Bài giảng Quản trị sự thay đổi

Untitled BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH ************************** BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI (Lưu hành nội bộ) GVTH Ths Trần Hoàng Tùng KHOA KINH TẾ QUẢNG NINH – 2022 Chƣơng[.]

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH ************************** BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI (Lưu hành nội bộ) GVTH: Ths Trần Hoàng Tùng KHOA KINH TẾ QUẢNG NINH – 2022 Chƣơng THAY ĐỔI 1.1 Thay đổi tổ chức 1.1.1 Khái niệm thay đổi Thay đổi (change) phạm trù gắn với tự nhiên, xã hội tư người, phản ánh vật, tượng chuyển đổi trạng thái khác với trạng thái trước Trong giáo trình tài liệu thay đổi có nhiều khái niệm thay đổi đưa dựa theo số quan điểm tác giả nước Có thể liệt kê số định nghĩa thay đổi, như: 1.Thay khác; Đổi khác đi; trở nên khác trước Sự thay đổi trạng thái mới, sinh trình vận động phát triển vật Nó tượng khách quan khơng theo ý muốn người Ý niệm thay đổi (2) nhận thức người tượng khách quan 3.Thay đổi trình vận động ảnh hưởng, tác động qua lại vật, tượng, yếu tố bên bên ngoài; thay đổi thuộc tính chung vật tượng (3) Cũng có nghiên cứu thay đổi khái quát sau: - Thay đổi thay đổi trạng thái cũ sang trạng thái trình vận động bên bên tự nhiên, xã hội - Thay đổi quy luật khách quan vật tượng, nằm ngồi ý muốn người Mặc dù có cách diễn đạt khác nhau, song nội dung thay đổi đề cập đến khái niệm khái quát là: 1/ Thay đổi thuộc tính bất biến nội vật, tượng giới khách quan; 2/ Thay đổi tác động qua lại vật, tượng, yếu tố bên bên ngồi; 3/ Con người có khả thích nghi với thay đổi tạo thay đổi 4/ Trong xã hội, người trung tâm thay đổi Ví dụ thay đổi về: trị, đường lối chủ trương, sách; thay đổi khoa học công nghệ, thay đổi lối sống, 1.1.2 Phân loại thay đổi Có nhiều cách nhiều sở để phân loại thay đổi tổ chức, người ta thường dựa vào hai sở để phân loại thay đổi là: nguyên nhân mức độ 1.1.2.1 Phân loại thay đổi dựa vào nguyên nhân  Thay đổi theo yêu cầu từ bên ngoài: chủ trương, sách, quan điểm, chức năng, nhiệm vụ  Thay đổi nhu cầu bên trong: nâng cao chất lượng, hiệu quả, thay đổi cơ cấu, tổ chức, nhiệm vụ 1.1.2.2 Phân loại dựa theo mức độ thay đổi Ngày nay, xu phát triển xã hội đặt yêu cầu tổ chức, là: - Xu hội nhập giao lưu quốc tế ngày mở rộng thân thiện; - Ước muốn chung sống hòa bình, dân chủ, bình đẳng, cơng khả gìn giữ hịa bình củng cố; - Các vấn đề có tính tồn cầu: xung đột sắc tộc, dân tộc, tôn giáo; dân số di cư tìm kiếm việc làm, suy giảm mơi trường sinh thái, phân hóa giàu nghèo ngày gia tăng, nạn thất nghiệp đòi hỏi quốc gia phải quan tâm giải quyết; - Cộng đồng tồn cầu, cơng dân giới, nhập cư, truyền thống; - Toàn cầu hóa kinh tế - thương mại tự do; - Các cơng ty đa quốc gia vị lợi ích; - Tệ nạn xã hội bạo hành có xu hướng gia tăng xã hội; Tất vấn đề cần đặt ra, xem xét giải địi hỏi phải có thay đổi tư duy, hành động tổ chức; 1.1.3 Các phương diện thay đổi tổ chức a Thay đổi bao gồm biến đổi số lượng, chất lượng cấu ( 4) + Số lượng: Con số biểu thị có nhiều hay có Sự thay đổi số lượng nhiều hay vật tượng phụ thuộc vào vật tượng thời gian, thời điểm cụ thể tương tác bên bên chúng + Chất lượng: Cái tạo nên phẩm chất, giá trị người, vật, việc thể (6) (5) Ở cần ý đến quy luật biện chứng lượng chất + Cơ cấu: Cách tổ chức thành phần nhằm thực chức chỉnh b Thay đổi có mức độ khác (7) + Cải tiến: Sửa đổi cho phần tiến Thay đổi (tăng lên hay giảm đi) phận, yếu tố, hay phương diện vật, tượng phù hợp hơn, thay đổi chất + Đổi mới: Biến đổi thành khác với trước, tiến hơn, khắc phục tình trạng lạc hậu, trì trệ đáp ứng nhu cầu phát triển chất vật tượng (8) Chính thay đổi + Cải cách: Sửa đổi phận cũ, cho thành hợp lý đáp ứng nhu cầu (9) khách quan Chính thay đổi chất vật tượng toàn diện hơn, sâu sắc đổi + Cách mạng: Cuộc biến đổi xã hội - trị lớn bản, thực việc lật đổ chế xã hội lỗi thời lập nên chế độ xã hội gốc chế độ xã hội (10) Sự thay đổi tận c Thay đổi bị động (Bị động trước thay đổi) - Khơng có định liệu chuẩn bị trước mặt; bị theo thay đổi - Không lường trước hậu - Không xác định cần thiết hay không cần thiết thay đổi - Trì trệ, “nước chảy, bèo trơi’’, thiếu tỉnh táo, động - d Thay đổi chủ động (Chủ động tạo thay đổi) - Có định liệu chuẩn bị trước mặt; không bị theo thay đổi - Lường trước kết - Xác định cần thiết hay không cần thiết thay đổi - Có lĩnh, tỉnh táo, động, sáng tạo - Có tầm nhìn bao quát: Quá khứ - Hiện - Hướng tới tương lai 1.1.4 Đặc điểm thay đổi - Sự thay đổi ln có biểu chung Nhiều vấn đề nảy sinh q trình thay đổi, có chống đối, phản kháng thay đổi thường xuất Có thể có nhiều người khơng đồng tình với thay đổi với nhiều lý khác Người chống đối thường hay tìm lý khách quan chủ quan để trì hỗn thay đổi Sự phản kháng giảm thay đổi có tác dụng tích cực Cần có thuyết phục, khuyến khích, chúng minh cho thay đổi Phản kháng thay đổi thường theo lộ trình: + Giai đoạn chống đối thay đổi cũ + Giai đoạn từ chối/chấp nhận/bảo vệ cũ + Giai đoạn loại bỏ cũ + Giai đoạn thích nghi với thay đổi + Giai đoạn thay hoàn tồn cũ - Sự thay đổi có phản kháng theo xu hướng hình sin + Từ chối: Khơng thực hoạt động liên quan đến việc thay đổi + Giận dữ: Thái độ khơng bình thường hoạt động liên quan đến thay đổi + Kì kèo: Có thực thay đổi kèm với số yêu cầu khác + Chán nản: Thái độ không muốn thực thực không tích cực hoạt động thay đổi + Chấp nhận: Có thực hoạt động thay đổi không tâm phục phục gặp phải vấn đề mặc kệ, khơng góp ý khơng tận tình - Sự thay đổi thường sử dụng số phương tiện để giải trở ngại trình thay đổi + Thơng tin có hiệu quả, khuyến khích thơng tin hai chiều, thông tin phải rõ ràng quán + Xây dựng điển hình + Tiếp xúc để nắm bắt tâm tư nguyện vọng nhân viên + Xây dựng lại lòng tự trọng nhân viên + Khuyến khích nhân viên tham gia huấn luyện + Có thể (nếu cần) sử dụng tư vấn bên + Giải khác văn hóa 1.2 Quản trị thay đổi tổ chức 1.2.1 Khái niệm quản trị thay đổi tổ chức Quản trị thay đổi kiểm sốt có hiệu thay đổi, thống có hệ thống Sự thay đổi nghiên cứu thay đổi mặt kinh tế tổ chức kinh tế cụ thể Sự thay đổi có tốt có xấu, có hiệu khơng có hiệu Sự thay đổi dẫn đến thành công hay thất bại tổ chức kinh tế cụ thể, mà chủ yếu doanh nghiệp - Sự thay đổi doanh nghiệp hiểu tất trình cải tổ cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công nghệ mới, bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hợp doanh nghiệp khác, tái cấu phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa tập thể, Sẽ thật sai lầm trì tư tưởng bảo thủ chống lại thay đổi, điều đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bước dấn sâu vào đường dẫn tới sụp đổ - Những nhà quản trị hữu hiệu phải có trách nhiệm chủ động biến đổi, quản trị xung đột giữ xung đột tầm mức chấp nhận - Dẫn dắt thay đổi hướng theo kế hoạch thiết lập: Công việc nhà quản trị dễ dàng khơng có thay đổi theo kế hoạch: hoạch định xong cơng việc diễn tiến khơng có phải giải Điều xảy hồn cảnh khơng có bất trắc, khơng cần tới thích ứng, dự đốn cách chắn, khơng có cạnh tranh sản phẩm dịch vụ mới, nhu cầu khách hàng cố định Nhưng cơng việc nhà quản trị ngồi việc hoạch định công việc cách tốt nhất, mà công việc phải thích ứng với điều kiện, hồn cảnh kinh tế thị trường Thị trường luôn biến động, thay đổi thường diễn liên tục, phải quản trị tốt thay đổi tổ chức Hình 1.1 Biểu đồ Quản trị thay đổi tổ chức - Dẫn dắt thay đổi phù hợp với thị trường điều kiện kinh tế Để tìm nắm bắt thay đổi nhà quản trị phải ln ln lắng nghe suy nghĩ từ tác nhân xung quanh như: biến động thị trường, tăng giảm cung cầu, thị hiếu người tiêu dùng, xu hướng tiêu dùng, nhà quản trị doanh nghiệp khác, chuyên gia kinh tế, bạn bè nhân viên Ví dụ 1: Ở tập đồn Honda, nhà quản trị tập đồn ln nắm bắt thay đổi thị trường quản lý Đối với thị trường Việt Nam, tập đồn ln có dịng sản phẩm thích hợp với thị hiếu người tiêu dùng, xe máy sản phẩm tiêu biểu người tiêu dùng ưa chuộng (vì đáp ứng nhu cầu kiểu dáng, kết cấu, động cơ, giá cả, đa số người dân) Ví dụ 2: Như dịng sản phẩm Attila SYM thị trường Việt Nam (cùng với dòng xe Victoria, Elizabeth) dòng xe lúc đầu giới trẻ ưa chuộng, quản trị thay đổi chưa kịp với thay đổi thị trường đối thủ cạnh tranh, nên thị phần hãng không phát triển gần biến thị trường xe máy Việt Nam 1.2.2 Sự cần thiết phải quản trị thay đổi tổ chức Chúng ta thường hay nghe nói từ người bạn hay đồng nghiệp tổ chức thay đổi diễn nơi làm việc thường nhận câu trả lời quen thuộc "Nó định xảy ra, vấn đề thời gian mà thôi” Như vậy, làm quen với thật khơng có tồn mãi điều vấn đề thời gian trước thay đổi tác động lên Vậy việc thay đổi phải trở thành tình huống? Điều tổ chức, nơi làm việc hiệu tốt phải thay đổi vận hành tốt? Hầu hết người chọn cách tránh né thay đổi để bị tác động đến Nhưng việc tránh né khơng kéo dài lâu việc thay đổi trước sau diễn Doanh nghiệp muốn tồn phát triển phải chủ động thay đổi Doanh nghiệp nhanh chóng chủ động thay đổi thích ứng với thay đổi môi trường, điều kiện xã hội điều kiện tự nhiên bao nhiêu, có hội phát triển nhanh nhiêu ngược lại, doanh nghiệp không thay đổi theo thay đổi môi trường sớm muộn bị tiêu diệt Tất nhiên, thành công hay thất bại đợt thay đổi đếu có tác động đến thành viên tổ chức Quản trị thay đổi giúp cho doanh nghiệp thực thay đổi chủ động, hướng thời điểm cần thiết Đây điều kiện để doanh nghiệp tồn phát triển có hiệu mơi trường thường xun biến động mặt kinh tế lẫn trị, xu tồn cầu hóa hội nhập Trên thực tế, nước ta toàn giới, công ty, tổ chức đạt thành công công ty, tổ chức quản trị thay đổi cách hiệu quả, liên tục làm thích nghi cơng việc văn phịng, chiến lược, hệ thống, sản phẩm văn hóa họ để vượt qua biến động phát triển để vượt lên đối thủ sức mạnh cạnh tranh Trong doanh nghiệp, tổ chức, thay đổi diễn mà khơng có quản trị thống nhất, thay đổi bị hỗn loạn có nhiều mâu thuẫn phát sinh nội tổ chức Khi đó, thành phần tổ chức thay đổi theo hướng khác Lực kéo thay đổi làm tổ chức chệch hướng so với chiến lược mục tiêu doanh nghiệp, tổ chức Chính vậy, quản trị thay đổi tổ chức đóng vai trị quan trọng có ý nghĩa định thành bại kế hoạch thay đổi, đạt mục tiêu mà tổ chức đặt mơi trường xu hướng tồn cầu hóa ngày đa dạng phụ thuộc lẫn ngày chồng chéo 1.2.3 Chu trình quản trị thay đổi tổ chức Mỗi trình thay đổi, giống chu kỳ sống người, vật tượng Có thể mơ tả q trình thay đổi theo biểu đồ gọi đường cong sigmoid Đây đường cong hình chữ S dùng để đại diện cho kiện xảy qua quãng thời gian Do đó, đại diện cho quãng đời người, từ lúc sinh lúc Một sản phẩm từ việc thiết kế phát triển để hoàn thành sản phẩm giao hàng, hay phát triển tổ chức qua thời gian định Như vậy, trình thay đổi trải qua giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Hình thành Hình 1.2 Chu trình thay đổi tổ chức Trong giai đoạn này, tổ chức, người thường làm việc theo thói quen định Mọi người bắt đầu nhận tẻ nhạt thiếu tập trung hiệu Một số tâm lý chây ỳ, ỷ lại, thiếu nghiêm túc xuất Bù lại, lại giai đoạn vui vẻ cho người tổ chức Tuy nhiên, góc độ nhà quản lý, giai đoạn kéo dài, chất lượng hiệu công việc ngày thấp Trong khi, áp lực cạnh tranh chu kỳ sống sản phẩm, công nghệ chuẩn bị hết Đồng thời, tương quan doanh nghiệp đối thủ thị trường có gia tăng khoảng cách Các giá trị truyền thống, quan niệm bắt đầu thay đổi, nhu cầu giảm căng thẳng công việc bắt đầu xuất Do đó, yêu cầu thay đổi điều bắt buộc phải xảy doanh nghiệp hình thành kế hoạch cho thay đổi thực phương án thay đổi để hiệu suất công việc cao quan trọng nâng cao sức cạnh tranh tổ chức Giai đoạn 2: Phát triển Khi việc thực thay đổi xảy vào hoàn tất, câu hỏi đặt bắt đầu việc thay đổi như: lý phải thay đổi gì? Sự thay đổi có thực cần thiết hay khơng? Mục đích thay đổi gì? Những hạn chế gặp trình thay đổi? giải doanh nghiệp, tổ chức bước vào giai đoạn khai thác hiệu công việc qua thay đổi Trong giai đoạn này, người bắt đầu quen với thay đổi, công việc hứng thú mẻ tạo động lực làm việc cho người lao động Dĩ nhiên, hiệu suất công việc cao Giai đoạn này, tổ chức cần phải xây dựng phương thức hoạt động phù hợp với thay đổi để hỗ trợ cho kết việc lớn vào ổn định Giai đoạn tổ chức trở nên quan liêu tự mãn Trên thực tế có nhiều doanh nghiệp, tổ chức "ngủ quên chiến thắng" để không sẵn sàng cho việc chuyển tiếp giai đoạn sau Kết việc doanh nghiệp sau lần thay đổi dừng lại doanh nghiệp phát triển tiếp suy thoái dẫn đến phá sản Giai đoạn 3: Chuyển hóa Đây giai đoạn cuối chu kỳ phát triển Nếu giai đoạn phát triển doanh nghiệp, quan liêu tự mãn che đậy thật sản phẩm/dịch vụ tổ chức khơng cịn mang tính cạnh tranh thời gian tới tổ chức bị đe dọa với việc bị suy giảm, sáp nhập đóng cửa điều dễ xảy Biểu đồ Sigmoid phát triển tổ chức việc di chuyển thay đổi suốt thời gian khơng thể đứng yên chỗ tất tổ chức xung quanh có xu hướng phát triển riêng, xu hướng luôn thay đổi Tất nhiên, độ dài đường cong khác cho tổ chức, sớm hay muộn giai đoạn chuyển đổi diễn ra, điều xảy sau đó? Liệu có nên bỏ hay dừng chơi hay tổ chức theo đường khác? Điều hoàn toàn phụ thuộc vào ý chí chủ quan nhà quản lý mội người tổ chức Tuy nhiên, thực tế có lựa chọn tổ chức thông thường tổ chức bắt đầu phát triển đường cong sigmoid cho tương lai Trong thuật ngữ kinh doanh, điều biết đến “tái phát minh tổ chức”, đường sigmoid nối tiếp đời làm cho doanh nghiệp liên tục phát triển đạt mục tiêu đặt Câu hỏi ơn tập chƣơng 1 Trình bày hiểu biết thay đổi tổ chức, quản trị thay đổi đối tượng quản trị thay đổi tổ chức Trình bày sở phân loại tổ chức phương diện thay đổi tổ chức Hãy nêu đặc điểm thay đổi tổ chức Trình bày chu trình quản trị thay đổi tổ chức Theo hiểu biết mình, em đánh giá tham gia đóng góp cho dự án thay đổi tổ chức nào? ... khác văn hóa 1.2 Quản trị thay đổi tổ chức 1.2.1 Khái niệm quản trị thay đổi tổ chức Quản trị thay đổi kiểm sốt có hiệu thay đổi, thống có hệ thống Sự thay đổi nghiên cứu thay đổi mặt kinh tế... với thay đổi tạo thay đổi 4/ Trong xã hội, người trung tâm thay đổi Ví dụ thay đổi về: trị, đường lối chủ trương, sách; thay đổi khoa học công nghệ, thay đổi lối sống, 1.1.2 Phân loại thay đổi. .. biết thay đổi tổ chức, quản trị thay đổi đối tượng quản trị thay đổi tổ chức Trình bày sở phân loại tổ chức phương diện thay đổi tổ chức Hãy nêu đặc điểm thay đổi tổ chức Trình bày chu trình quản