GT kĩ thuật điều hành công sở

1 Chương 1 CÔNG SỞ VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ 1 1 Quan niệm về công sở 1 1 1 Một số khái niệm cơ bản 1 1 1 1 Khái niệm tổ chức Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong đời sống hàng ngày Khái ni.

Chương CÔNG SỞ VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ 1.1 Quan niệm công sở 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm tổ chức Tổ chức thuật ngữ sử dụng phổ biến đời sống hàng ngày Khái niệm  Tập hợp số người nhóm người, Có mục đích, Có quan hệ với theo nguyên tắc định, Hoạt động phạm vi khác 1.1.1.2 Khái niệm quan Nghĩa Hán Việt: cơ: trọng yếu; quan: then cửa Khái niệm: Là tổ chức, có cấu chặt chẽ chức cụ thể -Có quy chế hoạt động - Có thứ bậc q trình hoạt động 1.1.1.3 Khái niệm công sở - Là quan thuộc máy nhà nước thành lập theo luật định - Có trụ sở,có cơng sản nhân để hoạt động -Được sử dụng quyền lực nhà nước để thực thi công vụ Công sở tổ chức hệ thống BMNN tổ chức cơng ích nhà nước cơng nhận Cơng sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, có cấu tổ chức luật công quy định, nhà nước giao công sản, nhân lực, sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nước dịch vụ công lợi ích chung xã hội, cộng đồng Công sở bắt nguồn từ tổ chức hoạt động với tư cách tổ chức xã hội người, hình thành phát triển với phát triển kinh tế-xã hội thời kỳ định - Xét góc độ phục vụ Nhà nước: Công sở là tổ chức giúp quan nhà nước thực chức năng, nhiệm vụ pháp luật quy định - Xét hình thức tổ chức: Công sở cấu bao gồm phương tiện vật chất người để thực công vụ Nhà nước, trụ sở làm việc tổ chức, quan Nhà nước, Nhà nước lập - Xét phương diện pháp lý: Công sở pháp nhân, sử dụng quyền lực công để giải công việc theo luật định Là tổ chức thiết lập để tiến hành công việc chuyên môn thuộc nghĩa vụ Nhà nước Là tổ chức mang tính chất cơng ích Nhà nước thành lập, hoạt động khn khổ Luật hành ngành luật khác 1.1.2 Đặc điểm công sở (5) - Có vị trí pháp lý định (là pháp nhân, sử dụng quyền lực công để giải công việc theo luật định) - Thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cụ thể nhà nước quy định chịu kiểm soát quan có thẩm quyền - Nằm quan hệ theo thứ bậc để đảm bảo lãnh đạo tập trung thống quan hệ ngang theo chức để đảm bảo phối hợp ngành,lĩnh vực với địa phương, vùng lãnh thổ - Phục vụ lợi ích công cộng, lợi ích Nhà nước nhân dân, khơng vụ lợi - Có điều kiện phương tiện cần thiết để thực công vụ Các loại hình cơng sở - Phân loại cơng sở theo tính chất nội dung hoạt động + Công sở hành + Cơng sở nghiệp - Phân loại cơng sở theo phạm vi hoạt động + Công sở trung ương + Cơng sở trung ương đóng địa phương + công sở địa phương quản lý 1.1.3 Sứ mệnh công sở a Khái niệm: Sứ mệnh tun ngơn tổ chức có giá trị lâu dài thời gian, để phân biệt tổ chức với tổ chức khác, nhằm thể niềm tin, mục đích triết lý nguyên tắc hoạt động tổ chức, khẳng định lý đời tồn tổ chức b Vai trò sứ mệnh (1) Nó đảm bảo trí mục đích nội tổ chức (2) Nó cung cấp sở tiêu chuẩn để phân phối nguồn lực tổ chức (3) Nó tạo tiếng nói chung, trung tâm điểm để người đồng tình với mục đích phương hướng tổ chức (4) Nó tạo điều kiện để chuyển mục đích tổ chức thành mục tiêu thích hợp, chuyển mục tiêu thành chiến lược biện pháp hoạt động c Sứ mệnh công sở - Cung cấp dịch vụ cơng • Là dịch vụ Nhà nước chịu trách nhiệm, phục vụ nhu cầu bản, thiết yếu chung xã hội, khơng động lợi nhuận • Do Nhà nước thực hoạt động thuộc sứ mệnh nhà nước uỷ quyền (xã hội hoá, tư nhân hoá) cho lực lượng xã hội khác • Thực tổ chức nhà nước, tổ chức phi phủ; tổ chức tư nhân cá nhân thực - Quản lý, đảm bảo trật tự xã hội • Nhằm đáp ứng nhu cầu chung xã hội • Khơng thể “từ chối” • Thuộc sứ mệnh nhà nước, • khơng thể uỷ quyền cho tổ chức khác • Nhà nước độc quyền • Khơng lợi nhuận kinh tế • bình đẳng việc hưởng thụ • Sử dụng ngân sách nhà nước 1.2 Điều hành công sở 1.2.1 Quan niệm điều hành công sở - Khái niệm: Điều hành cơng sở hiểu phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, biện pháp công nghệ vận dụng vào hoạt động công sở để thực tốt nhiệm vụ hướng tới phát triển bền vững cho công sở Điều hành công sở hoạt động điều hòa phối hợp cá nhân, tổ chức, đơn vị công sở để hướng đến thực nhiệm vụ chung công sở giải hoạt động cụ thể - Nội dung tổ chức điều hành hoạt động công sở Xác định công việc cụ thể theo mục tiêu hoạt động cơng sở Xác định quy trình thực công việc định Xác định trách nhiệm thực công việc Xác định điều kiện cần thiết cho q trình thực cơng việc Triển khai công việc thực tế đánh giá kết đạt 1.2.2 Mục đích điều hành cơng sở Không ngừng nâng cao hiệu hoạt động công sở Tuân thủ quy định pháp luật trình điều hành Đảm bảo phát triển bền vững công sở Nâng cao trình độ cán trình thực nhiệm vụ cơng sở Xây dựng nề nếp làm việc khoa học 1.2.3 Các nguyên tắc điều hành công sở a Tuân thủ pháp luật hành - Mọi định điều hành phải thẩm quyền pháp luật qui định - Các hoạt động điều hành phải theo qui định pháp luật (quản lý, sử dụng nhân sự; quản lý, sử dụng nguồn lực vật chất; xây dựng máy tổ chức…) b Nguyên tắc công khai Công khai xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động công khai nhiệm vụ, kế hoạch, quy chế, nghĩa vụ, quyền lợi - Cơng khai tài - Cơng khai khen thưởng, kỷ luật, thi tuyển lao động c Nguyên tắc liên tục - Liên tục quan hệ điều hành - Sự phát triển liên tục công việc - Kiểm tra đánh giá thường xuyên - Đảm bảo phát triển liên tục hệ thống d Nguyên tắc phân công rõ ràng quyền hạn nhiệm vụ cá nhân, phận Phân cơng cơng việc dựa vào nhiều sở khác theo địa vị pháp lý thẩm quyền đơn vị, theo khối lượng tính chất cơng việc, theo số lượng biên chế cấu tổ chức đơn vị… phải đảm bảo rõ ràng, xác định trách nhiệm kết công việc - Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị tổ chức - Xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm vị trí cơng việc (quyền hạn ln gắn liền với trách nhiệm) e Đảm bảo dân chủ trình điều hành Trong trình nghiên cứu, dự thảo định điều hành cần bàn bạc với ngành, cấp, đơn vị có liên quan, tập hợp trí tuệ tập thể, cá nhân công sở 1.2.4 Các yếu tố tác động đến hoạt động điều hành công sở 1.2.4.1 Yếu tố khách quan - Yếu tố mơi trường trị - Yếu tố pháp luật - Chế độ phân cấp quản lý - Chế độ đãi ngộ - Yếu tố kinh tế - xã hội - Khoa học kỹ thuật - Công dân nơi tổ chức hoạt động 1.2.4.2 Yếu tố chủ quan - Lãnh đạo - Nguồn nhân lực cơng sở - Văn hóa cơng sở - Điều kiện sở vật chất 1.3 Bối cảnh thách thức điều hành công sở - 1.3.1 Bối cảnh a Bối cảnh quốc tế - Xu hướng toàn cầu hóa - Cơng nghệ phát triển mạnh mẽ - Tình hình trị kinh tế b Bối cảnh Việt Nam - Nền kinh tế xã hội hướng bên ngồi - Người dân ngày có nhiều thơng tin tiếng nói - Dịng thơng tin tốc độ ngày cao, độ bất định ngày cao địi hỏi thời hạn có phản ứng ngày ngắn - Quản lý công ngày trở nên phức tạp với q trình phân quyền tồn cầu hoá Các vấn đề hội 1.3.2 Những thách thức điều hành công sở - coi thường kỉ luật - chảy máu chất xám - số giá trị đạo đức bị xuống cấp - mặt trái kinh tế thị trường tác động - nguy tụt hậu phương tiện phương thức điều hành - áp lực yêu cầu chất lượng dịch vụ công 1.4 Các xu hướng đổi kĩ thuật điều hành công sở 1.4.1 Kỹ thuật điều hành không ngừng đổi đại hố nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý thơng tin Thể ở: + Nhận thức, tư người thực nhiệm vụ + Cách thức làm việc người thực nhiệm vụ + Công cụ xử lý thông tin 1.4.2 Kĩ thuật điều hành đại hướng đến cung cấp dịch vụ hành tốt cho người dân cho quản lý nhà nước + xu hướng đa chiều: mục tiêu quản lý đối tượng tang cường dịch vụ cho đối tượng quản lý + đem lại lợi ích cho người dân cho quản lý nhà nước 1.4.3 Kỹ thuật điều hành đại có xu hướng tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật phương pháp điều hành 1.4.4 Xu hướng học hỏi lẫn kĩ thuật hành quốc gia 1.4.5 Khơng có phân biệt tuyệt đối mặt kĩ thuật điều hành hành cơng hành tư CHƯƠNG MỘT SỐ KĨ THUẬT ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CÔNG SỞ CƠ BẢN (Tổng số giờ: 21; lý thuyết: 15, thực hành/thảo luận: 03; thực tế:03) 2.1 Lập kế hoạch hoạt động công sở 2.1.1 Khái niệm b Kế hoạch: Kế hoạch loại chương trình công tác, phương án tổ chức công việc q trình hoạt động quan, cơng sở Là việc xác định - mục tiêu, kết mà tổ chức cần đạt tới - khỏang thời gian xác định - phương thức, cách thức thực mục tiêu 2.1.2 Ý nghĩa xây dựng quy chế làm việc hoạt động điều hành công sở - Quản trị, thực mục tiêu - Quản trị thời gian - Quản trị, điều phối nguồn lực (tiết kiệm, hiệu quả) - Là cam kết cá nhân, tổ chức công dân, khách hàng - Căn bổ nhiệm, bãi nhiệm chức trách - Tạo dựng uy tín, tín nhiệm 2.1.3 Yêu cầu lập kế hoạch công sởKhả thi Thống Hợp pháp Hợp lý Rõ ràng Dự báo b Quy trình lập kế hoạch b1 Quy trình chung - Bước 1: Xác định mục tiêu, nhiệm vụ, nguồn lực, thời gian hoàn thành công việc đơn vị - Bước 2: Chuẩn bị thông tin cần thiết liên quan đến mục tiêu, nhiệm vụ để có xây dựng kế hoạch - Bước 3: Xây dựng kế hoạch phận nhỏ, tổng hợp thành kế hoạch đơn vị - Bước 4: Thảo luận, xem xét tính khả thi, hợp lý kế hoạch - Bước 5: Phê duyệt kế hoạch b2 Quy trình lập kế hoạch quan HCNN - Đề xuất: từ lên - Văn phịng cấp: Tổng hợp, trình - Quyết định: Từ xuống Cụ thể: - UBND xã đề xuất, VP UBND huyện tổng hợp, trình UBND huyện - UBND huyện đề xuất, VP UBND tỉnh tổng hợp, trình UBND tỉnh - UBND tỉnh đề xuất, VP Chính phủ tổng hợp, trình Chính phủ - Chính phủ QĐ trình QH thơng qua Tiếp đó: - Căn kế hoạch CP, bộ, UBND tỉnh lập kế hoạch ngành, tỉnh trình CP phê duyệt - Căn kế hoạch tỉnh, sở, UBND huyện lập kế hoạch ngành, huyện trình UBND tỉnh duyệt - Căn kế hoạch huyện,UBND xã lập kế hoạch xã trình UBND huyện duyệt c Bố cục: - Phần Mục đích, yêu cầu - Phần Nội dung - Phần Tổ chức thực d Thông tin sản phẩm lập kế hoạch - Tên KH - Căn cứ, hoàn cảnh, lý - Mục tiêu, kết (đinh lượng) - Kế hoạch, lịch trình: Nội dung, thời gian, địa điểm, chương trình - Biện pháp: - -  Huy động đầy đủ nguồn lực (kinh phí, sở vật chất, nhân lực, công nghệ)  Phân công thực Các giai đoạn thực (tiến trình, sơ kết) Vấn đề cần giải Phương thức thực Phương án dự phòng Trách nhiệm quản lý: Tổng quản/kiểm tra, giám sát Cơ chế, phương pháp, tiêu chí đánh giá 2.2 Xây dựng quy chế Quy chế văn quan, công sở ban hành dựa văn bản, quy định quan nhà nước cấp thảo luận, bàn bạc dân chủ nhằm cụ thể hoá hoạt động quan, công sở Quy chế làm việc quan hành nhà nước văn quy phạm nội quy định về: • - Nguyên tắc, lề lối, cách thức, phương thức, giải cơng việc; • - Trách nhiệm phối hợp cơng việc; • - Mối quan hệ cơng tác quan hành nhà nước với quan khác với tổ chức, cá nhân Ý nghĩa quy chế làm việc • Điều chỉnh quan hệ quan, tổ chức đơn vị, công chức viên chức, • Hướng dẫn hành vi cơng chức, viên chức, từ người đứng đầu đến nhân viên • Tạo nên nguyên tắc, nề nếp, công khai, minh bạch • Nền tảng văn hóa cơng sở • Hạn chế tiêu cực, tham nhũng, lãng phí • Nâng cao chất lượng hoạt động, vị uy tín quan, tổ chức, đơn vị Yêu cầu xây dựng quy chế làm việc • Tuân thủ Hiến pháp pháp luật • Đúng thẩm quyền • Cơng khai, minh bạch • Bảo đảm tính hệ thống, thống • - Bảo đảm thứ bậc hành phối hợp chặt chẽ 2.3 Thiết kế phân tích cơng việc a Khái niệm Thiết kế cơng việc việc phân chia nhiệm vụ công sở thành nhiệm vụ đơn giản hơn, nhỏ hơn, nhiều người tham gia Trên sở chức nhiệm vụ tổng thể quan - - - Phân chia thành nhiệm vụ cụ thể, vị trí làm việc cách hợp lý (theo sản phẩm, theo loại công việc) Làm sở đảm bảo thực công việc cách hiệu Sản phẩm thiết kế công việc: quy chế, quy định quy trình Là dạng quy chế (Kthuật, Qtrình) Áp dụng lọai nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên, lặp lại (khác với lập kế hoạch) Áp dụng cơng việc có tính đặc thù, địi hỏi chun mơn cao cần có phối hợp chặt chẽ b Ý nghĩa thiết kế công việc Căn để phân công CV, tổ chức NS, sở để giải tranh chấp Cá nhân thực nhiệm vụ xác rõ ràng, tích cực chủ động, sáng tạo Đảm bảo hợp tác, phối hợp đồng bộ, khoa học, thống mục tiêu Tạo thuân lợi xác định rõ trách nhiệm kiểm sóat lãnh đạo Phòng ngừa, Kịp thời khắc phục cố c Yêu cầu thiết kế công việc Phù hợp chức nhiệm vụ yếu quan Rõ ràng: nội dung thực hiện; trách nhiệm thực kiểm sóat; định mức Thống nhất,có khoa học, pháp lý Hợp lý: phù hợp với điều kiện thực tế, d Các dạng thiết kế công việc Thiết kế cơng việc theo quy trình, dây chuyền làm việc Thiết kế cơng việc theo nhóm Thiết kế cơng việc theo cá nhân 2.3.2 Phân tích cơng việc a Khái niệm Phân tích cơng việc tiến trình xác định cách có hệ thống nhiệm vụ kỹ cần thiết để thực công việc tổ chức Thuật ngữ phân tích cơng việc hoạt động “vô nhân xưng”, đối tượng phân tích cơng việc, khơng phải người làm cơng việc hay đánh giá kết thực thi công việc Sản phẩm : Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc: Liệt kê chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát tiêu chuẩn cần đạt thực công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc: liệt kê yêu cầu lực cá nhân trình độ học vấn, kinh nghiệm cơng tác, kĩ giải vấn đề, kĩ khác b Ý nghĩa phân tích cơng việc - Cơ sở để lập kế hoạch nguồn nhân lực xác cho tổ chức - Cơ sở để tuyển dụng vị trí xác, hiệu - Cơ sở để đánh giá thực thi cơng việc, từ bảo đảm hiệu việc xếp, điều động, thăng thưởng nhân viên - Cơ sở để phân công công việc  Giảm bất bình đẳng mức thu nhập qua việc xác định nhiệm vụ trách nhiệm công việc - Tạo kích thích lao động nhiều qua việc xếp mức thăng thưởng - Giảm bớt số người cần phải thay thiếu hiểu biết cơng việc trình độ họ - Tạo sở để nhà quản lý nhân viên hiểu c Quy trình phân tích cơng việc: - Lập kế hoạch phân tích cơng việc - Thu thập thơng tin phân tích cơng việc - Soạn hồn thiện tài liệu phân tích cơng việc d Các phương pháp phân tích cơng việc: - Phỏng vấn phân tích cơng việc - Bảng hỏi phân tích cơng việc - Quan sát nơi làm việc e Thông tin sản phẩm phân tích cơng việc:  Chức danh:  Mã số:  Bộ phận:  Cơ quan:  Ngạch bậc lương:  Nhiệm vụ:  Quyền hạn  Các mối quan hệ:  Điều kiện làm việc:  Tiêu chuẩn, định mức 2.4 Phân công công việc công sở 2.4.1 Khái niệm Căn vào yêu cầu công việc lực thực tế, bố trí cá nhân, nhóm, đơn vị đảm nhận nhiệm vụ (mang tính chất thường xun) k/n: Giao cho trách nhiệm quyền hạn để thực công việc Song song với phân cơng cơng việc, người quản lý cần cung cấp phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người phân cơng hồn thành cơng việc - Phân cơng cơng việc hiệu có nghĩa nhà quản lý cần biết cách ủy thác công việc cho nhân viên có khả đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ tạo động lực giúp họ hoàn thành công việc ủy thác 2.4.2 Căn phân công cơng việc cơng sở Vị trí pháp lý, thẩm quyền quan, đơn vị Khối lượng, tính chất cơng việc (kết thiết kế, phân tích cơng việc) Số lượng biên chế, cấu tổ chức đơn vị (người tìm việc) 2.4.3 Ngun tắc phân cơng cơng việc cơng sở a b c d Từ đó, đưa nguyên tắc chủ yếu phân công việc: Ngun tắc chun mơn hóa Ngun tắc phân cơng theo tiêu chuẩn định mức cụ thể Nguyên tắc bảo đảm phù hợp, cần thiết trách nhiệm giao lực cán Nguyên tắc tạo khả hợp tác nhóm phân cơng nhóm với nhau, tạo thăng quan 2.4.4 Phương pháp phân cơng cơng việc Quy trình phân cơng cơng việc: Bước 1: Xác định công việc cần phân công Bước 2: Xác định đối tượng phù hợp để phân công công việc Bước 3: Thảo luận, xin ý kiến, phê duyệt bên liên quan Bước 4: Ra định phân công công việc Phương pháp phân công việc: - Phân công công việc theo chức năng, nhiệm vụ; - Phân công phân nhiệm theo sản phẩm; - Phân công phân nhiệm theo địa lý; - Phân công phân nhiệm theo ma trận 2.5 Tổ chức điều kiện vật chất cho hoạt động công sở 2.5.1 Tổ chức khoa học nơi làm việc công sở a Khung cảnh nơi làm việc 2.5.2 Phân bổ phương tiện trang thiết bị phù hợp cho nhiệm vụ công sở a Yêu cầu chung phương tiện làm việc công sở b Một số thiết bị thông dụng Bàn ghế ngồi làm việc Tủ đựng tài liệu, trưng bày Máy vi tính để bàn (bao gồm bàn vi tính, lưu điện) Máy vi tính xách tay Máy in Điện thoại cố định (không kể máy điện thoại trang bị đặc biệt) 2.5.3 Áp dụng công nghệ thông tin điều hành quản trị cơng sở 2.6 Xây dựng văn hóa cơng sở 2.6.1 Khái niệm yếu tố cấu thành văn hóa cơng sở a khái niệm Văn hố cơng sở hệ thống chuẩn mực, quy tắc, giá trị hình thành q trình hoạt động cơng sở, tạo nên niềm tin giá trị thái độ cán bộ, công chức, viên chức làm việc công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc công sở hiệu hoạt động công sở 10 b Văn hóa cơng sở cấu thành từ yếu tố sau: - Chế độ sách - Nội quy, quy chế làm việc quan - Phong cách làm việc lãnh đạo - Phong cách làm việc đội ngũ nhân viên: Năng lực đội ngũ nhân viên Phẩm chất đội ngũ nhân viên - Mơi trường làm việc 2.6.2 Vai trị văn hóa công sở quan, tổ chức Một là, xây dựng mơi trường làm việc tích cực, hiệu quả, thống Hai là, xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp Ba là, xây dựng hình ảnh quan tổ chức Bốn là, văn hóa cơng sở điều kiện phát triển tinh thần nhân cách cho người Tóm lại, văn hóa cơng sở với vai trò vừa mục tiêu, vừa động lực phát triển cơng sở, vậy, việc bảo vệ phát huy giá trị văn hố cơng sở nhiệm vụ nhà nước mà cịn nhiệm vụ cán bộ, cơng chức cơng việc mình, vị trí, cương vị khác thực thi công vụ  2.6.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng văn hóa cơng sở 3.4.3.1 Các yếu tố bên công sở - Yếu tố người: lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; - Yếu tố tài chính: kinh phí, lương, chế độ đãi ngộ, phụ cấp…; - Yếu tố văn hóa truyền thống tổ chức; … 3.4.3.2 Các yếu tố bên ngồi cơng sở - Yếu tố thể chế: quy định chung Đảng, Nhà nước quan công sở, chế độ công vụ…; - Các mối quan hệ quan; - Các đối tượng phục vụ quan; trình độ dân trí người dân nơi đặt cơng sở; - Văn hóa địa; - Tiến độ phát triển kinh tế, xã hội ngành, địa phương, đất nước; 2.6.4 Nội dung xây dựng văn hóa cơng sở - xây dựng quy chế - phong cách làm việc - văn hóa giáo tiếp, ứng xử - văn hóa trang phục 2.7 Tổ chức q trình thông tin, giao tiếp công sở 2.7.1 Xây dựng quản lý văn A1 Khái niệm: 11 - Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xã hội mà văn sản sinh với nội dung hình thức khác - Văn quản lý nhà nước văn quan có chức quản lý nhà nước ban hành nhằm mục đích thực chức năng, nhiệm vụ nhà nước trao - Văn hành quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt QĐ thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo thể thức, thủ tục thẩm quyền luật định A2 Chức văn hành chính: - Chức thông tin - chức quản lý - chức pháp lý Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức 2.7.2 Tổ chức hội họp a Khái niệm Theo nghĩa chung nhất, họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thơng tin tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp cần quan tâm Trong hoạt động quan hành nhà nước: Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, thông qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật b Vai trò hội họp - Tạo phối hợp hành động công việc, nâng cao tinh thần tập thể tạo suất lao động cao - Phát huy tham gia rộng rãi số công việc quan, đơn vị - Khai thác trí tuệ tập thể, tạo hội cho người đóng góp ý kiến sáng tạo cua thân để xây dựng tổ chức vững mạnh - Phổ biến quan điểm, tư tưởng mới, - bàn bạc tháo gỡ khó khăn, uốn nắn sửa chữa lệch lạc trình làm việc c Quy trình tổ chức họp - Bước 1: Lập kế hoạch hội họp (chuẩn bị hội họp) 12  Xác định mục đích, tính chất , nội dung họp phân công công việc họp  Quy định thành phần họp  Xác định thời gian họp  Lựa chọn trang trí phịng họp  Chuẩn bị phương tiện làm việc  Làm kịp thời gửi giấy mời  Chuẩn bị việc ghi biên làm tài liệu họp  Kiểm tra lần cuối tổng thể công việc chuẩn bị - Bước 2: Tiến hành họp  Đón tiếp đại biểu phát tài liệu (nếu có)  Khai mạc, triển khai phát biểu thảo luận  Ghi biên  Bế mạc  Báo cáo tổng kết, đưa kết luận - Bước 3: Cơng việc sau hội họp  Hồn thiện văn kiện;  Thông báo cho quan hữu quan kết họp;  Lập hồ sơ họp d Điều hành họp Để điều hành họp hiệu quả, đơn vị/cá nhân chủ trì tổ chức cần thực tốt nội dung sau: - Xác định rõ ràng mục đích hình thức họp - Đảm bảo họp diễn cần thiết - Xác định rõ tiến trình họp - Phân công người việc trách nhiệm họp - Thu hút tham gia người cần thiết - Cung cấp trước chương trình họp - Thăm dị trước ý kiến người tham dự - Nêu rõ mục tiêu họp với người tham dự - Để tất người có hội phát biểu ý kiến - Có kết luận cho vấn đề họp - Có biên rõ ràng sau kết thúc họp gửi cho bên liên quan để chuẩn bị triển khai hoạt động - Các nhiệm vụ cuả người chủ trì họp: - Phát biểu mở đầu họp - Trực tiếp trình bày/giới thiệu người trình bày nội dung - Hướng dẫn thảo luận - Xử lý tình phát sinh - Kết luận họp - Khi điều hành họp, người chủ trì cần ý nội dung sau: - Xác định mục đích, yêu cầu hội nghị, làm tốt công tác chuẩn bị; - Sắp xếp chương trình nghị sự, xác định vấn đề cần bàn; 13 - Chú ý kỹ xảo ngôn ngữ, tập trung vào vấn đề chính, khêu gợi tư tích cực, nhiệt tình người tham gia; Biết phá vỡ tình trạng im lặng, khéo léo kết thúc tranh chấp, cãi vã tạm thời xuất trình hội nghị; Nắm vững thời gian hội nghị, điều khiển q trình hội nghị 2.8 Kiểm sốt hoạt động công sở 2.8.1 Khái niệm ý nghĩa kiểm sốt điều hành cơng sở a Khái niệm: Kiểm soát chức chủ yếu quản lý Kiểm sốt hiểu tồn hoạt động có tính chất xem xét, đánh giá, bắt buộc hay yêu cầu thực định, kế hoạch q trình quản lý Kiểm sốt trình áp dụng chế phương pháp để đảm bảo hoạt động thành đạt phù hợp với mục tiêu, kế hoạch chuẩn mực công sở - a Ý nghĩa kiểm sốt điều hành cơng sở: - Kiểm sốt bảo đảm máy hành nhà nước chấp hành xác định quan quyền lực nhà nước có thẩm quyền - Kiểm sốt hành nhà nước phương thức quan trọng bảo đảm pháp luật - Kiểm sốt nhằm mục đích bảo đảm kỷ luật quản lý nhà nước - Kiểm soát nhằm bảo đảm thực chủ trương, đường lối Đảng hành nhà nước - Kiểm soát nhằm bảo đảm hiệu hoạt động quản lý hành nhà nước 2.8.2 Những yêu cầu kiểm soát hiệu - Hợp pháp - Đúng thẩm quyền, chức - Cụ thể (nội dung kiểm sốt, tiêu chí đánh giá) - Minh bạch - Khách quan - Có hậu kiểm - Tính thời điểm 2.8.3 Quy trình kiểm sốt phương pháp kiểm sốt a Quy trình: Bước 1: Lập tiêu chuẩn, chế định, chế tài, xây dựng hệ thống công cụ, phương pháp, tần suất kiểm tra Bước 2: Phân công, tổ chức thực công tác kiểm tra, thu thập thông tin thực tiễn Bước 3: Tổng hợp, đánh giá kết Bước 4: Xử lý, điều chỉnh sai lệch b Phương pháp kiểm soát Các Phương pháp kiểm soát theo trình hành động • Phương pháp kiểm sốt trước hành động 14 • • • • • • • • Kiểm soát lường trước Phương pháp kiểm duyệt Kiểm soát sau hoạt động Các Phương pháp kiểm soát theo mức độ tổng quát nội dung kiểm soát: Kiểm soát tồn diện Kiểm sốt theo diện Các Phương pháp kiểm sốt theo tần suất: Kiểm sốt định kì Kiểm sốt đột xuất Kiểm sốt liên tục • • • • • • • 2.8.4 Các kĩ thuật kiểm soát Các cơng cụ kiểm sốt: Các liệu thống kê Các báo cáo Ngân sách Các hệ thống kiểm soát cơng sở Kiểm sốt việc sử dụng, bố trí nhân sự; Kiểm sốt việc sử dụng tài chính; Kiểm soát việc sử dụng phương tiện làm việc; Kiểm sốt q trình giải cơng việc hàng ngày theo mục tiêu, kế hoạch thông qua CHƯƠNG NHÀ LÃNH ĐẠO TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ 3.1 Quan niệm nhà lãnh đạo vai trò nhà lãnh đạo công sở - Theo Stogdill (1974), nhà lãnh đạo phải định nghĩa với ràng buộc tính cách , cách ứng xử, ảnh hưởng người khác, chuỗi hoạt động tương tác, quan hệ, vị trí quản lý, nhìn nhận người khác tính hợp pháp quyền lực tạo dựng ảnh hưởng - House (2004) định nghĩa nhà lãnh đạo cá nhân có khả gây ảnh hưởng, kích thích khuyến khích người khác đóng góp vào hoạt động có hiệu thành công tổ chức họ trực thuộc - Nhà lãnh đạo công sở: Nhà lãnh đạo phải người đứng đầu tổ chức, giữ chức vụ huy Nhà lãnh đạo người có khả ảnh hưởng đến người khác có thẩm quyền quản lý 3.1.2 Vai trò nhà lãnh đạo công sở - Nhà lãnh đạo người tạo tầm nhìn cơng sở - Nhà lãnh đạo người truyền cảm hứng làm việc công sở - Nhà lãnh đạo người gây ảnh hưởng, lôi người lao động cơng sở tích cực, chủ động làm việc để đạt mục tiêu công sở 3.1.3 Các phong cách lãnh đạo - Phong cách lãnh đạo độc đoán 15 - Phong cách lãnh đạo dân chủ - Phong cách lãnh đạo tự 3.2 Năng lực lãnh đạo 3.2.1 Khung lực lãnh đạo - Năng lực hiểu thái độ, kỹ năng, hành vi , động đặc điểm cá nhân khác có vai trị thiết yếu để hồn thành cơng việc - Khung lực lãnh đạo bao gồm kiến thức, kỹ thái độ cần thiết cá nhân vị trí lãnh đạo tổ chức - Cấu trúc khung lực: Năng lực cốt lõi + Năng lực vai trị 3.2.2 Hình thành lực lãnh đạo - Tự hình thành lực lãnh đạo - Thông qua đào tạo - Thông qua kèm cặp - Luân chuyển 3.3 Một số kĩ thuật lãnh đạo điều hành công sở 3.3.1 Ra định điều hành a Ban hành định điều hành việc có ý kiến dứt khốt việc làm cụ thể chọn khả sau có cân nhắc, sau cơng bố, cho thi hành, hướng dẫn cho hoạt động diễn theo đường lối, chủ trương định b Phương pháp định điều hành: 16 + Phương pháp độc đoán + Phương pháp phát biểu cuối + Phương pháp nhóm tinh hoa + Phương pháp cố vấn + Phương pháp luật đa số + Phương pháp trí c.Quy trình định điều hành: - Xác định vấn đề - Phân tích nguyên nhân - Đưa giải pháp/phương án - Lựa chọn giải pháp/phương án tối ưu - Thực định - Đánh giá định Lưu ý sử dụng kĩ thuật định điều hành  Lựa chọn phương pháp định  Thời điểm định  Tầm nhìn định 3.3.2 Tạo động lực làm việc truyền cảm hứng a “Động lực làm việc thúc đẩy khiến cho người nỗ lực làm việc điều kiện cho phép để tạo suất, hiệu cao” b Vai trò Tạo động lực làm việc truyền cảm hứng • Người lao động • Giúp tăng ĐLLV; • Giúp trì ĐLLV; • Giúp tạo ĐLLV; • Giúp tăng NS; • Tạo tiền đề hội tốt hơn; • Người quản lý • Phát triển kỹ QL; • Cơ hội hiểu thêm cấp dưới; • Cơ hội chứng minh khả QL với cấp • Tổ chức • Tăng hiệu HĐ TC; • Tạo ĐK thuận lợi cho TC đạt mục tiêu, định hướng đề ra; • Xây dựng hình ảnh/thương hiệu tốt cho tổ chức; • Tăng tính gắn kết NLĐ với TC c Vai trò Tạo động lực làm việc truyền cảm hứng công sở  Thúc đẩy mong muốn cống hiến cho xã hội, cho đất nước;  Đảm bảo phẩm chất đạo đức cán bộ, cơng chức chuẩn mực;  Đảm bảo tính hiệu quả, hiệu lực hoạt động công vụ;  Xây dựng hành cơng vững mạnh;  Góp phần phát triển đất nước bền vững 17 d.Một số biện pháp tạo động lực làm việc  Tạo hệ thống sách tổ chức hấp dẫn người lao động  Vận hành sách hiệu  Tạo môi trường làm việc thuận lợi Một số biện pháp truyền cảm hứng cho người lao động  - Chia sẻ trải nghiệm, khát khao sống, công việc  - Truyền tải giá trị tích cực  - Động viên khó khăn, hạn chế cấp  - Biết ơn bày tỏ cảm kích với đóng góp tất người lao động làm cho tổ chức  - Tạo hội nghề nghiệp, sống với người lao động 3.3.3 Quản lý thay đổi a Quản lý thay đổi q trình thực có hệ thống đảm bảo thay đổi diễn cách cụ thể, suôn sẻ mang lại lợi ích lâu dài Quản lý thay đổi tổng hợp hoạt động quản trị nhằm chủ động phát hiện, thúc đẩy điều khiển q trình thay đổi cơng sở phù hợp với biến động, đảm bảo cho công sở phát triển b Một số nội dung thay đổi tổ chức Cơ cấu tổ chức Nhân Văn hóa tổ chức c Mơ hình quản lý thay đổi - Một mơ hình thay đổi phát triển ông Kurt Lewin vào năm 1947 với tên gọi “Mơ hình bước”, sau giới thiệu học thuyết thuộc lĩnh vực khoa học xã hội ơng ( 1951) Nó bao gồm bước: làm rã, thay đổi làm đông lại Cụ thể bước sau: · Làm rã đông: làm giảm áp lực trì hành vi tổ chức tình trạng · Người ta đặt vấn đề thực tiễn hành vi hành, phát triển động lực để thay đổi · Các nhà lãnh đạo giúp nhân viên “rã đông” nhận nhu cầu thay đổi Trả lời cho câu hỏi: · Chúng ta phải thay đổi gì? · Làm để vượt qua rào cản? · Làm để nhận ủng hộ nhân viên? · Thay đổi: chuyển đổi hành vi tổ chức sang tình trạng · Thực thi thực tiễn sách mới, học tập hành vi kỹ · Lãnh đạo hỗ trợ nhân viên, nhấn mạnh đến tầm quan trọng thay đổi, sửa chữa phương pháp cần thiết · Trả lời cho câu hỏi: + thay đổi cách nào? + Cần phải làm gì? + Phương pháp cách tiếp cận nào? · Làm đông lại: ổn định hóa tổ chức tình trạng cân · Khuyến khích hỗ trợ hành vi vừa học, thực tế thực thi để trở thành phần hoạt động thường xuyên nhân viên · Các nhà lãnh đạo huấn luyện, đào tạo vận dụng hệ thống khen thưởng thích hợp để giúp củng cố thay đổi thực - Mơ hình Kotter (mơ hình bước)  Hình thành ý thức khẩn trương 18        Tạo phối hợp đạo mạnh mẽ Tạo tầm nhìn Truyền đạt tầm nhìn Trao quyền cho người khác hành động theo tầm nhìn Lập kế hoạch tạo chiến thắng ngắn hạn Củng cố tiến trì đà phát triển Thể chế hóa phương pháp 3.3.4 Quản trị xung đột a Xung đột trình bên nhận quyền lợi đối lập bị ảnh hưởng tiêu cực bên khác b Phương pháp giải xung đột: • Phương pháp cạnh tranh • Phương pháp hợp tác • Phương pháp lẩn tránh • Phương pháp nhượng • Phương pháp thỏa hiệp 19 ... nước 1.2 Điều hành công sở 1.2.1 Quan niệm điều hành công sở - Khái niệm: Điều hành công sở hiểu phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, biện pháp công nghệ vận dụng vào hoạt động công sở để thực... cho công sở Điều hành công sở hoạt động điều hòa phối hợp cá nhân, tổ chức, đơn vị công sở để hướng đến thực nhiệm vụ chung công sở giải hoạt động cụ thể - Nội dung tổ chức điều hành hoạt động công. .. thuật điều hành hành cơng hành tư CHƯƠNG MỘT SỐ KĨ THUẬT ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CÔNG SỞ CƠ BẢN (Tổng số giờ: 21; lý thuyết: 15, thực hành/ thảo luận: 03; thực tế:03) 2.1 Lập kế hoạch hoạt động công sở