Trang thiết bị văn phòng

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG NGÀNH/CHUN NGÀNH: TIN HỌC VĂN PHÒNG (Lưu hành nội bộ) Dùng cho đào tạo: Trung cấp Nam Định, năm 2018 BỘ CÔNG THƢƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG NGÀNH/CHUYÊN NGÀNH: TIN HỌC VĂN PHÒNG (Lưu hành nội bộ) CHỦ BIÊN: PHẠM THỊ LÂN Nam Định, năm 2018 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG Mã số mơ đun: T514015011 Thời gian thực mô đun: 45 (Lý thuyết 15giờ; thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập 28 giờ, kiểm tra giờ) I Vị trí, tính chất mơ đun - Mơ đun Trang thiết bị văn phịng mơ đun học chun mơn chƣơng trình học trình độ trung cấp; - Mơ đun Trang thiết bị văn phịng thông qua kiến thức môn học cung cấp nội dung đƣợc sử dụng rộng rãi lĩnh vực đời sống xã hội có ứng dụng đại hóa cơng việc văn phịng, góp phần nâng cao chất lƣợng đào tạo nghề phát triển nguồn nhân lực giai đoạn II Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đƣợc kiến thức trang thiết bị văn phòng vai trò thiết bị văn phòng cơng việc văn phịng + Giải thích đƣợc chức thiết bị văn phịng + Trình bày đƣợc cách kết nối thiết bị văn phòng với máy tính - Về kỹ năng: + Thao tác sử dụng đƣợc với thiết bị văn phòng + Thực kết nối đƣợc thiết bị văn phòng với máy tính + Biết cách bảo quản sử dụng hiệu thiết bị văn phịng cơng tác văn phòng - Về lực tự chủ trách nhiệm + Rèn luyện lòng yêu nghề, tƣ tác phong cơng nghiệp, tính kiên trì, sáng tạo cơng việc LỜI GIỚI THIỆU Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng đảm bảo suất, chất lƣợng cơng tác văn phịng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nhƣ nay, tiến đƣợc ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phịng, đặc biệt việc ứng dụng tiến Công nghệ thông tin vào q trình đại hóa cơng tác văn phịng Giáo trình trang thiết bị văn phịng giúp cho ngƣời đọc hiểu rõ phân biệt nhƣ sử dụng trang thiết bị văn phòng cách hiệu Giáo trình trang thiết bị văn phịng gồm có bài: Bài 1: Tổng quan trang thiết bị văn phòng Giới thiệu trang thiết bị văn phòng, chức cách bảo quản Bài 2: Trang thiết bị truyền thơng Giới thiệu máy tính, máy fax, máy ghi âm, máy ghi hình Bài 3: Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu Gới thiệu máy in, máy quét, máy photocopy, máy hủy tài liệu Bài 4: Máy chiếu Giới thiệu cách sử dụng máy chiếu Các vấn đề trình bày giáo trình đƣợc minh họa hình ảnh nhiều ví dụ minh họa Cuối có tập câu hỏi giúp cho học sinh rèn luyện thêm kiến thức Nam Định, năm 2018 Nhóm biên soạn Phạm Thị Lân MỤC LỤC BÀI TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.1 KHÁI NIỆM 1.2 MỘT SỐ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG THƢỜNG DÙNG 1.2.1 Thiết bị truyền thông 1.2.2 Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu 1.2.3 Các trang thiết bị văn phòng khác 1.3 VAI TRÒ CỦA TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.4 YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG 1.5 BẢO QUẢN THIẾT BỊ BÀI 2: THIẾT BỊ TRUYỀN THÔNG 10 2.1 MÁY TÍNH 10 2.1.1 Khái niệm 10 2.1.2 Chức 11 2.1.3 Các loại máy tính 11 2.2 MÁY ĐIỆN THOẠI 13 2.2.1 Khái niệm 13 2.2.2 Chức 13 2.3 MÁY FAX 14 2.3.1 Khái niệm 14 2.3.2 Chức 14 2.3.3 Kết nối máy tính máy Fax 15 2.3.4 Cài đặt trình điều khiển 15 2.4 MÁY GHI ÂM 17 2.4.1 Khái niệm 17 2.4.2 Chức 17 2.5 MÁY GHI HÌNH 18 2.5.1 Khái niệm 18 2.5.2 Chức 18 BÀI 3: THIẾT BỊ SAO CHỤP, IN ẤN, HỦY TÀI LIỆU 20 3.1 MÁY IN 20 3.1.1 Khái niệm 20 3.1.2 Chức 20 3.1.3 Các loại máy in 21 3.1.4 Các thao tác với máy in 22 3.1.5 Các lỗi thƣờng gặp sử dụng máy in 27 3.2 MÁY QUÉT 30 3.2.1 Khái niệm 30 3.2.2 Chức 30 3.2.3 KẾT NỐI MÁY TÍNH VÀ MÁY QUÉT 31 3.2.4 Cài đặt trình điều khiển phần mềm quét ảnh 32 3.2.5 Sử dụng phần mềm quét ảnh 33 3.3 MÁY PHOTOCOPY 33 3.3.1 Khái niệm 33 3.3.2 Chức 34 3.3.3 Kết nối máy tính máy Photocopy 35 3.3.4 Cài đặt trình điều khiển 36 3.3.5 Các thao tác với máy Photocopy 37 3.4 MÁY HỦY TÀI LIỆU 38 3.4.1 Khái niệm 38 3.4.2 Chức 38 3.4.3 Cách sử dụng 39 BAI 4: MÁY CHIẾU 42 4.1 TỔNG QUAN VỀ MÁY CHIẾU 42 4.1.1 Khái niệm 42 4.1.2 Chức 42 4.1.3 Phân loại 42 4.2 SỬ DỤNG MÁY CHIẾU 43 4.2.1 Kết nối máy tính máy chiếu 43 4.2.2 Điều chỉnh chế độ chiếu 44 4.2.3 Điều chỉnh chế độ xoay 45 4.2.4 Điều chỉnh chế độ ánh sáng 45 4.2.5 Điều chỉnh chế độ xa gần, độ rõ nét 45 BÀI TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG Mục tiêu học - Trình bày đƣợc khái niệm trang thiết bị văn phòng - Nhận biết đƣợc loại thiết bị văn phòng chức thiết bị văn phịng - Giải thích đƣợc vai trị, u cầu nguyên tắc sử dụng, bảo quản thiết bị văn phòng 1.1 KHÁI NIỆM Thiết bị văn phòng đồ dùng, vật dụng cần thiết ngày cho hoạt động công việc lĩnh vực văn phòng nhƣ máy photocopy, máy in, máy fax, máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phịng, giấy loại, mực loại , máy huỷ giấy, máy huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy ép plastic 1.2 MỘT SỐ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG THƯỜNG DÙNG 1.2.1 Thiết bị truyền thơng 1.2.1.1 Máy tính Máy tính, gọi máy vi tính hay máy điện tốn, thiết bị hay hệ thống dùng để tính tốn hay kiểm sốt hoạt động mà biểu diễn dƣới dạng số hay quy luật lơgic Máy tính đƣợc lắp ghép thành phần thực chức đơn giản định nghĩa trƣớc Quá trình tác động tƣơng hỗ phức tạp thành phần tạo cho máy tính khả xử lý thông tin 1.2.1.2 Điện thoại Điện thoại thiết bị viễn thông dùng để trao đổi thông tin, thông dụng truyền giọng nói - tức "thoại" (nói), từ xa hai hay nhiều ngƣời Điện thoại biến tiếng nói thành tín hiệu điện truyền mạng điện thoại phức tạp thông qua kết nối để đến ngƣời sử dụng khác Hệ thống thực cơng nhƣ có hai hợp phần bản: - Thiết bị đầu cuối, thƣờng gọi tên "điện thoại", thực biến tiếng nói thành tín hiệu điện để truyền đi, biến tín hiệu điện nhận đƣợc thành âm - Mạng điện thoại điều khiển kết nối truyền dẫn, thực nối ngƣời dùng liên quan với truyền dẫn tín hiệu Có bốn cách điện thoại kết nối vào mạng điện thoại sử dụng ngày nay: phƣơng pháp truyền thống điện thoại cố định, dùng dây điện kết nối truyền tín hiệu vào vị trí cố định; loại điện thoại khơng dây, dùng sóng vơ tuyến truyền tín hiệu tƣơng tự kỹ thuật số; điện thoại vệ tinh, dùng vệ tinh liên lạc; VoIP (điện thoại qua giao thức Internet), dùng với kết nối Internet băng thông rộng 1.2.1.3 Máy Fax Fax, điện hay điện thƣ kỹ thuật điện tử gửi (copy) trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện Máy gửi có khả rà quét gốc, đổi thông tin thành tín hiệu phát qua đƣờng dây điện đến máy nhận nơi khác Máy nhận sau đổi tín hiệu ngƣợc lại in lên giấy 1.2.1.4 Máy ghi âm Máy ghi âm (hay đƣợc gọi máy thu âm, thiết bị ghi âm, máy ghi âm chuyên nghiệp) thiết bị kỹ thuật số đƣợc sử dụng để lƣu trữ liệu dƣới dạng âm Thiết bị thu âm chuyên nghiệp có tính ứng dụng cao, đáp ứng nhu cầu nhiều đối tƣợng ngƣời dùng khác nhƣ: Ngƣời hoạt động lĩnh vực truyền thông, tổ chức kiện; ngƣời làm báo chí, phát truyền hình; bạn sinh viên có nhu cầu ghi lại giảng giáo viên; studio, phòng thu âm chuyên nghiệp; 1.2.1.5 Máy ghi hình Máy ảnh hay máy chụp hình (máy ghi hình) dụng cụ dùng để thu ảnh thành ảnh tĩnh hay thành loạt ảnh chuyển động (gọi phim hay video) Tên camera có gốc từ tiếng La tinh camera obscura nghĩa "phòng tối", từ lý máy ảnh phòng tối với vài ngƣời làm việc Chức máy ảnh giống với mắt ngƣời Máy ảnh làm việc phổ ánh sáng nhìn thấy vùng khác phổ xạ điện từ 1.2.2 Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu 1.2.2.1 Máy in Máy in thiết bị dùng để thể chất liệu khác nội dung đƣợc soạn thảo thiết kế sẵn Máy in dùng văn phịng bao gồm nhiều thể loại cơng nghệ khác Thông dụng chiếm phần nhiều giới máy in giấy sử dụng công nghệ lade Đa phần máy in đƣợc sử dụng cho văn phòng, chúng đƣợc nối với máy tính máy chủ dùng in chung Một phần khác máy in đƣợc nối với thiết bị cơng nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác chất liệu riêng Máy in văn phịng gồm có: Máy in laser Máy in kim Máy in phun Máy in hóa đơn Máy in công nghiệp Máy in lụa Máy in typo Máy in flexo Máy in offset Máy in ống đồng 1.2.2.2 Máy Scanner Máy Scan hay xác Scanner tên tiếng việt gọi máy quét Máy quét -scanner thiết bị chụp chuyển hình ảnh vật lý từ in văn bản, tài liệu, áp phích, trang tạp chí nguồn tài liệu tƣơng tự để hiển thị chỉnh sửa máy tính nung chảy vào giấy cách sử dụng nhiệt, áp lực kết hợp hai Máy photocopy sử dụng cơng nghệ khác, chẳng hạn nhƣ máy phun mực, nhƣng công nghệ xerography tiêu chuẩn để chép văn phòng 3.3.2 Chức Máy photocopy bao gồm chức sau: Chức photocopy Đây chức máy photocopy Ngày chức thay đổi bao gồm chức : - Chức phoyocopy thủ công mặt : Với chức máy photo mặt giấy,ngƣời photo phải ln làm việc, đợi máy quét xong lấy gốc cho khác làm tƣơng tự Đây chức mà dƣờng nhƣ hầu hết máy photo đời thấp ấp dụng - Chức photocopy tự động mặt: Nâng cấp lên bậc, với chức này, ngƣời photo cần đặt tập gốc lên nhấn nút copy Máy tự động photo giúp bạn mà bạn không cần kéo gốc đặt trang - Chức photocopy tự động mặt: Cao so với chức chức máy bạn tự động photo mặt giấy Chức in ấn Chức in có nhiều kiểu là: - Chức in mặt: Là cấu hình mà hầu hết máy photocopy lựa chọn - Chức in mặt:Bạn chọn thêm chức Duplex máy nâng cấp từ chức in mặt lên in mặt - Chức in thông qua cổng USB : Với chức máy bạn đƣợc liên kết với máy tính chủ qua cổng USB, từ máy chủ bạn chia sẻ chức in cho máy khác Tuy nhiên máy chủ không bật không in đƣợc - Chức in thông qua cổng mạng RJ45 :Máy bạn sau kết nối với mạng Lan thông qua moden, máy bạn in đƣợc khơng cần máy chủ Chức Scan bao gồm: 34 - Chức scan mặt mặt - Chức scan qua cổng USB hay scan qua cổng mạng - Chức Scan đen trắng scan màu Chức Fax Đây chức đƣợc nhiều ngƣời ƣa chuộng, nhƣng khơng kèm theo máy Tuy nhiên dịng máy Fax kén mực, dùng đƣợc mực máy in thơng thƣờng, chi phí mực cao Vậy nên công ty bạn Fax nhiều lắp thêm cho máy photo mạch Fax, tiết kiệm đƣợc chi phí Chức gửi Chức gửi cho phép bạn gửi mail trực tiếp từ máy photocopy , tức bạn scan tài liệu gửi mail ln cho khách Thật tiện lợi phải không Vậy nên bạn có ý định thuê máy photocopy Hà Nội lƣu ý xem máy có chức Bởi với chức công việc bạn tiện lợi nhiều Chức chia điện tử Chia điện tử tức bạn đƣa vào máy tập gốc muốn photo thành tập sao, máy photo để bạn bạn dễ dàng nhận đƣợc tập mà nhiều thời gian lựa chọn, xếp q nhiều thời gian Có kiểu chia thơng dụng máy photocopy : Chia xếp chồng chia vuông Chức dập ghim đục lỗ Đây chức chọn thêm máy Nếu bạn chủ cửa hàng photocopy thƣờng xuyên phải photo với số lƣợng lớn công việc bạn đòi hỏi làm việc với số lƣợng lớn nên chọn chức Bạn cần đặt tập gốc lên nhấn nút photo, máy tự động làm hết cơng việc cịn lại cho bạn: từ chia đến đóng ghim đục lỗ 3.3.3 Kết nối máy tính máy Photocopy Để kết nối máy tính máy Photocopy ta thực nhƣ sau: Bƣớc 1: Chuẩn bị card in phù hợp Kết nối máy tính với máy photocopy cần phải có card in Tùy loại máy tính có dạng card in khác nhau, từ card đơn giản đến card chạy hệ điều hành Linux Bạn cần kiểm tra card in máy photocopy với máy tính có giống hay khơng Sau chọn đƣợc card in phù hợp, máy tính máy photocopy đƣợc kết nối với theo tiêu chuẩn chung Bƣớc 2: Tiến hành cài đặt địa IP cho máy tính Click chuột phải vào biểu tƣợng wifi mạng LAN máy tính Sau chọn Open Network and Sharing Center Tiếp theo, chọn mạng kết nối, chọn tiếp Properties-Internet Protocol Version Thiết lập cấu hình tĩnh cho máy cách chọn tiếp Properties, sau chọn User Following IP Address automaticaly Bƣớc 3: Xác định máy tính máy photocopy có chung dải mạng khơng 35 Bạn ấn nút Printer máy photocopy chọn Network Trên hình hiển thị lệnh chọn Admin, yêu cầu nhập mật bạn cần cài đặt mật mặc định 12345 đƣợc Cài đặt địa IP cho máy cách vào mục Network Settings → TCP → Manual Sau máy cài đặt xong IP, bạn chọn tiếp SMB → Enable để cài đặt thêm thông tin khác 3.3.4 Cài đặt trình điều khiển Để cài đặt trình điều khiển máy photocopy ta thực hiện: Bƣớc 1: Tải driver phù hợp với máy tính giải nén Tập tin driver máy photocopy đƣợc tải có định dạng ―têntậptin.zip‖ Sau tải giải nén, copy thƣ mục vừa giải nén hình Bƣớc 2: Chuẩn bị kết nối Kết nối máy tính máy photocopy bạn hệ thống mạng Nếu cài máy tính nối trực tiếp cáp mạng máy photo máy tính Cịn muốn dùng cho nhiều máy tình gắn cáp mạng máy photo với hub Bƣớc 3: Điều chỉnh IP máy photocopy Ricoh Trên máy photocopy Ricoh chọn nhƣ sau: Nhấn nút User tool Chọn System setttings : Nhập địa muốn cài Bƣớc 4: Tiến hành cài driver máy tính Nhấn Phím Start bàn phím máy tính >> Chọn Devices and Printers Chọn add a local printer Chọn Create a new port, chọn Standard TCP/IP Port nhấn Next Nhập đỉa IP cài máy photocopy, nhập dòng nhấn Next Chon Have Disk Chọn Browse Chọn thƣ mục giải nén đƣợc bƣớc 1, sau chọn tập tin OEMSETUP.inf nằm thƣ mục Nhấn Open Chọn OK Đặt tên driver cho máy photocopy nhấn Next 10 Chọn Do not share this printer 11 Thực nhƣ cài thành công driver cho máy photocopy Ricoh nhiên in máy thƣờng nhận sai khổ giấy (mặc định khổ letter), dẫn đến tỉ lệ in không Chọn tiếp khổ giấy cách: Kích chuột phải vào tên thiết bị vừa cài Devices and printers >> chọn Printer properties 12 Chọn chữ Advanced 13 Chọn Printing defautls 14 Trong mục Document size chọn kích thƣớc giấy muốn in, thƣờng văn phòng A4 (210x297mm)>> Nhấn OK 36 3.3.5 Các thao tác với máy Photocopy Để sử dụng máy Photocopy ta thực hiện: Khởi động máy photocopy Muốn sử dụng máy, trƣớc tiên bạn cần khởi động máy photo trƣớc Các thao tác bạn cần thực nhƣ: - Cắm nguồn điện bật/tắt - Bật phím ―Power‖ ―Auxiliary power‖ để bật máy muốn copy, in hay scan - Trƣờng hợp không sử dụng thời gian dài sau ngày làm việc, bạn nên tắt máy để tiết kiệm nguồn lƣợng nhƣ tuổi thọ máy photo - Sau bật, nhấn nút ―Copy‖ bảng điều khiển cảm ứng để bắt đầu hoạt động chép - Cắm nguồn điện bật/tắt - Bật phím ―Power‖ ―Auxiliary power‖ để bật máy muốn copy, in hay scan - Trƣờng hợp không sử dụng thời gian dài sau ngày làm việc, bạn nên tắt máy để tiết kiệm nguồn lƣợng nhƣ tuổi thọ máy photo - Sau bật, nhấn nút ―Copy‖ bảng điều khiển cảm ứng để bắt đầu hoạt động chép Những thao tác máy photocopy - Màn hình cảm ứng: Dùng vào việc cài đặt, thiết lập chƣơng trình copy tiện ích khác - Phím Box: Dùng để vào chế độ box - Phím Access: Khai báo mật mã máy chế độ cài mật - Phím Fax/Scan: Chế độ Fax/scan - Phím Extra Scan: Chế độ Extra scan - Phím Copy (Chế độ mặc định máy): Chế độ copy - Phím Reset: Giúp đƣa máy chế độ mặc định - Phím Stop: Chấm dứt q trình thực copy - Phím Start: Bắt đầu hoạt động chu kỳ copy - Phím Interrupt: Tạm dừng chu trình copy hành bắt đầu việc khác Nếu muốn quay chế độ copy, bạn nhấn Interrupt lần - Công tác nguồn phụ: Dùng để tắt máy tạm thời Khi có fax đến máy nhận, bật cơng tắc fax gửi đến đƣợc in - Phím Proof Copy: Có chức in kiểm tra trƣớc tin số lƣợng lớn - Phím Mode Check: Kiểm tra lại cài đặt ngƣời dùng Từ hình máy, bạn thiết lập chƣơng trình copy thay đổi chƣơng trình có - Phím Clear (phím C): Dùng để xóa copy nhƣ cài đặt khác thiết lập chƣơng trình máy - Đèn báo Main Power: Đèn báo sáng xanh cơng tắc nguồn đƣợc bật - Khung phím số: Dùng để khai báo cần copy nhập chức khác - Phím Utility/Counter: Chức chuyển chế độ hình Utility/Counter - Phím Contrast: Điều chỉnh độ tƣơng phản hình cảm ứng 37 - Phím Mode Memory (Bộ nhớ tạm thời): Chức lƣu thiết lập gọi cần thiết - Phím Enlarge Display: Chức phóng to hình máy - Phím Accessibility: Thiết lập chức ngƣời dùng hình cảm ứng Các bước copy máy Để tiến hành hoạt động copy, bạn thực theo bƣớc dƣới đây: Bƣớc 1: Đặt tài liệu copy lên vị trí quét Đặt tài liệu copy lên mặt kính theo dịng kẻ phân hƣớng dẫn Mặt muốn copy úp xuống mặt kính Khi đó, bạn thấy khay nạp tài liệu dòng chữ ―Place document face down‖ Nhƣ tức máy ghi nhận trực tiếp vào khay nạp tài liệu Sau đặt tài liệu đúng, bạn cần đậy nắp máy để máy nhận diện mục tiêu Bƣớc 2: Chọn số lƣợng màu sắc Số lƣợng photo tùy thuộc vào nhu cầu bạn Để tích số lƣợng, bạn chọn số bảng điều khiển để khai báo số lƣợng Bƣớc 3: Chọn kích thƣớc giấy Đa phần máy photo có loại khay giấy giấy 14 inch giấy 11 inch Nếu bạn muốn loại kích thƣớc khác cài đặt loại giấy khay giấy máy Bƣớc 4: Hoàn toàn thao tác copy Sau cài đặt xong, bạn cần nhấn ―Copy‖ để máy thực cơng việc 3.4 MÁY HỦY TÀI LIỆU 3.4.1 Khái niệm Máy hủy tài liệu hay gọi máy hủy giấy thiết bị văn phòng đƣợc cấu tạo bao gồm dao cắt, lƣỡi dao, bánh rang, thùng chứa đầu máy… Các lƣỡi dao đƣợc xếp lại đan xen với để ngƣời dùng bỏ giấy vào, mô tơ hoạt động, giấy qua lƣỡi dao giấy đƣợc hủy thành vụn sợi tùy loại, dịng máy Ngồi giấy ra, máy hủy đƣợc loại chất liệu nhựa nhƣ thẻ tín dụng, đĩa CD, USB, card visit… khơng thể lắp ghép lại đƣợc Máy hủy tài liệu thiết bị chuyên dụng dùng để cắt hủy loại giấy, đĩa CD, cards thành sợi mảnh vụn với mục đích bảo mật thơng tin khơng để thơng tin nhạy cảm lộ ngồi, xóa tài liệu, ngăn chặn mục đích lấy ắp thơng tin, lắp ghép lại 3.4.2 Chức - Bảo mật thông tin: Máy hủy tài liệu giúp bảo vệ thông tin cá nhân thông tin doanh nghiệp, khách hàng nhân viên công ty bạn Thƣơng trƣờng chiến trƣờng, việc cạnh tranh giới kinh doanh vô khắc nghiệt Việc bảo vệ liệu nhạy cảm, bí mật, quan trọng việc vô cần thiết tồn vong doanh nghiệp - Ngăn chặn hành vi trộm cắp: Sử dụng máy hủy tài liệu giúp ngăn chặn hành vi đánh cắp danh tính rị rỉ liệu bí mật cơng ty Các tài liệu cũ lỗi báo cáo tài khơng cần thiết cần đƣợc tiêu hủy trƣớc có hội đến tay ngƣời có ý đồ xấu, muốn gây bất lợi cho cơng ty Cũng từ đó, máy hủy tài liệu giúp tránh hình phạt tài việc rị rỉ thơng tin cá nhân hay thông tin 38 liên quan đến việc kinh doanh cơng ty, khiến cho cá nhân có liên quan phải chịu trách nhiệm mặt hành - Bảo vệ mơi trƣờng: Ngồi việc bảo vệ thơng tin quan trọng, máy hủy tài liệu cịn có tác dụng việc bảo vệ môi trƣờng mà giấy vụn từ máy hủy giấy đƣợc thu thập phục vụ sản xuất vật phẩm hữu ích khác nhƣ việc vứt bừa bãi môi trƣờng - Thêm vào đó, việc có máy hủy tài liệu giúp bạn tiết kiệm đƣợc chi phí đáng kể việc lƣu trữ giấy tờ, sổ sách khơng cần thiết - Văn phịng ngăn nắp gọn gàng: Quá nhiều giấy tờ không cần thiết khiến văn phịng bạn lộn xộn khó để tìm đƣợc tài liệu cần thiết Ngồi việc lƣu trữ giấy tờ hộp, tủ, giá sách khiến văn phòng nhiều bụi bẩn hơn, văn phịng khơng thống mát, dễ ẩm ƣớt điều kiện khiến rêu mốc phát triển, gây ảnh hƣởng đến sức khỏe bạn nhân viên công ty Với máy hủy tài liệu, giấy tờ không cần thiết bị loại bỏ bớt đi, giúp văn phịng bạn có tổ chức hơn, rộng rãi - Giúp giảm số lƣợng thùng rác số lần đổ rác: Khi có nhiều giấy tờ bị vứt bỏ, cơng ty bạn hẳn phải có nhiều thùng rác thùng rác mau đầy Khi không ảnh hƣởng đến bảo mật công ty, hạn chế rủi ro cho công ty 3.4.3 Cách sử dụng Để sử dụng máy hủy tài liệu hiệu bạn cần phải trang bị cho kiến thức nó, sau số lƣu ý sử dụng máy hủy tài liệu cách: - Trƣớc sử dụng máy hủy tài liệu điều bạn cần nhớ đọc kỹ hƣớng dẫn sử dụng nhà sản xuất bạn hỏi nhân viên bán hàng tính nhƣ nút điều khiển, chất liệu, máy Nên kiểm tra kỹ toàn máy hủy tài liệu xem có vật lạ hay bụi bám mắc vào lƣỡi cắt không Và phải ý đặt máy hủy tài liệu cách tƣờng khoảng 15cm, tránh nơi gồ ghề, ẩm ƣớt, không để gần chất dễ gây cháy nổ - Khi vận hành máy, bạn cần phân loại ghim kẹp giấy hủy Nếu bánh máy bị vỡ bạn nên thay bánh cao cấp Một số dòng máy hủy tài liệu có trang bị thêm nút trả ngƣợc máy bị kẹt giấy hủy nhầm cần nhấn nút này, giấy đƣợc trả ngƣợc lại - Trong trình vận hành nên tập trung vào việc cắt giấy nhiều ngƣời nghĩ cắt giấy nhỏ nên chủ quan có thói quen làm nhiều việc lúc để tiết kiệm thời gian Mặc dù cần có tập trung tuyệt đối , bạn cần lơ vài giây để làm việc cà vạt bạn bị vào máy bất ngờ hay vật dụng khác rơi vào khe mà hủy chí lƣỡi dao máy gây thƣơng tích bạn.Vì vậy, bạn nên mặc quần áo gọn gàng, không mặc quần áo rộng, đeo trang sức, tháo cà vạt hay buộc gọn lại trƣớc sử dụng máy tránh để tay gần lƣỡi cắt máy Nên hủy tài liệu với số lƣợng đƣợc cho phép, bạn xem thơng số nhà sản xuất - Không hủy nhiều giấy vƣợt mức cho phép làm hỏng lƣỡi dao bạn phải thay máy tốn thêm khoản chi phí cho cơng ty - Nên để máy nghỉ từ đến 10 phút tiếp tục sử dụng để tránh bị tình trạng máy bị nóng gây cháy motor 39 - Sau dùng xong, bạn nên ý thùng rác hủy xem đầy hay chƣa Nếu đầy đổ vệ sinh thùng chứa Đa số máy hủy tài liệu ngừng hoạt động thùng chứa rác đầy đồng thời có thơng báo bảng điều khiển Sau rút ổ cắm nguồn điện đề phòng trẻ em vật ni tới gần gây nguy hiểm Để máy chạy bền trì đƣợc lâu bạn nên thƣờng xuyên bảo dƣỡng máy 40 BÀI TẬP Bài 1: Máy in gì? Làm để sử dụng máy in hiệu Bài 2: Cách cài đặt máy in với máy tính Sử dụng máy in qua mang LAN nhƣ nào? Bài 3: Máy quét gì? Cách cài đặt máy quét Sử dụng máy quét hiệu Bài 4: Máy Photocopy gì? Cách cài đặt máy Photocop với máy tính Bài 5: Cách sử dụng máy Photocopy hiệu Bài 6: Máy hủy tài liệu gì? Cách sử dụng máy hủy tài liệu 41 BAI 4: MÁY CHIẾU Mục tiêu học: - Trình bày đƣợc khái niệm chức máy chiếu - Phân biệt đƣợc loại máy chiếu - Khai thác sử dụng đƣợc máy chiếu cơng việc văn phịng 4.1 TỔNG QUAN VỀ MÁY CHIẾU 4.1.1 Khái niệm Máy chiếu thiết bị có khả phát ánh sáng với cơng suất lớn Nó qua hệ thống xử lý trung gian tạo hình ảnh chắn sáng Chúng ta quan sát hình ảnh mắt hình lớn Máy chiếu đƣợc sử dụng phổ thông tất nơi Bạn thấy máy chiếu nhà hàng, văn phòng hay quán cà phê, 4.1.2 Chức Máy chiếu có chức hỗ trợ đắc lực cho mục đích quan trọng sống nhƣ: - Giúp ngƣời thực tốt họp, giải vấn đề trình chiếu trao đổi truyền tải thơng tin nhanh chóng - Kết nối bạn bè, đƣa mối quan hệ xích lại gần nhờ buổi hội họp, thảo luận - Trong giáo dục, máy chiếu gộp tất phận cổ hủ nhƣ bảng viết, phấn, khăn lau, giáo án, bút viết,… thành siêu thiết bị vô đắc lực thuận tiện nhiều Nó cung cấp hội tốt cho ngành giáo dục đồng thời phục vụ cho việc giảng dạy giáo viên Máy chiếu phục vụ hầu hết trƣờng học, lớp học tiếng anh, ngoại ngữ…Mang đến tiện lợi hiệu cao giảng dạy học tập giáo viên học sinh - Trong buổi thuyết trình, họp doanh nghiệp máy chiếu khơng giúp cho ngƣời thuyết trình trở nên tự tin mà cịn thiết bị hỗ trợ tốt cho công việc bạn - Ngồi ra, thiết bị trình chiếu đƣợc sử dụng lĩnh vực quân sự, y tế xu hƣớng gần giải trí gia kinh doanh với quy mô cá nhân 4.1.3 Phân loại 4.1.3.1 Loại c dây tín hiệu Hầu hết dòng máy chiếu cung cấp nhiều phƣơng pháp kết nối Gần nhƣ tất dịng có kết nối HDMI, hỗ trợ độ phân giải video 1080p Các máy chiếu lớn có cổng HDMI tiêu chuẩn, máy chiếu nhỏ nhƣ palmtop, pico 42 máy chiếu nhỏ khác thƣờng có cổng HDMI nhỏ siêu nhỏ, yêu cầu loại cáp khác (thƣờng kèm với máy chiếu) Nhiều máy chiếu mang tính giải trí gia đình rạp phim có cổng tƣơng thích với HDMI 1.4a, cho phép chiếu từ đầu phát Bluray hộp set-top, nhƣ máy tính Một số kèm với cổng HDMI hỗ trợ MHL, cung cấp kết nối có dây cho điện thoại máy tính bảng tƣơng thích 4.1.3.2 Loại khơng c dây tín hiệu 4.2 SỬ DỤNG MÁY CHIẾU Bƣớc 1: Cung cấp nguồn điện Thao tác: Cắm phích cắm máy chiếu vào ổ điện Kết quả: Đèn trạng thái máy chiếu màu đỏ Phích cắm dây nguồn máy ổ cắm phải vừa vặn, không để lỏng Bƣớc 2: Khởi động máy chiếu Thao tác: Khởi động máy chiếu cách bật cơng tắc nguồn phía sau (nếu có) sau nhấn nút POWER (1 lần) hƣớng điều khiển từ xa phía máy chiếu bấm nút Power lần Kết quả: Đèn trạng thái máy chiếu chuyển từ màu đỏ sang màu xanh (máy chiếu sẵn sàng) Bƣớc 3: Kết nối dây tín hiệu máy tính máy chiếu Thao tác: bạn phải dùng cáp VGA (2 đầu giống nhau), cắm vào cổng có ký hiệu VGA laptop lẫn máy chiếu Khi cắm, bạn cầm phần đầu cắm đẩy mạnh vào khe cắm, vặn vít cố định đầu cắm vào máy chiếu Khi tháo, bạn cầm phần đầu cắm (không cầm dây) để kéo ra, không bẻ lên bẻ xuống phần dây cắm Bƣớc 3: Kết nối dây tín hiệu máy tính máy chiếu Thao tác: bạn phải dùng cáp VGA (2 đầu giống nhau), cắm vào cổng có ký hiệu VGA laptop lẫn máy chiếu Khi cắm, bạn cầm phần đầu cắm đẩy mạnh vào khe cắm, vặn vít cố định đầu cắm vào máy chiếu Khi tháo, bạn cầm phần đầu cắm (không cầm dây) để kéo ra, không bẻ lên bẻ xuống phần dây cắm Bƣớc 4: Xuất hình máy chiếu Khi tất bƣớc hồn tất mà tín hiệu chƣa xuất hình bạn cần lƣu ý nhƣ sau Bƣớc 5:Tắt máy chiếu Hƣớng điều khiển từ xa phía máy chiếu bấm nút Power lần Sau 3-5 phút đèn trạng thái máy chiếu chuyển màu cam sang màu đỏ Đảm bảo máy chiếu phải tắt hẳn đƣợc rút điện nguồn máy chiếu, để đảm bảo chể độ tản nhiệt hoạt động tốt bảo vệ tuổi thọ bóng đèn 4.2.1 Kết nối máy tính máy chiếu Để kết nối máy chiếu với máy tính xách tay, ta nhấn tổ hợp phím Fn + phím biểu tƣợng hình chiếu Với dịng máy tính khác lại có phím biểu tƣợng khác nhau, cụ thể nhƣ sau: 43 - ACER, TOSHIBA, SHARP: Fn + F5 - SONY, IBM, LENOVO: Fn + F7 - PANASONIC, NEC: Fn + F3 - ASUS, DELL, EPSON: Fn + F8 - FUJUTSU: Fn + F10 - HP, COMPAQ: Fn + F4 Sau kết nối xong, hình laptop hiển thị màu đen mà chƣa có hình ảnh, ta tiếp tục ấn tổ hợp phím thêm vài lần đến đƣợc Kết nối máy chiếu với hình destop máy tính Cách 1: Chuột phải → Graphics option → Output to → Intel(R) dual display clone → Notebook + monitor Cách 2: Chuột phải → Graphics Properties → Muliple Display → chọn Intel (R) Dual Display Clone → OK Đối với dịng máy tính khơng có Graphichs Option Graphics Properties ngồi desktop làm nhƣ sau: Cách 1: Desktop → chuột phải → Properties → Settings → Advances → chọn thẻ Intel ® Graphichs Media accelerator Driver for mobile → Graphichs propertis → Trong mục Muliple Display chọn Intel (R) Dual Display Clone → ok Cách 2: chuột phải → chọn dòng cuối Properties → Settings → chuột phải vào hình monitor → tích chọn Attached → ok 4.2.2 Điều ch nh chế độ chiếu Khi sử dụng máy chiếu, vấn đề bạn thƣờng gặp phải hình máy chiếu bị thu nhỏ Nguyên nhân hình máy chiếu bị thu nhỏ - Khoảng cách đặt máy xa - Tỷ lệ khung hình chiếu máy - Máy chiếu khơng tƣơng thích với thiết bị Hƣớng dẫn cách chỉnh full hình máy chiếu - Cách phóng to hình máy chiếu Với nguyên nhân vị trí đặt máy xa, bạn có hƣớng để khắc phục Thứ nhất, điều chỉnh lại vị trí máy chiếu nằm khoảng máy chiếu full hình Tuy nhiên thông thƣờng máy chiếu đƣợc cố định vị trí cụ thể Vậy nên việc di chuyển khó thực Do cách thứ hai phóng to hình máy chiếu Việc phóng to đƣợc điều chỉnh qua nút thân máy chiếu Có loại nút bạn thƣờng gặp nút ấn thơng thƣờng vịng xoay lấy nét Hầu hết chúng đƣợc ký hiệu hình kính lúp - Cách điều chỉnh lại tỷ lệ hình ảnh Với trƣờng hợp hình nhỏ lại nguyên nhân tỷ lệ hình, bạn lựa chọn lại tỷ lệ hình theo thứ tự sau Vào nút menu máy chiếu, bạn chọn phần ―màn hình‖ đến mục Aspect Sau bạn chọn tỷ lệ phù hợp cho mục đích 44 4.2.3 Điều ch nh chế độ xoay Một số chế độ máy chiếu : + Front/Desk ( trình chiếu mặt trƣớc để bàn) + Front/Ceiling ( trình chiếu mặt trƣớc treo trần) + Rear/Desk ( trình chiếu sau/ để bàn) + Rear/Ceiling (Trình chiếu sau/treo trần) Đảo hình máy chiếu Panasonic Chọn Menu –> Projector setup –> Installation —> chọn chế độ Front/Ceiling Đảo hình máy chiếu Epson Bƣớc 1: Nhấn nút "Menu" bảng điều khiển từ xa bảng máy chiếu Bƣớc 2: Sử dụng "Mũi tên xuống" điều khiển từ xa bảng điều khiển máy chiếu để điều hƣớng xuống tùy chọn menu mở rộng Nhấn phím "Enter", đƣợc biểu thị mũi tên uốn cong xuống sang trái để chọn tùy chọn Bƣớc 3: Nhấn "Mũi tên xuống" để điều hƣớng đến tùy chọn chiếu Bƣớc 4: Chọn lựa chọn xác cho hình ảnh bạn cách sử dụng mũi tên nhấn phím "Enter" Các lựa chọn menu phía trƣớc / trần phía sau / trần cung cấp hình ảnh đảo ngƣợc cho ứng dụng chiếu phía trƣớc phía sau tùy chọn menu phía trƣớc phía sau nằm phía bên phải Bƣớc 5: Nhấn phím "Esc" để menu trình chiếu Tiếp tục nhấn phím "Esc" "Menu" menu hình máy chiếu đóng lại 4.2.4 Điều ch nh chế độ ánh sáng Để điều chỉnh chế độ ánh sáng máy chiếu cho phù hợp ta thực nhƣ sau: Trƣớc tiên cần mở máy chiếu hình ảnh định Thơng thƣờng nên chọn hình ảnh có nhiều màu sắc (sáng/tối) văn Tại phải chọn hình có nhiều màu, với tơng màu sáng chỉnh độ sáng cao dễ dẫn đến cháy màu, màu Nên chỉnh vừa phải để đảm bảo cân màu sắc Các bước chỉnh độ sáng máy chiếu Bƣớc Bấm chọn Menu máy remote điều khiển máy chiếu Bƣớc Chọn đến mục cài đặt hình ảnh (Image Setup image) Bƣớc Chọn vào dòng Brightness (độ sáng) tăng dần lên thấy hình ảnh đảm bảo chất lƣợng dừng lại Sau ấn phím Menu lần để Chỉnh độ sáng máy chiếu vừa phải Chúng ta nên lƣu ý chỉnh độ sáng máy chiếu không nên chỉnh q cao làm hình ảnh chiếu bị chói khó xem Khi chỉnh nên quan tâm đến độ tƣơng phản máy, tăng độ sáng nên tăng độ tƣơng phản tỉ lệ thuận theo Với sản phẩm máy chiếu thƣờng có độ sáng định, chỉnh hết độ sáng hình ảnh tối độ sáng mặt định máy thấp Ngồi ra, việc suy giảm tuổi thọ bóng đèn máy nguyên nhân dẫn đến hình ảnh chiếu bị mờ 4.2.5 Điều ch nh chế độ xa gần, độ rõ nét Mỗi sản phẩm máy chiếu phổ thơng điều có cách chỉnh độ nét: chỉnh bánh xe ống kính, chỉnh bên menu Thông thƣờng để thuận tiện 45 nhƣ nhanh chóng sử dụng cách thứ chỉnh bánh xe Focus ống kính máy chiếu Cách chỉnh độ nét cho máy chiếu đơn giản nhanh chóng xoay bánh xe ống kính Chúng ta dễ dàng nhận biết với ống kính đƣợc thiết kế hình trục, bao gồm vịng xoay Phóng to ―Zoom” Chỉnh độ nét “Focus” Để chỉnh độ nét cho máy chiếu xoay vịng có ký hiệu Focus từ trái sáng phải ngƣợc lại thấy hình ảnh chiếu rõ nét thơi Khi xoay đo độ nét hình ảnh nên bật menu máy lên dựa vào độ nét chi tiết hiển thị menu Không nên dựa vào hình ảnh hay video chiếu để tùy chỉnh Focus thƣờng khơng xác chất lƣợng hình ảnh hay video khơng tốt 46 BÀI TẬP Bài 1: Máy chiếu gì? Chức máy chiếu? Các loại máy chiếu phổ biến Bài 2: Cách kết nối máy chiếu với máy tính Bài 3: Sử dụng máy chiếu hiệu nhất? Thực điều chỉnh chế độ sáng tối máy chiếu Bài 4: Thực điều chỉnh hình máy chiếu? Điều chỉnh chế độ xa, gần độ rõ nét máy chiếu 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thúc Hải, (2014), Thiết bị máy văn phòng cơng tác văn phịng, NXB Giáo dục [2] J F Kurose and K W Ross, (2002), Computer Networking: A Top-Down Approach Featuring the Internet (2nd edition), Addison-Wesley [3] Alberto Leon-Garcia and Indra Widjaja, (2014), Communication Networks: Fundamental Concepts and Key Architectures, McGraw-Hill [4] Larry L Peterson and Bruce S Davie, (2013), Computer Networks: A Systems Approach (2nd ed.), Mogran-Kaufmann 48 ... thiết bị văn phòng cách hiệu Giáo trình trang thiết bị văn phịng gồm có bài: Bài 1: Tổng quan trang thiết bị văn phòng Giới thiệu trang thiết bị văn phòng, chức cách bảo quản Bài 2: Trang thiết bị. .. gì? Vai trị trang thiết bị văn phịng Bài 2: Nguyên tắc sử dụng trang thiết bị văn phòng Làm để bảo quản đƣợc trang thiết bị văn phòng cách hiệu Bài 3: Kể tên số loại trang thiết bị văn phòng thƣờng... 45 BÀI TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mục tiêu học - Trình bày đƣợc khái niệm trang thiết bị văn phòng - Nhận biết đƣợc loại thiết bị văn phòng chức thiết bị văn phịng - Giải thích