QT 06 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT MÁY MÓC THIẾT BỊ, THIẾT BỊ ĐO Thủ tục công bố sản phẩm mới trên thị trường 1 Công bố tiêu chuẩn cơ sở Là việc xây dựng Tiêu chuẩn cơ sở dựa trên Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN, Tiê[.]
Thủ tục công bố sản phẩm thị trường: 1.Công bố tiêu chuẩn sở: Là việc xây dựng Tiêu chuẩn sở dựa Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN, Tiêu chuẩn ngành TCN để làm cho sản xuất kinh doanh công ty thông báo cho quan quản lý nhà nước có thẩm quyền Sở nông nghiệp HD Đăng ký thức ăn chăn nuôi vào Danh mục: lập hồ sơ gửi lên NN đưa vào Danh mục phép lưu hành Việt Nam Chứng ISO 9001:2008, HACCP cơng ty Tong Wei Hải Dương có giá trị từ 27/11/2012 đến 27/11/2015 Nội dung quy trình: QT-01:QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU-HỒ SƠ MỤC ĐÍCH 1.1 Quy định cách thức xây dựng, trình bày, phê duyệt, sốt xét, sửa đổi, huỷ bỏ lưu giữ tài liệu Đảm bảo tất tài liệu sử dụng Công ty TNHH Tong Wei Hải Dương kiểm sốt khơng để xảy tình trạng sử dụng tài liệu lỗi thời, không hiệu lực 1.2 Đảm bảo tất hồ sơ HTQL, HACCP sử dụng chúng trình hoạt động Công ty TNHH Tong Wei Hải Dương kiểm soát Quy định việc kiểm soát, lưu giữ bảo quản, xếp, sử dụng, huỷ bỏ hồ sơ chất lượng nhằm cung cấp chứng phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn NỘI DUNG: 2.1 Cách thức trình bày, mã hố tài liệu 5.1.1 Trình bày ❖ Hình thức tài liệu (bao gồm sổ tay chất lượng, quy trình hướng dẫn) quy định giống trang tài liệu Các thơng tin để kiểm sốt tài liệu bao gồm: - Tên Cơng ty (CƠNG TY TNHH TONG WEI HẢI DƯƠNG) - Tên tài liệu: Ghi tên sổ tay chất lượng, quy trình hướng dẫn - Mã số tài liệu - Sửa đổi: Tài liệu ban hành lần đầu ghi lần sửa đổi 00, sau lần sửa đổi lại mục “sửa đổi” tăng lên 01 đơn vị - Phiên bản: Tài liệu ban hành lần đầu phiên 00, sau lần ban hành lần phiên tăng lên 01 đơn vị - Ngày ban hành: Ghi ngày có hiệu lực hành tài liệu - Trang/tổng số trang: Ghi góc dưới, bên phải tài liệu ❖ Hình thức biểu mẫu thiết kế theo mục đích sử dụng cho hoạt động khác nhau, cần phải có mã số, ngày ban hành 5.1.2 Mã hố tài liệu • Quy định mã hóa tài liệu AA - BB - CC Loại tài liệu Số thứ tự tài liệu Số thứ tự biểu mẫu (Chỉ áp dụng với biểu mẫu) Ghi chú: Biểu mẫu đánh số theo quy trình ban hành Khi nhiều quy trình sử dụng chung biểu mẫu tùy theo tính chất loại mà đưa biểu mẫu quy trình quản lý Đối với biểu mẫu PRP ký hiệu PRP-XX-YY + XX số thứ tự PRP; + YY số thứ tự biểu mẫu PRP; 5.2 Nội dung tài liệu 5.2.1 Sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng tài liệu quy định HTQLCL Công ty TNHH Tong Wei Hải Dương STCL có nội dung sau: - Mục đích, phạm vi áp dụng HTQL, HACCP - Các thuật ngữ chữ viết tắt Sổ tay - Giới thiệu Công ty TNHH Tong Wei Hải Dương - Chính sách chất lượng, sách ATTP Công ty TNHH Tong Wei Hải Dương - Mục tiêu chất lượng - Mô tả cách thực Công ty TNHH Tong Wei Hải Dương yêu cầu tiêu chuẩn viện dẫn tới quy trình có liên quan 5.2.2 Các Quy trình: Nội dung quy trình quy định thống gồm mục sau: Mục đích: Quy trình quy định thống nội dung, bước tiến hành trình thực cơng việc Phạm vi áp dụng: Nêu cụ thể quy trình áp dụng cho đối tượng nào, hoạt động nào, phận Tài liệu liên quan: Liệt kê tài liệu mà người thực phải sử dụng thực bước công việc Định nghĩa: Nêu lên định nghĩa chữ viết tắt tài liệu, có Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết quy trình Trình bày quy trình dạng mô tả lời, dùng lưu đồ kết hợp trình bày lưu đồ, sau mơ tả Hồ sơ: Nêu loại hồ sơ liên quan đến quy trình cách thức lưu trữ hồ sơ Phụ lục: Liệt kê loại biểu mẫu kèm theo phần sau quy trình 5.2.3 Quy định, hướng dẫn : Nội dung quy định, hướng dẫn bao gồm mục quy trình Nếu hướng dẫn đơn giản trình bày phần nội dung Soạn thảo, chỉnh sửa, kiểm tra phê duyệt tài liệu HTQLCL 5.3.1 Lưu đồ soạn thảo, chỉnh sửa bổ sung tài liệu: _ + Mua tài liệu Thực soạn thảo, chỉnh sửa, bổ sung Phê duyệt Tài liệu + Cập nhật vào danh mục tài liệu Ban hành, phân phát áp dụng Hủy bỏ yêu cầu TRONG QUÁ TRÌNH Phê duyệt yêu cầu ÁP DỤNG Yêu cầu soạn thảo, chỉnh sửa bổ sung tài liệu _ PHÁT HIỆN 5.3 5.3.2 Mô tả chi tiết TT Mô tả công việc Trách nhiệm Biểu mẫu Yêu cầu soạn thảo, chỉnh sửa bổ sung tài liệu Khi có nhu cầu tài liệu phát không phù Nhân viên chi hợp tài liệu hành, lập phiếu yêu cầu trình nhánh BM-01-01 QMR thông qua Phê duyệt yêu cầu QMR QMR trình Lãnh đạo xem xét phê duyệt Lãnh đạo BM-01-01 Mua tài liệu Áp dụng trường hợp tài liệu yêu cầu cần Văn phòng BM-01-01 mua Thực soạn thảo, chỉnh sửa Nhân viên thực soạn thảo, chỉnh sửa có quyền yêu cầu nguồn lực cần thiết để hồn thành cơng việc theo yêu cầu Tài liệu xây dựng phải tuân thủ yêu cầu quy Nhân viên phân trình (QT-01) cơng BM-01-03 Khi tham khảo tài liệu bên soạn thảo văn pháp luật, tiêu chuẩn liên quan theo dõi cập nhật thường xuyên theo BM-01-03 Phê duyệt tài liệu Tài liệu sau hoàn thành QMR xem xét trình Lãnh đạo phê duyệt QMR Lãnh đạo BM-01-01 Ban hành, phân phát áp dụng QMR có trách nhiệm cập nhật tài liệu vào danh mục tài QMR BM-01-02 liệu hành sở theo BM-01-02 Kiểm soát, phân phát, lưu giữ tài liệu 5.4 - Kiểm sốt việc theo dõi tình trạng hành tài liệu HTQLCL thể BM-01-02 - QMR chịu trách nhiệm giữ gốc hệ thống tài liệu, phải đóng dấu tài liệu kiểm sốt Tài liệu ISO phải đảm bảo sẵn có nơi sử dụng Tài liệu đóng dấu “ TÀI LIỆU KIỂM SỐT” màu đỏ trang bìa (mẫu dấu) TÀI LIỆU KIỂM - SỐT Nhân viên có trách nhiệm giữ tài liệu HTQL, HACCP đảm bảo tài liệu lỗi thời huỷ bỏ, thay tài liệu hành VP phân phát Các tài liệu lỗi thời giữ lại phải kiểm sốt cách cắt góc, gạch chéo lên trang bìa, viết chữ tài liệu cũ để nhằm tránh trường hợp bị sử dụng vơ tình - Các biểu mẫu khơng cần phải đóng dấu "TÀI LIỆU KIỂM SỐT" Danh mục tài liệu lưu trữ đến có cập nhật Kiểm soát hồ sơ: 5.5 5.5.1 Xác định hồ sơ cần lưu trữ: • Các hồ sơ cần lưu trữ nêu mục quy trình, hướng dẫn… • Các hồ sơ cần lưu trữ lập quản lý theo danh mục BM-01-04 5.5.2 Sắp xếp, bảo quản hồ sơ • Người lưu trữ hồ sơ có trách nhiệm xếp, lưu trữ bảo quản hồ sơ thời gian quy định • Các hồ sơ cần phải bảo quản, bảo vệ nơi khơ ráo, thống mát, tránh mối mọt, thất lạc, mát, hư hỏng • Đối với hồ sơ quan trọng, cần bảo quản tủ kệ có khố bảo vệ nhằm tránh tuyệt đối việc thất lạc, mát hồ sơ • Khi hồ sơ bị thất lạc, hư hỏng mát, người lưu trữ hồ sơ có trách nhiệm báo cáo cho QMR để có phương cách xử lý thích hợp • QMR trưởng phận người giữ hồ sơ định phương thức hủy bỏ hồ sơ có thời hạn lưu giữ vượt hạn mức thời hạn quy định 5.5.3 Huỷ bỏ hồ sơ • Các hồ sơ sau hết thời gian lưu giữ quy định tài liệu tương ứng xem xét huỷ bỏ (quy định mục tài liệu) • Việc rà soát, huỷ bỏ hồ sơ tiến hành vào tháng 12 hàng năm (theo mục tài liệu) • Phụ trách đơn vị phải chịu trách nhiệm định thêm thời gian lưu trữ hồ sơ hết hạn lưu trữ thấy cần thiết • Phụ trách đơn vị xem xét, phân loại hồ sơ hết hạn cần huỷ bỏ ghi vào biên huỷ hồ sơ chất lượng theo biểu mẫu BM-01-05 • Hồ sơ huỷ bỏ cách đốt cắt vụn, xé nhỏ QT-02:QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ VÀ XEM XÉT LÃNH ĐẠO MỤC ĐÍCH: - Quy định tần suất bước tiến hành đánh giá nội HTQLCL xem xét lãnh đạo sau có kết đánh giá nội để đưa đánh giá đầy đủ, phù hợp hiệu cho hội cải tiến sau PHẠM VI ÁP DỤNG: - Quy trình áp dụng tất đánh giá nội bộ, bao gồm đánh giá phần toàn HTQLCL xem xét lãnh đạo sau TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Sổ tay chất lượng - Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 - Tiêu chuẩn HACCP ĐỊNH NGHĨA: - Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng yêu cầu quy định NỘI DUNG: 5.1 Khái quát Công ty tổ chức đánh giá nội định kỳ lần/năm, trường hợp cần thiết, tiến hành đánh giá đặc biệt theo yêu cầu lãnh đạo, kết đánh giá nội chậm có sau 01 tháng, tiếp tiến hành xem xét lãnh đạo Các thành viên đoàn đánh giá phải chuyên gia am hiểu hệ thống quản lý chất lượng công ty đào tạo qua quy trình Trong trình đánh giá thành viên phải đảm bảo tính khách quan độc lập với phận đánh giá tức không làm việc trực tiếp phận đánh giá Quá trình đánh giá nội phải xem xét tất hạng mục HTQLCL (trừ trường hợp đánh giá đặc biệt); khuyến cáo, điểm không phù hợp phát lần đánh giá trước 5.2 Lưu đồ quy trình đánh giá nội bộ: Đánh giá định kỳ Lập chương trình đánh giá Yêu cầu lãnh đạo PHÊ DUYỆT - + Thông báo cho Chuẩn bị biểu mẫu phận đánh giá đánh giá (nếu cần) Họp khai mạc Tiến hành đánh giá Họp nhóm đánh giá Viết báo cáo đánh giá HỌP KẾT THÚC 5.2.1 TT Mô tả quy trình đánh giá chất lượng nội Mơ tả công việc Trách nhiệm Đánh giá định kỳ: HTQLCL công ty định kỳ đánh giá 01 lần/năm vào thời điểm thích hợp QMR Yêu cầu lãnh đạo Khi cần thiết giám đốc yêu cầu xem xét đánh giá phần toàn HTQLCL công ty Lãnh đạo Biểu mẫu TT Mơ tả cơng việc Lập chương trình đánh giá Sau thống với lãnh đạo thành phần đoàn đánh giá nội bộ, QMR phối hợp với trưởng đồn đánh giá xây dựng chương trình đánh giá, trình lãnh đạo phê duyệt Phê duyệt Chuẩn bị Thơng báo tới cá nhân phận có liên quan trước thời điểm đánh giá 03 ngày làm việc Trách nhiệm Biểu mẫu QMR Trưởng đoàn đánh giá BM-02-01 Lãnh đạo BM-02-01 QMR Họp khai mạc: Giới thiệu mục đích, chương trình đánh giá yêu cầu hợp tác phận đánh giá Trưởng đoàn đánh giá BM-02-02 Tiến hành đánh giá： + Các chuyên gia tiến hành hạng mục công việc phân công + Xem xét phù hợp hệ thống tài liệu + Kiểm tra hiệu lực HTQLCL thực tế (Xem xét hồ sơ biểu mẫu, trao đổi trực tiếp với cá nhân, quan sát việc tuân thủ quy định hướng dẫn cơng việc) + Trong q trình đánh giá chun gia đánh giá phải ghi chép lại thông tin làm sở Thành viên đoàn để viết báo cáo đánh giá Các phát đánh đánh giá giá phân thành loại: - Phù hợp đáp ứng yêu cầu - Không phù hợp nhẹ (Non Comformity - NC nhẹ) không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn mà chưa ảnh hưởng đến hệ thống; không đáp ứng yêu cầu hệ thống tài liệu - Không phù hợp nặng (NC nặng) không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn làm ảnh hưởng đến hệ thống; khơng phù hợp nhẹ mang tính hệ thống (>3 lỗi phận, NC nhẹ lặp lại nhiều phận) BM-02-03 Mô tả công việc Trách nhiệm Biểu mẫu Họp đoàn đánh giá + Tổng hợp ghi nhận từ đánh giá + Thống ý kiến nhận xét thực trạng HTQLCL Cơng ty xác định điểm Đồn đánh giá không phù hợp (KPH) Các kiến nghị cải tiến ghi vào phiếu BM-02-04, điểm KPH xử lý theo QT-04 BM-02-04 Viết báo cáo đánh giá Trưởng đoàn đánh giá lập báo cáo đánh giá nội bao gồm nhận xét tình trạng HTQLCL kèm theo báo cáo KPH lưu ý có Họp kết thúc 10 Thơng báo kết tồn đánh giá, điểm KPH lưu ý có Theo dõi hành động khắc phục 11 Các Báo cáo KPH phải cập nhật vào sổ theo dõi KPH (BM-02-02) Trưởng đoàn đánh giá Trưởng đoàn đánh giá QMR BM-02-05 BM-02-02 BM-02-05 BM-02-02 5.3 Lưu đồ quy trình xem xét lãnh đạo: Lập kế hoạch & Chương trình Chuẩn bị Khai mạc Báo cáo ĐGNB Báo cáo phận Quyết định Thực Kiểm tra xác nhận Báo cáo/Lưu hồ sơ Các vấn đề khác Ghi biên TT 5.3.1 Mô tả quy trình TT xem xét lãnh đạo: Mô tả công việc Trách nhiệm Lập kế hoạch chương trình Kế hoạch chương trình họp phải lập sau đánh giá nội kết thúc, bao gồm QMR thông tin: Thời gian; Địa điểm; Thành phần tham dự; Nội dung họp (dự kiến); Các thông tin liên quan khác Chuẩn bị Các thông tin đầu vào việc xem xét phải chuẩn bị đầy đủ trình lên lãnh đạo 03 QMR ngày làm việc trước họp Kế hoạch họp phải chuyển đến thành viên tham gia 03 ngày trước họp (qua email, thông báo, ) Họp xem xét lãnh đạo Lãnh đạo cao người ủy quyền chủ Lãnh đạo trì họp xem xét lãnh đạo Lãnh đạo xem xét, đạo: Các phát hiện, nhận xét, đề xuất đoàn đánh giá nội Tình hình thực cơng việc từ lần xem xét Lãnh đạo trước, kể hành động phát sinh Phản hồi khách hàng Khuyến nghị cải tiến Các ý kiến cán công ty Ghi biên Các vấn đề thảo luận họp, đặc QMR biệt định lãnh đạo đưa phải ghi lại đầy đủ biên họp Kiểm tra xác nhận Kết việc thực định lãnh QMR đạo phải kiểm tra vào thời gian Trưởng đoàn biên họp Xem xét lãnh đạo đánh giá Trong trường hợp việc thực hành động không đạt, yêu cầu phận chịu trách nhiệm thực lại hành động Báo cáo lưu hồ sơ QMR Biểu mẫu BM-02-06 BM-02-06 - Kiểm tra độ đồng lô sản phẩm cao - Kết dinh dưỡng thực tế không bị lệch so với công thức 5.7 Phương pháp lưu, lấy mẫu phân tích chất lượng sản phẩm Khi xả bao lấy 8-10 gram, tổng cộng khoảng 500 gram lô: lấy đầu, - cuối lô sản xuất Nhân viên kiểm phẩm lấy mẫu có trách nhiệm kiểm tra cảm quan mùi vị màu sắc kích cỡ loại sản phẩm Hàng ngày phân tích tiêu sản phẩm yêu cầu kiểm tra độ ẩm hàm lượng đạm, - sau tháng có đợt kiểm tra tổng tiêu cho dòng sản phẩm - Độ ẩm - Hàm lượng đạm - Hàm lượng Can xi - Hàm lượng phốt - Hàm lượng muối - Hàm lượng xơ - Hàm lượng tro thô - Hàm lượng béo Sau phịng kiểm phẩm có kết phân tích tiêu sản phẩm, đưa lên phòng kỹ - thuật kiểm tra lại công thức xem kết cơng thức, số liệu phân tích thực tế phịng kiểm phẩm có khơng Từ phịng kỹ thuật kiểm tra lại trình sản xuất, số liệu cơng thức, để kết phân tích phù hợp với số liệu công thức sản xuất 5.8 Giám sát q trình đóng bao thành phẩm - Phun mã bao ngày, lô sản xuất, đường máy, loại bao loại sản phẩm - Hình thức bên ngồi Sau bao xếp lên pallet chuyển bàn giao cho thủ kho thành phẩm HỒ SƠ: TT Tên Ký hiệu Biên theo dõi điều hành PLC PHỤ LỤC: - Biên đổ nguyên liệu - Biên công việc công nhân tạo hạt QT-10: QUY TRÌNH CƠNG NGHỆ SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NI MỤC ĐÍCH Nơi lưu BP sản xuất Mục đích quy trình nhằm: - Miêu tả sơ đồ cơng nghệ bước công đoạn sản xuất thức ăn chăn nuôi công ty PHẠM VI Quy trình áp dụng để quản lý điều hành hoạt động nhà máy theo quy trình kỹ thuật TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Quy trình kế hoạch sản xuất kế hoạch chất lượng - Sổ tay chất lượng ĐỊNH NGHĨA NỘI DUNG: I SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CƠNG NGHỆ Hố đổ liệu dự trù Hố đổ liệu bột Loại bỏ sắt Loại bỏ sắt Loại bỏ sắt Hố đổ liệu hạt haït Phân chia Bồn chứa Bồn chứa Bồn chứa Nghiền Ngô Bồn phối chế Ép đùn Bồn nghiền tách vỏ vvỏvoû Cân phối chế Cân phối chế Cân phối chế Bồn Hạt Tạo Máy Trộn Các NL bổ sung Tạo hạt Tạo hạt Làm nguội Tạo hạt Làm nguội Sàng phân cấp Sàng phân cấp Phân chia Đóng bao thành phẩm Bồn thành phẩm II NGUYÊN LIỆU: Sàng phân cấp Các nguyên liệu dùng để sản xuất thức ăn hỗn hợp, đậm đặc bao gồm nhiều loại, chia thành nhóm: Các nguyên liệu giàu Protein (nguồn gốc động vật thực vật), nguyên liệu giàu tinh bột, nguyên liệu bổ sung, chất phụ gia premix Các nguyên liệu giàu Protein - Bột cá: tốt sử dụng loại bột cá nhập Peru có hàm lượng Protein khơng 66% bột cá Việt Nam có hàng lượng Protein khơng 65%, thành phần khác (béo, ẩm, muối ) đạt tiêu chuẩn quy định Yêu cầu cảm quan bột cá: + Trạng thái: tơi, khơng vón cục, khơng có mọt, đạt yêu cầu độ mịn quy định cho bột cá; + Màu sắc: màu nâu nhạt + Mùi: có mùi đặc trưng bột cá, khơng có mùi lạ; + Vị: vị thịt cá, vị đắng vị lạ + Tạp chất: hàm lượng cát sạn không 2%; mạng kim loại vụn (nhỏ 2mm) khơng lớn 0,1% Khơng có tạp chất khác, không nhiễm vi sinh vật gây bệnh; + Yêu cầu chất lượng: Bột cá phải có độ ẩm ≤10%; protein từ 65-68%, hàm lượng muối ≤5% - Khơ dầu đậu tương: dùng bánh dầu trích ly (đã chiết béo dung môi) Tốt bánh dầu nhân (khơng có vỏ) Hàm lượng bánh đậu nành thức ăn công nghiệp cho gia súc, gia cầm thường từ 10-25%, cao ảnh hưởng tới khả kết dính nguyên liệu thành phần Yêu cầu cảm quan khô dầu đậu tương: + Trạng thái: dạng bánh + Màu sắc: màu vàng nhạt + Mùi: có mùi đặc trưng khơ dầu đậu tương, khơng có mùi lạ; + Vị: vị tự nhiên đậu tương, khơng có vị đắng vị lạ + u cầu chất lượng: khơ dầu đậu tương có độ ẩm ≤13%; protein từ 44-46%; xơ thô ≤6%; độ đạm hòa tan: 70 -85% Các nguyên liệu giàu tinh bột - Sắn khô: Sử dụng nguồn sắn nội địa Yêu cầu cảm quan sắn lát khô + Màu sắc, trạng thái: màu trắng ngà, dạng cục + Mùi: Khơng dùng loại có mùi chua, mùi mốc + Vị: vị ngọt, khơng dùng sắn có vị đắng; + Yêu cầu chất lượng: khô, độ ẩm từ 10-13% - Ngô hạt: hạt đều, hạt mẩy Yêu cầu cảm quan ngô + Màu sắc, trạng thái: màu vàng, dạng hạt + Mùi: Mùi đặc trưng ngô + Vị: vị ngọt, khơng có vị lạ, + u cầu chất lượng: khơng có mọt, khơng bị mốc, độ ẩm 11-14% - Cám gạo: Yêu cầu cảm quan cám gạo: + Màu sắc, trạng thái: màu ngà, chọn loại cám xay từ gạo lức, không nên dùng loại cám xát từ gạo cũ Cám phải mịn khơng bị vón cục, khơng có mọt; + Mùi: Có mùi thơm tự nhiên cám, khơng có mùi mốc; + Vị: có vị ngọt, khơng dùng loại bị oxy hóa + Tạp chất: khơng lẫn nhiều vỏ trấu (hàm lượng trấu không 2%); + Độ ẩm: 10-13% Các nguyên liệu cung cấp chất béo Trong chế biến thức ăn đậm đặc, nguồn chất béo thường dầu đậu nành, dầu cá Các phụ gia Premix - Bột Xương: Dùng loại sản xuất từ xương (gia súc) hầm nhừ nhiệt độ cao tách chất béo, đem nghiền mịn Bột xương phải đảm bảo có màu trắng ngà ngả màu vàng, xoa lên tay phải mịn bột, không lẫn cát sạn, khơng bị pha lẫn vơi, sị - Premix khống vitamin: Có chứa đầy đủ chất khống cần thiết cho gia súc, gia cầm, không dùng loại bị ẩm vón cục - Chất chống oxy hóa: Dùng để ngăn ngừa q trình oxy hóa chất béo tổn thất vitamin có thức ăn Chất oxy hóa dùng với lượng từ 0,5-1 kg/ - Chất chống mốc: Dùng để bảo quản thức ăn, ngăn ngừa phát triển nấm mốc làm ảnh hưởng đến chất lượng thức ăn Chất chống mốc thường dùng với lượng từ 1-2 kg/tấn Bảo quản nguyên liệu Các loại nguyên liệu phải bảo quản kho thóang mát, khơng bị dột mưa tạt vào, tốt đặt kệ gỗ plastic Khi xếp kho cần ý lối khoảng cách tường, cửa thích hợp Kho ngun liệu phải đảm bảo khơng có chuột bọ loại trùng phá hoại Nguyên liệu thường dùng bao giấy hai lớp, bao bố, bao PP dệt, để riêng loại, phía ngịai bao có gắn nhãn, ghi tên ngun liệu, ngày nhập kho để tiện cho việc xếp hàng Phải thường xun xem xét tình trạng ngun liệu kho, khơng để nguyên liệu ẩm mốc, chuột bọ phá hoại, có dấu hiệu hư hoại phải hủy Để đảm bảo độ tươi nguyên liệu thời gian tồn trữ loại nguyên liệu vào loại nguyên liệu khác đặt thời hạn tồn trữ tương ứng, tuần tiến hành kiểm tra nguyên liệu, trở bao, kiểm tra xác định nguyên liệu có tượng lên men, hư hỏng hay không, kiểm tra chất lượng nguyên liệu trước đổ liệu đưa vào sản xuất, phát kịp thời xử lý chất lượng nguyên liệu bị hư hỏng III- CÁC CƠNG ĐOẠN TRONG QUY TRÌNH CƠNG NGHỆ Đổ liệu: Trong trình đổ liệu kiểm tra tình hình chất lượng ngun liệu, phát có hư hỏng khác thường phải ngưng sử dụng ngay, kịp thời báo cáo lãnh đạo; khơng có tượng ngun liệu bị lẫn nhau, đổ liệu phải đảm bảo không lưu lại vỏ bao, đổ xong loại nguyên liệu phải tiến hành vệ sinh trước đổ nguyên liệu thứ hai Nghiền: nguyên liệu đưa vào loại bỏ sắt, tiến hành nghiền mịn, máy nghiền búa với lưới có kích thước ф = 1.2 - 3.0mm Thường xuyên kiểm tra lưới sàng máy nghiền búa có bị hư hỏng hay khơng, đảm bảo độ mịn phù hợp tiêu chuẩn yêu cầu cơng nghệ Phối trộn: đảm bảo phù hợp xác với công thức phối trộn, tỷ lệ chênh lệnh phối trộn cho phép phạm vi quy định Trộn liệu: trộn liệu theo thời gian quy định, đảm bảo độ đồng phù hợp yêu cầu quy định, đảm bảo nguyên liệu bổ sung Premix đưa vào phải xác Tạo hạt: nhiệt độ phải phù hợp với quy định công nghệ, máy tạo hạt phải hoạt động bình thường, ổn định sản xuất liên tục Làm nguội: đảm bảo nhiệt độ làm lạnh phải phù với quy định, máy làm lạnh phải hoạt động bình thường, khơng bị rơi đổ liệu ngồi, liệu xuống phải đồng đều, không bị ứ đọng Sàng phân cấp thành phẩm: không bị rơi đổ liệu ngồi, sử dụng lưới sàng phải hợp lý, sàng vận hành bình thường Đóng gói thành phẩm bảo quản: kiểm tra ngoại quan thành phẩm theo quy định, tiến hành đóng gói, định kỳ rút kiểm trọng lượng có phù hợp với quy định khơng, sản phẩm bao bì phải đồng với Ngày sản xuất bao bì ngày sản xuất đóng gói Các bao thức ăn sau đóng gói xong đưa vào bảo quản kho, kho thành phẩm phải đảm bảo khơ, thống mát, vệ sinh sẽ, nơi chất hàng phải chất ngăn nắp gọn gàng, định kỳ kiểm tra chất lượng thành phẩm, phát hiện tượng bao bì thức ăn bị vỡ rách, bị mốc, bị mưa dột, bị mọt phải kịp thời xử lý ngay, xuất hàng phải thực theo nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau HỒ SƠ: PHỤ LỤC: Sổ theo dõi điều hành PLC QT-11: QUY TRÌNH MUA HÀNG MỤC ĐÍCH: - Quy trình viết để thống phương thức lựa chọn nhà cung cấp mua hàng cách tốt để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật sản phẩm - Thống lựa chọn nhà cung cấp ổn định, giá tốt PHẠM VI: - Áp dụng Phòng nguyên liệu mua nguyên vật liệu để sản xuất, ngoại trừ hàng nhập từ Công ty mẹ TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Sổ tay chất lượng ĐỊNH NGHĨA: - NCC: Nhà cung cấp NỘI DUNG: 5.1 Sơ đồ mô tả bước mua hàng: Tiếp cận đánh giá NCC Phê duyệt Lập kế hoạch Đặt hàng Làm báo cáo mua hàng Ký kết hợp đồng Thông báo nghiệm thu Nhập kho, bảo quản Thanh Tốn 5.2 Mơ tả: 5.2.1 Lựa chọn Đánh giá NCC Đối với nguyên liệu/ dịch vụ mà lần đầu Công ty tiến hành mua, (thông qua giới thiệu, internet, quan hệ cá nhân, …) thực đánh giá NCC hàng năm theo BM-11-01 trình lãnh đạo phê duyệt 5.2.2 Phê duyệt NCC Các NCC sau thông qua phê duyệt giám đốc nguyên liệu, đồng ý Tổng Giám Đốc (qua email, điện thoại, họp, …) thức lựa chọn NCC NCC sau lựa chọn đánh mã số để thuận tiện cho việc theo dõi Trong trường hợp NCC khơng phê duyệt, phịng ngun liệu có trách nhiệm tìm kiếm NCC tương ứng khác, thực đánh giá NCC bước 5.2.1 5.2.3 Lập kế hoạch thu mua đặt hàng Căn theo nhu cầu sản xuất cơng ty, phịng ngun liệu lập kế hoạch thu mua tháng tiến hành bước đặt hàng với NCC, thông tin đặt hàng (thông qua fax, email, điện thoại, …) phải bao gồm: loại nguyên liệu, số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, điều khoản hợp đồng … phải khách hàng xác nhận lại ( fax, email, điện thoại, …) 5.2.4 Làm báo cáo mua hàng Khi tiến hàng thu mua ngun liệu, phịng ngun liệu có trách nhiệm tìm kiếm NCC, sau làm báo cáo mua hàng (nội dung báo cáo bao gồm : kế hoạch lượng hàng sử dụng tháng, số lượng tồn kho thực tế, số lượng chờ kiểm, số lượng hàng đặt chưa giao, số lượng sử dụng, so sánh giá ba nhà cung cấp, tiêu chất lượng, phương thức tốn ) trình báo giám đốc nguyên liệu tổng giám đốc công ty phê duyệt để lựa chọn nhà cung cấp cuối để hợp tác 5.2.5 Ký kết hợp đồng Sau báo cáo phê duyệt, phòng nguyên liệu tiến hàng soạn thảo hợp đồng, sau fax cho nhà NCC ký tên, đóng dấu fax lại cho cộng ty, sau nhận hợp đồng từ NCC chuyển lại, phịng ngun liệu có trách nhiệm trình Tổng giám đốc ký tên, đóng dấu chuyển fax lại cho khách hàng, đồng thời cập nhật thông tin NCC, hợp đồng vào phầm mềm quản lý Công ty 5.2.6 Thông báo nghiệm thu nguyên liệu Khi ngun liệu chuyển đến Cơng ty, Phịng Nguyên liệu cấp Phiếu thông báo nghiệm thu nguyên liệu cho phận liên quan Phòng Kiểm phẩm tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên liệu theo tiêu chuẩn nguyên liệu Công ty hợp đồng ký kết với NCC Kết kiểm tra ghi chép vào Sổ theo dõi nguyên liệu ban đầu Nếu chất lượng nguyên liệu không đạt yêu cầu, tuỳ theo mức độ mà phòng nguyên liệu tiến hành thương lượng trừ tiền trả lại cho NCC Các thông tin lần giao hàng NCC phải cập nhật tức thời vào phần mềm quản lý Công ty 5.2.7 Lưu kho, bảo quản Nguyên liệu sau chấp thuận phòng kiểm phẩm, chuyển vào kho Phụ trách kho phải nhập đầy đủ thông tin lô nguyên liệu vào Phiếu nhập kho, phần mềm quản lý công ty xếp, bảo quản nguyên liệu theo quy định Cơng ty 5.2.8 Thanh tốn Đối với nguyên liệu đạt tiêu chuẩn nhập kho, phòng nguyên liệu tiến hành thông báo số lượng nhập kho thực tế cho NCC để nhà cung cấp xuất hóa đơn giá trị gia tăng, sau nhận hóa đơn giá trị gia tăng, phịng ngun liệu có trách nhiệm kiểm tra thơng tin cần thiết hóa đơn, khơng có sai sót tiến hành làm thơng báo tốn ngun liệu đơn xin tốn chuyển phịng tài chuyển khoản chi trả tiền hàng cho NCC HỒ SƠ: Hồ sơ STT Biểu đánh giá NCC Biểu điều tra NCC PHỤ LỤC: Phiếu thông báo nghiệm thu nguyên liệu Sổ theo dõi nguyên liệu ban đầu Phiếu nhập kho Danh sách nhà cung cấp QT-12: QUY TRÌNH BÁN HÀNG Mã số BM-11-01 Nơi lưu Phòng Nguyên liệu Phòng Nguyên liệu Thời gian lưu năm năm MỤC ĐÍCH: - Quy trình quy định cách thức tiến hành nhằm đảm bảo cung cấp sản phẩm tới khách hàng cách có hiệu nhất, thị phần cao PHẠM VI: - Áp dụng hoạt động phân phối hàng hố tới tay khách hàng Phịng Kinh doanh áp dụng cho tất sản phẩm công ty bao gồm thức ăn đậm đặc thức ăn hỗn hợp hoàn chỉnh TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Các tiêu chuẩn kỹ thuật - Sổ tay chất lượng ĐỊNH NGHĨA: 4.1 Đại lý bán hàng: Là đại diện tiêu thụ hàng hoá lớn Cơng ty tỉnh tồn miền Bắc 4.2 Cửa hàng : Là nơi tiêu thụ hàng hố Cơng ty với số lượng nhỏ Đại lý bán hàng cung cấp 4.3 Hộ chăn nuôi: Là hộ dân trực tiếp tiêu thụ hàng hoá Công ty thông qua đại lý cửa hàng NỘI DUNG: Sơ đồ mô tả bước mua hàng: Kế hoạch bán hàng Tổng hợp Xuất hàng Thu thập ý kiến khách hàng Đơn đặt hàng Báo cáo họp XXLĐ Mô tả: 2.1 Kế hoạch bán hàng Vào cuối tháng, nhân viên kinh doanh xây dựng kế hoạch bán hàng vùng quản lý tháng gửi cho phụ trách phòng để tổng hợp kế hoạch bán hàng cơng ty, trình giám đốc kinh doanh xem xét thơng báo cho phịng kế hoạch - sản xuất triển khai 2.2 Xuất hàng Căn vào kế hoạch bán hàng đơn hàng nhân viên kinh doanh/ đại lý (trước thời hạn giao hàng 03 ngày) phòng kinh doanh tiến hành giao hàng cho khách hàng, kèm theo hố đơn, phiếu xuất kho 2.3 Chăm sóc khách hàng Tổ chăm sóc khách hàng có trách nhiệm gọi điện/ trực tiếp gặp khách hàng để thu thập thông tin sản phẩm Mọi phản hồi khách hàng phải cập nhật Sổ theo dõi ý kiến phản hồi khách hàng, báo cáo vào cuối tháng Với khiếu nại hộ chăn ni chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, phịng kinh doanh tiếp nhận, chuyển đến phận liên quan xử lý trả lời khách hàng Trong số trường hợp, phòng kinh doanh phải cử cán kỹ thuật trực tiếp gặp khách hàng để có hướng xử lý thích hợp, mở phiếu Báo cáo phát không phù hợp theo BM-04-01 (nếu cần) Định kỳ hàng năm, Phòng kinh doanh tiến hành khảo sát ý kiến khách hàng theo Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng BM-12-01 (nếu cần) 2.4 Tổng hợp phản hồi Hàng năm, phòng kinh doanh tổng hợp lại khiếu nại khách hàng, phân tích báo cáo họp xem xét lãnh đạo, có yêu cầu HỒ SƠ: STT Hồ sơ Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng Bảng theo dõi phản hồi khách hàng Biểu gọi điện khách hàng thăm quan Mã số BM-12-01 Nơi lưu Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh Thời gian lưu năm năm năm Đơn đặt hàng Kiểm soát phê duyệt việc khách hàng trả (đổi) hàng Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh năm năm PHỤ LỤC: Hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho Sổ theo dõi ý kiến khách hàng Báo cáo phát không phù hợp BM-04-01 QT-13: QUY TRÌNH MARKETING MỤC ĐÍCH: Quy trình quy định cách thức tiến hành công tác thị trường nhằm đảm bảo thị phần cao PHẠM VI: Quy trình Marketing áp dụng cho tất sản phẩm công ty bao gồm: - Thức ăn đậm đặc, hỗn hợp cho gia súc, gia cầm - Thức ăn gia súc hỗn hợp dạng viên TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Sổ tay chất lượng ĐỊNH NGHĨA: NỘI DUNG: Tìm kiếm mở đại lý a Tìm kiếm đại lý: Nhân viên thị trường có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng có ý hợp tác với công ty Sau khách hàng đồng ý làm đại lý cho cơng ty nhân viên thị trường phải viết phiếu Bảng đăng ký đại lý fax công ty Trên phiếu ghi rõ tên địa đại lý, hợp tác với hãng cám sản lượng hàng tháng Giám đốc phòng kinh doanh ký xác nhận vào phiếu Sau phịng kế tốn tiến hành đăng ký mã khách hàng hệ thống b Các nhóm đại lý: - Đại lý bán hàng Tongwei song song với bán sản phẩm hãng cám khác Chính sách hưởng khách hàng: Chiết khấu trực tiếp hóa đơn, chiết khấu tháng, quý, năm, hỗ trợ vận chuyển - Đại lý bán mặt hàng Tongwei (cám lợn) loại cám gà vịt cá hãng cám khác Nhóm đại lý hưởng loại đại lý hưởng chiết khấu mặt hàng riêng Chính sách thay đổi theo thời kỳ cụ thể theo quy định công ty Mở phiếu bán hàng (Phiếu xuất kho + hóa đơn) - Căn theo đơn hàng đặt trước khách hàng (đại lý trực tiếp gọi điện đặt hàng nhân viên thị trường gọi điện đặt hàng) phòng bán hàng tiến hành mở phiếu xuất kho cho khách hàng Sau khách hàng nộp tiền cho phòng kế tốn, xuống kho lấy hàng xong quay lại phịng mở phiếu để lấy hóa đơn Chăm sóc khách hàng phản hồi từ khách hàng + Nhân viên tổ giám sát hàng ngày gọi điện hỏi thăm đại lý hộ ni Theo dõi tình hình kinh doanh đại lý tình hình sử dụng cám Tongwei hộ nuôi Tổ chức cho đại lý hộ nuôi thăm quan công ty Đăng ký vào Biểu đề nghị khách hàng tham quan Ghi chép lại ý kiến phản hồi khách hàng vào biểu mẫu Bảng phản hồi ý kiến khách hàng sản phẩm lợn sử dụng cám Tong Wei Nếu có vấn đề liên quan cần trợ giúp tổ kỹ thuật chăm sóc sau bán hàng, tổ giám sát gọi điện trực tiếp báo cáo Giám đốc kinh doanh yêu cầu nhân viên kỹ thuật đến trường để xem xét tư vấn cho khách hàng + Tổ kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trợ giúp nhân viên bán hàng để phát triển thị trường phát triển sản phẩm, thu thập, xếp, tổng hợp tài liệu kỹ thuật liên quan đến kỹ thuật nuôi khám chữa bệnh cho lợn Kịp thời đến trường để kiểm tra xem xét tư vấn cho đại lý hộ nuôi nhận thơng tin u cầu từ phía tổ giám sát phòng kinh doanh Định kỳ tiến hành theo dõi hiệu sản phẩm hộ nuôi công ty thu thập liệu Tiến hành định kỳ thu thập hàng mẫu đối thủ cạnh tranh điều tra hiệu sử dụng sản phẩm đối thủ cạnh tranh HỒ SƠ: Hồ sơ STT Mã số Nơi lưu Thời gian lưu Lưu tới Bản đăng ký đại lý Phòng Kinh khách hàng doanh ko hợp tác hủy Biểu đề nghị khách hàng tham quan Bảng phản hồi ý kiến khách hàng sản phẩm lợn sử dụng cám TongWei PHỤ LỤC: - Theo dõi chế độ báo cáo qua điện thoại - Biểu kiểm tra đột suất nhân viên kinh doanh hàng ngày Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh năm năm ... Hải Dương yêu cầu tiêu chuẩn viện dẫn tới quy trình có liên quan 5.2.2 Các Quy trình: Nội dung quy trình quy định thống gồm mục sau: Mục đích: Quy trình quy định thống nội dung, bước tiến hành... trữ hồ sơ Phụ lục: Liệt kê loại biểu mẫu kèm theo phần sau quy trình 5.2.3 Quy định, hướng dẫn : Nội dung quy định, hướng dẫn bao gồm mục quy trình Nếu hướng dẫn đơn giản trình bày phần nội dung... QT-08: QUY TRÌNH BAO GĨI SẢN PHẨM MỤC ĐÍCH - Mục đích quy trình nhằm quy định phương pháp thống về: Hình thức, nội dung phương pháp bao gói sản phẩm Cơng ty TNHH Tong Wei Hải Dương PHẠM VI Quy trình