gia của bên thứ ba, các phương tiện truyền thông đại chúng Có thể hiểu Thông cáo báo chí là sự thể hiện mối quan hệ qua lại giữa. .. những lời trích dẫn  Cuối cùng là thông tin bổ trợ, có thể là thông tin tổ chức, tổ chức phát thông cáo báo chí, thông tin số liệu cơ bản, thông tin liên lạc…  Một bản Thông cáo báo chí nói chung luôn trình bày ngắn gọn, nêu bật ý quan trọng và tập trung vào chủ đề Và một yếu tố không kém quan trọng của một Thông cáo đó là kích thích sự tò mò nhằm thu hút sự quan tâm của báo giới  Các biên tập viên... từ các thông cáo báo chí Nhưng thông thường một chủ bút thông thường nhận hàng trăm thông cáo báo chí mỗi tuần nhưng đại đa số đều bị cất giữ trong hồ sơ của họ Điều khó nhất của bạn là phải viết được một thông cáo báo chí có thể làm cho các nhà báo quan tâm và muốn tìm hiểu thêm và khám phá ra rằng câu chuyện của bạn chính là điều mà công chúng quan tâm và họ muốn đăng 3.2 Những yêu cầu cơ bản về hình... một thông cáo báo chí, vì vậy thông cáo báo chí có được chọn hay không phụ thuộc phần nhiều vào cách bạn thể hiện mình trong dòng tiêu ðề và dòng chủ đề 18 Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng  Hãy trích dẫn thật nhiều vì những câu trích dẫn sẽ được các nhà báo lấy ra từ các thông cáo báo chí Lời trích dẫn của người phát ngôn của bạn chính là nơi để bạn đưa bất kỳ thông. .. phóng viên nào chuyên về vấn đề của bạn không? Tên - Thời điểm trong ngày/tuần/tháng khi quyết định về các bản tin sẽ được đưa ra? - Cơ sở phát hành muốn được thông báo trước bao lâu về sự kiện sẽ diễn ra? 20 Học viện Báo chí và tuyên truyền - Tiểu luận môn Quan hệ công chúng Kiểu tư liệu nào cơ sở phát hành muốn nhận được cùng với thông cáo? Họ có muốn biết thông tin cơ bản, ảnh, bản chiếu màu, băng... Học viện Báo chí và tuyên truyền • Tiểu luận môn Quan hệ công chúng Nội dung của bản thông cáo Các đoạn được đánh lùi vào tại dòng đầu tiên Giữa các đoạn sử dụng khoảng cách chuẩn 6) Thông tin liên hệ • Phần này ghi thông tin của người phụ trách, để các phóng viên có nhu cầu cần thêm thông tin hoặc thắc mắc có thể liên hệ trực tiếp để được giải đáp • Thông tin về người liên hệ bao gồm: tên, chức vụ,... phận PR và nhân viên PR là những người góp phần không nhỏ trong việc xây dựng thương hiệu và quảng bá hình ảnh tổ chức Người làm công tác PR đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn tốt; khả năng nhạy bén trong xử lý tình huống; khả năng giao tiếp, phát ngôn với cơ quan báo chí và công chúng; biết và sử dụng các kỹ năng mềm hiệu quả; … Vấn đề liên quan đến PR thì vô cùng nhiều, nhưng điểm cần lưu ý nhất là. .. hệ qua lại giữa PR và các phương tiện truyền thông, thể hiện sự tồn tại của một tổ chức và từng bước xác lập uy tín của tổ chức đó Các chuyên viên PR cần các phương tiện truyền thông như là kênh giao tiếp với công chúng mục tiêu, và họ phát đi Thông cáo báo chí với tư cách là tài liệu đề nghị được công bố bởi báo giới Còn các phương tiện truyền thông lại cần các Thông cáo báo chí để có thông tin viết . báo chí, thêm vào đó là những hiểu biết về qui tắc phát ngôn, vai trò của người phát ngôn cùng công việc thực hiện Thông cáo báo chí  Nhiệm vụ: - Tìm hiểu về mối quan hệ giữa PR – Tổ chức – Báo. những việc cơ bản mà người làm công tác PR cần biết. 2. Mục đích – nhiệm vụ  Mục đích: Tác giả muốn đưa ra những hiểu biết cơ bản nhất về việc PR cùng mối quan hệ quan trọng giữa PR – tổ chức – báo. rãi thông qua các phương tiện trung gian là báo chí. Về cơ bản, có thể hiểu rằng tổ chức chính là chủ thể của PR và mối quan hệ giữa tổ chức và báo chí là mối quan hệ hai chiều, đôi bên cùng