Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển: Các yếu tố ảnh hưởng và đánh giá hiệu quả
MỤC LỤC
Cơ cấu theo trực tuyến - tham mưu
Theo cơ cấu này, người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc khi họ gặp phải những vấn đề phức tạp. Ưu điểm của cơ cấu này: Kiểu cơ cấu trực tuyến – tham mưu cho phép người lãnh đạo tận dụng được những ý kiến của các chuyên gia để giải quyết vấn đề một cách tối ưu nhất.
Nội dung của tổ chức lao động cho lao động quản lý 1. Phân công và hiệp tác lao động
Tổ chức và phục vụ nơi làm việc
Ví dụ như đối với các cán bộ lãnh đạo thì mục tiêu của các biện pháp hợp lý hóa nơi làm việc là tạo ra các điều kiện phù hợp với công tác lãnh đạo hàng ngày và tính chất các mối quan hệ giao tiếp, tạo điều kiện kiểm tra và bao quát các nhân viên dưới quyền. Còn đối với các nhõn viờn thừa hành, cỏc cụng việc lặp đi lặp lại và được hỡnh thành rừ ràng nên vấn đề chủ yếu là thông qua các biện pháp tổ chức nơi làm việc mà hợp lý hóa phương pháp và thao tác lao động.
Tiền lương
- Nơi làm việc chuyên môn hóa: được thiết kế cho những loại công việc đặc biệt như nơi làm việc của giám đốc, phó giám đốc, nhân viên đánh máy v.v…. Còn chế độ tiền lương chức vụ được thiết kế để trả lương cho người lao động trong các tổ chức quản lý nhà nước, các tổ chức kinh tế xã hội và các loại lao động quản lý trong các doanh nghiệp.
Đào tạo
Để áp dụng được các bản lương, các tổ chức và doanh nghiệp phải xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ viên chức và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá cán bộ. Đào tạo ngoài công việc bao gồm: Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp, cử đi học ở các trường chính qui, các bài giảng, hội nghị, hội thảo, đào tạo theo kiểu chương trình hoá với sự trợ giúp của máy tính, đào tạo theo phương thức từ xa, đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm, mô hình hoá hành vi, đào tạo kỹ năng xử lý công văn giấy tờ.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
- Bộ phận hóa theo chức năng: là việc tập hợp và phối hợp dựa trên các chức năng kinh doanh như: marketing, sản xuất, quản trị nhân lực, tài chính… Bộ phận hóa theo chức năng có thể được áp dụng ở mọi dạng tổ chức. Cỏc luật lệ, quy định cú thể rất rừ ràng dưới dạng văn bản như: bản mụ tả công việc, văn bản chính sách, hướng dẫn, biên bản ghi nhớ,v.v…, nhưng cũng có thể là ngầm định giữa những người trong tổ chức.
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Để biết xem cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả
Tiền lương bình quân
Chính thức hóa là mức độ tiêu chuẩn hóa của các công việc và hoạt động của người lao động trong tổ chức thông qua các luật lệ và chính sách trong tổ chức. Những tổ chức có mức độ chính thức hóa quá cao hay quá thấp đều có ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Các chỉ tiêu khác
Việc thiết kế cơ cấu tổ chức giúp cho tổ chức có thể phản ứng lại một cách nhanh chóng trước sự biến động của môi trường là vô cùng quan trọng. Khi bộ máy quản lý được xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng, trỏch nhiệm rừ ràng, chắc chắn hoạt động của tổ chức đó sẽ trở nên nhịp nhàng và tạo nên sự hài long và hăng hái làm việc của các lao động quản lý cũng như các công nhân viên khác.
Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Ví dụ như phải mất nhiều thời gian để đưa ra các quyết định, sự thiếu hợp tác giữa các bộ phận, sự chậm chễ trong việc đổi mới sản phẩm, v.v… Ngoài những chi phí có thể trông thấy được là chi phí cho bộ máy quản lý, còn có thể có những chi phí không trông thấy hay cân đo đong đếm được như thái độ của các cán bộ quản lý đối với công việc của họ và với nhau, thời gian lãng phí khi các nhiệm vụ không được giải quyết do tranh chấp trách nhiệm của các cá nhân, sự phối hợp không nhịp nhàng của các bộ phận, hay một yếu tố khác cũng rất quan trọng đó là không thể hiện được văn hóa doanh nghiệp, văn hóa tổ chức, người lao động không có động lực làm việc. Có được một cơ cấu bộ máy quản lý với số lượng người hợp lý và được phõn cụng rừ ràng, đầy đủ những cụng việc chuyờn mụn không những giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí quản lý, chi phí hành chính mà còn tạo được ưu thế cạnh tranh trên thị trường.
Một số đặc điểm ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và phát triển
- Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm PNVPT 1. Sự hình thành
- Điều kiện vật chất, cơ sở hạ tầng
Mục tiêu hoạt động của Trung tâm phụ nữ và Phát triển nhằm hỗ trợ nâng cao sự phát triển toàn diện về năng lực, trình độ mọi mặt, kỹ năng nghề nghiệp, thể lực và thẩm mỹ của phụ nữ Việt Nam; góp phần phát triển nguồn nhân lực, thực hiện bình đẳng giới thông qua hoạt động phối hợp với các ban chuyên môn, các đơn vị, các cấp Hội; Kết nối với các trung tâm trong và ngoài hệ thống Hội, các cơ quan chuyên môn, tập hợp các nhà khoa học, các nhà quản lý ở TW và địa phương, hướng Trung tâm có đủ năng lực để triển khai có hiệu quả các loại hình hoạt động, đặc biệt trong các hoạt động trợ giúp phụ nữ tăng khả năng thích ứng với sự chuyển đổi của tình hình mới. Đối tượng phục vụ chủ yếu của Trung tâm là: các tập thể và cá nhân là cán bộ, hội viên các cấp Hội phụ nữ, các bà mẹ Việt Nam anh hung, các cựu chiến binh, nữ thanh niên xung phong, cán bộ lão thành cách mạng; những người lao động ngoài xã hội, cán bộ công chức nhà nước làm việc trên các lĩnh vực chính sách, nghiên cứu đào tạo, các tổ chức và cá nhân khác ở trong và ngoài nước (ưu tiên phụ nữ, em gái có hoàn cảnh khó khăn, thiệt thòi, phụ nữ dân tộc miền núi, vùng sâu, vùng xa).
Phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm Phụ nữ và Phát triển
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý và kết cấu chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban, bộ phận của Trung tâm PNVPT
• Chức năng: Phòng Tư vấn và Hỗ trợ phát triển thuộc Trung tâm Phụ nữ và Phát triển là phòng nghiệp vụ, có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc tổ chức thực hiện các hoạt động tư vấn và cung cấp dịch vụ hỗ trợ phát triển góp phần nâng cao năng lực, phát triển toàn diện cho phụ nữ. • Chức năng: Phòng Đào tạo thuộc Trung tâm Phụ nữ và Phát triển là Phòng nghiệp vụ, có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc đào tạo, phục vụ, hỗ trợ sự phát triển toàn diện về năng lực trình độ mọi mặt, kỹ năng nghề nghiệp, thể lực them mỹ cho phụ nữ và những đối tượng khác có nhu cầu.
Phân tích số lượng, kết cấu và trình độ của lao động quản lý của Trung tâm
Các nhân viên thừa hành phục vụ bao gồm các nhân viên dưới quyền làm công tác quản lý các tài liệu, công văn, giấy tờ trong phòng, và gồm cả các tổ trưởng các tổ chuyên môn ( thực hiện nhiệm vụ, mệnh lệnh của Ban giám đốc giao cho). Điều đó có lợi cho trung tâm ở chỗ tạo ra sự năng động và mới mẻ cho Trung tâm, song các lao động quản lý trẻ này không thể tránh được việc thiếu kinh nghiệm làm việc và có thể ảnh hưởng đến công việc do phải vừa học lên cao, vừa phải đi làm và một số lao động nữ ở độ tuổi sinh đẻ cần có chế độ làm việc đặc biệt.
Phân công và hiệp tác lao động giữa các phòng ban bộ phận Các phòng ban bộ phận của Trung tâm được quy định chức năng, nhiệm
Hoặc đơn giản như Tổ trưởng và Tổ phó phụ trách Nhà hàng, công việc của họ là chỉ đạo, tổ chức, hướng dẫn và bố trí sắp xếp nhân viên làm việc theo ca, nhưng cũng có những khi phải trực tiếp thực hiện công việc chạy bàn, bày biện bàn ghế, dọn dẹp bát đĩa cùng nhân viên v.v… Ngoài ra, một số nhân viên thuộc phòng Kế toán nhưng lại làm thu ngân cho nhà hàng mini Phong Lan Tím thuộc bộ phận Nhà hàng, do phụ trách của Tổ Nhà hàng sắp xếp ca làm việc, và phải phối hợp với các nhân viên thuộc bếp Nhà hàng để phục vụ các đồ ăn nhanh, đồ uống, bánh trái cho khách hàng. Một số phòng với tính chất công việc chủ yếu là ngồi một chỗ như phòng Hành chính - Tổ chức, phòng Kế toán, phòng Đào tạo được trang bị đầy đủ các phương tiện, đủ diện tích cho mỗi người một bàn, ghế, máy vi tính để bàn, cả phòng có máy photocopy, máy in tài liệu, từ 2 đến 3 máy điện thoại bàn, các tủ đựng hồ sơ, riêng phòng Tư vấn và Hỗ trợ phát triển, phòng Đào tạo có thêm máy fax, máy scan, máy hủy tài liệu.
Mối quan hệ quyền hạn trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm PNVPT
Trưởng phòng Đào tạo tham mưu cho Phó Giám đốc phục trách Đào tạo về các chương trình học để nâng cao tay nghề cho các phụ nữ trong cả nước, đào tạo xuất khẩu lao động sang thị trường quốc tế, đào tạo nâng cao nghiệp vụ và ngoại ngữ cho các cán bộ công nhân viên trong Trung tâm để phục vụ tốt hơn cho công việc mà họ đang đảm nhận và một số vị trí chức vụ cao hơn mà họ có thể đảm nhận trong tương lai. Trưởng phòng Tư vấn và Hỗ trợ phát triển tham mưu cho Phó Giám đốc phụ trách Tư vấn về các chương trình Chăm sóc sức khỏe và Làm đẹp cho chị em phụ nữ, ngoài ra còn tham mưu cho Phó Giám đốc trong việc thực hiện các dự án để hỗ trợ và giúp đỡ các phụ nữ, trẻ em yếu thế, thiệt thòi, là nạn nhân của bạo lực gia đình, như dự án “ Ngôi nhà bình yên”, các chuyên đề như “ Giới và phát triển cộng đồng”, “ Hỗ trợ phát triển các doanh nghiệp nữ”.
Hệ thống chuyển tải thông tin
Các phòng ban khác cũng thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ như đã được trình bày ở trên.
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý theo các yếu tố thiết kế
Cụ thể: phòng Hành chính - Tổ chức có nhân viên Tâm chuyên quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự, lập và triển khai các hoạt động trong quy trình tuyển dụng nhân sự, thực hiện các quy chế về theo dừi, nhận xột, đỏnh giỏ chất lượng đối với nhõn viờn khoỏn việc, thử việc, tổng hợp ngày giờ cụng của cỏn bộ, nhõn viờn Trung tõm, theo dừi ngày phép, nghỉ bù, xếp loại hàng tháng của cán bộ, nhân viên toàn Trung tâm, ngoài ra, còn có chị Thư làm nhiệm vụ lập và quản lý hồ sơ lý lịch cá nhân của người lao động, thống kê lao động, thống kê nhân sự và công tác thi đua khen thưởng, lỷ luật cán bộ, nhân viên trong Trung tâm, lập kế hoạch tổ chức chăm sóc định kỳ cho cán bộ, nhân viên, thống kê, đề xuất với BGĐ về triển khai thực hiện việc thi nâng bậc, nâng lương hàng năm cho cán bộ, nhân viên theo đúng quy định của Nhà nước và của Trung tâm, xây dựng các tiêu chí phân loại danh hiệu cá nhâ, tập thể và tổng hợp tình hình thi đua, v.v…Hai nhân viên này cùng phối hợp với phụ trách phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện cá công việc liên quan đến vấn đề nhân sự trong Trung tâm. Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm, ta thấy hệ thống quyền lực được phân từ Giám đốc xuống các Phó giám đốc, từ hai Phó giám đốc xuống phòng Đào tạo và phòng Tư vấn và Hỗ trợ phát triển, Phó giám đốc còn lại phụ trách 3 tổ là Tổ Giặt là, Tổ Làm sạch, Tổ Bếp, còn các phòng ban còn lại như phòng Kỹ thuật, phòng Hành chính - Tổ chức, phòng Kế toán, phòng Kinh Doanh và các Tổ còn lại thì trực tiếp dưới sự điều hành.
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý theo các yếu tố thuộc về điều kiện để tiến hành hoạt động quản lý
Trên cơ sở đề án hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy đã được Thường trực Đoàn Chủ tịch phê duyệt, Ban giám đốc đã tập trung lãnh đạo, chỉ đạo các bộ phận chuyên môn củng cố sắp xếp bộ máy cán bộ, phân công các đồng chí có chuyên môn và Đảng viên giữ các vị trí chủ chốt, tổ. Ngoài các hoạt động trên, Trung tâm còn thực hiện tốt các công tác khác như Khen thưởng và Phúc lợi cho người lao động ( năm 2008 đã quan tâm hỗ trợ tạo điều kiện về kinh phí và thời gian cho 87 công đoàn viên tham quan, nghỉ mát tại Sầm Sơn, Thanh Hoá), trích quỹ phúc lợi cho Chi bộ, Công đoàn, Đoàn thanh niên để chủ động trong việc thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý ở Trung tâm Phụ nữ và Phát triển
Những ưu điểm, thành quả đạt được
Với sự nỗ lực của tập thể lãnh đạo, cán bộ, nhân viên, năm 2008, Trung tâm Phụ nữ và Phát triển đã hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch mà năm trước đề ra, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của cơ quan Trung ương Hội và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường trong việc cung cấp các dịch vụ Nhà hàng, Khách sạn, tư vấn…. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban là khác nhau song có sự phối kết hợp khá hoàn chỉnh giữa các phòng tạo nên một guồng máy hoạt động trơn tru để Trung tâm có thể thực hiện tốt cả hai mảng hoạt động của mình, đó là phục vụ tốt cho Trung ương Hội, các sự kiện liên quan đến chính trị và bên cạnh đó là tận dụng cơ sở vật chất, hoạt động kinh doanh dịch vụ để tạo ra nguồn thu đóng góp cho Hội, và xa hơn nữa là đưa Trung tâm Phụ nữ và Phát triển đi đến đỉnh cao là một tổ chức hoạt động đa dạng, có uy tín và có vị thế cạnh cạnh cao trong việc cung cấp các dịch vụ đào tạo, hỗ trợ phát triển, Nhà hàng và Khách sạn.
Một số tồn tại và nguyên nhân 1. Một số tồn tại cần khắc phục
Trong năm 2008, do tác động của tình hình khó khăn chung trong nước như thiên tai, bão lụt, giá cả thị trường biến động và sự khủng hoảng trên thế giới đã khiến cho Trung tâm cũng gặp phải một số khó khăn trong việc nâng cao doanh thu và cải thiện đời sống cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. Sản phẩm mà Trung tâm cung cấp là các loại dịch vụ rất đa dạng, phong phú như dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống, dịch vụ đào tạo, tư vấn,… Thị trường của các loại dịch vụ đó rất rộng lớn và có nhiều đối thủ là các Khách Sạn, Nhà hàng lớn quanh khu vực Hồ Tây nên cũng phần nào ảnh hưởng đến doanh thu của Trung tâm.
Phương hướng phát triển của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển 1. Phương hướng phát triển chung
Phương hướng hoàn thiện Quản lý nguồn nhân lực trong thời gian tới
- Tiếp tục bổ xung, hoàn thiện các quy định tạm thời và tổ chức thực hiện tốt các qui định nội bộ như: Nội quy lao động; Quy chế trả lương; điều chỉnh bổ sung Qui chế tài chính và Qui chế chi tiêu nội bộ; qui chế thi đua khen thưởng và kỷ luật…. - Đẩy mạnh hoạt động đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên để nâng cao chất lượng hoạt động của Trung tâm, và phát triển, quảng bá hình ảnh Khách sạn đến với đông đảo bạn bè trong nước và quốc tế.
Quan điểm hoàn thiện và mục tiêu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm PNVPT
Để làm được điều này, Trung tâm phải giảm thiểu những chức năng bị trùng lắp, đảm bảo cân xứng giữa chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ, nhân viên, phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng quản lý cho từng người, từng phòng. Tóm lại, mục tiêu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quảnlý của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển là làm sao cho bộ máy quản lý có thể phát huy được hết vai trò của mình trong quá trình điều hành để giúp Trung tâm có thể thực hiện được thắng lợi các nhiệm vụ kinh tế, chính trị - xã hội.
Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển
Giải pháp về cơ cấu tổ chức
Ở Trung tâm Phụ nữ và Phát triển, do tính chất hoạt động đa dạng vừa làm công việc phục vụ Trung ương Hội, vừa kinh doanh dịch vụ nên các lao động quản lý ngoài những nhiệm vụ chuyên môn của mình còn phải tham gia phối hợp cùng với các nhân viên thuộc bộ phận khác phục vụ khách hàng vào những thời gian cao điểm. Ví dụ nhân viên thuộc phòng Tư vấn và Hỗ trợ phát triển ngoài việc phụ trách quản lý dự án “Ngôi nhà bình yên” để giúp đỡ các trẻ em và phụ nữ thiệt thòi thì có thể làm công việc giống như của nhân viên phòng Đào tạo như đưa ra chương trình đào tạo để những trẻ em và phụ nữ thiệt thòi đó có thể tự kiếm sống bằng chính sức lao động của mình, lien hệ việc làm cho họ.
Giải pháp về con người
Các cán bộ, nhân viên trẻ vừa phải hoàn thành công việc tại Trung tâm, vừa đi học tập tại các trường đào tạo chính quy, do đó, Trung tâm nên có những biện pháp hỗ trợ về vật chất và tinh thần để khuyến khích các nhân viên đó làm tốt cả hai việc. Một số lao động làm việc không hiệu quả thì phải tìm hiểu nguyên nhân, nếu là do các nhiệm vụ, công việc mà họ đảm nhận là không phù hợp thì có thể đưa sang bộ phận khác làm nhiệm vụ khác phù hợp hơn, hoặc nếu do tinh thần thái độ làm việc chưa tốt thì cần có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Các giải pháp khác
Trung tâm có thể vận dụng các học thuyết ví dụ như học thuyết nhu cầu của Maslow, hay học thuyết công bằng của Stacy Adams v.v… Các lãnh đạo cấp cao của Trung tâm có thể đưa ra các khuyến khích về tiền thưởng , tăng lương tương xứng với thực hiện công việc, xây dựng và sử dụng hệ thống tiền công/ tiền lương như là một đòn bẩy kinh tế mạnh mẽ nhất để kích thích người lao động. Các lao động này là những người có trình độ học vấn cao, mức độ tự kiểm soát tốt, không phải giám sát chặt chẽ như lao động trực tiếp, song, họ là những người thuộc đầu não của Trung tâm nên cần có tác phong làm việc khẩn trương, chuyên nghiệp, và phải gương mẫu để các nhân viên khác noi theo.Việc khiển trách hay kỷ luật theo các mức độ nặng nhẹ các lao động quản lý không có ý thức làm việc là cần thiết.