Giáo trình nghiệp vụ kinh doanh kho vận

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH NGHIỆP VỤ KINH DOANH KHO VẬN NGÀNH/ NGHỀ: KINH DOANH THƢƠNG MẠI &DỊCH VỤ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 609 /QĐ- CĐCNNĐ ngày 01 tháng năm 2018 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định Nam Định, năm 2018 BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH NGHIỆP VỤ KINH DOANH KHO VẬN NGÀNH/ NGHỀ: KINH DOANH THƢƠNG MẠI &DỊCH VỤ (Lƣu hành nội bộ) CHỦ BIÊN: PHẠM BÍCH THỦY Nam Định, năm 2018 LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, ngành dịch vụ kho vận ngày phát triển, nhiên phận ngƣời sử dụng chƣa am hiểu xác loại hình dịch vụ Vậy dịch vụ kho vận gì? Tại dịch vụ lại phát triển nở rộ thời gian gần đây? Cuốn giáo trình Nghiệp vụ kinh doanh kho vận khoa Kinh tế trƣờng Cao đẳng Cơng nghiệp Nam Định tìm lời giải cho câu hỏi Ngành dịch vụ kho vận hay gọi dịch vụ lƣu kho – vận tải – phân phối hàng hóa mà ngành dịch vụ phổ biến năm gần Hòa theo phát triển ngành dịch vụ khác, vận tải hàng hóa ngày khẳng định chỗ đứng thị trƣờng đầy biến động Ngay chúng tơi tìm hiểu sâu loại hình dịch vụ nghe lạ nhƣng thật quen nhé! Cuốn giáo trình đƣợc biên soạn nhƣ tài liệu học tập cho bạn học sinh ngành Kế toán thƣơng mại dịch vụ trƣờng Cao đẳng Công nghiệp Nam Định nhƣ trƣờng khác Đây công cụ hữu ích cho ngƣời làm cơng tác thực tế muốn tìm tài liệu tham khảo cập nhật cơng tác quản trị nghiệp vụ kho hàng hóa đơn vị MỤC LỤC MỤC LỤC Bài 1: NHIỆM VỤ, PHÂN LOẠI VÀ PHÂN BỐ KHO HÀNG HÓA 1.1 Vai trò nhiệm vụ kho hàng hóa 1.1.1 Vai trò kho hàng hóa sản xuất lƣu thơng 1.1.2 Nhiệm vụ kho vật tƣ hàng hóa 1.2 Phân loại kho hàng hóa 1.2.1 Phân loại theo nhiệm vụ kho 1.2.2 Phân loại theo mặt hàng chứa kho 1.2.3 Phân loại theo loại hình xây dựng 1.2.4 Phân loại theo đặc điểm xây thiết bị nhà kho 1.2.5 Phân loại theo độ bền 1.2.6 Phân loại theo quy mô 1.3 Phân bố kho hàng hóa 1.3.1 Phân bố kho phạm vi xí nghiệp 1.3.2 Phân bố hợp lý kho mạng lƣới kho doanh nghiệp thƣơng mại CÂU HỎI ÔN TẬP Bài 2: NGHIỆP VỤ NHẬP, XUẤT HÀNG HÓA TẠI KHO HÀNG HÓA 10 2.1 Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa 10 2.1.1 Ý nghĩa nhiệm vụ nhập kho hàng hóa 10 2.1.2 Nguồn hàng nguyên tắc nhập kho hàng hóa 10 2.1.3 Tổ chức nghiệp vụ nhập kho hàng hóa 11 2.2 Nghiệp vụ xuất kho hàng hóa 14 2.2.1 Nhiệm vụ xuất kho hàng hóa 14 2.2.2 Đối tƣợng, hình thức nguyên tắc xuất kho hàng hóa 14 2.2.3 Tổ chức nghiệp vụ xuất kho hàng hóa 15 CÂU HỎI ÔN TẬP 17 Bài 3: DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG Ở KHO HÀNG HÓA 18 3.1 Phát triển hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng kho hàng hóa 18 3.2 Nội dung chủ yếu hoạt động dịch vụ thƣơng mại kho hàng hóa 19 3.2.1 Dịch vụ vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu khách hàng 19 3.2.2 Dịch vụ tổ chức nghiệp vụ kinh doanh thƣơng mại 19 3.3 Tổ chức phƣơng thức hoạt động dịch vụ kho hàng hóa 19 CÂU HỎI ÔN TẬP 20 Bài 4: TỔ CHỨC QUẢN LÝ KHO VÀ CÁC CHỈ TIÊU VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH KHO HÀNG HÓA 21 4.1 Kế hoạch nghiệp vụ kho hàng hóa 21 4.1.1 Sự cần thiết kế hoạch nghiệp vụ kho hàng hóa 21 4.1.2 Căn nội dung kế hoạch nghiệp vụ kho 21 4.1.3 Tổ chức thực kế hoạch nghiệp vụ kho 22 4.2 Chế độ sổ sách kho hàng hóa 22 4.2.1 Sự cần thiết sổ sách công tác quản lý kho 22 4.2.2 Các loại chứng từ nghiệp vụ kho doanh nghiệp thƣơng mại 23 4.3 Các tiêu hoạt động kinh doanh kho 23 4.3.1 Chỉ tiêu khối lƣợng vật tƣ, hàng hóa lƣu chuyển kho (năm, quý, tháng) 23 4.3.2 Chỉ tiêu tốc độ lƣu chuyển vật tƣ, hàng hóa qua kho 24 4.3.3 Chỉ tiêu giữ gìn tồn vẹn vật tƣ, hàng hóa 24 4.3.4 Chỉ tiêu sử dụng diện tích, dung tích nhà kho dung lƣợng bể chứa 25 4.3.5 Chỉ tiêu sử dụng phƣơng tiện vận tải, xếp dỡ kho 27 4.3.6 Chỉ tiêu suất lao động công nhân viên công tác kho 27 4.3.7 Chỉ tiêu giá thành nghiệp vụ kho 27 CÂU HỎI ÔN TẬP 28 Bài 1: NHIỆM VỤ, PHÂN LOẠI VÀ PHÂN BỐ KHO HÀNG HĨA Mục tiêu - Trình bày đƣợc vai trị nhiệm vụ kho hàng hóa - Xác định đƣợc tiêu thức phân loại kho hàng hóa 1.1 Vai trị nhiệm vụ kho hàng hóa 1.1.1 Vai trị kho hàng hóa sản xuất lƣu thơng a Vị trí kho hàng hóa Kho hàng hóa có vị trí quan trọng sản xuất lƣu thông, mặt, kho gắn chặt với sản xuất lƣu thông, phận doanh nghiệp sản xuất lƣu thông; mặt khác, kho có vị trí độc lập định sản xuất lƣu thông b Tác dụng kho sản xuất lưu thông - Kho dự trữ nguyên, nhiên, vật liệu… (vật tƣ) hàng hóa cần thiết để đảm bảo xuất bán bình thƣờng cấp phát đầy đủ, đồng bộ, kịp thời cho sản xuất liên tục không ngừng mở rộng lƣu thơng hàng hóa kinh tế quốc dân - Kho bảo quản, bảo vệ tốt số lƣợng chất lƣợng vật tƣ - hàng hóa, hạn chế hao hụt, hƣ hỏng, biến chất, mát v.v… có tác dụng chống lãng phí cải xã hội, góp phần bảo đảm chất lƣợng sản phẩm sản xuất ra, góp phần tăng suất lao động xã hội thúc đẩy sản xuất phát triển Đồng thời, góp phần cho lƣu thơng vật tƣ – hàng hóa đạt hiệu kinh tế cao - Thông qua công tác kiểm nhận, kiểm nghiệm, hóa nghiệm giao nhận vật tƣ – hàng hóa, kho góp phần tạo sản phẩm có đủ tiêu chuẩn chất lƣợng, ngăn ngừa loại hàng giả, xấu, không đủ tiêu chuẩn chất lƣợng lọt vào lƣu thơng; góp phần bảo vệ quyền lợi cho ngƣời tiêu dùng, nhƣ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hóa - Kho góp phần vào việc điều hịa vật tƣ – hàng hóa, cân đối cung cầu hàng hóa thị trƣờng 1.1.2 Nhiệm vụ kho vật tƣ hàng hóa - Tổ chức thực việc dự trữ, bảo quản bảo vệ tốt vật tƣ – hàng hóa dự trữ Khơng ngừng giảm hao hụt tự nhiên dƣới mức cho phép - Giao, nhận hàng hóa xác, kịp thời Nắm vững lực lƣợng hàng hóa dự trữ kho - Phát triển hoạt động dịch vụ văn minh phục vụ khách hàng - Tiết kiệm chi phí kho, góp phần hạ chi phí lƣu thơng chi phí kinh doanh đơn vị mà kho phụ thuộc 1.2 Phân loại kho hàng hóa 1.2.1 Phân loại theo nhiệm vụ kho - Kho thu mua, kho tiếp nhận: Loại kho thƣờng đặt nơi sản xuất, khai thác hay đầu mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hóa Kho làm nhiệm vụ gom hàng thời gian chuyển đến nơi tiêu dùng kho xuất bán khác - Kho tiêu thụ: Kho chứa thành phẩm xí nghiệp sản xuất Nhiệm vụ kho kiểm nghiệm phẩm chất, xếp, phân loại, đóng gói hình thành lơ hàng thích hợp để chuyển bán cho doanh nghiệp thƣơng mại xí nghiệp tiêu dùng khác - Kho trung chuyển: Là kho đặt đƣờng vận động hàng hóa ga, cảng, bến để nhận hàng từ phƣơng tiện vận chuyển sang phƣơng tiện vận chuyển khác - Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ hàng hóa thời gian dài đƣợc dùng có lệnh cấp quản lý trực tiếp - Kho cấp phát, cung ứng: Là loại kho đặt gần đơn vị tiêu dùng nhằm giao hàng thuận lợi cho đơn vị khách hàng Thuộc loại kho hệ thống nguyên, nhiên, vật liệu doanh nghiệp sản xuất thƣờng cấp phát nguyên, nhiên, vật liệu cho nơi sản xuất; kho hàng doanh nghiệp thƣơng mại thƣờng cung ứng (giao hàng) cho đơn vị tiêu dùng 1.2.2 Phân loại theo mặt hàng chứa kho - Kho kim khí: gang, pherơ, kho thép thƣờng, kho thép tốt, kho đồng, chì, nhơm … - Kho xăng dầu: kho xăng, kho điê zen, kho dầu nhờn … - Kho than: kho than cám, kho than cục, kho than cốc … - Kho xi- măng: kho xi măng P300, P400, P500, P600, kho xi măng trắng - Kho gỗ: kho gỗ tròn, kho gỗ thành khí - Kho máy móc, thiết bị, kho máy công cụ: tiện, phay, bào, kho máy bơm, kho máy phát lực, kho máy khai khoáng, kho máy xây dựng … - Kho phụ tùng: kho phụ tùng ô tô, kho phụ tùng máy kéo, kho phụ tùng máy công cụ, kho phụ tùng máy điện … - Kho hóa chất: kho axít HCl, H2SO4 … - Kho vật liệu điện: kho bóng điện, dây cáp điện … kho hàng tiêu dùng, bao gồm kho lƣơng thực, thực phẩm, vải, quần áo, tạp phẩm … 1.2.3 Phân loại theo loại hình xây dựng - Kho kín: Là loại kho ngăn cách với mức độ định ảnh hƣởng trực tiếp mơi trƣờng bên ngồi tới hàng hóa dự trữ, bảo quản kho Loại kho dùng để dự trữ bảo quản loại hàng hóa khơng chịu đƣợc ảnh hƣởng trực tiếp mơi trƣờng bên ngồi nhƣ mƣa, nắng … - Kho nửa kín: Là loại kho có mái che, khơng có tƣờng xung quanh, có một, hai, ba mặt tƣờng bốn mặt tƣờng nhƣng tƣờng thấp độ cao mái hiên Loại kho dùng để dự trữ bảo quản loại hàng hóa cần tránh mƣa, nắng - Kho lộ thiên (sân, bãi): sân, bãi có rải đá, bê tơng đất nền… xung quanh có tƣờng hàng rào Loại kho dùng để dự trữ bảo quản loại hàng hóa bị ảnh hƣởng trực tiếp điều kiện trời 1.2.4 Phân loại theo đặc điểm xây thiết bị nhà kho - Kho thông thƣờng: loại kho xây dựng theo kiểu thông thƣờng, vật liệu thơng thƣờng, khơng có trang thiết bị đặc biệt kho - Kho đặc biệt: loại kho có cấu tạo thiết bị đặc biệt, đạt đƣợc yêu cầu mặt kỹ thuật Ví dụ: kho có nhiệt độ thấp (kho lạnh) Kho giữ nhiệt độ khơng đổi 20oC, tức có nhiệt độ độ ẩm tƣơng đối không thay đổi Loại kho dùng để dự trữ bảo quản hàng hóa địi hỏi điều kiện đặc biệt - Kho độc hại nguy hiểm: loại kho chứa loại hàng độc hại (thuộc trừ sâu, diệt chuột …) mặt hàng nguy hiểm (thuốc nổ, vũ khí, chất phóng xạ …) Loại kho phải đƣợc xây dựng khu vực riêng để bảo đảm yêu cầu an toàn 1.2.5 Phân loại theo độ bền - Kho kiên cố: loại kho có độ bền lớn, sử dụng thời gian dài chứa đựng loại vật liệu hàng hóa nặng - Kho bán kiên cố: loại kho có độ bền định Có thể sử dụng thời gian ngắn loại - Kho tạm (lán, lều): loại kho sử dụng đƣợc thời gian ngắn Loại kho đƣợc xây dựng loại vật liệu xây dựng có độ bền nhƣ tranh, tre, nứa, lá, giấy dầu … 1.2.6 Phân loại theo quy mô - Kho lớn (tổng kho) - Kho trung bình - Kho nhỏ Ngồi cách phân loại trên, kho cịn đƣợc phân loại theo tiêu thức khác nhƣ: phân loại theo mức độ chịu lửa (kho dễ cháy, kho cháy đƣợc, kho không cháy); phân loại theo mức độ chuyên mơn hóa dự trữ bảo quản mặt hàng kho (kho tổng hợp, kho chuyên dùng) phân loại theo mức độ giới hóa cơng việc kho (kho giới hóa, kho nửa giới hóa, kho khơng giới hóa); phân loại theo số tầng kiến trúc (kho tầng, kho nhiều tầng) … kết hợp số tiêu thức khác tùy theo yêu cầu công tác quản lý kho 1.3 Phân bố kho hàng hóa 1.3.1 Phân bố kho phạm vi xí nghiệp Những nguyên tắc việc phân bố hợp lý kho diện tích xí nghiệp là: Tuyến vận chuyển nguyên, nhiên, vật liệu phải thẳng việc vận chuyển chúng phải thuận lợi liên tục với đƣờng vào xí nghiệp Kho loại vật tƣ – kỹ thuật bán thành phẩm mua ngồi xí nghiệp phải đặt gần cạnh phân xƣởng nhiều nhất, để phục vụ nhanh tiết kiệm Kho nhiên liệu, hóa chất, loại dễ cháy nổ, độc hại, nguy hiểm phải bố trí thành khu vực biệt lập để không ảnh hƣởng đến khu vực sản xuất ngƣời lao động xảy tai nạn Kho vật tƣ – kỹ thuật dùng chung cho nhiều phân xƣởng đặta vị trí trung tâm Loại nguyên, vật liệu chuyên dùng cho phân xƣởng giao cho kho phân xƣởng đặt kho cạnh phân xƣởng Việc phân bố đắn kho phạm vi diện tích xí nghiệp giảm bớt khối lƣợng nguyên, nhiên, vật liệu phải vận chuyển, xê dịch nội xí nghiệp; góp phẩn làm giảm bớt khối lƣợng vật tƣ – kỹ thuật dự trữ lớn khâu (xí nghiệp, phân xƣởng, tổ, đội, ca, nơi sản xuất) xí nghiệp giảm bớt cách đáng kể khối lƣợng công việc kho, đồng thời giảm bớt chi phí khơng cần thiết việc phân bố kho bất hợp lý gây nên; bảo đảm việc vận động vật tƣ xí nghiệp hợp lý, nhanh chóng, tránh đƣợc ùn tắc, chồng chéo 1.3.2 Phân bố hợp lý kho mạng lƣới kho doanh nghiệp thƣơng mại Doanh nghiệp thƣơng mại mua hàng nơi bán hàng nơi kia, mua hàng thời gian bán hàng thời gian khác mua đối tƣợng bán hàng cho đối tƣợng khác Vì thƣờng có phạm vi rộng khác a Yêu cầu việc phân bố hợp lý mạng lưới kho - Yêu cầu thuận tiện: Thuận tiện giao thông vận tải; thuận tiện cho việc giao nhận mua bán hàng thuận tiện cho việc dự trữ, bảo quản bảo vệ hàng hóa kho - Yêu cầu an tồn: Kho nơi tập trung hàng hóa Cần phải bảo đảm an tồn cho vật tƣ hàng hóa dự trữ kho ngƣời lao động làm việc kho Để bảo đảm an toàn cần ý tới điều kiện nơi đặt điểm kho, đề phòng ảnh hƣởng tự nhiên (úng, lụt, mƣa, bão), mơi trƣờng xung quanh (cách chất độc hại xí nghiệp khác, đƣờng điện …), khu vực dân cƣ (đề phòng trộm cắp) phá hoại kẻ địch - Yêu cầu tiết kiệm: yêu cầu đòi hỏi tính tốn điểm kho mạng lƣới phải ý cho điểm kho có đủ khả phục vụ việc thu mua, tiếp nhận, dự trữ, bán hàng, cân lực lƣợng hàng hóa lƣu chuyển qua kho, vừa bảo đảm suất lao động nhân viên công tác kho, tránh bố trí mạng lƣới nhiều b Những để phân bố hợp lý mạng lưới kho - Điều kiện sản xuất, điều kiện thu mua, tiếp nhận điều kiện tiêu dùng hàng hóa Điều kiện sản xuất nƣớc hay nhập điều kiện nguồn hàng Nguồn hàng sản xuất tập trung hay phân tán, sản xuất thƣờng xuyên hay thời vụ, hàng loạt lớn hay sản xuất đơn … điều kiện thu mua Điều kiện tiếp nhận điều kiện ga, cảng, bến, bãi, nơi nhập hàng Điều kiện tiêu dùng hàng hóa hàng tƣ liệu sản xuất hay hàng tiêu dùng cá nhân Đối với hàng tƣ liệu sản xuất cần xác định nơi sử dụng hàng, đơn vị sử dụng, số lƣợng đơn vị, điều kiện xa gần nơi phát hàng, tính ổn định việc tiêu dùng thời vụ tiêu dùng Cần kết hợp điều kiện nguồn hàng điều kiện tiêu dùng để bảo đảm đƣờng vận động hàng hóa hợp lý - Điều kiện giao thông vận tải Điều kiện giao thông vận tải bao gồm tuyến đƣờng vận chuyển có phát triển chúng nhƣ: đƣờng ơtơ, đƣờng sắt, đƣờng sông, đƣờng biển, đƣờng ống, đƣờng hàng không Khả đảm nhận loại phƣơng tiện, khả ăng bốc dỡ, luồng đƣờng hợp lý hình thức tiến tổ chức vận tải hàng hóa (vận chuyển liên vận, đại lý vận tải, vận chuyển thùng chứa hàng) - Tính chất, đặc điểm loại hàng hóa nguồn lực doanh nghiệp đầu tƣ xây dựng kho Các loại hàng hóa khác tính chất vật lý, hóa học, trạng thái, hình thái bao gói khác nhau, địi hỏi điều kiện thu mua, tiếp nhận, dự trữ, bảo quản, vận chuyển bán hàng khơng giống Vì vậy, cần phải dựa vào tính chất, đặc điểm loại hàng hóa để bố trí kho hàng hóa cho phù hợp với yêu cầu kỹ thuật dự trữ, bảo quản, giao nhận loại hàng Cần phải vào nguồn hàng doanh nghiệp việc đầu tƣ xây dựng kho hàng để có chiến lƣợc, qui hoạch, kế hoạch tiến độ phát triển kho hàng có tính khả thi có hiệu kinh tế cao - Hiệu kinh tế Cần phải tính tốn khoản chi phí bố trí điểm kho mạng lƣới kho Các khoản chi phí phát sinh xây dựng kho khoản chi phí thƣờng xuyên lâu dài Các khoản chi phí lần nhƣ khảo sát, thiết kế, chi phí vật liệu xây dựng, chi phí đắp nền, đắp đƣờng khoản chi phí vận chuyển hàng hóa đến đi, chi phí bốc dỡ khuân vác, chi phí dự trữ, bảo quản bảo vệ, chi phí hao hụt; chi phí quản lý cần phải tính tốn khả thu nhập bán hàng khả thu nhập kinh doanh dịch vụ kho hàng So sánh thu nhập chi tiết để lựa chọn phƣơng án tối ƣu, có hiệu kinh tế cao + Trƣờng hợp chƣa nhận trả tiền: phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi giữ hóa đơn, đến hàng hóa đến giải nhƣ trƣờng hợp hàng hóa hóa đơn đến lúc 2.2 Nghiệp vụ xuất kho hàng hóa 2.2.1 Nhiệm vụ xuất kho hàng hóa - Xuất số lƣợng chất lƣợng hàng hóa cho khách hàng theo chứng từ giao hàng Các chứng từ giao nhận (hợp đồng mua bán hàng hóa, kế hoạch giao hàng, phiếu xuất kho …) phản ánh nhu cầu cụ thể khách hàng số lƣợng, chủng loại, chất lƣợng hàng hóa Việc xuất hàng đảm bảo đúng, đủ, tốt theo nhu cầu khách hàng nhiệm vụ quan trọng kho hàng cần đƣợc thực cách nghiêm túc, đặc biệt điều kiện kinh tế thị trƣờng - Giao hàng nhanh gọn, an toàn, thuận tiện cho ngƣời nhận Để thực tốt nhiệm vụ kho cần chuẩn bị hàng hóa, phƣơng tiện cần thiết, cán giao nhận kiểm nghiệm thích hợp với đối tƣợng, phƣơng thức giao hàng Phối hợp đồng ngƣời giao (xuất) với ngƣời nhận, vật tƣ hàng hóa với phƣơng tiện (vận chuyển, bốc xếp, kiểm nghiệm …) nhằm thực việc giao nhận nhanh gọn nhất, tiết kiệm chi phí 2.2.2 Đối tƣợng, hình thức nguyên tắc xuất kho hàng hóa a Đối tượng xuất hàng Đối tƣợng xuất hàng khách hàng mà kho có nhiệm vụ giao hàng cho họ Trong quan hệ giao nhận hàng hóa, kho doanh nghiệp có quan hệ với nhiều đối tƣợng – khách hàng khác Căn vào đặc điểm, tính chất mối quan hệ kinh tế, mục đích việc nhận hàng, chia khách hàng kho thành loại sau: - Khách hàng “ngƣời” tiêu dùng trực tiếp Thuộc loại khách hàng bao gồm doanh nghiệp sản xuất (thuộc hình thức sở hữu) - Khách hàng doanh nghiệp thƣơng mại khác Xuất hàng cho đối tƣợng nhằm thực q trình điều chuyển hàng hóa phục vụ cho việc bán hàng hóa qua khâu trung gian - Các đơn vị kho, trạm, cửa hàng doanh nghiệp để thực việc điều động hàng hóa Phân loại đối tƣợng để xuất hàng nhằm xác định đắn hình thức giao hàng, tổ chức tốt công tác chuẩn bị giao hàng thuận tiện cho việc tốn, hạch tốn q trình mua bán b Các hình thức giao hàng - Giao hàng thẳng cho đơn vị nhận hàng: Đó cách giao hàng cho đơn vị nhận hàng địa điểm tiếp nhận (ga, cảng…) kho Trong trƣờng hợp này, hàng hóa khơng phải đƣa kho doanh nghiệp thƣơng mại Hình thức đƣợc thực hai cách: + Các khách hàng đem phƣơng tiện vận tải đến nhận hàng địa điểm tiếp nhận kho 14 + Các kho doanh nghiệp thƣơng mại, dùng phƣơng tiện vận chuyển (hoặc th ngồi) chở hàng hóa đến kho khách hàng tới địa điểm giao nhận hai bên thỏa thuận hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ Áp dụng hình thức giao hàng thẳng cho phép giảm đƣợc chi phí bốc dỡ, vận chuyển, giảm hao hụt hàng hóa hàng hóa đƣợc luân chuyển nhanh - Giao hàng từ kho: Đó hình thức giao hàng nhập vào kho doanh nghiệp Hình thức giao qua kho đƣợc thực cách: + Giao hàng kho doanh nghiệp thƣơng mại Trong trƣờng hợp khách hàng mang phƣơng tiện vận tải (hoặc thuê) đến làm thủ tục nhận hàng kho Thủ kho vào chứng từ xuất kho để giao hàng cho ngƣời nhận + Kho chuẩn bị đầy đủ hàng hóa theo yêu cầu khách hàng, chủ động phƣơng tiện vận tải để chở hàng hóa đến tận kho (hoặc nơi yêu cầu) khách hàng Hình thức dịch vụ vận chuyển hàng đến tận nơi yêu cầu khách hàng đem lại nhiều thuận tiện lợi ích kinh tế cho hai bên Bởi ngày hình thức đƣợc phát triển rộng rãi doanh nghiệp c Nguyên tắc xuất hàng Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho yêu cầu cua khách hàng thực tốt nhiệm vụ giao hàng số lƣợng, chất lƣợng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, giao hàng cần thực tốt nguyên tắc sau đây: - Tất hàng hóa xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ đƣợc xuất hàng theo số lƣợng, phẩm chất quy cách ghi phiếu xuất kho Ngƣời nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ có đủ thẩm quyền giao nhận hàng hóa - Trƣớc giao hàng, cán giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị: Chuẩn bị hàng hóa theo với số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại ghi phiếu xuất kho Nếu phiếu xuất kho ghi khơng sát với tình hình hàng hóa kho, thủ kho đề nghị ngƣời nhận hàng làm lại phiếu xuất kho khác, tuyệt đối không đƣợc tự ý sửa chữa chứng từ giao hàng hóa khác chƣa có ý kiến cấp có thẩm quyền - Căn vào phiếu xuất kho, cán giao nhận, thủ kho với ngƣời nhận hàng kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng hóa giải trƣờng hợp phát sinh phù hợp với quy định chung Khi giao hàng xong, cán giao nhận thủ kho với ngƣời nhận hàng làm đầy đủ thủ tục giao nhận hàng hóa - Hàng nhập trƣớc xuất trƣớc, hàng nhập sau xuất sau - Hàng xuất nội phải có chữ ký thủ trƣởng phiếu (lệnh) xuất kho Hàng xuất bán bên ngồi hóa đơn xuất kho phải có chữ ký thủ trƣởng đơn vị chữ ký kế toán trƣởng 2.2.3 Tổ chức nghiệp vụ xuất kho hàng hóa a Cơng tác chuẩn bị xuất hàng Xuất hàng khâu cuối nghiệp vụ kho, phản ánh kết trình từ khâu tiếp nhận, bảo quản gia cơng chế biến hàng hóa kho Yêu cầu nhận hàng hình thức giao nhận khơng giống Tất điều địi hỏi phải làm tốt cơng tác chuẩn bị xuất hàng Nội dung công tác chuẩn bị xuất hàng bao gồm: 15 - Đối chiếu chứng từ xuất hàng với hàng hóa thực tế có kho, xem có phù hợp với khơng Nếu khơng phù hợp hàng hóa thực tế với phiếu xuất kho thủ kho phải kịp thời đề nghị với phận có liên quan làm lại phiếu xuất khác cho phù hợp - Chuẩn bị đầy đủ số hàng hóa nhƣ phiếu xuất kho ghi Tùy theo yêu cầu khách hàng tình hình thực tế hàng hóa kho mà tiến hành công việc khác nhƣ thu gom, phân loại, chọn lọc, làm đồng bộ, đóng gói … tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận đƣợc nhanh gọn, xác an tồn - Chuẩn bị phƣơng tiện dụng cụ cần thiết đáp ứng đƣợc yêu cầu cơng tác gia cơng chế biến, đóng gói, cân đo, bốc xếp, vận chuyển, kiểm nghiệm chất lƣợng hàng hóa… phù hợp với yêu cầu hàng hóa khách hàng - Chuẩn bị đầy đủ nhân lực phù hợp với khối lƣợng tính chất cơng việc để thực tốt kế hoạch, tiến độ giao hàng chuẩn bị đầy đủ thủ tục, giấy tờ cần thiết để giao hàng đƣợc nhanh, gọn b Giao hàng Tùy thuộc vào thỏa thuận bên mà áp dụng hình thức giao hàng thích hợp Nhƣng dù áp dụng hình thức việc giao nhận hàng hóa phải hai bên giao nhận đại diện hai bên giao nhận thực Bên giao hàng giao đủ số lƣợng, chất lƣợng, quy cách chủng loại hàng hóa theo thủ tục giao nhận loại hàng Bên nhận hàng kiểm nhận, kiểm nghiệm số hàng thực nhận phƣơng tiện cân đo đong đếm theo hình thức trạng thái bao gói hàng hóa Trừ số lƣợng hàng phải kiểm nghiệm, hóa nghiệm theo hợp đồng kinh tế, bên nhận hàng kiểm tra số hàng giao có số lƣợng, chất lƣợng, quy cách chủng loại hàng hóa theo thủ tục giao hàng Mọi trƣờng hợp phát hàng hóa không tiêu chuẩn chất lƣợng, sai quy cách, mã hiệu phẩm chất không đảm bảo cần phải tách riêng Nếu cần thiết phải mời quan giám định chất lƣợng xác định Khi quan giám định chất lƣợng kết luận, bên giao bên nhận phải chấp hành toán với theo số lƣợng chất lƣợng hàng giao thực tế Bên nhận hàng khơng đƣợc từ chối nhận hàng hóa với hợp đồng mua bán, phiếu giao hàng, hóa đơn, vận đơn tiêu chuẩn chất lƣợng hàng hóa Đồng thời khơng đƣợc trì hỗn kéo, dây dƣa việc nhận hàng Những trƣờng hợp bên nhận hàng phát hàng không đủ số lƣợng, chất lƣợng, quy cách, phẩm chất, mẫu mã … Bên giao thay giao số hàng loại khơng có trở ngại phải xác nhận trƣớc chứng kiến bên hữu quan nhƣ ngƣời vận tải, ngƣời bốc dỡ, quan kiểm tra chất lƣợng hàng hóa … phải đền bù thiệt hại cho bên nhận hàng Nếu kho đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa đến tận nơi cho khách hàng kho chịu trách nhiệm tổn thất hàng hóa q trình vận chuyển từ kho đến nơi giao cho khách hàng Tuy nhiên để khuyến khích áp dụng hình thức này, cần có chế độ, thể lệ phù hợp, giá dịch vụ vận chuyển hàng hóa hợp lý Cần có phối hợp chặt chẽ ngƣời mua ngƣời bán, bảo đảm hiệu cao cho trình giao nhận dù áp dụng hình thức nào, thủ kho cần phải thực tốt công việc sau: - Làm đầy đủ thủ tục, kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý chứng từ xuất hàng, tuân thủ nguyên tắc thực giao hàng 16 - Hƣớng dẫn việc vận chuyển (với hình thức giao kho doanh nghiệp) cách bảo quản, sử dụng loại hàng hóa mới, tính chất kỹ thuật phức tạp Bàn giao đầy đủ tài liệu kèm theo hàng hóa (nếu có) c Những trường hợp cần xử lý xuất hàng Khi tiến hành giao nhận hàng hóa với khách hàng, xảy trƣờng hợp khơng bình thƣờng, khơng với kế hoạch, tiến độ … lúc cần có bàn bạc hai bên để giải thỏa đáng sở nguyên tắc, chế độ quy định - Tất hình thức giao hàng quy định thời gian định Nếu bên không chấp hành thời hạn để lãng phí phƣơng tiện, nhân lực, hƣ hao hàng hóa… bên phải chịu phí tổn việc khơng chấp hành thời hạn gây - Tất trƣờng hợp hƣ hỏng thừa thiếu, phẩm chất, không đồng bộ… lô hàng giao, tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên kiểm nghiệm chỗ, quy rõ trách nhiệm, làm sở pháp lý cho việc xử lý sau - Trƣờng hợp giao thiếu hàng không yêu cầu ngƣời mua hàng khách hàng phát hiện, kiểm tra lại thấy thủ kho phải giao đủ, giao cho họ, không đƣợc dây dƣa kéo dài từ chối CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 2.1: Trình bày ý nghĩa nhiệm vụ nhập kho hàng hóa Câu 2.2: Hãy nêu nguyên tắc nhập kho hàng hóa Câu 2.3: Trình bày nội dung nhiệm vụ xuất kho hàng hóa Câu 2.4: Trình bày hình thức xuất kho hàng hóa Câu 2.5: Trình bày nội dung nguyên tắc xuất kho hàng hóa 17 Bài 3: DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG Ở KHO HÀNG HĨA Mục tiêu - Trình bày đƣợc nội dung chủ yếu hoạt động dịch vụ thƣơng mại kho hàng hóa - Xác định đƣợc tổ chức phƣơng thức hoạt động dịch vụ kho hàng hóa 3.1 Phát triển hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng kho hàng hóa Để đảm bảo phát huy giá trị sử dụng hàng hóa cách tối đa, có hiệu kinh tế cao, q trình mua bán hàng hóa theo chế thị trƣờng hoạt động kho hàng cần thiết có hoạt động mang tính chất sản xuất thƣơng mại Những hoạt động nhằm tiếp tục hoàn thiện, nâng cao giá trị sử dụng hàng hóa, nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng hiệu kinh doanh kho hàng Xét tính chất hoạt động trên, khơng phải định trình kinh doanh doanh nghiệp kho hàng Song tác dụng hoạt động tích cực, hỗ trợ đắc lực, nhƣ điều kiện để thúc đẩy trình kinh doanh cạnh tranh Đó hoạt động dịch vụ kho hàng Hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng xuất phát từ yêu cầu đa dạng, phong phú tiêu dùng quy cách, cỡ loại, kịp thời đồng sản phẩm, yêu cầu thuận tiện mua bán, vận chuyển, sử dụng, bảo quản hàng hóa Do tính chất kỹ thuật phức tạp hàng hóa tiêu dùng ngày tăng; phạm vi hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng đƣợc mở rộng, tính chất phức tạp Phát triển hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng phạm vi chiều sâu mang lại lợi ích kinh tế rõ rệt - Đối với doanh nghiệp kho: Đây hoạt động cho phép huy động tối đa lực sở vật chất – kỹ thuật, lao động; cho phép nâng cao hiệu suất công tác doanh nghiệp Hoạt động dịch vụ tạo giá trị giá trị thặng dƣ, góp phần nâng cao mức doanh thu cho đơn vị, tạo điều kiện tái mở rộng trình kinh doanh, cải thiện đời sống cán công nhân viên Hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng hình thức phục vụ thuận tiện, lịch sự, văn minh Đây tiền đề để nâng cao uy tín doanh nghiệp với khách hàng; mở rộng đƣợc phạm vi kinh doanh, đứng vững đƣợc chế thị trƣờng - Đối với khách hàng: Các hoạt động dịch vụ kho làm giảm bớt công việc thứ yếu, vụ trình mua bán, yên tâm tập trung nguồn lực để thực kế hoạch sản xuất kinh doanh Dịch vụ kho hàng điều kiện để tăng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm đơn vị sử dụng Trong chế thị trƣờng việc phát triển dịch vụ phục vụ khách hàng doanh nghiệp thƣơng mại nói chung kho nói riêng đƣợc xem yếu tố để chiến thắng đối thủ cạnh tranh Bởi vậy, hoạt động có xu hƣớng ngày phát triển hình thức chất lƣợng dịch vụ 18 3.2 Nội dung chủ yếu hoạt động dịch vụ thƣơng mại kho hàng hóa 3.2.1 Dịch vụ vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu khách hàng Do điều kiện vận tải khách hàng có khó khăn, nhiều yều tố khác, mà đơn vị mua hàng đề nghị kho bố trí phƣơng tiện vận chuyển, chuyển đƣa hàng hóa đến nơi mà họ yêu cầu Hoạt động vừa có lợi cho kho việc chuẩn bị trƣớc hàng hóa xuất bán, kết hợp sử dụng tốt lực vận chuyển, vừa giảm bớt đƣợc thời gian cho đơn vị sử dụng việc tổ chức thƣơng mại đầu vào Tuy nhiên, kho cần tính tốn cụ thể lực vận chuyển mình, điều kiện tiêu dùng, điều kiện giao thông vận tải để đảm bảo hoạt động dịch vụ có hiệu 3.2.2 Dịch vụ tổ chức nghiệp vụ kinh doanh thƣơng mại Lợi dụng sở vật chất kỹ thuật địa điểm kho, phát triển dịch vụ tổ chức – nghiệp vụ kho hàng cho doanh nghiệp khác Các dịch vụ kho gồm: góp phần doanh nghiệp hồn thiện xây dựng phƣơng án , phƣơng thức kinh doanh, hƣớng dẫn nghiệp vụ kho hàng; làm đại lý tiêu thụ cho doanh nghiệp nƣớc; Tổ chức mối quan hệ kinh tế kinh doanh thƣơng mại - Bảo quản thuê cho thuê loại thiết bị kho cho thuê kho hàng Trong điều kiện kho thiết bị kho đƣợc trang bị đầy đủ, công suất sử dụng chƣa hết, kho cần thực cho thuê kho, thiết bị kho bảo quản thuê hàng hóa để phát huy triệt để, nguồn lực có, tăng thu nhập đáng - Thông tin quảng cáo Trong kinh tế thị trƣờng, thông tin quảng cáo nhu cầu khách quan, cần thiết Với đặc điểm điều kiện kho hàng, hoạt động thông tin quảng cáo mang lại hiệu kinh tế cao, phục vụ trực tiếp cho trình kinh doanh kho Nội dung thơng tin, quảng cáo bao gồm giới thiệu mặt hàng mới: tiến kỹ thuật công nghệ sản xuất, tiêu dùng; bảo quản vận chuyển hàng hóa, thơng tin nhu cầu mới, loại hàng hóa chậm luân chuyển , giới thiệu kinh nghiệm kinh doanh; hƣớng dẫn tiêu dùng Kho sử dụng nhiều hình thức thích hợp để đăng tải thơng tin cho khách hàng 3.3 Tổ chức phƣơng thức hoạt động dịch vụ kho hàng hóa Dịch vụ phục vụ khách hàng bao hàm nhiều nội dung tính chất đa dạng Phạm vi, quy mô nội dung dịch vụ tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể thị trƣờng hàng hóa – dịch vụ Để đẩy mạnh hoạt động dịch vụ có hiệu kho, cần xúc tiến việc nghiên cứu nhu cầu khách hàng, vào điều kiện doanh nghiệp, kho để xây dựng đƣợc chiến lƣợc mục tiêu hoạt động Trên sở có kế hoạch đầu tƣ sở vật chất – kỹ thuật, lao động phù hợp với quy mơ, tính chất hoạt động dịch vụ Hồn thiện chế độ quản lý lao động phận dịch vụ, đảm bảo tính cơng phân phối thu nhập phận doanh nghiệp với mục đích thúc đẩy q trình hoạt động kinh doanh kho Về mặt tổ chức, hình thành phận chun mơn hóa, chịu trách nhiệm thực hoạt động dịch vụ Tùy theo khối lƣợng, tính chất cơng việc mà tổ chức lao động phận nên theo nhóm chuyên sâu hay phối hợp nghiệp vụ gần giống để thúc đẩy tiến độ hoạt động 19 Cũng tổ chức thành nhóm riêng rẽ kho hàng để đảm bảo tính chuyên sâu theo mặt hàng Theo cách tổ chức có tác dụng tích lũy đƣợc kinh nghiệm, kỹ năng, kỹ thuật ngành hàng, chất lƣợng công tác cao Ngoài điều kiện tổ chức nhƣ trên, cần xác định rõ hình thức hạch tốn kinh tế phận hoạt động dịch vụ, bảo đảm tránh thất thu cho doanh nghiệp, phát huy tinh thần trách nhiệm phận dịch vụ với hoạt động kinh doanh kho hàng CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 3.1: Trình bày nội dung phát triển hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng kho hàng hóa Câu 3.2: Hãy nêu nội dung chủ yếu hoạt động dịch vụ thƣơng mại kho hàng hóa Câu 3.3: Trình bày nội dung tổ chức phƣơng thức hoạt động dịch vụ kho hàng hóa 20 Bài 4: TỔ CHỨC QUẢN LÝ KHO VÀ CÁC CHỈ TIÊU VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH KHO HÀNG HĨA Mục tiêu - Trình bày đƣợc nội dung kế hoạch nghiệp vụ kho hàng hóa chế độ sổ sách kho hàng hóa - Xác định đƣợc tiêu hoạt động kinh doanh kho 4.1 Kế hoạch nghiệp vụ kho hàng hóa 4.1.1 Sự cần thiết kế hoạch nghiệp vụ kho hàng hóa Kế hoạch hóa nghiệp vụ kho khâu cơng tác quan trọng quản lý kho hàng hóa Nói đến kế hoạch hóa nói đến q trình từ khâu lập kế hoạch đến khâu tổ chức thực kế hoạch Kho hàng hóa dù đơn vị kinh tế độc lập hay phận phụ thuộc vào sản xuất lƣu thơng, hoạt động kho phải đạt mục tiêu kho phải hoạt động hòa nhịp với sản xuất lƣu thơng Kho hàng hóa hoạt động có kế hoạch chủ động phục vụ tình trạng bị động, nhập, xuất dồn dập, khơng có việc; đồng thời hoạt động kho nhịp nhàng, ăn khớp với hoạt động sản xuất kinh doanh Kế hoạch hóa hoạt động nghiệp vụ kho bảo đảm cho hoạt động kho thực có hiệu kinh tế Việc lập kế hoạch nghiệp vụ kho ban kế hoạch công ty kho, tổng cơng ty kho – vận lập, phòng kinh doanh (hoặc kho vận) doanh nghiệp thƣơng mại lập, phịng cung tiêu xí nghiệp lập, tùy thuộc vào sản xuất kinh doanh 4.1.2 Căn nội dung kế hoạch nghiệp vụ kho Khi lập kế hoạch nghiệp vụ kho cần phải dựa vào sau đây: - Dựa vào tiêu kế hoạch mua bán hàng hóa qua kho doanh nghiệp thƣơng mại xí nghiệp sản xuất mà kho phụ thuộc - Dựa vào hợp đồng ký kết với đơn vị nguồn hàng, với khách hàng, kể hợp đồng thuê bảo quản, thuê kho - Dựa vào tiêu chuẩn kỹ thuật bảo quản, định mức công tác kho (xuất, nhập, bảo quản) đƣợc quy định - Dựa điều kiện sở vật chất – kỹ thuật có khả phát triển kỳ kế hoạch - Dựa phân tích kết hoạt động kỳ trƣớc kỳ báo cáo, nhƣ dự đoán phát triển tình hình kỳ kế hoạch Khi lập kế hoạch nghiệp vụ kho cần tranh thủ tham gia thủ kho, cán bộ, công nhân viên công tác kho tiêu biện pháp thực tiêu Nội dung kế hoạch nghiệp vụ kho nói chung có loại tiêu là: Các tiêu nghiệp vụ kho theo danh điểm; tiêu lao động kỳ tiêu chi phí kho để thực mặt hoạt động Các tiêu nói đƣợc lập chung cho tồn đơn vị kho lập cho cụm kho, điểm kho nhà kho cụ thể 21 4.1.3 Tổ chức thực kế hoạch nghiệp vụ kho Kế hoạch nghiệp vụ kho đƣợc lập, phải đƣợc cấp có thẩm quyền thơng qua đƣợc thơng qua trở thành kế hoạch thức, sở để cán quản lý kho điều hành hoạt động kho Các tiêu kế hoạch nghiệp vụ kho đƣợc lập cho khoảng thời gian Điều là, tiêu cần phải cụ thể hóa thành nhiệm vụ thời gian (quý, tháng, tuần) cho kho Ở kho (tổ, đội, ngăn, gian hàng) phải thực nhiệm vụ cụ thể hoạt động hàng ngày nhằm thực tốt tiêu, định mức đề Do đặc điểm hoạt động đơn vị kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên (các đơn vị nguồn hàng, đơn vị vận chuyển, đơn vị nhận hàng …) nên việc thực nhiệm vụ hồn tồn chủ động Vì vậy, tổ chức thực kế hoạch nghiệp vụ kho, hàng ngày nên bố trí vài phƣơng án, phƣơng án đƣợc phổ biến thông báo bảng trƣớc cửa kho để ngƣời trơng thấy, chia thành phƣơng án nhƣ phƣơng án 1, phƣơng án 2, phƣơng án Trong đó, phƣơng án phƣơng án 1, phƣơng án lại phƣơng án dự phịng Khi điều kiện thực phƣơng án thức khơng đạt đƣợc chuyển sang thực phƣơng án Trong trình thực kế hoạch nghiệp vụ kho cần phải trọng đặc biệt khâu kiểm tra kết thực tiêu số lƣợng chất lƣợng, cần có thông báo kết cho phận công tác kịp thời nêu kinh nghiệm tiên tiến, rút kinh nghiệm việc chƣa làm đƣợc để giúp phận hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc đặt 4.2 Chế độ sổ sách kho hàng hóa 4.2.1 Sự cần thiết sổ sách công tác quản lý kho Quản lý kho vật tƣ hàng hóa với hàng trăm hàng ngàn danh điểm mặt hàng, ký mã hiệu mặt hàng tên gọi khác nhau, với nguồn nhập khác nhau, lại luôn biến động số lƣợng chất lƣợng qua lần nhập, xuất; để giúp cho thủ kho nắm vững lực lƣợng vật tƣ hàng hóa cần phải có sổ sách kho Sổ sách kho giúp cho thủ kho nắm đƣợc đầy đủ, xác tình hình lƣu chuyển vật tƣ hàng hóa qua kho mặt số lƣợng, chất lƣợng, nguồn nhập, thời gian nhập, thời gian dự trữ kho v.v… Sổ sách kho giúp cho thủ kho theo dõi động thái hoạt động nghiệp vụ kho đƣợc xác, đầy đủ, tồn diện kịp thời, ví dụ, nhờ có sổ sách, thủ kho tổng hợp đƣợc tình hình nhập, xuất vật tƣ hàng hóa thời gian (ngày, tuần, tháng, quý …) đối tƣợng, nhóm mặt hàng mà kho thực Sổ sách kho giúp cho thủ kho theo dõi đầy đủ, cụ thể, xác hoạt động nghiệp vụ Nhờ ghi chép theo dõi xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, thủ kho ngăn ngừa đƣợc tƣợng nhầm lẫn, mát, dễ dàng tra cứu, tìm kiếm xảy tình trạng thừa thiếu, ngăn chặn đƣợc tƣợng tham ô nghiệp vụ giao nhận Sổ sách kho giúp thủ kho cung cấp số liệu thông tin cách nhanh chóng, xác cho cấp quản lý cho phận có liên quan đến kho nhƣ phận cấp phát, phận thu mua, phận sử dụng v.v… 22 Sổ sách kho vật tƣ hàng hóa thƣờng để ghi chép loại nghiệp vụ kinh tế, ví dụ nghiệp vụ nhập hàng, nghiệp vụ giao hàng, nghiệp vụ bảo quản v.v… Sổ sách ghi chép động thái nghiệp vụ kinh tế thời gian tƣơng đối dài Căn để ghi chép sổ sách chứng từ Chứng từ khác với sổ sách Chứng từ ghi chép tƣợng kinh tế phát sinh lần một, ví dụ xuất, nhập vật tƣ hàng hóa lần Sau thực xuất, nhập, dựa vào chứng từ để ghi chép sổ sách Vì vậy, chứng từ sổ sách có liên quan chặt chẽ với Ở kho, chứng từ thƣờng đƣợc lƣu chuyển qua Thủ kho phải ghi chép vào chứng từ Dựa vào chứng từ để ghi chép vào sổ sách kho Sổ sách kho phƣơng tiện để ghi chép theo dõi hoạt động kinh tế kho Chế độ sổ sách kho quy định thống việc ghi chép theo dõi nghiệp vụ kinh tế loại sổ sách định, cấp có thẩm quyền ban hành loại sổ sách cách ghi chép loại sổ sách Tuy nhiên, yêu cầu thực tiễn công tác quản lý kho, bộ, địa phƣơng đơn vị thực tự quy định loại sổ sách kho cách ghi chép để thực kho quản lý Do đó, có tình trạng kho có loại sổ sách khác kích thƣớc, tiêu thức ghi cách ghi 4.2.2 Các loại chứng từ nghiệp vụ kho doanh nghiệp thƣơng mại a Biên kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa Phiếu dùng để thực việc kiểm nghiệm vật tƣ hàng hóa trƣớc nhập, xuất kho Xác định rõ số lƣợng, chất lƣợng vật tƣ hàng hóa làm để quy trách nhiệm hai bên giao nhận để làm toán tiền hàng b Phiếu nhập vật tư hàng hóa Phiếu dùng để theo dõi chặt chẽ, kịp thời số lƣợng vật tƣ hàng hóa nhập đơn vị, làm để đánh giá tình hình nhập vật tƣ, đồng thời làm để hạch toán vào thẻ kho, sổ kho sổ sách kế toán c Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn Phiếu dùng để theo dõi chặt chẽ số lƣợng vật tƣ hàng hóa bán qua kho, làm để toán với đơn vị mua hàng; đồng thời làm để đánh giá tình hình bán hàng đơn vị d Phiếu di chuyển vật tư, hàng hóa Tƣơng tự Phiếu di chuyển vật tƣ nội (trong xí nghiệp sản xuất) Phiếu dùng để theo dõi vật tƣ hàng hóa kho nội Công ty 4.3 Các tiêu hoạt động kinh doanh kho 4.3.1 Chỉ tiêu khối lƣợng vật tƣ, hàng hóa lƣu chuyển kho (năm, quý, tháng) Đây tiêu số lƣợng Chỉ tiêu đƣợc tính số vật tƣ, hàng hóa nhập, xuất, bảo quản kho khoảng thời gian định (năm, quý, tháng) Nó tính đơn vị vật khác nhƣ m3, lít v.v… Chỉ tiêu khối lƣợng vật tƣ hàng hóa lƣu chuyển kho khơng đƣợc xác định tổng số đơn vị vật khác, mà đƣợc xác định theo số lƣợng danh điểm mặt hàng, loại vật tƣ có nhiều danh điểm 23 Chỉ tiêu nói lên khối lƣợng cơng việc kho kỳ phải thực Nó tiêu nhiệm vụ kế hoạch tiêu thực Để đánh giá tình hình hoạt động, ngƣời ta so sánh kết thực với tiêu kế hoạch, so với thực tế kỳ báo cáo để thấy rõ mức phấn đấu kho Đây tiêu nhiệm vụ kho thời gian 4.3.2 Chỉ tiêu tốc độ lƣu chuyển vật tƣ, hàng hóa qua kho Đây tiêu chất lƣợng Chỉ tiêu thể thời gian vật tƣ hàng hóa lƣu kho dài hay ngắn Tốc độ lƣu chuyển vật tƣ hàng hóa qua kho đƣợc xác định hai tiêu: + Số ngày vòng lƣu chuyển (N) + Số vòng lƣu chuyển (V) Hai tiêu có quan hệ chặt chẽ với Nếu biết đƣợc tiêu dễ dàng tính tiêu ngƣợc lại Có thể xác định tiêu cơng thức sau: (ngày) (vịng) Trong đó: Otb: Tồn kho trung bình kỳ (tấn) T: Thời gian theo lịch kỳ (ngày) X: Lƣợng vật tƣ – kỹ thuật xuất kho kỳ (tấn) Chỉ tiêu tốc độ lƣu chuyển vật tƣ, hàng hóa qua kho đƣợc tính cho năm, nửa năm quý, tiêu tiêu kế hoạch tiêu thực 4.3.3 Chỉ tiêu giữ gìn tồn vẹn vật tƣ, hàng hóa Chỉ tiêu biểu mức độ giữ gìn số lƣợng chất lƣợng vật tƣ, hàng hóa bảo quản kho Do tính chất vật lý hóa học, số loại vật tƣ, hàng hóa thời gian bảo quản khơng thể khơng xảy hao hụt (hao hụt tự nhiên) ví dụ: xăng dầu bay hơi, than vỡ vụn v.v… Những hao hụt không tránh khỏi tất yếu khác mức độ Dựa vào tính chất vật lý, hóa học; điều kiện bảo quản; kỳ hạn bảo quản; khu vực thời tiết nơi bảo quản, ngƣời ta xác định đƣợc tỷ lệ hao hụt tự nhiên cho phép loại Dựa vào tỷ lệ hao hụt ngƣời ta tính đƣợc lƣợng hao hụt định mức kỳ loại vật tƣ hàng hóa Kho nơi dự trữ bảo quản vật tƣ hàng hóa, cần phải quản lý chặt chẽ lƣợng hao hụt định mức không ngừng cải tiến kỹ thuật bảo quản, điều kiện bảo quản, sáng tạo điều kiện tốt để giảm lƣợng hao hụt dƣới mức cho phép Lƣợng hao hụt tự nhiên định mức kỳ loại vật tƣ hàng hóa có hao hụt đƣợc xác định công thức: ( ) (tấn) 24 Trong đó: H: Lƣợng hao hụt định mức kỳ (năm, quý) vật tƣ hàng hóa (tấn) X: Lƣợng vật tƣ hàng hóa xuất kho kỳ (tấn) OT.d: Lƣợng vật tƣ hàng hóa tồn kho thời điểm cuối kỳ (tấn) N: Thời gian bảo quản bình quân vật tƣ hàng hóa kho (ngày) h%: Tỷ lệ hao hụt tự nhiên cho phép (năm, quý) T: Thời gian bảo quản tỷ lệ hao hụt tự nhiên quy định (năm, quý…) tính hàng ngày So sánh lƣợng hao hụt thực tế với lƣợng hao hụt theo định mức đánh giá việc giữ gìn vật tƣ kỹ thuật kho tốt hay không mức độ 4.3.4 Chỉ tiêu sử dụng diện tích, dung tích nhà kho dung lƣợng bể chứa a Chỉ tiêu sử dụng diện tích dung tích nhà kho Sử dụng diện tích dung tích nhà kho tiêu quan trọng công tác quản lý kho Để đánh giá việc sử dụng, ngƣời ta dùng ba tiêu tỷ lệ sử dụng diện tích (mặt bằng), tỷ lệ sử dụng tải trọng tỷ lệ sử dụng thể tích nhà kho Để đánh giá việc sử dụng diện tích (mặt bằng), ngƣời ta dùng tiêu tỷ lệ sử dụng diện tích có ích Nếu ký hiệu hF1 tỷ lệ sử dụng diện tích có ích, ta có cơng thức sau: (%) Trong đó: f1: diện tích có ích (m2) f1+t: diện tích thực tế chứa hàng (m2) Để đánh giá việc sử dụng kho mặt tải trọng, ngƣời ta dùng tiêu tỷ lệ sử dụng trọng tải kho Trong thực tế có trƣờng hợp trọng tải kho chƣa sử dụng đến mức tối đa mà kho đầy hàng ngƣợc lại Vì vậy, cần phải ý tới loại hàng cồng kềnh hay không cồng kềnh để lựa chọn đơn vị trọng lƣợng tính tốn cho phù hợp Ngƣời ta quy định loại hàng có trọng lƣợng (1000kg) mà thể tích nhỏ 2m3 trở xuống thuộc loại hàng khơng cồng kềnh (loại nặng) Loại vật tƣ kỹ thuật có trọng lƣợng chƣa đến mà thể tích 2m3 thuộc loại vật tƣ cồng kềnh Đối với loại vật tƣ cồng kềnh dùng “tấn khối lƣợng” để tính Cơng thức xác định khối lƣợng trọng lƣợng nhƣ sau: ( ) ( ( ) ( ) ) Trong đó: 25 TK.L: Số khối lƣợng Ttr.L: Số trọng lƣợng hF1: Tỷ lệ sử dụng diện tích có ích (%) K: Độ cao kho theo thiết kế (m) : Tải trọng 1m2 diện tích kho theo thiết kế : Tỷ lệ sử dụng trọng tải kho Sau lựa chọn đắn đơn vị tính phù hợp với loại hàng, ngƣời ta tính trọng lƣợng vật tƣ, hàng hóa thực tế bảo quản kho tìm trọng tải bình qn 1m2 thực tế; sau đem so sánh với trọng tải 1m2 diện tích kho theo thiết kế tính tốn “Tấn trọng lƣợng” theo “Tấn khối lƣợng”, ta xác định đƣợc tỷ lệ sử dụng trọng tải kho theo công thức sau: (%) Trong đó: : Trọng tải bình qn thực tế 1m2 diện tích : Trọng tải 1m2 diện tích theo thiết kế, có tính theo loại vật tƣ (cồng kềnh không cồng kềnh) Chỉ tiêu đánh giá sử dụng thể tích kho đƣợc xác định tỷ số thể tích có chứa vật tƣ hàng hóa thể tích kho theo thiết kế (%) Trong đó: hv: Tỷ lệ sử dụng thể tích nhà kho (%) Vk1: Thể tích thực tế chứa vật tƣ, hàng hóa VT.K: Thể tích nhà kho theo thiết kế b Chỉ tiêu sử dụng lượng bể chứa (thùng chứa) Đối với loại vật tƣ hàng hóa hạt rời chất lỏng đƣợc bảo quản bể chứa, thùng chứa… ngƣời ta dùng tiêu sử dụng dung lƣợng bể chứa (thùng chứa) Nếu ký hiệu hQg tỷ lệ sử dụng lƣợng bể chứa, ta có cơng thức sau: (%) Trong đó: Qg.t.t: Dung lƣợng tế bình qn kỳ có chứa hàng Qg: Dung lƣợng bể chứa theo thiết kế 26 4.3.5 Chỉ tiêu sử dụng phƣơng tiện vận tải, xếp dỡ kho Để đánh giá việc sử dụng phƣơng tiện vận tải, xếp dỡ kho ngƣời ta dùng hai tiêu: : Hệ số sử dụng công suất phƣơng tiện vận tải xếp dỡ : Hệ số sử dụng phƣơng tiện vận tải xếp dỡ theo thời gian Ta có cơng thức sau: (%) (%) Trong đó: Pt.t: Trọng lƣợng thực tế vật tƣ kỹ thuật đƣợc di chuyển hay nâng lên PT.K: Trọng tải (công suất) theo thiết kế phƣơng tiện vận tải, xếp dỡ Tt.t: Thời gian phƣơng tiện vận tải, xếp dỡ thực tế hoạt động Tc.d: Thời gian phƣơng tiện nói làm việc theo chế độ 4.3.6 Chỉ tiêu suất lao động công nhân viên công tác kho Năng suất lao động công nhân viên công tác kho đƣợc xác định số lƣợng vật tƣ, hàng hóa mà cơng nhân thực ca (ngày) theo loại công việc Nếu ký hiệu suất lao động công nhân viên kho ca (ngày) Wc ta có: (tấn/ca) Trong đó: Qc: Khối lƣợng vật tƣ, hàng hóa đƣợc thực ca (ngày) tính Cn: Số lƣợng cơng nhân làm việc ca (ngày) tính ngƣời Đây tiêu suất lao động cụ thể tính đơn vị vật (tấn) cho loại công việc nhƣ xếp, dỡ, bảo quản vận chuyển… loại vật tƣ, loại phƣơng tiện 4.3.7 Chỉ tiêu giá thành nghiệp vụ kho Giá thành nghiệp vụ kho tổng chi phí nghiệp vụ kho cho đơn vị hàng hóa vật tƣ, hàng hóa lƣu chuyển qua kho thời gian định Giá thành nghiệp vụ kho đƣợc thể qua hai tiêu: - Chi phí cho tấn/ngày hàng lƣu kho - Chi phí cho hàng xuất kho Ta có cơng thức sau: ( ) (tấn/ngày) 27 Trong đó: Ctấn/ngày: Chi phí cho tấn/ngày hàng lƣu kho (đồng) Ckho (năm): Tổng số chi phí nghiệp vụ kho năm (đồng) T: Số ngày theo lịch năm (365 ngày) Qtb: Tổn kho trung bình ngày đêm năm (tấn) Chi phí cho hàng xuất kho xác định cơng thức sau: (đồng) Trong đó: Cx.kho: Chi phí cho hàng xuất kho (đồng) Cx: Tổng chi phí phân bổ cho hàng xuất kho kỳ (đồng) Qx.k: Tổng số hàng xuất kho kỳ (tấn) Để xác định tổng số chi phí phân bổ hàng xuất kho kỳ, ngƣời ta lấy chi phí phân bổ cho hàng lại đầu kỳ cộng với chi phí phát sinh kỳ trừ chi phí phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ Để tính chi phí phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ, ngƣời ta áp dụng công thức sau: CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 4.1: Trình bày nội dung cần thiết kế hoạch nghiệp vụ kho hàng hóa Câu 4.2: Trình bày kế hoạch nghiệp vụ kho Câu 4.3: Hãy nêu nội dung tổ chức thực kế hoạch nghiệp vụ kho Câu 4.4: Trình bày nội dung cần thiết sổ sách công tác quản lý kho Câu 4.5: Hãy nêu loại chứng từ nghiệp vụ kho doanh nghiệp thƣơng mại Câu 4.6: Hãy nêu nội dung tiêu hoạt động kinh doanh kho 28 ... động nghiệp vụ kho bảo đảm cho hoạt động kho thực có hiệu kinh tế Việc lập kế hoạch nghiệp vụ kho ban kế hoạch công ty kho, tổng cơng ty kho – vận lập, phòng kinh doanh (hoặc kho vận) doanh nghiệp. .. kho, phát triển dịch vụ tổ chức – nghiệp vụ kho hàng cho doanh nghiệp khác Các dịch vụ kho gồm: góp phần doanh nghiệp hồn thiện xây dựng phƣơng án , phƣơng thức kinh doanh, hƣớng dẫn nghiệp vụ. .. - Kho xăng dầu: kho xăng, kho điê zen, kho dầu nhờn … - Kho than: kho than cám, kho than cục, kho than cốc … - Kho xi- măng: kho xi măng P300, P400, P500, P600, kho xi măng trắng - Kho gỗ: kho