Tiểu luận Quản lý thay đổi nào? Lời mở đầu Thay đổi yếu tố quan trọng liên quan đến thành công việc quản lý kinh doanh ngày Để giữ vị trí thị trường cạnh tranh ngày mạnh mẽ, cơng ty cá nhân phải nhanh chóng thích ứng với thay đổi IBM lênh đênh trơi dạt chìm dần trước cứu nguy đổi lại phong cách lãnh đạo hoàn toàn với đội ngũ nòng cốt nhân viên đầy nghị lực đốn Microsoft tự biến đổi từ cơng ty phần mềm thành cơng ty tích hợp giải pháp máy tính – Internet Ở Việt Nam, vào năm 2003-2004, ngành dệt may gặp số khó khăn định khiến hoạt động kinh doanh bị thua lỗ, Cơng ty Cổ phần dệt may Sài Gịn (vốn cơng ty thuộc tập đồn Dệt may Việt Nam – Vinatex) mạnh dạn chuyển đổi ngành nghề kinh doanh từ dệt may sang lĩnh vực giáo dục đào tạo (hiện trường Cao Đẳng Nguyễn Tất Thành) để đạt thành công ngày hôm Những công ty kể vài ví dụ điển hình câu chuyện dài việc thay đổi chuyển tiếp Ngay doanh nghiệp nhỏ nhà sách địa phương, tiệm bánh… thay đổi cách thức hoạt động họ Những tổ chức không thay đổi bị đình trệ hay thất bại Mặc dù khơng thể báo trước thời điểm, việc địa điểm thay đổi song tổ chức nên dự tính trước lập kế hoạch thay đổi Việc giúp cơng ty nhìn nhận chuyển tiếp khơng phải mối đe dọa mà hội để phát triển Thay đổi gây trở ngại thiệt hại Vì vậy, nhiều cơng ty cố gắng tránh thay đổi Tuy nhiên, thay đổi lại phần đời sống tổ chức cần thiết cho phát triển Những công ty làm tốt việc “sống sót” phát triển mạnh mẽ “Lồi sống sót khơng phải lồi mạnh thơng minh mà lồi phản ứng tốt với thay đổi” – Charles Darwin Xuất phát từ thực tế đó, nhóm chúng tơi thực đề tài: “Quản lý thay đổi nào?” nhằm cung cấp vài gợi ý cho công ty thực đổi chuyển tiếp Đề tài gồm hai phần: Lý thuyết quản lý thay đổi Thực tiễn quản lý thay đổi tổ chức số học kinh nghiệm lãnh đạo, quản lý thay đổi A LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI: I Một số vấn đề chung quản lý thay đổi tổ chức: Sự cần thiết phải thay đổi tổ chức? Thay đổi gì? Từ điển: thay đổi thay khác, đổi khác, trở nên khác trước hay đơn giản thay đổi “làm cho khác hay trở nên khác đi” Trong thuyết tiến hóa, Charles Darwin cho rằng: “Lồi sống sót khơng phải lồi mạnh thơng minh mà lồi phản ứng tốt với thay đổi” Điều lý giải ngày người làm điều kỳ diệu Do chất tự nhiên sống, người sống với thay đổi: đời qua thay đổi thân từ trẻ sơ sinh đến niên, trung niên cuối tuổi già Con đường nghiệp từ nhân viên lên quản trị cấp thấp, quản lý trung gian cuối lên cấp điều hành cao nhất, hội đồng quản trị Như vậy, người chưa nhận biết cần phải thay đổi thực thay đổi cách tự nhiên Trong xã hội đại, với cá nhân, hội có từ thay đổi làm phong phú đường nghiệp sống thân Trong nghiên cứu Quản lý thay đổi vào năm 1998, 1999, Kenneth W Johnson cho rằng: “Cuộc sống vốn đầy rẫy đe doạ, hội, nhu cầu thúc ép Tất điều tạo áp lực (pressure)” Thật vậy, tổ chức kinh tế (sau gọi công ty), dù thành lập hoạt động thời kỳ nào, xã hội ln chịu tác động mơi trường quanh Những tác động thường xuyên gây nên áp lực cạnh tranh thách thức phát triển Công ty Công ty trưởng thành phát triển với thay đổi chủ yếu nhiều cấp sách cách thức thực Sự thay đổi hiểu tất trình cải tổ cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công nghệ mới, bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hợp với doanh nghiệp khác, tái cấu phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa tập đồn… Ngun nhân khiến cơng ty phải thay đổi? Theo nghiên cứu Rober Heller năm 1998, có ba ngun nhân khiến cơng ty phải thay đổi: - Các nguyên nhân xã hội: xu hướng chung xã hội, trị nhân học có ảnh hưởng tới người Trong năm gần đây, xu hướng dẫn đến phát triển vượt bậc niên thị trường tiêu thụ, chuyển biến từ xã hội cộng đồng sang xã hội trọng vào cá nhân dân số trở nên già Các công ty bị ảnh hưởng xu đó, ảnh hưởng đến nhu cầu người tiêu thụ (khách hàng) loại hình kinh tế khác Đồng thời, xu hướng chung xã hội làm thay đổi giá trị sống, công việc dẫn đến đa dạng phong cách sống, hành vi gây áp lực thay đổi sống Khát vọng nâng cao chất lượng sống, nâng cao giá trị gia đình phát triển lực cá nhân, địi hỏi có thay đổi lớn quan hệ nhà quản trị nhân viên Khi thay đổi trị xã hội xảy ra, tổ chức phải thích ứng với thay đổi Việc ban hành hệ thống luật để xây dựng mơi trường pháp lý hồn thiện xã hội văn minh tiến hơn, đòi hỏi công ty phải tuân thủ quy định luật pháp có trách nhiệm lớn xã hội cộng đồng môi trường Xã hội ngày chứng kiến xu hướng quốc tế hóa mạnh mẽ với hỗ trợ công nghệ thông tin Quá trình quốc tế hóa làm cho phụ thuộc lẫn quốc gia tăng lên, cạnh tranh mở rộng phạm vi toàn cầu Tất thay đổi quốc tế ngày ảnh hưởng mạnh mẽ lên nước tổ chức Các công ty đa quốc gia xâm nhập sâu rộng vào thị trường nhiều nước, sản phẩm sản xuất, lắp ráp nhiều nước tiêu thụ khắp nơi giới, chất xám dịch chuyển nhanh chóng khủng hoảng tài tiền tệ ảnh hưởng nhanh chóng lên thị trường tất châu lục - Các nguyên nhân kinh tế: xu hướng thay đổi kinh tế chậm có sức mạnh khó lay chuyển Tuy nhiên, xu hướng tương đối ổn định đó, thị trường dịng tiền biến động mạnh, hình thức cạnh tranh thay đổi nhiều, cơng nghệ phát minh vượt qua điều có Điều buộc cơng ty phải điều chỉnh theo thay đổi bất ngờ cấp Tình trạng kinh tế ảnh hưởng trực tiếp đến khả thực mục tiêu kế hoạch đòi hỏi nhà quản trị cao cấp phải chọn mục tiêu tăng trưởng khác dẫn đến cần hoạt động khác - Các nguyên nhân công nghệ: Những khám phá khoa học làm tốc độ thay đổi công nghệ tăng nhanh hàng năm với máy móc mới, q trình chế tạo gây áp lực phải thay đổi công nghệ cũ, công việc cũ Những tiến nhanh chóng cơng nghệ thơng tin máy tính ảnh hưởng tới tất ngành khác Cách mạng công nghệ thông tin với tốc độ ngày gia tăng ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất, dịch vụ, mua bán Công nghệ thông tin cung cấp cho người cách để hồn thành cơng việc cách hiệu đạt mục đích Các công ty cần công nghệ thông tin để cạnh tranh cho tồn thành công Cùng với phát triển công nghệ, kiến thức sáng tạo với tốc độ tăng lên nhanh chóng Việc bùng nổ kiến thức địi hỏi nhà quản trị phải có phương pháp việc thu thập, lưu trữ, xử lý, sử dụng thơng tin hữu ích biến chúng thành sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng với hiệu cao Điều địi hỏi tổ chức có cách vận hành với cấu với đội ngũ nhân viên đào tạo Sự bùng nổ kiến thức thay đổi nhanh chóng tiến khoa học kỹ thuật làm cho nhiều sản phẩm bị lỗi thời nhanh chóng, hay chu kỳ sản phẩm bị rút ngắn Nhu cầu người công nghệ thay đổi nhanh chóng địi hỏi cơng ty phải rút ngắn thời gian sản xuất, phản ứng linh hoạt việc sản xuất mặt hàng đa dạng Sự đổi nhanh chóng sản phẩm, dịch vụ địi hỏi tăng tốc đổi kỹ thuật công nghệ, tổ chức điều hành sản xuất người Ngoài nguyên nhân trên, có nguyên nhân cần phải kể đến, áp lực từ cạnh tranh “Sự sẵn lịng thay đổi điểm mạnh, chí làm cho phận tổ chức rơi vào tình trạnh hỗn loạn thời gian” (Jack Welch, GE) Trong kinh tế nay, đối thủ cạnh tranh ln tìm cách phát triển sản phẩm dịch vụ tốt với hy vọng thu nhiều lợi nhuận hơn, gây áp lực lên khả kiếm lời công ty, buộc công ty phải đổi Điều tạo “điểm mạnh” để công ty nâng cao lực cạnh tranh Các nhà quản trị phải biết mục tiêu, chiến lược đối thủ, đối thủ tung sản phẩm thị trường, thay đổi sách giá, hệ thống phân phối hoàn thiện dịch vụ khách hàng để có phản ứng thích hợp Nhận biết nguồn thay đổi tổ chức quản lý thay đổi: 2.1 Thay đổi phát triển: Phát triển tổ chức loạt thay đổi có kế hoạch hệ thống tổ chức hoạt động, nhằm nâng cao hiệu hoạt động giúp tổ chức phản ứng linh hoạt với thay đổi môi trường Phát triển tổ chức bao gồm hoạt động tạo thay đổi hướng tới cá nhân, nhóm, tổ chức Mục đích phát triển tổ chức tạo đổi tổ chức, giúp cho tổ chức tránh suy tàn, lỗi thời xơ cứng Chúng ta phải phát triển khả để nhìn giới theo cách mẻ ngày Sự tồn đòi hỏi điều Thế giới kinh doanh ngày địi hỏi người thay đổi tình để thực hóa tầm nhìn, sứ mạng mục tiêu tổ chức Sự phát triển thay đổi: công ty mở rộng, thay đổi điều không tránh khỏi Sự điều chỉnh tiến trình từ từ, hàng loạt thay đổi triệt để, phần lớn kết hợp hai Một số thay đổi tự nhiên tương đối dễ dàng, việc thực tự nhiên tốt lặp lại nhiều lần Những thay đổi khác khó nhiều Ví dụ, một cơng ty nhỏ mở rộng, thường vượt khả quản lý người quản lý Chỉ có số người thành cơng chuyển từ người chủ tư nhân sang giám đốc chuyên nghiệp Sự phát triển công ty có giới hạn riêng, khơng thể vượt qua khơng có thay đổi đáng kể Thay đổi là: hội để phát triển tổ chức, phát triển lực lãnh đạo, quản lý, phát triển nhân viên tổ chức Ngược lại, trình thay đổi giúp cho tổ chức: nâng cao tính cạnh tranh, mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao suất, chất lượng sản phẩm, mơi trường văn hóa tổ chức cải thiện, đồng thời thay đổi cách quản lý, lãnh đạo phù hợp động lực để tổ chức hoạt động hiệu - Thay đổi góp phần phát triển lực lãnh đạo, quản lý: Sau lần khởi xướng thực thay đổi, nhà quản lý có thêm kiến thức kĩ quản lý, lãnh đạo Quản lý thay đổi thành công, người quản lý có thêm uy tín Quản lý thay đổi thất bại, buộc họ phải tiếp tục thay đổi, họ trưởng thành hơn, lĩnh Và có thêm nhiều học quản lý - Quá trình thay đổi phát triển nhân viên: Nhân viên tham gia vào trình thay đổi nhận khả khác Nhân viên có thêm nhiều hội để khẳng định mình, phát triển lực làm việc Thực thay đổi thất bại tổ chức người quản lý động viên, họ đứng dậy tiếp tục, giúp nhân viên trưởng thành hơn, lĩnh 2.2 Nhận biết nguồn thay đổi: Thay đổi đến từ nhiều hướng: từ cấp trên, hay cấp công ty, từ sáng kiến nhân từ bên - Thay đổi từ bên trong: hầu hết thay đổi xảy nội công ty Phần lớn thay đổi không đáng kể: ví dụ, yêu cầu báo cáo hay điều chỉnh gói thầu Tuy nhiên, hầu hết thay đổi lớn tái tổ chức cấu sáp nhập công ty từ xuất phát từ cấp cao thường nhân viên khơng mong đợi thay đổi Các nhà quản lý cần phải đưa thay đổi phải cầu nối cấp nhân viên với Phải đảm bảo hệ thống làm việc khơng ngăn cản việc lắng nghe ý kiến nhân viên - Phản ứng với đối thủ cạnh tranh: lực nhà quản lý thể qua việc phản ứng với thay đổi bên Nếu đối thủ sản xuất đưa sản phẩm hay hạ giá thành, nhà quản lý thụ động thay thay đổi cách làm làm ngơ hay phủ nhận quan trọng Một nhà quản lý nổ, mặt khác, nắm lấy hội để kiểm tra lại thị trường hay quy trình sản xuất để cạnh tranh với đối thủ Hoặc nữa, người quản lý động sáng tạo dự đoán đối thủ cạnh tranh hành động để có thay đổi có khả giành thắng lợi - Phản ứng với môi trường xung quanh: thị trường kinh doanh công ty ảnh hưởng đến thay đổi cơng ty Trong mơi trường kinh doanh nhanh nhạy, nhà quản lý quen với việc đưa thay đổi cấu lại nội thường xuyên nhạy bén với hoạt động thử nghiệm Hình thức sở hữu cơng ty ảnh hưởng đến thái độ thay đổi: cơng ty cổ phần, bạn chịu áp lực thay đổi từ hội đồng cổ đông (các nhà đầu tư) Cịn cơng ty tư nhân, bạn thực thay đổi mang tính rủi ro thử nghiệm Các hình thức thay đổi phương pháp tiếp cận: 3.1 Các hình thức thay đổi: Hầu hết cơng ty trang bị cho chương trình khác để ứng phó với biến động kinh doanh như: thử thách công nghệ mới, đối thủ cạnh tranh mới, thị trường mới, nhu cầu hoạt động suất hơn… Mỗi chương trình thiết kế riêng nhằm khắc phục trở ngại đó, đồng thời làm tăng hiệu suất kinh doanh Thơng thường chương trình rơi vào hình thức sau: - Thay đổi cấu: với chương trình thay đổi cấu, cơng ty xem nhóm phận chức theo mơ hình “một cỗ máy” Trong suốt q trình thay đổi này, với hỗ trợ chuyên viên tư vấn, ban quản lý cấp cao cố gắng định hình lại phận nhằm đạt hiệu suất tổng thể cao Các hoạt động sáp nhập, mua lại, hợp nhất, bán lại phận hoạt động ví dụ thay đổi cấu - Cắt giảm chi phí: chương trình chủ yếu tập trung vào việc cắt giảm hoạt động không cần thiết thực phương pháp thu hẹp tối đa chi phí hoạt động Những hoạt động xem xét năm có lãi thu hút ý chun gia cắt giảm chi phí thời kỳ khó khăn xuất - Thay đổi quy trình: chương trình tập trung vào việc thay đổi cách thức thực cơng việc Có thể bạn trải qua vài lần thay đổi kiểu này, chẳng hạn xây dựng lại quy trình phê duyệt khoản vay, cách tiếp cận xử lý yêu cầu bảo hành từ khách hàng, chí cách đưa định Thay đổi quy trình thường nhằm thúc đẩy cơng việc thực nhanh hơn, hiệu hơn, đáng tin cậy tốn - Thay đổi văn hóa: chương trình tập trung vào khía cạnh “con người” cách tiếp cận thông thường công ty kinh doanh mối quan hệ cấp quản lý nhân viên Việc thay đổi từ quản lý theo kiểu mệnh lệnh điều khiển sang cách thức quản lý mang tính tham gia đóng góp ví dụ thay đổi mơi trường văn hóa, nỗ lực tái định hướng từ cơng ty tập trung nội mang tâm lý “sản phẩm trung tâm phát triển” sang định hướng lấy khách hàng làm mục tiêu trung tâm Không chương trình thay đổi số dễ thực khơng có đảm bảo khả thành công Thay đổi cấu – chẳng hạn tiếp cận thêm loại hình kinh doanh – tưởng dễ dàng, với nhóm quản lý cấp cao chuyên viên tư vấn, với nguồn đầu vào từ ban giám đốc, xử lý tồn q trình thương thảo Tuy nhiên, hình thức hoạt động dẫn đến nhu cầu phải tiến hành thêm nhiều kiểu thay đổi khác nhau, loại bỏ khoản không cần thiết yêu cầu phận liên quan hợp tác làm việc hiệu quả, mà thực điều lại khó khăn tốn thời gian Cũng có trường hợp hoạt động không đáp ứng mong đợi người ủng hộ Trong đó, thay đổi tập trung vào hoạt động riêng biệt, chẳng hạn cải tiến dịch vụ khách hàng, dễ dàng thực khả thành công cao, trọng vào nhóm hoạt động phạm vi nhỏ hẹp Nhân viên tham gia trình có khả tự xử lý cơng việc hướng dẫn chuyên viên tư vấn giỏi Nếu cơng ty bạn dự tính chương trình thay đổi, điều cần thiết phải xác định rõ cơng ty muốn chọn hình thức để tiến hành thay đổi trước tiên, dự đoán xem ảnh hưởng đến tồn cơng ty Dự đốn chướng ngại tiềm tàng giúp cơng ty bạn ngăn ngừa khó khăn suốt q trình thay đổi đảm bảo thành công 3.2 Hai phương pháp tiếp cận thay đổi: Có nhiều chương trình thay đổi, có hai mục tiêu khác biệt thường khiến công ty cần phải thay đổi, cải thiện tình hình kinh tế trước mắt nâng cao lực tổ chức Hai giáo sư trường kinh doanh Harvard Michael Beer Nitin Nohria đúc kết hai thuật ngữ “thuyết E” “thuyết O” để mô tả hai mục tiêu 3.2.1 Thuyết E: phương pháp tiếp cận kinh tế: Mục tiêu thuyết E (Economic Approach) tăng tối đa nhanh chóng giá trị cho cổ đông, đo mức gia tăng lưu lượng tiền mặt giá cổ phiếu Các khái niệm phổ biến nói tham gia nhân viên “tổ chức học tập” chiếm phần mục tiêu tổng thể Khủng hoảng tài ln khởi đầu cho hình thức tiếp cận thay đổi Khi giá trị cổ phiếu tăng lên, người đề xướng Thuyết E phụ thuộc hoàn toàn vào cấu có khả tăng ngắn hạn lưu lượng tiền mặt giá cổ phiếu: tiền thưởng cho suất làm việc, cắt giảm nhân sự, bán tài sản, xếp lại phận công ty cách có chiến lược Hoạt động cắt giảm 25% số nhân Jack Welch GE, chiến lược “chiếm vị trí số số thị trường bán công ty” ví dụ nguyên nhân dẫn đến thay đổi nêu thuyết E Theo thuyết E, tất thoả thuận ngầm công ty nhân viên, công việc đảm bảo suốt đời, thường tạm thời bị trì hỗn thời gian tiến hành thay đổi Đặc biệt, cá nhân phận không chứng minh khả tạo giá trị xác thực – phận hoạch định phòng nghiên cứu phát triển – dễ bị ảnh hưởng Giám đốc điều hành ban quản trị thường áp dụng Thuyết E để tiến hành thay đổi từ xuống Các phòng ban, phận hoạt động, nhân viên có liên quan đến trình thay đổi quân cờ bàn cờ chiến lược ban lãnh đạo: xếp gom vào với nhau, lại bị đá văng Các chuyên gia tư vấn chiến lược bên giúp ban quản lý xác định cân nhắc định, chuyên gia thẩm định ngân hàng đầu tư xếp việc mua bán tài sản, chuyên viên tư vấn giúp giải tốn hóc búa chuyện sa thải nhân viên 3.2.3 Thuyết O: phương pháp tiếp cận lực tổ chức: Hầu hết công ty thành công tồn lâu đời công ty sở hữu đội ngũ nhân viên động, ham học hỏi có lực cao Như cơng ty Intel, Microsoft, 3M, Schwab, Merck ví dụ điển hình Mục tiêu thay đổi Thuyết O (Organizational Capabilities Approach) phát triển môi trường văn hóa mà nhân viên có hội học tập nâng cao khả năng, thể lực tối đa thân Những công ty áp dụng phương pháp tiếp cận thường nỗ lực cải thiện mơi trường văn hóa lực riêng họ thơng qua q trình học hỏi cá nhân tập thể Điều địi hỏi mức độ tham gia tích cực nhân viên, cấu tổ chức ổn định, mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ nhân viên công ty Theo thuyết O, cam kết thực thay đổi tiến nhân viên việc trì thoả thuận ngầm cơng ty nhân viên quan trọng trình thay đổi Điều hoàn toàn trái ngược với Thuyết E Ví dụ, Hewlett-Packard cảm thấy tình hình kinh doanh bị đình trệ vào đầu năm 1980, cơng ty không sa thải nhân viên để cắt giảm chi phí; ngược lại, cơng ty tiến hành thay đổi nhằm hạn chế quan liêu tạo điều kiện cho nhân viên phận hoạt động có quyền tự tối đa Cách thực phù hợp với truyền thống lâu đời HP đề cao tài sản người tất yếu tố khác Một công ty dựa vào môi trường văn hóa nhân viên để đạt thành cơng mặt tài thường dị ứng với kiểu tập trung quyền lực đạo từ bên Nhưng nhà lãnh đạo trình thay đổi Thuyết O quan tâm đến việc mang lại thành công cho riêng thân mà tập trung vào khuyến khích tham gia người nhóm làm việc q trình bồi dưỡng hành vi thái độ nhân viên yếu tố kéo dài thay đổi Chọn lựa phương pháp thích hợp ? Nếu tổ chức bạn cân nhắc chương trình thay đổi lớn, bạn phân vân khơng biết chương trình hiệu Thế nhưng, chẳng có phương pháp tiếp cận đảm bảo thành công Thuyết E, với mục tiêu cải thiện nhanh chóng khả lợi nhuận, thường đạt kết thành công thời gian ngắn lại khơng có khả tồn lâu dài tương lai Việc bãi bỏ cấp bậc nhân viên làm cho người lại cảm thấy nản lịng khơng trung thành Bất kỳ lời cam kết công ty mục tiêu khơng cịn tác dụng Trớ trêu thay, người mà cơng ty hy vọng giữ lại – nhân viên xuất sắc sáng giá – người rời bỏ cơng ty để tìm nơi tốt họ giống với người Các phương pháp khắc nghiệt Thuyết E lúc mang lại kết mong đợi Một điều tra tiến hành sau sóng cuối phong trào thu hẹp quy mô doanh nghiệp (từ cuối năm 1980 kéo dài đến đầu năm 1990) cho thấy có 45% công ty tiến hành thu hẹp quy mô đạt mức lợi nhuận hoạt động cao lúc trước Thuyết O chưa giải pháp lý tưởng Việc tái định hướng mơi trường văn hóa cơng ty xung quanh cam kết trình học tập nhân viên nỗ lực đáng khâm phục, phải nhiều năm để thực Một chương trình thành cơng, vịng 4-5 năm, tạo lớp nhân viên có khả thích ứng cao thơng minh, công ty muốn thay đổi thật chờ lâu để thấy kết Đơn giản cấp quản lý nhân viên, chưa kể chuyên gia phân tích cổ đông, kiên nhẫn Hầu hết công ty Beer Nohria nghiên cứu tránh sử dụng riêng lẻ thuyết Họ có khuynh hướng áp dụng kết hợp điểm phù hợp hai thuyết với nhu cầu thực tế công ty Trong thực tế, đường tốt mang lại hiểu cao để thay đổi Phạm trù thay đổi Thuyết E Thuyết O 10 Kết hợp thuyết E thuyết O