Kho¸ häc C¬ B Viện Công nghệ thông tin Đại học Quốc gia Hà Nội TÝnh to¸n trªn b¶ng PhÇn tr−íc ® giíi thiÖu s¬ l−îc vÒ c«ng thøc vµ tÝnh to¸n trong b¶ng PhÇn nµy sÏ tr×nh bµy thªm vÒ c¸c hµm lµm s½n tr[.]
Viện Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia H Ni Tính toán bảng Phần trớc đà giới thiệu sơ lợc công thức tính toán bảng Phần trình bày thêm hàm làm sẵn Excel cách sử dụng chúng 1.1 Công thức hàm Hàm tham gia nh toán hạng công thức Hàm trả giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu kí tự ) hay thông báo lỗi Dạng thức chung hàm nh sau: (Đối số 1, Đối số 2, , Đối số n) Tên hàm: tên hàm có sẵn Excel ta tự xây dựng theo quy định Danh sách đối số: Phần lớn hàm Excel có nhiều đối số Đối số giá trị kiểu số, xâu kí tự , địa vùng ô, tên vùng, công thức, hay hàm khác Ví dụ: Hình bên công thức có sử dụng hàm Ô D8 chứa trung bình cộng ô từ D2 đến D7 Hàm AVERAGE tính trung bình danh sách đối số Các bớc để nhập hàm: 1) Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần nhập hàm 2) Nhấn vào nút biểu tợng hàm bảng chọn Insert / Function fx , dùng Trong hộp thoại Paste Function, tiến hành xây dựng hàm nh sau: 3) Chọn nhóm hàm cần thực khung Funtion Category 4) Chọn tên hàm cần thực khung Funtion Name, nhấn OK 5) Một hộp đối thoại hiển thị để hớng dẫn nhập đối số tuỳ thuộc vào chức hàm Nhập đối số cần thiết, chọn nót OK ®Ĩ kÕt thóc Viện Cơng nghệ thơng tin - Đại học Quốc gia Hà Nội NÕu ta đà chọn sẵn vùng ô trớc thao tác nói chung Excel tự động điền phạm vi ô Nếu biết xác tên hàm cách điền tham số ta gõ trùc tiÕp 1.2 TÝnh to¸n nhanh – AutoCalculate Excel cã khả tính toán nhanh vùng liệu cho kết Thao tác: Chọn vùng liệu Tại trạng thái dới đáy cửa sổ hiển thị tổng ô : SUM = Để thực tính toán khác, nhấn nút phải chuột vào trạng thái, khu vực hiển thị kÕt qu¶ SUM = Mét b¶ng chän hiƯn cho phÐp tÝnh to¸n : Average, Count, Count Nums, Max, Min ( xem hình minh họa) 1.3 Một số hàm Hàm đợc chia thành nhóm khác Đó hàm toán học thông thờng, hàm thời gian, ngày tháng, xử lí xâu kí tự , xử lí thống kê, hàm tài Excel có 200 hàm đà làm sẵn Dới giới thiệu số hàm hay dùng ã Hàm SUM: Tính tổng giá trị danh sách đối số Dạng thức: =SUM(Đối số 1, Đối số 2, Đối số n) Đối số giá trị số, địa ô, vùng ô Ví dụ: =SUM(B1:B5) - tính tổng số phạm vi từ B1 đến B5 ã Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng giá trị danh sách đối số Dạng thức: =AVERAGE(Đối số 1, Đối sè 2, §èi sè n) Viện Cơng nghệ thơng tin - Đại học Quốc gia Hà Nội §èi số giá trị số, địa ô, vùng ô Ví dụ: =AVERAGE(A1,B5:B12) - tính trung bình cộng ô phạm vi từ B5 đến B12 ô A1 ã Hàm COUNT: Đếm ô chứa liệu vùng Dạng thức: =COUNT(Đối số 1, Đối số 2, Đối số n) Ví dụ: =COUNT(F4:F6) - đếm ô liệu kiểu từ ô f4 đến f16 ã Hàm MAX, MIN: Cho giá trị cao thấp danh sách đối số Dạng thức: =MAX(§èi sè 1, §èi sè 2, §èi sè n) Dạng thức: =MIN(Đối số 1, Đối số 2, Đối số n) Ví dụ: =MIN (G4:G13) - cho giá trị cực tiểu vùng danh sách bậc lơng ã Hàm IF: Nếu biểu thức điều kiện hàm nhận giá trị đúng, không nhận giá trị sai Dạng thức: =IF(Biểu thức điều kiện, gía trị đúng, gía trị sai) Biểu thức điều kiện biểu thức logic bất kì, nhận giá trị sai Ví dụ: =IF(E4>=4.75, trocap,khong) Với bậc lơng lớn 4,75 đợc hởng phụ cấp, ngợc lại không đợc hởng chế độ phụ cấp ã Hàm RANK: Tìm thứ bậc giá trị dÃy gía trị Dạng thức: =RANK( giá trị, vùng dÃy giá trị, cách xếp thứ bậc) Trong đó: Giá trị: giá trị địa ô Vùng dÃy giá trị : vùng ô Cách xếp thứ bậc: tăng giảm dần (có giá trị 1): (hoặc không ghi = mặc định): Thứ bậc đợc xếp theo trật tự giảm dần 1: Thứ bậc đợc xếp theo trật tự tăng dần Ví dụ: =RANK(c4,$C$4:$C$23,1) - xếp vị thứ tăng dần theo năm sinh Vin Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia Hà Ni ã Hàm VLOOKUP: V = Vertical Tra tìm bảng đối chiếu điền số liệu tự động Bảng đối chiếu tổ chức theo cột Dạng thức hàm: =VLOOKUP(giá trị tra tìm, vùng bảng đối chiếu, cột tìm kết quả) Để cho dễ hiểu ta xét ví dụ sau: bảng phụ cấp đà quy định mức phụ cấp cho chức vụ, ta phải đối chiếu điền vào bảng lơng cách tự động: Cần dùng công thức = VLOOKUP(D4,$C$17:$D$20,2) Giá trị để tra tìm chức vụ, chứa ô cột chức vụ - cột D Vùng bảng đối chiếu $C$17:$D$20, với địa tuyệt đối Cột tìm kết bảng đối chiếu cột Pcấp Nó cột thứ hai bảng đối chiếu ( Bảng đối chiếu nhiều cột) Ta điền công thức vào ô D4, sau tiến hành chép xuống ô dới Trong công thức, phải sử dụng địa tuyệt đối để vùng bảng đối chiếu không thay đổi Excel thực tra tìm cột mục (quy định cột đầu tiên) bảng đối chiếu trả kết tìm thấy tơng ứng cột kết Vin Cụng ngh thông tin - Đại học Quốc gia Hà Nội Nh− vậy, hàm VLOOKUP đối số là: Giá trị tra tìm: Có thể xâu kí tự, giá trị số, địa ô chứa giá trị cần tra tìm Vùng bảng đối chiếu: gồm hai phần: Cột mục: Bắt buộc phải cột vùng đà đợc xếp theo thứ tự tăng dần (từ xuống dới) Những liệu cột mục dùng để đối chiếu với giá trị tìm kiếm Những cột khai thác cột chứa liệu kết tơng ứng, bên phải cột mục Cột tìm kết quả: Số thứ tự cột chứa liệu tham khảo bảng đối chiếu Thứ tự đợc tính từ trái sang phải số (cột mục) ã Hàm HLOOKUP: H = Horizontal Tra tìm bảng đối chiếu ®iỊn sè liƯu tù ®éng B¶ng ®èi chiÕu tỉ chøc theo dòng Dạng thức: =HLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng bảng đối chiếu, dòng tìm kết quả) Cách sử dụng hoàn toàn tơng tự nh hàm VLOOKUP Bảng đối chiếu gồm phần: Dòng mục: Bắt buộc phải dòng bảng đợc xếp theo thứ tự tăng dần (từ trái sang phải) Những liệu dòng mục dùng để đối chiếu với giá trị tìm kiếm Các dòng kết dòng chứa giá trị kết tơng ứng bên dới dòng mục Trên số hàm thờng dùng, bạn đọc tự tham khảo thêm hàm khác để thực trợ giúp khác chuyên ngành tính toán ... sách b? ??c lơng ã Hàm IF: Nếu biểu thức điều kiện hàm nhận giá trị đúng, không nhận giá trị sai Dạng thức: =IF(Biểu thức ®iỊu kiƯn, gÝa trÞ ®óng, gÝa trÞ sai) Biểu thức điều kiện biểu thức logic b? ??t... học Quốc gia H Ni Đối số giá trị số, địa ô, vùng ô Ví dụ: =AVERAGE(A1 ,B5 :B1 2) - tính trung b? ?nh cộng ô phạm vi từ B5 đến B1 2 ô A1 ã Hàm COUNT: Đếm ô chứa liệu vùng Dạng thức: =COUNT(Đối sè 1,... §èi sè n) §èi sè cã thĨ giá trị số, địa ô, vùng ô Ví dơ: =SUM (B1 :B5 ) - tÝnh tỉng sè ph¹m vi tõ B1 đến B5 ã Hàm AVERAGE: Tính trung b? ?nh cộng giá trị danh sách đối số Dạng thức: =AVERAGE(§èi sè