Quản lý dự án cntt

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN NGÀNH/CHUYÊN NGÀNH: TIN HỌC VĂN PHÒNG (Lưu hành nội bộ) Dùng cho đào tạo: Trung cấp Nam Định, năm 2018 BỘ CÔNG THƢƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN NGÀNH/CHUYÊN NGÀNH: TIN HỌC VĂN PHÒNG (Lưu hành nội bộ) CHỦ BIÊN: PHẠM THỊ LÂN Nam Định, năm 2018 LỜI GIỚI THIỆU Với phát triển vô mạnh mẽ Công nghệ thông tin nhu cầu phát triển phần mềm ngày tăng, đặc biệt phần mềm lớn, có phạm vi ứng dụng rộng rãi, xây dựng nhiều năm, huy động đội ngũ đông đảo chuyên gia phần mềm khác Các phần mềm đƣợc thiết kế xây dựng khuôn khổ dự án Công nghệ thông tin Rất nhiều học thực tế Việt Nam giới cho thấy dự án lớn khả thành cơng Việc quản lý dự án Cơng nghệ thơng tin ngày chứng tỏ vai trị đặc biệt quan trọng nó, góp phần đảm bảo thành công cho dự án Quản lý dự án, từ chỗ nghệ thuật, đƣợc nghiên cứu, tổng kết phát triển thành môn khoa học Đây môn học mang nhiều yếu tố khoa học xã hội, đƣợc ứng dụng khoa học tự nhiên Nội dung giáo trình gồm bài: Bài Tổng quan quản lý dự án công nghệ thông tin Giới thiệu dự án, quản lý dự án Các công việc quản lý dự án Bài 2: Tài liệu mô tả dự án Giới thiệu bƣớc tiến hành xây dựng tài liệu mô tả dự án, loại tài liệu dự án Bài 3: Bảng công việc Giới thiệu cấu trúc bảng công việc, yếu tố bảng công việc Bài 4: Ƣớc lƣợng thời gian chi phí thực dự án Giới thiệu ƣớc lƣợng đƣợc thời gian chi phí thực dự Bài 5: Xác định rủi ro Giới thiệu số rủi ro cách phòng ngừa rủi ro Bài 6: Lập lịch biểu tiến độ thực phân bố lực lƣợng, tài nguyên Giới thiệu phƣơng pháp mục đích lập lịch biểu Bài 7: Sử dụng phần mềm Cài đặt sƣ dụng phần mềm MS Project quản lý dự án CNTT Giáo trình nhằm giúp cho ngƣời quản lý dự án Công nghệ thông tin: - Nắm đƣợc công việc cần chuẩn bị trƣớc dự án hoạt động - Trang bị phƣơng pháp luận, bản, tiêu chuẩn cho việc quản lý dự án nói chung quản lý dự án Cơng nghệ thơng tin nói riêng - Các hoạt động quản lý kiểm soát dự án hoạt động - Cung cấp số kinh nghiệm, học thực tế quản lý dự án Công nghệ thông tin Việt Nam Nam Định, năm 2018 Nhóm biên soạn MỤC LỤC BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1 DỰ ÁN 1.1.1 Khái niệm dự án 1.1.2 Tính chất dự án 1.1.3 Một số nguyên nhân thất bại dự án 1.2 QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.2.1 Khái niệm quản lý dự án 1.2.2 Các nội dung quản lý dự án 1.3 ĐỐI TƢỢNG THAM GIA DỰ ÁN 1.3.1 Đơn vị tài trợ 1.3.2 Khách hàng 1.3.3 Ban quản lý dự án 1.3.4 Tổ chuyên môn 1.3.5 Hƣớng dẫn trợ giúp dự án CNTT 1.4 QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.4.1 Khái niệm 1.4.2 Các công việc quản lý dự án công nghệ thông tin BÀI : TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN 2.1 MỤC ĐÍCH-MỤC TIÊU DỰ ÁN 2.2 TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN 2.3 KHUNG TÀI LIỆU MÔ TẢ CHO DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 2.4 CÁC BƢỚC TIẾN HÀNH KHI XÂY DỰNG TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN 2.5 LỰA CHỌN CƠNG NGHỆ THỰC HIỆN VÀ MƠ HÌNH PHÁT TRIỂN DỰ ÁN BÀI : BẢNG CÔNG VIỆC 11 3.1 KHÁI NIỆM VỀ BẢNG CÔNG VIỆC 11 3.2 NHỮNG YẾU TỐ TRONG BẢNG CÔNG VIỆC 11 3.3 CẤU TRÚC BẢNG CÔNG VIỆC 11 3.4 CÁC BƢỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC 13 3.5 LƢU Ý VÀ CÁC VÍ DỤ 14 BÀI : ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN 17 4.1 ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN 17 4.1.1 Các kỹ thuật làm ƣớc lƣợng thời gian 17 4.1.2 Các bƣớc làm ƣớc lƣợng thời gian 18 4.1.3 Lƣu ý hƣớng dẫn trợ giúp 19 4.2 ƢỚC LƢỢNG CHI PHÍ 20 4.2.1 Phân loại chi phí 21 4.2.2 Cách tính chi phí 21 4.2.4 Ví dụ cách tính chi phí dự án với dự án CNTT 22 BÀI : XÁC ĐỊNH RỦI RO 24 5.1 ĐỊNH NGHĨA RỦI RO 24 5.2 XÁC ĐỊNH VÀ PHÒNG NGỪA RỦI RO 24 BÀI 6: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN 28 6.1 LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN 28 6.1.1 Mục đích 28 6.1.2 Phƣơng pháp lập lịch theo biểu đồ mạng PERT 28 6.1.3 Sơ đồ Gantt 31 6.2 CÁCH PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN 31 6.2.1 Hình đồ tài nguyên 31 6.2.2 Cách xây dựng hình đồ 31 6.2.3 Hƣớng dẫn bổ sung 32 BÀI 7: SỬ DỤNG PHẦN MỀM 34 GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM TRỢ GIÚP QUẢN LÝ DỰ ÁN 34 Phần mềm MS Project 34 2.1 Cài đặt 34 2.2 Biểu diễn luồng công việc 34 2.3 BIỂU DIỄN CÁC THỦ TỤC DỰ ÁN 40 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mục tiêu học: - Trình bày đƣợc khái niệm quản lý dự án - Phân tích đƣợc tính chất dự án nắm bắt số nguyên nhân thất bại dự án - Xác định phân tách rạch ròi chức năng, vai trò, nhiệm vụ đối tƣợng tham gia dự án - Phân biệt đƣợc đối tƣợng định đến thành công dự án 1.1 DỰ ÁN 1.1.1 Khái niệm dự án - Dự án tập hợp hoạt động có liên quan đến đƣợc thực khoảng thời gian có hạn, với nguồn lực đƣợc giới hạn; nguồn tài có giới hạn để đạt đƣợc mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu đối tƣợng mà dự án hƣớng đến - Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực theo phƣơng pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo sản phẩm 1.1.2 Tính chất dự án - Dự án có mục tiêu, kết rõ ràng: Tất dự án thành công phải có mục tiêu, kết đƣợc xác định rõ ràng nhƣ xây dựng nhà chung cƣ, hệ thống mạng quan, hệ thống mạng cáp truyền hình… - Thời gian tồn dự án có tính hữu hạn, dự án có tính ràng buộc chi phí nguồn lực Giống nhƣ thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển kết thúc Nó khơng kéo dài mãi Khi dự án kết thúc, kết dự án đƣợc chuyển giao, đƣa vào khai thác sử dụng, tổ chức dự án giải thể - Sản phẩm, kết dự án mang tính mới, đặc thù: Khác với trình sản xuất liên tục có tính dây chuyền, lặp lặp lại, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt mà có tính mới, đặc thù thể sức sáng tạo ngƣời Do đó, sản phẩm dịch vụ thu đƣợc từ dự án nhất, hầu nhƣ khác biệt so với sản phẩm loại - Dự án liên quan đến nhiều bên, tính trình tự q trình thực dự án 1.1.3 Một số nguyên nhân thất bại dự án Dự án thất bại ngun nhân sau: - Quan niệm sai hiểu sai dự án - Chỉ có nhóm dự án quan tâm tới kết dự án - Khơng có chịu trách nhiệu dự án - Khơng có cấu trúc dự án, khơng có kế hoạch dự án có kế hoạch dự án nhƣng xem thƣờng kế hoạch dự án - Kế hoạch dự án thiếu chi tiết - Dự án không đƣợc theo dõi so sánh với kế hoạch ban đầu - Dự án khơng có đủ ngân sách nguồn lực - Thiếu giao tiếp, liên lạc ban Quản lý dự án - Không phân biệt rõ mục tiêu dự án 1.2 QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.2.1 Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án (QLDA) việc áp dụng công cụ, kiến thức kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm sốt kết thúc dự án Mơt dự án đƣợc quản lý tốt, tức kết thúc phải thoả mãn đƣợc chủ đầu tƣ mặt: thời hạn, chi phí chất lƣợng kết 1.2.2 Các nội dung quản lý dự án - Quản lý vĩ mô quản lý vi mô dự án Quản lý vĩ mô dự án Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nƣớc dự án bao gồm tổng thể biện pháp vĩ mô tác động đến yếu tố trình hình thành, thực kết thúc dự án Quản lý vi mô đối vơi hoạt động dự án Quản lý dự án tâm vi mô quản lý hoạt động cụ thể dự án Nó bao gồm nhiều khâu cơng việc nhƣ lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát, hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề nhƣ quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tƣ, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán - Lĩnh vực quản lý dự án Lập kế hoạch tổng quan: Lập kế hoạch tổng quan cho dự án trình tổ chức dự án theo trình tự logic, việc chi tiết mục tiêu dự án thành công việc cụ thể hoạch định chƣơng trình thực cơng việc nhằm đảm bảo lĩnh vực quản lý khác dự án đƣợc kết hợp cách xác đầy đủ Quản lý phạm vi: quản lý phạm vi dự án việc xác định, giám sát việc thực mục đích, mục tiêu dự án, xác định công việc thuộc dự án cần phải thực hiện, công việc nằm phạm vi dự án Quản lý thời gian: Quản lý thời gian việc lập kế hoạch, phân phối giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời gian hồn thành dự án Nó rõ công việc phải kéo dài bao lâu, bắt đầu, kết thúc toàn dự án báo hoàn thành Quản lý chi phí: quản lý chi phí dự án q trình dự tốn kinh p hí, giám sát thực chi phí theo tiến độ cho cơng việc toàn dự án, việc tổ chức, phân tích số liệu báo cáo thơng tin chi phí Quản lý chất lƣợng: quản lý chất lƣợng trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lƣợng cho việc thực dự án, đảm bảo chất lƣợng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn chủ đầu tƣ Quản lý nhân lực: quản lý nhân lực việc hƣớng dẫn, phối hợp nỗ lực thành viên tham gia dự án vào việc hồn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lƣợng lao động dự án hiệu đến mức nào? Quản lý thông tin: quản lý thơng tin q trình đảm bảo dịng thơng tin thơng suốt cách nhanh xác thành viên dự án với cấp quản lý khác Thông qua quản lý thơng tin trả lời ba câu hỏi: cần thông tin dự án, mức độ chi tiết nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ cách nào? Quản lý rủi ro: quản lý rủi ro việc nhận diện nhân tố rủi ro dự án, lƣợng hóa mức độ rủi ro có kế hoạch đối phó nhƣ quản lý loại rủi ro Quản lý hợp đồng hoạt động mua bán - Quản lý theo chu kỳ dự án Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc thời gian thực dự án Chu kỳ dự án xác định công việc đƣợc thực pha tham gia thực Chu kỳ mộ dự án sản xuất công nghiệp thông thƣờng đƣợc chia thành giai đoạn: xây dựng ý tƣởng, giai đoạn phát triển, giai đoạn triển khai, giai đoạn kết thúc 1.3 ĐỐI TƯỢNG THAM GIA DỰ ÁN 1.3.1 Đơn vị tài trợ - Chịu trách nhiệm cuối thành công dự án Nhà tài trợ có trách nhiệm ký kết hồn tất tài liệu lập kế hoạch yêu cầu thay đổi - Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng nguồn lực, bảo vệ cố vấn cho nhóm quản lý dự án - Trong trình thực dự án, nhà tài trợ có thêm trách nhiệm xem xét lại tiến trình chất lƣợng, cắt băng khai trƣơng, khánh thành, ký công bố tôn dự án 1.3.2 Khách hàng Trong trƣờng hợp nhà tài trợ đơn vị triển khai sản phẩm dự án nhà tài trợ khách hàng Đối tƣợng có nhiệm vụ nhƣ sau: - Nhận đầu dự án - Thanh toán cho đầu dự án - Xác định nhu cầu cho đầu dự án - Có thể nhiều cơng ty hay cá nhân với đặc điểm yêu cầu trái ngƣợc 1.3.3 Ban quản lý dự án - Làm việc với đối tƣợng liên quan để định nghĩa dự án - Lập kế hoạch, xếp lịch trình dự thảo ngân sách hoạt động dự án với đội ngũ ban đầu; chi huy nhóm dự án thực thi kế hoạch - Giám sát hiệu hoạt động thực hoạt động hiệu chỉnh - Thƣờng xuyên thông báo cho nhà tài trợ đối tƣợng liên quan dự án: đƣa yêu cầu trình bày thay đổi phạm vi - Đóng vai trị ngƣời trung gian nhóm dự án đối tƣợng liên quan 1.3.4 Tổ chuyên môn Tổ chuyên môn phận cấu thành máy tổ chức, quản lý Tổ trƣởng chun mơn có hiểu biết kế hoạch, loại kế hoạch tổ chun mơn qui trình xây dựng kế hoạch để vận dụng vào việc xây dựng kế hoạch hoạt động tổ chuyên môn tổ chức, tổ xây dựng kế hoạch chuyên môn cá nhân, đảm bảo qui định hành phù hợp với điều kiện thực tế Kế hoạch hoạt động: Các kế hoạch đƣợc xác lập trƣớc tiến hành hoạt động (hoặc phạm vi hoạt động mang tính chuyên đề) để triển khai nhiệm vụ theo kế hoạch dự án 1.3.5 Hướng dẫn trợ giúp dự án CNTT Cung cấp nhiều thông tin tốt dự án bạn Ngƣời sáng tạo nội dung muốn biết dự án bạn để xem liệu họ có khả phù hợp với ngành, (các) đối tƣợng bối cảnh bạn hay không Hãy cung cấp thông tin chi tiết nhiều dự án bạn, mục tiêu dự án bạn thông tin liên quan nhƣ với phạm vi công việc mà bạn yêu cầu ngƣời sáng tạo nội dung thực Mô tả dự án - Công tác xây dựng, thẩm định, góp ý, rà sốt, hệ thống hố văn pháp luật trợ giúp pháp lý: + Chủ trì, phối hợp với đơn vị trực thuộc Cục xây dựng dự thảo chiến lƣợc, quy hoạch, chƣơng trình quốc gia, kế hoạch, đề án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, văn quy phạm nội trợ giúp pháp lý; tham gia xây dựng chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm hàng năm ngành Tƣ pháp dự thảo văn khác Cục trƣởng phân cơng; + Chủ trì, phối hợp với đơn vị trực thuộc Cục tổ chức thẩm định, góp ý dự thảo văn quy phạm pháp luật có liên quan đến lĩnh vực trợ giúp pháp lý + Tham gia góp ý dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, đề án, kế hoạch - Công tác tổ chức theo dõi việc thực pháp luật trợ giúp pháp lý + Tổ chức thực theo dõi, đôn đốc, kiểm tra hƣớng dẫn việc thực chiến lƣợc, chƣơng trình quốc gia, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, quy chế văn quy phạm pháp luật trợ giúp pháp lý, văn nội sau đƣợc ban hành phê duyệt; + Tham gia góp ý dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, đề án, kế hoạch, văn nội đơn vị Cục soạn thảo để Cục trƣởng ban hành theo thẩm quyền trình quan có thẩm quyền ban hành; chủ trì, tham gia thẩm định, góp ý dự án, dự thảo văn khác Cục trƣởng phân công; - Công tác tổ chức theo dõi việc thực pháp luật trợ giúp pháp lý + Tổ chức thực theo dõi, đôn đốc, kiểm tra hƣớng dẫn việc thực chiến lƣợc, chƣơng trình quốc gia, quy hoạch, kế hoạch, để án, dự án, quy chế văn quy phạm pháp luật trợ giúp pháp lý, văn nội sau đƣợc ban hành phê duyệt; - Đầu mối thực nhiệm vụ nghiên cứu khoa học trợ giúp pháp lý 1.4 QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THƠNG TIN 1.4.1 Khái niệm - Dự án Cơng nghệ thông tin = dự án liên quan đến phần cứng, phần mềm mạng - Quản lý dự án Công nghệ thông tin tài liệu đề cập đến nội dung lập quản lý dự án thuộc ngành nghề công nghệ thông tin bao gồm vấn đề nhƣ tƣu duy, lập kế hoạch, theo dõi dự án, quản lý chung 1.4.2 Các công việc quản lý dự án công nghệ thông tin - Mô tả mục tiêu dự án - Các yêu cầu tài chính, thời gian, hiệu cơng việc - Các nguồn tài nguyên - Các yếu tố rủi ro - Kế hoạch cuối dự án - Quản trị giai đoạn dự án/Vòng đời dự án Cơng việc có độ thƣ giãn = => đƣờng găng (Critical path) - Đường găng Đƣờng găng: làm khẩn trƣơng, không cho phép làm sai kế hoạch 6.1.3 Sơ đồ Gantt Gantt chart loại sơ đồ dùng để trình bày cơng việc, kiện theo thời gian Sơ đồ gồm phần chính: trục tung thể tên cơng việc trục hoành thể mốc thời gian cho cơng việc Nhìn vào sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt đƣợc thông tin đầu công việc dự án Cách tạo sơ đồ Gantt quản lý dự án Bƣớc 1: Xác định đầu mục công việc cần thiết Việc mà bạn cần làm liệt kê tất đầu mục công việc cần thiết để thực dự án Để xác định đƣợc đầu mục công việc, suy nghĩ mục tiêu mà dự án bạn cần đạt, nhờ kế hoạch thực mang lại hiệu Sau có danh sách cơng việc, bạn xác định thời gian sớm bắt đầu dự án thời gian ƣớc tính để thực Bƣớc 2: Xác định mối quan hệ công việc Một lợi ích sơ đồ Gantt biểu diễn đƣợc mối quan hệ công việc Sau có đầu mục cơng việc, khoảng thời gian thực hiện, xác định xem công việc cần phải hồn thành thực đƣợc cơng việc cơng việc tiến hành triển khai song song, độc lập với Càng nhiều cơng việc song song tiến độ dự án bạn đƣợc rút ngắn Bƣớc 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt Vậy bạn có liệu cần thiết, lúc biểu diễn sơ đồ Bạn vẽ biểu đồ Gantt tay, Excel sử dụng phần mềm chuyên nghiệp nhƣ: Gantto, Microsoft Project, Wework.vn Bƣớc 4: Cập nhật tiến độ dự án Trong thời gian triển khai dự án, xảy nhiều thay đổi Ví dụ nhƣ cơng việc A cần hồn thành để cơng việc B triển khai nhƣng công việc A lại chƣa xong, phải điều chỉnh tiến độ để đảm bảo chúng khơng ảnh hƣởng đến tồn dự án Thƣờng xuyên theo dõi cập nhật thay đổi để bạn có điều chỉnh kịp thời 6.2 CÁCH PHÂN BỐ LỰC LƯỢNG, TÀI NGUYÊN Có loại tài nguyên: Lao động, trang thiết bị, vật tƣ 6.2.1 Hình đồ tài nguyên - Trục nằm ngang: Trục thời gian(ngày, tuần, tháng….) - Trục thẳng đứng: Thời gian tích lũy(giờ) - Đƣờng ngang: Thời gian tích lũy mà nhân viên làm việc thời khoảng trục X 6.2.2 Cách xây dựng hình đồ - Mỗi hình đồ tƣơng ứng với nhân cơng (có thể mở rộng: hình đồ tƣơng ứng với tài nguyên) - Lập biểu sau cho ngƣời/mỗi việc (dựa lịch biểu công việc) + Tên công nhân 31 + Chức danh/phận cho dự án + Số làm việc trung bình ngày + Mã số làm việc bảng công việc + Số ngày làm việc cho công việc - Tập hợp tất biểu liên quan đến ngƣời để vẽ hình đồ - Giảm bớt chênh lệch hình đồ nhằm tạo hình đồ phẳng - Thay đổi trật tự logic cơng việc (Ví dụ: quan hệ S - S thay quan hệ F S) - Chèn thời gian trễ vào khoảng thời gian hai công việc, giảm thời gian làm việc ngày (từ xuống giờ) - Hợp đồng phụ với nhóm bên ngồi Chú ý: khơng cẩn thận thời gian khơng giảm đi, lại thêm thời gian chuyển giao sản phẩm/cơng nghệ từ nhóm bên - Giảm thời gian dự kiến hoàn thành công việc (Luật Parkinson: công việc chiếm trọn vẹn thời gian dự kiến có để hồn thành cơng việc đó!) (Chú ý: luật khơng hồn tồn đúng) - Việc giãn phẳng hình đồ có khả kéo dài thời gian kết thúc dự án 6.2.3 Hướng dẫn bổ sung - Nên lập kế hoạch sử dụng tài nguyên khác + Thiết bị + Vật liệu tiêu hao + Không gian làm việc + Các dịch vụ phục vụ cho cơng việc (ví dụ: điện thoại, Internet, ăn trƣa, ) - Việc sử dụng máy tính vòng đời dự án 32 BÀI TẬP Bài Nêu mục đích việc lập lịch biểu tiến độ thực Bài Nêu phƣơng pháp lập lịch theo biểu đồ mạng PERT Bài Nêu sơ đồ Gantt 33 BÀI 7: SỬ DỤNG PHẦN MỀM Mục tiêu học: - Cài đặt đƣợc phần mềm Microsoft Project - Sử dụng phần mềm Microsoft Project quản lý dự án Công nghệ thông tin GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM TRỢ GIÚP QUẢN LÝ DỰ ÁN Một số phần mềm khác hỗ trợ cho quản lý dự án phần mềm Microsoft Project Microsoft Word Microsoft Excel PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT Microsoft Project phần mềm quản lý dự án đƣợc phát triển bán Microsoft Chƣơng trình đƣợc thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án việc phát triển kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách phân tích khối lƣợng cơng việc Microsoft Project giúp lập kế hoạch, quản lý trao đổi thông tin dự án cách hiệu sử dụng sức mạnh lập lịch theo phƣơng pháp đƣờng Găng cách dễ dàng môi trƣờng đồ họa Khả lập báo cáo đƣợc đổi Microsoft Project , giúp trao đổi thông tin cách dễ dàng cách tạo sửa đổi in ấn báo cáo cách chất lƣợng Microsoft Project tạo ngân sách dựa việc phân công, tỉ lệ tài ngun Mỗi tài ngun có lịch trình riêng mình, xác định thay đổi tài nguyên Có thể sử dụng Microsoft Project để: - Tạo kế hoạch cho dự án Xác định đƣợc thời gian phải hoàn thành - Lập tiến độ thích hợp với nhiệm vụ cần phải thực - Phân bổ nguồn lực chi phí cho công tác - Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với ràng buộc thời gian chi phí tài nguyên giới hạn - Quản lý dự án theo tiến độ chi phí phƣơng pháp Earned Value Method - Xem thông tin, liệu theo nhiều cách, đánh dấu, lọc xếp thông tin dự án theo cách bạn - Cộng tác chia sẻ liệu với thành viên nhóm để tăng suất làm việc - Chuẩn bị báo cáo mang tính chất chun nghiệp để trình bày cho ban lãnh đạo, tƣ vấn giám sát, chủ đầu tƣ, công nhân… 2.1 Cài đặt Để cài đặt Microsoft Project trƣớc hết phải có cài Ở cài cài MS Project 2010 Xem video hƣớng dẫn cài đặt 2.2 Biểu diễn luồng cơng việc Bạn xem xét thời gian kết thúc công việc hôm nay, ngày mai bạn lại muốn xem xét chi phí cơng việc Cơ sở liệu dự án chứa đựng nhiều thông tin nhƣng thời điểm bạn cần phần thông tin Để làm đƣợc điều Microsoft Project cung cấp số dạng thể sau: 34 - Các khung nhìn: Thể tập thơng tin đƣợc định dạng Ví dụ sơ đồ Gantt thể thông tin công việc - Các bảng: Gồm thông tin đƣợc định nghĩa ban đầu - Các thông tin chọn lọc: Cách thức Microsoft Project sử dụng hệ thống thời gian bắt đầu kết thúc công việc nhƣ nào? Điều đƣợc tính tốn theo nhân tố nhƣ mức độ độc lập công việc, ràng buộc liên quan, khoảng thời gian đứt đoạn nhƣ ngày nghỉ, ngày lễ Có thể thay đổi thời gian làm việc dự án để phản ánh số ngày nhƣ số làm việc ngƣời dự án Microsoft Project thiết lập mặc định thời gian làm việc cho dự án từ thứ đến thứ 6, sáng đến chiều Bạn xác định thời gian nghỉ nh ƣ cuối tuần buổi tối nhƣ ngày lễ hay thời gian nghỉ mát Bƣớc 1: Trên menu View, kích Gantt Chart Bƣớc 2: Trên menu Tools, kích Change Working Time Bƣớc 3: Trên hộp thoại Chage Working Time, chọn lịch làm việc 35 - Để thay đổi thời gian làm việc ngày tuần toàn dự án, chọn ngày cần thay đổi, sau chọn lựa chọn Default Working Time chỉnh lại thời gian làm việc ngày Ví dụ bạn muốn ngày thứ hàng tuần kết thúc vào chẳng hạn - Để thay đổi thời gian làm việc số ngày, ví dụ nhƣ từ thứ đến thứ làm việc lúc giờ, bạn cần kích chuột v ngày thứ 3, sau giữ phím Shift kích chuột đến thứ Công việc bạn thay đổi thời gian làm việc ngày Bƣớc 4: Kích Nonworking time ngày nghỉ, hay Nondefault working time để thay đổi thời gian làm việc ngày Bƣớc 5: Kích OK Cách thức nhập tổ chức công việc Đầu tiên bạn liệt kê bƣớc để hoàn thành dự án, bắt đầu với khối công việc chia nhỏ khối công việc thành khối nhỏ Cứ nhƣ đƣợc chia thành cơng việc nhỏ phân giao cụ thể đƣợc Cuối nhập khoảng thời gian thiết lập cho cơng việc Sau bạn hồn thành này, bạn có tập hợp công việc đƣợc tổ chức cách hệ thống thông tin chi tiết công việc  Nhập công việc thời gian thực  Tạo mốc đánh dấu  Tạo công việc định kỳ  Phân cấp công việc  Hiệu chỉnh hệ thống công việc a Nhập công việc thời gian thực Một dự án chuỗi cơng việc có liên quan tới Một cơng việc chiếm giữ khoảng thời gian chúng đƣợc theo dõi tiến trình thực Một cơng việc đƣợc thực ngày hay nhiều tuần Bạn nhập công việc theo thứ tự mà chúng xảy ra, sau ƣớc tính số thời gian để thực cơng việc Chú ý: Bạn không nên nhập ngày bắt đầu kết thúc trƣờng Start Finish công việc Microsoft Project tính tốn thời gian bắt đầu thời gian kết thúc dựa mối quan hệ công việc, dựa thông tin bạn nhập vào Bƣớc 1: Trên menu View, kích Gantt Chart Bƣớc 2: Trong cột Task Name, đánh tên công việc, sau nhấn phím TAB Microsoft Project tự động nhập thời gian ƣớc tính cho cơng việc ngày với dấu ? 36 Bƣớc 3: Trong cột Duration, nhập thời gian thực công việc theo tháng, tuần, ngày, hay phút Bạn sử dụng dấu tắt sau: tháng = mo tuần = w ngày = d = h phút = m Chú ý: Để thời gian ƣớc tính, đánh thêm dấu hỏi sau khoảng thời gian thực Bƣớc 4: Nhấn phím ENTER b Tạo mốc dự án Tạo mốc dự án việc có ý nghĩa kế hoạch thực dự án, ví dụ nhƣ việc hồn thành pha dự án Khi bạn nhập khoảng thời gian cho công việc ngày Microsoft Project thể biểu tƣợng mốc dự án biểu đồ Gantt thời gian bắt đầu công việc Bƣớc 1: Trong cột Duration công việc cần tạo mốc nhập Bƣớc 2: Nhấn phím ENTER c Tạo công việc định kỳ Công việc định kỳ công việc thƣờng xuyên lặp lặp lại, ví dụ nhƣ buổi họp giao ban thứ hai hàng tuần Cơng việc định kỳ xảy hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm Bạn xác định khoảng thời gian thực lần công việc xuất hay thời gian xảy Bƣớc 1: Trong cột Task Name, chọn nơi bạn muốn công việc định kỳ xảy Bƣớc 2: Trong menu Insert, chọn Recurring Task 37 Bƣớc 3: Trong hộp thoại Recurring Task Information, đánh tên công việc Bƣớc 4: Trong phần Duration, nhập thời gian thực công việc công việc xảy Bƣớc 5: Dƣới Recurrence pattern, kích Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly để chọn kiểu xuất công việc theo h àng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm Bƣớc 6: Phía bên phải Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác định tần xuất công việc xảy Ví dụ nhƣ cơng việc định kỳ xuất vào thứ hai hàng tuần Bƣớc 7: Dƣới Range of recurrence, nhập ngày bắt đầu sau chọn ngày kết thúc sau số lần xảy (mục End After) hay công việc đƣợc kết thúc vào thời gian (End By) - Nếu bạn chọn End after, chọn số lần công việc xảy - Nếu bạn chọn End by, nhập ngày bạn muốn công việc kết thúc Bƣớc 8: Nhấp OK để đồng ý d Phân cấp công việc Việc phân cấp giúp bạn tổ chức công việc th ành khối dễ dàng quản lý, công việc đƣợc tạo thành hệ thống phân cấp, cơng việc cấp cơng việc khác nhƣng cấp cha số công việc Thời gian bắt đầu v kết thúc công việc cha đƣợc tính theo thời gian bắt đầu sớm thời gian kết thúc muộn công việc Để tổ chức theo chế độ phân cấp, sử dụng nút sau: Bƣớc 1: Trên menu View, chọn sơ đồ Gantt Bƣớc 2: Chọn công việc mà bạn muốn trở thành cơng việc cơng việc phía Bƣớc 3: Kích nút Công việc trở thành công việc 38 e Hiệu chỉnh danh sách công việc Ngay bạn tạo danh sách cơng việc, bạn chia công việc lớn thành nhiều công việc xếp lại Bạn muốn chép, xố hay di chuyển cơng việc dự án bạn Bƣớc 1: Trong cột ID, chọn công việc bạn muốn chép, xoá hay di chuyển - Để chọn hàng, kích vào số ID - Để chọn số công việc liền kề nhau, đặt chuột vào cơng việc đầu, giữ phím Shift sau kéo chuột đến công việc cuối - Để chọn công việc không liền kề nhau, đặt chuột vào công việc đó, sau giữ phím Ctrl kích chuột vào công việc cần thay đổi Bƣớc 2: Sao chép, di chuyển, hay xố cơng việc - Để chép cơng việc, kích nút Copy cơng cụ vào menu Edit, chọn Copy Cell - Để di chuyển cơng việc, kích nút Cut cơng cụ vào menu Edit, chọn Cut Cell -Để xố cơng việc, menu Edit, chọn Delete Bƣớc 3: Để di chuyển công việc lựa chọn, chọn nơi bạn muốn di chuyển tới Bƣớc 4: Trên công cụ hay menu Edit, chọn Paste 39 2.3 BIỂU DIỄN CÁC THỦ TỤC DỰ ÁN Sau bạn nhập hết thông tin dự án, xem xét lại xem chúng có phù hợp với dự tính bạn hay khơng Nếu khơng kiểm tra lại q trình thực cơng việc - Xem xét toàn dự án - Kiểm tra ngày bắt đầu kết thúc dự án - Xác định đƣờng găng dự án - Chuyển đổi khung nhìn - Xem xét cột khác khung nhìn - Thể thơng tin có chọn lọc - Sắp xếp thơng tin khung nhìn - Nhóm thơng tin khung nhìn a Xem xét tồn dự án Bạn quan sát thời gian bắt đầu, kết thúc dự án thời gian pha xảy khung nhìn Gantt Bƣớc 1: Trên menu View, chọn Gantt Chart Bƣớc 2: On the View menu, click Zoom, click Entire project, and then click OK b Kiểm tra ngày bắt đầu kết thúc dự án Bạn xem lại thông tin ngày kết thúc dự án xem có mong đợi bạn hay khơng Trong menu Project, chọn Project Information kích Statistics, ngày bắt đầu kết thúc dự án đƣợc hiển thị c Xác định đường găng dự án Đƣờng găng tập hợp công việc phải đƣợc thực tiến độ, công việc ảnh hƣởng lớn đến thành công dự án có trì hỗn cơng việc Bƣớc 1: Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt Bƣớc 2: Kích nút GanttChartWizard hay menu Format, chọn GanttChartWizard 40 Bƣớc 3: Theo hƣớng dẫn GanttChartWizard để hình thành đƣờng găng công việc 41 BÀI TẬP Các thông tin dự án - Tổng vốn theo kế hoạch: 10.000.000 đ - Số lớp: lớp - Thời gian thực hiện: tháng (tháng 6->8) Ngày làm việc: h 30- 12h 13h đến 17h từ Thứ đến thứ Ngày 15-6 làm việc từ h sáng Ngày nghỉ: Thứ 7, chủ nhật Riêng 30-6 1-7 đƣợc nghỉ Các công việc cần thực hiện: Công tác chuẩn bị:(Ký hiệu CV1) - Chuẩn bị giáo trình tài liệu Công việc sử dụng gram giấy trắng.(15 ngày) (Ký hiệu CV2) - In tài liệu (công việc đƣợc làm sau khâu chuẩn bị giáo trình đƣợc làm ngày) (Ký hiệu CV3) - Sau in tài liệu xong, tạo công việc làm mốc dự án (Ký hiệu CV4) Công tác đào tạo:(Ký hiệu CV5) - Đào tạo theo giáo trình soạn.(20 ngày ) (Ký hiệu CV6) (Đƣợc thực sau In tài liệu) - Thứ hàng tuần có buổi kiểm tra chất lƣợng thí sinh theo học (Ký hiệu CV7) (3 lần kể từ tuần kể từ bắt đầu đ tạo) Sau đào tạo kết thúc, thực đánh giá (5 ngày) (Ký hiệu CV8) Bài 1: Mục đích: Hƣớng dẫn thao tác với chƣơng trình Microsoft Project - Khởi động chƣơng trình - Tạo dự án - Nhập thông tin quan trọng cho dự án - Thiết lập hệ thống lịch làm việc cho dự án - Mở file dự án Yêu cầu: Dựa vào thông tin đƣa kiến thức học, bạn thực bƣớc sau: - Khởi động chƣơng trình Microsoft Project 2000 - Tạo dự án có tên: Tenthisinh - Nhập thông tin quan trọng cho dự án - Thiết lập hệ thống lịch làm việc - Đóng file dự án - Mở lại file dự án vừa đóng Bài 2: Mục đích: Giúp bạn nắm đƣợc cách nhập tổ chức công việc - Nhập cơng việc 42 - Nhập khoảng thời gian hồn thành - Tạo mốc dự án - Tạo công việc định kỳ - Phân cấp công việc con, công việc cha Yêu cầu: Dựa vào thông tin đƣa kiến thức học, bạn thực bƣớc sau:  Nhập công việc - Nhập khoảng thời gian hoàn thành - Tạo mốc dự án - Tạo công việc định kỳ - Phân cấp công việc con, cơng việc cha Bài 3: Mục đích: Giúp bạn thao tác thời gian bắt đầu kết thúc công việc - Thiết lập mối quan hệ công việc - Lập công việc gối chồng lên - Thiết lập thời gian bắt đầu kết thúc công việc - Xác định hạn cuối cho công việc - Chia công việc thành phần nhỏ Đầu bài: Giả sử CV2 đƣợc thực bắt đầu ngày 2/6/2003 CV3 đƣợc thực sau CV kết thúc CV3 có thời gian gối chồng lên CV2 ngày CV6 đƣợc thực sau CV3 kết thúc CV7 đƣợc thực từ tuần CV bắt đầu CV8 đƣợc thực sau CV kết thúc CV8 đƣợc chia thành giai đoạn (giai đoạn đầu kéo dài ngày, giai đoạn kéo dài ngày) Hạn cuối CV6 ngày 30/07/2003 Yêu cầu: Dựa vào đầu bài, thông tin có kiến thức biết bạn lập kế hoạch Microsoft Project Bài Dựa vào thông tin tập trƣớc, thực tập sau: Mục đích: - Tinh chỉnh lại hệ thống cơng việc - Xem xét lại tồn công việc dự án - Kiểm tra ngày bắt đầu, ngày kết thúc dự án - Xác định đƣờng găng dự án - Chuyển đổi khung nhìn 43 - Thể thơng tin có chọn lọc - Sắp xếp thơng tin khung nhìn - Nhóm thơng tin khung nhìn u cầu: - Kiểm tra ngày bắt đầu, ngày kết thúc kế hoạch thực dự án - Khung nhìn + Để nhập tài nguyên ? + Cho biết mức độ sử dụng tài nguyên ? + Thể việc sử dụng tài nguyên theo dạng đồ họa ? + Nhập công việc, thời gian bắt đầu, kết thúc ? + Thể kế hoạch công việc theo dạng lịch ? 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản lý tổ chức thực dự án CNTT – Ban điều hành đề án 112 45 ... dự án - Quản trị giai đoạn dự án/ Vòng đời dự án Bài tập Bài 1: Dự án gì? Nêu số nguyên nhân dẫn đến thất bại dự án Bài 2: Quản lý dự án gì? Những đối tƣợng tham gia vào dự án Bài 3: Quản lý dự. .. Tổng quan quản lý dự án công nghệ thông tin Giới thiệu dự án, quản lý dự án Các công việc quản lý dự án Bài 2: Tài liệu mô tả dự án Giới thiệu bƣớc tiến hành xây dựng tài liệu mô tả dự án, loại... thúc dự án Mơt dự án đƣợc quản lý tốt, tức kết thúc phải thoả mãn đƣợc chủ đầu tƣ mặt: thời hạn, chi phí chất lƣợng kết 1.2.2 Các nội dung quản lý dự án - Quản lý vĩ mô quản lý vi mô dự án Quản lý