Lập kế hoạch dự án ppt

KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN QUN TR HC QUN TR HC CHC NNG KIM TRA CHC NNG KIM TRA TRONG QUN TR TRONG QUN TR Dẫn đến Dẫn đến Đạt đợc Đạt đợc mục đích mục đích đề ra của đề ra của Tổ chức Tổ chức Xác lập mục đích, thành lập chiến lợc và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành hoạt động Quyết định những gì phải làm, làm nh thế nào và ai sẽ làm việc đó Định hớng, động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn Theo dõi các Theo dõi các hoạt động để hoạt động để chắc chắn chắc chắn rằng chúng rằng chúng đợc hoàn đợc hoàn thành nh thành nh trong kế trong kế hoạch hoạch Lập kế hoạch Lập kế hoạch Tổ chức Tổ chức Điều khi n Điều khi n Kiểm tra Kiểm tra KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC NỘI DUNG TRÌNH BÀY NỘI DUNG TRÌNH BÀY  Khái niệm và phân loại  Mục đích và vai trò  Quy trình kiểm tra (Phương pháp)  Tính hiệu quả trong chức năng kiểm soát  Mô hình kiểm soát hiệu chỉnh KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN  Định nghĩa  Chức năng Kiểm soát bao hàm việc giám sát tiến trình thực hiện các kế hoạch đã vạch ra và tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được kết quả như dự kiến  Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức  Là một quá trình hệ thống quá đó các nhà quản lý điều chỉnh các hoạt động tổ chức để cho các hoạt động này nhất quán với những mong đợi được đề ra trong kế hoạch và để giúp các hoạt động này đạt đuợc những tiêu chuẩn định trước trong iệc thực hiện. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC C C ÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN ÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN  Mục đích:  Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết điểm trong hệ thống tổ chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh kịp thời  Bảo đảm sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức  Kiểm tra các người thừa hành  Kiểm tra người quản lý  Vai trò của chức năng Kiểm Soát  Là như cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý  Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao  Đảm bảo quyền thực thi quyền lực của nhà tổ chức  Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường  Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC LẬP KẾ HOẠCH LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT Tiến trình đưa ra các quyết định về mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và phân bố các nguồn lực của tổ chức Đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra Vạch ra những hoạt động và kết quả dự kiến Giúp duy trì, rà soát các hoạt động và kết quả thực tế Vạch ra mục tiêu và mục đích Cung cấp thông tin cần thiết, đúng thời điểm KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC CÁC LOẠI KIỂM SOÁT CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 1. Kiểm soát phòng ngừa 1. Kiểm soát phòng ngừa  Nhằm làm giảm các sai lầm  có tác dụng làm giảm nhu cầu đối với các hoạt động hiệu chỉnh  Nội dung:  Định hướng và giới hạn đối với hành vi của nhân viên và nhà quản trị bằng cách ban hành các quy định nguyên tắc, các tiêu chuẩn, các thủ tục tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự, các chương trình huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực 2. Kiểm soát hiệu chỉnh 2. Kiểm soát hiệu chỉnh  Nhằm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã được vạch ra.  Ví dụ: như quản lý không lưu 3. Kiểm soát phản hồi 3. Kiểm soát phản hồi  Kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra  cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch và cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên  Vd: kiểm tra kiểm toán KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT ĐẦU VÀO ĐẦU VÀO (Inputs) (Inputs) ĐẦU VÀO ĐẦU VÀO (Inputs) (Inputs) QUÁ TRÌNH QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI CHUYỂN ĐỔI (Tranformation (Tranformation Process) Process) QUÁ TRÌNH QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI CHUYỂN ĐỔI (Tranformation (Tranformation Process) Process) ĐẦU RA ĐẦU RA (Outputs) (Outputs) ĐẦU RA ĐẦU RA (Outputs) (Outputs) Kiểm tra Kiểm tra phòng ngừa phòng ngừa Kiểm tra Kiểm tra phòng ngừa phòng ngừa Kiểm tra Kiểm tra hiệu chỉnh hiệu chỉnh Kiểm tra Kiểm tra hiệu chỉnh hiệu chỉnh Kiểm soát Kiểm soát phản hồi phản hồi Kiểm soát Kiểm soát phản hồi phản hồi KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT  Kiểm soát của các nhóm có quyền lợi trong doanh nghiệp  Từ các áp lực bên ngoài của doanh nghiệp như khách hàng, cổ đông của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, định chế tài chính…  Kiểm soát của doanh nghiệp  Xuất phát từ các chiến lược và cơ chế chính thức nhằm theo đuổi các mục tiêu của nó. Thể hiện qua các quy chế, nguyên tắc, tiêu chuẩn, ngân sách và các hoạt kiểm tra nội bộ  Kiểm soát nhóm  Chuẩn mực và giá trị của thành viên trong nhóm chia xẻ và duy trì thông qua những phần thưởng và hình phạt nội bộ.  Kiểm soát của cá nhân  Có ý thức  Không có ý thức KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC Bắt Bắt đầu đầu Bắt Bắt đầu đầu Đo lường việc thực hiện Đo lường việc thực hiện Đo lường việc thực hiện Đo lường việc thực hiện So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn Phản hồi lại với các sai lệch Phản hồi lại với các sai lệch Phản hồi lại với các sai lệch Phản hồi lại với các sai lệch X X ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện X X ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện Nếu chấp nhận Nếu chấp nhận Tiếp tục Tiếp tục Nếu có lệch lạc Nếu có lệch lạc TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH  1. Xây dựng tiêu chuẩn  Là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện hay là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch. Ví dụ như: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm, các chỉ tiêu tài chính  Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống tiêu chuẩn  Yêu cầu:  Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý  Có khả năng thực hiện trên thực tế [...]... sự đánh giá thường xuyên và độc lập được thực hiện bởi ban kiểm tra nội bộ về kế toán, tài chính và các hoạt động khác của doanh nghiệp Mặc dù thường được hạn định trong việc kiểm tra sổ sách kế toán nhưng công tác kiểm tra tác nghiệp bao gồm việc đánh giá các hoạt động nói chung, cân nhắc so sánh các kết quả thực tế và kết quả dự định Như vậy, ngoài việc đảm bảo rằng các sổ sách kế toán phản ánh đúng... các kế hoạch dưới dạng các quan hệ con số và tách chúng ra thành các bộ phận của doanh nghiệp, các ngân quỹ sẽ tương quan với việc lập kế hoạch và cho phép sự giao phó quyền hạn mà vẫn không thiếu sự kiểm tra Các dạng ngân quỹ Ngân quỹ thu và chi Phần nhiều các ngân quỹ giải thích rõ các kế hoạch về các nguồn thu và khoản chi cho hoạt động dưới dạng tiền tệ Cơ bản nhất trong số này là ngân quỹ bán... đặc biệt đúng ở những nơi mà ngân quỹ được thiết lập trước cho những thời kỳ dài Do sự nguy hiểm của tính cứng nhắc trong các ngân quỹ và do tính linh hoạt tối đa phù hợp với tính hiệu quả trong lập kế hoạch nên người ta ngày càng chú ý đến các ngân quỹ biến đổi (ngân quỹ linh hoạt) Ngân quỹ biến đổi được thiết kế để có thể thay đổi được khi khối lượng bán hoặc các thông số liên quan đến sản lư ợng... sau đó lãng quên đi sẽ dẫn đến việc lập ngân quỹ một cách không chắc chắn và dồn trách nhiệm cho nhà quản lý cấp dưới Họ sẽ phải thực hiện một thủ tục khác hoặc soạn thảo ra hàng loạt hồ sơ, giấy tờ Ngược lại, nếu ban quản lý cấp cao thực sự hỗ trợ cho việc lập ngân quỹ và đặt nền tảng chắc chắn cho ngân quỹ dưạ trên kế hoạch, yêu cầu các bộ phận, các chi nhánh thiết lập và bảo vệ ngân quỹ của họ thì... doanh nghiệp Khả năng có tiền mặt để đáp ứng các khoản nợ đến kỳ thanh toán là yêu cầu đầu tiên cho sự tồn tại của doanh nghiệp Lợi nhuận cũng sẽ thấp khi lượng tiền mặt đọng trong dự trữ, lưu thông, máy móc hoặc các tài sản không phải là tiền mặt khác Việc lập ngân quỹ tiền mặt cũng cho thấy khả năng thừa tiền mặt, từ đó lập kế hoạch đầu tư sinh lãi với các khoản tiền dôi ra Ngân quỹ biến đổi Có lẽ... lớn nhất khi sử dụng các phương pháp ngân quỹ Ngay khi việc lập ngân quỹ không được dùng để thay thế cho việc quản lý thì việc quy các kế hoạch về các giá trị con số cũng có thể đem lại những sai lầm Ví dụ, các sự kiện thực tế cho thấy phải sử dụng loại nguyên liệu này nhiều hơn loại khác, hoặc khi lượng bán ra thực tế quá khác biệt so với mức dự báo Lúc đó các ngân quỹ trở nên lạc hậu và nếu các nhà... ta thường lập ngân quỹ về các khoản mục chính và gộp các khoản mục khác với nhau trong một bảng tổng kết kiểm tra Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm Một số ngân quỹ nếu thể hiện dưới dạng vật lý thì tốt hơn dưới dạng tiền tệ Mặc dù những ngân quỹ đó cũng thường được đổi sang dạng tiền tệ nhưng chúng sẽ có ý nghĩa nhiều hơn vào một giai đoạn nhất định trong khi lập kế hoạch và kiểm... động trực tiếp, chi phí bán hàng, Làm cho việc kiểm tra ngân quỹ hoạt động Muốn cho việc kiểm tra ngân quỹ hoạt động tốt, người quản lý phải lưu ý rằng các ngân quỹ chỉ được thiết kế như một công cụ và không thể thay thế được cho việc quản lý Để có kết quả tốt nhất, việc lập và quản lý ngân quỹ cần phải có được sự hỗ trợ toàn tâm toàn ý của các nhà quản lý cấp cao Việc lập ra một cơ quan quản trị... móc thông qua khấu hao nên tính bất biến và rủi ro ở đây là cao Vì vậy, các ngân quỹ chi tiêu cơ bản thường gắn chặt với việc lập kế hoạch theo quy mô thời gian khá dài QUN TR HC KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN Ngân quỹ tiền mặt Quỹ tiền mặt là số dự đoán về các khoản thu và chi tiền mặt mà nhờ đó đo được lượng tiền mặt thực tế có được Cho dù có được gọi là một ngân quỹ hay... con số Như vậy, các ngân quỹ là các điều khoản về các kết quả định trước theo quan hệ tài chính (như ngân quỹ thu-chi, ngân quỹ về vốn) hoặc theo các quan hệ phi tài chính (như ngân quỹ về số giờ lao dộng trực tiếp, các vật liệu, sản phẩm sản xuất ra) Các ngân quỹ phải dựa trên các kế hoạch vì chỉ bằng cách có những mục tiêu rõ ràng, có phương án hành động để hoàn thành chúng thì người quản lý mới . chắn rằng chúng rằng chúng đợc hoàn đợc hoàn thành nh thành nh trong kế trong kế hoạch hoạch Lập kế hoạch Lập kế hoạch Tổ chức Tổ chức Điều khi n Điều khi n Kiểm tra Kiểm tra KHOA KINH. toán nhng công tác kiểm tra tác nghiệp bao gồm việc đánh giá các hoạt động nói chung, cân nhắc so sánh các kết quả thực tế và kết quả dự định. Nh vậy, ngoài việc đảm bảo rằng các sổ sách kế. các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra Vạch ra những hoạt động và kết quả dự kiến Giúp duy trì, rà soát các hoạt động và kết quả thực tế Vạch