TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỌP BÁO TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỌP BÁO Hướng dẫn tổ chức Họp báo Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi ph[.]
TỔ CHỨC SỰ KIỆN - HỌP BÁO Hướng dẫn tổ chức Họp báo: Họp báo hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông cộng đồng Để có buổi họp báo ấn tượng địi hỏi phải tiến hành khối lượng công việc không nhỏ Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ cho việc thuê công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo tốn kém, bạn hoàn toàn tự trang bị cho kiến thức để tự tổ chức buổi họp báo trang trọng gọn nhẹ, lôi giới truyền thông đến tham dự Kinh nghiệm Họp báo: Nhiều nhà quản lý họp báo phải loay hoay lâu nhận yêu cầu tổ chức buổi họp báo Khái niệm họp báo quen thuộc với hầu hết người, xuất liên tục truyền hình, mặt báo, làm để có buổi họp báo đàng hồng, đạt u cầu, cịn khái niệm xa lạ với nhiều người Để bắt tay vào việc tổ chức họp báo, bạn nắm kỹ bước sau: Phần Chuẩn bị phần nội dung Họp báo Giới nhà báo đến với kiện công ty bạn để lấy thông tin Bạn nên nhớ thông tin “nhân vật” họp báo Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo phần thông tin giới thiệu kiện thông tin xác đáng Hãy thử hình dung, bạn mời nhà báo người, khơng đến dự, chắn lý phần nội dung không đáng quan tâm Trước bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, thăm dị thái độ giới phóng viên phần nội dung kiện Chẳng hạn như, bạn gọi qua số báo đài truyền hình mà nhận lời hứa ậm ừ: “Chúng cố gắng cử phóng viên đến đưa tin ”, lúc bạn cần xem lại phần nội dung kiện Phần Địa điểm tổ chức họp báo hiệu Có nhiều lựa chọn cho buổi họp báo công ty bạn Một điều bạn cần phải nhớ tiêu chuẩn phòng họp báo phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu Các trung tâm hội nghị, phòng họp khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường lựa chọn hàng đầu công ty ngày Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, phải đảm bảo điều kiện ánh sáng, trang trí lịch sự, khơng phơ trương Một số cơng ty muốn “chơi trội”, lựa chọn khơng gian ngồi trời cho họp báo Tuy nhiên, bạn nghĩ họp báo ngổn ngang: khơng có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh âm thu tồn nghe tiếng gió Phần Mời khách họp báo ( phóng viên báo chí dự họp báo tổ chức họp báo hiệu quả) Lời mời, thường dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, nhân vật có mặt tham gia trả lời vấn buổi họp báo Cần chủ động email, Fax cho quan báo chí từ trước tuần đến 10 ngày trước gửi giấy mời thức Hãy cố gắng để quan báo chí khơng bỏ qn lời mời bạn Phần Chuẩn bị tư liệu họp báo danh sách tài liệu họp báo Tư liệu họp báo cần phải chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi nội dung họp, tra cứu thông tin đến chủ đề họp báo, bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung kèm thời gian), lý lịch trích ngang nhân vật nhân vật có phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước nhân vật Thi thoảng tài liệu phát theo phần buổi họp báo để tráng tình trạng giới phóng viên đến nhận hết tài liệu cần có để ln Đơn giản họ hồn tồn tác nghiệp, viết với thông tin tài liệu Phần Thảo luận với MC Họp báo người diễn thuyết Họp báo Một hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với nhân vật có nói quan trọng trước báo giới, lãnh đạo bạn Lý nhà tổ chức buổi họp báo cần phải xem trước nội dung phát ngơn Bạn cần góp ý với nói dài lê thê, xa trọng tâm chủ đề buổi họp Hướng dẫn nhân vật cách trả lời câu hỏi khó khăn báo giới họ trình bày phát biểu mình, làm thể để tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi MC buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu nói rành mạch để người nghe MC không cần không nên nhắc lại tổng hợp lại quan điểm người phát biểu phần tổng hợp bị sai, gây nhiễu thơng tin họp MC làm giảm khơng khí căng thẳng họp báo nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch Mọi cử vui nhộn, hài hước không nên diễn trước mặt báo giới Phần Diễn tập họp báo Các họp báo Họp báo kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh cơng ty mắt báo giới, bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng tất khâu Diễn tập lúc bạn phát hiện, dự phịng bất ổn xảy buổi họp báo Chẳng hạn MC làm yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm hoạt động có tốt khơng, ánh sáng có q chói mắt người dự phóng viên khơng, thứ lên hình đạt yêu cầu chưa, thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều hay không? Phần Buổi họp báo bắt đầu với đầy đủ khách mời Họp báo Mọi thành viên ban tổ chức phải có mặt đồng hồ trước buổi họp báo bắt đầu Một lần nữa, bạn phải kiểm tra hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên Buổi họp báo phải bắt đầu giờ, bất chấp có người tham dự Hãy vận dụng tình bạn phịng bị sẵn khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo Bạn cần lịch nhắc nhở phóng viên đề nghị nêu câu hỏi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn phóng viên tác nghiệp theo danh tính tên quan, theo vị trí chỗ ngồi… Kết thúc buổi họp báo, bạn dành cho giới truyền thông lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn tiếp tục đón tiếp họ lần họp báo Sau đó, bạn yên tâm chờ xem TV buổi tối báo ngày hơm sau, để có thơng tin nóng hổi cơng ty bạn Họp báo Họp báo Các họp báo giúp hãng truyền thông công chúng với quan chức phủ gặp gỡ phiên hỏi đáp, thường địa điểm quan chức phủ lựa chọn Họp báo cho cơng dân hội - qua báo chí - chất vấn quan chức phủ cho quan chức phủ đưa đến cho công chúng thông điệp họ qua phương tiện truyền thông "Tổ chức họp báo thường xuyên mở van xả cho bớt", David Beckwith, cựu phát ngơn viên Phó Tổng thống nói Ơng nói điều có nghĩa với thời gian áp lực tăng lên giới phóng viên, họ có nhiều câu hỏi cần trả lời, áp lực giải tỏa có họp báo Beckwith nói: "Họp báo có ích bạn có điều cần thơng báo hay cần nói Hãy nghĩ ta làm việc kết gì" Trước họp báo Bước để tổ chức họp báo phải đảm bảo có tin Đối với người đứng đầu đất nước, chuyện thành vấn đề Nhưng thủ trưởng quan nhỏ phủ, thu hút báo giới khó Phóng viên khơng ưa dùng thời gian vào việc mà họ không cho kiện họ có tin tức khác mời gọi Trong bước tổ chức họp báo cần: * Xác định chủ đề buổi họp báo xem có cần đưa tin khơng * Xác định xem họp báo có thật cần thiết khơng, phóng viên có viết xác, với đầy đủ dẫn chứng, số liệu trao đổi kiểm chứng điện thoại trước công bố không * Quyết định xem vị quan chức phủ nói lời khai mạc * Viết sẵn ý phát biểu khai mạc cho vị quan chức Cũng vấn, tập trung vào ba ý Nhiều khơng cần thiết * Xác định câu hỏi hỏi câu trả lời thích hợp Những câu phải rộng chủ đề họp báo, phóng viên hỏi vấn đề khác Một số quan báo chí lưu danh mục chủ đề vi tính thường xuyên cập nhật, viết lần họp báo * Tổ chức diễn thử họp báo trước ngày họp báo thức, vị quan chức không cảm thấy thoải mái trả lời câu hỏi Đề nghị nhân viên văn phịng báo chí đóng giả phóng viên để hỏi câu hỏi Việc cho phép vị quan chức văn phịng báo chí biết sơ hở trả lời * Chọn ngày cho họp báo cách cẩn thận Kiểm tra kiện lịch trình dài hạn quan phủ để đảm bảo khơng có mâu thuẫn với kiện thông tin khác ngày hôm * Chọn cho họp báo Giữa buổi sáng đầu chiều thường thích hợp cho việc * Chọn địa điểm tiện lợi có đủ phương tiện kỹ thuật cho truyền thông Địa điểm trông phải hấp dẫn làm tăng hiệu thơng điệp Ví dụ, chủ đề họp báo lĩnh vực nông nghiệp, nên chọn nông trại Nếu chủ đề giáo dục, thư viện trường địa điểm thích hơp * Xác định xem có sử dụng phương tiện nghe nhìn khơng Có phương tiện hỗ trợ hình ảnh sơ đồ lớn để quan chức trình bày họp báo hay khơng? Đặt phương tiện gần với người trình bày để sau chúng xuất phương tiện truyền thông Những minh họa trực quan cần in cho vào cặp tài liệu họp báo để phóng viên tham khảo viết in báo hay truyền * Quyết định xem ai, có, giới thiệu vị quan chức phủ họp báo tuyên bố kết thúc * Thơng báo cho báo giới Ngồi phóng viên thường xuyên viết vị quan chức này, bạn mở rộng danh sách phóng viên, tùy thuộc chủ đề Ví dụ, nội dung họp báo mơi trường, bạn nên thơng báo cho phóng viên mơi trường * Gọi điện cho phóng viên hai ngày trước kiện để nhắc họ Nên tìm hiểu xem đến, khơng đến để xếp phịng họp phù hợp * Lên lịch thơng báo họp báo * Gửi fax thư điện tử cho báo chí xa, có quan tâm đến dự họp báo * Dự trù đủ thời gian để viết tin, in ấn, tập hợp vận chuyển tư liệu liên quan, túi tài liệu, trang thơng tin/số liệu, thơng cáo báo chí, tiểu sử tranh ảnh * Xác định xem báo giới có cần phải kiểm tra giấy tờ hay khơng Điều có nghĩa số phóng viên định có giấy mời * Đáp ứng nhu cầu phương tiện kỹ thuật cho báo giới Bố trí chiếu sáng, nguồn điện đặc biệt, phiên dịch, thiết bị nghe có nhiều đầu Đảm bảo chắn thiết bị cần dùng hoạt động tốt * Phân công cán trông nom hậu cần cho họp Vào ngày họp báo, người phải có mặt địa điểm từ sớm phải sẵn sàng giải vấn đề khơng lường trước, ví dụ tiếng ồn bên ngoài, thời tiết xấu họp báo trời Nếu địa điểm họp báo ngồi văn phịng * Xác định xem bạn có cần phịng tiếp khách để đón quan chức phủ khơng * Cần có đủ diện tích để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật phóng viên * Phải có đủ tên, số điện thoại, điện thoại di động cán chủ chốt địa điểm, đội trưởng an ninh, đội trưởng bảo dưỡng kỹ thuật nhân viên quan hệ công chúng Mặc dù nơi khác bạn khách, sân nhà bạn chủ nhà chịu trách nhiệm cho mặt kiện Mọi trục trặc xảy Ví dụ, quan chức phủ hàng để đến trao thiết bị cho bệnh viện Ông ta thư ký báo chí ơng biết trả lời câu hỏi phóng viên sau lễ trao tặng, họ quên không thu xếp chỗ cho tình tiết Vị quan chức tổ chức họp báo với 15 phóng viên sảnh bệnh viện, với ban nhạc nhà trường chơi ầm ĩ làm phóng viên chẳng nghe gì, cịn địa điểm q chật chội khơng đủ chỗ cho phóng viên truyền hình thu hình Ít trước kiện tuần, người phát ngôn lẽ phải yêu cầu bệnh viện dành cho phịng để họp báo, thơng báo cho giới truyền thông biết địa điểm thời gian, trợ lý báo chí đến tận nơi thị sát trước - chí trước Trái lại, khơng làm nên phóng viên hồn tồn thất vọng cịn vị quan chức phủ lỡ hội lên tin Trong họp báo * Nên có bảng đăng ký phóng viên khách mời để bạn biết có mặt * Ngay từ đầu họp, cho phóng viên biết diễn giả có thời gian, chuẩn bị tinh thần cắt bớt câu hỏi * Đảm bảo họp báo phát biểu ngắn gọn Báo chí ưa quan chức nói ngắn sẵn sàng trả lời câu hỏi người diến thuyết hàng nửa * Dành thời gian cho câu hỏi * Ghi âm lại nhận xét quan chức phủ để chuyển thành văn lưu trữ * Giải đáp câu hỏi chưa trả lời Nếu vị quan chức phủ chưa trả lời ngay, nên thú nhận chưa trả lời nhớ thực lời hứa trả lời vào cuối ngày Sau họp báo * Đưa tư liệu họp báo lên trang Web để quảng bá * Gửi tài liệu hội nghị phát viết tay cho có quan tâm mà không đến dự * Thực lời hứa bổ sung thông tin trả lời hẹn câu hỏi chưa trả lời * Kiểm điểm lại tất bước thực ghi chép rút kinh nghiệm cho lần họp báo sau LỊCH BIỂU HỌP BÁO VÀ DANH SÁCH PHÓNG VIÊN Bây bạn nhanh chóng phản ứng trước tin tức mời giới truyền thơng có chuyện để nói, trì danh sách cập nhật địa liên hệ với giới truyền thơng * Lên danh sách tên phóng viên, quan họ, lĩnh vực quan tâm, địa làm việc nhà riêng, số điện thoại di động, fax địa thư điện tử Cũng nên lập danh sách riêng phóng viên theo lĩnh vực chuyên môn theo khu vực địa lý * Đảm bảo danh sách cập nhật * Biết cách thức phóng viên muốn nhận tin – fax, điện thoại, thư điện tử * Biết thời hạn đưa tin phóng viên khơng gọi điện thoại thời gian đưa tin * Tìm xem giới truyền thông định tin tức đăng vào thời điểm ngày, tuần tháng định đăng tin đưa Tìm hiểu xem hãng truyền thơng muốn thông báo trước trước diễn kiện Thủ tục Cho phép Họp báo Trình tự thực + Cơ quan, tổ chức gửi công văn xin phép văn thông báo đến Cục Báo chí - Đối với tổ chức nước: Tổ chức Trung ương gửi công văn xin phép họp báo - Đối với quan đại diện nước Cơ quan đại diện nước (cơ quan đại diện Ngoại giao; quan lãnh sự, quan đại diện tổ chức quốc tế liên Chính phủ Việt Nam) gửi thơng báo văn bảnđến Cục Báo chí, Bộ Thông tin Truyền thông; đồng thông báo cho Bộ Ngoại giao - Các đoàn đại biểu nước thăm thức Việt Nam theo lời mời lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội Bộ Ngoại giao thực theo chương trình Đồn Cơ quan chủ quản Việt Nam có trách nhiệm thơng báo cho Cục Báo chí, Bộ Thơng tin Truyền thơng để phối hợp quản lý - Các Đoàn đại biểu nước thăm Việt Nam theo lời mời quan Việt Nam khác, quan chủ quản Việt Nam có trách nhiệm thơng báo văn cho Cục Báo chí, Bộ Thơng tin Truyền thơng + Cục Báo chí có văn trả lời việc đồng ý hay không đồng ý việc họp báo (đối với tổ chức nước quan đại diện nước ngoài) Cách thức thực - Trực tiếp Cục Báo chí - Thơng qua hệ thống bưu Thành phần, số lượng hồ sơ -Cơ quan, tổ chức có văn xin phép văn thông báo, ghi rõ: + Nội dung họp báo; + Ngày, họp báo; + Địa điểm; + Thành phần tham dự; + Người chủ trì, chức danh người chủ trì + Các chi tiết khác có liên quan: trưng bày tài liệu, vật… Số lượng hồ sơ: 01 (bộ) Thời hạn giải quyết: - Đối với quan đại diện nước ngoài, quan nước ngoài: sau 24 kể từ nhận văn xin phép, Cục Báo chí có văn trả lời; khơng có ý kiến việc họp báo coi chấp nhận - Đối với nước: Tổ chức muốn họp báo phải báo trước văn chậm 24 tiếng đồng hồ trước họp báo Việc họp báo tổ chức quan quản lý nhà nước báo chí đồng ý văn thời hạn chậm tiếng đồng hồ trước họp báo Đối tượng thực thủ tục hành chính: - Tổ chức Cơ quan thực thủ tục hành - Cơ quan có thẩm quyền định theo quy định: Bộ Thông tin Truyền thơng - Cơ quan người có thẩm quyền uỷ quyền phân cấp thực (nếu có): Cục Báo chí - Cơ quan trực tiếp thực TTHC: Cục Báo chí Kết thực thủ tục hành - Văn chấp thuận Lệ phí (nếu có): Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có đề nghị đính kèm): Yêu cầu, điều kiện thực thủ tục hành (nếu có): - Nội dung họp báo phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mục đích tổ chức - Khơng vi phạm quy định Điều 10 Luật Báo chí - Phải báo trước văn chậm 24 tiếng đồng hồ trước họp báo (đối với nước) Căn pháp lý thủ tục hành - Luật Báo chí ngày 28/12/1989 - Luật sửa đổi, bổ sung số Điều Luật Báo chí ngày 12/6/1999 - Nghị định 51/2002/NĐ-CP ngày 26/4/2002 - Nghị định 67/CP ngày 31/10/1996 Chính phủ ban hành Quy chế hoạt động thơng tin, báo chí phóng viên nước ngồi, quan, tổ chức nước Việt Nam - Thông tư liên số 84/TTLB-VHTT-NG ngày 31/12/1996 Bộ Văn hóa – Thơng tin - Ngoại giao hướng dẫn thi hành Quy chế quản lý hoạt động thông tin báo chí phóng viên nước ngồi, quan, tổ chức nước Việt Nam ... phép, Cục Báo chí có văn trả lời; khơng có ý kiến việc họp báo coi chấp nhận - Đối với nước: Tổ chức muốn họp báo phải báo trước văn chậm 24 tiếng đồng hồ trước họp báo Việc họp báo tổ chức quan... thông muốn thông báo trước trước diễn kiện Thủ tục Cho phép Họp báo Trình tự thực + Cơ quan, tổ chức gửi công văn xin phép văn thơng báo đến Cục Báo chí - Đối với tổ chức nước: Tổ chức Trung ương... ty bạn Họp báo Họp báo Các họp báo giúp hãng truyền thông công chúng với quan chức phủ gặp gỡ phiên hỏi đáp, thường địa điểm quan chức phủ lựa chọn Họp báo cho công dân hội - qua báo chí - chất