Qui tr×nh liªn quan tíi kh¸ch hµng SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN Ô TÔ Mã hiệu QT NB 07 Lần ban hành 01 Ngày ban hành 10/10/2018 MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU 1 MỤC ĐÍCH 2 PHẠM VI 3 TÀI LIỆU VIỆ[.]
Mã hiệu: SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN Ô TÔ QT.NB.07 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN ĐỊNH NGHĨA NỘI DUNG QUY TRÌNH BIỂU MẪU HỒ SƠ CẦN LƯU Trách nhiệm Họ tên Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Trần Đình Tuế Phạm Văn Tình Trần Xn Tiến Chánh Văn phịng Phó Giám đốc Giám đốc Chữ ký Chức vụ Mã hiệu: SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN Ơ TƠ QT.NB.07 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành Ban hành lần thứ 01 10/10/2018 Mã hiệu: SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN Ô TÔ QT.NB.07 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 MỤC ĐÍCH - Đưa quy định cụ thể nhằm quản lý, sử dụng có hiệu phương tiện xe tơ phục vụ đưa đón cán chuyên viên công tác hoạt động xã hội khác PHẠM VI ÁP DỤNG - Áp dụng việc quản lý, sử dụng, bảo dưỡng sửa chữa xe ô tô quan Sở Xây dựng Hà Tĩnh TÀI LIỆU VIỆN DẪN - TCVN ISO 9001:2015; - Thông tư số 159/2015/TT-BTC ngày 15/10/2015 Bộ Tài hướng dẫn số điều Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/8/2015 Thủ tướng Chính phủ Quyết định quy định tiêu chuẩn, định mức chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô quan nhà nước, đơn vị nghiệp công lập, Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ - Quyết định Giám đốc Sở Xây dựng việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng tài sản công danh mục chi tiêu nội quan Sở Xây dựng - Các tiêu kinh tế kỹ thuật loại xe ô tô sử dụng ĐỊNH NGHĨA - Không áp dụng Mã hiệu: SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN Ơ TÔ QT.NB.07 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 Nội dung 5.1 Lu đồ: Biểu mẫu Trách nhiệm Thêi gian u cầu BM01.QT.NB.07 Các phịng Phó CVP Văn phòng Chánh VP Duyệt KH ngày Thông báo Viết lệnh điều xe, ghi sổ cấp xăng BM02.QT.NB.07 Phó CVP BM03.QT.NB.07 Lập phiếu cấp xăng, dầu Kế toán Ký phiếu cấp xăng Thực nhiệm vụ Chánh VP BM04.QT.NB.07 Phó CVP- Thanh toán Lái xe Cuối Mã hiệu: SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN Ơ TƠ QT.NB.07 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 Kế toán - Lái xe thỏng 5.2 Mô tả Căn vào yêu cầu, nhiệm vụ công tác, i tng, tiờu chun c bố trí xe cơng tác Tại Quyết định quy định Sở Xây dựng việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng tài sản công định mức chi tiêu nội quan Sở Xây dựng, phòng đăng ký s dng xe theo biểu mẫu BM01.QT.NB.07 lÃnh đạo phòng, ban ký gửi Phú chỏnh văn phòng, tối thiểu trớc tiếng đồng hồ Trờng hợp đột xuất phải có lệnh LÃnh ®¹o Së Phó chánh văn phịng tổng hợp lập kế hoạch sử dụng xe hàng tuần ngày bỏo cỏo Chỏnh phũng duyt Phó Văn phßng lập lệnh điều động xe theo biĨu mÉu BM02.QT.NB.07, tính tốn nhu cầu xăng dầu vào sổ theo dõi cấp xăng dầu mẫu BM02.QT.NB.07, ghi sổ nhật trình xe theo biu mu BM03.QT.NB.07 v thông báo bảng điều động phơng tiện Văn phòng Trờng hợp không đủ xe để bố trí báo cáo LÃnh đạo Sở cho ý kiÕn xư lý Kế tốn lập phiếu xuất xăng, dầu (Phiếu xuất kho) theo mẫu quy định Nhà nước Chánh văn phòng Giám đốc uỷ quyền ký L¸i xe nhËn lƯnh điều động xe, phiếu xut xăng, lĩnh xăng thực nhiệm vơ theo lƯnh ®iỊu xe ®ång thêi ghi lịch trình xe, chữ ký người sử dụng xe Lái xe thơng báo số đồng hồ tính quảng đường trước xe lăn bánh đến quan để người sử dụng xe ký xác nhận quảng đường xe lăn bánh đợt cơng tác vµo Sổ Nhật trình xe theo biĨu mÉu BM04.QT.NB.07 Mã hiệu: SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN Ơ TƠ QT.NB.07 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 Cuối tháng lái xe thực toán: - Cùng với Phó chánh văn phịng tính tốn cân đối lượng xăng tiêu thụ theo định mức với lượng xăng nhận tháng Nếu lượng xăng cịn thừa kết chuyến vào Sổ theo dõi cấp xăng dầu sang tháng - Thanh tốn chi phí mua xăng, dầu với Kế tốn 5.3 Quản lý sử dụng 5.3.1 Xe tô quan Sở Xây dựng lãnh đạo Văn phòng giao cho lái xe nhận sử dụng quản lý xe 5.3.2 Phó văn phịng chịu trách nhiệm quản lý, điều hành xe, giám sát kỹ thuật giám sát sửa chữa xe tơ, tốn nhiên liệu tiêu hao hàng tháng 5.3.3 Lái xe quản lý ô tô giao theo quy định, đảm bảo an toàn xe lưu hành thực nhiệm vụ theo lệnh điều xe 5.3.4 Khi xe tham gia giao thơng cần phải có giấy tờ sau: - Lệnh điều xe - Giấy phép lái xe ô tô - Sổ chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật bảo vệ môi trường phương tiện giới đường - Giấy chứng nhận Bảo hiểm xe giới - Giấy đăng ký xe ô tô 5.4 Định mức xăng xe Căn vào tiêu chuẩn kỹ thuật xe (xe mới) tình trạng kỹ thuật thiết bị (xe cũ) lãnh đạo Văn phòng định định mức xăng dầu cụ thể cho loại xe 5.5 Bảo dưỡng sửa chữa - Bảo dưỡng xe ô tô theo tiêu chuẩn kỹ thuật quy định - Sửa chữa thay phụ tùng theo quy định nhà chế tạo tình trạng kỹ thuật thực tế xe - Khi sửa chữa xe theo quy trình sau: Mã hiệu: SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN Ơ TƠ QT.NB.07 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 + Phó văn phịng chủ trì mời cán kỹ thuật lập biên tình trạng xe yêu cầu cần sửa chữa, có ý kiến xác nhận thành viên + Phó văn phịng đề nghị sửa chữa, có xác nhận Chánh văn phòng + Lái xe lấy báo giá việc sửa chữa thay phụ tùng + Lãnh đạo VP duyệt, lập dự trù, trình giám đốc duyệt + Lái xe thực việc sửa chữa thay phụ tùng + Phó văn phịng nghiệm thu việc sửa chữa, thay phụ tùng với biên đề nghị sửa chữa, việc nghiệm thu lập thành biên + Thanh toán hợp đồng sửa chữa thay phụ tùng xe ô tô 5.6 Thủ tục tốn 5.6.1 Thanh tốn cơng tác phí : giấy đường có dấu chữ ký xác nhận nơi đi, nơi đến Lệnh điều xe để toán vé cầu đường, bến bãi, rửa xe 5.6.2 Quyết toán xăng dầu hàng tháng tính theo định mức 5.6.3 Thanh toán sửa chữa - Sửa chữa theo kế hoạch : Tháng 10 hàng năm, Phó chánh văn phịng lập kế hoạch mua sắm sửa chữa ô tô gửi lãnh đạo văn phòng - Lãnh đạo Văn phòng lập kế hoạch kinh phí năm, trình giám đốc ký duyệt gửi Sở Tài - Sửa chữa đột xuất phát sinh: Phó chánh văn phòng kỷ thuật kiểm tra thực tế, báo cáo lãnh đạo Văn phòng định sửa chữa - Sửa chữa phải kiểm tra kỹ thuật phụ tùng thay thế, sửa chữa xong phải thu hồi nghiệm thu có biên BIỂU MẪU TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu BM01.QT.NB.07 Giấy đăng ký xe công tác BM02.QT.NB.07 Lệnh điều xe BM03.QT.NB.07 Sổ theo dõi cấp phát xăng, dầu Mã hiệu: SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN Ô TÔ BM04.QT.NB.07 Sổ nhật trình xe HỒ SƠ CẦN LƯU - Thời gian lưu trữ 01 năm - Sổ ghi lịch xe công tác ngày - Sổ cấp phát xăng dầu năm QT.NB.07 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 ... hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành Ban hành lần thứ... hoạt động xã hội khác PHẠM VI ÁP DỤNG - Áp dụng việc quản lý, sử dụng, bảo dưỡng sửa chữa xe ô tô quan Sở Xây dựng Hà Tĩnh TÀI LIỆU VIỆN DẪN - TCVN ISO 9001:2015; - Thông tư số 159/2015/TT-BTC ngày... 04/8/2015 Thủ tướng Chính phủ Quyết định quy định tiêu chuẩn, định mức chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô quan nhà nước, đơn vị nghiệp công lập, Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Nhà nước nắm giữ 100%