Kho¸ häc C¬ B Viện Công nghệ thông tin Đại học Quốc gia Hà Nội Mét sè thao t¸c c¬ së 1 1 Më vµ ®ãng mét sæ b¶ng tÝnh Mét sæ b¶ng tÝnh workbook, gåm nhiÒu b¶ng tÝnh worksheet Mçi sæ b¶ng tÝnh lµ mét tÖ[.]
Viện Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia H Ni Một số thao tác sở 1.1 Mở đóng sổ bảng tính Một sổ bảng tính - workbook, gồm nhiều bảng tính - worksheet Mỗi sổ bảng tính tệp riêng biệt Khi khởi động, Excel tự động mở sổ bảng tính Ta chủ động mở sổ bảng tÝnh míi (mét tƯp excel míi) sau ®· kÕt thúc làm việc với sổ bảng tính ã Tạo mét tƯp (sỉ b¶ng tÝnh) míi: Chän lƯnh File / New, dùng tổ hợp phím Ctrl+N ã Mở tệp có sẵn đĩa Chọn lệnh File / Open Một hộp thoại mở để chọn tệp cần mở Chọn tên tệp hộp File name sau chọn Open , kích đúp file vào biểu tợng tệp ã Ghi lu lên đĩa Chọn lệnh File/Save nhấn vào biểu tợng đĩa mềm công cụ Nếu ghi lu lần đầu, tệp cha có tên phải chọn Save as để ghi với tên thay cho tên mặc định Workbook# Một hộp thoại mở để nhập tên vào hộp File name, sau chọn Save ã Đóng tệp Chọn lệnh File/Close nhấn vào nút đóng cửa sổ sổ bảng tính làm việc 1.2 Sao chép di chuyển 1.2.1 Chọn vùng ô Để thực thao tác chép, di chuyển, trớc hết phải chọn vùng liệu cần chép, di chuyển cách nhấn chuột vào góc - trái kéo đến góc dớiphải vùng Vùng đợc đánh dấu bật có viền bao quanh Muốn chọn nhiều vùng ô rời giữ phím Ctrl thao tác chọn Chọn cột cách nhấn chuột vào đỉnh cột (chữ tên cột) Chọn dòng cách nhấn chuột vào đầu dòng (chữ số dòng) Chọn ô bảng cách nhấn chuột vào ô giao điểm dòng tên cột cột số thứ tự dòng (góc trái) 1.2.2 Sao chép, di chuyển liệu Trớc hết phải chọn vùng liệu cần chép, di chuyển nh nói mục Cách Trỏ chuột vào cạnh viền vùng đà chọn Con trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên Kéo rê vùng đà chọn đến vị trí míi råi nh¶ cht Viện Cơng nghệ thơng tin - Đại học Quốc gia Hà Nội NÕu nhÊn vµ giữ phím Ctrl thao tác vùng liệu đợc chép sang chỗ Nếu trái lại (không giữ phím Ctrl) vùng liệu đợc di chuyển đến chỗ Cách Sử dụng lệnh Copy hay Cut Paste Có thể tìm thấy nút lệnh Copy, Cut, Paste bảng chọn Edit, công cụ, bảng chọn nóng nhấn phím phải chuột Lựa chọn vùng ô chứa liệu cần thùc hiƯn chÐp, di chun Sư dơng mét ba cách nêu để chọn lệnh Cut Copy tïy theo muèn di chuyÓn hay chÐp NhÊn chuét vào ô góc - trái vùng đích Chọn lệnh Paste 1.3 Điều chỉnh ô, cột, dòng bảng tính 1.3.1 Thay đổi độ cao, độ rộng Có thể thay đổi độ rộng cột cách trỏ chuột vào cạnh phải ô tên cột (dòng đầu tiên) kéo rê chuột Để thay đổi độ cao dòng làm tơng tự : trỏ chuột vào mép đáy ô số thứ tự dòng (cột đầu tiên) kéo rê chuột Lu ý có chức tự chỉnh độ rộng cột, độ cao dòng cho vừa với nội dung liệu Mở bảng chọn Format, chọn Column/AutoFit Tơng tự dòng 1.3.2 Dấu số hàng cột Có thể giấu số dòng, cột liệu cách cho ẩn đi: Mở bảng chọn Format, chän Row / Hide hc Column / Hide Để cho hiển thị trở lại, chọn vùng dòng, cột có chứa dòng, cột đà bị giấu đi, sau mở bảng Format, chọn Row / UnHide Column / UnHide 1.3.3 Chèn thêm hàng, cột Lựa chọn phạm vi ô, dòng cần thực chèn Mở bảng Insert chọn Row để bổ sung thêm dòng, chọn Colum để bổ sung thêm cột (hình bên) Nếu chọn Cells , xuất thêm hộp thoại sau: Chọn Shift Cells Right: để đẩy ô hành sang phải chèn Chọn Shift Cells Down: để đẩy khối ô hành xuống dới chèn Chọn Entire Row: để chèn thêm dòng trống phía phạm vi lựa chọn Vin Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia Hà Ni Chọn Entrire Column: để chèn cột trống bên trái phạm vi lựa chọn ã Xoá ô, cột, dòng: Lựa chọn phạm vi cần xoá Mở bảng chọn lƯnh Edit, chän Delete Ta cã thĨ lùa chän c¸ch dịch ô để chỗ vào vùng bị xoá nh sau: Đẩy ngang: Shift cells left , đẩy lên: Shift cells up Cũng xoá toàn dòng thuộc phạm vi đà chọn: Entire row, xoá toàn cột thuộc phạm vi đà chọn: Entire column 1.4 Lên trang in ấn bảng tính 1.4.1 Thiết lập công việc in Việc in ấn từ bảng tính Excel tơng tự nh in từ soạn thảo văn Word: Chọn lệnh File / Print gõ phím tắt Ctrl+P, xuất hộp thoại để thiết lập công việc in ý nghĩa lựa chọn nh sau: Print range: All: In ấn tất trang Page From to: In tõ trang ®Õn trang Number of copies: Số cần in Print what: Selection: In vùng ô, đối tợng đà đợc đánh dấu chọn bảng tính hành Selected Sheet: Lựa chọn số bảng tính cần in sổ bảng tính Workbook Entire Workbook: In toàn bảng tính kiện sổ Workbook Chọn OK để tiến hành in Chọn Preview mn xem hiĨn thÞ tr−íc in Chän Properties ®Ĩ thiÕt lËp l¹i mét sè tham sè phơc vơ máy in Một hộp thoại xuất để chọn c¸c tham sè ý nghÜa cđa c¸c tham sè lùa chän cđa m¸y in nh− sau: Paper Size: KÝch cì cđa khỉ giÊy cÇn chän: A3, A4, letter Paper Source: Lùa chän khay giÊy Copy Count: Sè b¶n in Portrait: in theo chiều thẳng đứng thông thờng tờ giấy (mặc định) Landscape: in theo chiều ngang tờ giấy Chọn OK để xác nhận thay đổi Vin Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia Hà Ni 1.4.2 Bài trí trang in Mở bảng chọn File, chọn Page setup Một hộp thoại xuất để thiết lập cách trí trang in Thẻ Page Orientation: Thay đổi chiều in Portrait: In theo chiều dài trang giÊy Landscape: In theo chiỊu ngang cđa trang giÊy Scalling: Thay đổi tỷ lệ, kích cỡ kiện trang in Paper size: Thay ®ỉi kÝch cì trang in Print Quality: Thay đổi chất lợng (số chấm điểm inch) Firt Page Number: ấn định số trang tin bắt đầu Thẻ Margins Top/Bottom/left/Right: Để thay đổi khoảng cách lề trang in Header: Khoảng cách vùng với đầu trang Footer: Khoảng cách vùng so với chân trang Center on Page: Canh lỊ d÷ liƯu theo Horizontally: ChiỊu ngang trang in Veritically: ChiÒu däc trang in Viện Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia Hà Ni Thẻ Header/Footer Đặt tiêu đề đầu cuối trang in: Có thể điền nội dung đầu chân trang, chọn Custom Header để thiết lập lại kiểu chữ, điền thêm số trang, ngày giờ, tên tệp Chọn Font chữ đánh số trang tổng số trang Ghi ngày Ghi tên tệp Ghi tên bảng tÝnh hiƯn thêi ThỴ Sheet: Viện Cơng nghệ thơng tin - Đại học Quốc gia Hà Nội Print Area: Lựa chọn khối in bảng tính thời (Nhập toạ độ khung, lựa chọn phạm vi vùng kiện) Print Titles: Chỉ định cột/ dòng kiện dùng làm tiêu cột /dòng bảng tính Gridlines: Bật/tắt đờng kẻ phân cách ô trang in Black & White: Bật/tắt chế độ in đen/ trắng (không in mầu nền) Page Order: Thực in bảng tính từ: Down, then over: Từ xuống dới qua phải Over, then down: Từ trái sang phải xuống dới Sau thay đổi phơng thức thẻ hộp thoại, chọn nút OK để thay đổi đóng hộp thoại lại, chọn Cancel, huỷ bỏ chức hộp thoại 1.4.3 Xem trớc Khi lµm viƯc trang in ta cã thĨ phãng to, thu nhỏ tỷ lệ hiển thị trang in, điều chỉnh kích thớc lề trang in, thay đổi độ rộng cột Chọn lệnh Print Preview Standard Toolbar, chọn lệnh File/Print Preview Các nút lệnh hình xem trớc trang in: Next Hiển thị trang kÕ tiÕp nÕu cã Previous HiĨn thÞ trang in tr−íc ®ã nÕu cã Zoom Phãng to thu nhá, tû lÖ hình trang in Print Thực lệnh in, chuyển vào hộp đối thoại Print Setup Chuyển vào hộp thoại Page setup Margins Điều chỉnh lề độ rộng cột Close Đóng hình trang in trở hình bảng tính Help Xem giúp đỡ nút lệnh hình trang in ... trang Number of copies: Số cần in Print what: Selection: In vùng ô, đối tợng đà đợc đánh dấu chọn b? ??ng tính hành Selected Sheet: Lựa chọn số b? ??ng tính cần in sổ b? ??ng tính Workbook Entire Workbook:... dùng làm tiêu cột /dòng b? ??ng tính Gridlines: B? ??t/tắt đờng kẻ phân cách ô trang in Black & White: B? ??t/tắt chế độ in đen/ trắng (không in mầu nền) Page Order: Thùc hiƯn in b? ?ng tÝnh tõ: Down, then... chứa dòng, cột đà b? ?? giấu đi, sau mở b? ??ng Format, chọn Row / UnHide Column / UnHide 1.3.3 Chèn thêm hàng, cột Lựa chọn phạm vi ô, dòng cần thực chèn Mở b? ??ng Insert chọn Row để b? ?? sung thêm dòng,