DANH MỤC TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ÔN TẬP vị trí tuyển dụng: QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

SỞ VĂN HĨA VÀ THỂ THAO BÌNH ĐỊNH HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG VIÊN CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bình Định, ngày 22 tháng 11 năm 2021 DANH MỤC TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ƠN TẬP vị trí tuyển dụng: QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH I Tài liệu tham khảo phần kiến thức chun mơn nghiệp vụ Hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 quy định công tác văn thư và quản lý nhà nước công tác văn thư (Chương II - Soạn thảo, ký ban hành văn hành chính, gồm: Mục với Điều 7, 8, 9; Chương III – Quản lý văn bản, gồm: Mục với Điều 13, 15, 17, 18, 19; Mục với Điều 23; Mục với Điều 25) Thông tư số 2/2021/TT-BNV ngày 11 tháng năm 2021 Bộ Nội vụ quy định mã số, tiêu chuẩn chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương ngạch công chức chuyên ngành hành và cơng chức chun ngành văn thư; (Chương II – Chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn tiêu chuẩn ngạch cơng chức chun ngành hành chính, Điều – Ngạch Chuyên viên) Quy định công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Định (ban hành theo Quyết định số 71/2020/QĐ-UBND ngày 09 tháng 11 năm 2020 Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Định) (Chương II – Soạn thảo, ký ban hành văn hành chính, gồm: Mục với Điều 6; Mục với Điều 7, 8, 9, 10; Chương III - Quản lý văn bản, gồm Mục với Điều 11, 12, 13, 14, 15; Mục với Điều 16, 17, 18, 19, 20) Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên (Ban hành kèm theo Quyết định số 2721/QĐ-BNV ngày 28 tháng 12 năm 2018 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) (gồm: Chuyên đề -Tổ chức máy hành nhà nước; Chuyên đề 5-Thủ tục hành nhà nước; Chuyên đề 11-Kỹ giao tiếp hành chính; Chuyên đề 15-Kỹ soạn thảo văn quản lý nhà nước; Chuyên đề 16-Kỹ viết báo cáo) II Tài liệu tham khảo phần kiến thức đơn vị tuyển dụng liên quan *Nhà hát nghệ thuật truyền thống tỉnh Bình Định Quy chế tổ chức và hoạt động Nhà hát nghệ thuật truyền thống tỉnh Bình Định (ban hành theo Quyết định số 1039/QĐ-UBND ngày 25 tháng năm 2020 Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Định) (Chương I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, gồm: Điều 1, 2, 3; Chương II Cơ cấu tổ chức, số lượng người làm việc chế tài chính, gồm: Điều 4, 5, 6) * Bảo tàng tỉnh Bình Định Bảo tàng Quang Trung Quy chế tổ chức và hoạt động Bảo tàng tỉnh Bình Định (ban hành theo Quyết định số 1032/QĐ-UBND ngày 29 tháng năm 2019 Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Định) (Chương I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, gồm: Điều 1, 2, 3; Chương II Cơ cấu tổ chức, số lượng người làm việc chế tài chính, gồm: Điều 4, 5, 6) Quy chế tổ chức và hoạt động Bảo tàng Quang Trung (ban hành theo Quyết định số 1770/QĐ-CTUBND ngày 04 tháng năm 2011 Chủ tịch UBND tỉnh Bình Định) (Chương I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, gồm: Điều 1, 2, 3; Chương II Cơ cấu tổ chức, số lượng người làm việc chế tài chính, gồm: Điều 4, 5, 6) TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ÔN TẬP CHI TIẾT Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư (Chương II - Soạn thảo, ký ban hành văn hành chính, gồm: Mục với Điều 7, 8, 9; Chương III – Quản lý văn bản, gồm: Mục với Điều 13, 15, 17, 18, 19; Mục với Điều 23; Mục với Điều 25 Chương II SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Điều Thể thức văn Thể thức văn là tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn và thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh và thời gian ban hành văn đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức i) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn và số lượng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định này Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định này Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Nghị định này Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định này Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HANH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 13 Ký ban hành văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách và số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu và văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian và nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền khổng ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức và đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định này Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 15 Cấp số, thời gian ban hành văn Số và thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn quan, tổ chức là năm, thống văn giấy và văn điện tử a) Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng b) Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định c) Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm là ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Điều 17 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức và dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu quan, tổ chức và dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định này Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định này Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan và phát hành ngày văn ký, chậm là ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành và gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian và nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký sổ người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy và phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định này Điều 19 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư quan và phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan sử dụng và lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định này để lưu Văn thư quan và hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 23 Trình, chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm là ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải và chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình và chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác và giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định này Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống và chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Mục SAO VĂN BẢN Điều 25 Các hình thức Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy và ký số quan, tổ chức Sao lục a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy b) Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức và kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I Nghị định này Thông tư số 2/2021/TT-BNV ngày 11 tháng năm 2021 Bộ Nội vụ quy định mã số, tiêu chuẩn chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ xếp lương ngạch công chức chun ngành hành cơng chức chun ngành văn thư; (Chương II – Chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn tiêu chuẩn ngạch cơng chức chun ngành hành chính, Điều – Ngạch Chuyên viên) Chương II CHỨC TRÁCH, NHIỆM VỤ, TIÊU CHUẨN CÁC NGẠCH CÔNG CHỨC CHUYÊN NGÀNH HÀNH CHÍNH Điều Ngạch Chuyên viên Chức trách: Là cơng chức có trình độ chun mơn, nghiệp vụ quan, tổ chức hành từ cấp huyện trở lên, chịu trách nhiệm nghiên cứu, xây dựng và tổ chức thực sách, pháp luật theo ngành, lĩnh vực địa phương Nhiệm vụ: a) Tham gia xây dựng và tổ chức thực quy định, quy chế quản lý nghiệp vụ ngành, lĩnh vực, địa phương; tham gia xây dựng chế, định cụ thể nội dung quản lý theo quy định pháp luật, phù hợp với tình hình thực tế; b) Tham mưu trình cấp có thẩm quyền định xử lý vấn đề cụ thể; chủ động phối hợp với đơn vị liên quan, công chức khác việc thực công việc thẩm quyền, trách nhiệm giao; c) Tham gia kiểm tra, thu thập thông tin, thống kê, quản lý hồ sơ, lưu trữ tư liệu, số liệu nhằm phục vụ công tác; d) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và đề xuất biện pháp để thực quy định định quản lý đạt kết quả; đ) Trực tiếp thực thi công vụ và nhiệm vụ khác cấp giao Tiêu chuẩn lực chuyên môn, nghiệp vụ: a) Nắm vững đường lối, chủ trương Đảng, pháp luật ngành, lĩnh vực công tác, mục tiêu và đối tượng quản lý, hệ thống nguyên tắc và chế quản lý nghiệp vụ thuộc phạm vi công tác; b) Có khả tham gia xây dựng và hướng dẫn thực chế độ, sách, quy định quản lý nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực địa phương cơng tác; có khả tham gia nghiên cứu phục vụ quản lý và xử lý thông tin quản lý; c) Có lực làm việc độc lập phối hợp theo nhóm; có kỹ soạn thảo văn và thuyết trình vấn đề giao tham mưu, đề xuất; d) Có kỹ sử dụng cơng nghệ thông tin bản, sử dụng ngoại ngữ trình độ tương đương bậc khung lực ngoại ngữ Việt Nam sử dụng tiếng dân tộc thiểu số công chức công tác vùng dân tộc thiểu số theo yêu cầu vị trí việc làm Tiêu chuẩn trình độ đào tạo, bồi dưỡng: a) Có tốt nghiệp đại học trở lên với ngành chuyên ngành đào tạo phù hợp với ngành, lĩnh vực cơng tác; b) Có chứng bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch chuyên viên Yêu cầu công chức dự thi nâng ngạch lên ngạch chuyên viên: Có thời gian giữ ngạch cán và tương đương từ đủ 03 năm trở lên (không kể thời gian tập sự, thử việc) Trường hợp có thời gian tương đương với ngạch cán thời gian giữ ngạch cán tối thiểu 01 năm (đủ 12 tháng) tính đến ngày hết thời hạn nộp hồ sơ đăng ký dự thi nâng ngạch Quy định công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Định (ban hành theo Quyết định số 71/2020/QĐ-UBND ngày 09 tháng 11 năm 2020 Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Định) (Chương II – Soạn thảo, ký ban hành văn hành chính, gồm: Mục với Điều 6; Mục với Điều 7, 8, 9, 10; Chương III - Quản lý văn bản, gồm Mục với Điều 11, 12, 13, 14, 15; Mục với Điều 16, 17, 18, 19, 20) Chương II SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Điều 8, Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Trách nhiệm đơn vị, cá nhân a) Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại (theo quy định Điều Nghị định số 30/2020/NĐCP), nội dung và độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày b) Trường hợp soạn văn mật, người soạn thảo phải đề xuất người đứng đầu quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước, độ mật bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng phát hành, phép không phép sao, chụp tài liệu chứa bí mật nhà nước Tờ trình, Phiếu trình duyệt ký văn văn xác định độ mật và có trách nhiệm bảo vệ nội dung bí mật nhà nước trình soạn thảo c) Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn ngoài việc thực nội dung nêu điểm a khoản này phải chuyển thảo văn (định dạng pdf), tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật thông tin cần thiết: tên loại văn bản; trích yếu nội dung; ngơn ngữ; ghi chú; mức độ khẩn (nếu có); hạn trả lời văn Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn để hoàn chỉnh thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Đối với văn giấy a) Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn (hoặc cấp phó giao phụ trách lĩnh vực) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức và trước pháp luật nội dung văn bản, phải ký “tắt” vào vị trí kết thúc nội dung văn (sau dấu /.) b) Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức và trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; phải ký “tắt” vào vị trí cuối phần “Nơi nhận” Đối với văn điện tử a) Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn ngoài việc thực nội dung khoản Điều Quy định này, phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức và trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn b) Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn (hoặc cấp phó giao phụ trách lĩnh vực) chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức và trước pháp luật nội dung thảo văn bản, phải ký “tắt” vào vị trí kết thúc nội dung văn (sau dấu /.) trước trình người có thẩm quyền ký ban hành Thủ trưởng quan, đơn vị quy định cụ thể việc chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Điều 10 Ký ban hành văn Việc ký ban hành văn thực theo quy định Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử: Hình ảnh, vị trí chữ ký số người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) suốt; đặt canh chức vụ người ký và họ tên người ký Thủ trưởng quan, đơn vị quy định cụ thể trường hợp ký thừa lệnh quy chế làm việc quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 11 Cấp số, thời gian ban hành văn Việc cấp số, thời gian ban hành văn thực theo quy định Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn quy phạm pháp luật Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng Văn chuyên ngành Thủ trưởng quan, đơn vị quy định việc cấp số văn chuyên ngành quan quy chế công tác văn thư, lưu trữ Văn hành a) Đối với văn giấy Việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm là ngày làm việc - Các loại văn bản: Nghị quyết, Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn cấp chung hệ thống số - Các văn hành cịn lại cấp chung hệ thống số b) Đối với văn điện tử Việc cấp số, thời gian ban hành văn thực chức hệ thống Tùy theo số lượng văn ban hành hàng năm loại văn bản, Thủ trưởng quan quy định việc cấp số văn quan quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường hợp loại văn cấp chung hệ thống số phải có thời hạn bảo quản tương đồng Văn mật Văn mật cấp hệ thống số riêng theo quy định Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng năm 2020 Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước (sau gọi là Thông tư số 24/2020/TT-BCA Bộ trưởng Bộ Công an) Điều 12 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn a) Đăng ký văn sổ Văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP b) Đăng ký văn Hệ thống Văn thư quan đăng ký, cập nhật vào Hệ thống: Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản; ghi chú; chức vụ, họ tên người ký; nơi nhận; mức độ khẩn, độ mật; số lượng phát hành; hạn trả lời văn Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định Thông tư số 24/2020/TTBCA Bộ trưởng Bộ Công an 10 Điều 13 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn Việc nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức và dấu độ mật, mức độ khẩn thực theo quy định Điều 17 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, tổ chức là hình ảnh dấu quan, tổ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái Chữ ký số quan, tổ chức văn kèm theo văn thể sau: Văn kèm theo tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn và không thực ký số lên văn kèm theo; văn không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức văn kèm theo Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen Điều 14 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Việc Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn thực theo quy định Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Đối với văn giấy a) Bì văn - Bì đựng văn quan thực theo mẫu quy định mục II Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP - Bì đựng văn mật thực theo quy định Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Bảo vệ bí mật nhà nước b) Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn - Thủ trưởng quan, đơn vị quy định hình thức chuyển phát văn quan quy chế công tác văn thư, lưu trữ - Việc chuyển phát văn bưu điện phải theo dõi Sổ theo mẫu quy định mục III Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP + Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc + Đối với bì văn gửi lý nào mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết + Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Đối với văn điện tử Sau phát hành văn Hệ thống, Văn thư theo dõi tình trạng nhận văn quan, đơn vị chức Hệ thống Trường hợp không gửi khơng xác định tình trạng nhận văn quan, đơn vị phải kịp thời báo cáo người có thẩm quyền giải Điều 15 Lưu văn