Untitled TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG BÀI TẬP NHÓM KIỂM SOÁT NỘI BỘ Giảng viên PGS TS Đường Nguyễn Hưng Thành viên nhóm 9 1 Đỗ Thị Trinh 44K06 6 2 Lê Thị Thanh Huyền 44K06 2 3 Nguyễn Thị Hải[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG BÀI TẬP NHĨM KIỂM SỐT NỘI BỘ Giảng viên: PGS TS Đường Nguyễn Hưng Thành viên nhóm Đỗ Thị Trinh Lê Thị Thanh Huyền Nguyễn Thị Hải Vân Trần Thị Khánh Quỳnh Võ Thị Thanh Xuân 44K06.6 44K06.2 44K06.2 44K06.4 43K06Ct2.1 Đà Nẵng, ngày tháng 10 năm 2021 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK MỤC LỤC A KHÁI QUÁT CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK I Giới thiệu cơng ty II Quá trình hình thành phát triển III Các hoạt động cơng ty B ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT NỘI BỘ: I Hoạt đông bán hàng – thu tiền: Quy trình: Tiếp nhận xfí lý đơn đặt hàng Quy trình: Giao hàng cho khách hàng 12 Quy trình: Lập hóa đơn ghi nhận nghiệp vụ bán hàng 15 Quy trình: Thu tiền khách hàng 18 Quy trình: Đối chiếu cơng nợ báo cáo công nợ 21 II Hoạt động mua hàng_Thanh toán 27 Khái niệm 27 Đặc điểm 27 Các giai đoạn hoạt động mua hàng- Thanh tốn cơng ty 27 C KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK A KHÁI QT CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK I.Giới thiệu cơng ty Tên cơng ty: Cơng ty Cổ phần tập đồn Acecook Thành lập: 15/12/1993 Trụ sở chính: Lơ II-3, Đường số 11, KCN Tân Bình - Phường Tây Thạnh - Quận Tân Phú - TP Hồ Chí Minh Tổng giám đốc: Kajiwara Junichi Vốn điều lệ: 298.000.000.000 đồng Văn phòng đại diện: Tầng 10, tòa nhà Vinaconex 34 phố Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam Website: http://acecookvietnam.vn/ Xếp hạng VNR500: 118(B1/2017) Tel: 028-38154064 / 38150969 Fax: 028-38154067 Mã số thuế: 0300808687 II Quá trình hình thành phát triển - 15/12/1993 thành lập công ty Liên Doanh Vifon Acecook - 07/07/1995 bán hàng sản phẩm thành phố Hồ Chí Minh - 28/02/1996 Tham gia thị trường xuất Mỹ Thành lập chi nhánh Cần Thơ - 1999: Lần đoạt danh hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao - 2000: Ra đời sản phẩm mì Hảo Hảo Bước đột phá cơng ty thị trường mì ăn liền - 2003: Hoàn thiện hệ thống nhà máy từ Bắc đến Nam - 2004: Chính thfíc đổi tên thành công ty TNHH Acecook Việt Nam di dời nhà máy KCN Tân Bình - 2006: Chính thfíc tham gia thị trường gạo ăn liền việc xây dựng nhà máy Vĩnh Long cho đời sản phẩm Phở Xưa&Nay - 2008: Đổi tên thành Công ty cổ phần Acecook Việt Nam (18/01) Thành viên thfíc Hiệp hội MAL giới - 2010: 07/07/2010 đón nhận Huân chương lao động hạng Nhất - 2012: Khánh thành nhà máy Hồ Chí Minh đại hàng đầu Đông Nam Á - 2015: Công Ty Cổ Phần Acecook Việt Nam thay đổi nhận diện thương hiệu ❖ Những thành tựu đạt được: - 2008: Cúp doanh nhân Sài Gòn tiêu biểu - 2009: Doanh nghiệp xuất sắc toàn quốc Rồng vàng 2009 Thương hiệu Vàng Huân chương lao động Hạng Nhất CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ACECOOK - 2010: - 2011: - 2012: - 2013: - 2014: - 2015: - 2016: - 2017: - 2018: - 2020: Doanh nhân tiêu biểu Việt Nam – Campuchia Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao Thương hiệu uy tín sản phẩm & dịch vụ chất lượng vàng Cờ thi đua phủ Sản phẩm người tiêu dùng yêu thích Thương hiệu tiếng Asean Bằng khen Doanh nghiệp tiêu biểu Bộ công thương tặng cờ thi đua Bằng Khen Tuyên Truyền Vận Động Bảng Vàng Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Uy Tín Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Uy Tín Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao Bình Chọn Nhãn Hàng Hảo Hảo Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao Top 100 Nơi Làm Việc Tốt Nhất Top 10 Cty Thực Phẩm Đồ Uống Top 100 Nơi Làm Việc Tốt Nhất Viet Nam Best Places To Work Bằng Khen Vì Ủng Hộ Chống Covid 19 Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao Bằng Khen 30 Năm Thuế Bằng Khen Ủng Hộ Covid 19 Cúp Sản Phẩm Công Nghiệp Và Nông Nghiệp Hỗ Trợ Tiêu Biểu Năm 2020 Cúp 30 Năm Thuế Chfíng Nhận Thương Hiệu Vàng Thành Phố Hồ Chí Minh – 2020 Chfíng Nhận Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao – 2020-2021 Chfíng Nhận Sản Phẩm Cơng Nghiệp Và Công Nghiệp Hỗ Trợ Tiêu Biểu – Sản Phẩm Sợi Gạo Sợi Miến Chfíng Nhận Sản Phẩm Cơng Nghiệp Và Cơng Nghiệp Hỗ Trợ Tiêu Biểu – Sản Phẩm Mì Ăn Liền Hảo Hảo Cúp Thương hiệu vàng Thành Phố Hồ Chí Minh năm 2020 III Các hoạt động công ty - Hoạt động mua hàng – toán - Hoạt động sản xuất - Hoạt động tuyển dụng - Hoạt động kiểm soát chất lượng - Hoạt động bán hàng – thu tiền - Hoạt động xuất nhập hàng tồn kho - Hoạt động tài - Hoạt động chăm sóc khách hàng - Hoạt động Tiền lương - Hoạt động đóng sổ kế tốn- lập báo cáo tài CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK B I ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SỐT NỘI BỘ: Hoạt đơng bán hàng – thu tiền: Hoạt động bán hàng - thu tiền bao gồm nghiệp vụ kế toán ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng thu tiền khách hàng Ghi nhận yêu cầu đặt hàng , đáp fíng tốt nhu cầu khách hàng thu tiền toán khách hàng thời hạn mục tiêu chủ yếu hoạt động bán hàng - thu tiền Tại Công ty Cổ phần ACECOOK Việt Nam, hoạt động bán hàng- thu tiền trải qua qui trình sau đây: - Tiếp nhận xfí lý đơn đặt hàng - Giao hàng cho khách hàng - Lập hóa đơn ghi nhận nghiệp vụ bán hàng - Thu tiền khách hàng - Đối chiếu cơng nợ báo cáo cơng nợ - Xfí lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Quy trình: Tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng Quy trình tiếp nhận xfí lý đơn đặt hàng trải qua bước sau đây: Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng Bước 2: Xem xét khả đáp fíng đơn hàng Bước 3: Áp giá cho đơn đặt hàng Bước 4: Kiểm tra tín dụng khách hàng Bước 5: Lập lệnh bán hàng hợp đồng bán hàng I.1 Tiếp nhận đơn đặt hàng a Mục đích Đặt hàng khách hàng ghi nhận nhiều cách khác nhau, mẫu đơn đặt hàng in sẵn khách hàng gfíi u cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại…Ngồi ra, nhân viên bán hàng đến gặp trực tiếp khách hàng để nhận đơn đặt hàng Yêu cầu khách hàng phải ghi nhận cách cụ thể xác thông tin cần thiết làm sở để thực bước chu trình b Đầu vào- Xử lý- Đầu - Nguồn lực sfí dụng: Phòng kinh doanh - Đầu vào: Đơn đặt hàng khách hàng - Xfí lý: Nhân viên phịng kinh doanh tiếp nhận đơn hàng khách hàng kiểm tra xác thơng tin chủng loại hàng hóa, số lượng mặt hàng, CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ACECOOK thời gian địa điểm giao hàng điều kiện tốn, vận chuyển hàng hóa… thông tin đơn vị đặt hàng tên, MST, số điện thoại, logo, dấu, chữ ký - Đầu ra: đơn đặt hàng phòng kinh doanh xác thực lập lại theo mẫu chuẩn công ty c Nhiệm vụ phận, cá nhân: Nhiệm vụ nhân viên kinh doanh (Nhân viên bán hàng): - Kiểm tra đầy đủ thông tin đơn đặt hàng - Kiểm tra thông tin khách hàng đặt hàng tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, chữ ký dấu, logo người đề nghị mua hàng d Rủi ro q trình: - Khách hàng khơng có thực, lừa đảo mạo danh người khác - Nhu cầu mua hàng khơng xác thực; đơn đặt hàng có điều khoản, điều kiện không hợp lý + Khả phát sinh rủi ro : Thấp + Mfíc độ tác động : Lớn + Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá: Là doanh nghiệp lớn nên Công ty ACECOOK trọng đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ, quy trình xfí lý đơn hàng nghiêm ngặt với hệ thống phân công phân nhiệm rõ rảng giúp xác định danh tính khách hàng thơng tin đặt hàng có thực hay không, nên rủi ro phát sinh giai đoạn thấp Tuy nhiên, xảy sai phạm khiến cho doanh nghiệp bị tổn thất tài sản, nguồn lực, fí đọng hàng hóa Từ ảnh hưởng đến doanh thu lợi nhuận đơn vị e Phỏng vấn nhân viên biện pháp: *Phỏng vấn nhân viên: Nhân viên ACECOOK cho biết công ty nhận đươc đơn hàng số lượng lớn lại người khác mạo danh lấy thông tin công ty khách hàng thân thiết ACECOOK để gfíi đơn đặt hàng Tuy nhiên xác thực thông tin kĩ nên kịp thời phát không gây hậu Đây hành vi chơi xấu đối thủ để nhằm gây thiệt hai cho công ty * Biện pháp công ty áp dụng: - Kiểm tra thông tin khách hàng : tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email,… - Kiểm tra dấu, logo, chữ ký đơn đặt hàng - Đối với khách hàng mua hàng trước cần kiểm tra, đối chiếu lại với mẫu đơn đặt hàng cũ công ty khách hàng để phát điểm khác biệt - Trong trình ghi nhận đơn hàng cần kiểm tra lại số liệu đặt hàng để tránh sai sót khơng đáng có CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK - Gặp trực tiếp, gọi điện thoại, gfíi email cho đơn vị mua hàng để xác nhận thông tin khách hàng * Đánh giá hiệu đối phó rủi ro: Những biện pháp mà công ty áp dụng đầy đủ chặt chẽ, góp phần đáng kể vào việc giảm thiểu rủi ro liên quan đến đơn đặt hàng giả mạo, lừa đảo, sai sót thông tin đơn đặt hàng *Biện pháp đề xuất nhóm: Đây giai đoạn tồn chu trình nên cần phải thực cách tỉ mỉ, cẩn thận Công ty nên theo dõi đơn đặt hàng theo khách hàng cũ khách hàng để tiện quản lý Đối với khách hàng nên lựa chọn hình thfíc đến gặp trực tiếp công ty khách hàng để xác thực I.2 Xem xét khả đáp ứng đơn hàng a Mục đích : nhân viên bán hàng xác định lượng hàng khách hàng yêu cầu có sẵn có đủ thời điểm giao hàng hay không trước chấp nhận đơn đặt hàng nhằm bảo đảm khả cung fíng hàng hóa cho khách hàng b Đầu vào - Xử lý - Đầu - Bộ phận liên quan: phòng kế tốn, phịng kinh doanh, phịng kế hoạch - Chfíng từ liên quan : sổ theo dõi chi tiết biến động hàng tồn kho - Đầu vào : đơn đặt hàng xác thực - Xfí lý: đơn đặt hàng sau xác thực thực kiểm tra vấn đề về: • Chủng loại hàng hóa, số lượng mặt hàng • Thời gian, địa điểm giao hàng, cách thực vận chuyển hàng hóa Sau kiểm tra thông tin đề cập trên, có vấn đề mà cơng ty khơng thể đáp fíng u cầu Cơng ty gfíi mail, gọi điện thoại đến công ty khách hàng để thương thảo điều chỉnh lại yêu cầu cho phù hợp với tình hình hai bên.Nếu trường hợp khách hàng khơng đồng ý từ chối đơn hàng Cuối cùng, sau thõa mãn hết tất điều kiện, nhân viên bán hàng tích chọn vào thõa mãn điều kiện cung fíng đơn hàng vào đơn đặt hàng chuyển đến nhân viên khác phòng kinh doanh - Đầu : đơn đặt hàng thõa mãn khả cung fíng c Nhiệm vụ phận cá nhân - Kế toán hàng tồn kho phải cập nhật xác kịp thời thời điểm phát sinh tăng giảm hàng tồn kho để cung cấp thông tin cho việc bán hàng - Nhân viên bán hàng phân quyền truy cập vào liệu tồn kho mặt hàng để xác định lượng hàng có, số lượng hàng đường thời điểm dự kiến hàng đến kho để đưa định phù hợp - Nếu sản xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải phối hợp thông tin với phận kế hoạch để xác định ngày sản xuất hoàn thành trước chấp nhận đơn đặt hàng d Rủi ro xảy bước này: chấp nhận đặt hàng hàng hóa khơng có sẵn khơng thể sản xuất cung fíng kịp thời theo tiến độ khách hàng yêu cầu - Khả phát sinh rủi ro : Thấp - Mfíc độ tác động : Lớn - Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá: CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK Cơng ty có quy mơ lớn, hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp kịp thời, xác số lượng tồn kho loại hàng hóa, thành phẩm cho phận xfí lí đơn đặt hàng nên xảy tình trạng chấp nhận đơn hàng khơng có khả cung fíng, Tuy nhiên lý mà cơng ty chấp nhận đơn đặt hàng khơng có khả đáp fíng khơng có hàng để giao, giao hàng khơng tiến độ, làm uy tín với khách hàng e Phỏng vấn biện pháp: *Phỏng vấn nhân viên: Thời điểm việc fíng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế khơng có cập nhật kịp thời hàng tồn kho có lúc cơng ty chấp nhận đơn hàng khơng có khả cung fíng gây thiệt hại cho cơng ty Tuy nhiên nhờ áp dụng công nghệ thông tin vào xfí lý cơng việc, hệ thống phân công phân nhiệm rõ ràng nên xảy tình trạng nhận đơn hàng khơng có khả cung fíng *Biện pháp cơng ty áp dụng để đối phó với rủi ro: Hệ thống thơng tin triển khai thông suốt, phân công phân nhiệm rõ ràng, có phối hợp nhịp nhàng phận nhằm giúp xfí lí thơng tin nhanh khả cung fíng cho đơn đặt hàng khách hàng *Đánh giá tính hiệu đối phó với rủi ro: Những biện pháp mà cơng ty áp dụng làm tăng hiệu việc xfí lý thơng tin khả cung fíng đơn hàng giúp giảm thiểu rủi ro *Biện pháp nhóm đề xuất: nhóm khơng có đề xuất giai đoạn I.3 Áp giá cho đơn đặt hàng: a Mục đích : Đơn đặt hàng sau xác nhận có khả cung fíng chuyển cho nhân viên phóng kinh doanh đảm nhiệm chfíc áp giá tính tổng giá trị đơn hàng b Đầu vào - Xử lý - Đầu - Bộ phận liên quan: phịng kế tốn, phịng kinh doanh - Đầu vào : đơn đặt hàng xác nhận có khả cung fíng - Xfí lý: Nhân viên bán hàng dựa vào bảng giá niêm yết đơn vị để áp giá xác theo mặt hàng tính tổng giá trị đơn hàng - Đầu : đơn đặt hàng áp giá c Nhiệm vụ phận cá nhân - Kế toán giá thành chịu trách nhiệm tính tốn bảng giá niêm yết cách xác thường xuyên cập nhật bảng giá theo biến động nguyên liệu đầu vào yếu tố liên quan khác - Nhân viên bán hàng dựa vào bảng giá niêm yết đơn vị để áp giá xác theo mặt hàng tính tổng giá trị đơn hàng - Đơn hàng sau áp giá Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra lại tất thông tin đơn đặt hàng phê duyệt Nếu đơn hàng có giá trị lớn Trưởng phịng xem xét khoản chiết khấu, giảm giá CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK d Rủi ro xảy bước này: - Các mặt hàng bị áp giá sai - Nhân viên thơng đồng với khách hàng để áp mfíc giá thấp với bảng niêm yết + Khả phát sinh rủi ro : Thấp + Mfíc độ tác động : Lớn + Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá: Công ty dựa bảng niêm yết nên khả xảy sai phạm thấp Tuy nhiên, tránh khỏi trường hợp nhân viên vơ tình nhập sai giá cho mặt hàng tương đương nhân viên thông đồng với khách hàng hạ giá sản phẩm xuống Nếu điều xảy ảnh hưởng đến doanh thu đơn vị Tuy nhiên, đơn đặt hàng sau áp giá Trưởng phòng kiểm tra lại ký duyệt nên hạn chế phần rủi ro e Phỏng vấn biện pháp *Phỏng vấn nhân viên: Nhân viên cho biết với cách xfí lý chặt chẽ qua giai đoạn nên có trường hợp gian lận xảy Chỉ có số trường hợp nhân viên vào làm chưa quen với mã sản phẩm công ty nên áp nhầm giá phát kịp thời *Biện pháp công ty áp dụng để đối phó với rủi ro: Khi nhận bất cfí đơn đặt hàng phó phịng kinh doanh chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên bán hàng để sau dễ dàng qui trách nhiệm Điều giúp tăng chịu trách nhiệm nhân viên với cơng việc làm *Đánh giá tính hiệu đối phó với rủi ro: Tốt Giúp hạn chế sai phạm *Biện pháp nhóm đề xuất: Trong tồn bước liên quan đến qui trình xfí lý tiếp nhận đơn đặt hàng phịng kinh doanh đảm nhận, phó phịng kinh doanh ln phiên phân chia cơng việc cho nhân viên, tránh người làm công việc dẫn đến gian lận I.4 a Kiểm tra tín dụng khách hàng Mục đích : Bước lập để nhằm xem xét khả toán khách hàng Tránh phê duyệt đơn đặt hàng mà khách hàng khơng có khả toán b Đầu vào - Xử lý - Đầu CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK - Bộ phận liên quan: phịng kế tốn - Đầu vào : đơn đặt hàng chuyển qua từ phòng kinh doanh - Xfí lý: Kế tốn cơng nợ cần phải kiểm tra số dư công nợ khách hàng đảm bảo tài khách hàng trước định chập nhận đơn đặt hàng toán sau để tránh trường hợp khách hành bị khả toán - Đầu : đơn đặt hàng duyệt khả toán c Nhiệm vụ phận cá nhân - Thông thường khách hàng phép mua chịu đến giới hạn định Kế tốn cơng nợ dựa thơng tin liên quan đề xuất phương thfíc tốn mfíc bán chịu cho khách hàng, Nếu lần bán chịu làm tổng mfíc nợ khách hàng lớn hạn mfíc tính dụng cho phép, kế tốn cơng nợ yêu cầu khách hàng toán bớt nợ cũ trước thực đơn hàng - Nếu đơn đặt hàng khách hàng trường hợp đặc biệt kế tốn cơng nợ phải báo cáo với kế toán trưởng để xem xét - Sau kiểm tra xong, kế toán trưởng ký vào đơn đặt hàng d Rủi ro xảy bước này: - Phê duyệt đơn đặt hàng khơng có khả tốn + Khả phát sinh rủi ro : thấp + Mfíc độ tác động : Lớn + Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá: Nhân viên thơng đồng với khách hàng phê duyệt đơn đặt hàng để hưởng tiền hoa hồng nhân viên chịu áp lực doanh số nên phê duyệt đơn đặt hàng vượt hạn mfíc tín dụng cho phép Nếu điều xảy thường xuyên, doanh nghiệp phải gánh chịu khoản nợ xấu, ảnh hưởng lớn đến lợi ích, tài sản đơn vị e Phỏng vấn biện pháp *Phỏng vấn nhân viên: Nhân viên công ty cho biết trước có trường hợp nhân viên thơng đồng với nhà cung cấp để phê duyệt đơn đặt hàng Sau cơng ty phát phạt hành nhân viên *Biện pháp cơng ty áp dụng để đối phó với rủi ro: - Tách biệt phận kế toán phận bán hàng Việc phê duyệt khả tín dụng giao cho phịng kế tốn - Định kỳ lập bảng đánh giá khả chi trả khách hàng ( xuất sắc, tốt, không tốt) xây dựng hạn mfíc tín dụng khách hàng ( thơng thường khách hành phép nợ tối đa 70.000.000 VNĐ) *Đánh giá tính hiệu đối phó với rủi ro: 10 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK - Bước 6: Sau có đầy đủ chfíng từ tạo sở hàng bị trả, đơn vị thực tiếp nhận hàng bán trả về, nhập kho lập biên giao nhận hàng trả lại b Đầu vào, đầu quy trình: - Đầu vào: Hóa đơn GTGT lần đầu bán hàng, Biên giao nhận, Giấy đề nghị trả lại hàng bán,… - Đầu ra: Biên xác minh tình trạng hàng hóa, Biên thu hồi hàng bán, Hóa đơn GTGT điều chỉnh, Sổ sách Kế toán điều chỉnh, Phiếu Xuất kho điều chỉnh, Phiếu chi,… c Nhiệm vụ, công việc phận có liên quan: - Kế toán bán hàng / Bộ phận kinh doanh: tiếp nhận, xfí lý đơn đề nghị trả hàng khách hàng; kiểm tra chất lượng lô hàng; lập báo cáo cho ban giám đốc Sau xét duyệt đề nghị, kế tốn bán hàng lập hóa đơn điều chỉnh - Kế toán toán: Với trường hợp hàng bán trả lại xfí lý cách khơng thu hồi mà giảm giá cho khách hàng, kế toán toán lập phiếu chi với tương đương giá trị giảm giá lơ hàng theo định phịng kinh doanh, ban giám đốc Sau đó, thu thập tồn chfíng từ liên quan đến nghiệp vụ hàng bán bị trả/ giảm giá để lưu trữ - Thủ kho: có trách nhiệm lập phiếu xuất điều chỉnh với lô hàng bị trả lại, kiểm tra số lượng – chất lượng lô hàng trước nhập lại vào kho đơn vị - Kế tốn cơng nợ: điều chỉnh thay đổi với khoản phải thu khách hàng với trường hợp giao dịch bán hàng chưa tốn - Ban giám đốc: xét duyệt, kiểm tra đưa định việc xfí lý hàng bán bị trả giảm giá hàng bán, cho cách giải không gây nhiều thiệt hại kinh tế cho đơn vị mà giữ khách hàng cho giao dịch tương lai d Mục đích: - Quy tình xfí lý hàng bán bị trả lại / giảm giá hàng bán xuất phát từ thực tế kinh doanh Hầu hết doanh nghiệp kinh doanh gặp phải tình trên, lý quy trình phát sinh Nó đảm bảo cho đơn vị trách nhiệm rõ ràng phận, công việc cụ thể nghiệp vụ hàng bán bị trả phát sinh Giúp cho ý kiến, yêu cầu khách hàng xfí lý cách nhanh chóng đảm bảo tính xác, lợi ích đơn vị kinh doanh Tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khơng xfí lý yêu cầu khách, gây không hài lòng khách hàng, ảnh hưởng đến kết - hoạt động kinh doanh đơn vị dài hạn e Rủi ro quy trình: * Vì quy trình phfíc tạp, phận phải đối chiếu với chfíng từ phát sinh lần đầu, trải qua trình kiểm tra, xét duyệt phải lập lại chfíng từ Nên quy trình phát sinh nhiều rủi ro nhiều phương diện khác ( vơ tình, cố tình ) Điển hình, kể đến: 25 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK - Rủi ro: Kế tốn bán hàng thơng đồng với thủ kho, kế tốn tốn để tăng số lượng hàng bán trả lại ( Với trường hợp, Ban giám đốc duyệt phương án giảm giá cho hàng bị trả ) + Khả phát sinh: Trung bình + Mfíc độ ảnh hưởng: Lớn + Giải thích rủi ro: rủi ro phát sinh nghiệp vụ Song, để rủi ro diễn phải có đồng lòng cá nhân thuộc phận khác Nên khả phát sinh rủi ro đánh giá trung bình Ngược lại với khả phát sinh mfíc độ ảnh hưởng Nếu rủi ro phát sinh thực tế tác động lớn lên doanh nghiệp mặt tài chính, kho hàng,… f Phỏng vấn biện pháp: * Phỏng vấn nhân viên: Ngày 5/10/2013, Ban giám đốc định giảm giá lô hàng trả lại Siêu thị Mamafood với số tiền 35 triệu 080 nghìn đồng Cuối tháng, chi nhánh cfí kế tốn trưởng với Phó giám đốc Chi nhánh thực kiểm tra giao dịch hàng bị trả lại tháng, trực tiếp kiểm tra – làm việc đột xuất với khách hàng ( tổ chfíc ) cơng ty Phát số lượng hàng trả lại Mamafood bị làm tăng so với thực tế Sau trình điều tra, xác định kế toán bán hàng Niên, Thủ Kho – Q kế tốn tốn Hiền thơng đồng với để trục lợi khoảng tiền chênh lệch 18 triệu đồng chẵn * Biện pháp công ty áp dụng: - Kiểm tra đột xuất quy trình, làm việc trực tiếp với khách hàng để tăng tính xác, khách quan số liệu - Dựa vào công việc phân bổ trước, truy xét người cố tình thực hành vi sai phạm - Thực định buộc việc người đồng thời buộc bồi thường cho công ty tương đương với số tiền biển thủ * Đánh giá hiệu đối phó rủi ro: - Chu trình xfí lý chfíng từ chi nhánh cịn chưa hiệu quả, xuất kẽ hỡ - tạo hội cho nhân viên gian lận lập giả chfíng từ ( phiếu chi ) khác với thực tế - Đã có nghiệp vụ kiểm tra đột xuất ban giám đốc: Tốt – Hiệu * Biện pháp đề xuất nhóm: - Ở giao dịch nghiệp vụ, phải yêu cầu lập nhiều liên khác cung cấp liên cho nhà quản lý để làm sở đối chiếu - Tách biệt hoàn toàn thủ kho kế toán toán, giảm thiểu hội cấu kết – thông đồng gian lận - Quy định rõ ràng hình thfíc xfí phạt hành vi gian lận nhiều cách: hành chính, nhân sự,… 26 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK - Phải có phận quan hệ khách hàng riêng biệt, thực việc xác nhận, kiểm chfíng tính xác, chân thật nghiệp vụ kinh tế diễn II Hoạt động mua hàng_Thanh tốn Khái niệm Mua hàng gì? - Mua hàng nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh đơn vị, giai đoạn q trình lưu chuyển hàng hóa, quan hệ trao đổi người mau người bán thông qua hợp đồng mua bán hàng hóa, quan hệ thnah tốn tiền hàng; trình vốn doanh nghiệp chuyển tư hình thái tiền tệ sáng hình thái hàng hóa Doanh nghiệp nắm quyền sở hữu hàng hoá quyền sở hữu tiền có trách nhiệm toán tiền cho nhà cung cấp - Đây hoạt động nhằm tạo yếu tố đầu vào cho quy trình sản xuất, bán hàng doanh nghiệp cách đầy đủ số lượng, quy cách, chủng loại, đảm bảo chất lượng, giá phù hợp phù hợp với nhu cầu sản xuất kế hoạch bán doanh nghiệp Đặc điểm - Kiểm sốt q trình mua hàng hóa, dịch vụ gắn với chi phí doanh nghiệp Hàng hóa mua vào sfí dụng cho việc trực tiếp sản xuất hay khối lượng hàng hóa cần dự trữ hàng tồn kho - Mua hàng trải qua trình so sánh, xác định nhà cung cấp cho doanh nghiệp Việc hợp tác với nhà cung cấp hợp tác lâu năm, có tin cậy cao việc đặt hàng diễn nhanh chóng, doanh nghiệp khơng khoản chi phí cho việc tìm kiếm nhà cung cấp + Các nhà cung cấp cho Ace Cook: Công ty Tiến Hưng ( cung cấp bột mỳ), … công ty Các giai đoạn hoạt động mua hàng- Thanh toán 3.1) Xác lập nhu cầu mua hàng a Quy trình thực hiện: - Các phịng ban có nhu cầu sfí dụng vật tư gfíi giấy đề nghị cấp vật tư để sản xuất đến Phịng cung fíng vật liệu - Kiểm tra hàng tồn kho kho để xem xét cấp cho phịng ban sfí dụng Nếu hàng tồn kho khơng đủ để đáp fíng nhu cầu Phịng cung fíng thực lập giấy Đề nghị mua vật tư - Trình Ban giám đốc giấy Đề nghị mua vật tư chfíng từ mua hàng để xét duyệt - Thông qua xét duyệt thực đặt hàng nhà cung cấp b Đầu vào, đầu quy trình : - Đầu vào hoạt động: Phiếu yêu cầu cấp vật tư, hàng hóa 27 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK - Xfí lí: + Phịng cung fíng vật liệu kiểm tra vật liệu, hàng hóa kho + Lập giấy đề nghị mua hàng cho Giám đốc xét duyệt, lập hợp đồng, đơn đặt hàng - Đầu hoạt động + Biên kiểm nhận hàng hóa + Phiếu nhập kho + Xfí lí hàng khơng đạt u cầu với nhà cung cấp c Nhiệm vụ, công việc phận có liên quan : - Phịng ban cần vật tư: Lập giấy đề nghị xác định nhu cầu, yêu cầu số lượng, chủng loại hàng,… gfíi đến Phịng quản lý - Phịng cung fíng: Lập giấy đề nghị mua hàng trình lên Ban giám đốc kiểm duyệt d Mục đích: Xác định đắn số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên liệu; phù hợp với doanh nghiệp cần sfí dụng cho hoạt sản xuất doanh nghiệp e Rủi ro quy trình: - Nhu cầu hàng hóa doanh nghiệp khơng xác + Khả phát sinh: Cao + Mfíc độ tác động: Lớn + Nhân viên gian lận cách khai khống sô lượng, chất lượng chủng loại nguyên vật liệu trình nhập nguyên liệu vào trình sản xuất Rủi ro nghiêm trọng ảnh hưởng đến chi phí, chết lượng hàng hóa đầu gây thiệt hại cho doanh nghiệp -Quyền hạng người yêu cầu mua hàng chưa đưa phạm vi định: + Khả phát sinh: Cao + Mfíc độ tác động: Lớn Dẫn đến người khơng có thẩm quyền tham gia vào trình yêu cầu đặt Rủi ro ảnh hưởng đến số lượng hàng không đủ thừa để sản xuất chất lượng hàng hóa -Giữa doanh nghiệp nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn lâu dài: + Khả phát sinh: Cao + Mfíc độ tác động: Lớn Dẫn đến việc chủ quan không thiết lập hợp đồng hai bên Rủi ro xảy cao, mang đến thiệt hại lớn cho đơn vị hợp đồng khơng chặc chẽ điều khoản hợp đồng dẫn đến bất lợi chất lượng, chủng loại, số lượng sai lệch thời gian giao nhận hàng 28 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK -Đơn hàng khơng theo yêu cầu đơn đặt hàng + Khả phát sinh: Cao + Mfíc độ tác động: Lớn Rủi ro xảy cao, gây ảnh hưởng xấu đến chậm trể sản xuất sản phẩm đầu không đạt chuẩn chất lượng f Phỏng vấn biện pháp: * Phỏng vấn nhân viên: Ngày 3/5/2019, chi nhánh ACECOOK Đà Nẵng nhân viên đặt hàng Huỳnh Thanh Hương sau thông qua giấy đề nghị mua hàng thực nghiệp vụ mua hàng nhà cung cấp Tiến Hưng với số lượng đặt hàng 10 bột mỳ Nhưng Huỳnh Thanh Hương lại cấu kết với nhà cung cấp khai khống số lượng bột mỳ cần nhập lên đến 20 làm ảnh hưởng đến chi phí sản xuất doanh nghiệp * Giải công ty thực hiện: Cuối quý năm 2019, thực kiểm tra kết hoạt động kinh doanh chi nhánh phát sai lệch hóa đơn bán hàng thực tế nhập kho Kế tốn kho lại chfíng từ nhập kho Kế toán trưởng yêu cầu tập hợp tất chfíng từ để kiểm sốt đối chiếu với Phát hành vi khai khống số lượng hàng hóa Trách nhiệm quy cho chi nhánh phòng ban thực hành vi đặt hàng * Đánh giá hiệu đối phó rủi ro: - Cơng ty có biện pháp cụ thể chưa kịp thời ngăn chặn rủi ro quy định đặt hàng nhà cung cấp Giải pháp chưa triệt để răn đe hành vi *Biện pháp nhóm đề xuất để đối phó với rủi ro: +Lập đơn đặt hàng theo kế hoạch sản xuất đơn vị phê duyệt ban quản lí (Ban Giám đốc) + Bố trí nhân viên có lực giải nghiệp vụ xfí lí đơn đặt hàng + Xây dựng chuẩn mực đạo đfíc cơng ty, ban hành chế độ khen thưởng, phạt cách hợp lý fíng với mfíc độ hành vi + Giấy đề nghị mua hàng phê duyệt kế toán vật liệu theo dỏi đính kèm với chfíng từ mua hàng 3.2) Quy trình đánh giá nhà cung cấp: a Quy trình thực hiện: - Lập danh sách nhà cung cấp tiềm - Tìm kiếm thơng tin nhà cung cấp dựa theo: Giấy đề nghị báo có, hàng hóa chất lượng, hàng đính kèm, thời gian giao nhận đặc biệt lực nguồn hàng ổn định - Lập danh sách Nhà cung cấp đáp fíng đầy đủ nội dung so sánh với tiêu: 29 CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK • Độ uy tín: số lượng hàng, thời gian giao u cầu • Thương hiệu: Có tên tuổi thị trường • Chất lượng: Hàng hóa đạt chuẩn chất lượng, chủng loại b Đầu vào, đầu quy trình - Đầu vào: Giấy đề nghị mua hàng - Xfí lý: Xây dựng danh sách tiêu đánh giá nhà cung cấp - Đầu ra: Danh sách nhà cung cấp lựa chọn c Nhiệm vụ, cơng việc phận có liên quan - Bộ phận Kiểm soát chất lượng đưa danh sách tiêu đánh giá nhà cung cấp - Lập phiếu đánh giá đưa nhà cung cấp tiềm theo tiêu chí xây dựng - Ban Giám đốc phê duyệt đề nghị nhà cung cấp cho phận KCS d.Mục đích: Hình thành danh sách nhà cung cấp tiềm cho hoạt động mua sắm tốt e Rủi ro quy trình: - Đánh giá nhà cung cấp cách khơng đắn, khách quan có mối quan hệ thân quen hợp tác thời gian lâu + Khả phát sinh: Cao + Mfíc độ tác động: Lớn Rủi ro gây tổn thất cho đơn vị chất lượng, giá vật tư dùng sản xuất doanh nghiệp -Sự thông đồng nhân viên nhà cung cấp để trục lợi + Khả phát sinh: Cao + Mfíc độ tác động: Lớn -Rủi ro khiến cho doanh nghiêp nhận hàng hóa khơng đảm bảo chất lượng với giá cao để chia số tiền chênh lệch f Phỏng vấn biện pháp *Phỏng vấn nhân viên: Ngày 2/1/2020, công ty ACECOOK chi nhánh Đà Nẵng thực đặt hàng cung fíng cho phịng ban sfí dụng nên u cầu cần tìm nhà cung cấp Cơng ty u lập danh sách nhà cung cấp tiềm năng, có mối quan hệ mật thiết nhân viên đánh giá Mai Công Dân nhà cung cấp Minh Hùng nên vượt qua tiêu chí đánh giá dễ dàng trở thành nhà cung cấp cho vật tư Nhưng đến thời gian quy định vật tư gfíi đến cơng ty phịng KCS kiểm tra khơng 30 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK đạt tiêu chuẩn thiếu số lượng hàng yêu cầu Gây ảnh hưởng đến q trình sản xuất *Biện pháp cơng ty áp dụng: - Tách biệt nhân viên đặt hàng nhà cung fíng đảm bảo khơng có lợi ích cá nhân xảy - Có vào kiểm tra phòng ban Ban giám đốc, phòng cung fíng, kế tốn,… - Thực kĩ luật với nhân viên Mai Cơng Dân phịng ban liên quan *Biện pháp kiểm sốt rủi ro nhóm đề xuất: - Thực quy tắc bất kiêm nhiệm người khơng kiêm nhiệm chfíc kết hợp gây sai phậm người lập giấy đề nghị mua hàng k thể liên hệ trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp lúc nhận hàng - Lựa chọn, xét duyệt nhà cung cấp phải thơng qua người có thẩm quyền duyệt chọn tránh thông đồng nhân viên nhà cung cấp - Ban hành quy tắc đạo đfíc, khen thưởng, kỹ luật trường hợp làm tốt hay vi phạm - Có tham gia phòng ban để thực việc so sánh xét duyệt cách minh bạch 3.3) Nhận hàng nhập kho: a Quy trình thực hiện: Có tham gia trưởng phịng cung fíng đại diện ban giám đốc - Bên bán giao hàng đến kho công ty tự nhận hàng - Khi hàng đến kho,nhân viên mua hàng xuất trình phiếu yêu cầu nhập kho - Kế toán kho nhận phiếu yêu cầu nhập kho, lập phiếp nhập kho - Khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng giao hàng cho thủ kho - Trước nhập kho tiến hành kiểm tra hàng hóa: + Thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng có với đơn đặt hàng thỏa thuận ban đầu dựa vào đơn đặt hàng phiếu yêu cầu nhập + Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm đáp fíng tiêu chuẩn ATVSTP theo qui định pháp luật thực phẩm nước quốc tế - Khi kiểm nhận hàng nhận không đạt yêu cầu đơn đặt hàng, không đảm bảo chất lượng, hàng thừa thiếu, thủ kho phải lập biên báo cáo cấp để thực xfí lý nhanh (từ chối nhận hàng, yêu cầu đổi trả, …) - Khi kiểm tra hàng với yêu cầu đơn đặt hàng chất , thủ kho ký nhận hàng vào phiếu nhập kho , Lưu lại liên ghi thẻ kho, liên chuyển cho phận kế toán đối chiếu in phiếu nhập kho - Thủ kho tiến hành nhập kho hàng hóa dựa phiếu nhập kho.Kế tốn kho ghi sổ kho hoạch toán vật tư b Đầu vào, đầu quy trình - Đầu vào hoạt động: 31 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK + Đơn đặt hàng + Phiếu yếu cầu nhập kho + Hàng hóa - Xfí lý: + Nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, xfí lý hàng hóa khơng u cầu, tiến hành, nhập kho hàng hóa - Đầu hoạt động: + Biên kiểm nhận hàng hóa + Phiếu nhập kho c Nhiệm vụ, cơng việc phận có liên quan - Nhân viên mua hàng: Là nhân viên thuộc phận mua hàng, thực mua hàng hóa, tham gia vào trình nhận hàng nhập kho, người lập yêu cầu nhập kho Yêu cầu nhập kho lập thành phiếu yêu cầu nhập kho - Thủ kho: Là người thực quản lý kho từ hàng nhập đến vào kho Thực kiểm tra số lượng hàng hóa có với đơn đặt hàng hay không, chịu trách nhiệm với hàng nhập kho - Kế tốn kho: đóng vai trị vơ quan trọng, người chịu trách nhiệm theo dõi lượng hàng hóa nhập vào, lập phiếu xuất kho, đối chiếu chfíng từ liên quan,phản ánh xác số liệu, bảo vệ tài sản công ty tránh thất thoát - Nhân viên KCS: Thuộc phận KCS; phận phụ trách việc kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu vào đầu doanh nghiệp, đảm bảo nguyên liệu hàng hóa chất lượng, thống kê thông số kỹ thuật, số lượng, đáp fíng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm - Trưởng phịng cung fíng đại diện ban giám đốc: Là người tham gia vào trình giao nhận hàng, có chfíc giám sát hoạt động quy trình, đảm bảo hoạt động diễn kế hoạch, đảm bảo tính minh bạch d Mục đích: - Đây bước then chốt - Đảm bảo hàng hóa nhận nhập kho đáp fíng số lượng, chất lượng như thỏa thuận, xfí lý hàng hóa thừa, thiếu, khơng quy cách kịp thời, nhanh chóng - Hàng giao nhận thời gian địa điểm - Nhập kho hàng hóa kịp thời, đáp fíng nhu cầu sfí dụng cơng ty - Hàng hóa bảo quản cách khơng bị thất e Rủi ro quy trình: - Rủi ro: Thủ kho kế tốn vật tư , thơng đồng với để tham vật tư hàng hóa đơn vị + Khả phát sinh : Cao + Mfíc độ ảnh hưởng: Cao + Giải thích rủi ro: Mỗi cá nhân có tham vọng riêng, số cá nhân không tuân theo chuẩn mực đạo đfíc, khơng phân biệt việc làm đúng, việc làm sai sai phạm dễ xảy xảy nhiều lần , gây thất thoái tài sản, gian lận Nhân viên giao hàng kế tốn kho thơng đồng lập phiếu đề nghị 32 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK nhập kho, phiếu nhập kho thấp so với số lượng hàng thực tế nhập vào, thủ kho bắt tay cho phép nhập hàng mà không xác nhận lại Cùng tham ô lượng vật tư - Rủi ro:Không thực cất trữ hàng hóa kịp thời, dẫn đến hàng bị cắp + Khả phát sinh: Thấp + Mfíc độ ảnh hưởng:Cao + Giải thích rủi ro: Khi hàng hóa đến kho hàng, khơng thực cất trữ hàng hóa kịp thời, hàng hoa bị cắp Rủi ro xảy thấp cơng ty có trang bị đội ngủ coi hàng hóa Nếu rủi ro xảy ra, cơng ty thiếu hụt lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, làm chậm trễ trình sản xuất, gây tổn thất cho công ty - Rủi ro:Bảo quản hàng hóa , sai cách, làm hàng tồn kho bị hư hỏng, chất lượng + Khả phát sinh:Trung bình + Mfíc độ ảnh hưởng: Cao + Giải thích rủi ro: Khi hàng nhập kho, không bảo quản cất, dễ bị hỏng, nấm móc,…Rủi ro xảy làm tăng chi phí cho cơng ty, làm chậm trình sản xuất - Rủi ro: Quản lý, xếp hàng hóa khơng hợp lý, khoa học, quy định hàng hóa khơng đánh dấu, để vị trí dẫn đến hàng hóa bị + Khả phát sinh: Thấp + Mfíc độ ảnh hưởng: Trung bình + Giải thích: Nếu rủi ro xảy ra, làm chi phí tăng lên, gây thiệt hại cho cơng ty - Rủi ro:Việc sai sót q trình kiểm tra hàng hóa trước nhập kho + Khả phát sinh: Trung bình + Mfíc độ ảnh hưởng:Cao + Giải thích: Rủi ro xảy ra,gây thiệt hại từ việc kiểm tra không kỹ lượng hàng mua bị thiếu hụt, không đủ số lượng ban đầu, không chủng loại, chất lượng không đạt tiêu chuẩn đơn đặt hàng,ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình sản xuất đơn vị, thiếu khơng nguyên vật liệu để sản xuất, hàng hóa sản xuất không đạt chuẩn f Phỏng vấn biện pháp *Phỏng vấn nhân viên: Ngày 16/5/2011, nhân viên Trần Tuấn thực nhiệm vụ nhận lô nguyên liệu ( bột mì) từ nhà cung cấp Tiến Hưng, nguyên liệu để sản xuất mì Siu Kay kho để cất trfí Trước diễn hoạt động nhận hàng , Tuấn có quen với kế tốn kho ( Lan), thương lượng với để tham phần ba lơ hàng Vì lợi ích cá nhân, Lan đồng ý rủ Thủ kho ( Nam) tham gia Khi nhận hàng về, Tuấn lập giấy đề nghị nhập kho với số lượng thiếu, Lan lập phiếu nhập kho mà không đối chiếu lại với chfíng từ đơn đặt hàng, thủ kho xác nhận kiểm hàng với số lượng đơn đặt hàng *Biện pháp mà công ty áp dụng: Cuối tháng, thực đóng sổ kế tốn,kế tốn trưởng phát chênh lệch chfíng từ mua hàng nhập kho, sau thực kiểm kê hàng tồn kho, chfíng từ, phát lượng hàng nhập kho với lượng hàng mua vào bị giảm 33 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK hụt Kế tốn trưởng yêu cầu đối chiếu tất chfíng từ liên quan đến mua hàng phiếu nhập kho Kế tốn trưởng quy trách nhiệm lên Trưởng phịng vật tư điều tra rõ báo cáo lên ban giám đốc để có phương án xfí lý *Đánh giá hiệu đối phó rủi ro: Mặc dù cơng ty thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm chặt chẽ, có thơng đồng giũa nhân viên với sau Mặc dù kịp thời phát xfí lý, để lại hậu trình sản xuất quản lý *Các biện pháp nhằm đối phó với rủi ro: + Thực xây dựng, tổ chfíc lớp học chuẩn mực đạo đfíc cơng ty, tun truyền bồi dưỡng đạo đfíc nghề nghiệp cho nhân viên cơng ty + Tiến hành bố trí nhân viên giám sát,kiểm tra đối chiếu đơn đặt hàng với biên kiểm nhận hàng hóa để tránh gian lận, thơng đồng, làm hàng hóa + Thúc đẩy chịu trách nhiệm, phân định quyền hạn Nếu xảy rủi ro, sai phạm công việc, nhiệm vụ cá nhân giao quy trách nhiệm, xfí phạt Vì cá nhân biết nhiệm vụ thân hồn thành tốt cơng việc giao + Tuyển dụng, lựa chọn người có lực, am hiểu rõ hàng hóa để thực kiểm tra hàng hóa , cách bảo quản chất lượng hàng hóa để xếp, bảo quản + Tổ chfíc lớp học đào tạo nhân viên để nâng cao chun mơn + Thực kiểm kê hàng hóa định kì, nhanh chống phát hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát, báo cáo cho cấp để thực biện pháp xfí lý kịp thời 3.4 Hoạch tốn tốn: a.Quy trình thực - Kế tốn công nợ theo dõi chi tiết công nợ người bán, thu thập, lưu giữ đầy đủ chfíng từ nghiệp vụ mua hàng , theo dõi công nợ hoạch toán - Khi đến thời hạn toán, kế tốn cơng nợ phải lập giấy đề nghị tốn cộng với chfíng từ mua hàng gfíi lên cấp trên( kế toán trưởng) xét duyệt - Khi kế toán trưởng xét duyệt, đưa lên giám đốc phê chuẩn cho phép tốn - Sau đó, kế tốn tốn lập ủy nhiệm chi/phiếu chi trình lên giám đốc, kế tốn trưởng ký, đóng dấu ( phê duyệt lần 2) - Kế toán toán thực tốn cho nhà cung cấp hoạch tốn lại cơng nợ b Đầu vào, đầu quy trình - Đầu vào hoạt động: chfíng từ nghiệp vụ mua hàng, công nợ nhà cung cấp, hàng hóa - Xfí lý: Thực hiên ghi nhân cơng nợ nhà cung cấp, lập đề nghị toán, xét duyệt, toán - Đầu hoạt động: Phiếu chi, ủy nhiệm chi c Nhiệm vụ, công việc phận có liên quan 34 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK - Kế tốn cơng nợ:Kế tốn cơng nợ theo dõi chi tiết công nợ nhà cung cấp, phản ánh đầy đủ đảm bảo tính đắn tình hình cơng nợ.Trong giai đoạn kế tốn cơng nợ phải lập giấy đề nghị toán người toán, số tiền, … - Kể toán trưởng: Trong giai đoạn này, kế toán trưởng người thực xét duyệt giấy đề nghị tốn, thực kiểm tra, xác nhận lại tính đắn nghiệp vụ, định đến việc có tốn tiền cho nhà cung cấp hay khơng - Ban giám đốc: Thực đối chiếu, kiểm tra,xác nhận việc phép toán tiền cho nhà cung cấp - Kế tốn tốn:Sẽ kiểm tra chfíng số liệu chfíng từ có xác , hợp lý, hợp lệ hay không.Nếu hợp lệ trùng khớp lập phiếu chi, ủy nhiệm chi trình lên kế toán trưởng xét duyệt lại thực toán cho nhà cung cấp d Mục đích: - Đảm bảo toán cho nhà cung cấp đúng, đủ , kịp thời, khơng có sai phạmtrong q trình tốn Cụ thể, toán người, số tiền, đơn hàng, kì hạn khơng để q hạn e Rủi ro quy trình: - Rủi ro:Cơng nợ nhà cung cấp không ghi nhận đầy đủ: + Khả phát sinh:Trung bình + Mfíc độ ảnh hưởng:Cao + Giải thích: Do bất cẩn, chfíng từ khơng đánh số thfí tự, dẫn đến nghiệp vụ phát sinh bị bỏ sót,… Rủi ro xảy gây vấn đề nghiêm trọng cơng nợ có giá trị lớn - Rủi ro:Công nợ nhà cung cấp bị ghi sai nhân viên cố tình gian lận + Khả phát sinh: Cao + Mfíc độ ảnh hưởng:Cao + Giải thích:Cơng nợ nhà cung cấp bị ghi sai nhân viên cố tình gian lận, lập chfíng từ mua hàng giả để biển thủ tiền cơng ty.Rủi ro xảy mfíc cao xuất phát từ ý thfíc, đạo đfíc cá nhân Nếu không phát hiện, kịp thời kiểm soát, rủi ro xảy thường xuyên đem đến tổn thất lớn cho công ty - Rủi ro: Lập giấy đề nghị tốn sai, khơng rõ ràng, dẫn đến việc phê duyệt khơng xác + Khả phát sinh: Thấp + Mfíc độ ảnh hưởng:Cao + Giải thích: Lập giấy đề nghị tốn sai, khơng rõ ràng, dẫn đến việc phê duyệt khơng xác.Nếu rủi ro xảy ra, gây tốn sai cho nhà cung cấp, cơng ty chịu tổn thất lớn - Rủi ro:Trả tiền cho nhà cung cấp trước giấy đề nghị toán phê duyệt + Khả phát sinh: Thấp + Mfíc độ ảnh hưởng:Trung bình 35 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK + Giải thích: Trả tiền cho nhà cung cấp trước giấy đề nghị toán phê duyệt Rủi ro trả tiền hai lần, trả tiền sai , thừa; rủi ro xảy mfíc thấp, làm tăng chi phí cho đơn vị - Rủi ro:Trả tiền không với điều khoản thỏa thuận, trả chậm trễ + Khả phát sinh: Thấp + Mfíc độ ảnh hưởng:Cao + Giải thích: Trả tiền không với điều khoản thỏa thuận, trả chậm trễ Rủi ro xảy thường xuyên, gây thiệt hại cao cho đơn vị, ảnh hưởng f.Phỏng vấn biện pháp - Phỏng vấn nhân viên: Ngày 10/8 cơng ty có thực mua lơ hàng để tiến hành sản xuất, nhân viên mua hàng thơng đồng với kế tốn cơng nợ lập chfíng từ giả để khai khống lên số tiền mua hàng hóa - Biện pháp mà cơng ty áp dụng:Cuối tháng, sau đối chiếu công nợ với nhà cung cấp phát hành vi gian lận Cơng ty thực điều tra xfí phạt nghiêm khắc hành vi gian lận theo quy định công ty pháp luật - Đánh giá hiệu đối phó rủi ro:Thự chiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thực đối chiếu sổ sách, chfíng từ kế tốn.Song, tình trạng gian lận có khả xảy - Biện pháp mà nhóm đề xuất để đối phó với rủi ro: + Kế tốn cơng nợ trước ghi nhận phải kiểm tra xem thfí số liệu phù hợp với chfíng từ tập hợp hay chưa để tránh sai sót, nhầm lẫn + Thực kiểm tra đối chiếu công nợ với nhà cung cấp thường xuyên + Trước phê duyệt, kế toán trưởng, giám đốc phải đối chiếu với chfíng từ phát sinh liên quan + Kế tốn toán phải dựa vào giấy đề nghị toán qua phê duyệt tiến hành toán cho nhà cung cấp + Tuyển chọn nhân viên có lực, phù hợp để đảm nhiệm công việc tốt + Tổ chfíc lớp học, tuyên truyền chuẩn mực đọa đfíc cơng ty C KẾT LUẬN I Mặt tích cực hệ thống KSNB Mơi trường kiểm sốt: • Doanh nghiệp trọng đến cơng tác kiểm sốt nội xây dựng Bằng chfíng quy trình, bước thực thực kiểm soát chặt chẽ bước • Ban quản lí đội ngũ với trình độ chun mơn tốt, nắm rõ hoạt động phận, đề kế hoạch để kiểm tra sai phạm phận • Ban giám đốc ban hành quy định sách giảm sai phạm, mơi trường nhân viên, có chế độ thưởng cho nhân viên hồn 36 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ACECOOK thành tốt nhiệm vụ để doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra, với bước quy trình xảy sai sót nhân viên phụ trách nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm • Tuyến báo cáo thiết lập cách phù hợp, trình tự, quy định cấp phải có nhiệm vụ báo cáo lên cấp với thơng tin nhiệm vụ thực Hệ thống kế tốn: • Đã sfí dụng giải pháp cơng nghệ vào hệ thống kế tốn, giúp giảm sai phạm đến người • Các phận riêng biệt hệ thống kế tốn phân cơng nhiệm vụ rõ ràng II Những hạn chế • Áp dụng cơng nghệ vào hệ thống kiểm sốt đối mặt với thách thfíc chi phí lớn chưa đảm bảo tính bảo mật thơng tin từ thiết bị cơng nghệ • Mặc dù doanh nghiệp lớn, áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân cơng phân nhiệm, nhân viên có thông đồng với gây sai phạm, dẫn đến thất cho doanh nghiệp III Kết luận: Cơng ty cổ phần Acecook công ty lớn ngành thực phẩm Việt Nam, hệ thống KSNB công ty hệ thống hồn thiện với sách quy định để ngăn ngừa tối đa sai phạm xảy Tuy nhiên doanh nghiệp lớn, nên vị trí nhân viên cấp thấp ( bảo vệ, nhân viên vận chuyển hàng, ) lại ban lãnh đạo lưu tâm, từ dễ dàng phát sinh sai phạm gian lận gây thất thoát cho doanh nghiệp 37 CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ACECOOK TÀI LIỆU THAM KHẢO https://tintucketoan.com/mua-hang-la-gi-cac-phuong-thuc-mua-hang-khinao-duoc-coi-la-hang-mua/ https://logistics4vn.com/tam-quan-trong-cua-mua-hang-trong-doanh-nghiepthuong-mai https://www.anlocviet.vn/cac-buoc-trong-quy-trinh-xuat-nhap-kho-bai-banva-chinh-xac-nhat 38 CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ACECOOK BẢNG ĐÁNH GIÁ Họ tên Lớp Đỗ Thị Trinh 44K06.6 Lê Thị Thanh Huyền 44K06.2 Nguyễn Thị Hải Vân 44K06.2 Trần Thị Khánh Quỳnh 44K06.4 Võ Thị Thanh Xuân 43K06Ct2 Chi tiết công việc 39 Mfíc độ thành hồn ... đọa đfíc cơng ty C KẾT LUẬN I Mặt tích cực hệ thống KSNB Mơi trường kiểm sốt: • Doanh nghiệp trọng đến cơng tác kiểm sốt nội xây dựng Bằng chfíng quy trình, bước thực thực kiểm sốt chặt chẽ bước... quỹ để kiểm tra lại tồn chfíng từ liên quan tùy thuộc vào hình thfíc tốn cơng nợ khách hàng + Với tiền mặt: Thủ quỹ kiểm tra số tiền nội dung phiếu đảm bảo trùng khớp với chfíng từ gốc; kiểm tra... Trước nhập kho tiến hành kiểm tra hàng hóa: + Thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng có với đơn đặt hàng thỏa thuận ban đầu dựa vào đơn đặt hàng phiếu yêu cầu nhập + Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng sản