Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển

Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển

Chuyên đề thực tập tốt nghiệpLỜI NÓI ĐẦUTrong quá trình hình thành và phát triển của một tổ chức, cơ cấu tổ chức đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Đặc biệt trong thời đại ngày nay, môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh có nhiều thay đổi và biến động, các tổ chức, các doanh nghiệp lớn, nhỏ càng cần phải chú ý đến cơ cấu tổ chức để có thể phát huy được hết những tiềm năng của mình. Với sự nhận thức về tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp và qua thời gian thực tập tại Trung tâm Phụ nữ và Phát triển - một đơn vị sự nghiệp có thu phục vụ các nhiệm vụ chính trị của Hội Liên Hiệp Phụ Nữ Việt Nam, em nhận thấy đây là một đề tài hay có thể đóng góp để xây dựng Trung tâm ngày càng tốt hơn. Vì vậy, em xin chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển” để hoàn thành chuyên đề thực tập.1. Mục đích nghiên cứu- Tìm hiểu về mặt lý luận về tổ chức bộ máy quản lý nói chung- Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển- Đưa ra giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Trung tâm2. Đối tượng nghiên cứu- Là hình thức và nội dung của bộ máy quản lý 3. Phạm vi nghiên cứu- Là bộ máy quản lý bao gồm các phòng ban bộ phận của Trung tâm Phụ nữ và phát triển4. Phương pháp nghiên cứu- Phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏiKết cấu chuyên đề: Bùi Thị Huyền Trang QTNL471 Chuyên đề thực tập tốt nghiệpChương 1: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýChương 2: Thực trạng về cơ cấu bộ máy quản lý ở Trung tâm Phụ nữ và Phát triểnChương 3: Một số kiến nghị và giải pháp để hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và Phát triểnDo còn hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức, chuyên đề có thể có một số điểm cần khắc phục. Rất mong được sự giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo để chuyên đề được hoàn thiện hơn.Em xin chân thành cảm ơn! Bùi Thị Huyền Trang QTNL472 Chuyên đề thực tập tốt nghiệpCHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ1.1. Một số khái niệm1.1.1. Tổ chức và cơ cấu tổ chứcTổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định (Ducan, 1981).Hay theo T.D. Mooney và A.C. Reiley thì tổ chức được định nghĩa như sau:“Tổ chức là một hình thức tổ hợp của những người có mục đích chung. Một quần thể tổ chức muốn đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả thì mỗi người làm một việc khác nhau, nhưng phải dựa trên nguyên tắc hiệp đồng hợp tác”. Như vậy, tổ chức bao gồm nhiều nhiều cá nhân song phải có cùng mục tiêu và có tôn chỉ mục đích hoạt động. Đó có thể là một công ty, một cơ quan, một doanh nghiệp, một trung tâm nghiên cứu, v.v… Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổ chức ra những bộ phận nhỏ theo các tiêu thức khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt của mình nhưng chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.1.1.2. Bộ máy quản lý1.1.2.1. Khái niệm và phân loại lao động quản lýXét theo quan điểm của lý thuyết hệ thống thì bất cứ một tổ chức nào cũng bao gồm hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý.Với tư cách là chủ thể quản lý, bộ máy quản lý bao gồm các cán bộ, nhân viên có trình độ tác động vào đối tượng bị quản lý là các công nhân hay các lao động khác nhằm thống nhất hành động, đảm bảo mối quan hệ tương hỗ thống nhất mục đích công tác của tất cả các bộ phận thành viên trong tổ chức.Bùi Thị Huyền Trang QTNL473 Chuyên đề thực tập tốt nghiệpBộ máy này có thể được xem như đầu não của một tổ chức và bao gồm những người gọi là lao động quản lý. Có thể phân chia lao động quản lý theo chức năng và theo vai trò của họ đối với việc thực hiện chức năng quản lý. Theo chức năng: lao động quản lý được chia thành:- Nhân viên quản lý kỹ thuật: Đây là những người có trình độ kỹ thuật, đã được đào tạo tại các trường kỹ thuật và được rèn luyện trên thực tế, được cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là người chỉ đạo trực tiếp hoặc trực tiếp làm công tác kỹ thuật trong xí nghiệp. Đó là Giám đốc, Phó giám đốc, quản đốc phụ trách kỹ thuật, Trưởng phó phòng ban kỹ thuật, các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên các phòng ban.- Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản lý các hoạt động kinh doanh của xí nghiệp, gồm: Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trưởng các bộ phận, nhân viên các phòng kế hoạch, thống kê, lao động - tiền lương…- Nhân viên quản lý hành chính: Là những người làm công tác tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, lái xe, bảo vệ thường trực, phòng cháy chữa cháy, tạp vụ, văn thư đánh máy, v.v…Theo vai trò quản lý đối với việc thực hiện chức năng quản lý, lao động quản lý bao gồm:- Cán bộ lãnh đạo: bao gồm giám đốc, phó giám đốc, quản đốc, phó quản đốc, trưởng, phó các phòng ban, v.v…Họ là những người trực tiếp thực hiện các công việc chủ yếu trong quá trình quản lý mà vấn đề cốt lõi là các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện các quyết định đó.- Các chuyên gia: bao gồm các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, cán bộ thiết kế và công nghệ, những người cộng tác khoa học như nhà toán học, tâm lý học, xã hội học, v.v…Họ là những lao động quản lý không thực hiện chức Bùi Thị Huyền Trang QTNL474 Chuyên đề thực tập tốt nghiệpnăng lãnh đạo trực tiếp mà thực hiện các công việc chuyên môn.- Nhân viên thực hành kỹ thuật: bao gồm các nhân viên làm công tác hạch toán và kiểm tra, các nhân viên làm công tác hành chính, các nhân viên làm công tác phục vụ. Nhiệm vụ của họ là thực hiện các thông tin ban đầu và xử lý chúng thành các bản, biểu, bản vẽ, lưu giữ tài liệu, chuẩn bị và giải quyết các thủ tục hành chính v.v… Việc thực hiện các chức năng quản lý chỉ có thể diễn ra trôi chảy và đạt hiệu quả cao nếu như đạt được sự kết hợp hài hòa, thống nhất giữa các hoạt động của ba loại lao động quản lý đó.Ngoài ra, lao động quản lý còn được phân loại theo các cấp:- Quản trị cấp cao- Quản trị cấp trung- Quản trị cấp cơ sở1.1.2.2. Nội dung và đặc điểm của hoạt động lao động quản lýNội dung lao động của cán bộ, nhân viên quản lý chứa đựng 5 yếu tố thành phần sau:- Yếu tố kỹ thuật: thể hiện ở các công việc mang tính chất thiết kế và phân tích chuyên môn như: thiết kế, ứng dụng sản xuất mới, phân tích, thiết kế các phương án cải tiến công nghệ sản xuất, tổ chức lao động, v.v…- Yếu tố tổ chức – hành chính: thể hiện ở các công việc tổ chức thực hiện các phương án thiết kế, các quyết định về lập kế hoạch, kiểm tra, đánh giá, v.v…- Yếu tố sáng tạo: thể hiện ở sự tìm tòi, phát minh ra các kiến thức mới, các quyết định, các phương pháp để hoàn thành công việc quản lý.- Yếu tố thực hành giản đơn: thể hiện ở sự thực hành các công việc đơn giản, được thực hiện theo các quy định, hướng dẫn có sẵn như thu thập thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ.- Yếu tố hội họp và sự vụ: thể hiện ở việc tham gia các cuộc họp về Bùi Thị Huyền Trang QTNL475 Chuyên đề thực tập tốt nghiệpchuyên môn hoặc giải quyết các công việc có tính chất thủ tục…Những đặc điểm của hoạt động lao động quản lý bao gồm:Thứ nhất, hoạt động lao động quản lý là hoạt động lao động trí óc và mang nhiều đặc tính sáng tạo. Đây là đặc điểm cơ bản mà từ đó dẫn đến những đặc điểm khác của hoạt động lao động quản lý. Lao động trí óc được định nghĩa là: “Sự tiêu hao sức lao động dưới tác động chủ yếu về các khả năng, trí tuệ và thần kinh tâm lý đối với con người trong quá trình lao động” ( Theo từ điển kinh tế Lao động, giáo dục và xã hội, Nhà xuất bản kinh tế - Beclin 1982). Vì là hoạt động lao động chủ yếu về trí óc nên nó mang đặc tính sáng tạo nhiều hơn so với lao động chân tay.Thứ hai, hoạt động lao động quản lý là hoạt động lao động mang đặc tính tâm lý - xã hội cao. Hoạt động của họ yêu cầu cao về yếu tố thần kinh – tâm lý, khả năng nhận biết, khả năng thu nhận thông tin, tư duy logic, khái quát và tổng hợp. Đồng thời, trong quá trình giải quyết nhiệm vụ, nhan viên quản lý phải có nhiều mối quan hệ giao tiếp qua lại với nhau, do đó, yếu tố tâm lý xã hội đóng vai trò quan trọng trong hoạt động lao động.Thứ ba, thông tin kinh tế vừa là đối tượng lao động, kết quả lao động, vừa là phương tiện lao động của lao động quản lý. Trong quá trình lao động quản lý, đối tượng lao động không phải là các yếu tố vật chất thông thường mà là các thông tin kinh tế. Bằng hoạt động lao động của mình, họ thu nhận và biến đổi các thông tin để phục vụ cho mục đích quản lý ở các cấp quản lý trong xí nghiệp.Thứ tư, hoạt động lao động quản lý phục vụ cho việc hình thành và thực hiện các quyết định quản lý. Một sai sót nhỏ trong hoạt động quản lý có thể dẫn tới ảnh hưỏng lớn trong sản xuất, nên đòi hỏi các cán bộ và nhân viên quản lý phải có tinh thần trách nhiệm cao.Và cuối cùng, hoạt động lao động quản lý đa dạng, khó xác định và kết quả lao động không biểu hiện dưới dạng vật chất trực tiếp. Chính vì thế mà Bùi Thị Huyền Trang QTNL476 Chuyên đề thực tập tốt nghiệphoạt động quản lý khó theo dõi, khó đánh giá và khó định mức.Tất cả các đặc điểm trên dẫn tới những yêu cầu đặc biệt khi tuyển chọn và bồi dưỡng cán bộ, khi định mức lao động, và yêu cầu xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong phân công lao động.1.1.3. Tổ chức bộ máy quản lýTổ chức bộ máy quản lý là sự bố trí sắp xếp các lao động quản lý được chuyên môn hóa theo chức năng, nhiệm vụ sao cho họ phối hợp nhịp nhàng, không chồng chéo hay trùng lắp các nhiệm vụ và trách nhiệm để tổ chức có thể hoạt động một cách có hiệu quả.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là sự phân chia tổng thể bộ máy quản lý ra thành các phòng ban, bộ phận chức năng và bố trí sắp xếp lao động quản lý vào các bộ phận, phòng ban đó để đảm bảo cho công tác quản lý được tiến hành trôi chảy.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất có quan hệ chặt chẽ với nhau hình thành nên cơ cấu tổ chức của một tổ chức. Trong một doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất bao gồm những phân xưởng, tổ, đội… thực hiện nhiệm vụ sản xuất.1.1.4. Các hình thức tổ chức bộ máy quản lýCách tổ chức bộ máy quản lý trong các tổ chức rất đa dạng. Tùy vào từng điều kiện cụ thể của tổ chức mà các doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy này khác nhau. Về cơ bản, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có các loại sau:1.1.4.1. Cơ cấu theo trực tuyếnĐây là cơ cấu tổ chức giản đơn nhất. Trong cơ cấu này, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền. Trong tình huống này, một chủ doanh nghiệp thường điều hành hầu hết các chức năng quản lý. Ưu điểm của kiểu cơ cấu này: Người lãnh đạo sẽ kiểm soát và nắm rất rõ Bùi Thị Huyền Trang QTNL477 Chuyên đề thực tập tốt nghiệpđược tình hình thực hiện tất cả các chức năng, chế độ thủ trưởng được phát huy tối đa.Nhược điểm của kiểu cơ cấu này: Không có sự bố trí tổ chức chính thức nào và việc phân công các chức năng là rất thấp bởi vì các nhân viên thực hiện nhiều nhiệm vụ một lúc, hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Và kiểu cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp.Kiểu cơ cấu này thường áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến1.1.4.2. Cơ cấu theo chức năngKhi các tổ chức phát triển và có quy mô lớn hơn thì việc quản lý theo chức năng là cần thiết để tránh chồng chéo khi các thành viên thực hiện nhiệm vụ của mình. Cơ cấu chức năng nhóm các nhân viên lại trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm chung của họ có liên quan mật thiết với nhau.Ưu điểm của cơ cấu này: Cơ cấu này đem lại hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính lặp đi lặp lại hàng ngày, phát huy đầy đủ hơn những lợi thế của việc chuyên môn hóa, thu hút được các chuyên gia vào giải quyết các vấn Bùi Thị Huyền Trang QTNL47Người lãnh đạoNgười lãnh đạo tuyến 1Các đối tượng quản lýNgười lãnh đạo tuyến 1Các đối tượng quản lý8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệpđề chuyên môn, giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo và việc đào tạo chuyên gia quản lý cũng đơn giản hơn.Nhược điểm của cơ cấu này: Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp và đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau nên nó khiến cho chế độ thủ trưởng bị suy yếu. Ngoài ra, sự chuyên môn hóa quá mức giữa các phòng ban chức năng có thể làm hạn chế năng lực quản trị tổng hợp và gây khó khăn cho việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng để đi tới mục tiêu chung của tổ chức.Kiểu cơ cấu này thường được áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, có những chuyên gia hoạt động theo những chức năng khác nhau.Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cơ cấu theo chức năng1.1.4.3. Cơ cấu theo trực tuyến - chức năngCơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng, theo đó những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến.Ưu điểm của kiểu cơ cấu này: Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho Bùi Thị Huyền Trang QTNL47Người lãnh đạo chức năng BNgười lãnh đạo chức năng CNgười lãnh đạo chức năng AĐối tượng quản lý 2Đối tượng quản lý 1Đối tượng quản lý 3Người lãnh đạo 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệplãnh đạo, có sự phối hợp chức năng với cấp dưới, giảm bớt được gánh nặng cho cấp trên.Nhược điểm của kiểu cơ cấu này: Một đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều người, hay nói cách khác, những người lãnh đạo các chức năng có thể phải tranh giành nguồn lực với nhau. Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng thường áp dụng đối với các tổ chức có quy mô lớn, có phạm vi hoạt động rộng, nhiều chi nhánh ở các nơi khác nhau.Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến - chức năngBùi Thị Huyền Trang QTNL4710 [...]... khác của mình Công tác này cần được thường xuyên chú ý và phải được thực hiện một cách sáng tạo Có như vậy thì tổ chức mới có thể nâng cao được khả năng cạnh tranh của mình Bùi Thị Huyền Trang QTNL47 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 25 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở TRUNG TÂM PHỤ NỮ VÀ PHÁT TRIỂN 2.1 Một số đặc điểm ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và phát triển. .. 1/7/2002 Trung tâm Phụ nữ và Phát triển được quyết định thành lập dựa vào Quyết định số 220/QĐ-ĐCT của Đoàn Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Trung tâm được khánh thành vào cuối năm 2006, và tháng 1 năm 2007 Trung tâm được chính thức đưa vào sử dụng, hoạt động Bùi Thị Huyền Trang QTNL47 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 27 Chức năng và nhiệm vụ Mục tiêu hoạt động của Trung tâm phụ nữ và Phát triển nhằm... trình hình thành và phát triển của Trung tâm PNVPT 2.1.1.1 Sự hình thành Trung tâm Phụ nữ và Phát triển (tên tiếng Anh: Center for Women and Development, viết tắt CWD) trực thuộc Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, được tổ chức dưới hình thức là đơn vị sự nghiệp có thu phục vụ các nhiệm vụ chính trị của Hội LHPN Việt Nam, sự phát triển toàn diện của phụ nữ; đồng thời là nơi tập hợp, phát huy tiềm... sức sang tạo của phụ nữ cả trong và ngoài nước Trung tâm có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán độc lập, có con dấu, tài khoản nội, ngoại tệ Ngân hang, có trụ sở làm việc tại số 20 phố Thuỵ Khuê, Quận Tây Hồ- Hà Nội và có cơ sở vật chất được xây dựng, trang bị phù hợp với chức năng/nhiệm vụ hoạt động và tổ chức bộ máy của Trung tâm Đề án tổ chức hoạt động của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển được xây... Trung tâm có đủ năng lực để triển khai có hiệu quả các loại hình hoạt động, đặc biệt trong các hoạt động trợ giúp phụ nữ tăng khả năng thích ứng với sự chuyển đổi của tình hình mới Quy định số 05/QĐ-ĐCT ngày 1/7/2002 của Đoàn Chủ Tịch TW Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, đã xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển như sau: Chức năng của Trung tâm  Phục vụ, hỗ trợ sự phát triển. .. những biến động của môi trường Có được một cơ cấu bộ máy quản lý với số lượng người hợp lý và được phân công rõ ràng, đầy đủ những công việc chuyên môn không những giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí quản lý, chi phí hành chính mà còn tạo được ưu thế cạnh tranh trên thị trường Tóm lại, từ các lý do trên, ta thấy sự cần thiết của việc phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong tổ chức... bộ máy quản lý được tổ chức tốt sẽ dẫn dắt cả tổ chức đó đi theo con đường đúng đắn nhất Ngày nay, yếu tố cạnh tranh được đặt ở một vị trí rất quan trọng trong chiến lược phát triển của các công ty, và một trong những nhân tố giúp cho tổ chức có thể thực hiện được thắng lợi mục tiêu chung đó chính là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Thứ nhất, thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý giúp cho lao động quản. .. chính Lợi nhuận = Tổng doanh thu - Tổng chi phí Bộ máy quản lý thực hiện những chức năng nhiệm vụ của mình để vận hành tổ chức tiến tới những mục tiêu của mình mà đối với doanh nghiệp thì đó là lợi nhuận cao Lợi nhuận cao hơn khi thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phần nào phản ánh sự phù hợp hơn và hoạt động có hiệu quả hơn của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới 1.3.1.2 Tiền lương bình quân Cũng giống... guồng máy làm việc trơn tru và hiệu quả Nó sẽ hạn chế được những chồng chéo về nhiệm vụ, và đặc biệt, trách nhiệm của mỗi bộ phận, và cụ thể hơn là mỗi người cán bộ quản lý sẽ được qui định, sẽ không bị đùn đẩy giữa các bên Thứ hai, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được thiết kế hợp lý sẽ điều phối các hoạt động của lao động quản lý cũng như các công nhân viên khác để họ có thể làm việc với nhau và thực... tổ chức Khi bộ máy quản lý được xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng, trách nhiệm rõ ràng, chắc chắn hoạt động của tổ chức đó sẽ trở nên nhịp nhàng và tạo nên sự hài long và hăng hái làm việc của các lao động quản lý cũng như các công nhân viên khác 1.4 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Như đã đề cập ở trên, ngày nay, môi trường kinh doanh luôn biến động và các doanh . về cơ cấu bộ máy quản lý ở Trung tâm Phụ nữ và Phát triểnChương 3: Một số kiến nghị và giải pháp để hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ. bộ máy quản lý nói chung- Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển- Đưa ra giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện tổ chức bộ