Kho¸ häc C¬ B Viện Công nghệ thông tin Đại học Quốc gia Hà Nội Xö lý d÷ liÖu 1 1 §Þnh d¹ng d÷ liÖu 1 1 1 C¸c nót lÖnh trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng (Formatting toolbar) MÇu ch÷ MÇu nÒn C¨n vÞ trÝ KiÓu[.]
Viện Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia H Ni Xử lý liệu 1.1 Định dạng liệu 1.1.1 Các nút lệnh công cụ định dạng (Formatting toolbar) Chọn font chữ Chọn cỡ chữ Kiểu viết Căn vị trí Mầu Mầu chữ Nhóm nút lệnh định dạng liệu kiểu văn hoàn toàn tơng tự nh soạn thảo Winword Việc trình bày kiểu chữ, cỡ chữ thực giống nh soạn thảo văn thông thờng Có thể hòa nhập nhiều ô theo chiều ngang thành khung tiêu đề in tiêu đề chữ to, vị trí giữa, ví dụ nh hình dới Chọn ô cần hòa nhập Nhấn vào nút Merge and Center Viện Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia H Ni 1.1.2 Một số nút lệnh khác Sắp xếp tăng dần, giảm dần thêm kí hiệu đơn vị tiền tệ thêm dấu phần trăm thêm dấu phẩy hàng nghìn, triệu tăng, giảm số chữ số phần lẻ Để áp dụng dịnh dạng trên, trớc hết chọn vùng ô, sau nhấn nút lệnh tơng ứng 1.1.3 Sao chép định dạng Chọn ô có định dạng muốn lại áp dụng nơi khác Nhấn chuột vào nút Format Painter Dïng cht nµy chän vïng míi Vïng có định dạng liệu giống nh ô gốc 1.2 Bảng chọn Format Các nút lệnh định dạng công cụ vừa giới thiệu lệnh hay dùng Tuy nhiên, bảng chọn Format chứa nhiều chức định dạng phong phú cho nhiều kiểu liệu khác nhau, nhiều đối tợng khác Cần tìm hiểu qua để sử dụng Nguyên tắc thao tác định dạng là: Chọn ô (vùng ô ) cần định dạng liệu Mở bảng chọn lệnh Format sau chọn Cells (hoặc Ctrl+1) Chọn loại hình khuôn mÃu thích hợp ý nghĩa yếu tố Format Cells: Thẻ Number: Định dạng kiểu liệu chuẩn: số, ngày, tháng, tiền tệ, phần trăm, phân số Thẻ Alignement: Cho phép chỉnh vị trí , h−íng viÕt mét «, theo chiỊu ngang hay chiều đứng chí chéo góc với góc nghiêng tuỳ ý Thẻ Font: Cho phép định dạng xâu kí tự, hoàn toàn giống nh soạn thảo Winword Thẻ Border: Cho phép ấn định kiểu kẻ khung cho ô, vùng ô Thẻ Pattern: Cho phép tô màu ô Vin Cụng ngh thụng tin - Đại học Quốc gia Hà Nội ThỴ Protection: Cho phép bảo vệ liệu ô, vùng ô cách ẩn khoá không cho thâm nhập Các chức định dạng đợc minh hoạ hớng dẫn trực quan gợi tả Cần mở thẻ chọn xem qua lần khả định dạng khác để sử dụng cần 1.3 Tìm kiếm thay liệu 1.3.1 T×m kiÕm Chän lƯnh Edit/ Find Gâ ký tù hay mẫu tự cần tìm kiếm vào hộp Find what, sau chọn Find Next, Excel dừng lại tìm thấy trờng hợp, ta xử lí Các lựa chọn: Match case: có phân biệt chữ hoa chữ thờng Find entire cells only: so sánh mẫu tự cần tìm với toàn nội dung ô 1.3.2 Tìm kiếm thay Phần tìm kiếm giống nh đà trình bày Gõ mẫu tự cần thay vào hộp Replace with Excel dừmg lại tìm đợc trờng hợp Nếu muốn thay nhấn vµo Replace, NÕu muèn bá qua nhÊn vµo Find next Nhấn nút Replace all thay tất mà không hỏi lại Cần thận trọng sử dụng ! 1.4 Sắp xếp Nếu liệu cột thuộc kiĨu cã thø tù : kiĨu sè, kiĨu x©u kÝ tự, kiểu tiền tệ xếp bảng tính theo cột 1.4.1 Thao tác xếp 1) Chọn ô cột cần xếp ( cần thuộc vùng liệu xét) 2) Mở bảng chọn Data, chọn Sort Một hộp thoại cho phép xác định lựa chọn: Vin Cụng nghệ thông tin - Đại học Quốc gia Hà Nội 3) Trong danh sách chọn Sort by, hÃy chọn tên cột cần thiết Ví dụ năm sinh 4) Nhấn nút chọn theo chiều tăng dần (ascending) hay giảm dần (descending) 5) Danh s¸ch chän Then by phÝa d−íi cho phép xếp mức thứ hai Chẳng hạn, có nhiều ngời năm sinh ta tên 6) Nhấn OK để kết thúc lựa chọn thực xếp Lu ý : Thông thờng bảng biểu có dòng đầu đề cột, ví dụ : Họ tên, năm sinh , lơng Excel biết tự động loại bỏ dòng đầu đề này, xếp dòng liệu Trờng hợp đặc biệt, bảng xét dòng đầu đề cột phải đánh dấu lùa chän My list has no header row, ®Ĩ tiÕn hành xếp gồm dòng Với kiểu liệu xâu kí tự lựa chọn xếp không phân biệt chữ hoa chữ thờng hay có phân biệt chữ hoa chữ thờng Nhấn nút Option, bỏ dấu chọn Case Sensitive (đánh dấu chọn muốn phân biệt) 1.4.2 Trật tự xếp mặc định Kiểu số : từ số âm nhỏ đến số dơng lớn Kiểu xâu kí tự, so sánh từ trái sáng ph¶i, tõng kÝ tù VÝ dơ : "A100," sÏ xÕp sau "A1" vµ tr−íc "A11." ' - (space) ! " # $ % & ( ) * , / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A BCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ Kiểu logic: FALSE đứng trớc TRUE Mọi giá trị error Khoảng trắng xếp cuối 1.4.3 Tạo thứ tự tự định nghĩa 1) Chọn vùng ô có danh sách thứ tự mẫu 2) Mở bảng chọn Tools, nhấn Options, sau nhấn vào thẻ Custom Lists Nhấn Import để chọn danh sách thứ tự mẫu tự định nghĩa nói 3) Nếu cha có danh sách thứ tự mẫu, để tạo danh sách míi chän New list hép Custom lists, sau ®ã gõ vào lần lợt mục, gõ Enter sau mơc Khi hÕt danh s¸ch nhÊn Add 4) Danh s¸ch thứ tự mẫu tự định nghĩa chứa kí tự lẫn với kí số Để tạo danh sách thứ tự có số, chọn vùng ô đủ rộng để chứa danh sách, mở bảng Format , nhấn Cells, sau nhấn thẻ Number Sử dụng định dạng Text cho ô rỗng nhập danh sách kí sè vµo ... có dòng đầu đề cột, ví dụ : Họ tên, năm sinh , lơng Excel biết tự động loại b? ?? dòng đầu đề này, xếp dòng liệu Trờng hợp đặc biệt, b? ??ng xét dòng đầu đề cột phải đánh dấu lựa chọn My list has... xâu kí tự lựa chọn xếp không phân biệt chữ hoa chữ thờng hay có phân biƯt ch÷ hoa ch÷ th−êng NhÊn nót Option, b? ? dÊu chọn Case Sensitive (đánh dấu chọn muốn phân biệt) 1.4.2 Trật tự xếp mặc định... 5) Danh s¸ch chän Then by phÝa d−íi cho phÐp xếp mức thứ hai Chẳng hạn, có nhiều ngời năm sinh ta tên 6) Nhấn OK để kết thúc lựa chọn thực xếp Lu ý : Thông thờng b? ??ng biểu có dòng đầu đề cột,