BỘ NỘI VỤ BÁO CÁO Tổng kết tình hình thực hiện Luật Lưu trữ từ năm 2012 đến năm 2019 Thực hiện Công văn số 1515/BNV VTLTNN ngày 25 tháng 3 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn báo cáo tổng kết thự[.]
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỜNG THÁP CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 98 /BC-UBND Đồng Tháp, ngày 14 tháng năm 2020 Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO Tổng kết tình hình thực Luật Lưu trữ từ năm 2012 đến năm 2019 Thực Công văn số 1515/BNV-VTLTNN ngày 25 tháng năm 2020 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn báo cáo tổng kết thực Luật Lưu trữ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp báo cáo sau: Phần I KẾT QUẢ THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ Mục QUẢN LÝ VỀ LƯU TRỮ Phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ a) Các hình thức phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ: Uỷ ban nhân dân Tỉnh tổ chức Hội nghị cấp tỉnh để triển khai nội dung quy định Luật Lưu trữ văn công tác lưu trữ đến công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tồn tỉnh Ngồi ra, cơng tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai quy định văn thư, lưu trữ quan, đơn vị thực thông qua phần mềm Hệ thống quản lý văn (eOffice); đăng tải Cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử; thông qua công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ b) Nhận xét, đánh giá: Nhìn chung, cơng tác tun truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn pháp luật văn thư, lưu trữ triển khai kịp thời địa bàn tỉnh, tạo chuyển biến tích cực nhận thức vai trị, vị trí công tác lưu trữ, giá trị tài liệu lưu trữ cán lãnh đạo ngành, địa phương đội ngũ công chức, viên chức làm cơng tác lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý nhà nước lưu trữ địa bàn tỉnh Xây dựng, ban hành tổ chức thực văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ a) Kết thực hiện: Trong giai đoạn 2012 – 2019, Uỷ ban nhân dân Tỉnh ban hành nhiều quy định, văn đạo, điều hành để triển khai thực Luật Lưu trữ văn pháp luật có liên quan, văn đạo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, văn hướng dẫn nghiệp vụ Bộ, ngành Trung ương công tác lưu trữ; đồng thời, đạo Sở Nội vụ thường xuyên rà soát để kịp thời ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ, triển khai công tác lưu trữ đến ngành, địa phương (đính kèm Phụ lục III) Tính đến cuối năm 2019, hầu hết sở, ban, ngành Tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, danh mục hồ sơ quan, bảng thời hạn bảo quản tài liệu,… b) Nhận xét, đánh giá: Việc xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân Tỉnh sở, ngành, địa phương ban hành đầy đủ, bảo đảm triển khai thực kịp thời, đồng quy định pháp luật văn quan Trung ương Tổ chức nhân làm công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng chế độ sách công chức, viên chức làm công tác lưu trữ a) Tổ chức nhân làm công tác lưu trữ: - Tại Sở Nội vụ (gồm có Phịng Quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ): 13 người (đính kèm Phụ lục I) - Tại quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: Hiện nay, toàn tỉnh có 521 người làm cơng tác lưu trữ Trong đó, có 36 người chuyên trách, 485 người kiêm nhiệm (đính kèm Phụ lục II) b) Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ: - Các hình thức đào tạo, bồi dưỡng: Tổ chức lớp tập huấn bồi dưỡng, có hình thức đặc biệt hiệu là: Sở Nội vụ lựa chọn 01 huyện, 01 xã để trực tiếp thực công tác lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu mời công chức, viên chức địa phương khác đến trực tiếp xem, thực nghiệm, học tập Đây hình thức tập huấn hiệu quả, trình tấp huấn, báo cáo viên vừa trình bày quy định pháp luật, kiến thức nghiệp vụ, vừa tổ chức cho người học thực hành, quan sát giải đáp thắc mắc người học - Kết đạt được: Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức 10 lớp tập huấn, với 1.264 học viên; Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố tổ chức 84 lớp tập huấn, với 10.440 học viên Thông qua lớp bồi dưỡng, tập huấn giúp nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác lưu trữ; nâng cao trình độ nghiệp vụ công chức, viên chức làm công tác này, góp phần đưa cơng tác lưu trữ Tỉnh dần vào nếp c) Việc thực chế độ, sách cơng chức, viên chức làm công tác lưu trữ: Đã kịp thời triển khai áp dụng thực đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại cho người làm công tác lưu trữ theo quy định Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng vật công chức, viên chức làm công tác lưu trữ; theo hướng dẫn Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thực chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ; Công văn số 947/VTLTNNTCCB ngày 11 tháng năm 2019 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước – Bộ Nội vụ việc hưởng chế độ bồi dưỡng vật ngành lưu trữ d) Nhận xét, đánh giá: Nhìn chung, chất lượng đội ngũ cơng chức, viên chức làm công tác lưu trữ Tỉnh chưa cao, phần lớn kiêm nhiệm chưa đào tạo chuyên ngành Tuy nhiên, Tỉnh thực tốt công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, góp phần nâng dần chất lượng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Tỉnh Chế đố phụ cấp độc hại người làm công tác lưu trữ Tỉnh quan tâm thực đầy đủ, kịp thời Kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định công tác lưu trữ a) Tình hình kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định công tác lưu trữ địa bàn tỉnh: - Công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định lưu trữ Uỷ ban nhân dân Tỉnh đạo Sở Nội vụ thực thường xuyên, đưa vào nội dung kế hoạch tra, kiểm tra công tác nội vụ năm Sở Từ năm 2012 đến cuối năm 2019, Sở Nội vụ tiến hành kiểm tra 224 quan, đơn vị (trung bình kiểm tra 28 quan/năm) Ngồi ra, cơng tác tự kiểm tra hầu hết sở, ban ngành Tỉnh Uỷ ban nhân dân cấp huyện chủ động xây dựng kế hoạch thực quan, đơn vị - Nội dung kiểm tra: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng (xây dựng kế hoạch tổ chức thực chỉnh lý tài liệu tồn đọng quan, đơn vị, địa phương theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử); thực xác định giá trị, tiêu huỷ tài liệu; bố trí kho lưu trữ trang thiết bị kho; công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Kết kiểm tra: Qua công tác kiểm tra tự kiểm tra, giúp quan, đơn vị kịp thời chấn chỉnh, khắc phục tồn tại, hạn chế công tác lưu trữ quan, đơn vị; sau kiểm tra, Uỷ ban nhân dân Tỉnh có văn phê bình đơn vị, địa phương thực chưa tốt công tác lưu trữ, cơng tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống từ trước năm 2015 theo Chỉ thị số 35/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ b) Hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ: - Công tác hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Sở Nội vụ thực thường xuyên thông qua công tác kiểm tra, ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (xem thêm phụ lục III) Ngồi ra, đơn vị, địa phương có nhu cầu1, Sở Nội vụ cử công chức, viên chức trực tiếp đến Sở Nội vụ ban hành văn đề nghị đơn vị, địa phương có nhu cầu hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký Sở Nội vụ, để phân công cán bộ, công chức hướng dẫn hướng dẫn công tác lưu trữ (hướng dẫn lập hồ sơ chỉnh lý tài liệu đưa vào lưu trữ quan, xác định giá trị, tiêu huỷ tài liệu,…) c) Nhận xét, đánh giá: Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân Tỉnh đạo thực thường xuyên Qua đó, kịp thời nhắc nhỡ quan, đơn vị khắc phục hạn chế, nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ, góp phần đưa cơng tác lưu trữ địa bàn tỉnh dần vào nếp Đầu tư kinh phí, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ hợp tác quốc tế cơng tác lưu trữ a) Tình hình đầu tư kinh phí cho hoạt động lưu trữ: Trong giai đoạn 2016 – 2019, Uỷ ban nhân dân Tỉnh đầu tư kinh phí để thực hạng mục sau: - Năm 2016, sửa chữa, cải tạo Kho Lưu trữ lịch sử Tỉnh, với tổng chi phí 1.852.273.000 đồng - Năm 2017, sửa chữa, nâng cấp hệ thống báo cháy Kho Lưu trữ lịch sử Tỉnh, với tổng chi phí 29.254.000 đồng - Năm 2018, số hóa tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp (số hóa tài liệu thuộc phơng Uỷ ban nhân dân Tỉnh có thời gian hình thành trước năm 1990), tổng số tài liệu: 100.000 tài liệu, tương đương 500.000 trang A4 với tổng dự toán 2.852.637.000 đồng; thực đường truyền cáp quang thuộc dự án Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp, với chi phí đầu tư 133.402.000 đồng - Năm 2019, tiếp tục số hóa tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp, với chi phí đầu tư 2.864.478.000 đồng b) Các đề tài khoa học triển khai nghiên cứu: Khơng có c) Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ: - Hiện nay, Tỉnh triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành để giải tiếp nhận văn đến, phát hành văn lập hồ sơ môi trường mạng; việc quản lý tài liệu lưu trữ dừng mức lưu trữ quan - Số hóa tài liệu lưu trữ: + Mục đích: Ứng dụng cơng nghệ thơng tin thu thập, phân loại, chỉnh lý, khai thác quản lý lưu trữ; số hóa tài liệu lưu trữ phơng tài liệu quan trọng có tần suất khai thác, sử dụng cao, có ý nghĩa thực tiễn nghiên cứu lịch sử, đặc biệt phơng tài liệu xuống cấp, có nguy hư hỏng cao; khơng để tình trạng hồ sơ bị lãng quên không phát huy giá trị; việc ứng dụng phù hợp với điều kiện kinh phí Tỉnh + Số lượng: Gồm Phông Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Sở Xây dựng, Ban Thi đua - Khen thưởng (20.697 hồ sơ, tương đương 970.000 trang giấy A4) 5 + Nội dung: Đầu tư hệ thống phần cứng, phần mềm cài đặt triển khai Trung tâm Tích hợp liệu Tỉnh; thu thập tài liệu gốc, quét xử lý ảnh; số hóa nhận dạng ký tự; biên mục tài liệu; thống kê d) Nhận xét, đánh giá: Việc đầu tư cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ lịch sữ Tỉnh ứng dụng công nghệ thông tin Uỷ ban nhân dân Tỉnh quan tâm, bố trí kinh phí thực hiện, đáp ứng yêu cầu Chế độ thông tin báo cáo công tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân Tỉnh thực đầy đủ chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất, thống kê công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo thời gian chất lượng thông tin Công tác thi đua, khen thưởng, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật cơng tác lưu trữ a) Các thành tích khen thưởng công tác lưu trữ: Chưa có b) Việc giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác lưu trữ thực hiện: Không phát sinh Mục THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Xây dựng ban hành Danh mục hồ sơ quan (số lượng các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu ban hành Danh mục hồ sơ tổng số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu): Tồn Tỉnh có 343/427 quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu lập Danh mục hồ sơ2 b) Thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: - Thực trạng công tác lập hồ sơ: Hiện nay, có khoảng 70% số lượng quan, đơn vị thực thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Nguyên nhân chủ yếu công chức, viên chức số quan, đơn vị chưa quan tâm, thực tốt công tác lập hồ sơ công việc theo quy định - Thực trạng lập hồ sơ điện tử: Hiện nay, hầu hết đơn vị, địa phương triển khai công tác lập hồ sơ môi trường mạng thông qua Phần mềm quản lý văn điều hành c) Nhận xét, đánh giá: Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Uỷ ban nhân dân Tỉnh ban hành nhiều văn đạo thực có nhiều UBND Tỉnh ban hành Quyết định số 426/QĐ-UBND-HC ngày 14 tháng năm 2015 việc ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp Quyết định 406/QĐ-UBND-HC ngày 08 tháng năm 2016 việc bổ sung Danh quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp chuyển biến tích cực Tuy nhiên, tỷ lệ thực chưa cao; người đứng đầu số đơn vị, địa phương chưa có quan tâm mức triển khai, kiểm tra, chấn chỉnh công chức, viên chức thực nghiêm công tác Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh a) Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử Tỉnh: - Khối lượng tài liệu nộp lưu theo kế hoạch định kỳ hàng năm không theo kế hoạch định kỳ hàng năm quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu: Số lượng phông STT Cơ quan nộp lưu Số lượng mét Theo KH Không theo KH Theo KH Không theo KH Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh 35 12 1.130 66 Cơ quan, tổ chức cấp huyện 08 04 423 27 - Loại hình chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh: Tài liệu thu thập đưa vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh phần lớn loại hình tài liệu quản lý hành chính, riêng tài liệu loại chuyên mơn thu cịn so với số nguồn thu thập - Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử: Chưa thực - Thu thập tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ, tài liệu q kho: Khơng có - Cơng tác thu thập, quản lý tài liệu quan, tổ chức giải thể; chia, tách, sáp nhập, thay đổi đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp: Thực Điều 24 Luật Lưu trữ, Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng năm 2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước vào tình hình thực tế quản lý tài liệu địa bàn Tỉnh, Uỷ ban nhân dân Tỉnh ban hành văn đạo việc xác định trách nhiệm quan, tổ chức việc quản lý, bảo quản tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành chính; tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp Nhà nước địa bàn tỉnh theo nguyên tắc không làm mát, hư hỏng, phân tán, lộ lọt bí mật tài liệu b) Nhận xét, đánh giá Trong năm qua, công tác lưu trữ nói chung thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh nói riêng có nhiều chuyển biến tích cực, Uỷ ban nhân dân Tỉnh ban hành nhiều văn đạo thực 3, qua giúp việc Chỉ thị tăng cường cơng tác văn thư, lưu trữ; Quyết định ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; Quyết định phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống Kế hoạch việc thu thập tài liệu lưu trữ quan, đơn vị nguồn thu vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh thu thập tài liệu lưu trữ ngày thực tốt Tuy nhiên, số quan thuộc ngành dọc Trung tâm Khí tượng Thuỷ văn, Cơ quan thường trú Thông xã Việt Nam Đồng Tháp không phối hợp thực giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh Chất lượng nộp lưu hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn ngày nâng cao, từ có Luật Lưu trữ, Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động quan cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Thông tư liên tịch số 01/2014/TTBNV-BXD ngày 21/8/2014 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Bộ trưởng Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu xây dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Các văn đời giúp cho quan, tổ chức, địa phương thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh xác định rõ trách nhiệm, cơng việc lựa chọn, hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để nộp lưu; theo chất lượng nộp lưu nâng lên rõ rệt Chỉnh lý tài liệu Lưu trữ lịch sử Tỉnh a) Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ lịch sử Tỉnh: Toàn tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh chỉnh lý tương đối hồn chỉnh, tình trạng tài liệu tương đối tốt, thuộc loại hình tài liệu giấy (bao gồm tài liệu hành chính, chun mơn), chưa có loại hình tài liệu nghe nhìn tài liệu cá nhân, dòng họ Số lượng chất lượng tài liệu hàng năm thu hạn chế, chất lượng hồ sơ chưa cao việc lập hồ công chức, viên chức chỉnh lý hồ sơ lưu trữ quan chưa tốt, tài liệu chưa đầy đủ theo trình tự giải cơng việc Nhiều tài liệu không bảo quản tốt nên bị ố, giịn, chữ mờ khó đọc - Tổng số Phơng chỉnh lý 80; tổng số mét tài liệu chỉnh lý 1.646,97 mét tài liệu - Hồ sơ bảo quản kho chỉnh lý hoàn chỉnh, đặt lên kệ, xếp theo quy định; lên biên mục đầy đủ - Công cụ tra cứu chủ yếu sổ tra cứu truyền thống (mục lục hồ sơ) Từ năm 2018 đến nay, thực Dự án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử, việc tra cứu thực phầm mềm số hoá - Việc thẩm định huỷ tài liệu hết giá trị: Chưa thực b) Nhận xét, đánh giá: Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu đưa vào lưu trữ lịch sử Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh hoàn chỉnh, đáp ứng tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn nhu cầu nghiên cứu xã hội Cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử Tỉnh thực tốt công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu Tuy nhiên, việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống từ trước năm 2015 cịn chậm so với tiến độ; công chức, viên chức chưa thực tốt công tác lập hồ sơ công việc (giấy) theo quy định Bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh a) Thực trạng công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ lịch sử Tỉnh - Kho Lưu trữ lịch sữ Tỉnh xây dựng kiên cố vào năm 2002 đưa vào sử dụng năm 2004, gồm 24 phịng kho (có 06 kho đơn, 18 kho đơi) với tổng diện tích kho bảo quản tài liệu 2.388,2 m2, đầu tư trang thiết bị bảo quản 1.910 mét kệ cố định, 50 máy điều hòa nhiệt độ, 36 máy hút ẩm, có hệ thống báo cháy chữa cháy tự động, 10 bình chữa cháy, 02 xe đẩy tài liệu - Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh bảo quản 80 Phơng tài liệu, 36 Phơng đóng, với 1.646,97 mét tài liệu Toàn tài liệu bảo quản chỉnh lý tương đối hồn chỉnh, tình trạng tài liệu tương đối tốt Trung tâm thường xuyên kiểm tra định kỳ hệ thống phòng cháy, chữa cháy; tiến hành vệ sinh kho, trừ mối mọt theo định kỳ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp theo tiêu chuẩn quy định Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ việc cơng bố tiêu chuẩn quốc gia bìa hồ sơ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ; Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ”; Quyết định số 248/QĐ-LTNN ngày 23/01/2002 việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính” Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước; - Số lượng, chất lượng tài liệu điện tử quản lý: Chưa thực b) Nhận xét, đánh giá Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ lịch sử Tỉnh thực tốt, Kho trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị theo tiêu chuẩn quy định để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu; biện pháp bảo quản tài liệu thực thường xuyên theo định kỳ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh a) Thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh: - Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh ban hành quy chế, nội quy khai thác, bố trí phịng tra cứu, phục vụ độc giả riêng triển khai nhiều hình thức khai thác, sử dụng như: Sử dụng tài liệu Phịng đọc - Khai thác; thơng báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ; xây dựng thư mục chuyên đề; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; công bố tài liệu lưu trữ; chứng thực tài liệu lưu trữ; chụp tài liệu lưu trữ,… - Kết khai thác, sử dụng tài liệu phòng đọc: 1.634 trường hợp với 2.130 hồ sơ, 2.315 văn bản; chụp 710.912 văn bản, chứng thực 1.748 văn Hồ sơ, tài liệu cung cấp chủ yếu gồm: Văn quy phạm pháp luật, văn Uỷ ban nhân dân Tỉnh, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép đăng ký kinh doanh, tài liệu khen thưởng thời kỳ kháng chiến, - Khai thác tài liệu trực tuyến: Tỉnh chưa triển khai thực phần mềm khai thác trực tuyến - Tổ chức 02 triển lãm, trưng bày giới thiệu trình xác lập biến đổi địa giới hành tỉnh Đồng Tháp trước năm 1975 qua tài liệu lưu trữ Tài liệu trưng bày gồm văn hành như: Nghị định, Quyết định, Sắc phong, Văn bia, Bản đồ,… giai đoạn thời Phong kiến, thời Pháp thuộc kiện Tập kết 1954; tổ chức bàn giao hồ sơ, kỷ vật cho cán tập kết, cán B tỉnh Đồng Tháp; triển lãm tài liệu lưu trữ “Cao Lãnh – Ra để trở về” - Việc giải mật tài liệu lưu trữ: Chưa thực b) Nhận xét, đánh giá: Việc khai thác, sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh bảo đảm theo quy chế, nội quy ban hành; hình thức khai thác, sử dụng đa dạng, đáp ứng tốt nhu cầu tra cứu, nghiên cứu, tìm hiểu cá nhân, tổ chức; tài liệu bảo quản đáp ứng tốt yêu cầu công tác tuyên truyền, giáo dục kiện lịch sử Tỉnh Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ a) Danh sách doanh nghiệp đăng ký kinh doanh hoạt động dịch vụ lưu trữ Sở Kế hoạch Đầu tư: Khơng có b) Số lượng chứng hành nghề lưu trữ cấp, cấp lại, thu hồi từ năm 2016 đến nay: 01 trường hợp viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh cấp chứng hành nghề lưu trữ c) Tình hình tra, kiểm tra, giải khiếu nại tố cáo hoạt động dịch vụ lưu trữ sử dụng Chứng hành nghề lưu trữ tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn tỉnh: Khơng có d) Nhận xét, đánh giá Hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn tỉnh chủ yếu Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh thực hiện, phần lớn dịch vụ chỉnh lý cho quan, tổ chức Tuy nhiên, nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trữ địa bàn tỉnh thấp Phần II NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT Mục NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Ưu điểm - Hệ thống văn quy phạm pháp luật công tác lưu trữ dần hoàn thiện, tạo hành lang pháp lý đầy đủ cho hoạt động quản lý hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; bước đưa công tác lưu trữ vào nếp 10 - Nhận thức vai trị, ý nghĩa cơng tác lưu trữ cán bộ, công chức, viên chức công tác lưu trữ có chuyển biến tích cực; cơng tác tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ Tỉnh trọng, thực thường xuyên, góp phần bước nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Hạn chế - Chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ địa bàn tỉnh hạn chế, phần lớn kiêm nhiệm, số lượng nhân chun trách cịn ít, tỷ lệ đào tạo chuyên ngành thấp, nên chưa đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ - Công chức, viên chức nhiều quan, đơn vị chưa thực tốt trách nhiệm lập hồ sơ công việc, gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ, chất lượng hoạt động lưu trữ quan nói riêng Tỉnh nói chung - Ứng dụng cơng nghệ cơng tác lưu trữ cịn hạn chế; Tỉnh thực việc số hóa tài liệu lưu trữ ứng dụng phần mềm khai thác sử dụng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh Nguyên nhân chủ quan, khách quan ưu điểm, hạn chế - Một số quan, đơn vị chưa quan tâm bố trí nhân chun trách làm cơng tác lưu trữ tuyển dụng, bố trí nhân chưa chuyên môn, nghiệp vụ; nhân làm công tác lưu trữ thường xuyên thay đổi thuyên chuyển vị trí cơng tác Nhận thức phân cơng chức, viên chức chưa cao nên việc lập hồ sơ công việc để đưa vào lưu trữ chưa thực thường xuyên chưa đầy đủ theo quy định - Do điều kiện ngân sách Tỉnh hạn chế nên việc đầu tư kinh phí cho cơng tác lưu trữ chưa đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ Mục ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Đề xuất, kiến nghị chung Đề nghị Bộ Nội vụ: - Ban hành quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành - Tổ chức hội thảo, lớp tập huấn nghiệp vụ, nhằm tạo hội cho người làm công tác lưu trữ tỉnh, thành phố trao đổi nghiệp vụ, giải pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc công tác lưu trữ Đề xuất, kiến nghị liên quan đến việc điều chỉnh, sửa đổi Luật Lưu trữ - Đề nghị bổ sung quy định chế tài xử lý hành vi vi phạm pháp luật lưu trữ như: Tiêu huỷ tài liệu trái pháp luật; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm đến lợi ích nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; bảo quản tài liệu không quy định làm hư hỏng, mát tài liệu 11 - Đề nghị giao việc quản lý tài liệu lưu trữ ngành Công an, Quân cho đơn vị tự thực (quản lý Kho lưu trữ lưu trữ các đơn vị theo chế độ mật) - Bổ sung quy định trường hợp quan, tổ chức đến hoạt động dịch vụ chỉnh lý tài liệu địa phương khác, phải đăng ký với quan có thẩm quyền quản lý nhà nước lưu trữ địa phương đến hoạt động Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp báo cáo để Bộ Nội vụ tổng hợp./ Nơi nhận: - Như trên; - CT PCT UBND Tỉnh; - Cục VT LTNN; - Sở Nội vụ; - Lưu: VT, NC/TCD-NC (V) TM UỶ BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Digitally signed by Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp DN: c=VN, o=Tỉnh Đồng Tháp, l=Đồng Tháp, cn=Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp Date: 2020.05.14 10:34:14 +07'00' Đoàn Tấn Bửu ... có nhu cầu1, Sở Nội vụ cử công chức, viên chức trực tiếp đến Sở Nội vụ ban hành văn đề nghị đơn vị, địa phương có nhu cầu hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký Sở Nội vụ, để phân công cán bộ, công chức hướng... ngày 03/6/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định... 2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng vật công chức, viên chức làm công tác lưu trữ; theo hướng dẫn Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 Bộ Nội vụ việc